UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE

LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN
EDUCATIVA CON ORIENTACIÓN EN MEDIO AMBIENTE

TRABAJO DE GRADUACIÓN

INFORME FINAL DE EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

REALIZADO EN LA COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA
16-02-06, SANTA CRUZ VERAPAZ, ALTA VERAPAZ

WENDY DALILA CHOC LÓPEZ

COBÁN, ALTA VERAPAZ, SEPTIEMBRE DE 2 015

 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN
EDUCATIVA CON ORIENTACIÓN EN MEDIO AMBIENTE

TRABAJO DE GRADUACIÓN

INFORME FINAL DE EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

REALIZADO EN LA COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA
16-02-06, SANTA CRUZ VERAPAZ, ALTA VERAPAZ

WENDY DALILA CHOC LÓPEZ

COBÁN, ALTA VERAPAZ, SEPTIEMBRE DE 2 015

 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE
LICENCIATURA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN
EDUCATIVA CON ORIENTACIÓN EN MEDIO AMBIENTE

TRABAJO DE GRADUACIÓN

INFORME FINAL DE EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

REALIZADO EN LA COORDINACIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA
DEL DISTRITO ESCOLAR 16-02-06 DE SANTA CRUZ VERAPAZ,
ALTA VERAPAZ

PRESENTADO AL HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO DEL

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE

POR

WENDY DALILA CHOC LÓPEZ

CARNÉ 2008-40494

COMO REQUISITO PREVIO A OPTAR AL TÍTULO DE

LICENCIADA EN PEDAGOGÍA Y ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
CON ORIENTACION EN MEDIO AMBIENTE

COBÁN, ALTA VERAPAZ, SEPTIEMBRE DE 2 015.

 AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

RECTOR MAGNÍFICO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

CONSEJO DIRECTIVO
PRESIDENTE Lic. Zoot. M.A. Fredy Giovani Macz Choc

SECRETARIA Lcda. T.S. Floricelda Chiquin Yoj

REPRESENTANTE DE DOCENTES Ing. Geol. César Fernando Monterroso Rey

REPRESENTANTE EGRESADOS Ing. Agr. Julio Oswaldo Méndez Morales

REPRESENTANTES ESTUDIANTILES P.E. M. César Oswaldo Bol Cú

Br. Fredy Enrique Gereda Milián

COORDINADOR ACADÉMICO
Lic. Zoot. Erwin Gonzalo Eskenasy Morales

COORDINADOR DE LA CARRERA
Lic. Álvaro Heriberto Xoy Reyes

COMISION DE TRABAJOS DE GRADUACIÓN

COORDINADOR : Lic. Otto Francisco Sierra Macz

SECRETARIO : Lic. Gerardo López Tecú

VOCAL: Lic. Juan Gabriel Cal Suram

REVISOR DE REDACCIÓN Y ESTILO

Lic. Juan Gabriel Cal Suram

REVISOR DE TRABAJOS DE GRADUACIÓN

Lic. Gerardo López Tecú

ASESORA
Lcda. Iris Josefina Olivares Barrientos
 RESPONSABILIDAD

“La responsabilidad del contenido de los trabajos de graduación es del

estudiante que opta al título, del asesor y del revisor; la Comisión de
Redacción y Estilo de cada carrera, es la responsable de la estructura y la
forma.”
Aprobado en punto SEGUNDO, inciso 2.4, subinciso 2.4.1 del Acta No.
17-2012 de Sesión extraordinaria de Consejo Directivo de fecha 18 de julio
del año 2012.
 DEDICATORIA A

Dios por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso
que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber
puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte
y compañía durante todo el periodo de estudio.

Mi madre por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus
valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una
persona de bien, pero más que nada, por su amor y comprensión.
 AGRADECIMIENTOS A

Dios por protegerme durante todo mi camino, darme fuerzas para

superar obstáculos y dificultades a lo largo de toda mi vida y
por ser mi principal sustento.

Mi madre que con su demostración de una madre ejemplar me ha

enseñado a no desfallecer ni rendirme ante nada y siempre
perseverar a través de sus sabios consejos.

Mi familia por brindarme su apoyo incondicional y demostrarme siempre

su cariño.

Licenciados que fueron mis docentes y compartieron su conocimiento

Y Licenciadas en el desarrollo de mi formación profesional, gracias por su
tiempo y su valiosa guía.
 ÍNDICE GENERAL
RESUMEN vii
INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS 3

CAPÍTULO 1
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE PRÁCTICA
1.1 Localización geográfica 5
1.2 Reseña historia 5
1.3 Servicios que presta 7
1.4 Administración 8
1.5 Situación Socioeconómica 10
1.6 Recursos 11
1.7 Filosofía de la institución 13
1.7.1 Visión 13
1.7.2 Misión 14
1.7.3 Valores 14
1.8 Debilidades y fortalezas encontradas 14
1.9 Técnicas utilizadas para la realización del
diagnostico 15
1.10 Análisis y priorización de problemas 15
1.11 Estimación de priorización de problemas 18

CAPÍTULO 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1 Programa de servicio 19

2.1.1 Revisión y recepción de boletas conteo rápido 19
2.1.2 Revisión y recepción estadística inicial 19
2.1.3 Redacción de correspondencia oficial 20
2.1.4 Recepción y entrega de papelería en Dirección
Departamental de Educación 20
2.1.5 Entrega de textos a los establecimientos del nivel
primario 21
2.1.6 Recepción y revisión de expedientes de sexto
primaria, tercero básico y quinto bachillerato 21
2.1.7 Apoyo en la realización de asambleas generales
con docentes 22
2.1.8 Organización de concursos realizados a nivel

i
 distrito en fiestas patrias 22
2.1.9 Recepción de boletas estadística final 23
2.2 Programa de docencia 23
2.2.1 Realización de taller sobre aspectos técnico
pedagógicos para directores de todos los niveles 23
2.2.2 Apoyo en la realización del taller con el tema
Seguridad alimentaria nutricional 24
2.2.3 Apoyo en la realización del taller con el tema:
Llenado de libros de caja y almacén de los
programas de apoyo 25
2.2.4 Taller y entrega técnicas de registros y controles
administrativos en formato digital (CD) 25

CAPÍTULO 3
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

3.1 Programa de servicio 27

3.1.1 Revisión y recepción de boletas conteo rápido 27
3.1.2 Revisión y recepción de documentos estadística
inicial 27
3.1.3 Redacción de correspondencia oficial 28
3.1.4 Recepción y entrega de papelería en Dirección
Departamental de Educación 29
3.1.5 Entrega de textos a los establecimientos del nivel
primaria 29
3.1.6 Recepción y revisión de expedientes de sexto
primaria, tercero básico y quinto bachillerato 29
3.1.7 Apoyo en la realización de asambleas generales
con docentes 30
3.1.8 Organización de concursos realizados a nivel
distrito en fiestas patrias 31
3.1.9 Recepción de boletas estadística final 31
3.2 Programa de docencia 32
3.2.1 Realización de taller sobre aspectos técnico
pedagógicos para directores de todos los niveles 32
3.2.2 Colaboración en la realización de talleres sobre
seguridad alimentaria nutricional y sobre el llenado
de libros de caja y almacén de los programas de
apoyo 32
3.2.3 Taller y entrega técnica de registros y controles
administrativos en formato digital (CD). 33

ii
 CAPÍTULO 4
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
4.1 Título de la investigación 35
4.2 Introducción 35
4.3 Planteamiento del problema 36
4.4 Justificación 36
4.5 Objetivos 37
4.6 Marco Referencial 38
4.7 Marco teórico o conceptual 39
4.7.1 Administración 39
4.7.2 Administración educativa 39
4.7.3 Etapas de la administración educativa 40
4.7.4 Acuerdo gubernativo numero M de. E 3-70
Reglamento sobre Organización y Funcionamiento
de los Archivos Escolares 41
4.7.5 Registros y controles administrativos 42
4.7.6 Registros Administrativos 42
4.7.7 Registros escolares 45
4.7.8 Controles administrativos 45
4.7.9 Clases o tipos de controles 45
4.7.10 Correspondencia oficial 46
4.8 Metodología 49
4.9 Variables 50
4.10 Diseño utilizado 52
4.11 Sujetos y universo 52
4.12 Instrumentos 52
4.13 Análisis y discusión de resultados de la investigación 52
CONCLUSIONES 61
RECOMENDACIONES 63
BIBLIOGRAFÍA 65
ANEXOS 67

ÍNDICE DE FOTOGRAFÍAS

1 Taller sobre manejo de libros de almacén y caja de gratuidad 69

2 Entrega Técnica de registros y controles administrativos
formato digital 69
3 Concurso de dibujo y pintura, juegos florales 2 013 70
4 Visita a E.O.R.M. Caserío Chiquiguital 70

ÍNDICE DE GRÁFICAS

1 Libros de registros y controles más utilizados en los

establecimientos públicos del Distrito Escolar 16-02-06 de

iii
 Santa Cruz Verapaz 53
2 Registros y controles generales más usados 54
3 Registros y controles que utilizan los directores hacia los
docentes 55
4 Registros y controles utilizados por los directores hacia los
alumnos 56
5 Registros y controles que utilizan los docentes dentro del aula 57

ÍNDICE DE TABLAS
1 Análisis de problemas 16
2 Priorización de problemas 17
3 Operacionalización 51
4 Registros y controles administrativos menos utilizados por los
directores y docentes del distrito escolar 16-02-06 58
5 Causas por las que directores y docentes no utilizan registros y
controles 59

ÍNDICE DE IMÁGENES
1 Croquis Área Urbana Santa Cruz Verapaz 71
2 Plano CTA Distrito Escolar 16-02-06 72

iv
 LISTADO DE ABREVIATURAS Y SIGLAS

CTA Coordinador Técnico Administrativo

DIDEDUC Dirección Departamental de Educación
EORM Escuela Oficial Rural Mixta
CNB Currículo Nacional Base

v
vi
 RESUMEN

El Ejercicio Profesional Supervisado es indispensable en la formación de los

alumnos de la Carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
con Orientación en Medio Ambiente, por lo tanto se realizó el proceso formal que
tuvo una duración de ocho meses.

La Coordinación Técnico Administrativa 16-02-06 del municipio de Santa

Cruz Verapaz, Alta Verapaz fue la institución que abrió sus puertas para realizar
dicho proceso, el cual se inició con la etapa de diagnóstico; en la que se pudo,
observar, recopilar datos relevantes de la institución, colaborar, adaptarse al
ambiente e identificar fortalezas y debilidades.

Durante todo el proceso se realizó el programa de servicio, estando a

disposición de las instrucciones del Coordinador Técnico Administrativo y
brindando atención a los docentes, directores y comunidad educativa en general
que demandan los servicios de la institución.

En el programa de docencia, se organizaron talleres de capacitación y se

apoyó en la realización de los mismos, se utilizó como recursos: una
computadora, cañonera, micrófono y equipo de amplificación.

