CODIGO:E5_D08 FASE:DESARROLLO PAG

Nivel 4
PASOS REDACCION VERSION FECHA
PLAN ESTRATEGICO

El proceso realizado hasta ahora nos ha permitido: REDACCIÓN: Una persona o un grupo muy reducido

Definir la misión, visión, valores, objetivos y estrategias de la organización Sistematiza y presenta de forma ordenada la

Ha generado un proceso de participación y aprendizaje de todos como información generada.
consecuencia de la realización del diagnóstico y fijación de estrategias COMUNICACIÓN: Revisar, analizar críticamente y recoger opiniones
PARTICIPACIÓN Y ACUERDO ENTRE LOS PRINCIPALES IMPLICADOS Comunicar a todos los niveles y explicar detalles

Plan de acción Presentación

Proyectos de cambio y resultados esperados Máximo responsable de la Organización

Cronograma general de implantación

Recursos destinados Introducción

Estructura organizativa. Responsables Breve resumen de los principales elementos del plan

Sistema de seguimiento y evaluación
estratégia

6 1
Plan de acción Presentación
Plan operativo Introducción

Misión - Visión
Enunciar la Misión, visión y valores o
Prioridades estratégicas principios que guían a la organización.
Estructura general de objetivos y
determinación de los objetivos
5 Indicadores:
Fuentes
2
Objetivos Periodicidad Misión
estratégicos.
Estrategias Utilización Visión
Principales estrategias para el Medición
logro de objetivos y criterios para Etc...
su priorización

4 3
Diagnóstico Análisis situación
actual ANALISIS
DIAGNOSTICO
Breve historia de la organización

Identificar Oportunidades y Amenazas
Estructura organizativa

Identificar Fortalezas y Debilidades
Evolución del entorno y del sector específico en el que

Identificar los puntos críticos en cada estamos
una de las áreas
Principales usuarios de los productos-servicios que

ELABORADO REVISADO FECHA APROBADO FECHA

[Link] 1
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

1. OBJETIVO

Formular los planes Estratégico y de Acción en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, las funciones y
objetivos institucionales y sectoriales, y hacer el seguimiento periódico a la gestión institucional y sectorial

2. ALCANCE

Inicia con la revisión y análisis del entorno interno y externo para la formulación del plan estratégico y de acción
y finaliza con el seguimiento. El presente documento aplica a las dependencias del Ministerio, las entidades
adscritas y vinculadas y al Comité SIGI.

3. POLÍTICA DE OPERACIÒN

El Sector Administrativo del Interior y de Justicia cuenta con un Plan Estratégico y planes de acción articulados
al Plan Nacional de Desarrollo y a sus objetivos misionales

La definición de los programas de acción de gobierno (PAG) y sus componentes, se realiza de manera colectiva
con la participación de las entidades y el liderazgo de la alta dirección del Ministerio.

La formulación del plan estratégico se realiza con un horizonte de 4 años, de acuerdo con el período de
Gobierno y los planes de acción se proyectan por anualidad.

4. DEFINICIONES

Actividad: Es un conjunto de tareas programadas en el tiempo para contribuir al logro de un componente.

Componente: Unidad que contiene un conjunto de actividades priorizadas que contribuyen al cumplimiento de
un Programa de Acción de Gobierno- PAG. Para cada componente se define una meta e indicador y se pondera
frente al PAG.

DOFA Documento que define debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad y del sector

Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el cumplimiento
de un PAG o componente, en un momento determinado.

Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar en los componentes y PAG.

Misión: Es el objeto para el cual se crea la entidad; la construcción debe ser colectiva que responda a los
productos y/o servicios, a los clientes y grupos de interés, a los objetivos organizacionales y a los principios y
valores de la misma

Objetivo: Finalidad hacia la que se orientan los Programas de Acción de Gobierno- PAG del plan, y pueden
clasificarse en misionales y de apoyo.

