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Elaboración de la documentación del SGC de la empresa JM HSEQ SAS.

Cindy Paola Manrique Mahecha

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería - ECBTI

Programa de Ingeniería Industrial

Bogotá

2022
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Elaboración de la documentación del SGC de la empresa JM HSEQ SAS.

Cindy Paola Manrique Mahecha

Trabajo para optar al título de Ingeniero Industrial

Director

José Daniel Gómez Méndez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería - ECBTI

Programa de Ingeniería Industrial

Bogotá

2022
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Dedicatoria

A mi Dios, por cuanto ha permitido que pueda optar por este título para su servicio.

Su fuerza, misericordia y gracia me persiguen y lo único que puedo hacer es agradecer por su

amor.
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Resumen

JM HSEQ SAS., una empresa dedicada a la prestación de servicios de asesoría, capacitación y

venta de productos de actividades de alto riesgo fundada en el año 2015 por el señor Jaider

Mahecha, debido a la carencia de una herramienta de control en su gestión, ha tenido la necesidad

de estandarizar sus procesos, a razón de aumentar su competitividad y eficacia en la prestación de

sus servicios.

Por tal motivo, el presente trabajo propone la elaboración de la documentación de este

Sistema de Gestión, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en Colombia que se

adoptan para esta materia, por medio de una serie de actividades que abarcan la identificación de

los requisitos legales a cumplir en la norma ISO 9001:2015, hasta la formulación de medidas de

mejora con base en la información obtenida por medio de una matriz que muestre de manera

simplificada dicha información.

Es importante decir que las actividades propuestas en el presente Sistema de Gestión están

enmarcadas en el concepto estadístico del control de la calidad formulado por Edwards Deming,

que consiste en planificar, hacer, verificar y actuar. Y que como resultado y conclusión del

trabajo se requiere la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa, con

el fin de facilitar la identificación de las amenazas de la organización y la toma de medidas de

control frente a los reprocesos que se puedan generar por la gestión de esta.

Palabras clave: Calidad, Eficiencia, Eficacia, Planeación, Satisfacción del cliente.

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Abstract

JM HSEQ SAS., a company dedicated to providing advisory services, training, and sale of

products for high-risk activities founded in 2015 by Mr. Jaider Mahecha, due to the lack of a

control tool in its management, has had the need to standardize its processes, to increase its

competitiveness and efficiency in the provision of its services.

For this reason, the present work proposes the elaboration of the documentation of this

Management System, in accordance with the legal provisions in force in Colombia that are

adopted for this matter, through a series of activities that include the identification of the legal

requirements to be met in the ISO 9001:2015 standard, to the formulation of improvement

measures based on the information obtained through a matrix that shows said information in a

simplified manner.

It is important to say that the activities proposed in this Management System are framed

in the statistical concept of quality control formulated by Edwards Deming, which consists of

planning, doing, verifying, and acting. And that as a result and conclusion of the work, the

implementation of a Quality Management System in the company is required, to facilitate the

identification of the threats of the organization and the taking of control measures against the

reprocesses that can generate by managing it.

Keywords: Quality, Efficiency, Effectiveness, Planning, Customer satisfaction.

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Tabla de contenido

Lista de tablas .................................................................................................................................. 9

Lista de figuras .............................................................................................................................. 10

Lista de apéndices ......................................................................................................................... 11

Problema........................................................................................................................................ 14

Descripción del problema ........................................................................................................... 14

Planteamiento del problema ....................................................................................................... 14

Sistematización del trabajo ......................................................................................................... 14

Justificación ................................................................................................................................... 15

Objetivos ....................................................................................................................................... 17

Objetivo general ......................................................................................................................... 17

Objetivos específicos .................................................................................................................. 17

Marco teórico ................................................................................................................................ 18

Concepto de calidad.................................................................................................................... 18

Contrastes del control de calidad en la historia .......................................................................... 19

La gestión de la calidad en la sociedad de hoy ........................................................................... 21

Los planes de mejora en la gestión de calidad............................................................................ 21

Marco conceptual .......................................................................................................................... 23

Metodología .................................................................................................................................. 25

Cronograma ................................................................................................................................ 27

Recursos necesarios .................................................................................................................... 28

Desarrollo ...................................................................................................................................... 33

Contexto organizacional ............................................................................................................. 33

Descripción general de la empresa ........................................................................................ 35

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Localización y canales de comunicación ................................................................................ 40

Misión ..................................................................................................................................... 42

Visión ...................................................................................................................................... 42

Organigrama........................................................................................................................... 42

Servicios prestados ................................................................................................................. 43

Diagnóstico de la situación actual .............................................................................................. 44

Resultados del diagnóstico ..................................................................................................... 66

Planificación del sistema de gestión de la calidad ...................................................................... 68

Documentación del sistema de gestión de la calidad ................................................................. 70

Gestión de calidad .................................................................................................................. 70

Gestión Financiera ................................................................................................................. 72

Direccionamiento estratégico y planeación ........................................................................... 73

Gestión de comunicaciones..................................................................................................... 74

Gestión documental ................................................................................................................ 75

Gestión de talento humano ..................................................................................................... 76

Gestión de archivo y correspondencia ................................................................................... 78

Gestión de adquisición de bienes y servicios .......................................................................... 78

Gestión de admisiones y registro ............................................................................................ 79

Gestión de diseño curricular .................................................................................................. 79

Gestión de formación pedagógica .......................................................................................... 80

Gestión de compras e inventarios ........................................................................................... 81

Gestión de seguimiento y control ............................................................................................ 82

Gestión del mejoramiento continuo ........................................................................................ 83

Estrategias de implementación y operación ............................................................................... 85

 8

Resultados ..................................................................................................................................... 88

Resultados de la revisión ............................................................................................................ 90

Conclusiones ................................................................................................................................. 92

Recomendaciones .......................................................................................................................... 94

Referencias .................................................................................................................................... 96

Apéndice........................................................................................................................................ 98
 9

Lista de tablas

Tabla 1. Metodología...................................................................................................................... 25

Tabla 2. Cronograma. ..................................................................................................................... 27

Tabla 3. Presupuesto ....................................................................................................................... 29

Tabla 4. Legislación aplicada a la organización ............................................................................. 36

Tabla 5. Normas y guías técnicas aplicadas a la organización ....................................................... 39

Tabla 6. Matriz de no conformidades ............................................................................................. 45

Tabla 7. Conteo de los requisitos de calidad para la empresa - Total ............................................ 66

Tabla 8. Porcentaje de cumplimiento de la empresa con respecto a la norma – Por categorías. ... 66

Tabla 9. Estrategias de implementación ......................................................................................... 85

Tabla 10. Indicadores del proyecto. ............................................................................................... 88

Tabla 11. Conteo de los requisitos de calidad para la empresa – Total. Segunda revisión. ........... 90

Tabla 12. Porcentaje de cumplimiento de la empresa con respecto a la norma – Por categorías.