Debido a los problemas detectados, la investigación se enfocó en el tema:

Manejo de los registros y controles por parte de los directores de los
establecimientos del distrito escolar de Santa Cruz Verapaz, se utilizaron guías
de observación y entrevistas para identificar las causas de la problemática. Se
analizaron los datos obtenidos y se realizó la presentación de los resultados.

vii
 De acuerdo a los resultados obtenidos se presentó la propuesta de crear una
recopilación y creación de modelos: Registros y controles administrativos
generales, escolares, programas de apoyo, legislación educativa,
correspondencia oficial y guía de procedimientos a seguir. Se realizó un taller en
el que se entregó a cada director en formato digital (CD) la información
recopilada. Se explicó el modo de uso y el contenido del disco.

Se logró comprender la importancia de las buenas relaciones humanas en el

servicio a la población, por medio de la práctica de valores éticos y
profesionales. Aprender cada uno de los procedimientos administrativos a seguir
ante diferentes situaciones presentadas y la aprobación por parte de los
directores del proyecto realizado.

Por todo lo anterior se recomienda realizar el Ejercicio Profesional

Supervisado de manera responsable y demostrar la capacidad personal en la
aplicación de conocimientos adquiridos durante la formación académica en
conjunto con la práctica realizada.

viii
 INTRODUCCIÓN

El Centro Universitario del Norte de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, contempla en el pensum de estudios de la carrera de Licenciatura
en Pedagogía y Administración Educativa con Orientación en Medio Ambiente,
la realización del Ejercicio Profesional Supervisado, proceso que se realizó en la
Coordinación Técnico Administrativa 16-02-06 del municipio de Santa Cruz
Verapaz, Alta Verapaz, con el propósito de apoyar las actividades técnicas
pedagógicas y administrativas, poner en práctica habilidades, destrezas y
conocimientos para la resolución de problemas presentados.

El trabajo presenta la información recabada durante la realización del

ejercicio, al combinar la investigación con las experiencias vividas. Se estructura
en 4 capítulos, cada capítulo contiene la descripción de las actividades
realizadas en los diferentes programas.

En el capítulo 1, se presenta la descripción general de la unidad de práctica,

la información recabada sobre el aspecto físico en cuanto a las instalaciones, su
ubicación, historia, organización, los recursos disponibles, misión, visión, las
fortalezas y amenazas encontradas, durante el diagnóstico realizado.

En el capítulo 2, se podrá encontrar la descripción de las actividades

realizadas durante todo el proceso, entre ellas: actividades en el programa de
servicio y de docencia. Se hizo énfasis en el objetivo, metodología, recursos y
los participantes. Se incluyen también datos adicionales de cada actividad.
2

En el capítulo 3, se dan a conocer el análisis, interpretación y discusión de

los resultados obtenidos durante el proceso, en el cual se incluyen actividades
de servicio como: recepción de documentos, revisión de estadísticas, y
expedientes, redacción de correspondencia oficial y organización de actividades
culturales. Se incluyen también actividades de docencia como: organización y
apoyo en la realización de talleres de capacitación pedagógica como
administrativa para directores y docentes.

En el capítulo 4, se encuentra el desarrollo de la investigación realizada, sus

objetivos, definición de las variables, diseño utilizado, procedimientos a seguir, el
análisis y discusión de resultados.

Por último se encuentran conclusiones, recomendaciones y la bibliografía

consultada; se comprendió que el ejercicio profesional supervisado es una etapa
fundamental en la formación de nuevos profesionales.
 3

OBJETIVOS

General

Fortalecer los procesos administrativos y técnicos pedagógicos de la

Coordinación Técnico Administrativa del distrito escolar 16-02-06 de Santa
Cruz Verapaz a través del servicio, docencia e investigación de problemas
que afectan a la comunidad educativa, para brindar una asistencia técnica de
calidad.

Específicos

Apoyar en la realización de actividades administrativas dentro y fuera de

la Coordinación Técnico Administrativa por medio de la aplicación de valores
humanos y profesionales, para garantizar un servicio eficiente.

Mejorar la acción docente en el distrito escolar por medio de talleres de

capacitación, que permitan generar nuevos conocimientos pedagógicos y
administrativos.

Determinar los factores que inciden en el incumplimiento de los procesos

administrativos y el manejo de registros y controles por parte de los
directores de los establecimientos, por medio de una investigación de campo
para fortalecer y corregir los procesos realizados por los directores.

Fortalecer el conocimiento de los directores y docentes en cuanto al

manejo de registros y controles brindándoles modelos digitales para mejorar
4

los procesos administrativos que se realizan en cada establecimiento del

distrito escolar 16-02-06.
 5

CAPÍTULO 1
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE PRÁCTICA

1.1 Localización geográfica

La Coordinación Técnico Administrativa 16-02-06 está ubicada en

el Barrio Santa Cruz Zona 4, Calle al Calvario, Santa Cruz Verapaz,
A.V. (Ver anexo croquis de ubicación).

Los límites territoriales del municipio de Santa Cruz Verapaz son: Al

Norte el municipio de Cobán; al Sur con el municipio de San Miguel
Chicaj del Departamento de Baja Verapaz; al Este con el municipio de
Tactic y al Oeste con el municipio de San Cristóbal Verapaz.

Está ubicado en latitud Norte a 15º 22’ 25’’ y, longitud Oeste en

90º25’50’’; cuenta con una extensión territorial de 48 Km 2, con
densidad poblacional de 396 personas por Km2.

1.2 Reseña Histórica

“Según documentos y fuentes verídicas la historia de la

Coordinación Técnica Administrativa del Distrito Escolar 16-02-06
del municipio de Santa Cruz Verapaz cuenta que hasta el año 1,990
Tactic, San Cristobal y Santa Cruz Verapaz trabajaban
colectivamente; a esta asociación se le conocía con el nombre de
Socio Educativo Rural, con sede en Tactic.

A partir de 1,990 cada municipio comenzó a trabajar de manera

individual y se le denomino como Coordinación Educativa Municipal,
el primero en ocupar el puesto de Coordinador Educativo en el
municipio de Santa Cruz Verapaz, fue el Profesor Carlos Enrique
Parra Gutiérrez.
6

El 20 de febrero de 1,991 se le denomino Unidad de

Coordinación Educativa y fue dirigida por el Profesor Oscar Ventura
Tzac. El 3 de septiembre de 1,992 fungió el puesto de Supervisor
Educativo el Profesor Cesar Oswaldo Alonzo, quien renuncia por
jubilación el 2 de septiembre de 1996, para luego tomar posesión del
cargo el Licenciado Adolfo Valdez quien era Coordinador Técnico
Pedagógico.

El 10 de enero de 1997 tomo el cargo el Licenciado Carlos

Enrique López; en el mes de julio del año 2,003 tomo el puesto la
Profesora Clara Luz Alvarado. Durante este tiempo la Coordinación
Técnica Administrativa funcionaba atrás del parque central en
oficinas municipales.

En enero de año 2,004 – 2,009 por elección de asamblea del

gremio magisterial se le acredita el cargo de la Coordinación Técnica
Administrativa al Profesor Selvin Neftalí Zepeda Leal, quién gestionó
que las instalaciones antiguas de la escuela de párvulos que
estaban en desuso, fueran utilizadas como sede de la Coordinación
Técnica Administrativa.

En enero del año 2,010 por una orden emanada directamente de

la Dirección Departamental de Educación, queda a cargo del puesto
el Profesor Nery Alberto Chiquín Paredes, quien contaba con el
apoyo del Lic. Armando Audilio Pop Cucul, como Coordinador
Técnico Pedagógico; la Licda. Delmy Damariz Choc López, como
Técnico Auxiliar y la Secretaria Blanca Elizabeth Jor Caál.

En el mes de julio del año 2,011, pasó a cargo de la

Coordinación Técnica el Licenciado Armando Audilio Pop Cucul, la
Licenciada Delmy Choc era Coordinadora Técnica Pedagógica y
como Auxiliar el Profesor Carlos Caál; Seguidamente en julio del
2,012 tomó posesión el Profesor Luis Alberto López Lara quien
renunció al cargo en marzo de 2,013, en mayo de 2,013 toma el
puesto el Licenciado José Antonio Veliz Chen quien actualmente
funge como Coordinador Técnico Administrativo sin el apoyo de
ningún docente reubicado dentro de la coordinación, cumpliendo así
las órdenes de la Dirección Departamental de Educación.”1

1
Coordinación Técnica Administrativa 16-02-06, Reseña histórica de la Coordinación Técnica
Administrativa 16-02-06 Versión Corregida, (Santa Cruz Verapaz; Coordinación Técnica
Administrativa, 2 013).
 7

1.3 Servicios que presta

La Coordinación Técnico Administrativa funciona específicamente

para atender las necesidades de los maestros de los establecimientos
a su cargo, además de las distintas personas que visitan por alguna
información, confrontación o solicitudes.
El Distrito Escolar 16-02-06 cubre el sector público y el sector
privado, en los niveles 41 Centros Oficiales de Preprimaria Bilingüe
(COPB) Anexas a otras escuelas con dieciocho establecimientos (18),
nivel 42 Escuelas de Párvulos siete (7) en el sector Oficial y una (1) en
el sector privado. En el nivel 43 Escuelas Oficiales de Primaria se
encuentran treinta y uno (31) y dos (2) colegios que brindan el servicio.
En el nivel 45 se encuentran 1 Instituto Nacional de Educación Básica
(INEB), un (1) Instituto Básico por Cooperativa y seis (6)
Telesecundarias. En el nivel 46 solamente se cuenta con un
establecimiento el Instituto Nacional de Educación Diversificada (INED)
que brinda a la población, la carrera de Bachillerato en Ciencias y
Letras con Orientación en Computación.

Se cubre el área urbana con seis (6) establecimientos en los

distintos niveles, sesenta y uno (61) establecimientos en el área rural
también en los distintos niveles de educación.

La Coordinación Técnico todos los años realiza capacitaciones

para maestros de los distintos niveles con el propósito de que el
Currículo sea utilizado debidamente, principalmente se realizan talleres
de exposición de material didáctico para las áreas de Matemáticas y
Comunicación y Lenguaje.

También se encarga de la recepción de estadísticas de inscripción

inicial y cuadros de resultados finales de cada establecimientos según
8

los niveles, brindar información a directores de actividades y papelería

requeridas por la Dirección Departamental de Educación.

1.4 Administración

1.4.1 Planeamiento

El planeamiento es una etapa importante en el proceso

administrativo; dentro de la Coordinación Técnico se planifican
cada una de las actividades a realizar, se utilizan distintos
formatos según sea el caso.

En cada establecimiento se entregan planificaciones de

actividades en formato mensual y anual, los elementos que
contiene son: competencia, contenidos, indicadores de logro,
recursos, técnica e instrumento de evaluación, todo esto
basado principalmente en el Currículo Nacional Base (CNB).

