Planilla de Cálculos

Computación
FBIOYF
2016

1
Índice
1. Introducción 6
1.1. Hoja de cálculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.2. Iniciar Excel 2013 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.3. Pantalla inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.4. Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.5. Barras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.5.1. La barra de tı́tulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.5.2. La barra de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.5.3. La cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.5.4. La barra de fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.5.5. La barra de etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.5.6. Las barras de desplazamiento . . . . . . . . . . . . . . 11
1.5.7. La barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.6. La ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2. Tipos de datos 13
2.1. Texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.2. Números . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.3. Fechas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.4. Horas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso) . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.6. Fórmulas y funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.7. Valores de error . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3. Manejo de archivos 16
3.1. Guardar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
3.2. Para almacenar el archivo asignándole un nombre . . . . . . . 16
3.3. Para guardar los cambios realizados sobre un archivo . . . . . 17
3.4. Cerrar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3.5. Empezar un nuevo libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.6. Abrir un libro de trabajo ya existente . . . . . . . . . . . . . . 18

4. Manipulando celdas 21
4.1. Selección de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2. Añadir a una selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.3. Ampliar o reducir una selección . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2
 4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles . . . . . . . . . . . . 23
4.5. Copiar celdas utilizando el ratón . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
4.6. Copiar en celdas adyacentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
4.7. Pegado Especial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles . . . . . . . . . . . . . 29
4.9. Mover celdas utilizando el ratón . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
4.10. Borrar celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5. Referencias absolutas y relativas 33

5.1. Referencias relativas en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
5.2. Referencias absolutas en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6. Los datos 36
6.1. Eliminar filas duplicadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6.2. La validación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6.3. Ordenar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
6.4. Buscar y reemplazar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

7. Las funciones 43
7.1. Introducir funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
7.2. Autosuma y funciones más frecuentes . . . . . . . . . . . . . . 44
7.3. Insertar función . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
7.3.1. Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones 47
7.3.2. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones . 48
7.4. Funciones de fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
7.5. Funciones de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
7.6. Funciones de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
7.7. Funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
7.8. Otras funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
7.8.1. Funciones matemáticas y trigonométricas . . . . . . . . 52
7.8.2. Funciones estadı́sticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
7.8.3. Funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
7.8.4. Funciones de información . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
7.9. Controlar errores en funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
7.9.1. Otras herramientas de Auditorı́a de fórmulas . . . . . . 54
7.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo . . . . . . . . . . . 55
7.10.1. Enlazar hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
7.10.2. Consolidar hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . 55

3
8. Formato de celdas 56
8.1. Fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
8.2. Alineación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
8.3. Borde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
8.4. Rellenos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
8.5. Estilos predefinidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
8.6. Copia rápida de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
8.7. Formato de los valores numéricos . . . . . . . . . . . . . . . . 67
8.8. El formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
8.9. Los temas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

9. Gráficos 73
9.1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.2. Crear gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.3. Añadir una serie de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
9.4. Caracterı́sticas y formato del gráfico . . . . . . . . . . . . . . . 76
9.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico . . . . . . . . 79
9.6. Modificar la posición de un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . 80
9.7. Los minigráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

10.Tablas de Excel 83
10.1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
10.2. Crear una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
10.3. Modificar los datos de una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
10.4. Modificar la estructura de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . 87
10.5. Estilo de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
10.6. Ordenar una tabla de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
10.7. Filtrar el contenido de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
10.7.1. Utilizar el Filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
10.7.2. Utilizar Filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . 92
10.8. Crear un resumen de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

11. Las tablas dinámicas 95

11.1. Crear una tabla dinámica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
11.1.1. Eliminar una tabla dinámica . . . . . . . . . . . . . . . 100
11.2. Aplicar filtros a una tabla dinámica . . . . . . . . . . . . . . . 100
11.3. Obtener promedios en una tabla dinámica . . . . . . . . . . . 101
11.4. Gráficos con tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4
12.Glosario 103

5
1. Introducción
1.1. Hoja de cálculos
Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular
datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas
por celdas. Son organizadas en filas y columnas. La celda es la unidad básica
de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las
fórmulas que realizan los cálculos.
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office, que se
caracteriza por ser un software de hojas de cálculo. En este curso vamos a
trabajar con Excel 2013.

1.2. Iniciar Excel 2013

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2013.
Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior iz-
quierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio, iremos a una pantalla con un
nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel deberemos pul-
sar el icono con forma de flecha hacia abajo, situado en la esquina inferior
izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En
ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en
nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla, deberemos
dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará
que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra
de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla
para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el
icono acompañado del texto Excel 2013, sólo deberemos pulsar en él para
abrir una nueva hoja de Excel.
Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso
directo al instalar Office.

Para cerrar Excel 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes ope-
raciones:

6
 Hacer clic en el botón cerrar boton cerrar, este botón se encuentra
situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta

combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.

Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción cerrar.

1.3. Pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del

menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus
componentes fundamentales: ası́ conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coin-
cidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.

7
1.4. Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado
tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Imprimir, Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que
tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un
panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la
ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o
hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior
izquierda.

1.5. Barras
1.5.1. La barra de tı́tulo

8
 Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En
el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y
cerrar.

1.5.2. La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de

Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Para ello, desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas
de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha
negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describı́amos
anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta
aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar,
si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la
opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

9
1.5.3. La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel,

ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al
pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmu-
las, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones
con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen
otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras
tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas
de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modifica-
ciones en los gráficos.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De
esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a
esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con núme-

ros semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a
pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará,
para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse
en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También
puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con
una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derech

10
1.5.4. La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha
barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

1.5.5. La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

1.5.6. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer
clic en los triángulos.

