Unidad de Trabajo 4.
- El archivo de la información
ACTIVIDAD 1:
La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está organizada en cuatro departamentos:
Recursos Humanos, Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y ventas).
Cada departamento tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados
con las tareas que efectúan, y además, está el archivo con la documentación general que
afecta a varios o a todos los departamentos.
1. ¿Qué documentos crees que se generan en esta empresa?
En esta empresa se generarán tanto documentos internos como externos y pueden
estar en soporte papel o electrónico.
Como documentos internos pueden tener los siguientes: convocatorias, actas,
autorizaciones, avisos y anuncios, boletines y revistas, memorias, notas interiores,
solicitudes, informes, registros de pedidos, órdenes de envío, fichas de control de
existencias, inventarios, registro de incidencias,..
Entre los documentos externos con particulares u otras empresas que pueden
generar tenemos: pedidos, albaranes o notas de entrega, facturas, seguros, anuncios,
cartas circulares, certificados, saludas, cartas comerciales, Invitaciones, tarjetas de
visita, cartas de reclamación, recibos,..
Recursos Humanos:
1. Nóminas
2. Contratos
Financiero-contable:
1. Presupuestos de tesorería
2. Trimestres IVA
Administración:
1. Presupuestos
2. Facturación a clientes
Comercial:
1. Devoluciones
2. Publicidad
2. Razona las funciones del archivo en esta empresa.
El archivo es la memoria colectiva de la empresa, lo que explica su importancia
como elemento que representa el trabajo desarrollado y la necesidad de conservar
los documentos para el buen funcionamiento de las actividades.
Las funciones serían:
Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los
departamentos de la empresa es una obligación que puede exigir, la
Administración, un cliente o un trabajador.
Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo
de la actividad empresarial.
Unidad de Trabajo 4.- El archivo de la información
Constituir un centro activo de información, como el medio más importante de
consulta de la actividad empresarial.
Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como
elemento probatorio.
A parte de todo esto, cada departamento generará unos documentos que les pueden
ser útiles en un futuro, por ejemplo el departamento financiero contable deberá
tener todas las facturas archivadas para luego poder hacer la declaración del IVA. El
departamento de RRHH, deberá tener la información de sus empleados clasificada
para así ser más fácil acceder a la documentación, por ejemplo la nómina de cualquier
empleado, los días que le quedan de vacaciones, etc.… En cuanto al departamento de
Administración y Comercial, será de mucha utilidad guardar las notas de entrega,
facturas, etc. bien clasificadas por si surge alguna incidencia con alguna de ellas saber
bien donde están y no perder el tiempo buscando.
3. Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la
empresa ETC. S.L?
Archivo privado de empresa
4. Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se
guardan y localizan los documentos.
Archivo descentralizado: Cada departamento o sección de la empresa guarda
sus documentos hasta que pasan a un archivo definitivo por su nula utilización.
5. Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta
empresa, para su buen funcionamiento.
Precisar métodos correctos para que la clasificación sea sencilla, fácil de manear
y de comprender para las personas que lo utilizan.
Determinar criterios de selección de los documentos que se deben archivar
Establecer unas normas internas de consulta
Disponer de sistema de seguridad adecuados.
Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.
6. ¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?
Comprobar la factura coincida cono el pedido, verificar que este todo bien y se
guarda en el archivo por orden correlativo del 1 al 99999 para cada año en el
archivador de facturas de clientes.
1º. INSPECCIONAR: consiste en ver si la documentación está lista para ir al archivo
o tiene otra indicación.
2º. CLASIFICAR: determinar bajo qué título va a ser archivada la factura, es decir,
por empresa, persona, asunto, número de factura, si se colocan primero las más
recientes o al contrario...
Unidad de Trabajo 4.- El archivo de la información
3º. CODIFICAR: ponerle una marca o código al nombre que se eligió en el paso
anterior.
4º. DISTRIBUIR: realizar un arreglo alfabético preliminar en una bandeja
distribuidora para, de este modo, no abrir varias veces el mismo cajón.
5º. ARCHIVAR: colocar las facturas en las respectivas carpetas o archivadores.
Por otro lado, esta factura primero pasará de estar en el archivo activo o de
gestión, éste se utiliza para conservar los documentos de consulta frecuente,
luego pasaría al archivo semiactivo o intermedio, contiene los documentos que ya
se han retirado del archivo activo y que se consultan de forma esporádica y por
último pasaría al archivo definitivo o inactivo, son documentos que ya han perdido
su utilidad operativa, pero siguen teniendo valor histórico o documental.
7. ¿Qué medidas de seguridad crees que se utilizan para los archivos
convencionales?
Dependerá de la confidencialidad de la información. Existen tres niveles: básico,
medio y alto. En función del nivel de protección de documentos estarán en
estanterías abiertas o en armarios metálicos con llave o claves de acceso.
ACTIVIDAD 2: Laura trabaja en el Departamento de Ventas de ETC. S.L. El día 31/12 le
encargan que archive los expedientes siguientes:
1. Clasifica los clientes siguiendo el sistema alfabético y geográfico.
2. Indica en qué archivo debe estar la documentación según su grado de utilización.
Clientes de Aragón.
CÓDIGO. NOMBRE. POBLACIÓN.