1.4.2 Organización

El distrito escolar 16-02-06 en primer lugar está dirigido por

el Ministerio de Educación, seguidamente por la Dirección
Departamental de Educación de Alta Verapaz. El Coordinador
Técnico Administrativo es el encargado de dicho distrito; a su
cargo tiene a los directores de cada establecimiento del sector
público, seguidamente se encuentran los docentes y consejos
educativos, padres de familia, alumnos, gobierno escolar y
personal operativo.

1.4.3 Dirección

El coordinador Técnico Administrativo de realiza reuniones

mensuales o quincenales con los directores de los distintos
establecimientos, con el fin de orientar cada una de las
 9

actividades planificadas. Se cuenta con una cartelera

informativa para avisos importantes a docentes, y un
planificador mensual interno, donde se establecen las
actividades más importantes de cada mes y la fecha específica
en la que se debe realizar.

Se utiliza la comunicación escrita por medio de oficios y

circulares, de los cuales se lleva un registro dentro de la
oficina.

1.4.4 Control

En la Coordinación Técnico se maneja una variedad de

controles y registros, entre ellos están: registro de asistencia de
directores y maestros convocados a reunión o capacitación,
registro de certificaciones de trabajo del Instituto Guatemalteco
de Seguridad Social (IGSS), libros de actas propios de la
coordinación, conocimientos e inventarios.

Se cuenta con un archivo de hojas de datos personales

(hojas kardex) actualizados de todos los docentes del distrito;
para facilitar el trámite de cualquier tipo de papelería requerida,
los cuadros de estadística inicial de cada establecimiento,
cuadros de estadística final y programas de apoyo que
benefician a cada escuela.

Internamente se crean expedientes administrativos para un

mejor control de actividades y brindar un buen servicio a los
usuarios, entre ellos se encuentran: documentos enviados,
documentos recibidos, documentos pendientes de entregar, y
documentos pendientes de resolver.
10

El Coordinador Técnico Administrativo del distrito es el

encargado de supervisar los centros educativos por medio de
visitas periódicas, con el objetivo de verificar el cumplimiento
de las actividades planificadas.

1.5 Situación socioeconómica

La situación económica de los usuarios (maestros, padres de

familia y otros) es media ya que con los sueldos que el Estado brinda,
se puede vivir dignamente con las prestaciones de ley y la dignificación
al magisterio nacional.

La mayoría de personas cuentan con vivienda propia en el

municipio de Santa Cruz Verapaz, también hay maestros provenientes
de Cobán, San Cristóbal y Tactic.

La población está dividida en dos grupos étnicos principales;

Mestizo e indígena. Originalmente predominaban los grupos
Poq´omchi´ y mestizo; sin embargo, a raíz de los diferentes
movimientos sociales, actualmente conviven en el área, grupos de
origen Q´eqchi´ y Achí, en menor escala Quiché, Qaqchiquel y Mam.

Las viviendas de la región se caracterizan por cualidades

constructivas como cimientos de piedra, paredes de block de arena y
ladrillos de barro cocido, con techos de lámina y terraza en el casco
urbano. En el área rural predominan las construcciones de madera,
con techos de lámina o paja. Los pisos son de torta de cemento y de
ladrillos con acabados lisos, marmoleados, grabados o de granito para
el área urbana, mientras que en el área rural solo existen en algunas
viviendas.
 11

1.6 Recursos

1.6.1 Humanos

a. Personal Administrativo

Actualmente, cuenta con un Coordinador Técnico

Administrativo y una secretaria, puesto que es financiado
por la municipalidad, no existen maestros reubicados como
auxiliares pedagógicos y administrativos, esto debido a las
nuevas disposiciones de la Dirección Departamental de
Educación.

b. Personal Operativo

Dentro del personal operativo se cuenta con una

conserje encargada de la limpieza y orden de las oficinas,
en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Un guardián que se
encarga de velar por el bienestar de las instalaciones
durante la noche, todos los días en horario de 5:00 p.m. a
7:00 a.m. dichas personas son enviadas por parte de la
municipalidad, hasta el momento llevan un año de laborar
para la Coordinación. Son residentes del municipio y
también encargados del mantenimiento del área verde y
jardinería.

1.6.2 Recursos Materiales

El mobiliario se encuentra distribuido en cuatro (4)

ambientes principales: la secretaría que está equipada con un
(1) escritorio y cinco (5) sillas, oficina de tareas pedagógicas
administrativas, equipada con dos (2) escritorios, seis (6) sillas,
una (1) computadora y tres (3) archivadores de documentos. La
oficina del Coordinador Técnico Administrativo equipada con un
12

(1) escritorio, una (1) silla giratoria, (1) un archivador, una (1)
librera y una (1) mesa con seis (6) sillas para reuniones breves.
El salón para reuniones está equipado con quince (15) mesas
bipersonales, treinta (30) sillas de madera y un (1) escritorio.

Se puede resaltar que únicamente se cuenta con una (1)

computadora y una (1) impresora para realizar los servicios
requeridos.

Entre otros recursos disponibles para su uso se cuenta con

una cañonera, un televisor y un ventilador.

El área que ocupa el edificio construido es de veinticinco

(25 mts.2) metros cuadrados. El área descubierta es de quince
metros cuadrados (15 mts.2) que tiene grama y plantas
ornamentales.

Se cuenta con un salón pequeño, utilizado para reuniones,

capacitaciones y como centro de reproducciones. Una bodega
que es utilizada para guardar libros de texto y como salón para
guardianía.

Existe solamente un sanitario, utilizado por quienes

colaboran en la Coordinación y los usuarios. No cuenta con
lavamanos, solamente con una pila que se utiliza para aseo
personal y limpieza de las instalaciones.
 13

1.6.3 Financieros

La Coordinación Técnico Administrativa no cuenta con

fuente de ingreso por parte del Ministerio de Educación ni de
alguna otra entidad gubernamental y no gubernamental.

Solamente se cuenta con el apoyo de directores de los

distintos establecimientos que en ciertas ocasiones reúnen
fondos para el mantenimiento de la computadora, compra de
tinta para la impresora, hojas, folders, o hacen donativos de
utensilios y enseres de limpieza, y el apoyo de algunos
usuarios que dejan su colaboración en una pequeña alcancía.

1.7 Filosofía de la Institución

1.7.1 Visión

“Visión: Cobertura a toda la población escolar en los

diferentes ciclos y niveles educativos del área urbana y rural
con énfasis en la pertinencia cultural, equidad, educación
bilingüe y cultura de paz, creando para esto un modelo de
acompañamiento pedagógico en el aula para contribuir con
el mejoramiento de la calidad educativa, que permita
desarrollar en la niñez y juventud sus aptitudes y actitudes
en la construcción de un presente y un futuro mejor.”2

1.7.2 Misión

“Misión: Brindar a la población de Santa Cruz Verapaz,

las condiciones necesarias para integrarse al sistema
educativo escolar de forma permanente, a través de la
gestión y acompañamiento del recurso humano, de los
2
Coordinación Técnico Administrativa 16-02-06, Naturaleza de la Coordinación Técnico
Administrativa 16-02-06, (Santa Cruz Verapaz; Coordinación Técnico Administrativa, 2 013).
14

programas educativos nacionales y de los insumos

pedagógicos que permitan contribuir con el mejoramiento de
la calidad educativa, tomando en cuenta la diversidad
cultural y lingüística de la región.”3

1.7.3 Valores

Se sabe que los valores en una institución son muy

importantes, puesto que son grandes fuerzas impulsoras en la
forma en que se realiza el trabajo, permiten posicionar un
ambiente agradable, se marcan patrones para la toma de
decisiones. Entre ellos podemos encontrar: la responsabilidad,
el respeto, puntualidad, trabajo en equipo, servicio, calidad,
tolerancia y la equidad.

1.8 Debilidades y fortalezas encontrados

Entre las principales debilidades se encontró: no existe ningún

puesto fijo dentro de la Coordinación por lo que, no hay personal que
se encargue específicamente al área pedagógica.

No se cuenta con fondos asignados para el mantenimiento de

materiales y suministros.

Desconocimiento de procesos administrativos por parte de los

directores, en el manejo de registros y controles, que la supervisión
les solicita.

Entre las fortalezas que posee la institución se encontró: la

presencia del Coordinador Técnico Administrativo debido al
conocimiento y capacidad que posee para dirigir las actividades a

3
Ibíd.
 15

nivel distrito y sobre todo promover la responsabilidad en los

docentes.

1.9 Técnicas utilizadas para la realización del diagnóstico

1.9.1 Matriz de ocho sectores

Herramienta que sirvió de base para obtener información

vital sobre la institución y el área donde se encuentra. Los
sectores que se tomaron en cuenta en el diagnóstico fueron:
comunidad, institución, finanzas, recursos humanos,
curriculum, administrativo, relaciones y filosófico, político y
legal.

1.9.2 Guía de observación

Como resultado de esta guía, se obtuvo información

sustancial para validar el proceso de identificación de
problemas y para sustentar la información obtenida de los ocho
sectores.

1.9.3 Entrevista

Se aplicó la técnica de la entrevista al Coordinador Técnico

Administrativo para obtener datos sobre historia, filosofía y
datos estadísticos de docentes que solamente él nos podía
proporcionar.

1.10 Análisis y priorización de problemas

1.10.1 Análisis de problemas

Para realizar el análisis de los problemas identificados

en la institución se utilizó la siguiente tabla, en donde se
determinaron sus factores y posibles soluciones.
16

TABLA 1
ANÁLISIS DE PROBLEMAS

No. PROBLEMAS CAUSAS QUE ORIGINAN POSIBLE

LOS PROBLEMAS SOLUCION

1 Desatención en el área No existe personal Creación de puestos

pedagógica por parte específicamente al área fijos para la CTA.
de la Coordinación pedagógica.
Técnico Gestionar apoyo de
Administrativa. otras instituciones.

No existe ningún puesto fijo

dentro de la Coordinación
para dar seguimiento a
programas.

2 Ineficiencia Desconocimiento de los Implementación de

administrativa en el procesos en los trámites a talleres de
manejo de registros y seguir. capacitación sobre
controles por parte de
el manejo de
los directores Desconocimiento de las registros y controles.
implicaciones del
incumplimiento en los Creación de
procesos administrativos. modelos de
registros y controles
Falta de modelos de registros por parte de la CTA.
y controles para los directores.

3 Insuficientes No se cuenta con fondos Gestionar ayuda

materiales de oficina y asignados para la compra de económica a otras
mantenimiento. materiales y suministros. instituciones.

Implementación de
proyecto para
Falta de gestión para generar ingresos
para la compra de
conseguir apoyo.
materiales y
suministros.

4 Desconocimiento Inexistencia de aulas recurso Gestión de aulas

sobre técnicas de en las escuelas. recurso.
trabajo con niños de
capacidades Falta de capacitaciones para Implementación de
diferentes. personal docente. capacitaciones
sobre la inclusión de
alumnos con
capacidades
diferentes.
5 Deficiente aplicación Falta de inducción a los Creación de un
de instrumentos y docentes. normativo de
técnicas de evaluación evaluación general.
 17

en las aulas. Desactualización docente

Implementación de
talleres de
capacitación sobre
instrumentos de
evaluación.

