Definiciones de presupuesto

Presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las

condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un
período determinado. El empresario debe planear con inteligencia el tamaño de
sus operaciones, los ingresos, costos y gastos, con la mira puesta en la
obtención de utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación
sistemática de todas las actividades empresariales.
2. Presupuesto es un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer
con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la
empresa Al hablar de previsiones, se hace referencia a las decisiones que con
anticipación debe tomar el “jefe de la empresa” para alcanzar los resultados
propuestos
3. Presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las
responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En
particular comprende el desarrollo y la aplicación de:
• Objetivos empresariales generales a largo plazo.
• Especificación de las metas de la empresa.
• Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.
• Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades
particulares (divisiones, productos, proyectos).
• Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por
responsabilidades asignadas. • Procedimientos de seguimiento.
4. Presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se
propone alcanzar la empresa en un período, en desarrollo de las estrategias
adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para
lograrlos y evaluar su ejecución.
Es expresión cuantitativa, porque los objetivos deben ser mensurables y su
alcance requiere la destinación de recursos durante el período fijado como
horizonte de planeamiento; es formal, porque exige la aceptación de quienes
están al frente de la organización (gerencia, presidencia y/o juntas directivas o
consejos de administración). Además, desarrolla las estrategias adoptadas,
porqué éstas permiten responder al cómo se implementarán e integrarán las
diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los
objetivos previstos; deberá organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y
controlar, para que los planes no se queden sólo en la mente de sus
proponentes y, por último, desarrollar procedimientos de oficina y técnicas
especiales para formular y controlar el presupuesto.
Directivos y asesores deberán participar en el bosquejo de las actividades futuras de la
empresa, para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y financieros
planeados, optimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la
productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre el
bienestar individual Directivos y asesores deberán participar en el bosquejo de las
actividades futuras de la empresa, para lograr los objetivos mercantiles, sociales,
fabriles y financieros planeados, optimizar sus costos sin sacrificar las calidades y
maximizar la productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar
sobre el bienestar individual

Importancia del presupuesto

cuanto menor sea el grado de certeza en la predicción, mayor será la investigación

que debe realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no controlables por
la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. En los países que por razones
del manejo macroeconómico experimentan fuertes fluctuaciones en los índices de
inflación y devaluación, y en las tasas de interés, se debe hacer un análisis detallado
de estos factores al elaborar el presupuesto. El presupuesto surge como herramienta
moderna de planeación y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de
indicadores económicos como los enunciados, y en virtud de sus relaciones con los
diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.

El presupuesto y la gerencia estratégica

En el capitalismo, la eficiencia y la productividad se materializan en utilidades

monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La gerencia es
dinámica si recurre a todos los elementos disponibles, y uno de ellos es el
presupuesto, el cual, empleado de una manera eficiente, genera grandes
beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades y el
camino que debe recorrer la gerencia al encarar las siguientes
responsabilidades:
 Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que representen las
expectativas de los inversionistas.
• Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción,
distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un
objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las
responsabilidades encomendadas.
• Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando
no se cumplan las metas que justificaron su implantación.
hay quienes afirman que “hacer gerencia es lograr objetivos por medio de
otros”, y para ello se requiere:
• Fijar planes generales de acción para el futuro.
• Pensar con creatividad.
• Vivir y pensar en función de cumplir y hacer cumplir los objetivos
propuestos.
• Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar
soluciones adecuadas.
La gerencia debe entender que la instalación y la vigilancia del sistema tienen
su costo y por tanto, debe concedérsele la importancia que merece. Los planes
los evaluará y analizará con el comité asesor (los jefes de departamentos) y
con la junta directiva
El presupuesto y la planeación estratégica

Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de planeación, la
definición de la misión y la visión de la organización, el diagnóstico del entorno y de las
condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades y la
especificación de las estrategias correspondientes. Todo lo anterior permite establecer los
objetivos de la organización y a partir de este marco de planeación estratégica, hacer la
definición de metas y planes detallados, el presupuesto, y finalmente, organizar sistemas de
información periódica y de seguimiento del desempeño de las responsabilidades asignadas. El
proceso de desarrollo de la planeación estratégica de largo plazo y todo el conjunto de
programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de corto plazo, deben realizarse
con el liderazgo de la alta dirección pero con la participación de todas las instancias de la
organización.