Segunda revisión ............................................................................................................................ 90

 10

Lista de figuras

Figura 1. Vista frontal – Planta física JM HSEQ SAS ................................................................... 33

Figura 2. Actividad económica JM HSEQ SAS ............................................................................. 34

Figura 3. Descripción empresa JM HSEQ SAS ............................................................................. 35

Figura 4. Georreferenciación .......................................................................................................... 41

Figura 5. Organigrama .................................................................................................................... 43

Figura 6. Avance de la implementación del SGC – Revisión inicial ............................................. 89

Figura 7. Avance de la implementación del SGC – Revisión Final ............................................ 899

Figura 8. Árbol de problemas. ....................................................................................................... 98

Figura 9. Árbol de Objetivos ........................................................................................................ 999

 11

Lista de apéndices

Apendice A. Árbol de problemas y formulación del problema ..................................................... 98

Apendice B. Árbol de Objetivos .................................................................................................... 99

 12

Introducción

El Sistema de Gestión de la Calidad se materializa como una herramienta de control en una

organización, garantizando el cumplimiento de metas, la redefinición de los objetivos, las

responsabilidades y las acciones a seguir, teniendo un panorama claro para el desarrollo de los

procesos; así como el poder responder adecuadamente a factores externos o incluso internos que

puedan suponer la generación de riesgos y que produzcan reprocesos y pérdidas económicas, para

aumentar la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Por tal razón, la gestión de la calidad es una estrategia de administración y control de los

recursos, que ofrece a las empresas una variedad de métodos para la planeación, la ejecución, la

verificación y la evaluación de resultados, para así mismo aplicar el principio de mejora continua

como guía que garantiza la disminución en las probabilidades de error al momento de desarrollar

una idea de negocio o proyecto.

En ese sentido, la empresa JM HSEQ SAS., dedicada a la prestación de servicios

relacionados con actividades de alto riesgo en la ciudad de Bogotá D.C.; al no contar con un

Sistema de Gestión de la Calidad que le permita controlar, medir y optimizar de mejor manera los

procesos que intervienen en su actividad económica, ha presentado algunos problemas en la

satisfacción del cliente. El cual es un punto fundamental a la hora de garantizar la calidad de un

producto y/o servicio.

Es por eso, que el siguiente trabajo muestra la elaboración de la documentación del SGC

para esta organización aplicando la norma ISO 9001:2015, en donde se encuentra la verificación

del nivel de cumplimiento de los requisitos normativos, la identificación de no conformidades, la

caracterización de los procesos y la realización de manuales, procedimientos y formatos que

apoyen la gestión de la empresa.

 13

Esta propuesta se basa en el contexto y en las condiciones brindadas por la organización,

con el propósito de reformular los objetivos misionales, la toma de decisiones estratégicas y la

optimización de los recursos con los cuales la empresa cuenta. Lo cual se verá reflejado en un

aumento en la satisfacción del cliente, que actualmente se identifica por medio de encuestas de

satisfacción, las cuales son dadas para su diligenciamiento a los aprendices después de cada

proceso de formación.

Buscando siempre la trazabilidad en el desarrollo de la documentación y que este tipo de

Sistema de Gestión pueda migrar a un Sistema de Gestión Integrado donde no solo se contemplen

temas relacionados con la calidad, sino también se incluya el aspecto medio ambiental, el de

seguridad y salud en el trabajo -SST-, y el de la responsabilidad social, por ejemplo. Haciendo

que la organización no solo tenga un impacto positivo en sus colaboradores, sino también en el

medio local donde desarrolla su actividad económica

 14

Problema

Descripción del problema

La empresa ha detectado en el último tiempo que es necesario implementar un Sistema de

Gestión de la Calidad con base en los requisitos de la norma ISO, como un proceso de apoyo a su

actividad económica. Pues se evidencia una carencia en el control de los procesos de la

organización. Por lo tanto, esta implementación servirá de herramienta para la optimización de la

empresa.

Para ello es preciso tener la documentación para el apoyo de esta labor, y aun cuando la

empresa ha realizado consultas de manera externa; lo limitado de los recursos ha permitido que se

cumpla medianamente con los requisitos reglamentarios que la actividad económica requiere

como por ejemplo con los de la resolución 1178 de 2017.

Planteamiento del problema

¿Es posible optimizar los procesos de la empresa JM HSEQ S.A.S, mediante el diseño e

implementación de la documentación para la gestión de la Calidad?

Sistematización del trabajo

Elaboración de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa JM

HSEQ SAS.

El presente proyecto abarca todos los procesos internos de la empresa tanto del área

administrativa como del área operativa. Inicia con la realización del diagnóstico de la

organización, continua con la definición de los procesos y la descripción de la documentación

para cada uno; y termina con la presentación de los resultados obtenidos del ejercicio para la

empresa, así como de recomendaciones a la misma.

 15

Justificación

La estructuración de un Sistema de Gestión de la Calidad en una organización demanda la

identificación de cada uno de los procesos, la determinación de los tiempos en el ciclo de trabajo,

la tecnología y herramientas utilizadas; así como la verificación a los métodos aplicables en el

flujo del proceso productivo. Debido a esto, se puede ver como su implementación articula toda

una cultura organizacional que permite la sustentabilidad del negocio, entre otros beneficios.

En ese sentido, es posible hacer mención de que el proceso de gestión de la calidad está

inmerso en diversas áreas del conocimiento que se aplican en las empresas tendientes a mejorar

las técnicas de sus procesos productivos; por tal razón, es necesario realizar una implementación

de un plan, cuyo objetivo aparte de optimizar procesos productivos, también aporta a la

generación de valor de las organizaciones, por lo cual, es posible también evaluar todos los

factores subyacentes que se derivan siempre y cuando el empresario se decida a implementarlo.

Es así como, en primera medida, se hace necesario de un diagnóstico que permita

determinar el punto de partida de los procesos del SGC, con base en un estándar. Así como de la

generación de medidas de control en la organización para la mejora de sus procesos internos, la

satisfacción del cliente y sobre todo la capacidad de la empresa de identificar riesgos y adaptarse

al cambio.

Por lo tanto la elaboración de la documentación de un Sistema de Gestión de Calidad es

una decisión notable y estratégica para la empresa JM HSEQ S.A.S, teniendo en cuenta que

puede mejorar su desempeño general, y proveer una base sólida para las iniciativas de desarrollo

sostenible, generando entre otras variables, los siguientes beneficios: La capacidad para

suministrar productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales

reglamentarios aplicables a la actividad económica; abordar los riesgos y oportunidades asociadas

con su contexto y objetivos; así como la comprensión y gestión de los procesos interrelacionados
 16

que contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados

estimados.

Esta orientación permite a JM HSEQ S.A.S controlar las interrelaciones e

interdependencias entre el método de proceso que desarrolla, de modo que se pueda optimizar el

desempeño global de la organización. Por medio de la definición de herramientas que lo permitan

como la adopción de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad para los procesos

del área administrativa y del área operativa en la organización.

 17

Objetivos

Objetivo general

Elaborar la documentación perteneciente a la Gestión de la Calidad de la empresa JM

HSEQ S.A.S., con base en los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Objetivos específicos

- Determinar los objetivos de calidad en concordancia con los requisitos de la norma ISO

para la empresa.

- Elaborar una matriz de Diagnostico del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con

los requisitos la norma ISO 9001:2015 en la empresa JM HSEQ S.A.S., lo cual sirva de guía para

formular la documentación a diseñar.

- Realizar la documentación base del Sistema de Gestión de la Calidad para la empresa, la

cual contenga como mínimo la caracterización de los procesos, procedimientos y formatos que

apoyen el desempeño interno de la organización.

- Realizar entrega del proyecto ejecutado, así como de la documentación elaborada a la

empresa JM HSEQ S.A.S.