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

1.10.2 Priorización de problemas

Se utilizó la siguiente tabla para priorizar los problemas
encontrados; por medio de la comparación de su importancia.

TABLA 2
PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS

No. PRINCIPALES PROBLEMAS 1 2 3 4 5

1. Desatención en el área pedagógica por parte 2 1 1 5
de la Coordinación Técnico Administrativa.
2. Ineficiencia administrativa en el manejo de 2 2 2 2
registros y controles por parte de los
directores
3. Insuficientes materiales de oficina y 1 2 3 5
mantenimiento.

4. Desconocimiento sobre técnicas de trabajo 4 2 3 5

con niños de capacidades diferentes.

5. Deficiente aplicación de instrumentos y 5 2 5 5

técnicas de evaluación en las aulas.
Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

El problema 01 se repite 03 veces prioridad 03 es el problema01.

El problema 02 se repite 08 veces prioridad 01 es el problema 02.
El problema 03 se repite 02 veces prioridad 04 es el problema 03.
El problema 04 se repite 01 veces prioridad 05 es el problema 04.
El problema 05 se repite 06 veces prioridad 02 es el problema 05.
18

1.11 Estimación de priorización de problema

El problema priorizado fue la ineficiencia administrativa en el
manejo de registros y controles por parte de los directores del distrito
escolar; problema que se pudo observar durante la realización de
trámites en la CTA. Esto genera atrasos en la entrega de papelería a
otras instituciones que la requieran.
 19

CAPÍTULO 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1 Programa de servicio

2.1.1 Revisión y recepción de boletas conteo rápido

Se realizó con el fin de establecer la cantidad de alumnos

inscritos en los distintos establecimientos; para poseer datos
preliminares de inscripción 2 013 a nivel distrito.

Se llenaron las boletas de conteo rápido, se dio la inducción

a los directores y docentes, se revisaron y recibieron las
mismas, por último se realizó el llenado de consolidado, dicha
actividad se realizó en los primeras dos semanas del mes de
febrero.

2.1.2 Revisión y recepción de papelería estadística inicial

El proceso de estadística inicial se realizó con el propósito

de consolidar datos reales de inscripción y enviarlos al
Ministerio de Educación, siendo esto un requerimiento
importante.

Se replicó el taller de llenado de boletas de estadística a

directores, se revisó y recibieron las boletas, se realizó el
consolidado de inscripción a nivel distrito. Por último se entregó
documentos a la Dirección Departamental de Educación.
20

Se recibió y revisaron boletas de todos los niveles: boletas

de envío, constancias de verificación de códigos y constancias
de alumnos inscritos con códigos. Este proceso se realizó la
última semana del mes de febrero.

2.1.3 Redacción de correspondencia oficial

Esta actividad se realizó con regularidad durante todo el

proceso. Tuvo como principal objetivo dirigirse a directores,
docentes y particulares por medio de documentos
administrativos; para hacer llegar información importante de
actividades que se debían realizar.

Se redactaron oficios, solicitudes, circulares, notificaciones,

providencias, conocimientos, constancias laborales y actas.

2.1.4 Recepción y entrega de papelería en Dirección

Departamental de Educación

Se realizó con el propósito de trasladar documentos

administrativos de la Coordinación a la Dirección
Departamental de Educación o viceversa para cumplir con lo
requerido por ambas instituciones.

Se ordenó la documentación y redactó oficio. Se realizó la

entrega a la Departamental de Educación. Esto se efectuó en
dos ocasiones.

Se recibió documentación de la Departamental de

Educación, la que se entregó al Coordinador para que siguiera
las instrucciones ordenadas.
 21

2.1.5 Entrega de textos a los establecimientos del nivel primario

Se distribuyó material didáctico por medio de la entrega de

textos de diferentes áreas a los establecimientos oficiales del
nivel primario, para fortalecer el proceso de enseñanza y
aprendizaje.

Se hizo entrega de libros a los grados de primero a tercero,

de las siguientes áreas: Comunicación y Lenguaje,
Matemáticas, Medio Social y Natural. A los grados de cuarto y
quinto: Comunicación y Lenguaje, Matemáticas, Productividad
y desarrollo, Ciencias Naturales y Tecnología.

Se concedió a cada escuela el número de libros según la

planilla asignada por la Dirección Departamental de Educación.

Se entregaron los libros a cada director, de acuerdo a un

calendario específico con fecha y hora. La entrega duró dos
semanas, incluye el proceso de cuadre de libros faltantes y
sobrantes en cada establecimiento.

2.1.6 Recepción y revisión de expedientes de sexto primaria,

tercero básico y quinto bachillerato.

Se verificó la correcta conformación de expedientes de

alumnos de sexto primaria, tercero básico y quinto bachillerato
por medio de la revisión y corrección de datos, con el fin de
realizar el trámite de los diplomas respectivos.

Se recibieron los expedientes de acuerdo a un calendario

establecido. Se comparó cada expediente con listado de
códigos personales y estadística inicial para verificar que los
alumnos estuvieran legalmente inscritos.
22

Se revisó cada uno de los expedientes de acuerdo a una

lista de cotejo elaborada por la Coordinación, se anotó cada
una de las correcciones que se debían realizar y se entregó a
los docentes.

Se concedió el tiempo prudencial para realizar las

correcciones y se elaboró otro calendario para la segunda
revisión. La primera revisión se realizó durante el mes de julio y
la segunda durante el mes de agosto.

2.1.7 Apoyo en la realización de asambleas generales con

docentes

Se realizaron con el propósito de comunicar datos

importantes a todos los docentes del distrito; para la toma de
decisiones importantes que conciernen al magisterio del
municipio.

Se establecieron los puntos a tratar en la agenda, se

apoyo en el control de asistencia de docentes, se brindó
apoyo en la realización de la misma.

Durante el año se realizaron dos asambleas generales

significativas: la primera se realizó para la celebración del día
del maestro y la segunda para tratar asuntos varios, como:
organización de redes educativas y charla motivacional.

2.1.8 Organización de concursos realizados a nivel distrito en

fiestas patrias

Se conmemoró la independencia patria a través de

concursos organizados a nivel distrito para promover el amor y
respeto a nuestro país.
 23

Se realizó la elaboración de bases para los concursos,

inscripción de participantes según su categoría, se apoyó en la
realización de los concursos, elaboración de diplomas de
participación y premiación.

Se participó principalmente en la ejecución del concurso de

estampas folklóricas, dibujo y pintura; realizados con
participantes de todos los niveles en distintas categorías.

2.1.9 Recepción de boletas estadística final

Su principal objetivo fue presentar resultados a través del

llenado de boletas, para consolidar datos generales del
rendimiento escolar obtenido en el año 2013 como estadística
final.

Se asistió a la capacitación sobre el llenado de boletas que

dirigió la DIDEDUC, se establecieron tres (3) comisiones de
recepción, se revisaron las boletas de cada establecimiento de
acuerdo a un calendario, se elaboró el consolidado de datos a
nivel distrito, se entregó la papelería física y digital a Dirección
Departamental de Educación.

2.2 Programa de docencia

2.2.1 Realización de taller sobre aspectos técnico pedagógicos

para directores de todos los niveles

Se organizó por los epesistas y el Coordinador Técnico

Administrativo, con el fin de facilitar información sobre aspectos
administrativos y pedagógicos que sustentan el funcionamiento
del Ministerio de Educación, que les permitió comprender y
valorar su rol como directores en el funcionamiento del sistema.
24

Asistieron directores de todos los niveles educativos, el

CTA, secretaria y epesistas. Se realizó en el salón de
reuniones del Restaurante San Rafael del municipio de Santa
Cruz, en el mes de marzo.

Se utilizó la exposición, que inició con preguntas para

identificar los conocimientos previos, luego se presentaron los
temas de acuerdo a la agenda planificada, por último se dio
tiempo para preguntas y comentarios.

Se empleó: Computadora, cañonera, salón de

audiovisuales, micrófono y sonido.

2.2.2 Apoyo en la realización del taller con el tema: Seguridad

alimentaria nutricional

Su objetivo fue fortalecer el conocimiento de los docentes

y directores sobre el tema de seguridad alimentaria para el
mejoramiento de los procesos educativos y administrativos.

Se logró colaborar durante la realización del taller con un

tema específico, ya que existía una comisión de docentes
encargados de la ejecución del taller.

Se presentaron los temas por medio de diapositivas y

videos. Se dio el tiempo para comentarios y preguntas. Se
utilizó: computadora, cañonera y bocinas.

Asistieron todos los directores del distrito acompañados

de un maestro, para luego realizar la réplica del tema en los
 25

distintos establecimientos. Dicho taller se realizó en la

Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Acamal II.

2.2.3 Apoyo en la realización del taller con el tema: Llenado de

libros de caja y almacén de los programa de apoyo

Se apoyó durante la realización del taller, que estuvo a

cargo de la Técnico del Departamento de Fortalecimiento a la
Comunidad Educativa.

Se realizó con el propósito de instruir a los directores del

nivel primario y preprimario sobre el llenado de libros de caja
y almacén para llevar un control adecuado de las salidas y
entradas del aporte económico proporcionado a cada
establecimiento.

Se presentaron los modelos de libros a llenar, por medio

de diapositivas. Se dio el tiempo para comentarios y
preguntas. Se utilizaron: computadora y cañonera.

2.2.4 Taller y entrega técnica de registros y controles

administrativos en formato digital (CD)

De acuerdo a la investigación realizada, se determinó que

los directores del distrito necesitaban que se les brindará
modelos digitales de documentos administrativos y generales
que les facilitara el trabajo y redujera el tiempo de realización.

Se elaboraron varios modelos de registros y controles

importantes que cada director debía poseer como: legislación
educativa, correspondencia oficial y documentos pedagógicos
26

para docentes. Toda esta información se recopiló en un disco

compacto (CD).

El taller se realizó en la Escuela Oficial Rural Mixta Caserío

el Arco, se contó con la presencia de los directores de todos los
establecimientos públicos y privados en todos los niveles,
haciendo un total de sesenta y cinco (65).

Se plantearon los objetivos del taller, se inició la explicación

del contenido del CD y cómo utilizarlo, se entregó una copia a
cada director de todos los niveles y se evaluó la actividad.

Se utilizó computadora, cañonera, memoria USB, cds,

sobres, hojas de papel bond, micrófono y bocinas.
 27

CAPÍTULO 3
ANALISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

3.1 Programa de servicio

3.1.1 Revisión y recepción de boletas conteo rápido

Esta actividad fue de las primeras significativas en realizar

dentro de la Coordinación Técnico Administrativa, generó
acercamiento entre directores y epesistas.

Al realizar dicho proceso se logró reunir datos preliminares

sobre la inscripción, para que las autoridades correspondientes
realizaran cálculos para cubrir necesidades de infraestructura,
programas de apoyo y docentes.

