GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

11. HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y

competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se
encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se
alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el
desempeño laboral del colaborador en la organización.

NOTA 1 Generalmente esta documentación es administrada y conservada por la sección de la organización

encargada de la gestión del talento humano, o la que haga sus veces.

NOTA 2 El Departamento Administrativo de la Función Pública emitió el Decreto 1145 de 2004, mediante el cual
establece el formato único de hoja de vida para el sector público y junto con el Archivo General de la Nación emitió
la Circular nro. 004 de 2003, donde presenta los requisitos tanto de los documentos que se deben incluir en las
historias laborales de los funcionarios públicos, como el orden en que se deben organizar. Para mayor información
consultar este documento.

11.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y
relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato o
formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede conservarse en forma física
o digital o ambas. A continuación se presentan sugerencias sobre el contenido de esta hoja de
vida corporativa.

11.1.1 Para su presentación, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del capítulo 4
de esta guía que sean aplicables a este tipo de documento.

11.1.2 Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.

11.2 PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

11.2.1 Identificación del documento

La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida
y centrada.

11.2.2 Nombre

Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa
se escriba con mayúscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y
nombres, con el fin de ordenar estos documentos alfabéticamente.

11.2.3 Datos básicos

Incluyen número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento,

género, estado civil, número de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.

11.2.4 Información laboral

Se recomienda incluir datos como a cuáles entidades está afiliado en fondo de pensiones,
promotora de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente. Otros datos que
posiblemente resultan relevantes para la organización pueden ser las visas con las que cuenta,
para cuáles países y su vencimiento, y otros pertinentes a la actividad u objeto de la
organización.

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También se recomienda incluir la fecha de ingreso a la organización, así como la sucursal, filial
o regional en la que labora, si es del caso, el estatus activo o inactivo del colaborador y el tipo
de vinculación con la organización (temporal, indefinida, entre otros).

11.2.5 Información académica

En esta información se incluyen los títulos académicos (técnico, tecnológico, profesional,

maestría, doctorado o posdoctorado, según sea el caso), así como las fechas en que se obtuvo
el o los títulos, del más reciente al más antiguo. Igualmente, la institución educativa en donde
se graduó, el título académico obtenido, la fecha de graduación, país y ciudad.

También se incluyen los estudios complementarios, como cursos, seminarios o congresos a los
que haya asistido, con el nombre, duración, institución, ciudad o municipio y fecha. Se
recomienda relacionarlos en orden cronológico, desde el más reciente al más antiguo. Se
sugiere también registrar el o los idiomas que maneja, así como el nivel de desarrollo en las
habilidades básicas del idioma.

Se recomienda a la dependencia responsable solicitar los soportes para que esta información
se mantenga actualizada.

11.2.6 Experiencia laboral

Se recomienda presentar esta información de manera cronológica desde la más reciente a la

más antigua.

Para la presentación, se sugiere consignar los datos en el siguiente orden: nombre de la

empresa, cargo y funciones desempeñadas, fecha de ingreso y fecha de retiro.

En cuanto a los cargos actuales dentro de la organización, se recomienda incluir, las

responsabilidades, el jefe inmediato y el tiempo de desempeño.

11.2.7 Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios

Se recomienda presentar esta información, desde la más reciente a la más antigua y como se
describe a continuación: título de la investigación, publicación o premio; fecha de publicación o
premiación, y nombre de la entidad que auspició, si es el caso.

12. SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.

12.1 CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN

Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.

12.1.1 Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la
organización.

12.1.2 Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

12.1.3 Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas (véase el
numeral 12.5), con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.

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