1.5.7. La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herra-

mientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador
o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar
rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

1.6. La ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

11
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en
el signo de interrogación (?).

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la

ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesa-
ria.

12
2. Tipos de datos
Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una cel-
da. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar
el valor constante se lo modifica manualmente.

Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, fun-

ciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros
valores existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

Texto

Números

Fechas

Horas

Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

Fórmulas y funciones

Valores de error

Mandatos u Órdenes.

2.1. Texto
Son aquellos textos donde se involucran letras, números y sı́mbolos.
Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la iz-
quierda de la celda.
Para escribir el tı́tulo de la columna solo debe posicionarse en la celda
correspondiente y digitarlo.
Por ejemplo: Posicionese en B4 y digite Descripción y en C4 Importe.
Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C los
importes correspondientes a c/u de esas descripciones.
2.2. Números
Corresponden exclusivamente a números. Para los números se pueden
seleccionar formatos predefinidos o existe la posibilidad de crear nuevos for-
matos.
Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho
del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE
CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También
en esta opción podrá crear los nuevos formatos. El sı́mbolo # significa que
la cifra puede o no estar:
Para reemplazar al sı́mbolo de moneda que trae predefinido el Excel, in-
grese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL y en el icono Internacional
lo podrá modificar.
Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo
$ pero alineado a la izquierda.

2.3. Fechas
ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas
formas de visualizar las fechas.

2.4. Horas
ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas
formas de visualizar la hora.

2.5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

Para ingresar este tipo de datos simplemente tipee VERDADERO o FAL-
SO, según lo que necesite.

2.6. Fórmulas y funciones

Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una
referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo =
(igual).
Ej. Obtener la suma total de los importes:

14
 Con una operación matemática:
Posicionese en la celda C9 y escriba
=C5+C6+C7+C8

Con una función:

=SUMA (C5:C8)
Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE
CELDAS”
identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5,c6,c7 y c8.
Digite esta función en la celda C11.
Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

Utilizando el botón de Auto suma (Σ)

Posicionese en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el
contenido de la misma, pulse el botón de autosuma.
Para utilizar este botón debe posicionarse en la celda inferior de la
columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá cual es
el rango de celda a sumar.
Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de
ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primer fila y
columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego pulse el
botón de autosuma

2.7. Valores de error

Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un valor
de error.
Ej.: ##### el valor numérico introducido en la celda o el resultado de
la fórmula es demasiado ancho para poder visualizarlo

15
3. Manejo de archivos
3.1. Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recu-
perarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para
realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo
en alguna unidad de disco. Esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

Guardar como . Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se

guarda una copia de uno existente.

Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un

archivo, sobreescribiéndolo.

3.2. Para almacenar el archivo asignándole un nombre

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos
seleccionada la opción por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se
almacenará en la memoria de nuestro equipo.

Pulsamos el botón Examinar.

 Si el fichero ya existı́a, es decir, ya tenı́a un nombre, aparecerá en el recua-
dro Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar,
sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre
el cual estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo do-
cumento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento
original tendrás que seguir estos pasos:
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás
utilizar el explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres po-
nerle a tu archivo.
Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

3.3. Para guardar los cambios realizados sobre un ar-

chivo
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O bien haz clic sobre
el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar
la combinación de teclas Ctrl + G. Si tratamos de guardar un archivo que
aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a
guardar.

3.4. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir
de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de
un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar
un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo: selecciona el menú
Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación
no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo
que nos dará a escoger entre tres opciones:

17
 Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no

se habı́a guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle
un nombre y ubicación.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados

desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar (x) de la barra de menú

superior

3.5. Empezar un nuevo libro de trabajo

Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear
otro libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear
un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona el
menú Archivo y elige la opción Nuevo.
O bien utiliza la combinación de teclas CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones.
Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.
Pero también podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.

3.6. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación
se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción
Abrir del menú Archivo.
Por defecto tendremos seleccionada la opción Libros recientes, que nos
muestra en el menú de la derecha una lista de documentos abiertos
anteriormente. Estarán ordenados por fecha de última utilización, siendo
el primero el más recientemente utilizado.

18
19
 Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros
recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo
fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

20
4. Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder
modificar el aspecto de éstas, ası́ como diferenciar entre cada uno de los
métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

4.1. Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas con Excel 2013, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las
que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos
de los métodos de selección más utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del
puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.

Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de

celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás co-
mo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian
de color.
 También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de
la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla
Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.

Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior

de la columna a seleccionar.

Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la

fila

Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior

izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el
de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una

hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el
estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

22
4.2. Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la
nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo
pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra po-
sición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones:
Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiem-
pos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas
y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.

Observarás cómo aparece una lı́nea punteada que significa que la infor-
mación que se ha copiado en el portapapeles.
Además, en en botón Copiar se incluye una pequeña flecha que permi-
te seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos
Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite
convertir los datos seleccionados en una única imagen.

23
 En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el
portapapeles. Y haz clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien
pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Excel 2013 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la

forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior
izquierda del área pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir
el contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas
antes de pegar la información y se sobreescribirán.
Para quitar la lı́nea de marca alrededor del área copiada, pulsa la tecla
ESC del teclado. Mientras tengas la lı́nea de marca puedes volver a
pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en
él con sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que
aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la
pestaña Inicio.
Esta barra tiene el aspecto de la figura siguiente.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar
todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón pegar todo. Y si lo que
queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón borar todo.