Se entregaron boletas por parte de todos los

establecimientos del sector público en todos los niveles, se
realizó de manera responsable y eficiente.

3.1.2 Revisión y recepción de documentos estadística inicial

El llenado de boletas se realizó a través de una

aplicación elaborada específicamente para dicho
proceso, esta información fue enviada al Ministerio de
Educación vía internet hasta que la información estuviese
debidamente correcta para evitar complicaciones a finales de
año.
28

Para la realización de este proceso se establecieron fechas

específicas, un solo director incumplió con las instrucciones
dadas, ya que no entregó papelería debido a que no había
actualizado datos de estudiantes en el sistema de códigos
personales, se llegó a la conclusión que el docente desconocía
el uso adecuado de la aplicación en función de la gestión en el
sistema de códigos.

Se colaboró con el director en el ordenamiento y corrección

de la papelería, llegada la fecha de entrega a la DIDEDUC, el
director acompaño al Coordinador Técnico Administrativo a
presentar las excusas del caso.

El 99% de los directores logró solucionar sus dificultades a

un tiempo adecuado para hacer entrega de la papelería.

3.1.3 Redacción de correspondencia oficial

“Según Luis Navarro Rojas en su blog correspondencia

oficial dice: Es el conjunto de comunicaciones o documentos
que se utilizan en los servicios del estado y sus organismos
auxiliares. Por competer a la administración del Estado,
deben ser mesurados en contenido y claros en las materias
que tratan”.4

La elaboración de oficios, constancias, circulares,

solicitudes, providencias, etc., contribuyó a mejorar la
redacción de las mismas, ampliar el vocabulario y sobre todo
aprender a dirigirse a distintas autoridades y personas.

4
Luis Navarro Rojas, Correspondencia Oficial, http//: [Link]/p/corres
[Link] ( 11 de noviembre de 2013)
 29

3.1.4 Recepción y entrega de papelería en Dirección

Departamental de Educación

La recepción y entrega de documentos requeridos por

ambas instancias permitió mantener comunicación eficiente
entre la DIDEDUC y la Coordinación Técnica Administrativa.

Se logró promover las buenas relaciones humanas entre

epesistas y encargados de las diferentes unidades existentes
en DIDEDUC, a través de los servicios de mensajería.

3.1.5 Entrega de textos a los establecimientos del nivel primaria

La entrega de libros de texto para cada establecimiento, se

realizó de acuerdo a la cantidad de alumnos reportados en el
año anterior, por lo que en la mayoría de escuelas existió
desbalance en la repartición y esto provocó inconformidades,
debido a que en algunas escuelas incremento la población de
estudiantes y en otras disminuyó.

Se le explicó a cada director las razones por las que no se

entregaron los libros de acuerdo a la estadística reciente. Se
solicitó presentar oficio donde devolvieran los libros sobrantes y
solicitaran la cantidad de libros faltantes.

Al recibir todos los oficios, se realizó el cuadre de

cantidades, se contaron los libros y se enviaron a donde hacían
falta.
30

3.1.6 Recepción y revisión de expedientes de sexto primaria,

tercero básico y quinto bachillerato.

Se realizó la recepción y revisión de expedientes de los

alumnos de sexto primaria, tercero básico y quinto bachillerato
de todo el distrito en donde se encontraron diversos
inconvenientes para hacer válidos los documentos, entre ellos
están: escritura incorrecta de los nombres en los certificados,
falta de diplomas y constancias de asignación de códigos, falta
de sellos y firmas que acreditaran los documentos como
originales, errores en la escritura de notas obtenidas.

El 30% de los establecimientos incumplieron con la entrega

de expedientes y corrección de errores, por lo que al final del
ciclo tuvieron inconvenientes al requerir la firma y sello del
Coordinador Técnico Administrativo para acreditar los diplomas
y certificados.

3.1.7 Apoyo en la realización de asambleas generales con

docentes

Se logró dar acompañamiento al CTA en la organización de

los puntos a tratar, verificar la asistencia de los docentes y
entrega de documentos a ciertos docentes en especial.

Se llevaron a cabo dos reuniones generales con docentes,

los temas que se trataron, fueron de importancia para todos
por igual. El 25% de los maestros no evidenciaron interés en
los temas, mismo que provocó molestias en otros.

Durante las asambleas se optó por tomar asistencia a cada

uno de los docentes, así como hacer conciencia de cumplir
responsablemente la labor como docentes.
 31

Se logró tener un mejor control, de los maestros que

asisten puntualmente a las reuniones y los que cumplieron con
el horario real de trabajo.

3.1.8 Organización de concursos realizados a nivel distrito en

fiestas patrias

Se realizaron los primeros juegos florales organizados por

la Coordinación Técnico Administrativa y la Municipalidad de
Santa Cruz, se solicitó la participación de los alumnos de los
niveles pre primario, primario y medio del distrito escolar.

Se logró la participación de varios establecimientos lo que

generó aprobación por parte de la comunidad educativa, se
tomó en cuenta el apoyo de la municipalidad en la donación de
los premios del primer al tercer lugar en diferentes categorías
por nivel educativo.

Los concursos de: dibujo y pintura, altares cívicos y

anécdotas se realizaron en horario escolar, mientras que el
concurso de estampas folklóricas se realizó un sábado por la
tarde en el parque central del municipio, mismo que fue
presenciado por varias personas.

3.1.9 Recepción de boletas estadística final

Dentro de las comisiones de recepción se procuró realizar

las actividades de acuerdo a los requerimientos de la
DIDEDUC y el CTA, en algunas ocasiones se identificó
problemas particulares de establecimientos que no tenían
actualizados los datos de los alumnos en el sistema de
códigos, desconocimiento en el uso de la aplicación y no lograr
con éxito el envió de la información.
32

Fueron específicamente cuatro (4) establecimientos los que

mostraron tener problemas en la entrega de la papelería en la
fecha indicada, debido a que la cantidad de alumnos que
tenían en el listado de códigos, no coincidían con la cantidad
presentada en la estadística inicial y la reportada en la
estadística final. Se resolvieron cada uno de los casos.

3.2 Programa de docencia

3.2.1 Realización de taller sobre aspectos técnico pedagógicos

para directores de todos los niveles

El taller se realizó al iniciar el ciclo escolar, como primer

acercamiento entre directores, CTA y epesistas. Se dió la
bienvenida al nuevo ciclo escolar.

Se realizó en un ambiente fuera de las oficinas de la

coordinación, lo cual fue inusual, pero agradable para todos.

Los aspectos tratados fueron principalmente

administrativos, como un recordatorio a los directores de sus
funciones como administrativos educativos, sin olvidar los
asuntos pedagógicos que debía tener presente con sus
maestros. Se logró una convivencia pacífica entre los
asistentes.

3.2.2 Colaboración en la realización de talleres sobre seguridad

alimentaria nutricional y sobre el llenado de libros de caja
y almacén de los programas de apoyo

El taller sobre seguridad alimentaria y nutricional, fue el

primero que se realizó en una escuela del área rural, ya que los
talleres anteriormente se realizaron en la Coordinación Técnico
Administrativa o en las escuelas del área urbana. Se
concientizó a los directores sobre la importancia de conocer
 33

las escuelas en las que otros compañeros trabajaban y a la vez

se invitó a ser anfitriones en los próximos encuentros. La
escuela sede colaboró brindando refacción a los asistentes.

El taller sobre seguridad alimentaria y nutricional fué

exitoso, no tuvo inconformidades por parte de los docentes.
Permitió a directores y docentes convivir en un ambiente
agradable y nuevo.

El taller sobre el llenado de libros de caja y almacén de

programas de apoyo, no tuvo el éxito esperado; debido a la
falta de conocimiento de los directores sobre temas contables y
provocó algunas inconformidades por parte de ellos.

Se trató de llegar a conclusiones favorables y explicar que

son lineamientos emanados de la DIDEDUC que se deben de
cumplir.

3.2.3 Taller y entrega técnica de registros y controles

administrativos en formato digital (CD)

Esta actividad surgió como respuesta al tema de

investigación, con el cual se logró estandarizar formatos de
registros y controles administrativos para que fueran aplicados
por los distintos establecimientos, se agregó documentos de
apoyo pedagógico y legal.

Se logró la aceptación de dicho material por parte de los

directores debido a que los formatos se encuentran
debidamente llenos para su fácil aplicación y por contener
archivos digitales de su interés.
34
 35

CAPÍTULO 4
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN

4.1 Título de la investigación

Manejo de los registros y controles por parte de los directores de

los establecimientos del distrito escolar de Santa Cruz Verapaz, Alta
Verapaz.

4.2 Introducción

El proceso que inició el Ejercicio Profesional Supervisado fué la

realización del diagnóstico general de la institución, en donde se
identificaron las amenazas y problemas en el desarrollo de las
actividades.

Uno de los principales problemas encontrados fue, que los

directores mostraron dificultad en la realización de trámites
importantes dentro y fuera de la institución, deficiencia en el manejo
de registros y controles fundamentales en el proceso administrativo.

Se consideró importante realizar el estudio para poder establecer

cuáles son las limitantes que los directores enfrentan para poder
realizar con eficiencia y eficacia sus labores administrativas.

La pregunta que orientó el proceso de investigación fue: ¿Cuáles

son los factores que inciden en la correcta administración y en el
manejo de registros y controles por parte de los directores de los
establecimientos del distrito escolar de Santa Cruz Verapaz?
36

Se benefició directamente a cada establecimiento, a través de la

identificación de las causas del problema y la realización del proyecto
que tuvo como objetivo fortalecer los procesos administrativos para
brindar un servicio de calidad a la comunidad educativa.

El proceso de investigación se realizó al visitar escuelas y durante

las reuniones realizadas con directores de todos los niveles, se hizo
énfasis en identificar cuáles eran los documentos y procesos
administrativos que los directores desconocían por medio de listas de
cotejo.

Las variables que fueron objeto de estudio fueron: el

desconocimiento de los procesos en los trámites a seguir, actitudes
que practican los directores como administradores y el
desconocimiento de las implicaciones del incumplimiento en los
procesos administrativos.

El informe de investigación se estructuró de la siguiente manera:

el marco teórico que sustenta el conocimiento, la metodología
utilizada en las actividades, análisis y discusión de resultados,
conclusiones y recomendaciones.

4.3 Planteamiento del problema

¿Cuáles son los factores que inciden en la correcta administración

y en el manejo de registros y controles por parte de los directores de
los establecimientos del distrito escolar de Santa Cruz Verapaz?

4.4 Justificación

La administración educativa hace posible la planificación de los

esfuerzos para lograr un objetivo en común, permite al director la
 37

posibilidad de decidir, orientar y conducir el funcionamiento de la

institución en base a sus relaciones con el entorno.

La realidad del proceso administrativo dentro de los

establecimientos del nivel primario del distrito escolar del municipio
muestra cierta ineficiencia en la realización de trámites importantes
dentro y fuera del establecimiento, deficiencia en el manejo de
registros y controles fundamentales en el proceso administrativo; por
lo que se considera relevante establecer cuáles son las limitantes que
los directores enfrentan para poder realizar con eficiencia y eficacia
sus labores administrativas.