 18

Marco teórico

Concepto de calidad

Cuatrecasas, A. L. (2012), muestra que, a lo largo de la historia de la humanidad, se ha

evidenciado una constante fluctuación entre los recursos con los que se disponen y la necesidad

del ser humano por satisfacer sus necesidades. Por tal razón, éste ha sido provisto de la capacidad

para realizar una utilización racional y responsable de dichos recursos, a fin de no sobre

valorarlos y explotarlos, de tal forma que se afecte el desarrollo de las futuras generaciones. Sin

embargo, debido a las diferentes cuestiones internas que abarcan al individuo y a la sociedad,

actualmente se puede evidenciar todo lo contrario. Lastimosamente el ser humano en su hambre

de poder y en su egoísmo ha hecho que los recursos sean aún más limitados.

Es en ese sentido, que la gestión de la calidad tiene su nacimiento; no se trata de un área

ajena al individuo y perteneciente solo a las organizaciones. Sino que está ligada directamente al

desarrollo de la actividad humana, es decir, no se puede hablar de gestión de la calidad si no hay

una actividad por desarrollar y controlar tanto desde lo que se considera individual como desde

aquello que se considera colectivo.

Para el desarrollo claro de esta idea, es importante considerar que la vida del hombre está

directamente relacionada con el ser y el hacer en forma individual y en comunidad, por lo que

una organización (Ya sea privada o pública) no funcionaría si no hubiese seres humanos

ejecutando actividades y realizando tareas generadas precisamente por las habilidades

individuales que se ponen al servicio de una necesidad para lograr un objetivo, por medio de una

estrategia.

Por esa razón se dice que la gestión de la calidad está ligada con la administración y

distribución racional de los recursos; la responsabilidad de esta administración y distribución

 19

racional aumenta si se considera tomarla en forma integral, es decir no solo desde el enfoque

económico sino también desde lo social, ya que se toman como recursos no solo los tangibles

sino también aquellos intangibles.

Contrastes del control de calidad en la historia

Vargas et al. (2011), indican que, las diferentes civilizaciones existentes siempre han

buscado el mejor uso de los recursos; esto se conoce actualmente como optimización. Ya que en

aquel entonces e incluso hoy, los recursos con los que se contaban eran limitados y escasos y

requerían el mejor uso posible.

Durante la generación de las primeras industrias, esto conocido como la revolución

industrial, se observó como la forma en que los recursos explotados y gestionados generaron un

aumento en la producción; lo que permitió, entre otras cosas, el desarrollo de elites

empresariales, el proceso de industrialización y cambios en la forma de gobierno.

Lo cual generó que el mundo antes conocido cambiara para siempre, por lo que de todas

las ventajas y desventajas de ese tiempo y hasta ahora, el ser humano se ha mantenido en esa

búsqueda de optimizar sus recursos. Por tal razón, actualmente se han obtenido cambios técnicos

y tecnológicos en la forma en cómo se producen los bienes y servicios con respecto a las

primeras etapas del desarrollo industrial en la historia.

Desde entonces, al arte de generar esta optimización se le llamó administración. Lo que

hoy en día tiene varias ramas y aplicaciones, entre ellas la ingeniería industrial, la gestión

estratégica, la formulación de proyectos, el comercio internacional, la administración de

empresas y muchas otras, que buscan a través de diferentes metodologías cualitativas y

cuantitativas crear mejores formas de gestión.

En este sentido, la gestión de la calidad ha permitido que las empresas crezcan en función
 20

de diversas estrategias que básicamente se centran en la optimización de recursos. Estas

estrategias cubren lo que es la gestión de procesos, la gestión del conocimiento, el trabajo en

equipo, la generación de liderazgo mejorado, el empoderamiento de los miembros del equipo, la

ética empresarial, la responsabilidad ambiental y la innovación tecnológica. Y que actualmente

son indispensables para mantener entornos de trabajo saludables.

Un ejemplo de la aplicación de estas metodologías se puede observar hacia finales del

siglo XIX, donde se realizaba en su totalidad por los operarios. Luego y según el autor Anderson,

R.G. (1982), a finales del siglo XIX se inician las investigaciones del método científico en la

fabricación de productos industriales basado en la observación, cálculo y experimentación. Al

inicio estas acciones fueron llevadas a cabo por los empresarios e ingenieros mecánicos, y

estaban enfocadas en la mejora del sistema productivo. De los primeros estudios prácticos que se

conocen se destacan los de Matthew Boulton y James Watt Jr. (Hijo del inventor de la máquina

de vapor), los cuales realizaron investigaciones sobre nuevas formas de organización en su

fundición del Soho en Londres.

En aquella misma época, el francés Maurice Leblanc y el americano Eli Whitney llevaron

a la práctica la idea de desarrollar maquinaria de producción que permitía la fabricación de

grandes series de productos con costes directos unitarios mucho más reducidos. La fabricación

masiva de productos complejos que se fabricaban por partes que luego se montaban, trajo

consigo el desarrollo de la normalización. En este aspecto Henry Ford revolucionó la actividad

del montaje con la introducción del concepto de línea producción en cadena.

En 1903, Frederick W. Taylor publicó su artículo titulado Shop Management y los temas

abordados fueron principalmente: El estudio de métodos, el estudio de tiempos, la

estandarización de herramientas, la planificación, las tarjetas para instrucciones a operarios, el

 21

sistema de clasificación de piezas y productos y el sistema de rutas. Aspectos que hoy en día son

indispensables en el ejercicio industrial y permiten aplicar Sistemas de Gestión de Calidad

exitosos dentro de las organizaciones

La gestión de la calidad en la sociedad de hoy

Considerando que el desarrollo económico de una sociedad solo se logra por medio del

trabajo, y entendiendo que el trabajo es una actividad que le permite a los seres humanos ser y

hacer en forma individual y colectiva. Según Harrington, H. J. (2007), es posible determinar que

la gestión de la calidad parte del principio del trabajo; por medio de actividades en donde se

administran y contabilizan las operaciones humanas al satisfacer necesidades. Por lo que

inevitablemente de forma intencional o no, el trabajo permite el desarrollo de la gestión de la

calidad desde lo que se produce hasta la forma en que lo producido es consumido.

Sin embargo, las motivaciones para su desarrollo dentro de un proceso son diferentes y

dependen siempre de la necesidad o el problema a resolver, ya sea por individuos que empujan

sus propias vidas, organizaciones que buscan la mejora de sus procesos estratégicos o estados

que establecen parámetros de equidad, competencia y distribución de recursos a sus ciudadanos.

Independientemente de todo esto, es importante mencionar que si cada individuo u

organización no es consciente de su papel como agente activo dentro de la sociedad y tome una

actitud ejecutante dentro de los retos que enfrenta en ella, es imposible su desarrollo y

crecimiento. Así que éste pasaría a desaparecer o a quedar rezagado dentro de la actividad que

realice su entorno.

Los planes de mejora en la gestión de calidad.

Los planes de mejoramiento continuo son una herramienta que permite la mejora de los

puestos de trabajo; esto permite en las organizaciones identificar en forma temprana las fallas
 22

generadas por la aparición de diversas causas raíz, con el fin de prevenir y controlar

oportunamente los problemas que se puedan presentar durante el proceso productivo.