24
 Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón
cerrar botón cerrar (x) del panel o volver a pulsar el botón con el que lo
mostramos.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta
barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botón Opciones. Seleccionar la opción Mostrar au-
tomáticamente el Portapapeles de Office, para activarla en caso de
querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de
las opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de

Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Offi-

ce en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema
(junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de ta-

reas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un
mensaje informándote del número de elementos copiado

25
4.5. Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja,
sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

3. Observa cómo el puntero del ratón se transforma en una cruz.

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo

pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el

rango en caso de soltar el botón del ratón.

6. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

7. Soltar la tecla CTRL.

4.6. Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacen-
tes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo
utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que esta
última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.

2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene

un cuadrado negro; es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se con-

vertirá en una cruz negra.

4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo

hasta donde quieres copiar el rango. Observa cómo aparece un recuadro
que nos indica dónde se situará el rango.

5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

26
 6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior
derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno.
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado

Nota: Si no aparece el controlador de relleno podemos activarlo entrando

en el menú Archivo, Opciones y, en la ficha Avanzadas, activando la casilla
Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras
celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de don-
de vayamos a copiar la fórmula. Esto es porque las referencias contenidas
en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS: son
relativas a la celda que las contiene.
Ası́, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda
B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede
resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello
Excel 2013 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS
y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner
el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo
=$A$2, y, ası́, aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nom-
bre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por
ejemplo =$A2 o =A$2.
Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como
fechas o series de números, Excel 2013 rellenará las nuevas celdas continuando
la serie.

4.7. Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin
llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la
celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos
la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña
Inicio, haz clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú
con más opciones para pegar. Deberás elegir Pegado especial....

27
 Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que
activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el
formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula,
como tampoco el formato.

28
 Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el
contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no es-
tudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas
(no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas ası́ como todos los
formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar la anchura de la
columna.
Formato de números y valores: Para copiar la anchura de la co-
lumna.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una
lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen
las opciones más importantes de las vistas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

4.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra po-
sición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones:
Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas
al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles
a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos: Se-
leccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic
en el botón Cortar.
O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X. Observa cómo
aparece una lı́nea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándo-
nos la información situada en el portapapeles. A continuación seleccio-
nar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace

29
 falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que
si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para
ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada
será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacı́as, se borrará el

contenido de estas últimas; no podemos utilizar el pegado especial visto en
el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la
fórmula asociada a la celda que movemos.

4.9. Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma
hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia

la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: puntero desplazar.

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta

donde quieres mover el rango.

5. Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el

rango en caso de soltar el botón del ratón.

6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar
las celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los si-
guientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

30
 3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia
la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: puntero desplazar.

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT; después
pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras
mover el rango de celdas que hayas seleccionado. Verás que esta hoja
pasa a ser la hoja activa.

5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde
quieres dejar las celdas.

4.10. Borrar celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continua-
ción decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a conti-
nuación...
Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar. Entonces aparecerá otro submenú.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los co-

mentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura
de la columna y la altura de la fila.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que

pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y
sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas
las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato de Celdas
estudiadas en el tema correspondiente.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas,

tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango

de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

31
 Borrar hipervı́nculos: Si seleccionas esta opción se borrará el enlace
pero el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá.
Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las
celdas seleccionadas y seleccionar Detener la creación automática de
hipervı́nculos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hi-
pervı́nculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda

a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el
contenido de la celda.

32
5. Referencias absolutas y relativas
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única
en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel
que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor
para utilizarlo en los cálculos.
Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las refe-
rencias relativas, ası́ que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las dife-
rencias entre ambos tipos de referencias.

5.1. Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guar-
dan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que
esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra
celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las re-
ferencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia
relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la
fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia
relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2
Ası́ de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de
una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente
imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1
y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda
A1 es multiplicado por 2.
 Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de
copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de refe-
rencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra
ası́ que, al momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán mo-
dificadas por Excel de manera automática.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la
fórmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa
la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda
B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenı́a la
fórmula original.

Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la

fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al
copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia
abajo y por lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino
solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde
tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento

de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la
formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen
muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

34
 Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa mo-
difica su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango
superior de su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al
momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la
cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

5.2. Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no per-
miten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias
permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el
sı́mbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene
una referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Ası́
que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente
imagen muestra el resultado de dicha acción:

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas

de la columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después
de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias

35
absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmu-
la haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos.
Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas,
tenemos una combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente
ejemplo.

5.3. Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas
como referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en
que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las refe-
rencias absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos
en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna

de precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2.
El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la
siguiente fórmula:
=B2*E2
Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos
el siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas

de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos

36
damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas
referencias, inclusive la que hacı́a referencia a la celda E2 que contiene el tipo
de cambio y por esta razón obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin im-
portar que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha
referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta.
En el momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos
hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo
de cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad
de modificar las fórmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia

relativa está en que la primera de ellas utiliza el sı́mbolo $ para hacer saber a
Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.

37
6. Los datos
Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos,
ya sean datos literales o fórmulas. En este tema, nos centraremos centrar en
algunas de las operaciones tı́picas que se pueden realizar sobre ellos.

6.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información
o recopilamos datos desde varios orı́genes diferentes, aparecen en nuestro li-
bro de trabajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la
frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayorı́a de las veces
no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adi-
cional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadı́sticas basadas
en los datos.
Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos
saber la media de edad, el cálculo se verı́a comprometido en el caso de que
un mismo trabajador apareciese varias veces.
Para eliminar filas duplicadas:

Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar,

de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpre-
tar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los
registros que se verán afectados por la comprobación

En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados.

