2010

Transferencias Documentales

Munet y Heredia

25/06/2010
 LEGADO. COMPRA. DONACIÓN. VALORACIÓN. EXPURGO. SELECCIÓN. TEMPORALIDAD DE
DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

1. TR ANSFERENCIAS ................................................................ 1

1.1. T R AN SF ER ENC IAS ............................................................... 4

1.2. P R IN C IPIO S G EN ER AL ES : ...................................................... 5

1.3. C R IT ER IO S : ....................................................................... 5

2. EXPURGO, VALOR ACIÓN, SELE CCIÓN Y ELIMIN ACIÓN DE

DOCUMENTOS. .............................................................................. 10

2.1. PR IN C IPIO S Q U E R IG EN EN E X PU R G O : ................................... 11

2.2. VAL O R AC IÓ N . ................................................................... 11

2.3. S EL EC C IÓ N . .................................................................... 14

3. CL ASIFIC AC IÓN DE FON DOS .............................................. 21

3.1. C L ASIF IC AC I Ó N , O R D EN AC IÓ N . ............................................. 21

4. CU ADRO DE CL ASIFIC AC IÓN: ............................................. 24

4.1. PR IN C IPIO S D E C L ASIF IC AC IÓ N : ........................................... 24

4.2. O R D E N AC IÓ N : .................................................................. 26
4.3. I N ST AL AC IÓ N : .................................................................. 26
4.4. L A D ESC R IP C IÓ N . ............................................................. 27
4.5. C AT ÁL O G O . ..................................................................... 32

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TRANSFERENCIAS

Mundet nos dice que los documentos no se produc en en el archivo,

salvo los que ha sido producidos como consecuencia de su gestión.
Distingue dos tipos de ingresos de documentos: ordinarios y
extraordinarios.

 Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la

transferencia, de forma ordenada y con perio dicidad, en un
plazo de tiempo determinado.

 Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado

ni periodicidad alguna.

Mundet y Heredia dan definiciones similares de la transferencia de

fondos:

Para el primero la transferencia de fondos “es el conjunto de

procedimientos mediante los cuales documentación es remitida de una
etapa a otra de la archivo, siguiendo el ciclo de vida de los
documentos”.

Para el segundo “es el paso de los documentos de archivo

administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo
más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y
haber sido valorados y seleccionados, en el archivo y intermedio, para
utilidad científica”.

Mundet explica que el trasvase documentos de la etapa a otra

encuentra muchos impedimentos por parte del personal administrativo,
que se aplican en remitir la documentación cuando ésta se acumula en
exceso, lo que supone un trabajo extra para el archivero que tiene que
reconstruir las series y ordenar los expedientes.
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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

1.1. TRANSFERENCIAS

También Mundet va a distinguir dos modalidades de

transferencias:.

Directa en masa : a veces aparecen fondos documentales olvidados

en pabellones, bodegas, cajas de escalera... de los cuales nadie se
responsabiliza o alegan diversos motivos para no efectuar su
transferencia en orden. Previo acuerdo con el responsable
administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos
en cajas por legajos, numerados y realizar una relación somera de los
mismos por duplicado y firmaran por ambas partes; uno de cuyos
ejemplares quedará en poder de los servicios administrativos como por
obra de la transferencia. Acto seguido será enviados a la archivo para
su tratamiento adecuado. Este sistema es admisible cuando la urgencia
por salvar los documento s de la destrucción o del olvido sea prioritario,
no se aceptará como procedimiento habitual de transferencia por
hechos consumados.

Directas continuas : en estos supuestos los documentos, los

expedientes, son enviados al archivo a medida que se producen, según
finaliza su tramitación. Sólo son tolerables, en los casos de entidades
pequeñas con poco espacio y personal, donde hace falta que una
persona se haga responsable de toda la documentación (generalmente
no es una archivero profesional) y garantice su integridad y servicio. Es
una especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los
casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una relación
anual de transferencias.

Mundet va a dar mayor importancia a los principios generales y a

los criterios para enviar la documentación al archivo.

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

1.2. PRINCIPIOS GENERALES :

1º. Los procedimientos deben ser simples,

2º: Asegurar la instalación y recuperación sencilla de los

documentos.

3º.- Permitir la redacción posterior de instrumentos de

descripción.

4º.- Respetar y evidenciar su procedencia.

1.3. CRITERIOS:

1º La finalización de la tramitación. Sólo se transfieren

expedientes conclusos, cuya tramitación haya finalizado.

2º.- La frecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste

en valorar la frecu encia con que los servicios
administrativos consultan sus documentos, utilizando para
ello el sistema empleado en cada caso para controlar los
movimientos de los documentos (consulta, préstamos...). El
plazo de cinco años establecido por la teoría archivís tica
debe ser considerado como tope máximo, es más realista
admitir plazos de conservación en las oficinas de un año o
inferiores en caso necesario.

