AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO
GESTIÓN DE PROYECTOS
(AC-S07) Semana 07 - Tema 04: Tarea -
Matriz de comunicaciones, riesgos e
interesados
GRUPO: N°8
INTEGRANTES:
- KEVIN ANTHONY VILLANUEVA QUISPE
- JEREMY JOSHUA VASQUEZ FERNANDEZ
- CRISTOPHER ZUÑIGA GUARDAPUCLLA
- ELVIA ASUNCION VILLEGAS FERNANDEZ
- RICARDO ALONSO VILCA TENAZOA
- CLEVER JUNIOR VARGAS CHIPANA
DOCENTE:
CESAR ENRIQUE DELZO ESTEBAN
SECCIÓN:38094
2023
Matriz de comunicaciones:
NOMBRE DEL PROYECTO: Proyecto de Implementación de un Sistema de Gestión de Pedidos para la Pizzería Mediterráneo
REUNIONES
Reunión Frecuencia Participantes Objetivo general Entregable A cargo de: Observaciones
Inicial Equipo de Proyecto, Stakeholders Presentación del proyecto y definición de roles Acta de reunión de
Reunión de Inicio del Proyecto Gerente de Proyecto Registro del acta en el repositorio.
inicio
Reunión de Planificación Inicial Equipo de Proyecto Definición de tareas y planificación detallada Plan del Proyecto Gerente de Proyecto Seguimiento de tareas.
Reunión Semanal de Seguimiento Semanal Equipo de Proyecto Seguimiento del avance, identificación de riesgos Informe de Progreso
Gerente de Proyecto Comunicación constante.
Semanal
Reunión Mensual de Proyecto Mensual Comité del Proyecto, Cliente Revisión de hitos, problemas críticos y avance Informe de Progreso
Gerente de Proyecto Reunión presencial en oficinas.
Mensual
Reunión de Evaluación Informe de Evaluación
A demanda Comité del Proyecto, Cliente Evaluación de resultados parciales y ajustes Gerente de Proyecto Comunicación puntual.
Intermedia Intermedia
INFORMES
Documento Frecuencia Enviado a: Objetivo general Medio A cargo de: Observaciones
Plan del Proyecto Inicial Equipo de Proyecto Presentación y aprobación del plan del proyecto Digital Gerente de Proyecto Presentación interna y archivo en el repositorio.
Informe de Progreso Semanal Semanal Equipo de Proyecto, Cliente Actualización del estado del proyecto Digital Gerente de Proyecto Seguimiento continuo.
Informe de Progreso Mensual Mensual Comité del Proyecto, Cliente Avance, hitos, riesgos y problemas críticos Digital Gerente de Proyecto Revisión en reunión mensual.
Informe de Evaluación
A demanda Comité del Proyecto, Cliente Resultados parciales y ajustes propuestos Digital Gerente de Proyecto Evaluaciones puntuales.
Intermedia
Informe de Cierre del Proyecto Final Comité del Proyecto, Cliente Validación de entregables y cierre del proyecto Digital Gerente de Proyecto Entrega final y archivo.
Chats
Grupo Frecuencia Enviado a: Objetivo general Medio A cargo de: Observaciones
Equipo A demanda Equipo de Proyecto Coordinar desarrollo del proyecto Chat Empresarial Gerente de Proyecto Conversaciones registradas para seguimiento.
Equipo de dirección y alta
Alta Gerencia A demanda Gestión de incidentes y problemas del proyecto Chat Empresarial Gerente de Proyecto Comunicaciones críticas se archivan en la nube.
gerencia
Proveedor 1 A demanda Equipo de dirección y Proveedor Gestión de incidentes y problemas del proveedor Chat Empresarial Gerente de Proyecto Registros auditables para cumplimiento.
Politicas
1.- Toda reunión debe generar un acta de reunión que se enviará por correo electrónico a todos los participantes de la reunión.
2.- De no haber observaciones al acta de reunión, pasadas las 48 horas útiles se considerará aprobada por los participantes.
3.- Todos los documentos del proyecto deben colocarse en el repositorio en la nube previsto para el proyecto.