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas,

puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.

6.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que
se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
Para aplicar una validación a una celda.
 Seleccionamos la celda que queremos validar.
Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde
ahı́ podremos escoger remarcar los errores con cı́rculos o borrar estos
cı́rculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación
de datos....
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos
en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el

dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero,
Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo,
si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda:
si el usuario intenta escribir un número decimal, aparecerá un mensaje de
error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción
Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y
8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de
valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la
lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos
valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

39
 En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se
muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos
de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que
queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.

6.3. Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos si-
guiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es
decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez,
siguiendo una jerarquı́a.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna
que queramos ordenar y, desde la pestaña Datos, usar los botones botones
ordenar botones ordenar de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordena-
ción sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta
opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto
afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por
ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como
la siguiente:

Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará
sólo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran
en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cómo se aplican los cambios.

40
 El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un crite-
rio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo siguiente
donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen

un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los
nombres de columna (columna A, columna B, ...).

Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según).

Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su
texto, el fondo o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z) o des-

cendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como:
lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando

Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos

41
ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan
el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los
datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente
por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones... que sirve pa-
ra abrir el cuadro Opciones de ordenación donde podremos especificar más
opciones en el criterio de la ordenación.

6.4. Buscar y reemplazar datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones ne-
cesitamos localizar un dato concreto en el libro. Para facilitarnos esta tarea
existe la herramienta de búsqueda. La encontraremos en la pestaña Inicio
¿Buscar y seleccionar.
Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite
introducir el dato que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra,

de entre las que contienen el valor introducido. Buscará a partir de donde

42
estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para
que busque en toda la hoja. Además, si tenemos varias celdas seleccionadas,
sólo buscará en ellas.
También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana
un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra
el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente
haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.
El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con op-
ciones extra. Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o
en todo el libro), si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto
(por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la op-

ción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L)
podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor
original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a
valores, también puede referirse a formatos. Por ejemplo, podrı́amos
buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y
reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para
destacarlos.

La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda

en concreto. La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos
entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van
visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo
el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

43
Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios,
Formato condicional, Constantes, Validación de datos, Selec-
cionar objetos que nos permiten seleccionar todas las celdas que con-
tengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las
fórmulas del documento, por ejemplo

44
7. Las funciones
Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su com-
prensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una
base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que
recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso, esta unidad es fundamental
para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel
2013 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis
de éstas ası́ como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil
cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de las
mismas.

7.1. Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que apare-
cerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre f uncion(argumento1; argumento2; ...; argumentoN )
Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo

=.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmu-

las o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C5)
 Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de
sus argumentos. El operador ”:”nos identifica un rango de celdas. Ası́ A1:C5
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C5. De esta manera,
la función anterior serı́a equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+B1+B2+B3+B4+B5+C1+C2+C3+C4+C5
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Ası́, hay funciones matemáticas, trigonométricas, es-
tadı́sticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos,
de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

7.2. Autosuma y funciones más frecuentes

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que faci-
litan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Auto-
suma boton autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma
más rápida.

46
 Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista des-
plegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valo-
res), Máx (obtiene el valor máximo) o Mı́n (obtiene el valor mı́nimo). Ademas
de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda
en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

7.3. Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asisten-
te. Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.

O bien hacer clic sobre el botón formulas fx de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2013 nos permite buscar la función que necesitamos escri-
biendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro
Buscar una función: y, a continuación, haciendo clic sobre el botón ir. De
esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categorı́a del cuadro combinado O seleccionar una cate-
gorı́a:; esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la
categorı́a elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros
de la categorı́a podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función
que deseamos haciendo clic sobre ésta.

47
 Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior
nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. Tam-
bién disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde
nos pide introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la
función que hayamos elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, gene-
ralmente, será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic
sobre el botón:
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja
de cálculo; a continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda
deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas
haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y,
sin soltar el botón, arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumen-
to. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el ter-
cero, y ası́ sucesivamente.

48
 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de
una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo ası́ el
valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la
función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3, la fórmula se
expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

7.3.1. Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresio-
nes. Por ejemplo, la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de
la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función
sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-
A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

49
 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente. Después, realizará la suma,
obteniendo ası́ 5 como resultado.

7.3.2. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función. De esta forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda.
Por ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la
combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará
primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre
el resultado de la suma y la celda B3.

7.4. Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las
funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un ”número de serie”. Pues bien, Excel llama número de serie
al número de dı́as transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir, coge la fecha inicial del sistema como el dı́a 0/1/1900 y,
a partir de ahı́, empieza a contar. En las funciones que tengan núm de serie
como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una
celda que contenga una fecha.

7.5. Funciones de texto

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de
los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones especı́ficas
para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

7.6. Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos pa-
ra trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de

50
51
funciones especı́ficas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sı́ una búsqueda. Cuando queremos encontrar
alguna información de algo, no buscamos directamente por lo que buscamos
pues lo desconocemos, sino que realizamos una búsqueda de una propiedad o
algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto fı́sico; si buscamos el no de
teléfono de un restaurante, buscamos en la guı́a de teléfonos por el nombre del
restaurante... Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos.
Por eso, buscamos por otros datos que sı́ conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para realizar búsquedas:

7.7. Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con informa-
ción y cálculos financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas
para crearte tu propia çaja de ahorros en casa”.
Todas estas funciones están agrupadas en la categorı́a de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos
ofrece Excel:

52
53
7.8. Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran aba-
nico de funciones de diferentes categorı́as que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capı́tulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorı́as.