PND- Plan Nacional de Desarrollo: “Carta de Navegación” del gobierno donde se establecen los objetivos,
metas y prioridades de la administración durante su cuatrienio. El Plan Nacional de Desarrollo contiene dos
partes: una general con la definición de estrategias, programas y objetivos y un plan de inversiones.

Plan de acción: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar los
objetivos estratégicos y los Programas de Acción de Gobierno -PAG en un período determinado, por lo general
un año. Este documento está compuesto por componentes, actividades, responsables e indicadores.

Página 1 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

Plan Estratégico: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones de la entidad para alcanzar objetivos
acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está conformado por los objetivos estratégicos y los
Programas de Acción de Gobierno-PAG

Programa de acción de gobierno (PAG) Es la unidad que contiene un conjunto de componentes orientados a
lograr un objetivo determinado y se define a un horizonte de 4 años. La medición resulta de la sumatoria
ponderada de los indicadores de los componentes.

Resultado: Cambio real logrado expresado a través de los productos o impactos generados por el
cumplimiento de una meta

Seguimiento: Determinación del estado de avance de las metas previstas, en un momento determinado. Se
identifican los factores que afectan el resultado esperado y se establecen las acciones correctivas en caso de
ser necesario.

SIGI. Sistema Integrado de Gestión Institucional, conformado por los elementos del Modelo Estándar de Control
Interno - MECI, las Políticas de Desarrollo Administrativo, los requisitos de la Norma Técnica de Calidad - NTC
GP 1000, y demás Sistemas aplicables en la Gestión del Ministerio del Interior y de Justicia y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

Visión: Proyección de la entidad en un tiempo determinado, teniendo en cuenta los recursos disponibles.

5. NORMATIVIDAD

• Constitución Política de Colombia, artículo 339

• Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
• Ley de adopción del Plan Nacional de Desarrollo
• Decreto 4530 de 2008, determina estructura orgánica del Ministerio del Interior y de Justicia
• Ley del plan de cada periodo de gobierno.

6. DESARROLLO

No. Actividad Tareas Responsable

1.1 Solicitar a las entidades del sector Funcionario designado de
documento preliminar de propuesta de Grupo de Planes,
objetivos estratégicos Programas y Proyectos -
OAP
1.2. Recopilar y analizar el Plan Nacional de Funcionario designado del
Desarrollo, el decreto de estructura vigente Grupo de Planes,
de la entidad, evaluación del plan Programas y Proyectos -
estratégico vigente, contexto estratégico o OAP
Definición de los objetivos DOFA, los elementos de direccionamiento
estratégicos, articulados (visión misión y objetivos) y propuestas de
1
con las líneas del Plan las entidades del sector
Nacional de Desarrollo 1.3 Elaborar documento preliminar de Coordinador Grupo de
objetivos estratégicos y remitirlo a los Planes, Programas y
integrantes del Comité SIGI. Proyectos - OAP
1.4 Realizar Comité SIGI para estudio y Ministro
conclusiones del documento preliminar Jefe de Oficina Asesora de
Planeación MIJ
1.5 Elaborar documento definitivo de Funcionario designado del
Objetivos Estratégicos Grupo de Planes,
Programas y Proyectos -
Página 2 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

No. Actividad Tareas Responsable

OAP
2.1 Remitir documento definitivo de Jefe de Oficina Asesora de
objetivos estratégicos e impartir Planeación
instrucciones para la definición de PAGS y
componentes.

2.2 Revisar el plan estratégico vigente y los Jefe de dependencia y de

objetivos estratégicos propuestos entidades adscritas y
vinculadas
2.3 Definir los PAGS y componentes, Jefes de dependencias y
identificando actividades, metas e entidades adscritas y
indicadores y remitir a Oficina Asesora de vinculadas
Planeación del MIJ.
Definición de PAGs,
Nota. Para la definición de PAGs,
2 componentes y
actividades componentes y actividades debe tenerse en
cuenta los proyectos y programas incluidos
en el presupuesto,

Los PAGs deben tener más de 1

componente y cada componente más de
una actividad

Los componentes deben quedar asociados

al PAG y las actividades asociadas a los
componentes.