Al realizar la investigación se pretende también identificar las

acciones de cambio que mejorarán la situación en la administración
de las escuelas, con el propósito de que exista adecuada
coordinación en las distintas áreas, tareas y funciones de los
miembros de los establecimientos. Se beneficiará directamente a
cada escuela individualmente y permitirá fortalecer una atención
educativa y administrativa de calidad para la población educativa a su
cargo.

4.5 Objetivos

4.5.1 General

Determinar los factores que inciden en el incumplimiento de

los procesos administrativos y el manejo de registros y
controles por parte de los directores de los establecimientos del
distrito escolar de Santa Cruz Verapaz por medio de una
investigación de campo para mejorar los procesos realizador
por los directores.
38

4.5.2 Específicos

Verificar el cumplimiento en el uso de documentos

administrativos en la correcta administración por parte de los
directores.

Determinar la responsabilidad de los docentes en el aula en

el manejo correcto de registros y controles enfocados hacia los
estudiantes.

Establecer los casos o procesos administrativos que los

directores por distintas causas no utilizan en sus centros
educativos.

4.6 Marco referencial

La Coordinación Técnico Administrativa del Distrito Escolar 16-02-

06 del municipio de Santa Cruz Verapaz, no ha realizado ninguna
investigación acerca del tema del manejo adecuado de registros y
controles en los centros educativos que conforman dicho distrito.

En los últimos años el Coordinador Técnico Administrativo se ha

preocupado sobre el manejo adecuado de documentos
administrativos departe de directores de los niveles 41, 42, 43 y 44,
de lo cual resulta un inadecuado servicio, falta de información en el
manejo de documentos administrativos de docentes en servicio que
conlleva un descontrol en el manejo de documentos y la falta de
concordancia con lo solicitado por la supervisión educativa.

Son pocos los directores que se han comprometido a trabajar de

manera correcta, el manejo de documentos administrativos, por lo que
es de interés, el conocimiento que los directores posean acerca del
tema y así corroborar el trabajo realizado en el tema de registros y
 39

controles. Por lo que fue de sumo interés realizar un estudio y buscar

una solución al problema detectado.

4.7 Marco teórico o conceptual

4.7.1 Administración

“La palabra Administración se forma del prefijo “ad” hacia

y de “ministratio”, esta viene de “minister” vocablo
compuesto de “minus” comparativo de inferioridad, y del
sufijo “ter” que sirve como término de comparación”.5

Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad

de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una
organización para lograr un propósito dado, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes en lograr un objetivo.

La administración es el control y manejo de los recursos

materiales y humanos para ponerlos al servicio de los grandes
fines y aspiraciones determinados por la política educacional.

La administración busca en forma directa la obtención de

resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las
actividades.

4.7.2 Administración educativa

La administración de la educación pretende organizar el

trabajo de un conjunto de personas relacionadas a la
educación, entre ellos: docentes, administrativos, docentes
administrativos y otros, el manejo de un conjunto de recursos

5
Agustín Reyes, Administración Moderno, (México: 14º edición editorial Limusa S.A. D.F.,
2003), Pág.2.
40

físicos, financieros, tecnológicos y pedagógicos entre otros,

para cumplir con el currículo definido por la sociedad.
Coordinar las distintas áreas, tareas y funciones de los
miembros de la organización y fortalecer una atención
educativa de calidad para la población a su cargo.

La administración de la educación en nuestros países se ha

quedado muy atrás de los progresos operados en otras
disciplinas del conocimiento humano. Con esta concepción nos
infunde de cierta manera el grado de eficiencia y eficacia del
cumplimiento del actual procedimiento educativo,
específicamente dentro del ámbito del Sistema Educativo
Nacional, la misma no ha sido capaz de contribuir en la
generación y transformación de expectativas innovadoras de la
enseñanza aprendizaje, hasta cierto punto por ciertos factores
limitantes, se puede mencionar el presupuesto nacional de
educación y básicamente el de la no existencia de un proyecto
de Nación permanente.

4.7.3 Etapas de la administración educativa

a) Planificación

Implica selección de misiones y objetivos y las acciones

para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, escoger
cursos futuros de acción entre alternativas. La planificación
esencialmente anticipa las actividades futuras, previendo
contratiempos, y sobre todo tener en cuenta las etapas del
proceso técnico administrativo de la educación.
 41

b) Organización

La palabra Organización se deriva de organismo, que

tiene como significado crear una estructura con partes
integradas de tal forma que haya relación con el todo.

c) Integración

Se refiere a los aspectos que deben establecerse para

la presentación de los servicios como: sistema operativo y
administración, las normas y procedimientos, la
planificación del trabajo diario, la preparación de la entidad
y sus empleados.

d) Dirección

La dirección consiste en influir en los seres humanos

para que contribuyan a la obtención de las metas de la
organización y del grupo.

e) Control

Es la medición y corrección de las actividades con el fin

de asegurarse de que los hechos se ajustan a los objetivos
propuestos.

4.7.4 Acuerdo Gubernativo Número M De. E. 3-70, Reglamento

sobre Organización y Funcionamiento de los Archivos
Escolares.

“Articulo 2º. Todos los establecimientos educativos que se

encuentren funcionando o se crearen en el futuro, de
acuerdo a lo preceptuado en la Ley Orgánica de Educación,
están obligados a organizar su archivo y a velar porque
cumplan con las funciones que le son propias.
42

Articulo 5º. Es responsable directo del archivo escolar el

Director del establecimiento; en los centros de educación
media, su organización y funcionamiento queda a cargo del
secretario u oficial y en los establecimientos del nivel de
educación primaria estará a cargo del director.”6

4.7.5 Registros y controles administrativos

Es el ordenamiento de información recopilada donde

estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una
institución. Colección de hechos relacionados tratados como
una unidad para almacenar temporalmente datos destinados a
facilitar diversas operaciones.

4.7.6 Registros administrativos

Son los registros generales que llevan los órganos

administrativos, en el que se hará asiento de todo escrito o
comunicación que se presenta o se reciba, anotando también
la salida de escritos y comunicaciones dirigidas a otros órganos
y particulares. Entre ellos están:

a) Libro de inscripciones

Se utiliza para registrar la inscripción de todos los

alumnos del establecimiento, principalmente a los de
primer ingreso.

6
Ministerio de Educación, Acuerdo Gubernativo Número M De. E. 3-70, Reglamento sobre
Organización y Funcionamiento de los Archivos Escolares, (Guatemala: Palacio Nacional.,
1970), Pág 2.
 43

b) Libro de actas

Libro autorizado para registrar las actas de los sucesos

importantes dentro del establecimiento por ejemplo: actas
de reuniones, actas de toma de posesión en las acciones
de traslado, renuncia, permuta, renuncia, jubilación, acta
por entrega de cargo por suspensión, etc.

c) Libro de conocimientos

Se utiliza para dejar constancia por escrito de haber

recibido o entregado algo por medio de la redacción de
conocimientos y su orden.

d) Libro de contabilidad y finanzas

Libro relacionado con las diversas áreas financieras del

establecimiento, registra los movimientos económicos en
orden de actividades.

e) Libro de inventarios

Todas las oficinas públicas deberán llevar un libro

autorizado, ya sea empastado o en hojas movibles, para el
registro del inventario a su cargo. La autorización deberá
hacerse de conformidad con el Decreto Gubernativo 2084,
por Contraloría de Cuentas: los de todas las oficinas
públicas del departamento de Guatemala, y entidades del
departamento de Guatemala, sujetas a fiscalización por
parte de la Contraloría de Cuentas.
44

f) Registro de visitas

Se utiliza para tener un control adecuado de las

personas que visitan el establecimiento.

g) Registro de actividades escolares

Se debe realizar de modo que el director tenga una

lista de actividades importantes que realizará durante
un tiempo determinado.

h) Registro de estadística inicial y cuadros PRIM

Es de suma importancia ya que guarda el registro de

las notas obtenidas por los alumnos durante el historial de
la escuela.

i) Registro de personal docente

Debe utilizarse diariamente para llevar el control de la

asistencia de los docentes, asimismo su horario de entrada
y salida.

j) Nómina de sueldos

Su uso es para poseer en archivo el total del salario

que recibe cada maestro mensualmente, tomando en
cuenta los bonos y la clase escalafonaria a la que
pertenece.

k) Registros actualizados con documentos personales

Se trata de formar un expediente por docente que

contenga principalmente los siguientes documentos:
 45

fotocopia de documento personal de identificación (DPI),

carnet del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
(IGSS), Número de Identificación Tributaria (NIT), Boucher,
nombramiento o contrato, acta de toma de posesión y
ornato.

4.7.7 Registros escolares

En la organización escolar, es el conjunto de libros,

ficheros, kardex y demás documentos en donde se anotan, por
escrito y de manera libre la marcha de la organización y
administración de la institución de los escolares en particular.
Algunos registros importantes que se deben tomar en cuenta
son: Registro de asistencia, Registros anecdóticos, Registro de
visitas de supervisión, Control de visitas de padres de familia,
Registro de calificaciones, Registro de planificaciones
bimestrales, anuales, etc. y Control de rendimiento o tarjetas.

4.7.8 Controles administrativos

Consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar

el avance y problemas de las actuaciones o actividades
desarrolladas, con el fin de tomar las medidas correctivas que
sean necesarias. Las fichas o instrumentos para llevar el
control de la información que se necesite, se diseñan o
elaboran según la necesidad sentida y la creatividad de la
persona interesada.

4.7.9 Clases o tipos de controles

Según las circunstancias y condiciones de cada

establecimiento educativo, hay una gran variedad. Algunos de
ellos son: Control de asistencia de los docentes, Control de
46

licencias otorgadas, Control de libros en biblioteca, Control de

señoras que preparan la refacción, Control de inscripciones,
Tarjetas de responsabilidad, Control de correspondencia
enviada y recibida.

