Etapa de control
Mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos
y cuantitativos a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves de la
organización.
Principios del control (Lourdes Münch)
1. Equilibrio
Delegación de autoridad y responsabilidad compartida
2. Oportunidad
Aplicación de medidas correctivas de forma anticipada
3. Objetivos
No hay forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el
establecimiento de objetivos: el control está en función de éstos.
4. Desviaciones
Todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y estudiadas, de tal
modo que se encuentre la situación que las originó, para evitar más errores en el
futuro
5. Costeabilidad
Identificación de actividades y procedimientos específicos (Actividades que
realmente contribuyen al logro de objetivos)
6. Excepción
El control debe ser aplicado preferentemente sobre las funciones y actividades
representativas o estratégicas que colaboren al alcance de los objetivos, con el
propósito de reducir tiempos y costos.
7. Función controlada
La persona que ejerce el control de una actividad no debe ser juez y parte; es
decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada con las tareas que revisa.
Proceso de control
1. Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación
o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro
variables:
o De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de
existencias, materias primas, número de horas de trabajo.
o De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
o De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de elaboración de un producto.
o De costos: establece los costos de producción, administración,
costos de ventas.
2. Evaluación del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.
4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado.
Importancia del control
El control es vital para los procesos administrativos dado que
Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
Promueve el aseguramiento de la calidad.
Protege los activos de la empresa.
Se garantiza el cumplimiento de los planes.
Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo.
Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y
evitar que se repitan.
Es el fundamento para el proceso de planeación.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
Áreas de control
Las principales áreas de control en la empresa son:
Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella
donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el
área de producción es donde se prestan los servicios.
Principales controles existentes en el área de producción:
• Control de producción
• Control de calidad
• Control de costos
• Control de los tiempos de producción
• Control de inventarios
• Control de operaciones Productivos
• Control de mantenimiento y conservación
• Control de desperdicios
Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de los productos o
servicios producidos.
• Control de ventas
• Control de propaganda
• Control de Costos
Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos
financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre
otros.
Control de presupuesto
Control de costos
Etc.
Área de recursos humanos: Es el área que administra el personal.
Control de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios
Etc.
Técnicas para el control
Entre las técnicas más relevantes de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria (De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa,
legal, operativa, informática)
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Estadística
Enfocando el departamento de control a nuestra empresa se relaciona a la
elaboración de formatos como:
1. Requisiciones (necesidades del cliente)
1.1. Instalación
1.2. Diseño
1.3. Venta de equipos
2. Cotizaciones
3. Informe de entrega al cliente
4. Retroalimentación al cliente
5. Test de funcionamiento de equipos
6. Diagramas de proceso
Todo esto para estandarizar procesos y analizar resultados en comparación a
nuestros objetivos
Diagrama de proceso