7.8.1. Funciones matemáticas y trigonométricas

7.8.2. Funciones estadı́sticas

7.8.3. Funciones lógicas

7.8.4. Funciones de información

7.9. Controlar errores en funciones

Al igual que podı́amos definir condiciones de validación para los datos,
podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos, necesitaremos,

54
primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un
error sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocarı́a que apareciese
en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Compro-
bación de errores... dentro del grupo Auditorı́a de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con

opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna,
aparece su localización en el submenú.
En este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de erro-
res..., que realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin
desplegar el menú.
Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que
vemos en la imagen donde nos informa del tipo de error que se ha detectado
y, en ocasiones, nos ofrece una corrección.
La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que
con ella sepamos cuál es el problema y, pulsando Modificar en la barra de

55
fórmulas, la rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los
errores del libro, si es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este
error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.
El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde
evalúa la fórmula y nos informa de dónde se encuentra el error, si es en el
nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula.

7.9.1. Otras herramientas de Auditorı́a de fórmulas

En la pestaña Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.
barra de auditoria

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las

celdas involucradas en la fórmula.
- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula perte-
nece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú
Comprobación de errores.....
- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con
Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.
- Evaluar fórmula Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que mues-
tra la fórmula de la celda activa y sus resultados.

56
 - La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las
celdas.

7.10. Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas.
Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas.

7.10.1. Enlazar hojas de trabajo

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias
hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una
dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo ası́ dos conceptos:

el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo

es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos
hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los
datos y de las fórmulas, de si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de
referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se
encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.

7.10.2. Consolidar hojas de trabajo

El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto
de enlace que acabamos de ver. Se trata de entablar una relación entre varias
hojas de trabajo. Si quieres aprender más sobre cómo consolidar hojas de
trabajo.

57
8. Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la infor-
mación que más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y ası́ sacar conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros
gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en
color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha
ido bien o mal.
A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2013
respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo
manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda.

8.1. Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de
cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una
celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, pode-
mos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones. A continuación,
te describimos estas dos formas; en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas para el que deseas modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la
sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente,

la pestaña Fuente.
 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro
Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos.
- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la
lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre,
nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma
fuente en la pantalla que en la impresora, y que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos
están disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados

59
en el recuadro.
- Subrayado: Observa cómo la opción activa es Ninguno. Haciendo clic
sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás
que elegir un tipo de subrayado.
- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superı́ndi-
ce y Subı́ndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la
casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opcio-
nes de fuente que Excel 2013 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida.
Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él y, si no, se
aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.botón fuente. Para cam-
biar el tamaño también puedes utilizar los botones Fuente más grande o
más pequeña, que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic,
respectivamente.
- Cambiar los estilos:
N Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una
B.
K Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una
I.
S Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
- O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para
escoger uno.

8.2. Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir
los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

60
 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir, respecto de la anchura de las celdas.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
siguientes opciones:

61
 - GENERAL: Es la opción de Excel 2013 por defecto. Alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números
a la derecha y los textos a la izquierda.
- IZQUIERDA (Sangrı́a): Alinea el contenido de las celdas seleccio-
nadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa
cómo a la derecha aparece un recuadro Sangrı́a: que por defecto está a 0,
pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no
esté pegado al borde izquierdo de la celda.
- CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de
éstas.
- DERECHA (Sangrı́a): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa cómo a la
derecha aparece un recuadro de Sangrı́a: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado
al borde derecho de la celda.
- RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que
repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si
en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
- JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas selecciona-
das se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
- CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una
celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de
la siguiente celda en la selección que contiene datos.
- DISTRIBUIDO (Sangrı́a): El contenido se alinea a izquierda y dere-
cha y, además, trata de ocupar todo el espacio de la lı́nea vertical, separando
las palabras tanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas se-

leccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta
opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al
tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre
una de las siguientes opciones:
- SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
superior de éstas.
- CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto

62
a la altura de las celdas.
- INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de éstas.
- JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto
por la parte superior como por la inferior.
- DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se
solape con las colindantes. Si es necesario amplı́a el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para

que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ángulo: desde 90o en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90o
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2013 ajusta automáticamente la
altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explı́citamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste

no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visua-
lizar exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará la altura de la fila y el
contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente
de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

63
 Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se
unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido
de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente
del nuestro. Por ejemplo, árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán

modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida,
como:

Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos

situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Botones para la alineación vertical Los botones de alineación horizontal
(izquierda, centrado y derecha).
Ajustar textoLa opción para ajustar el texto en la celda que amplı́a la
celda si el texto no cabe.

El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que
formen una sola celda y, a continuación, nos centrará los datos. Pulsando
en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de
combinación.

8.3. Borde
Excel nos permite crear lı́neas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadien-
do bordes, seguir los siguientes pasos:

64
 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Borde.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de

cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

- Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

65
 - Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas se-
leccionadas.
- Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDA-
DO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá
que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de lı́nea.
- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic so-
bre la flecha de la derecha podrás elegir un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá mo-

dificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene repre-
sentado en éste.

En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del
botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más
bordes....

8.4. Rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo
para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos: formato
celdas
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

66
 4. Aparecerá la ficha de la derecha.

5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo

de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

- Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el
botón Sin Color.
- Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, ası́
como el color de la trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá mo-

dificar el relleno de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón (botón relleno), se sombreará la celda del
color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo.
En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha
del botón. Aquı́ no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que

67
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

8.5. Estilos predefinidos

Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos,
la mejor opción son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la
sección Estilos encontrarás los botones Dar formato como tabla y Estilos
de celda.