4.- Las reuniones de seguimiento se llevarán a cabo en horarios establecidos y se comunicará cualquier cambio con anticipación.
Matriz de riesgos:
MATRIZ DE RIESGOS (Ejemplo1)
Tiempo de Dueño del
Descripción del Riesgo Costo Tiempo Alcance Impacto Probabilidad Score Estrategia de Respuesta al Riesgo Status
Materialización Riesgo
Retraso en la entrega de los Mitigación: Establecer un contrato con penalizaciones Gerente de
4 5 3 4 3 2 14 Abierto
equipos por parte del proveedor por retraso. Proyecto
Cambios no planificados en los Mitigación: Realizar revisiones periódicas con el cliente Líder de
3 4 5 5 4 3 19 Abierto
requisitos del cliente y definir un proceso de gestión de cambios. Desarrollo
Escasez de recursos humanos Gerente de
Mitigación: Tener un plan de contingencia con personal
debido a enfermedades o ausencias 4 4 3 4 3 2 13 Recursos Cerrado
de respaldo y capacitado.
prolongadas Humanos
Mitigación: Realizar pruebas de integración exhaustivas
Problemas de compatibilidad entre Arquitecto de
3 4 4 4 3 2 13 y tener un plan de contingencia para resolver Abierto
sistemas Sistemas
problemas de compatibilidad.
Cambios regulatorios que afecten Mitigación: Mantenerse actualizado sobre cambios Gerente de
5 5 4 5 4 3 20 Ocurrido
la viabilidad del proyecto regulatorios y tener un plan de acción para adaptarse. Cumplimiento
Fallos en la infraestructura Mitigación: Realizar mantenimiento preventivo y
4 5 4 4 3 2 13 Director de TI Abierto
tecnológica contar con soporte técnico especializado.
Cambios en la dirección del Mitigación: Establecer una transición planificada en Gerente de
3 3 3 3 2 1 9 Abierto
proyecto caso de cambios en la dirección. Proyecto
Interrupciones en el suministro de Mitigación: Contar con un sistema de respaldo de Jefe de
4 4 3 4 3 2 13 Abierto
energía eléctrica energía y un plan de recuperación. Mantenimiento
Cambios en la economía que Mitigación: Realizar análisis financiero constante y Director
5 4 4 4 3 3 14 Abierto
afecten los costos de los recursos tener estrategias de reducción de costos. Financiero
Mitigación: Implementar medidas de seguridad Responsable de
Problemas de seguridad cibernética 3 4 3 4 3 2 12 Abierto
robustas y realizar pruebas de penetración. Seguridad
Situación al : viernes, 14 de Julio de 2023
Status: Abierto, Ocurrido, Eliminado, Cerrado, N/A
Impacto: Alto(3), Medio (2), Bajo (1)
Impacto = Costo + Tiempo + Alcance
Probabilidad: Alta(3), Media (2), Baja (1)
Tiempo de Materialización: Cercano (3), Medio (2), Lejano (1)
Score: Impacto + Probabilidad + Tiempo
MATRIZ DE RIESGOS (Ejemplo2)
Descripción del Riesgo Impacto
d
Fecha de
da
Valoración Estrategia de Plan de Dueño del
ili
Registro / Condición Riesgo (Puede Consecuencia (que Impacto Impacto en Impacto en Impacto en Exposición Plan de acción Estado
ab
Impacto del Riesgo Respuesta al Riesgo Contingencia Riesgo
ob
Actualizacion (Debido a:) ocurrir que:) ocasionará:) en Costo Tiempo Alcance Calidad
Pr
Demoras en la Mitigación: Asignar Ajustar el cronograma
Problemas Aumento de costo, Revisar y optimizar el
10/08/2023 implementación de 60% 30% 40% 20% 10% 25% 15% 20% más recursos al de acuerdo a las Ana Abierto
técnicos retraso en el proyecto proceso de desarrollo
software desarrollo de software demoras
Mitigación: Mantener
Realizar una revisión Contar con un
Cambios en los Revisión y ajuste de Aumento de costo, una comunicación
12/08/2023 40% 20% 30% 20% 10% 20% 8% 12% detallada de los presupuesto adicional Carlos Abierto
requisitos especificaciones retraso en el proyecto constante con el
cambios para cambios
cliente
Pérdida de