540011. Electrodomésticos Navarro S.L. Calatayud (Zaragoza).
540003. Hijos de Fernando Alba. Barbastro (Huesca).
540009. Hogar2000. Monzón (Huesca).
540013. Iván Santos Carrillo. Alquezar (Huesca).
540015. Jorge Santos Sierra. Belchite (Zaragoza).
540007. Navasola. Belchite (Zaragoza).
540001. Supermercado Electro S.L. Albarracín (Teruel).
Clientes de Aragón.
CÓDIGO. POBLACIÓN. NOMBRE.
540001. Albarracín (Teruel). Supermercado Electro S.L.
540013. Alquezar (Huesca). Iván Santos Carrillo.
540003. Barbastro (Huesca). Hijos de Fernando Alba.
540015. Belchite (Zaragoza). Jorge Santos Sierra.
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540007. Belchite (Zaragoza). Navasola.
Electrodomésticos Navarro
540011. Calatayud (Zaragoza).
S.L.
540009. Monzón (Huesca). Hogar2000.
Productos.
REFERENCIA. DESCRIPCIÓN. PRECIO.
2505. Frigorífico de 3 puertas. 950.
2508. Frigorífico de 2 puertas. 750.
2516. Lavadora de alta capacidad. 580.
2515. Microondas de 800 vatios. 250.
Referencia – Descripción y Precio
Facturas.
Nº FRA. CÓD. CLIENTE. REFERENCIA. UNIDADES. FECHA.
2516. 55. 01/05/XX.
1020/XX. 54009.
2508. 100. 01/05/XX.
1021/XX. 54003. 2516. 30. 18/05/XX.
1022/XX. 54011. 2515. 80. 20/05/XX.
1023/XX. 54013. 2515. 50. 30/05/XX.
N.º Factura – Código cliente – Referencia – Unidades – Fecha
ACTIVIDAD 3: La empresa Guara S.L. , tiene que ordenar los siguientes nombres de
empresas con las que se relaciona:
Academia ABC.
BBVA, Barcelona.
BBVA, Madrid.
BBVA, Zaragoza.
British Food.
Cafetería Boston.
Carolina García Sobrino.
Farmacia Marró.
Hermanos Argensola.
IBERIA.
Juan García Sobrino.
Luisa de la Vega Sanz.
Manuel del Valle Romero.
Motor 2002.
RTVE (Radio Televisión Española).
Susana García Arias.
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ACTIVIDAD 4:
1. Estás trabajando en una Biblioteca y necesitas tener organizada la gestión de los
libros y los préstamos que realizas. En total cuentas con 5876 libros, y 450 socios
por lo que consideras conveniente crear una base de datos con toda la
información que dispones.
Antes de ponerte a trabajar deberás responder a las siguientes cuestiones:
2. ¿Cuántas tablas crearás en tu base de datos?
Crearía tres tablas:
1. Títulos de los libros, el autor y la editorial
2. Datos de los socios, número de socios, nombre y apellidos, teléfono
3. Datos del préstamo
3. ¿Qué tipo de Base de Datos elegirás?
Base de datos relacional
4. ¿Qué tipo de campo será el dato teléfono?
Será un campo numérico
5. ¿Cuántos objetos elaborarás en la base de datos?
Tablas, consultas, formularios e informes.
A continuación tienes que diseñar las tablas de la base de datos para gestionar los
libros y préstamos de la Biblioteca tomando como ejemplo los libros y los datos
de los socios que aparecen a continuación, así como los préstamos que se han
hecho
Datos de los libros.
Título libro. Autor libro. Editorial libro.
Diario. Ana Frank. Aguilar Taurus.
Venganza en Sevilla. Matilde Asensi. Planeta.
El juego del ángel. Carlos Ruiz Zafón. Planeta
Un lugar incierto. Fred Vargas. Ediciones Siruela.
Carrie. Stephen King. Debolsillo
Crepúsculo (I). Stephenie Meyer. Aguilar Taurus.
La tierra pura. Alan Spence. Alfaguara.
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El sueño del celta. Mario Vargas Llosa. Alfaguara.
Datos de los socios y del préstamo.
Nombre Fecha
Fecha de
y Localida del Libro Autor Editorial
Teléfono. devolució
apellido d. préstam prestado. libro. libro.
n.
s. o.
Ángel
68645638 20-01- 10-02- Ana Aguilar
Samperi Huesca. Diario.
7. 20XX. 20XX. Frank. Taurus.
o Gil.
Antonio
67834125 22-01- 14-02- El juego Matilde
Gutiérre Teruel. Planeta.
4. 20XX. 20XX. del ángel. Asensi.
z Casas.
Carmen Carlos
68912345 10-01- 20-01-
Latorre Huesca. Carrie. Ruiz Planeta.
6. 20XX. 20XX.
Pérez. Zafón.
Miriam
62345668 02-02- 28-02- Un lugar Fred Ediciones
Sarasa Huesca.
8. 20XX. 20XX. incierto. Vargas. Siruela.
Beltrán.
Miguel
Ángel 08-02- El sueño Stephen Debolsill
Huesca.
Santos 20XX. del celta. King. o.
Luis.
Lorenzo
65600897 12-02- 20-02- Stepheni Aguilar
Gabasa Huesca. Diario.
6. 20XX. 20XX. e Meyer. Taurus.
Mor.
Martín
67645566 Zaragoza 14-02- Crepúscul Alan Alfaguara
Sebas
6. . 20XX. o (I). Spence. .
López.
Libro Autor Editorial
prestado. libro. libro.