- Si vas a dar formato a las celdas, deberás seleccionarlas y pulsar el

botón Estilos de celda. Verás muchas opciones entre las que elegir. Al hacer
clic sobre una de ellas, el estilo se aplicará automáticamente.
Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una
celda formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado,
recupere el formato normal, sólo tendrás que elegir esta opción.

- Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, selecciónalas
y pulsa Dar formato como tabla. La forma de proceder es similar a la
anterior, elegirás de un listado el estilo que prefieras y se aplicará. La única
diferencia es que aparecerá un pequeño cuadro de diálogo para que selecciones
las celdas que quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si ésta
contendrá encabezados.
Una vez finalices el formateo, lo que habrás creado será una tabla, por
lo que aparecerá la pestaña Herramientas de tabla. Profundizaremos en
esta ficha y las distintas opciones que contiene posteriormente, en el tema
dedicado a las tablas.
Ambas opciones, los estilos de celda y el formato como tabla, tienen en
común que te permiten crear un Nuevo estilo. Si quieres aprender cómo

68
crear estilos de celda predefinidos

8.6. Copia rápida de formato

Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo más rápido
muchas veces es copiar el formato.
La forma de hacerlo es:

1. Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.

2. Luego, en la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar forma-

to (Botón de una escoba). Está situada en la categorı́a Portapapeles,
junto a las opciones para copiar, cortar y pegar.

3. Observarás que al pasar el cursor por la hoja de cálculo, el cursor tiene

el siguiente aspecto (una cruz y una escoba).

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar

el formato.

8.7. Formato de los valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la
celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de
los números.
- Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra
bajo la sección Número.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña

Número.
Elegir la opción deseada del recuadro Categorı́a:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

69
 Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo
de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Si quieres conocer las diferentes formas de cambiar un formato numérico,
es decir, de acceder a la ventana Formato de celdas

A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro

Categorı́a:, se elegirá de la lista una categorı́a dependiendo del valor intro-
ducido en la celda. Las categorı́as más utilizadas son:
- General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, deci-
males, números en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la
celda.
- Número: Contiene una serie de opciones que permiten especı́ficar el
número de decimales. También permite especificar el separador de millares y
la forma de visualizar los números negativos.
- Moneda: Es parecido a la categorı́a Número, permite especificar el
número de decimales. Se puede escoger el sı́mbolo monetario como podrı́a
ser $ y la forma de visualizar los números negativos.
- Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los sı́mbolos

70
de moneda y las comas decimales en una columna.
- Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores
de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
- Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede esco-
gerse entre diferentes formatos de hora.
- Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el
valor de la celda por 100 y se le asigna el sı́mbolo %, por ejemplo, un formato
de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15
- Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
- Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el número de decimales.
- Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso
si en el texto se encuentre algún número en la celda.
- Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el
código postal, el número de teléfono, etc.
- Personalizada: Aquı́ podemos crear un nuevo formato.
Además, en la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de
botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma
más rápid

8.8. El formato condicional

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda,
Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores
que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el
valor contenido en ella, etc.
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquı́ tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo
de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor
o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto
de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una
regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que
cumplan determinadas condiciones.

71
 Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que
vemos en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos

que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor,
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las
condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma, si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger

72
entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mı́nimo y
máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que con-
tengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo
donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la
condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la
letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las
condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de
las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el
formato condicional.

8.9. Los temas

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que
presenta un libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que
utilizará por defecto del documento al completo. Ésto no implica que no se
puedan personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendi-
do anteriormente, pero sı́ deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores
del tema al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el
tema.
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página,
en la sección Temas.Temas
Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que
más nos guste.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los
colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema
actual... para conservarlo y utilizarlo en otros documentos.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos
clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo,
allá donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente
lo que desearı́as, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones
Colores, Fuentes y Efectos.

73
74
9. Gráficos
9.1. Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo y facilita su interpretación.
En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más
sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos
dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el
gráfico. En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.

9.2. Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizare-
mos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres

que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáti-
camente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará
debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.
Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos
interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace
en la parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...
 Hacer clic en esa opción equivaldrı́a a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.

Aquı́ puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste
los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, He-
rramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro

de estas pestañas.

9.3. Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño,

76
encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el

siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Rango de datos del gráfico, debemos indicar el rango

de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la
imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger
los datos puedes escribir el rango o bien pulsar el botón selección de datos y
seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos
al eje horizontal (categorı́as) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que
hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo,
los gráficos de superficie) mientras que otros, en cambio, (como el que ves en
la imagen) se bastan con una sola.
Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar
el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de

77
celdas de las series o categorı́as. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos
Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las
pasa a categorı́as y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que
podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas
disponible en la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacı́as, abrirás un pequeño
cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no
tengan datos o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en
un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón
Aceptar.

9.4. Caracterı́sticas y formato del gráfico

En la pestaña Diseño podrás encontrar todas las opciones relativas al
aspecto del gráfico.
En la sección Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presen-
tación de los elementos del gráfico, o bien escoger un Diseño rápido. Estos
diseños rápidos incluyen aspectos como incluir un tı́tulo al gráfico, situar la
leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio
gráfico, etc.
Si, por ejemplo, escoges Lı́neas de la cuadrı́cula, podrás escoger entre
distintas opciones sobre las lı́neas a mostrar o la escala de valores a manejar.

78
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción
”Más opciones de...”.

Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a

partir de los botones que nos aparecen a la derecha de éste.