3º.- Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha

de recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio,
razonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo
que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con
rapidez la documentación solicitada, es recomendable
adoptar plazas ajustados, cuando se trate de servicio de
grandes dimensiones (est atal, nacional...) sin posibilidades
de ofrecer respuestas rápidas, conviene mantener lazos de

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tiempo amplios antes de aceptar documentos.

Heredia va a destacar las fechas y los plazos para las

transferencias, en España existen fechas fijadas: cinco años mínimos
de permanencia en las oficinas, habiendo plazas diferentes de acuerdo
a la ley administrativa y esta será variable según los expedientes y
documentos.

El autor dice que de una manera general la permanencia en cada

uno de los archivos es:

archivo de gestión: -------------------------------- (5 años)

archivo central: ------------------------------------ (10 años)

archivo intermedio: -------------------------------- (15-30 años)

archivo histórico: ---------------------------------- (definitivamente)

Estos plazos son incumplidos a menudo por la falta de espacio y

de personal.

Asimismo nos muestra un esquema del establecimiento del flujo

documental:

a) En la administración central :

oficinas de ministerios (archivo de oficina o gestión)

archivo central de ministerios (archivo administrativo)

archivo general de Alcalá de Henares (archivo intermedio)

archivo histórico nacional de M adrid (archivo histórico).

b) En la administración autonómica :

oficina de corporaciones locales y de otras instituciones

archivos centrales

archivos históricos de las propias instituciones como archivos

históricos provinciales

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archivos generales de las c omunidades autónomas (por crear)

También va a diferenciar dos clases de transferencia:

Habituales: prefijado su calendario y sujetas a una normativa de

admisión clara son las normales entre dependencias productoras
(archivos de oficina o gestión) y la arch ivo central en cualquier
institución vigente que cuente con un archivo y sobre todo con
archivero.

Irregulares y extraordinarias : que suelen ocurrir cuando se crea un

puesto de archivero, tras años de gestión de una institución que ha ido
produciendo y acumulando documentación en las dependencias. El
archivero ha de recepcionar un volumen ingente de documentación
cuyo ma yor o menor alejamiento de la se cción productora, le planteara
un trabajo de reconstrucción.

Mundet nos dice que antes de remitir a docum entación los

responsables deberán acometer una serie de operaciones:

 Destruir los documentos inútiles, todo cuanto no forme

parte del expediente desde el punto de vista legal.

 Comprobar que los documentos están en orden dentro de

los expedientes, y ademá s completos.

 Remitir la documentación en cajas de archivo a las que se

dará un número correlativo.

En este capítulo Mundet a diferencia de Heredia va a introducirnos

en el concepto de "relación de entrega", éste es un documento
normalizado, impreso, que acompaña a cada remisión y proporciona
estos datos:

También no se explica cómo tiene que hacerse la redacción de

estas hojas:

1) donde dice servicio remitente, escribirá cada uno el nombre de

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acuerdo con la designación recibida en el organigrama oficial.

2) la fecha de remisión será aquella en la cual se haya transferido

efectivamente la documentación a la archivo.

3) El número de orden que figura a la izquierda será el de la caja o

le encajó y que el del expediente dentro de este.

4) La descripción de cada expediente se expresará mediante una

frase corta a una relación concatenada de descriptores.

5) Las fechas extremas indicaran los años del inicio y conclusión

del expediente.

6) El grado de accesibilidad indicará si ha recaído en algún tipo de

calificación reservada o restricción de acceso.

Las hojas de remisión de fondos serán árbitros imparciales, en

definitiva la relación de entrega tiene una triple utilidad:.

Jurídica.

De gestión.

De información.

También nos va a señalar una breve exposici ón sobre el otro tipo

de ingreso; los ingresos extraordinarios:

1) Donación. Consiste en la entrega por donación pura y simple y

sin mediación de compra o intercambio de bienes. Es el más tradicional
y no plantea problemas particulares. No hace falta ning una formalidad
jurídica especial para recibirlo, salvo la redacción de un acta de
entrega. Procede de particulares, archivos familiares o de instituciones
privadas; este concepto no cabe en el caso de las entidades públicas,
pues las leyes prescriben la inalienabilidad del patrimonio documental
público.

2) Legado: se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los

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herederos.

3) Compra. Procedimiento poco frecuente en los archivos por falta

de medios económicos. Es difícil establecer el valor pecuniario o de los
documentos de archivo, el cual varía mucho si se analiza sobre un
fondo sobre piezas sueltas.

4) Desintegración. Consisten en devolver a la archivó la

documentación que ha estado en poder de otras personas, organismos
e incluso naciones.

