SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código: 140,11,08-16

PROCESO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 01

PROCEDIMIENTO DE LA OFICINA ASESORA DE Fecha: 21/03/2023

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1. OBJETIVO

Desarrollar un proceso comunicativo para llevar a cabo estrategias para la dignificación de las
víctimas y la construcción de la paz, con enfoque diferencial y territorial.

2. ALCANCE

Inicia con la definición de las estrategias derivadas del proceso comunicativo y las necesidades o
temas de interés de las diferentes áreas que deben ser comunicados, se define la línea de acción en
la creación de contenido, se recogen los insumos para la generación de piezas y finaliza con la
aprobación y difusión de los productos por los canales internos y externos a los públicos de interés.

3. DEFINICIONES

Brief:
El brief o briefing es un documento claro y conciso que guía a una persona o grupo de personas para
realizar un proyecto o tarea determinada.

Campaña:
Serie de mensajes publicitarios que comparten una sola idea y tema que conforman una
comunicación integrada

Contenido digital:
Productos de comunicación con especificidades para canales digitales, información presentada de
manera digital y en diversos formatos como textos, audios, videos, imágenes, plantillas y
aplicaciones, entre otras

Cubrimiento:
Actividad periodística que tiene como finalidad recolectar información sobre un evento, actividad o
información específica.

Diseño:
Concepción de una pieza gráfica que desarrolla una idea original.

Edición:
Es el proceso por el cual el editor coloca fragmentos de vídeo, fotografías, gráficos, audio, efectos
digitales y cualquier otro material para que el producto final quede ordenado lógicamente.

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Formato editable:
Hace referencia a un archivo que se envía con características específicas que permiten modificar
algunos aspectos del mismo.

Motion Graphics:
Son elementos gráficos digitales multimedia a los que se les da vida a través de la animación. Estos
elementos se pueden rotar, escalar, crear movimiento o hasta conseguir una secuencia de vídeo.
Este término se usa para distinguirlo de los diseños gráficos fijos.

Multimedia:
Multimedia es una forma de comunicación que utiliza una combinación de diferentes formas de
contenido como texto, audio, imágenes, animaciones o video en una sola presentación interactiva.

Pieza audiovisual:
Producto de comunicación que posee elementos de audio y visuales.

Pieza de comunicación:
Herramientas de comunicación por medio del cual se transmite un mensaje a los públicos objetivos.

Pixel:
Un píxel o pixel, plural píxeles es la menor unidad homogénea en color que forma parte de una
imagen digital.

Podcast:
Es una publicación digital periódica en serie, ya sea en audio o en video, y que normalmente se puede
descargar de Internet a través de web.

Postproducción:
Es la última etapa de la producción audiovisual. Es la fase de edición de video y sonido del material con
una intención narrativa, y que dependiendo de la pieza puede incluir motion graphics, títulos, gráficas,
colorización, mezcla de audio, entre otros.

Producción:
Se refiere al proceso de grabación de material audiovisual para crear diferentes piezas audiovisuales,
donde dependiendo de la complejidad del producto audiovisual, la duración y la preparación del mismo
será diferente.

Requerimientos técnicos:
Se refiere a las especificaciones de tamaño de la pieza, materiales, acabados, tintas y cantidades de
ejemplares.
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Sherpa:
Prueba de color, impresa de manera digital muy cercana al resultado litográfico, suministrada por el
impresor para aprobación.

4. CRITERIOS DE OPERACIÓN

Para un apropiado desarrollo de operación se evalúan de manera grupal los acontecimientos o

situaciones que son insumo para la creación de propuestas comunicativas, con el fin de definir los
públicos, los conceptos narrativos, gráficos, audiovisuales y creativos y los canales de comunicación
pertinentes que serán propicios para el desarrollo del contenido o productos y el cumplimiento de la
misionalidad, la estrategia y el proceso comunicativo.

Adicionalmente, se realizan mediciones de efectividad de la estrategia las cuales ayudan a comprender

los escenarios posibles y dar soporte a las nuevas propuestas de comunicación.

Las solicitudes para la creación, publicación y difusión de contenidos están relacionadas con:

1.Actividades relacionadas con la misionalidad de la Institución.

2.Cubrimiento de eventos institucionales, de solicitudes de la Dirección o de otras dependencias.
3.Desarrollo de contenidos propios de la Oficina en la implementación de estrategias del proceso
comunicativo.

Con base en las fuentes de información el jefe de la OAC valida la pertinencia de la información y define
la línea de acción que participará en el desarrollo y divulgación del contenido, estas líneas son:

• Comunicación de divulgación y prensa, que a su vez tiene las líneas de:

- Comunicación con víctimas
- Comunicación para la paz

• Comunicación interna

Equipos transversales:

• Digital
• Diseño gráfico
• Audiovisual
• Sonoro

Para cumplir con los objetivos se tiene en cuenta como punto de partida el “formato de brief” que debe
contener la información completa y necesaria para el correcto desarrollo de cada requerimiento, …

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1. Datos del área y persona solicitante.

2. Definición de la necesidad.
3. Objetivo de la solicitud.
4. Público Objetivo.
5. Tono de la comunicación.
6. Resultados esperados.
7. Fecha límite a resolver la solicitud.
8. Información adicional a tener en cuenta.
9. Insumos o recursos que apoyen la creación y divulgación.

La Oficina Asesora de Comunicaciones es responsable de la administración, publicación y circulación de

la información de las redes sociales de la entidad, de igual manera es la encarga de publicar la
información de carácter informativo y noticioso para la página web.