Los indicadores y metas deben formularse

para los componentes, con ponderación
frente al PAG.
3.1 Compilar la información Funcionario designado de
Grupo de Planes,
Programas y Proyectos
Jefe de Oficina Asesora de
Planeación de MIJ
3.2 Elaborar el documento del plan y Ministro
Consolidación y remitirlo al Comité SIGI. Jefe de Oficina Asesora de
3 presentación del Plan Planeación de MIJ
Estratégico y de Acción 3.3 Realizar Comité SIGI para discusión del Ministro
plan y toma de decisiones. Jefe de Oficina Asesora de
Planeación de MIJ
Jefes de dependencia de
MIJ
Jefes de entidades del
Sector
4.1 Ajustar el documento Funcionario designado de
Grupo de Planes,
4 Aprobación y publicación Programas y Proyectos -
OAP

4.2. Elaborar documento definitivo y remitir Coordinador Grupo de

Página 3 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

No. Actividad Tareas Responsable

a Ministro Planes, Programas y
Proyectos - OAP

Jefe de Oficina Asesora de

Planeación
4.3. Aprobar y firmar documento Ministro
4.4 Publicar el plan en la Web de MIJ: Funcionario designado del
[Link]/ planes Grupo de Planes,
Programas y Proyectos -
Nota. La solicitud de cambios después de la OAP
aprobación deberá estar debidamente
justificada y aprobada por los Viceministros
y el Ministro y en ningún caso se recibirán
después del segundo trimestre del año
5.1 Realizar las actividades de cada uno de Dependencias de MIJ y
5 Ejecución del plan los componentes de acuerdo con lo entidades adscritas y
programado. vinculadas.
6.1 Recopilar, analizar y reportar Funcionario designado de
mensualmente los avances de gestión y entidades del sector y de
resultados de los PAGs y metas de acuerdo dependencias de MIJ
con los indicadores previstos, a la Oficina
Asesora de Planeación.
6.2 Consolidar y preparar informe sectorial Funcionario designado de
de seguimiento. Grupo de Planes,
Programas y Proyectos de
OAP de MIJ
6.3 Convocar reunión de seguimiento y Ministro
socialización de avances. Jefe de Oficina Asesora de
Planeación de MIJ
Seguimiento y 6.4 Realizar reunión de seguimiento y Ministro, Directores MIJ y
6 socialización de avances (levantar acta y Directores o Gerentes de
mejoramiento
lista de asistencia). Entidades

Nota. Las dependencias de MIJ y entidades Oficina de Control Interno

adscritas y vinculadas, ejecutan las de MIJ
acciones de mejoramiento de acuerdo con
las recomendaciones resultantes de la
reunión de seguimiento y socialización

Nota. La Oficina de Control Interno realiza

el seguimiento al cumplimiento de los
compromisos resultantes de la reunión de
seguimiento y socialización del informe de
avance del plan.