5) Depósito. Es el depósito de una documentación por un periodo

de tiempo indefinido, terminado, según los casos. No implica
transferencia de propiedad alguna y los documentos no se convierten
en propiedad del receptor. Se trata de una fórmula empleada tanto con
activos privados como con fondos públicos.

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

2. EXPURGO, VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINAC IÓN DE

DOCUMENTOS.

Mundet hace un análisis mucho más profundo de este capítulo que

Heredia, antes de entrar a profundizar en la valoración, selección y
expurgo nos da una introducción que es también similar a la que hace
Heredia:

El incremento de las actividades humanas, la creciente

intervención de las administraciones públicas en múltiples aspectos de
la vida social, han producido la denominada inflación de la
documentación contemporánea. Los métodos administrativos cada vez
más alambicados, la imperiosa plasmación documental de los
procedimientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar las
actuaciones, la exigencia de comunicar información en distintos
niveles, y los métodos de difusión se multiplican, generan una masa
documental de dimensiones crecientes, imposible de conservar en su
totalidad y en parte, además, y necesaria. La buena marcha del
sistema actual de archivo, la gestión de los documentos como recu rso
básico de información, está condicionada por la solución de un
problema clave: adecuar el enorme volumen de documentos a los
recursos disponibles. En la actualidad, cualquier país desarrollado
produce en un año más documentación que la conservada duran te
siglos de su historia. La única solución es reducir a un tamaño
razonable el volumen conservado. Para conseguirlo, las distintas
administraciones vienen poniendo en marcha en las últimas décadas
planes controlados de expurgo, a fin de conservar la mínim a cantidad
posible documentos.

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

2.1. PRINCIPIOS QUE RIGEN EN EXPURGO:

El expurgo está indisolublemente unido a los conceptos de ciclo

vital del documento y las tareas del archivo. El ciclo vital del
documento, abarca su creación, hasta el momento en el que se d ecide
su eliminación o conservación definitiva, y con el paralelo a las fases
del archivo, las cuales se distinguen en función de:.

1) La utilidad administrativa y legal de los documentos.

2) su utilidad histórica.

A partir de lo cual, se diferencian tr es periodos:.

1) Periodo de utilidad corriente : documentos conservados en la

administración de origen.

2) Período de utilidad intermedia : documentos conservados en el

archivo intermedio.

3) Período de utilidad definitiva : documentos conservados en el

archivo histórico.

Combinando ambos elementos, de interés administrativo -legal o

histórico, la reglamentación de expurgo gobierna la totalidad del ciclo
de vida de los documentos, fijando para cada serie documental la
duración de la conservación y su admini stración de origen o
transferencia a un archivo intermedio, donde son destruidos o
transferidos parcial o íntegramente a los archivos históricos para su
conservación definitiva.

2.2. VALORACIÓN.

Mundet define de una forma clara este término: "es la fase del
proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores
inherentes al los documentos y su gradación. La valoración debe

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hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la

documentación de una entidad, no sobre una base parcial"

"Consiste en estudio de las series documentales una por una: su

origen funcional, la naturaleza de los actos que recoge, la tipología
documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante
para la entidad que los ha creado, el que puedan ofrecer para su pr opia
historia, para la investigación en general y para la difusión cultural" .

Heredia no nos dará un concepto clarificado de valoración, nos

indica que hay que hacer una evaluación de los valores de los
documentos y luego la valoración histórica, que tend rá que indicarnos:

Valores sustanciales : pueden dejar constancia de los hechos y

circunstancias significativos relacionados con la existencia de un
organismo.

Valores informativos : información sobre hechos, personas y

acontecimientos.

Mundet amplía el co ntenido de la valoración haciendo alusión a

una serie de requisitos legales, ya que considera que la definición de
tales objetivos y criterios no puede dejarse exclusivamente en manos
de los archiveros, también cabe destacar la imposibilidad de que una
institución cuente que en su plantilla con un equipo completo de
especialistas en las distintas áreas de actividad, como solución
aparecen las comisiones de expertos, los cuales son un grupo de
estudio del que forman parte representantes de la entidad que ha
generado los documentos, administrativistas, investigadores y
archiveros.

Este autor utilizara una serie de criterios dentro de la valoración:

1).- La jerarquía administrativa y funcional . El valor de los

documentos depende del lugar que la oficina produc tora ocupe en la
pirámide organizativa. En toda entidad existen niveles de:.

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2).- Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las

políticas, a los procedimientos y a la organización.

3).- Desarrollo: de esas políticas desde y el punto de vista l egal,

económico, administrativo, investigador....