Por eso para Cuatrecasas, A. L. (2012), dentro de las causas raíz que tienden a generar

problemas en la producción se tienen, por ejemplo, los cuellos de botella, el déficit económico o

el exceso de inventario. Lo que genera a corto y a largo plazo una afectación en la capacidad

logística de las empresas, impactando directamente en la calidad de la producción y en la

generación de dividendos. Por lo cual los planes de mejoramiento continuo son un aspecto que

mitiga el riesgo de las cadenas de producción ya sea en países industrializados, o en aquellos que

se encuentran en vía de desarrollo.

Para la ejecución de esta herramienta es importante establecer un diagnóstico (Ojalá

temprano) de las diferentes causas y de la problemática de la organización, a fin de proveer una

asesoría profesional y técnica adecuada para la implementación de las medidas de prevención y

control.

Así que para el éxito de la ejecución de un plan de este tipo es necesario el compromiso

de la alta gerencia y de los trabajadores, a fin de eliminar - Si fuera posible – los efectos de los

problemas en áreas críticas de la empresa; y en caso de no eliminarlas, por lo menos minimizar y

reducir la afectación en la productividad.

Sobre todo, cuando se tratan de actividades de alto riesgo como el trabajo en alturas, el

trabajo en espacios confinados, el manejo de vehículos o los trabajos en caliente - Incluso los

trabajos con máquinas de precisión – pues al no realizarse con la debida planificación, pueden

generar consecuencias mortales para los trabajadores y responsabilidades administrativas y

legales, que afectarían incluso el patrimonio de la organización.

 23

Marco conceptual

A continuación, se presentan los términos y definiciones relacionados con la realización del

presente documento y que tienen su referencia en bases de datos:

● Almacenamiento: Según el autor Mora & Martín, (2013), a modo general el

almacenamiento se define como el desecho temporal de residuos en un espacio definido y por

un tiempo determinado previo a su posterior tratamiento.

● Auditoria: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), el termino se refiere al

proceso sistemático de recolección y evaluación de evidencia objetivamente con el fin de

conocer el grado de consistencia entre la identificación de las actividades relevantes de una

organización con estándares establecidos, y transmitir los resultados a los usuarios

interesados.

● Cadena de suministro: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), es una

práctica en la cual se busca conectar proveedores, clientes y otros, como medio para impulsar

el valor y la productividad en el consumidor final.

● Calidad: Según el autor Araque et al., (2018), esta es una cualidad en la cual se enfatiza

al momento de garantizar confianza, verdad y respaldo sobre un producto o un proceso.

● Clientes: Según el autor Harrington, H. J. (2007), son cualquier organización que compra

y usa un producto. Una organización de clientes puede ser una organización que compra un

producto para incorporarlo a otro producto que, a su vez, vende a otros clientes.

● Efectividad: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), hace referencia al

alcance de metas y resultados por medio del camino correcto y/o realizando las diferentes

tareas y actividades rectamente.

● Eficiencia: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), se refiere a la cantidad de

 24

trabajo completado en una unidad de tiempo, o la relación entre los resultados obtenidos para

un determinado trabajo y el tiempo y la mano de obra dedicados a completar el trabajo.

● Medición de desempeño: Según el autor Harrington, H. J. (2007), son indicadores

cuantitativos que implementa para rastrear el progreso del sistema de gestión. Normalmente,

las buenas medidas de desempeño cubren una amplia variedad de criterios, como: los

indicadores de proceso, estructura y resultado.

● Obsolescencia: Según el autor Araque et al., (2018), es la cualidad de un producto a

través de su diseño y fabricación intencional, la cual garantiza que este no dure por mucho

tiempo.

● Planeación: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), es el proceso de análisis

y selección de datos para los objetivos que se persiguen en el futuro y las acciones a realizar.

La función principal de la planeación es determinar la dirección objetivo y el proceso de

ejecución, y luego lograr el resultado deseado.

● Satisfacción del cliente: Según el autor Cuatrecasas, A. L. (2012), es la evaluación del

cliente del producto / servicio en relación con las expectativas previas del cliente.

● Seguimiento: Según el autor Valenzuela-Inostroza et al., (2019), hace referencia a las

actividades y procesos que aseguran que el producto/servicio sea compatible con la dinámica

de operación real. De tal manera que se cumpla lo establecido en la planeación de este,

corrigiendo de inmediato cualquier discrepancia.

● Tiempo: Según el autor Mora & Martín, (2013), hace referencia a los plazos que se tiene

para producción, preparación y entrega al cliente.

 25

Metodología

La metodología utilizada para la ejecución del proyecto está contenida en la aplicación del marco

lógico de proyectos (Ver apéndice); en ella se deben definir los pasos de ejecución del proyecto,

así como una gran cantidad de trabajo voluntario por parte del autor. Por tal razón a continuación

se muestra el siguiente ciclo de actividades que lo describen en mayor detalle:

Tabla 1

Metodología

Fases Descripción

En esta fase se realizará la propuesta del

proyecto y se entrega el análisis y la

Planificación del proyecto en la empresa
planificación de este, a través del árbol de
JM HSEQ SAS
problemas, el árbol de objetivos y la matriz de

marco lógico.

En esta fase se establecerá el paso a paso a

seguir en la ejecución del proyecto, lo cual

Estrategia para realizar las actividades
consiste en la formulación de un cronograma,

un presupuesto y recursos.

En esta fase se establecerá la parte inicial del

proyecto, la cual consiste en el diseño de la

Inicio y corrección de las actividades
matriz de identificación de no conformidades y
proyecto
la elaboración de la matriz de formulación de

medidas de control.
 26

En esta fase se realizarán visitas a la empresa,

una identificación de procesos y preguntas al

personal encargado de la empresa con el fin de

Ejecución del proyecto
ser acertados en la evaluación de los numerales

de la norma ISO 9001:2015. También se

levantará la matriz de no conformidades.

En esta fase se realizarán los indicadores de

Resultados efectivos del proyecto cumplimiento y se establecerá el porcentaje de

cumplimiento de la norma para la empresa.

En esta fase se consolidará la matriz de

medidas de control, se realizará el documento

Memoria y final del proyecto que contiene las memorias del proyecto y se

hará entrega del diagnóstico del Sistema de

Gestión de la Calidad a la empresa.

Fuente: Elaboración propia

 27

Cronograma

A continuación, se presenta el siguiente cronograma de entrega de actividades con fechas

ajustadas:

Tabla 2

Cronograma.

Actividad Periodo establecido

Presentación de la propuesta del proyecto a la UNAD 19/01/2021

Revisión de la propuesta y asignación del director del

Del 19/01/2021 al 18/04/2021
proyecto por parte de la UNAD

Presentación de la propuesta a la empresa de manera

19/04/2021
formal

Diseño de la matriz de identificación de no

Del 20/04/21 al 30/04/21
conformidades

Visita a la empresa donde se realiza proyecto para

Del 20/04/21 al 30/04/21
obtención de la información

Aplicación de la matriz con la información obtenida Del 01/05/21 al 20/05/21

Identificación de la documentación requerida para el

Del 21/05/21 al 31/05/21
SGC con base en la matriz y la visita realizada

Desarrollo de la documentación del sistema de gestión

Del 01/06/2021 al 31/07/2021
de calidad

Elaboración de las medidas de intervención en la matriz

Del 01/08/21 al 31/08/21
a partir de los resultados del ejercicio.
 28

Entrega de la documentación elaborada a la empresa. 01/09/2021

Entrega de tesis a la UNAD 07/09/2021

Revisión del proyecto por parte de la UNAD Del 15/09/2021 al 18/02/2022

Entrega de resultados de la revisión 19/02/2022

Desarrollo y entrega de las correcciones al documento

Del 11/03/2022 al 17/04/2022
tesis del proyecto

Aceptación del proyecto y sustentación Del 18/04/2022 al 30/05/2022

Fuente: Elaboración propia

Recursos necesarios

- Recurso humano: Se refiere al ejecutor del proyecto mencionado, el cual es una

estudiante de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia matriculada en el programa de

Ingeniería Industrial; aquí se incluye también el director del proyecto.