4.7.10 Correspondencia oficial

a) La Solicitud

“Documento por medio del cual el o los interesados

piden a quien corresponde se les proporción un bien o
servicio. Puede ser individual o colectiva en función de
los requerimientos de los interesados. Los elementos
que lo conforman: datos del solicitante, exposición de
motivos, petición, cierre, lugar y fecha, destinatario,
nombres y firma del solicitante.”7

b) El oficio

“Documento por medio del cual se dirigen las

autoridades a otras, o a diversos funcionarios entre si,
por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.
Generalmente se aplica para informar alguna disposición
relacionada al servicio.
Los elementos que lo conforman: lugar y fecha vocativo,
contenido, firma de quién envía el oficio, identificación
del título y cargo a quien se dirige el oficio.” 8

7
Miguel Ángel Chacón Arroyo, Manual del (la) director (a) escolar, (Guatemala: CENALTEX,
Ministerio de Educación., 1995), Pág.29

8
Ibíd.
 47

c) La circular

“Orden o conjunto de instrucciones reglamentario,

aclaratorio o recordatorios que sobre una materia envía
la autoridad a sus subordinados. Se utiliza para brindar
información colectiva acerca de un determinado tema o
asunto. Los elementos que lo conforman: fecha,
destinatarios, asunto o contenido y firma.” 9

d) El memorándum

“Instrumento donde se anotan las cosas que deben

hacerse en determinada ocasión o día. Se utiliza para
hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o
asunto con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. Los
elementos que lo conforman: destinatario, remitente,
asunto y fecha.”10

e) La notificación

“Instrumento donde una autoridad comunica lo

resuelto de un trámite al interesado. Generalmente se
utiliza para hacer del conocimiento de los interesados, el
estado o finalización del trámite requerido. Los
elementos que lo conforman: fecha y hora de la
notificación, dirección en donde se hace la notificación,
persona a quien se hace la notificación, persona a quien
se hace la notificación, firma de la persona a quien se
notificó y firma del notificador.”11

9
Ibíd.
10
Ibíd.
11
Ibíd., 30.
48

f) El dictamen

“Constituye la respuesta a la consulta del interesado,

sometido a consideración de una autoridad técnica en
relación a determinado asunto. Se utiliza cuando es
necesario contar con una opinión técnica previo a
resolver una determinada petición o asunto.”12

g) La providencia

“Es un documento que se elabora como consecuencia

de una petición escrita. Se utiliza cuando es necesario
trasladar a otra instancia una petición recibida por
escrito. Los elementos que lo conforman: identificación
de la institución, lugar y fecha, asunto, decisión, título del
emisor, nombre completo y firma.”13

h) La resolución

“Documentos que contiene la decisión, de la autoridad

competente. Se utiliza por dar la respuesta final a un
asunto planteado, ya sea favorable o desfavorable al
peticionario. Los elementos que lo conforman:
identificación, considerandos o motivos, el por tanto, que
contienen los elementos que fundamentan la decisión, la
resolución o decisión sobre el asunto.”14

12
Ibíd.
13
Ibíd.
14
Ibíd.
 49

i) Acta

“Es un documento que se facciona en el libro

autorizado para el efecto, que contiene la descripción de
actos o hechos que ocurren en un momento
determinado. Se aplica para dejar constancia de actos o
hechos ocurridos considerados como parte del historial
de la institución. Los elementos que conforman son:
lugar, fecha y hora, identificación de participación,
cuerpo del acta o sea las clausulas o puntos tratados,
cierre y firmas de los participantes.”15

j) El conocimiento

“Es un documento que contiene la manifestación

escrita de haber recibido alguna cosa. Se utiliza para
hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o
asunto con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos”.16

4.8 Metodología

4.8.1 Método

Se utilizó el método descriptivo, desde el punto de vista

científico, describir es medir. El propósito fue describir el nivel
de uso de registros y controles, por parte de los directores, en
el proceso administrativo que realizan; cuáles son las causas
por las que en ciertos casos no hacen uso de ellos. Los
sujetos de estudio fueron investigados en la realidad actual
local.

15
Ibíd.
16
Ibíd.
50

4.8.2 Tipo de investigación

Se realizó una investigación cualitativa ya que se tuvo por

objeto reunir información sobre el comportamiento de los
directores en su desempeño como administradores y las
causas que gobiernan tal comportamiento.

4.8.3 Categorías

Las categorías que se tomaron en cuenta en el estudio

fueron: registros y controles generales más usados, libros de
registros y controles más utilizados en los establecimientos
públicos, registros y controles que utilizan los directores hacia
los docentes, registros y controles que utilizan los docentes
dentro del aula, acuerdos que fundamentan la organización de
los archivos escolares, la actitud que muestran los directores
como administradores y causas por las que no se utilizan
ciertos controles y registros en la escuela y las aulas.

4.9 Variables

4.9.1 Definición conceptual

Los procesos en los trámites a seguir es el conjunto de

fases sucesivas que se deben realizar para la obtención de
algún documento administrativo.

Los valores que deben practicar los directores como

administradores, se refieren a pautas deseables de conducta
individual, que proporcionan los parámetros que determinan
que conductas son apropiadas que influyen en su
comportamiento, entre ellos están: la responsabilidad, la
equidad, la puntualidad, unidad, autoridad, honradez, tolerancia
y respeto.
 51

Registro y control administrativo, es el ordenamiento de

información recopilada donde estrictamente se fijan los
resultados de las operaciones de una institución, los cuales
tienen como objetivo facilitar diversas actividades.

4.9.2 Definición operacional

TABLA 3
OPERACIONALIZACIÓN DE DATOS
PROBLEMA OBJETIVO FACTORES OBJETIVOS COMPONENTES INDICADORES INSTRUMENTOS
GENERAL ESPECÍFICOS
¿Cuáles son los Determinar los Desconocimiento Verificar el Procesos Existencia de Entrevista
factores que factores que de los procesos en cumplimiento administrativos herramientas
inciden en la inciden en el los trámites a en el uso de que deben guía para
correcta incumplimiento seguir. documentos conocer los realizar los
administración y de los procesos administrativo. directores. procesos
en el manejo de administrativos y administrativos.
registros y el manejo de Interés de los
controles por registros y directores por
parte de los controles por hacer uso
directores de parte de los correcto de los
los directores de los documentos
establecimiento establecimientos administrativos.
s del distrito del distrito
escolar de escolar de Santa Valores que Determinar la Actitudes Organización Entrevista
Santa Cruz Cruz Verapaz, practican los responsabilidad presentan los adecuada en el
Verapaz? por medio de directores como de los docentes directores al establecimiento.
una en el aula en el
administradores. realizar trámites Actividades
investigación de manejo correcto
de registros y administrativos. pedagógicas
campo para Tipo de que realizan los
controles
mejorar los enfocados hacia actividades que directores.
procesos los estudiantes. realizan los
realizados por directores
los directores. además de las
administrativas.
Desconocimient Establecer los Registros y Registros Encuesta
o de los casos o controles que se generales
registros y procesos manejan dentro
controles administrativos de un Control de
administrativos que los establecimiento. alumnos
que se utilizan directores por
en la escuela y distintas causas Registros dentro
Causas por las
del aula.
el aula. no utilizan en que los
sus centros directores no Desinterés de
educativos. manejan ciertos los docentes
documentos
administrativos Modelos que le
sirvan como
guía.

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013

52

4.10 Diseño utilizado

Se utilizó el diseño no experimental transversal descriptivo; tuvo

como objetivo indagar cuales son los factores que inciden en la
correcta administración de los directores del distrito escolar.

4.11 Sujetos y universo

La población objeto de estudio fueron todos los directores del

distrito escolar de Santa Cruz Verapaz. Haciendo un total de sesenta
(60) directores, cincuenta y cinco (55) del sector público en los niveles
pre primario, primario y medio. Cinco (5) del sector privado en todos
los niveles.

4.12 Instrumentos

Se utilizó una encuesta y una guía de entrevista dirigida a los 60

directores que conforman el distrito escolar 16-02-06, los cuales
brindaron información importante para la investigación.

4.13 Análisis y discusión de resultados de la investigación

Al aplicar los instrumentos de recolección de datos a los

directores de los establecimientos del distrito escolar se realizó el
recuento de información. En las siguientes gráficas se muestra la
cantidad de directores que utiliza los distintos libros, registros,
controles y documentos administrativos en los establecimientos
educativos del municipio, posteriormente se encuentran descritos en
porcentajes de 0 a 100. Esto se realizó con la finalidad de conocer
cuáles eran los registros y controles que más utilizan, cuáles son los
que no utilizan, y los motivos por los cuales no los aplican.
 53

GRÁFICA 1
LIBROS DE REGISTROS Y CONTROLES MÁS UTILIZADOS EN
LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DEL DISTRITO ESCOLAR
16-02-06 DE SANTA CRUZ VERAPAZ.

Caja, 30
Inventario, 30
Inscripciones,
48

Almacen, 30 Actas, 60

Visitas, 30

Contabilidad, 30 Conocimientos
, 36

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

La presente gráfica nos muestra que de 60 establecimientos encuestados,

la mitad utilizan los libros de caja, inventario, almacén, visitas y de
contabilidad, la otra mitad no los utilizan, esto hace que no exista eficiencia en
la utilización de los productos de cocina, del control de mobiliario existente, y
de los fondos que el establecimiento posee.

El libro usado en todos los centros educativos es el de actas, equivalente

al 100%, 48 utilizan el libro de inscripciones que equivalen al 80% y
únicamente 36 que equivalen al 60% utilizan el de conocimientos.
54

GRÁFICA 2
REGISTROS Y CONTROLES GENERALES MÁS USADOS

Mural de
transparencia, Cuadros de
36 estadistica
inicial, 36

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

Los registros y controles generales más usados son: el mural de

transparencia utilizados por 36 establecimientos educativos equivalente al 50%,
el otro es el cuadro de estadística inicial con 36 establecimientos equivalente al
50% de los centros educativos encuestados. El mural de transparencia es
requerido por el Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa,
como muestra de que existe claridad en el uso de los fondos asignados a cada
establecimiento, los directores aducen que no lo poseen por falta de inducción
para la realización del mismo.
 55

GRÁFICA 3
REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZAN LOS
DIRECTORES HACIA LOS DOCENTES

Nomina del
Control de
personal, 48
asistencia, 60

Kardex, 48

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

Entre los registros y controles que utilizan los directores específicamente

para los docentes son: el control de asistencia que lo utilizan en todos los
centros educativos del distrito, la nómina de personal y Kardex es utilizada en 48
establecimientos, que es equivalente al 80% de los encuestados. En la mayor
parte de establecimientos se utilizan dichos registros, debido a la importancia
que tienen para la realización de trámites de los docentes, en las escuelas, en la
CTA y Departamental de Educación.
56

GRÁFICA 4
REGISTROS Y CONTROLES UTILIZADOS POR LOS
DIRECTORES HACIA LOS ALUMNOS

Expedientes Nomina de
de alumnos, alumnos
36 inscritos, 48

Listado de
codigos
personales, 60

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

Los registros y controles que utilizan los directores específicamente para

los alumnos son: el listado de códigos personales que lo utilizan en todos los
centros educativos del distrito, la nómina de alumnos inscritos utilizada en 48
establecimientos equivalente al 80%, y los expedientes de alumnos que solo
lo manejan en 36 centros educativos, equivalente al 60% de los encuestados.
No mantener ordenados y actualizados los expedientes de los alumnos,
provocó retraso en el trámite de diplomas; específicamente en los alumnos
graduandos.
 57

GRÁFICA 5
REGISTROS Y CONTROLES QUE UTILIZAN LOS DOCENTES
DENTRO DEL AULA

Control de
rendimiento,
36 Planificacion
bimestral, 60

Registro de
asistencia, 48
Registro de
calificaciónes,
36

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

Entre los registros y controles que utilizan los docentes dentro del aula, en su
mayoría son: la planificación bimestral utilizada en los 60 establecimientos
educativos encuestados, el registro de asistencia utilizada en 48
establecimientos que es equivalente al 80%.