4).- Gestión: administrativa, financieras... que realizan

operaciones concretas y frecuentemente rutinarias, denominadas
funciones facilitativas.

a).- Valores primarios. Son aquellos que poseen los docum entos
para el organismo de origen y que persisten y incluso después de
haber perdido su valor corriente de gestión. Son de carácter:.

 Administrativo.

 Legal.

 Fiscal.

 Científico y tecnológico.

Así como los que se refieran a la protección de los derechos

cívicos, legales, fiscales, de la propiedad... de ciudadanos particulares
o de la ciudadanía en general.

b) Valores secundarios . Son de dos tipos.

Testimoniales: aquellos que reflejan los orígenes y la evolución

histórica del organismo productor, sus fa cultades y funciones, su
estructura organizativa, sus programas, normas de actuación,
procedimientos, decisiones y operaciones importantes.

Informativos, aquellos que contribuyen sustancialmente a la

investigación y estudio en cualquier campo del saber. A l enjuiciar el
valor informativo de los documentos, han de tomarse en consideración
tres aspectos:.

1º.-Exclusividad: que la información no se encuentre en otras

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series de modo tanto o más completo.

2º.- Forma como se encuentra, que puede ser: intensiva, extensiva

o diversificada

3º.- Importancia que los documentos pueden tener para la

investigación y cultura.

2.3. SELECCIÓN.

Al igual que en la valoración Mundet para un análisis mucho más

minucioso de este punto, ya que el Heredia apenas lo menciona. Para
el primero una selección es: "La tarea por la cual se determina el
destino de los documentos a partir de su valor, los plazos de tiempo
límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al
efecto".

La selección se produce en dos etapas:.

Carácter conceptual : se deciden y establecen los plazos y las

modalidades de selección para cada serie documental, esta depende
de la propia valoración y participa de sus criterios y procedimientos.

Carácter práctico: actúa directamente sobre las series a plicando el

método de selección apropiado a cada caso.

Cabe destacar que no todos los documentos tendrán un valor

igual:.

Hay documentación imperecedera que será conservada siempre.

Hay documentos cuyo valor es consistente, pero caduca en

diferentes plazos de tiempo.

Existen series documentales que conviene conservar en su

totalidad.

El autor a su vez resalta los criterios y etapas de la selección de

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los documentos:

Los criterios de selección son los empleados en elaboración,

aquella es un resultado d e estas. La selección es el aspecto más
peliagudo del proceso de expurgo y, en consecuencia, precisaba del
concurso de los usuarios, administración e investigadores. Los
investigadores, deberán exponer sus criterios y preferencias respecto
de grado de intensidad con que se conservarán las series. Entrando en
el terreno práctico, técnico, de la selección, ésta será realizada en tres
grados sucesivos:.

 Depuración de los expedientes.

 Una "primera selección" (al término del periodo de trámite y

durante la etapa intermedia)

 Una "segunda selección" (al término del período intermedio,

incluso durante el periodo definitivo: es el delicado asunto
de la selección de documentos ya aceptados como
históricos).

También los métodos: estos varían según factores tales co mo la

dimensión del fondo documental, la etapa del ciclo de vida en la que se
realice etc. podemos distinguir los siguientes métodos:. .

Selección pieza por pieza : se trata de un procedimiento previo

realizado en las administraciones de origen, los propio s
administradores deben depurar sus productos antes de remitirlos al
archivo, revisándolos pieza por pieza a fin de eliminar los borradores,
duplicados, copias de referencia y cuantos documentos que hinchan
innecesariamente los expedientes. Resulta imposib le de aplicar salvo
en fondos documentales muy pequeños.

selección cualitativa puede ser intrínseca o extrínseca.

Intrínseca: se basa en la determinación a priori de un criterio

intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación o la

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eliminación sistemática de cada documento con el expediente,

examinado uno tras otro. Este método responderá a la necesidad de
eliminar series voluminosas de documentación sin interés global, por
una parte, y de conservar lo que se considera relevante para la
investigación, por la otra; al tratarse de un criterio cambiante, debe ser
combinado con otros métodos basados en atributos extrínsecos,
determinados total o parcialmente por el azar.

Extrínseca: distinguimos las siguientes variedades:.

 alfabética. empleada para expedientes que contienen datos de

carácter personal, consiste en elegir aquellos cuyos apellidos
comiencen por una formas iniciales.

 cronológica. consiste en seleccionar la documentación

determinados años o tomados al azar por los considerados
significativos o más importantes por los acontecimientos
desarrollados.

 topográfica, se basa en la elección de hectáreas geográficas

cuya documentación es conservada íntegramente,

 combinada, los métodos expuestos hasta ahora no suelen ser

puestos en prácti ca individualmente, con frecuencia se
combinan varios de ellos para un viaje en la medida de lo
posible y los inconvenientes de cada uno.