Renuncia de un Mitigación: Realizar Identificar posibles Revisar el cronograma
conocimiento y Aumento de costo,
12/08/2023 miembro clave 40% 25% 30% 15% 10% 20% 10% 16% capacitación cruzada reemplazos y tener para minimizar el María Abierto
experiencia, retraso retraso en el proyecto
del equipo en el equipo un plan de transición impacto
en tareas
Cambios Ajuste de los Mitigación: Mantener Asignar un equipo
inesperados en procesos para Aumento de costo, un monitoreo para adaptar el Contar con
13/08/2023 60% 30% 20% 20% 20% 22.50% 13.50% 18% Juan Abierto
las regulaciones cumplir con las retraso en el proyecto constante de las proyecto a las asesoramiento legal
gubernamentales nuevas regulaciones regulaciones nuevas regulaciones
Incumplimiento Ruptura de la Mitigación: Diversificar
Identificar Contar con un stock
de entregas por cadena de Aumento de costo, proveedores y tener
14/08/2023 50% 25% 25% 20% 10% 20% 10% 14% proveedores de seguridad de Laura Abierto
parte de suministro, retraso retraso en el proyecto acuerdos de
alternativos materiales
proveedores en la ejecución contingencia
Cambios en las Redefinición de Mitigación: Realizar Tener una estrategia
Aumento de costo, Ajustar la estrategia
16/08/2023 preferencias del estrategia de 50% 20% 25% 15% 15% 18.75% 7.50% 12% estudios de mercado de marketing María Abierto
retraso en el proyecto de marketing
mercado marketing periódicos alternativa
Mitigación: Buscar
Falta de inversión Limitaciones en el Aumento de costo, Revisar y ajustar el Contar con un fondo
16/08/2023 60% 35% 40% 15% 10% 27.50% 16.50% 20% inversionistas Roberto Abierto
esperada presupuesto retraso en el proyecto presupuesto de reserva
adicionales
Productos Mitigación: Realizar
Problemas de
defectuosos, Aumento de costo, auditorías de calidad Buscar proveedores Contar con un control
18/08/2023 calidad en 40% 20% 30% 20% 15% 21.25% 8.50% 13% Carlos Abierto
retraso en la retraso en el proyecto regulares en el alternativos de calidad adicional
proveedor clave
producción proveedor
Estado: Abierto, Cerrado, Ocurrido.
Impacto: Impacto = Max( Costo , Tiempo , Alcance, Calidad )
Exposición: Impacto * Probabilidad
Entre:
1-25%: Poco Probable
26-50%: Improbable
51-75%: Moderado
76-95%: Probable
96-100%: Casi seguro
%: Apenas perceptible
10%: Funciones secundarias afectadas
Matriz de involucramiento de los interesados:
Interesados Desconocedor Reticente Neutral De apoyo Líder Estrategias y acciones
Desconoce detalles sobre la Expertos en salud con - Brindar capacitación y recursos para que el personal
Personal de salud y trabajadores Algunos dudan de la seguridad Tienen preguntas acerca Dispuestos a vacunarse y
vacuna COVID-19 y su conocimiento en el de salud pueda explicar la importancia y seguridad de
del sistema de salud y eficacia de las vacunas de la vacunación promover la vacuna
importancia tema la vacuna.
Líderes comunitarios
Comunidad en riesgo (personas Confusos acerca de la necesidad Preocupados por efectos Abiertos a vacunarse si se Dispuestos a vacunarse y - Realizar sesiones informativas personalizadas para
que pueden influir en su
mayores y grupos vulnerables) y seguridad de la vacunación secundarios de las vacunas sienten seguros necesitan acceso abordar las preocupaciones de cada grupo.
comunidad
Directores de escuela
Esperan orientación sobre la Algunos preocupados por la Abiertos a la vacunación y Desean un ambiente - Organizar sesiones informativas en las escuelas para
Educadores y personal escolar con capacidad de
vacunación y su relevancia seguridad de las vacunas siguiendo pautas oficiales seguro en las escuelas educadores y personal escolar.
decisión