Control de rendimiento y registro de calificaciones con 60% que es igual a 36

establecimientos, el otro 40% pudo haber tenido problemas con la comisión de
evaluación de su establecimiento por no presentar evidencias en el manejo de
herramientas de evaluación y registro de notas.
58

TABLA 4
REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS MENOS
UTILIZADO POR LOS DIRECTORES Y DOCENTES DEL
DISTRITO ESCOLAR 16-02-06

REGISTROS Y CONTROLES GENERALES Cantidad Porcentaje

0-60 0-100
1 Registro de correspondencia enviada y recibida 24 40%

2 Registro de libros en biblioteca 24 40%

3 Control de personas que preparan la refacción 24 40%

4 Control de despensa existente 24 40%

REGISTROS APLICADOS A DOCENTES POR

LOS DIRECTORES

1 Nómina de sueldos 12 20%

2 Registros actualizados con documentos 24 40%

personales de los docentes

3 Control de licencias otorgadas 24 40%

Tarjetas de responsabilidad 12 20%

REGISTROS APLICADOS A LOS ALUMNOS

POR LOS DOCENTES

1 Nómina de gobierno escolar 20 12%

2 Control de visitas de padres de familia 20 12%

3 Cuadros de honor 20 12%

4 Control anecdótico de nota 20 12%

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013

 59

TABLA 5
CAUSAS POR LAS QUE LOS DIRECTORES Y MAESTROS NO
UTILIZAN REGISTROS Y CONTROLES

No. CAUSA FACTORES

1 Se logró determinar que la causa principal del

Desconocimiento poco manejo de algunos documentos

administrativos es el desconocimiento por parte
de los directores y docentes, por medio de las
respuestas brindadas en los instrumentos de
investigación.

2 Falta de tiempo Se verificó que no todos los directores cumplen

con utilizar correctamente los documentos
administrativos, por la falta de tiempo para
organizar sus archivos.

3 Falta de modelos que Se determinó que existe cierta debilidad en los

le sirvan de guía. docentes en cuanto al manejo correcto de
registros y controles enfocados hacia los
alumnos, debido a la falta de modelos que le
sirvan de guía para el llenado de datos.

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013

60
 61

CONCLUSIONES

Se fortaleció de manera eficiente la labor administrativa dentro de la institución,

por medio del servicio a los docentes y directores, la ejecución de talleres de
capacitación sobre temas pedagógicos y la investigación sobre el manejo de los
registros y controles por parte de los directores del distrito, se logró así, la
asistencia necesaria en la CTA.

Se apoyó en las actividades encomendadas por el CTA; como la redacción,

recepción y entrega de documentos a la comunidad educativa; y se garantizó el
servicio eficiente por medio de la aplicación de valores como la puntualidad, el
respeto, el secreto profesional, la paciencia, la integridad, la honradez, entre
otros.

Se generaron nuevos conocimientos en docentes y directores sobre

fundamentos y generalidades del CNB, uso de registros y controles como:
nómina de sueldos, control de licencias otorgadas, tarjetas de responsabilidad,
registro de actividades escolares; por medio de los talleres denominados:
aspectos técnicos y pedagógicos, manejo adecuado de registros y controles
escolares.

Por medio de la investigación de campo, se logró determinar que los factores

que inciden en el incumplimiento de los procesos administrativos y el manejo de
registros y controles por parte de los directores del distrito, se encuentran: el
desconocimiento de los procesos en los trámites a seguir, la falta de tiempo
para organizar sus archivos, y la falta de modelos de registros y controles. Por lo
62

que se mejoraron los procesos al brindar modelos digitales de documentos

administrativos y registros y controles.

Se mejoraron los procesos administrativos que se realizan en los distintos

establecimientos al brindarles una recopilación de guías para la ejecución de
trámites, legislación educativa y creación de modelos de registros y controles
apegados a las necesidades del distrito, se fortaleció así, el conocimiento de los
directores y docentes en cuanto al manejo de registros y controles generales.
 63

RECOMENDACIONES

La Coordinación Técnico Administrativa, debe dar continuidad a los procesos

iniciados: como la atención cordial hacia los usuarios, dar acompañamiento
pedagógico a docentes y directores durante el ciclo escolar.

La atención que se brinde a los usuarios en cuanto a gestiones que

demandan y trámites que requieren debe realizarse con responsabilidad,
honestidad y respeto.

De acuerdo a las necesidades que manifiesten los docentes, se deben

generar los temas de los talleres a realizar, un tema muy importante que se
sugiere trabajar es la evaluación del aprendizaje.

Se recomienda a futuros Epesistas investigar a fondo el uso y manejo de

registros y controles por parte de los docentes dentro de las aulas.

La Coordinación Técnico Administrativa debe generar y brindar modelos de

registros y controles actualizados cada vez que sea necesario, estos le servirán
de guía a los directores en la realización de sus diversas actividades.
64
65
66
 67

ANEXOS
68
 69

FOTOGRAFÍA 1
TALLER SOBRE MANEJO DE LIBROS DE ALMACÉN
Y CAJA DE GRATUIDAD

Tomada por: Wendy Choc. Año 2 013.

FOTOGRAFÍA 2
ENTREGA TÉCNICA DE REGISTROS Y CONTROLES
ADMINISTRATIVOS FORMATO DIGITAL

Tomada por: Wendy Choc. Año 2 013.

70

FOTOGRAFÍA 3
CONCURSO DE DIBUJO Y PINTURA, JUEGOS
FLORALES 2 013

Tomada por: Werner Ventura. Año 2 013.

FOTOGRAFÍA 4
VISITA A E.O.R.M. CASERÍO CHIQUIGUITAL

Tomada por: Werner Ventura. Año 2 013.

 71

IMAGEN 1
CROQUIS DEL AREA URBANA DE SANTA CRUZ VERAPAZ

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013.

72

IMAGEN 2

PLANO DE LA COORDINACION TÉCNICO ADMISTRATIVA

16-02-06

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013

 73

GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA A DIRECTORES DE LOS

ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE LOS DIFERENTES
NIVELES QUE CONFORMAN EL DISTRITO ESCOLAR 16-02-06 DEL
MUNICIPIO DE SANTA CRUZ VERAPAZ

1. Mencione cuáles son los registros y controles que más utiliza en su

establecimiento.
___________________________________________________________
___________________________________________________________
__________________________________________________________

2. ¿Cuáles cree usted que son los factores que inciden en el incumplimiento
de los procesos administrativos y el manejo de registros y controles por
parte de los directores de los establecimientos del distrito escolar al que
pertenece?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
__________________________________________________________

3. ¿De qué forma considera usted pertinente que la Coordinación Técnica

Administrativa refuerce el tema de registros y controles en los distintos
establecimientos?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

4. ¿De qué manera verifica usted el uso de registros y controles dentro de

las aulas por parte de los maestros hacia los estudiantes?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

5. ¿Por qué razón considera importante el tema de registros y controles

administrativos en el distrito escolar?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
74

ENCUESTA

Coordinación Técnico Administrativa 16-02-06, Santa Cruz Verapaz A.V.

Objetivo: Verificar el cumplimiento en la actualización y uso de libros, registros y controles

para la correcta administración en los establecimientos del distrito escolar de Santa Cruz
Verapaz.

Instrucciones: Marque con una X en la casilla correspondiente, si posee o no, cada uno de
los requerimientos en su establecimiento.

LISTA DE REQUERIMIENTOS

No. REGISTROS Y CONTROLES GENERALES SI NO OBSERVACIONES

1 Acuerdos y/o Resolución de Creación del establecimiento

2 Dictamen de nombramiento del Director.

3 Libro De Inscripciones

4 Libro De Actas (Titular Y Auxiliar)

5 Libro Conocimientos

6 Libro De Contabilidad o Finanzas

7 Libro De Visitas

8 Libro De Almacén

9 Libro De Inventario (Titular De La CGS) Y Auxiliar

10 Libro De Caja

11 Libro De Actas Comisión De Evaluación

12 Libro De Actas Comisión De Disciplina

13 Registro de actividades escolares (anual, semestral,

bimestral, mensual, semanal, diario: planificaciones)

14 Registro de correspondencia oficial (enviada y recibida)

15 Registro de Libros en Biblioteca

16 Calendario escolar y cívico

 75

17 Registro de Estadística inicial y cuadros UDI

18 Cuadros PRIM Por Nivel Organizados Por Quinquenio

(cuadros de exámenes de promoción y recuperación y
actas y cuadros de exámenes extraordinarios)

19 Cuadros De Resumen General: Estadística de indicadores

educativos (resumen de los cinco años)

20 Programas de apoyo

21 Mural De Transparencia

22 Control de las señoras que preparan la refacción

23 Control de Refacción escolar (despensa)

24 Compendio de Leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y

disposiciones del MINEDUC.

25 P.E.I. o P.O.A.

26 Plan de seguridad escolar

27 Plan de emergencia

REGISTROS DOCENTES

28 Nomina Del Personal

29 Nómina de sueldos

30 Registros actualizados con documentos personales y

laborales de cada docente (fotocopia de nombramiento,
acta de toma de posesión, carnet del Iggs, Nit, Boucher, DPI
y ornato)

31 Hojas de datos personales (Kardex)

32 Control de Asistencia de personal

33 Control de Licencias otorgadas

34 Tarjetas De Responsabilidad Asignada A Cada Empleado

(CIRCULAR No. 3-57)

35 Comisiones internas
76

REGISTROS DE ALUMNOS

36 Nomina De Alumnos Inscritos.

37 Listado De Código Personal,

38 Expediente Completo De Alumnos

39 Nómina de Gobierno escolar

 Verifica el manejo constante de los siguientes REGISTROS ESCOLARES por parte

de los docentes:
40 Planificación bimestrales (mensuales)

41 Evaluaciones por unidad

42 Registro de calificaciones bimestrales

43 Registro de asistencia

44 Asistencia - carné escolar

45 Constancias de inscripción

46 Control de rendimiento - tarjetas

47 Control de visitas de padres de familia

48 Cuadros de honor

49 Control anecdótico de nota

50 Horarios de clase

51 CNB – ODEC

52 Cuadro UDI

53 Normativa de convivencia y Disciplina

54 Reglamento de Evaluación

55 Otros…

Fundamento Legal: Decreto Ley 647, Acuerdo Gubernativo M. de E. 3-70, otros.

NOTA: Los registros señalados serán objeto de revisión y su no aplicación se hará constar
por visita al establecimiento.
 77

De acuerdo a las casillas en las que indicó que NO, por favor especificar en las
siguientes líneas, cuáles son las causas por las que no posee o aplica los diferentes
registros, controles o documentos.

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________

Sello

FIRMA:_____________________________________

NOMBRE DEL DIRECTOR (A):___________________________________________________

Fuente: Investigación de campo. Año 2 013

78