TALLER

ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES DE ACUERDO CON LA

GUIATECNICA COLOMBIANA GTC 185

ICONTEC

Instituto De Normas Técnica Colombiana – ICONTEC entidad de carácter

privado sin ánimo de lucro cuya actividad principal es brindar soporte y apoyo al
productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y
apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados
internos y externos.

Objetivo: Aplicar la Norma técnica GTC_185 a los documentos que se utilizan de

manera cotidiana en la organización, como son cartas, memorandos, circulares,
actas, constancias, sobres comerciales y tarjetas protocolarias.

CARTAS COMERCIALES

Comunicación escrita que es utilizada entre la organización y personas naturales;

de igual forma entre la empresa y sus empleados. En algunas organizaciones se
denomina oficio.

Objetivo: De forma principal pretende informar y persuadir al destinatario.

ELEMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER

Código (Opcional) Asunto

Lugar de elaboración y fecha Saludo

Texto
Destinatario

Denominación y/o título Académico Despedida

Nombre del destinatario Remitente – Firmas responsables

Cargo Líneas especiales

Organización Anexos

Dirección copias
 Carta

Fuente: GTC-185
Ejemplo.

Bogotá D.C, 22 de agosto de 2023

Señora

Heidy Sotelo Suarez

Coordinadora Centro de Servicios Financieros y de Gestión

Servicio Nacional De Aprendizaje - SENA

Carrera 13 No.65-10

Bogotá D.C

Asunto: Ampliación de fecha

Cordial saludo:

Teniendo en cuenta los tiempos de la Ruta tres de la ficha No.2693568 del

Tecnólogo de Gestión Humana, se solicita ampliación de plazo para la entrega de
documentación correspondiente a las guías finales del tecnólogo.

Agradecemos de antemano la atención prestada.

Cordialmente,

July Tatiana Polanco Guzmán

Vocera Ficha No. 2693568

Anexos: uno (Si los hay)

Copia: Instructora
 MEMORANDO

Documento que utilizan las organizaciones como medio de comunicación de forma

breve y concisa de carácter administrativo, las cuales generalmente se redactan en
una hoja media carta.

Objetivo: Informar sobre un hecho de forma breve y concisa, dando respuesta a

una petición, queja o reclamo, su redacción se realiza generalmente de modo
impersonal.

ELEMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER

Encabezado Destinatario o remitente

Denominación del documento Asunto
Código (Opcional) Texto
Fecha Despedida
Encabezamiento Remitente y firma Responsable
Memorando
Ejemplo

Para: Empleados Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

De: Departamento Talento Humano

A partir de la fecha el departamento se permite informar a todo el personal de planta

y contratación que el horario de establecido por la entidad es de 7:00 A.m. a10:00
de la noche para el ingreso al Centro Biotecnológico Agropecuario.

Favor tomar las medidas necesarias, para que este horario se cumpla a cabalidad.

Cordialmente,

José Santiago Gómez R.

Coordinador Talento Humano

Centro Administrativo

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común en la organización, con el mismo

contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto a nivel interno
como externo.

Objetivo: Dar a conocer información general a nivel general

ELEMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER

Encabezado Saludo
Código (Opcional) Texto
Lugar de origen y fecha de elaboración Despedida
Encabezamiento y destinatarios Remitente y firma responsable
Asunto Líneas especiales
 Circular

Fuente GTC 185

Ejemplo.

CIRCULAR No. 10

DC – 5- 2023

Bogotá, 10 de agosto de 2023

Para: Empleados planta y contratación SENA

Asunto: Autorización ingreso de computadores portátiles

Cordial saludo, a partir de la fecha todo computador portátil deberá ser registrado al
ingresar al CBA en la portería. Es importante tener en cuenta los diferentes aspectos
de seguridad y el compromiso de todos los trabajadores.

Gracias por su colaboración y apoyo en las actividades administrativas.

Cordialmente,

Daniela Avellaneda Acuña

Coordinadora de Economía Financiera y de Gestión

Servicio Nacional De Aprendizaje SENA

Anexos: (Si los hay)

Transcriptor: VBB
 ACTAS

Expresan o consolidan los temas tratados en una reunión o situación

específica y constituyen para la organización en valor administrativo, legal y
jurídico desde su creación.