Selección por muestreo : consiste en la aplicación de un

"procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más
muestras de una población". La población está constituida por las
series objeto de selección, y las muestras por los documentos
extraídos para su conservación. De todos los tipos de muestreo, dos
son los aplicados en los archivos:.

Aleatorio. es el muestreo que puede calcular de antemano la

probabilidad de cada una de las muestras que sea posible seleccionar.

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Su aplicación requiere ordenar secuencialmente todos los expedientes

de la serie como series en cuestión; después, tomando como este
momento más que una relación de números extraídos al azar, se
selecciona aquellos expedientes cuyos números coincidan con los
aleatorios. La muestra que se conserva en absolutamente operativa por
ser producto del azar, pero lo que no está asegurado que sea
representativa del conjunto desde un punto de vista cualitativo, es
decir, en cuanto a la información contenida en la muestra retenida.

Sistemático. basado en la progresión aritmética de un número

aleatorio elegido en función del tamaño de la muestra a selecciona. S i
se desea hacer muestreo de un quinceavo se extrae un número a la
azar situado entre el 1 y el 15, que es la base de la progresión.
Pongamos que sale el número 6, en ese caso conservamos el
expediente 6, el 21, el 36 y así sucesivamente. Este procedimient o
representa presenta tres variantes; en racimos (se seleccionan también
las unidades y inmediatamente anterior y posterior a la elegida),
estratificado (la población se dividen previamente el número de sus
poblaciones o estratos fijados de antemano, dentr o de cada uno de los
cuales se realiza un muestreo). La elección de un tipo u otro de
selección depende de varios factores.

La solución más adecuada será siempre a la combinación de varios

metros, conviene establecer algunos principios generales al respec to:

1. El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series

grandes y de contenido homogéneo, ya que en el caso de
informaciones de distinta naturaleza, heterogéneas, este sistema
resulta inservible.

2. El tamaño de la muestra, la dimensión de lo s eleccionado, que

es inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto
más homogénea sea, menor será la cantidad conservada.

3. Conviene no confundir el muestreo con los demás métodos de

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selección, algo bastante corriente. Aquí se basa exclusi vamente en

leyes estadísticas, matemáticas, criterios de otra índole y en cierto
modo subjetivos.

Mundet también destacará la selección de documentos

electrónicos, también denominados documentos legibles por máquina,
presentan algunos aspectos diferenciado res respecto de los soportes
clásicos como el papel, de los meramente físicos, como son la rápida
caducidad de los sistemas. el primer aspecto resulta difícilmente
insuperable cuando, transcurrido el tiempo, se pretende recuperar
documentos elaborados con sistemas desaparecidos, salvo que los
datos puedan ser traspasados a los sistemas actuales. En cuanto al
segundo aspecto, siempre que se disponga de los medios necesarios,
no presenta más dificultad que el aprendizaje de las rutinas necesarias
para recuperar y manejar la información.. La dificultad que ofrece la
selección de los documentos electrónicos, parte del desconocimiento
de los archiveros, poco o nada familiarizados con ellos. Los principios
para la valoración y selección de los sistemas electrónico s de
información son los mismos que los empleados para los documentos en
cualquier otro soporte: su valor primario para la gestión y sus valores
testimonial e informativo. La tecnología no plantea problemas de
selección. La tecnología plantea problemas de accesibilidad. Los
problemas pueden ser resumidos en dos:

1. Consiste en que la dos archiveros encaren decididamente la

gestión de estos documentos en todo su ciclo de vida, del mismo modo
que los documentos en soportes clásicos. Sólo de esta manera
podremos evitar la destrucción de información con valor permanente en
su primera fase.

2. La solución de los aspectos técnicos no es competencia de los

archiveros, la caducidad, puede solucionarse mediante la migración de
la información de los viejos a los nuevo s sistemas antes de que

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caduque y traspasarla a un formato en el cual pueda ser conservada a

largo plazo y accesible en todo momento.

También relata que como resultado conjunto de los trabajos de

valoración y selección obtendremos los cuadros de expurgo, q ue son
los instrumentos en los que se describen las series documentales sobre
las que se expande a aplicar.

Existen dos tipos:.

Cuadros de expurgo generales : aplicados a series documentales

que son comunes a todas las administraciones centrales o muchas de
ellas.

Cuadros de expurgo especiales : conciernen únicamente a las

series documentales de una administración dada o de un grupo de
administraciones emparentada.

Los cuadros que cubren la producción de una administración o

administraciones análogas se denom inan cuadros integrales, en caso
contrario parciales.

Para Heredia expurgo es "la operación por la que se el seleccionan

los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores
condiciones de testimonio información. alcance en la tercera edad,
pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos,
como pie zas valiosas del patrimonio documental" .