La planificación requerirá un compromiso de la alta administración de promover la

participación de todos los niveles; un proceso administrativo que organice, provea, aplique y
controle los recursos; una estructura de la organización que identifique funciones y
responsabilidades; un proceso de control y coordinación de las funciones y de manera
permanente, una retroalimentación que permita el seguimiento y la replanificación en sentido
ascendente y descendente. El propósito de la planeación es dar a cada integrante los
lineamientos necesarios para la toma de decisiones y la ejecución de las actividades
operacionales.

El punto de partida de la planeación estratégica lo constituye la definición de la misión y la

visión de la organización. Aunque es difícil dar una fórmula común y sólo en la práctica cada
organización encontrará la definición que más se acerque a sus propias condiciones, podría
decirse que la misión es la expresión de la razón de ser de la organización y lo que constituye su
valor agregado para su entorno. La visión será una proyección anhelada de la organización en
la que se visualizan los sueños e ideales a lograr en un horizonte de largo plazo, considerando
la satisfacción de las aspiraciones de todos los constituyentes de la entidad.

Ventajas de la planeación estratégica

• Se piensa en todas las actividades que se pueden realizar en el futuro.

• Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar ante
determinadas situaciones.
• Se fijan estándares en cuanto a la actuación futura.
• Se concretan las actividades y se compromete al personal con las metas

El presupuesto y el proceso de dirección

La función de los presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor

cuando los presupuestos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, es
decir, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación,
dirección y control. La planeación y el control, como funciones de la gestión administrativa, se
concretan en el proceso de elaboración de un presupuesto.

El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones dentro de los

límites preestablecidos. Mediante éste, se comparan los resultados reales frente a los
presupuestos, se determinan las variaciones y se suministran a la administración elementos de
juicio para la aplicación de acciones correctivas. Sin presupuesto, la dirección de una empresa
no sabe hacia cuál meta dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen
financiarse, puede incurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, no tiene
bases sólidas para emplear la capacidad instalada de producción y no dispone de la
información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos. La ausencia de
presupuestos imposibilita evaluar los resultados conseguidos en cuanto a ventas,
abastecimientos, producción y/o utilidades.

Ventajas del presupuesto

Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas, obtienen

mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de administrarlas sin haber
pronosticado el futuro. Sus ventajas son notorias:

• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura
la consecución de los mismos.

• Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. • Se aplican

estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, de mano de obra y costos
indirectos de fabricación).

• Se pondera el valor de estas actividades.

• Cada miembro de la empresa piensa en la consecución de metas específicas mediante la

ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

• La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y crea

entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar
decisiones.

• De manera periódica, se replantean las políticas, cuando después de revisarlas y evaluarlas se

concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.

• Se busca optimizar los resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los recursos de la empresa,
dado el costo de los mismos.

• Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedio”, y permite su comparación

con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y
sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Limitaciones del presupuesto

• La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron.

• Es sólo una herramienta de la gerencia. “El Plan presupuestal como instrumento se construye
para que sirva de orientación a la administración”
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios se tendrán
después del segundo o tercer período, cuando se haya ganado experiencia y el personal que
participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

Rígidos, estáticos, fijos o asignados Por lo general, se elaboran para un solo nivel de actividad
en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez
alcanzado el costo, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De
este modo, se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico,
cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público.

Flexibles o variables

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos
y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia
aplicación en el campo del presupuesto de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y de ventas.

A corto plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones
de un año.