Objetivo: Obtener registro de la información de manera ordenada y legal de

acuerdo a la normatividad vigente.

ELEMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER

Titulo Invitados
Denominación del documento y número Ausentes
Encabezamiento Orden del día
Lugar de origen y Fecha de reunión Desarrollo
Hora Compromisos
Lugar Convocatoria
Asistentes Firmas, Nombres y Cargos
Representaciones Líneas especiales
Acta
Ejemplo.

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 03

FECHA: Bogotá, 20 de Agosto de 2023

HORA: De las 10:00 a las 13:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Carol Daniela Casallas, Presidente

Tania Gómez, Vicepresidente
Darcy Neiza, Tesorera
Santiago Gomez, Secretario
Vocal: Tatiana Romero

INVITADOS: Dra. Yadis Lorena Castro, Staff Financiero

AUSENTES: Tatiana Romero, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum

reglamentario para deliberar

2. Lectura y aprobación del acta anterior

El secretario leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de julio de 2023, la cual fue
aprobada sin modificaciones.

Acta 03
Reunión ordinaria Consejo de Administración
3. Estudio solicitudes de préstamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Pedraza Diaz, por
quince mil pesos ($15.000).

La socia Sara Valentina Riaño Leiva Solicito aclaraciones sobre el monto de los
Aportes y saldo a cargo de la solicitante. Como se constató que si había Cupo, se
aprobó el préstamo mencionado

4. Proposiciones y varios

El secretario, Santiago Gómez, leyó la carta enviada por el señor Juan Alejandro
Calderon, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que
aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue Aceptado dicho retiro.

Se estudió la solicitud de ingreso del señor Deiver Andrei Avendaño a la

Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 27 de

octubre de 2023, a las 10:00 horas.

Carol Daniela Santiago Gómez

Casallas Presidente Secretario

Anexos: Dos (Si los hay)

Transcriptor: Daniela Pineda

 INFORME

Consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y

de los eventos que lo rodean. Estos se encuentran a cargo de los funcionarios o
empleados administrativos a través de acto administrativo o como reflejo de la
gestión realizada durante un periodo determinado.

Objetivo: Presentar de forma escrita detalladamente un suceso o acontecimiento,

e informar aspectos que no se conocían dentro de la organización.

Existen tres clases de informes:

• Resumen Ejecutivo, que tiene de una a tres paginas

• Informe corto, consta de una a diez paginas

• Informe Extenso, de once paginas en adelante
 ELEMENTOS MINIMOS DEL INFORME

Portada o Encabezamiento Objetivo del informe

Razón Social Temas a tratar
Dependencia Paginas subsiguientes
Código Conclusiones
Titulo Nombres, Cargos y firmas
Lugar de Origen y fecha de elaboración Rubrica (Opcional)
Autoría del resumen ejecutivo Otros elementos esenciales para la
documentación

Informe
Fuente: GTC 185
Ejemplo.

COMPETENCIA LABORALES E INDUCCION INSTRUCTORES PRIMER

SEMESTRE AÑO 2023

Fecha: Bogotá, 10 agosto de 2023

ELABORADO POR: Yadis Lorena Castro Guauta

1. OBJETIVOS

1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como Instructor
SENA
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 Presentar Informe y evidencias física y a través de las TIC (Sofía Plus)

2. RESUMEN

Después de firmar el contrato por presentación de servicios como Instructor y

siguiendo instrucciones del director Misional, se desarrollaron las siguientes
actividades:

• Febrero 20 de 2023: inicio del contrato, se concertó reunión para el 23 de

febrero con el fin de revisar actividades a realizar durante el siguiente
semestre.