- Recursos financieros: Dinero disponible para actividades de divulgación a la empresa de

los resultados del proyecto, materiales y visitas al lugar de proyecto; con gastos ordinarios y

extraordinarios que puedan requerirse, estos van por cuenta del ejecutor del proyecto. Por tal

razón gran cantidad del tiempo del desarrollo del proyecto fue realizado de forma remota y con

la aportación de recursos propios.

Estos rubros se miden en pesos colombianos al año 2021.

A continuación, se presenta el presupuesto estimado del proyecto a ejecutar:

 29

Tabla 3

Presupuesto.

Recurso Descripción Cantidad Costo unitario Costo total

Asesoría consultoría para el diagnóstico,

planeación, coordinación, ejecución y

verificación de actividades. Estos corresponden $ 3.785

3 horas por 15
1. Equipo Humano a recursos propios. (Valor por hora de $ 187.515
días.
Se especifica el trabajo diario en visitas a la SMMLV 2021)

empresa por tres horas durante 15 días para la

obtención de la información.

2. Equipos y Recurso propio ya adquirido previamente por el 1 unidad

$ 1.052.100 $ 1.052.100
Software (PC responsable del proyecto y en caso de los PC Portátil

portátil, disco servicios de almacenamiento y de conexión por 1 unidad

$ 245.000 $ 245.000
duro, internet, el primero se obtiene de manera Disco duro 1TB

almacenamiento gratuita gracias al almacenamiento en Google 1 unidad $ 40.564,88

$ 486.778,56
en drive, drive y el segundo se paga de manera periódica Almacenamient (Costo mensual del
 30

memoria USB) por el responsable del proyecto. o en drive servicio año 2021 -

Por 12 meses 2022)

1 unidad $ 70.000

Conexión a (Costo mensual del

$ 1.260.000
internet servicio año 2021 -

Por 18 meses 2022)

1 unidad

Memoria USB 2 $ 30.000 $ 30.000

GB

2 Pasajes de

Visitas al lugar donde se realiza proyecto (Por transporte $ 2.500

3. Viajes y Salidas
30 días - Pasajes). Corresponden a recursos masivo ida y (Valor del pasaje año $ 150.000
de Campo
propios vuelta por 30 2021)

días

4. Materiales y Rubro propio que abarca el suministro de $ 1.400

6 esferos $ 8.400
suministros. viáticos y otros durante los 15 primeros días en (Cada esfero)
 31

5. (Impresiones, donde se asistía a la empresa con motivo de Impresiones 100 $ 400

$ 40.000
esferos, entre recolección de la información. Hojas (Cada hoja)

otros) 15 refrigerios

(De los días de $ 5000

$ 75.000
la visita de (Cada refrigerio)

campo)

Corresponde al valor de la matrícula del

6. Continuidad 1 periodo
estudiante durante el periodo de revisión y $ 9.000 $ 9.000
Académica 2022 académico 2022
presentación del trabajo

No aplica, pues se consultaron las bases de

7. Bibliografía $0 $0 $0
datos relacionadas con la UNAD.

Total presupuesto = $ 3.543.793,56 mc/te

Total rubro efectivo del proyecto: $ 1.729.915 mc/te

(Descontando equipos existentes y otros de acceso libre)

Fuente: Elaboración propia

 32

- Tiempo y disposición: Se deberá contar con aproximadamente dos meses para el ajuste,

estudio y preparación de los diferentes materiales a requerir, dos meses para desarrollar la

documentación y un mes y medio adicional para el desarrollo de los entregables. Estos tiempos

van de acuerdo con la disponibilidad y las necesidades del proyecto; pero están sujetos a los

tiempos de entrega que estipula la Universidad para la presentación y la revisión de este tipo de

trabajos.
 33

Desarrollo

Se realiza un estudio observacional / descriptivo; pues se verifica la condición actual de la

empresa frente a los requerimientos de Sistemas de Gestión de Calidad, desarrollando la

herramienta de diagnóstico compuesta por preguntas, realizando la tabulación y análisis de la

información, definición de no conformidades, desarrollando la documentación para la gestión de

la empresa y determinando las recomendaciones para cada caso.

Contexto organizacional

Para el desarrollo del proyecto se escoge la empresa JM HSEQ S.A.S, a través de la cual

se menciona los siguientes aspectos básicos tomados de su página web.

Figura 1

Vista frontal – Planta física JM HSEQ SAS

Fuente: Tomado por los autores de página web, (en línea) marzo 16 de 2022, Pagina web. Disponible en:
https://www.google.com/maps/place/Kimo/@4.6565662,-
74.0673922,3a,90y,202.04h,96.17t/data=!3m6!1e1!3m4!1soB3b-
vwOQztyh3M3xVD8qg!2e0!7i13312!8i6656!4m13!1m7!3m6!1s0x8e3f9a4fdf42c191:0xdb3195eac21db964!2sCl.+
67+%2319-22,+Barrios+Unidos,+Bogot%C3%A1!3b1!8m2!3d4.6565063!4d-
74.0669826!3m4!1s0x8e3f9a5027bde9c3:0x2451dc862ae835bb!8m2!3d4.6566504!4d-74.0673599
 34

Clasificación de la actividad económica

Según la Resolución 114 de 21 de diciembre de 2020, la actividad económica

correspondiente a la organización se define como: Otras actividades profesionales científicas y

técnicas n c p; con código CIIU 7490.

La empresa tiene un único centro de trabajo ubicado en la localidad de Chapinero, en la

ciudad de Bogotá D.C, el cual actualmente cotiza en el área administrativa un nivel de riesgo I y

en el área operativa riesgo V. Su Número de Identificación Tributaria (Nit) es: 900.862.154-9.

Figura 2

Actividad económica JM HSEQ SAS

Fuente: Tomado por los autores, diciembre 16 de 2020.

 35

Descripción general de la empresa

JM HSEQ S.A.S; es una empresa que se encarga de la prestación de servicios integrales

en las áreas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente; con énfasis en actividades de

alto riesgo como el trabajo en alturas, los espacios confinados y el trabajo en caliente.

Figura 3

Descripción empresa JM HSEQ SAS

Fuente: Tomado por los autores de la página web de la organización, (en línea) marzo 16 de 2022, Pagina web.
Disponible en: https://jmhseq.com/images/sampledata/primerosauxilios.jpg

Su ventaja competitiva es brindar un servicio oportuno, anticipándose a sus necesidades y

superando sus expectativas. También están comprometidos con sus colaboradores, clientes, el

medio ambiente y con la sociedad en general, bajo los principios del respeto, el compromiso, la
 36

calidad, el servicio, la responsabilidad social y la excelencia en sus sistemas de gestión en

HSEQ.

Por lo que a continuación se muestra la legislación aplicada en términos de sistemas de gestión

para esta actividad económica:

Tabla 4

Legislación aplicada a la organización.