Un rasgo fundamental para este autor es que el expurgo nunca ha

de estar determinado, también dice que el expurgo en una primera
etapa puede iniciarse el bajo las directrices del archivero en las
dependencias productoras, evitando una remisión innecesaria al
archivo central, la mayor responsabilidad en los expurgo corresponde a
los archivos y intermedios antes de transferirlos a los históri cos. Así
mismo Heredia aporta otra solución al expurgo, la conservación por
muestreo por períodos cronológicos y por sectores.

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

Finalmente Mundet va a hablarnos sobre la eliminación, cuya

ejecución es responsabilidad del archivo intermedio, la realizará de
acuerdo con el cuadro de expurgo, esta documentación se elimina
vendiéndola como papel de reciclaje o reutilizándola .

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

3. CLASIFICACIÓN DE FON DOS

3.1. CLASIFICACIÓN, ORDEN ACIÓN.

Aquí se observan disparidad de opiniones entre los dos autores:

mientras que Munde t no tiene ninguna duda a la hora de darnos la
definición de "clasificar", y Heredia nos explica que es complicado
separar los dos conceptos de "clasificación" y "ordenación" ya que
ambos son muy similares y algunos profesionales han llegado a
confundirlos.

Para Mundet clasificación: etimológicamente procede de latin

classis facere (hacer clases), desde la archivística es "agrupar
jerárquicamente documentos de un fondo mediante agregados o clases,
desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden y original".

Para Heredia clasificación: nos dará la definición dada por

Schellenberg "es el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan
ideado para tenerlos disponibles al uso corriente".

Estos van a coincidir e n puntos como son los criterios de

clasificación: Los dos van a referirse a Schellenberg para explicarlo,
siendo tres los criterios:.

 acciones.

 estructura orgánica.

 asuntos o materias.

A su vez se observa una diferencia en el puntos de acciones, ya

que Heredia va a distinguir aquí tres elementos:

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

1º.- Funciones: son las atribuciones encomendadas a una

institución para que realice y cumpla los fines para los que
ésta fue creada. Las funciones van a originar un conjunto de
actividades y por último estas actividades se plasman en un
conjunto de trámites o negociaciones relativas a poner en
marcha esa actividad, y que constituyen lo que llamamos
series documentales.

Dentro de los sistemas de clasificación también se observaran

similitudes claras: Mundet y Heredia nos dan los mismos sistemas:.

 Clasificación funcional.

 Clasificación orgánica.

 Clasificación por materias.

Mundet da unas anotaciones sobre estas clasificaciones:.

Clasificación funcional : la documentación se agrupara de acuerdo

con las actividades de que son resultado.

Clasificación orgánica : las series se agrupan de acuerdo con las

diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades etc..

Clasificación por materias . Es el resultado del contenido de los

documentos, de los asuntos o materias sobre los que versan.

Dentro de la elección del sistema de clasificación ambos van a

optar por la clasificación funcional, Mundet alude a ésta ya que
conserva los principios de estabi lidad y objetividad y Heredia debido a
su experiencia administrativa. También Mundet nos dará unos aspectos
del trabajo archivístico:

Estabilidad: debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la

clasificación dada al fondo perdure en el tiempo”.

Objetividad. debe sustentarse en un criterio que emane de la propia

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naturaleza de los documentos, del proceso administrativo de la cual

son resultado.

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DOCUMENTOS. CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN:

Mundet nos da la definición de M. Roberge "una estructura

jerárquica y lógi ca que refleja las funciones y actividades de una
organización, un sistema que organiza intelectualmente la información
y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los
otros para constituir eso que posee llama generalmente expediente s.

El sistema de clasificación es un modelador de información,

irreemplazable por un índice.

Para Heredia la clasificación siguiendo el principio de procedencia,

precisa de su plasmación en un cuadro, ambos coinciden de nuevo en
los niveles de la clasifi cación en cuadros; habiendo tres:.

 Sección: establecida en función de las líneas de acción de

la entidad.

 Subsección: en virtud de la función o funciones

desarrolladas.

 Serie: conjunto de documentos, resultado de una misma

actividad

4.1. PRINCIPIOS DE CLASI FICACIÓN:

En este punto Mundet y Heredia van a mostrar diferencias, El

primero resalta cuatro puntos:

 Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, quedan fuera

cualesquier otros de procedencia ajena.

 Unicidad: la edad de los documentos, no es caracter ística

definitoria del archivo ni rompe la unidad del fondo, el

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cuadro se concibe para clasificar toda la documentación

con independencia de su cronología.

 Estabilidad el cuadro debe basarse en las funciones de la

entidad, cuya perduración en el tiempo pe rmite lograr una
clasificación más segura y estable.

 Simplificación: es un imperativo de su universalidad y de su

flexibilidad, sin descender a subdivisiones excesivas.