Si lo que quieres es desplazar los elementos, sólo deberás seleccionarlos

79
en el propio gráfico y colocarlos donde desees.
Excel 2013 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas
e intuitivas, ası́ que después de un par de pruebas con cada una de estas
opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el
provecho que puedes sacarle a estas caracterı́sticas.

En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo a tu gráfico rápida-

mente.
En función del tipo de gráfico que hayas insertado (lı́neas, barras, colum-
nas, etc.) te propondrá unos u otros.
Estos estilos de diseño incluyen distintas presentaciones que cambiarán su
aspecto, mediante la variación tanto de los colores como del estilo de algunos
de los elementos del gráfico.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato,

donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más
adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y
los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno
de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo
que más se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas
Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de
forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.

80
 Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo
el gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el
área de trazado, la leyenda, las lı́neas de división principales, etc.
Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento
que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de
Formato.

En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.

A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección.
Dependiendo del elemento seleccionado, podremos modificar unos aspec-
tos u otros. Por ejemplo, las lı́neas de división principales no tienen opción
de modificar el relleno, porque obviamente no se puede rellenar una lı́nea. En
cambio, la serie de datos sı́ que permite colorear el relleno, e incluso establecer
el grado de transparencia.
Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos
pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Ası́ recuperará el
aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.

Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que
contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, por lo que podremos utilizar
las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el
tipo de fuente, su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas
se comportarán de forma ı̈nteligente”. Por ejemplo, si tratamos de cambiar
el color de relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta botón
relleno, lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto al cuadro de
muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o lı́neas, es decir,
a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si
cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente
se modificará el de la leyenda.

9.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.

81
 Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de con-
troles que explicaremos a continuación:
Controles de gráfico Los controles cuadrados Cuadrado establecen el an-
cho y largo del objeto. Haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus
dimensiones.

Haciendo clic sobre uno o varios elementos del gráfico, aparecerán los
sı́mbolos circulares Cı́rculo. Una vez seleccionados, pulsando el botón derecho
del ratón podrás modificar las propiedades de estos elementos, tales como el
contorno o el relleno.
También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el
cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta forma Mover
podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.

9.6. Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
Selecciona el gráfico.
Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubi-
cación Mover gráfico.

82
 Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Mover gráfico

- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nue-

va. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no
podrás contrastar los datos númericos si la mantienes en una hoja aparte.
Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en
la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente.
Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo
en la posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta
por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico. Además, también puedes
mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra.

9.7. Los minigráficos

Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los mi-
nigráficos. Se trata de una funcionalidad de Excel 2013 que permite insertar
un pequeño gráfico representantivo en una única celda que repre-
sentará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una
ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la
cinta de opciones.Grupo Minigráficos

83
 Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de lı́nea, de columna y de
ganancia o pérdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herra-
mientas en la cinta: Herramientas para minigráfico. En ella, encontrarás
la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las
celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cam-
biarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o
remarcar determinados puntos (el más alto, el más bajo...).
A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible
borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como harı́amos con otro tipo de
contenido. Para proceder a borrarlo, debemos utilizar la opción Borrar que
se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico.
Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que aparezca
la barra y pulsaremos el botón Borrar.
Un detalle a tener en cuenta es que se ajusta automáticamente al tamaño
de la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo
debemos aumentar el ancho de la columna que lo contiene para darle más
ancho, o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que queremos
es cambiar el grosor de la lı́nea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus
herramientas de estilo.

84
10. Tablas de Excel
10.1. Introducción
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres
de los campos) y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como
una tabla de base de datos. De hecho, también se denominan listas de base
de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer
como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque, además de almacenar información, in-
cluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las tablas
tenemos:
- Ordenar los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
En versiones más antiguas de Excel, las tablas se denominaban Listas de
datos. Incluso es posible que, en algunos cuadros de diálogo, se refiera a las
tablas como listas.
En este tema profundizaremos sobre este tipo de tablas.

10.2. Crear una tabla

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacı́as) que queremos incluir
en la lista.
- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo
podemos hacer ahora.
 - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (reco-
mendado), activaremos la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
- Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones
aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio

de la tabla.

86
10.3. Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla, podemos teclear
directamente los nuevos valores en ella o bien podemos utilizar un formulario
de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la tabla es muy
grande.
Veamos un ejemplo: tenemos la siguiente tabla con información de nues-
tros amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario
escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla

para que esté activa y pulsar en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones,
vamos a añadirla a la Barra de acceso rápido. Para ello, nos dirigiremos al
menú Archivo ¿Opciones ¿Personalizar Cinta, y pulsaremos Agregar el icono
Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.

Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

87
 Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos

sobre el registro y luego rectificamos los datos que queramos (para despla-
zarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación). Si nos
hemos equivocado y no queremos guardar los cambios, hacemos clic en el
botón Restaurar; si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo. Excel
se posicionará en un registro vacı́o en el que sólo nos quedará rellenarlo y
pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar , respectivamente.
Después de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco,
por si queremos insertar varios registros. Una vez agregados los registros,
haremos clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él, podemos utilizar los bo-
tones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro con-
creto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios,
con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda. Es
similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece
la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nom-
bre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel

88
vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

10.4. Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar
un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos de-
ben permanecer en la misma posición. Ası́ que sólo podremos aumentar y
disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando
o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar

introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última
celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la ta-
bla, podemos hacerlo desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También
desde el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda,

y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible

89
en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eli-

minamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos
SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los
datos en la hoja, entonces pulsamos Convertir en rango en la pestaña de
Diseño de la tabla.

10.5. Estilo de la tabla

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resul-
te elegante es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la
pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros

aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o
se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

90
 Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y
fondo, fondo condicional, etc. igual que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones

Primera y Última columna.