Cumple
Nombre Tema
Si No

Constitución Política de
Deberes y Derechos de los Ciudadanos X
Colombia 1993

Resolución 2400 de 1979 Estatuto de Seguridad Industrial X

Ley 9 de 1979 Código Sanitario Nacional X

Resolución 2013 de 1986 Comité Paritario Salud Ocupacional X

Ley 100 de 1993 Sistema General de la Seguridad Social X

Disposiciones sobre el porte y consumo de

Decreto 1108 de 1994 X
estupefacientes y sustancias psicotrópicas.

Organización y administración del

Decreto 1295 de 1994 X
Sistema General de Riesgos Profesionales.

Seguridad en la utilización de productos

Ley 55 de 1993 X
químicos en el trabajo.

Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional

Decreto 1530 de 1996 X
con muerte del trabajador.
 37

Mecanismos de integración social de las

Ley 361 de 1997 X
personas con limitación.

Ley 1010 de 2006 Acoso laboral X

Ley 962 de 2005 Ley Anti tramites X

Por la cual se dictan normas sobre la

Ley 776 de 2012 organización, administración y prestaciones del X

Sistema General de Riesgos Profesionales.

Reglamenta la investigación de Accidentes e

Resolución 1401 de 2007 X
Incidentes de Trabajo

Regula la práctica de evaluaciones médicas

Resolución 2346 de 2007 ocupacionales y el manejo y contenido de las X

historias clínicas ocupacionales

Por la cual se adoptan medidas en relación con el

Resolución 1956 de 2008 X
consumo de cigarrillo o tabaco

Resolución 2646 de 2008 Control del riesgo psicosocial en el trabajo. X

Ley 1335 de 2009 Prevención y consumo de tabaco X

Promueve la formación de hábitos,

Ley 1503 de 2011 comportamientos y conductas seguros en la vía y X

se dictan otras disposiciones

Por la cual se modifica el sistema de riesgos

Ley 1562 de 2012 laborales y se dictan otras disposiciones en X

materia de salud ocupacional.

 38

Por la cual se establece el reglamento de

Resolución 1409 de 2012 seguridad para protección contra caídas en X

trabajo en alturas.

Afiliación al Sistema General de Riesgos

Decreto 0723 de 2013 X
Laborales.

Decreto 1477 de 2014 Nueva tabla de enfermedades laborales X

Implementación del Sistema de Gestión de la

Decreto 1443 de 2014 X
Seguridad y la Salud en el Trabajo

Graduación de las multas por infracción a las

Decreto 472 del 2015 normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y X

Riesgos Laborales.

Por medio del cual se expide el Decreto Único

Decreto 1072 de 2015 X
Reglamentario del Sector Trabajo.

Por la cual se establecen los requisitos técnicos y

de seguridad para proveedores del servicio de

Resolución 1178 de 2017 X
capacitación y entrenamiento en Protección

contra Caídas en Trabajo en Alturas.

Fuente: Modificado por los autores con base a la página web, (en línea) Julio 5 de 2021, Pagina web. Disponible en:
https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/arbol/1000.htm, Bogotá.

Por otro lado, se muestran las normas y guías técnicas que se tienen en cuenta para la

implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa.

 39

Tabla 5

Normas y guías técnicas aplicadas a la organización.

Normativa Descripción

ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario

ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos

Gestión para el éxito sostenido de una organización. Un enfoque en la

ISO 9004:2018
Gestión de la Calidad

Satisfacción del cliente. Directrices para los códigos de conducta de

ISO 10001:2018
las organizaciones

Satisfacción del cliente. Directrices para el tratamiento de las quejas

ISO 10002:2018
en las organizaciones

ISO 10005:2018 Directrices para los planes de la Calidad

Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la

ISO 10013:2021
Calidad

Orientación sobre las técnicas estadísticas para la norma ISO

ISO/TR 10017:2021
9001:2015

Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad

ISO 19011:2018
y/o Ambiental

Guía para la identificación de los peligros y valoración de los riesgos

GTC 45 de 2012
en seguridad y salud ocupacional

GTC 81 de 1994 Higiene y seguridad. Iluminación en ambientes de trabajo.

 40

GTC 24 de 2009 Gestión ambiental: guía para la separación en la fuente.

Guía para el diagnóstico de condiciones de trabajo o panorama de

NTC 2032 de 1985
factores de riesgo, identificación y valoración.

Centros de formación y entrenamiento en protección contra caídas

NTC 6072 de 2014
para trabajo en alturas. Requisitos

Guía genérica para el establecimiento e implementación el proceso de

NTC 5254 de 2006
administración de riesgos.

Fuente: Modificado por los autores en base a la página web, (en línea) Julio 5 de 2021, Pagina web. Disponible en:
https://www.gestiopolis.com/listado-implementar-sistemas-gestion-la-calidad

Localización y canales de comunicación

La empresa JM HSEQ S.A.S., se encuentra situada en el departamento de BOGOTA, en

la localidad BOGOTA y su dirección postal es Calle 67 # 19 - 53, BOGOTA. Los lugares de

ubicación más cercanos a está son la Av. Caracas y la Calle 68 donde circulan automóviles y el

servicio de Transmilenio.
 41

Figura 4

Georreferenciación

Fuente: Tomado por los autores en base a la página web, (en línea) agosto 27 de 2021, Pagina web. Disponible en:
https://www.google.com/maps/place/jmhseq/@4.6565151,-
74.0761723,5945m/data=!3m1!1e3!4m5!3m4!1s0x0:0xc5f9bee5c7d46cfb!8m2!3d4.656474!4d-74.0674441

En ese sentido, es importante reconocer que la comunicación entre los diferentes niveles

de la organización y con sus partes interesas es un elemento clave para el desarrollo,

mantenimiento y mejora de la gestión de la calidad, para garantizar su adecuada gestión, se

deben establecer lineamientos para el manejo de las comunicaciones que parten del análisis de

las partes interesadas externas e internas.

Estos lineamientos en la organización incluyen los siguientes canales de comunicación:

- Los canales escritos como: La realización de encuestas, el buzón de sugerencias y los

comunicados tipo "Memorandos, notificaciones, etc."

 42

- Los canales orales como: Las reuniones, ya sean personales o grupales.

- Los canales tecnológicos como: El email, el chat interno por WhatsApp y la página web

corporativa

Misión

JM HSEQ S.A.S., Es una empresa dedicada a la prestación de servicios integrales en las

áreas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente; con servicios de alta calidad que

cumpla con las expectativas de sus clientes, con el empleo de tecnologías adecuadas, mano de

obra capacitada y comprometida, que permita construir día a día liderazgo en el mercado

nacional.

Visión

Para el 2025, JM HSEQ S.A.S. Será una empresa líder con solides en el mercado

nacional, con calidad de servicios generando la satisfacción de sus clientes, aportándoles

servicios a la medida de sus necesidades y orientados a optimizar sus procesos. Para lo cual a

través de un talento humano altamente competitivo y eficiente, comprometido y motivado, con

una cultura dispuesta, proactiva e innovadora, con respuesta rápida a las necesidades de cada

cliente lo alcanzara

Organigrama

Se elaboró un organigrama el cual muestra la estructura jerárquica de la organización,

este se encuentra pendiente de aprobación. Para su elaboración se tuvo en cuenta la información

suministrada del área administrativa.