En lo que respecta a la página web y la publicación y administración de los contenidos de información

que responde a Transparencia y acceso a información pública, es deber de las áreas de planeación,
secretaria general, financiera, talento humano, jurídica y contratación disponer de un enlace que será
capacitado por la Oficina Asesora de Comunicaciones (OAC) en sinergia con la Oficina de Tecnologías de
la Información (OTI), para la publicación y administración autónoma del contenido correspondiente a
cada área.

La Oficina Asesora de comunicaciones no es responsable de ningún tipo de impresión, artículos de

merchandising o branding, únicamente lo es de la entrega del diseño o archivo digital para que el área
o solicitante ejecute la acción.

Asociado a este procedimiento está también el “formato de consentimiento y cesión de derechos de

imagen”, es un documento que permite que una persona física (cedente) autorice a la Unidad para las
Víctimas (cesionario) a utilizar su imagen a título gratuito, y determina los usos o fines para los cuales y
los medios o soportes a través de los cuales el cesionario podrá utilizar la imagen del cedente.

Cada actividad establecida por este procedimiento tendrá la revisión y verificación, con el fin de
determinar una línea editorial propia, que esté dirigida a todas nuestras partes interesadas en un
lenguaje claro y de fácil comprensión.

La Normatividad requerida para el desarrollo de las actividades citadas en el presente procedimiento se

encuentra definida en el Normograma de la Unidad, disponible para consulta en la página web.

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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°
Flujograma Descripción Entrada Responsable Salidas
PC
INICIO Jefe de la OAC ,
Reuniones grupo de
IDENTIFICAR TEMAS DE Identificar en las reuniones
semanales de comunicaciones
1 INTERÉS Y /O semanales los brief recibidos Actas de reunión
seguimiento, y
NECESIDADES ÁREAS,
por parte de las áreas
Y EL DESARROLLO DEL formato brief dependencias
PROCESO COMUNICATIVO de la Unidad
Y SUS ESTRATEGIAS

Revisar la información de los

formatos brief.
Si el formato cumple con lo
Jefe de la OAC
¿EL BRIEF establecido pasa a la
ES C orreos y/o profesional C orreos
actividad 3
2 NO APROBADO? electrónicos, delegado para electrónicos,
Si el formato no cumple
formato brief llevar a cabo la formato brief
debe ser devuelto al área
actividad
para ser ajustado y el
1 procedimiento debe volver a
Sí empezar.

Información
C orreo electrónico, Profesionales de
Asignar a la línea de acción escrita,
DEFINIR LAS documentos Word comunicación
correspondiente y definir el fotografías,
LÍNEAS DE ACCIÓN y/o participación de la línea de
3 trabajo a desarrollar y/o las video,
Y EQUIPOS presencial y/o acción y/o
TRANSVERSALES piezas que se deben testimonios,
virtual en reuniones grupo de apoyo
ENCARGADOS elaborar en cada caso. cifras,
o eventos encargado
informes

Información Boletines, piezas

escrita, audiovisuales,
Producir las piezas teniendo Profesionales de
fotografías, video, piezas gráficas,
en cuenta los criterios de comunicación
PRODUCIR LAS grabaciones de contenido para
PIEZAS/SPOTS operación de este de la línea
4 audio, redes sociales
BAJO LOS procedimiento y los estratégica o
testimonios, cifras, (tweets,
LINEAMIENTOS documentos anexos del grupo de apoyo
DEFINIDOS informes fotografías,
mismo. encargado
memes, videos),
especiales web y
documentos Web

Productos de
Jefe de la
Revisar el total del material. comunicación: Aprobación vía
Oficina Asesora
Si hay aprobación, pasa a la boletines, piezas correo
NO de
¿EL actividad número 6. audiovisuales, electrónico o por
5 MATERIAL C omunicaciones
Si no hay aprobación, se piezas gráficas, mensajes a
PC ES
regresa a la actividad contenido para
y/o encargado y
través de
APROBADO? solicitantes de
número 4 o a la 3 si se redes sociales, mensajería
las
requiere. especiales web y instantánea
dependencias
3o4 documentos web

Sí

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N°
Flujograma Descripción Entrada Responsable Salidas
PC
Sí
Boletines,
piezas Profesionales de
PUBLICAR LOS
CONTENIDOS POR Publicar o enviar los audiovisuales, comunicación Notas o piezas
contenidos por los canales piezas gráficas, de la línea publicadas,
6 LOS CANALES
REQUERIDOS de comunicación requeridos contenido para estratégica o enlaces o
redes sociales, grupo de apoyo hipervínculos
especiales Web y encargado
contenido web

Jefe de la
VERIFICAR LOS Oficina Asesora
PRODUCTOS Y C orreos
de
ARCHIVAR LAS Notas o piezas
Verificar los productos y C omunicaciones electrónicos
7 EVIDENCIAS publicadas, enlaces
archivar las evidencias y/o encargado, Formato Brief
o hipervínculos
funcionarios y One Drive
FIN contratistas de
la Unidad

FIN

Producto y/o Servicio

Descripción del Producto y/o Servicio
Generado

Contenidos multimedia y Productos comunicativos creados con el fin de difundir información

campañas a diferentes públicos de interés por diversos canales.

6. ANEXOS

Anexo 1. Manual de imagen institucional

Anexo 2. Formato de consentimiento y cesión de derechos de imagen
Anexo 3. Formato brief
Anexo 4. Protocolo de comunicaciones

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

1 21/03/2023 Creación del procedimiento

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