A largo plazo En este campo, se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes del gobierno, el horizonte de planeamiento consulta el
período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos
generales de cada plan

suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de

infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento
del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o,
como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

De operación o económicos Incluye el presupuesto de todas las actividades para el período

siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se resume en un estado proyectado de
pérdidas y ganancias
Ventas – Ingresos operacionales • Producción • Compras • Uso de materiales • Mano de obra •
Gastos operacionales: – Ventas y Mercadeo – Administrativos

Financieros (tesorería y capital) Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden
fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el presupuesto de caja o
tesorería y el presupuesto de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.
Presupuesto de tesorería. Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja,
bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo,
porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos (ventas al
contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o
dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras empresas) o con la salida
de fondos líquidos (amortización de créditos, pago a proveedores, pago de nómina, de
impuestos o de dividendos). El presupuesto de tesorería se establece por períodos cortos:
meses o trimestres. Es importante porque por medio suyo se programan las necesidades de
fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las
exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos, o a liquidar activos. En
caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y
evitar su ociosidad.

Presupuesto de erogaciones capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos.

Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación
de edificios y compra de maquinaria y equipos. También evalúa alternativas de inversión
posibles y permite conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

Presupuestos del sector público Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos
que requieren los gastos de funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los
organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales, se contemplan
variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno,
los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la
iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, centros de acopio, vías de
comunicación), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la
amortización de compromisos ante la banca internacional.

Presupuestos del sector privado Los utilizan las empresas privadas como base de planificación
de las actividades organizacionales. Carecen de las formalidades jurídicas de los presupuestos
públicos y esto les caracteriza como más flexibles.

Presupuestos del tercer sector Una organización del tercer sector es una asociación u
organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la
calidad de vida de la sociedad. Está conformada por un grupo de personas que aportan trabajo
voluntario para liderar y orientar la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus
miembros, socios o fundadores y tiene un carácter no gubernamental.

Algunos elementos o factores que se deben tener en cuenta al apreciar el presupuesto para las
entidades del tercer sector, son los siguientes: 1. Planeación a corto, mediano y largo plazo. 2.
Planeación por planes, programas y proyectos. 3. Presupuesto de ingresos y localización de
fondos. 4. Presupuesto de gastos operacionales. 5. Presupuesto de inversión de los excedentes.
6. Control, monitoreo, seguimiento y acompañamiento con indicadores de gestión (financieros
y no financieros) de la eficiencia, eficacia y efectividad. 7. Adaptabilidad y flexibilidad
presupuestal. 8. Integración y participación en la elaboración del presupuesto. 9. Estructura
organizacional acorde con los planes y proyectos a desarrollar.
10. Práctica contable financiera para entidades sin ánimo de lucro. 11. Requisitos y controles
fiscales y gubernamentales a este tipo de organizaciones.

Mecánica, técnica y principios en la elaboración del presupuesto

 Los elementos de trabajo permiten manejar la información mediante el diseño de

formas y/o cédulas presupuestarias, para la recolección de información y los medios
utilizados para el cálculo matemático; y mediante métodos de oficina empleados en su
elaboración.
 Las técnicas de elaboración son el conjunto de procedimientos utilizados para hacer la
estimación del presupuesto. Estas pueden provenir de la experiencia o de las
investigaciones realizadas en el desarrollo del trabajo. Por ejemplo, si es por
experiencia o por investigación, el encargado de elaborar el presupuesto de ventas
puede identificar los factores que incidieron sobre las ventas de períodos pasados, los
procedimientos empleados para determinar los estándares de los tres elementos del
costo, y los métodos usados para la fijación del precio del producto.
 Los principios revisten especial importancia en el campo del proceso de elaboración e
implementación del presupuesto, por lo que antes de enunciarlos, es necesario
resaltar el hecho de que sirven de guías específicas o de “moderadores del criterio” de
las personas encargadas de elaborar los presupuestos parciales o el presupuesto
general de la empresa.