 43

Figura 5

Organigrama

Gerencia

Junta directiva

Director de operaciones

Gestión administrativa, Gestión de Gestión

documental y de talento humano formación operativa

Auxiliar Supervisor de Auxiliar de

administrativa formación operaciones

Asistente Entrenador Auxiliar de

contable servicios
generales

Auxiliar de
despacho

Fuente: Elaboración propia

Servicios prestados

En la organización se desarrollan procesos administrativos, de ventas, de capacitación, de

asesoría, almacenamiento y de servicios generales.

 44

Diagnóstico de la situación actual

Los diagnósticos se resumen como estrategias para determinar el estado o la condición de

una situación particular o en algunos casos de un problema. Por tal razón, la realización de un

diagnóstico para la empresa JM HSEQ SAS comprende la aplicación de la norma ISO 9001:2015

para determinar los aspectos en los cuales la empresa puede ser fortalecida al aplicar los

requisitos de la norma.

En ese sentido, a continuación, se muestran los hallazgos encontrados al aplicar el

instrumento creado para facilitar el diagnostico con base en la norma ISO:

 45

Tabla 6

Matriz de no conformidades.

Matriz de no conformidades de la empresa JM HSEQ SAS

Núm.
Requisito ISO 9001:2015

4 Contexto de la organización Responsable Hallazgo Estado

La organización debe determinar las cuestiones externas e Se ha considerado pero

4.1 internas que son pertinentes para su propósito y su dirección Gerencia no se cuenta con Sin iniciar

estratégica evidencia para ello

La organización debe realizar seguimiento y medición de la

4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
información sobre estas cuestiones externas e internas

La organización debe determinar las partes interesadas y sus Programas de Parcialmente

4.2. Gerencia
requisitos capacitación ejecutado

La organización debe realizar seguimiento y revisión de la Plan de mejoramiento del Parcialmente

4.2. Gerencia
información sobre estas partes interesadas y sus requisitos centro ejecutado

La organización no
4.3. La organización debe determinar el alcance del sistema Gerencia Sin iniciar
cuenta con un SGC, por
 46

lo tanto no ha establecido

un alcance para el mismo

La organización debe mantener disponible y documentado el

4.3. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
alcance del sistema

La organización debe establecer, implementar, mantener y

4.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
mejorar continuamente un sistema de gestión de calidad

La organización debe determinar los procesos necesarios para

4.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
el sistema de gestión de calidad

La organización debe determinar las entradas requeridas y las

4.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
salidas esperadas de estos procesos

La organización debe determinar la secuencia e interacción de

4.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
estos procesos

La organización debe determinar y aplicar los criterios y

4.4.1 métodos necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el Gerencia No evidenciado Sin iniciar

control de estos procesos

4.4.1 La organización debe determinar los recursos necesarios Gerencia No evidenciado Sin iniciar
 47

La organización debe asignar responsabilidades y autoridades

4.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
para estos procesos

La organización debe mejorar los procesos y el sistema de Buzón de sugerencias Parcialmente

4.4.1 Gerencia
gestión de calidad Encuestas de satisfacción ejecutado

Plan de capacitación

La organización debe mantener y conservar la información Programa de Parcialmente

4.4.2. Gerencia
documentada para apoyar la operación de sus procesos mantenimiento e ejecutado

inspección

5 Liderazgo

Se hacen reuniones, pero

no tienen énfasis sobre el

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con Parcialmente
5.1.1. Gerencia SGC, sino de acciones de
respecto al sistema de gestión de calidad ejecutado
mejora de la empresa y

reuniones de gerencia

La alta dirección debe establecer implementar y mantener una

5.2.1. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
política de la calidad
 48

La política de calidad debe estar disponible y mantenerse como

5.2.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
información documentada

La política de calidad debe comunicarse entenderse y aplicarse

5.2.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
dentro de la organización

La política de calidad debe estar disponible para las partes

5.2.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
interesadas pertinentes según corresponda

Se realiza de manera
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades
verbal y está presente Parcialmente
5.3. y autoridades para los roles pertinentes se asignen se Gerencia
como requisito en el ejecutado
comuniquen y se entiendan en toda la organización
reglamento de trabajo

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad

5.3. para asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es Gerencia No evidenciado Sin iniciar

conforme con los requisitos de esta norma internacional

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad

5.3. para asegurarse de que los procesos están generando y Gerencia No evidenciado Sin iniciar

proporcionando las salidas previstas

 49

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad

5.3. para asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en Gerencia No evidenciado Sin iniciar

toda la organización

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad

para asegurarse de que la integridad del sistema de gestión se

5.3. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
mantiene cuando se planifica, implementa cambios en el

sistema de gestión de calidad

6 Planificación

La organización debe considerar las cuestiones internas y

6.1.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
externas al momento de planificar el SGC

La organización debe Determinar los riesgos y oportunidades

6.1.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
que es necesario abordar

La organización debe establecer objetivos de la calidad para las

6.2.1 funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para Gerencia No evidenciado Sin iniciar

el SGC
 50

La organización debe mantener información documentada

6.2.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
sobre los objetivos de la calidad

Al planificar como lograr sus objetivos de calidad la

organización debe determinar que se va a hacer que recursos

6.2.2. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
requerirá, quien será responsable cuando se finalizara, como se

evaluaran los resultados

Se cuenta con un listado

Cuando la organización determine la necesidad de cambios en maestro de documentos y

Parcialmente
6.3. el sistema de GC estos cambios se debe llevar a cabo de Gerencia en él se registran los
ejecutado
manera planificada cambios a la

documentación

7 Soporte

La organización debe determinar y proporcionar los recursos Se evidencia el

7.1.1. necesarios para el establecimiento, implementación, Gerencia suministro de recursos Sin iniciar

mantenimiento y mejora continua del SGC para la operación de la

 51

empresa, pero no para la

implementación del SGC

La organización debe considerar las capacidades y limitaciones

7.1.1. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
de los recursos internos existentes

La empresa considera

este aspecto de manera

La organización debe considerar que se necesita obtener de los Parcialmente
7.1.1. Gerencia importante en su
proveedores externos ejecutado
operación, pero no tiene

evidencia escrita de ello.

La organización debe determinar y proporcionar las personas

7.1.2 necesarias para l implementación eficaz de su sistema de Gerencia No evidenciado Sin iniciar

gestión de calidad y para la operación y control de sus procesos

La empresa cumple con

La organización debe determina, proporcionar y mantener el
los requisitos de la
7.1.4 ambiente necesario para la operación de sus procesos y lograr Gerencia Sin iniciar
resolución 1178 de 2017
conformidad de sus productos y servicios. (Ver nota)
a nivel de ambiente
 52

necesario para su

operación

La conformidad del

servicio se muestra de
La organización debe determina y proporcionar los recursos
manera evidente al tener
7.1.5. necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los
Gerencia la autorización del Sin iniciar
1 resultados cuando se realice el seguimiento y la medición para
ministerio del trabajo
verificar la conformidad con los productos y los requisitos
para la operación de la

empresa

Se debe garantizar el buen funcionamiento de los sistemas de

7.1.5.
información que contienen la trazabilidad de la información de Gerencia No evidenciado Sin iniciar
2
las operaciones para garantizar la veracidad de esta.