Heredia, inspirándose en Schellenberg nos mostrará los

siguientes:

 La clasificación es anterior a la ordenación.

 Una clasificación debe ser consistente.

 En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados

como: miscelánea o varios.

 Los cuadros que reflejen una clasificación no debe ser

excesivamente desarrollados con innecesarias
subdivisiones.

 Los documentos se pueden clasificar por funciones: en los

archivos administrativos tal clasificación será establecida a
posteriori; en los archivos históricos La clasificación suele
venirnos dada, pero puede rehacerse si existen defectos.

Cabe destacar que Mundet hace una exposición más amplia de el

apartado de la clasificación y ser remite a una serie de fundamentos
teóricos tales como el principio de procedencia: "consistente en
mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de
cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una
administración pública, privada etc.; respetando la estructura o
clasificación propia de dicha entidad " y el respeto del orden original:
"se basa en que los documentos de cada fondo debían ma ntenerse en

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el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo

por asuntos o materias ".

4.2. ORDENACIÓN:

Para Mundet es una tarea material consistente en relacionar unos

elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de
antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números....

Para Heredia es una operación dentro de la organización que ha

de aplicarse dentro de un fondo o de una sección.

Los dos autores coinciden en los métodos de coordinación:

 Cronológico.

 Alfabético.

 Numérico.

4.3. INSTALACIÓN:

Para Mundet esta es la ubicación física de todo el fondo mediante

unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros.

Heredia nos dice que la ordenación numérica atañe a las unidades

de instalación, en un archivo ad ministrativo los paquetes llegan de los
distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete sea cual
fuere su procedencia habrá de dársele un número de orden correlativo
por ingreso.

También Heredia nos dice que la elección del tipo de ordenación

conviene hacerse teniendo en en cuenta la mejor y más rápida
localización de los documentos para una información más inmediata.

Cabe destacar que mientras Mundet nos enseña que los métodos
de instalación de las cajas, legajos y libros puede hacerse según dos

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métodos:

1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito.

Las unidades de instalación ostentan en su lomo un código para su
ubicación y posterior localización, consistente en reproducir los dígitos
del cuadro de clasificación más un número de serie, da como resultado
unas signaturación muy larga y complicada que combina números,
letras e incluso otros símbolos.

[Link] sistema de numeración continuo, el más indicado para todo

archivo en crecimiento, numera mediante dígitos arábigos d esde el uno
en adelante. Este no supone el abandono de cuadro de clasificación,
marca una clara disociación entre la clasificación y la colocación
material de los documentos.

Heredia nos remite a las operaciones relacionadas con la

ordenación:

desdoble o despliegue.

Signaturación y sellado.

Datación.

Obligación y numeración.

Agregación.

4.4. LA DESCRIPCIÓN.

Mundet nos da varias definiciones:

" Es la parte culminante del trabajo archivístico, su finalidad es

informar".

"Es una tarea primordial del qu ehacer archivístico y una

consecuencia ineludible de la organización de los fondos".

"Es la tarea archivística desplegada por el archivero para elaborar

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los instrumentos que faciliten el acceso a los puntos, punto de acceso".

Heredia siguiendo la defin ición de Schellenberg:

" es una tarea específica que engloba las diversas y variadas

actividades del archivero que facilitan el acceso a los fondos en
general y a los documentos en particular"

en términos generales:

"es la enumeración de las cualidades y elementos fundamentales

de una persona o de un objeto ".

Mundet observa la necesidad de unos principios para establecer

una descripción

 Hacer eficazmente accesibles los fondos documentales del

archivo.

 Formularse un programa descriptivo a fin de proporc ionar

ciertos datos referentes a todos los documentos del
archivo, por mínimos que sean.

 [Link] revelar el contenido y el carácter de los

documentos y facilitar su localización.

 Ponerlos al alcance de los usuarios.

Heredia nos va a dar una serie de cara cteres que toda descripción
ha de tener:

Exacta: documentos no son algo impreciso, sino testimonios

públicos y concretos.

Suficiente: para la unidad que se está informando, sin ofrecer más

de lo necesario, por exceso ó por defecto.

Oportuna: Ha de reflejar una programación que marque una

jerarquía de la información.

Para Mundet las guías son:

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Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos a de

uno o más a archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones
documentales, esbozan la historia de los organismos productores y
facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y de los
servicios disponibles.

Para Heredia: La guía tiene la misión específica de orientar, de

una forma general aporta bibliografía, puntualiza la h istoria de los
organismos productores y sus fondos, señala la génesis documental y
las interrelaciones entre las secciones y entre las series. Este nos va a
dar una serie de objetivos de las guías:

- proporcionar información general sobre. Archivo identific ado con

uno o varios fondos.