• La Formación realizada en sitio debe contener como mínimo 160 horas en

tiempo presencial y 20 Adicionales a nivel virtual

• El servicio Nacional de Aprendizaje en su coordinación Financiera y de

Gestión Administrativa ubica en el CBA para realizar las actividades del
contrato por parte del instructor.
 Socialización y desarrollo Proceso de Inducción

Dicho proceso se llevó a cabo el día 19 de febrero de 2023, en el auditorio del CBA, donde se
contó con la participación del coordinador Misional Dr. Juan Alejandro Calderón donde se
resaltaron aspectos importantes como son:

• La Puntualidad
• Responsabilidad
• Ecuanimidad
• Los juicios de valor

Especialmente el valor agregado que tiene el docente en cada una de sus

actividades, con la finalidad de que el aprendiz logre su propósito a nivel integral, a
fin de generar una cultura a nivel social, cultural y un excelente desempeño en lo
laboral.

Finalmente se realizaron actividades de conocimiento del SENA en sus diferentes

aspectos como son la Misión, Visión, principios, y de forma más específica los
objetivos generales y particulares que busca el SENA como entidad social del
estado.

Conclusiones

• El proceso se llevó a cabo en los tiempos estipulados

• Se logró la integración de los nuevos instructores para el primer semestre
del año 2023.
• Los objetivos propuestos al inicio de la actividad se lograron al 100%

Luisa Fernanda Vasquez Angel

Pedagoga

Copia: Zuly Yuremy Torres Morales– Coordinadora Financiera y Administrativa

Redactor: Kevin Pedraza

Transcriptor: MAPT
 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura

la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos

o circunstancias que no requieren solemnidad, puede ser personal.

ELEMENTOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER

Partes Identificación del documento
Lugar y fecha de elaboración Texto
Cargo Remitente y firmas Responsables
Constancia

Fuente: GTC 185

Ejemplo

HACE CONSTAR:

Que la señora DANNA VALENTINA ARGUMERO BERMUDEZ, identificada con

cedula de ciudadanía 29.216.713 de Mosquera, trabaja en esta empresa desde el
10 de julio de 2017 y desempeña el cargo de INSTRUCTORA en la carrera
profesional Tecnólogo en Gestión Empresarial.

Esta constancia se expide en Bogotá, a los 10 días del mes de Agosto de 2.023

Dirigida a QUIEN INTERESE.

Cordialmente,

Nicol Dahiana Calderón Cárdenas

Coordinadora Contratación Servicios -
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Elaboro: TGM

Nota: El presente taller se encuentra su base en ítems y algunos párrafos de

manera textual en la Norma GTC 185 del Instituto colombiano de Normas
técnicas ICONTEC
 PRACTICA

De acuerdo con el proyecto formativo y la unidad productiva debe elaborar los

siguientes documentos, teniendo en cuenta la Norma GTC 185 para la elaboración
de documentos del instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC, así:

• Una carta comercial realizando la presentación de uno de los productos

por parte de la Unidad productiva, para la empresa Gestión y Cía. Ltda.

• El señor Carlos Moreno trabajador de la Unidad productiva del GAES,

incumplió su horario laboral, para lo cual ya se le realizo la observación de
forma verbal, pero como esta es su segunda vez se le debe informar a través
de un memorando.

• El miércoles 30 de agosto de 2023 se llevará a cabo una jornada de

vacunación en horario de 8 a 12 a.m. y de 2 a 6 P.m. en el auditorio CBA –
Área de enfermería. Dicha actividad se le debe informar a todos los
empleados de planta y contratista del SENA a través de una Circular.

• Se debe generar un informe de la Unidad productiva y su proceso para llevar

a cabo la constitución de la empresa, informe que debe ser presentado a la
infobancaria en un tiempo no mayor a treinta días.

• La Señora Paula Andrea Amaya Niño con C.C. 16.022.380 de Suba

solicita unCertificado de vinculación laboral de la unidad productiva
trabajada por el GAES.

• Se debe generar una Constancia de prestación de servicios de la Unidad

productiva trabajada por el GAES, donde se indique tiempo, actividad,
representante legal e ingresos y egresos durante el último año de trabajo.

Nota: Para la construcción de los documentos en mención se debe tener en cuenta

los parámetros establecidos por la Norma GTC 185, la redacción, ortografía,
justificación y como recomendación el contenido de las mismas se debe realizar de
forma clara, sencilla, precisa y veraz.