7. REGISTROS

• Memorandos
• Actas
• Plan Estratégico
• Planes de Acción

Página 4 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

• Informe de seguimiento
• Lista de asistencia

8. RIESGOS

IDENTIFICACIÒN DE RIESGOS PROCESO/SUBPROCESO

GRAVEDAD
FRECUENCIA

CALIFICACIÒN
RIESGOS DESCRIPCIÒN CAUSAS EFECTOS EVALUACIÒN CONTROL

No se cuenta
Mantener registros
Insuficiencia de con datos
Falta de interés Subjetividad en Zona de Riesgo claros de las
información para la estadísticos que
en mantener la formulación Importante. actividades y
programación de soporten la
registros de las metas y 3 10 30 Prevenir el riesgo, mediciones de los
metas y la programación de
históricos sobre resultados en proteger a la indicadores de
sustentación de metas y que
la gestión los planes entidad, compartir gestión y
logros. respalden los
resultados
logros
Capacitación y
La herramienta Falta de asesoría sobre el
Reportes de Zona de Riesgo
para el reporte conocimiento uso y aplicación
Manejo deficiente gestión Importante.
de la gestión no sobre las de la matriz de
del instrumentos de desarticulados 3 10 30 Prevenir el riesgo,
es utilizada variables y seguimiento al
seguimiento de objetivos y proteger a la
correctamente elementos plan de acción.
metas entidad, compartir
por los usuarios conceptuales

9. CONTROL DEL RIESGO

CONTROL DEL RIESGO

CONTROL CONTROL ACTUAL ACCIONES A RESPONSABLE FECHA INICIAL REGISTROS
IMPLEMENTAR FECHA FINAL DE AUDITORIA
Mantener registros Informe de avance Orientar a los Oficina Asesora Enero-Diciembre Actas de reunión
claros de las reportado por las responsables de la de Planeación del Correos
actividades y entidades del sector y las rendición de informes de MIJ y de las electrónicos,
mediciones de los dependencias del MIJ avance para que los entidades listas de
indicadores de reportes sean concretos y asistencia,
gestión y articulados a los Informe de
resultados indicadores y metas seguimiento
propuestas.
Capacitación y Informe de avance Promover reuniones con Oficina Asesora Enero-Diciembre Listas de
asesoría sobre el reportado por las los responsables de la de Planeación del asistencia,
uso y aplicación entidades del sector y las ejecución de planes de MIJ correos
de la matriz de dependencias del MIJ acción, para socializar electrónicos
seguimiento al elementos conceptuales
plan de acción. del instrumento utilizado,
propiciando la mejora de
la información brindada y
asesoría permanente

Página 5 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

10. POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

RIESGO POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Insuficiencia de
información para la
programación de El Ministerio del Interior y de Justicia por medio de la Oficina Asesora de Planeación,
metas y la lidera y orienta de manera permanente la formulación y seguimiento del plan
sustentación de estratégico y de acción del Sector, identificando, previniendo y corrigiendo las fallas y
logros. eventos que afectan el logro de los resultados planificados.
Manejo deficiente del
instrumentos de
seguimiento

11. INFORMACIÓN SECUNDARIA

INFORMACIÓN A RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

PUBLICAR
Plan Estratégico Funcionario designado Anual Web – [Link]
OAP
Informes de seguimiento Funcionario designado Mensual Web – [Link]
OAP

12. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

INFORMACIÓN
Sigob Aplicativo para la gestión Funcionarios designado Servidores del MIJ
de correspondencia OAP

13. ANEXOS

Ver formato herramienta de gestión gerencial o plan de acción en SIGOB/comparta información/planeación

estratégica y/o en la [Link] / El Ministerio/políticas, planes, programas y proyectos/planes

14. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

30/09/2009 Los procedimientos ”PT-OAP-003 versión 0 del 5 de Versión 2
enero de 2004 Gestión del Plan de Desarrollo Sectorial
y PT-OAP-004 versión 0 del 5 de enero de 2004Gestión
del plan de acción” se reemplazan por el procedimiento
PD-P-01 Formulación y seguimiento del plan estratégico
y de acción. Por lo anterior los dos (2) procedimientos
indicados al inicio se identifican con la leyenda de
documento obsoleto.

Página 6 de7
 Código: PD-P-01
PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN Versión:01
ESTRATEGICO Y DE ACCION
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 30/09/2009

Elaboró Revisó y Aprobó

Firma Firma

Celmira María Janer Cuervo Rafael Enrique Diaz Cely

Profesional Especializado Coordinador Grupo de Planes, Programas y
Proyectos
Firma

Nubia Patrícia López Méndez

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Tabla de Retención Documental: Proceso Planeación y Direccionamiento

Página 7 de7