- proporcionar información general sobre un conjunto de archivos

unidos por un lazo común que puede ser el marco geográfico
(archivos de una región) o las características similares de la
documentación (archivos nobiliarios o mil itares).

- proporcionar información específica sobre un fondo o una

sección, dentro de un archivo.

Tanto Mundet como Heredia van a destacar dos tipos de guía:

general y especial.

Para Mundet el general se ocupa de uno o más archivos, en

especial se centra en un tema determinado.

Para Heredia en una guía general será imprescindible centrar en

la información sobre la archivo: creación, vicisitudes, edificio,
dependencias, personal, servicios que presta, una relación completa de
los instrumentos que descr ipción sobre dichos fondos.

En la guía especial los datos sobre el archivo se reducen, se

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presta más atención a la historia de la institución productora de los

documentos integrantes de un fondo o una sección y de sus series,
insistiendo en las funciones y actividades de aquellas que van a dar
origen a dichas series.

A diferencia de Heredia, Mundet también va a destacar los

siguientes tipos:

censo guía: se utiliza para informar acerca de un gran número de

archivos como los de un país o una región.

Guía de fuentes: tiene por poco objeto recopilar datos y todos los
fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a
un área geográfica determinada.

Guía orgánica: se caracteriza por recoger información de varios

archivos relacionados po r su pertenencia a un organismo determinado,
ya sea nacional como internacional.

Guía de archivos: centra su atención en un solo archivo así posea

uno o más puntos.

otro elemento de descripción son los inventarios.

Para Mundet el inventario describe l as unidades que componen la

series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el
cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.

Para Heredia inventariar es una operación precisa y delimitada

dentro de la tarea general de descripción qu e no podemos mezclar, ni
confundir con la acción de catalogar, ni tampoco identificarla con otras
operaciones anteriores o posteriores como registrar o indizar.

Los dos van a distinguir dos clases fundamentales del inventario:

inventario somero e inventa rio analítico.

Mundet nos dirá de el inventario somero: comprende los elementos

mínimos, los del área de mención de identidad, y suelen ir dispuestos

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en columnas cuando se publican. Su utilidad es de uso interno como

control de las existencias.

El inventario analítico para Mundet describe los puntos con mayor

profundidad al descender hasta los expedientes. También hay que
mencionar algunas definiciones de inventario que nos muestra Heredia
de algunos autores:

para Carmen Crespo, inventario es la relación sistemática, más o

menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un
fondo, serie, etcétera.

Según Schellenberg, es un asiento que se hace de las series de

documentos dentro de un grupo documental o de una colección de
papeles privados.

Para Aurelio Tanodi, es una descripción exacta y precisa de todo

el material que conserva una archivo.

Para Manuel Vázquez, es una descripción exacta y precisa de

toda la documentación de un archivo.

Asimismo nos da elementos indispensables para l a descripción en

un inventario:

signatura de cada una de las unidades de instalación integrantes

de cada una de la series en el depósito.

entrada descriptiva, en la que se indiquen: tipología de la serie y

tradición documental, autor, destinatario y mat erias.

Fechas extremas, referidas a la primera y última de cada unidad

de instalación.

Heredia nos habla también de cómo se debe formar un inventario:

-En los archivos administrativos su concepción ser realizada a

base de los datos contenidos en las h ojas puristas de esta remisión de
fondos enviados al archivo central por los diferentes negociados.

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-En los archivos históricos el inventario aunque se elabora con

fichas, al estar las series cerradas no son susceptibles de cambios, se
pueden ofrecer medi ante hojas formando un libro manuscrito o impreso.

A diferencia de Mundet, Heredia va a destacar los siguientes tipos

de inventarios:

 inventario esquemático: ni siquiera puede alcanzar la

categoría para la designación de inventario, se queda corto
en su entrada descriptiva.

 Inventario sumario: es un inventario cuya adjetivo acción no

comporta ninguna nueva especialidad.

4.5. CATÁLOGO.

Mundet nos va a dar una definición clara de catálogo al contrario

de Heredia, que se detiene más para explicar la diferenc ia existente
entre el inventario y el catálogo.

Para Mundet: catálogo "tienen la finalidad de describir

exhaustivamente tanto en sus caracteres internos como los externos,
las piezas documentales y las unidades archivísticas. seleccionadas
según criterios subjetivos" . Es el menos recomendable de todos los
instrumentos de descripción desde un punto de vista práctico y de
servicio.

Para Heredia: "cuando se cataloga, se describe pormenori zado

documento por documento, cuando se e inventaría se describen
globalmente cada una de las series documentales de un fondo sin
descender a la particularización de las piezas o unidades archivísticas
que la integran".

Mundet para finalizar distingue estos catálogos: catálogo de

documentos y catálogo de expedientes.

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