Principios de previsión Estos principios destacan la importancia del estudio anticipado de los
procesos de la organización y de las posibilidades de lograr las metas propuestas. Son tres: de
predictibilidad, de determinación cuantitativa y de objetivo.

De predictibilidad. Es posible pronosticar algo que ha de suceder o que queremos que suceda.
De determinación cuantitativa. Se debe determinar en unidades monetarias las actividades
programadas para ejecutar los planes de la empresa durante el período presupuestal.

De objetivo. Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.

Principios de planeación Se refieren a la necesidad de programar la acción, para lograr los

objetivos deseados. Entre ellos se incluyen: de precisión, de costeabilidad, de flexibilidad, de
unidad, de confianza, de participación, de oportunidad y de contabilidad por áreas de
responsabilidad.

 De precisión. Los presupuestos son planes de acción y deben expresarse de manera

precisa y concreta. Deben evitar vaguedades que impidan su correcta ejecución.
 De costeabilidad. El beneficio de instalación del sistema de control presupuestal debe
superar el costo de instalación y funcionamiento del sistema
 De flexibilidad. Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en razón de
hechos totalmente imprevisibles y de las circunstancias que hayan variado después de
la previsión.
 De unidad. Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se
aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados
 De confianza. El decidido apoyo y la convicción en los principios, al igual que la
eficiencia del control presupuestal por parte de todos los directivos de la empresa, son
fundamentales para el éxito del presupuesto.
  De participación. Es esencial que en la planeación y en el control de los negocios
intervengan todos los empleados. De esta manera se aprovecha la experiencia de cada
uno de ellos y se asegura su compromiso con el presupuesto.
 De oportunidad. Los planes deben estar completamente preparados antes de iniciar el
período presupuestal, para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines
establecidos.
 De contabilidad por áreas de responsabilidad. La contabilidad, además de cumplir los
postulados de la contabilidad general, debe servir para los fines de control
presupuestal a nivel de cada una de las área7

Principios de organización

De orden. La planeación y el control presupuestal se deben fundamentar en una organización

formal trazada en organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad precisas; y en las
funciones de cada miembro del grupo directivo, detallando deberes y responsabilidades.

De comunicación. Este principio entraña que dos o más personas, o si es el caso, que todos los
implicados, entiendan del mismo modo un asunto determinado, de manera oportuna y
concisa.

Principios de dirección
De autoridad. La autoridad lleva consigo implícita la responsabilidad. Este principio establece
que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta, como para eximir totalmente al
funcionario de la responsabilidad final que le cabe por las actividades bajo su jurisdicción.

De coordinación. El interés general debe prevalecer sobre el interés particular. Las áreas deben
armonizar sus esfuerzos para lograr los objetivos y metas de la organización

Principios de control

 De reconocimiento. Es necesario reconocer o dar crédito al individuo por sus éxitos, así
como llamarlo al orden y/o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
 De excepción. Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los problemas
excepcionales, sin preocuparse por los asuntos que deben marchar de acuerdo con lo
 De normas. Los presupuestos constituyen la norma por excelencia para todas las
operaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y precisas en una
empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros
beneficios.
 De conciencia de costos. Para el éxito del negocio, se debe tener conciencia de que
cada decisión de un individuo tiene algún efecto sobre los costos; cada supervisor debe
comprender el impacto de sus decisiones sobre los costos, para que cada decisión que
tome sea beneficiosa para la empresa.

La planeación y las áreas funcionales de la empresa

, es que éstas tienen su razón de ser, fijan objetivos, formulan estrategias, definen políticas y
controlan sus recursos en las diferentes áreas de operación

En la planeación se definen: la misión, la visión, los objetivos, las estrategias y las políticas para
cada área funcional, y se destaca el presupuesto como parte fundamental. Además, se habla
de control para medir y evaluar todo el proceso de planeación.