10.6. Ordenar una tabla de datos

Para ordenar los datos de una tabla, lo haremos de la misma forma que
ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones
botones ordenar botones ordenar situados en la pestaña Datos, o bien desde
el botón Ordenar.
La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la
ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas
completas.
Pero además, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos
que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos, se
despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación,
ası́ como la posibilidad de ordenar por colores.
La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla,
que alterna el color de las filas entre blanco y azul, sino que afecta a las que
han sido coloreadas de forma explı́cita, para destacarlas por algún motivo.

91
10.7. Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar una lista no es ni más ni menos que, de todos los registros almace-
nados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio
fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro).

Utilizando filtros avanzados.

10.7.1. Utilizar el Filtro

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas
a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la
pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos apa-
rece un menú desplegable como éste, donde nos ofrece una serie de opciones
para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros
que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas ’desaparecerán’ de la
tabla.
Otra opción es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú,
donde se despliegan una serie de opciones:

92
93
 En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos
condiciones de filtro de texto y exigir que se cumpla una condición o las
dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos y, si se
cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa
posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que
puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Ape-

llido tenga una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable
cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción
(Seleccionar Todo). Ası́, reaparecerán todos los registros de la lista. También
podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

10.7.2. Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja,
utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente, deberemos
tener en la hoja de cálculo unas filas donde indicaremos los criterios del
filtrado.
Si deseas saber más sobre cómo definir criterios de filtrado, haz clic aquı́
.
filtro avanzado Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsare-
mos en Filtro avanzado en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos.

94
 - Rango de la lista: Aquı́ especificamos los registros de la lista a los
que queremos aplicar el filtro.
- Rango de criterios: Aquı́ seleccionamos la fila donde se encuentran
los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro
lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar. En este caso, rellenaremos
el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del
filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros

(filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú
Datos - Filtro - Mostrar todo.

10.8. Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla, nos
estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de
los campos de la lista.
Por ejemplo, si tenemos una lista de niños con los campos nombre, direc-
ción, localidad y edad, podemos obtener un resumen de la edad media de los
niños por localidad.
En otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de
vehı́culos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total
de cada marca.

95
 Para agregar los subtotales automáticamente, debemos situarnos sobre
una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las
Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una
lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los

esquemas que ya vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema
siguiente.

96
11. Las tablas dinámicas
11.1. Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, aten-
diendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble
entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica por-
que nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengáis conocimientos de Access, es lo más parecido a
una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos
que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artı́culos del al-
macén, con el número de referencia y el mes de compra. Además, sabemos
la cantidad comprada y el importe del mismo.
 Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artı́culo en cada mes.
Para ello, vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica.

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde

aquı́ podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango

de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podrı́amos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango,
debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las
cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

98
 Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los
datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta, podrı́amos contruir una tabla dinámica con la si-
guiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada Re-
ferencia en cada Mes.

99
 Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo, deberı́amos arrastrar el campo REF a Rótulos de fila,
el campo MES a Rótulos de columna y, finalmente, el campo IMPORTE a
la sección Valores.

Tras realizar la tabla dinámica, este serı́a el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente: en

los rótulos de fila tenemos las referencias, en los rótulos de columnas tenemos
los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica, nos aparece la pestaña Analizar:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, ası́ que, en cualquier momen-
to, podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la
tabla y obtener otros resultados sin apenas esfuerzo.

100
 Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, ob-
tendrı́amos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma. Al añadir varios cam-

pos en la sección Valores, el rótulo Valores aparecerá en una de las secciones
de rótulos. Si te aparece en Etiquetas de columna, despliega la lista asociada
a él y selecciona la opción Mover a etiquetas de fila.

101
11.1.1. Eliminar una tabla dinámica
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la
tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

11.2. Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra caracterı́stica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los re-
sultados y ası́ visualizar únicamente los que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es im-
portante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acom-
pañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Etiquetas de columna,

nos aparece una lista como la que vemos en la imagen, con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos

102
para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las
opciones; en este caso, todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses des-
aparecerán de la tabla, pero no se pierden; en cualquier momento, podemos
visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar
todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Acep-
tar. Para cerrar sin conservar las modificaciones, pulsaremos Cancelar.
Aplicando el filtro a varios campos, podemos formar condiciones de fil-
trado más complejas. Por ejemplo, podemos seleccionar ver los articulos con
referencia 1236 de Abril.

11.3. Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales
con sumatorio. Puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras, como
pueden ser sacar el máximo o el mı́nimo, el promedio, etc.
Para hacer esto, debemos situarnos en cualquier celda de la zona que
queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón. Nos aparece
un menú emergente con diferentes opciones, entre las que debemos escoger la
opción Configuración de campo de valor... Nos aparece un cuadro de diálogo
como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo, podemos escoger cómo queremos hacer el re-
sumen: mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón Configuración
de campo de la pestaña Analizar.

11.4. Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica, deberemos hacer clic
en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Analizar.
Podemos cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos
agrade más o nos convenga más, según los datos que tengamos.
Al pulsar este botón, se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico.
Allı́ deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que
se vio en el tema de gráficos.

103
104
12. Glosario
El texto de este árticulo está en Español (de España), y algunas palabras
varı́an para nuestra forma coloquial e incluso algunas de ellas se utilizan
directamente del idioma Inglés. Acá se muestra un listado de las palabras y
su uso en nuestro idioma.

Cinta de opciones: Toolbar

Ordenador: Computadora

Ratón: Mouse