Paso a Paso de un Control de Mercadería
Paso 1: Establecer un Sistema de Registro
1.1. Decide cómo registrarás tu mercadería. Puedes optar por utilizar software de gestión de
inventario, hojas de cálculo (como Excel) o incluso un sistema manual si tu inventario es pequeño.
Paso 2: Clasificar tus Productos
2.1. Crea una lista de todos los productos que tienes en stock.
2.2. Clasifica los productos en categorías o grupos similares para facilitar la organización y el
seguimiento.
Paso 3: Determinar el Método de Valoración
3.1. Decide cómo valorarás tu inventario. Los métodos comunes son el costo promedio, el costo FIFO
(primeros en entrar, primeros en salir) o el costo LIFO (últimos en entrar, primeros en salir).
Paso 4: Establecer Niveles de Inventario
4.1. Define los niveles de inventario mínimo y máximo para cada producto. Esto te ayudará a saber
cuándo debes reabastecer o reducir el stock.
Paso 5: Realizar un Inventario Inicial
5.1. Realiza un conteo completo de tu inventario actual y registra la cantidad de cada producto y su
valor según el método de valoración elegido.
Paso 6: Registrar las Entradas de Mercadería
6.1. Cada vez que recibas nuevos productos, registra la entrada en tu sistema de control de
mercadería. Asegúrate de incluir la cantidad, el costo unitario y la fecha de entrada.
Paso 7: Registrar las Salidas de Mercadería
7.1. Registra todas las ventas o salidas de productos de tu inventario. Esto debe incluir la cantidad
vendida, el costo unitario y la fecha de salida.
Paso 8: Realizar Recuentos Periódicos
8.1. Realiza recuentos periódicos de tu inventario para verificar que coincida con los registros en tu
sistema. Esto ayuda a detectar posibles discrepancias o pérdidas.
Paso 9: Calcular el Costo de los Productos Vendidos (COGS)
9.1. Utiliza el método de valoración elegido para calcular el costo de los productos vendidos durante
un período específico.
Paso 10: Generar Informes y Análisis
10.1. Genera informes periódicos para evaluar el rendimiento de tu inventario, como el nivel de
rotación, el margen de ganancia y la rentabilidad de cada producto.
Paso 11: Realizar Reabastecimientos y Ajustes
11.1. Basándote en los informes y análisis, toma decisiones sobre reabastecer productos agotados,
ajustar los niveles de inventario mínimo y máximo, y realizar ajustes contables si es necesario.
Paso 12: Mantener el Sistema Actualizado
12.1. Mantén tu sistema de control de mercadería actualizado de manera regular para reflejar
cambios en el inventario y las operaciones de la empresa.
Paso 13: Capacitar al Personal
13.1. Si tienes empleados que participan en el control de mercadería, asegúrate de capacitarlos
adecuadamente en el uso del sistema y los procedimientos.
Paso 14: Auditorías Externas
14.1. En algunos casos, puede ser útil llevar a cabo auditorías externas para garantizar la precisión de
tu control de mercadería, especialmente en empresas grandes.
Procedimiento de Control de Mercadería para una Estación de Servicio
Objetivo:
Garantizar un control preciso de la mercadería, especialmente el combustible, para gestionar
eficientemente el inventario y reducir las pérdidas.
Paso 1: Recepción de Entrega de Combustible
1.1. Designa a un empleado responsable de recibir las entregas de combustible.
1.2. Al recibir el combustible, verifica la cantidad entregada, el tipo de combustible y su calidad.
Registra estos datos en un registro de recepción de entregas.
Paso 2: Almacenamiento de Combustible
2.1. Almacena el combustible en tanques de almacenamiento adecuados y seguros, siguiendo las
regulaciones de seguridad y ambientales.
2.2. Registra la cantidad almacenada después de cada entrega y asegúrate de que coincida con la
cantidad registrada en la recepción de la entrega.
Paso 3: Venta de Combustible
3.1. Entrena a tus empleados para usar el sistema de control de ventas, registrando la cantidad y el
tipo de combustible vendido a cada cliente.
3.2. Asegúrate de que los dispositivos de medición, como surtidores y bombas, estén calibrados y
funcionando correctamente.
Paso 4: Registro de Ventas y Existencias
4.1. Diariamente, registra todas las ventas de combustible en un libro de ventas. Esto incluye la
cantidad vendida, el precio y el tipo de combustible.
4.2. Mantén un registro de las existencias de combustible al final de cada día.
Paso 5: Control de Pérdidas y Diferencias
5.1. Realiza un cálculo diario para verificar si hay diferencias entre las ventas registradas y las
existencias de combustible.
5.2. Investiga y documenta cualquier diferencia significativa. Puede deberse a pérdidas por
evaporación, fugas, o incluso robo.
Paso 6: Reabastecimiento de Inventario
6.1. Establece niveles de inventario mínimo y máximo para cada tipo de combustible.
6.2. Cuando el nivel de inventario de un tipo de combustible alcance el mínimo, programa una nueva
entrega para evitar quedarte sin stock.
Paso 7: Mantenimiento Preventivo
7.1. Programa inspecciones regulares de tus tanques de almacenamiento y equipos de medición para
detectar posibles problemas y prevenir pérdidas.
Paso 8: Auditorías Periódicas
8.1. Realiza auditorías periódicas para verificar la precisión de tus registros y procedimientos de
control de mercadería. Puede ser realizado internamente o por un tercero.
Paso 9: Capacitación de Empleados
9.1. Capacita a tu personal sobre los procedimientos de control de mercadería y la importancia de
seguirlos rigurosamente.
Paso 10: Reporte a las Autoridades Reguladoras
10.1. Cumple con todos los requisitos y regulaciones locales y nacionales relacionadas con la gestión
de combustible y el control de mercadería. Presenta informes requeridos a las autoridades
pertinentes.
Paso 11: Mejora Continua
11.1. Regularmente, revisa y actualiza tus procedimientos de control de mercadería para incorporar
mejores prácticas y tecnologías avanzadas que puedan mejorar la eficiencia y reducir las pérdidas.
Este procedimiento proporciona una guía básica para controlar el inventario de combustible en una
estación de servicio. Asegúrate de personalizarlo según las necesidades y regulaciones específicas de
tu negocio.