Uso de dispositivos
La organización debe protegerse contra ajustes, daño o
7.1.5. portátiles
deterioro que pudieran invalidar el estado del sistema de Gerencia Sin iniciar
2 como discos duros, entre
información y posteriores resultados de la medición
otros.
 53

La organización debe determinar si la validez de los resultados

7.1.5. de medición previos se ha visto afectada de manera adversa

Gerencia No evidenciado Sin iniciar
2 cuando el equipo de medición se considere no apto para su

propósito y debe tomar acciones cuando sea necesario.

La organización debe asegurar que estos conocimientos se

Parcialmente
7.1.6 mantengan y pongan a disposición en la medida que sea Gerencia Proceso de contratación
ejecutado
necesaria

Capacitaciones y otros

La organización debe considerar sus conocimientos actuales y requerimientos, los

Parcialmente
7.1.6 determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos Gerencia cuales se programan de
ejecutado
necesarios adicionales y a las actualizaciones requeridas acuerdo con los

requerimientos legales

La organización debe determinar la competencia necesaria de

Parcialmente
7.2 las personas que realizan bajo su control un trabajo que afecte Gerencia Requisitos legales
ejecutado
el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de calidad
 54

Cuando la organización determine la necesidad de cambios en

7.2 el SGC estos cambios se deben llevar a cabo de manera Gerencia No evidenciado Sin iniciar

planificada

La organización debe asegurarse de que las personas que

realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen

conciencia de la política de calidad, objetivos de calidad, su

7.3 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
contribución a la eficacia del sistema y las implicaciones del

incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de

calidad

La organización debe determinar las comunicaciones internas y

externas pertinentes al sistema de gestión de calidad que

7.4 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
incluyan que comunicar, cuando comunicar, a quién

comunicar, como comunicar y quién comunica.

El sistema de gestión de calidad de la organización debe incluir

7.5.1 la información documentada requerida por esta norma Gerencia No evidenciado Sin iniciar

internacional y la información documentada que la

 55

organización determina como necesaria para la eficacia del

SGC.

La organización debe asegurarse de que al crear y actualizar la

información documentada debe tener una identificación y una Listado maestro de

7.5.2 Gerencia Sin iniciar
descripción, un formato y medios de soporte y una revisión y documentos

aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

La información documentada debe estar disponible y ser Listado maestro de

7.5.3.
idónea para su uso donde y cuando se necesita y está protegida Gerencia documentos Sin iniciar
1
adecuadamente Servidores

La organización debe abordar las siguientes actividades para el

No se cuenta con
7.5.3. control de la información documentada distribución,
Gerencia procedimiento de control Sin iniciar
2 almacenamiento, control de cambios, conservación y
de documentación
disposición

8 Operaciones
 56

La organización debe conservar la información documentada

8.2.3.
sobre los resultados de la revisión de los requisitos y sobre Gerencia No evidenciado Sin iniciar
2
cualquier requisito nuevo para los productos y servicios

La organización debe asegurarse que cuando cambien los

Revisión de requisitos
requisitos de los productos y servicios la información Parcialmente
8.2.4 Gerencia legales y actualización
documentada pertinente sea modificada y de que más personas ejecutado
anual de documentos
sean conscientes de los requisitos modificados

La organización debe establecer, implementar y mantener un

8.3.1- proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para

Gerencia No evidenciado Sin iniciar
8.3.2 asegurarse de la posterior provisión de los productos y

servicios. (Ver literales del a) al j)

La organización debe identificar, revisar y controlar los

cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos

Ordenes de trabajo Parcialmente
8.3.6 y servicios o posteriormente en la medida necesaria para Gerencia
verbales ejecutado
asegurarse que no haya un impacto adverso en la conformidad

con los requisitos

 57

La organización debe conservar información documentada

sobre los cambios del diseño y desarrollo los resultados de las

8.3.6 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
revisiones, las autorizaciones de los cambios y de las acciones

tomadas para prevenir los impactos adversos

La organización debe determinar y aplicar criterios para la

evaluación, selección y el seguimiento del desempeño y la

8.4.1 revaluación de los proveedores externos basándose en su Gerencia No evidenciado Sin iniciar

capacidad para proporcionar procesos o productos o servicios

de acuerdo con los requisitos.

La organización debe conservar la información documentada

8.4.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
de estas actividades de evaluación

La organización debe asegurarse de que los procesos,

productos y servicios suministrados externamente no afectan

8.4.2 de manera adversa a la capacidad de la organización de Gerencia No evidenciado Sin iniciar

entregar productos y servicios conformes de manera coherente

a sus clientes
 58

La organización debe asegurarse de que los procesos

8.4.2 suministrados externamente permanecen bajo el control de su Gerencia No evidenciado Sin iniciar

sistema de control de calidad

La organización debe definir los controles que pretenda aplicar

8.4.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
un proveedor externos y aplicar a las salidas resultantes.

La organización debe tener en consideración el impacto

potencial de los procesos, productos y servicios suministrados

8.4.2 externamente en la capacidad de la organización de cumplir Gerencia No evidenciado Sin iniciar

con los requisitos del cliente y legales y la eficacia de los

controles aplicados por el proveedor externo

La organización debe determinar la verificación u otras

actividades necesarias para asegurarse de que los procesos,

8.4.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
productos o servicios externos cumple con los requisitos

externos

La organización debe asegurarse de la adecuación de los

8.4.3 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
requisitos antes de su comunicación al proveedor externo
 59

La organización debe comunicar a los proveedores externos sus

requisitos para los procesos, productos o servicios que va a

proporcionar, para su aprobación, para la competencia

requerida de las personas para la interacción del proveedor con

8.4.3 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
la organización, para el control y seguimiento del desempeño

del proveedor para las actividades de verificación y validación

que realizará la organización o su cliente en las instalaciones

del proveedor externo.

La organización debe implementar la producción y provisión

8.5.1 del servicio bajo condiciones controladas de acuerdo con los Gerencia No evidenciado Sin iniciar

numerales a) al h).

La organización debe utilizar los medios apropiados para

identificar Las salidas cuando sea necesario para asegurar la

8.5.2 Gerencia No se conocen Sin iniciar
conformidad de los productos y servicios y deben identificar su

estado con respecto a los requisitos de seguimiento y medición

 60

Se comparte la
La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los
información Parcialmente
8.5.3 clientes y a proveedores externos mientras este bajo el control Gerencia
solo con las partes ejecutado
de la organización
interesadas.

La organización debe identificar, verificar y proteger y Se conserva en archivos

salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores en Parcialmente

8.5.3 Gerencia
externos suministrada para su utilización o incorporación donde solo la gerencia ejecutado

dentro de los productos o servicios. tiene acceso a ello.

La organización debe informar al cliente o proveedor externo

8.5.3 en caso de pérdida o deterioro sobre la propiedad del cliente y Gerencia No se evidencia Sin iniciar

conservar la información documentada de lo ocurrido

Se maneja un sistema de

La organización debe preservar las salidas durante la embalaje

Parcialmente
8.5.4 producción y prestación del servicio en la medida necesaria Gerencia manual el cual queda a
ejecutado
para asegurarse de la conformidad de los requisitos cargo de la persona que

entrega el producto.
 61

Se verifica el
La organización debe cumplir los requisitos para las
cumplimiento de los Parcialmente
8.5.5 actividades posteriores a la entrega asociados con productos o Gerencia
requisitos legales junto ejecutado
servicios
con el cliente

Se controla el cambio en

La organización debe revisar y controlar los cambios para la la

Parcialmente
8.5.6 producción o la prestación del servicio para asegurar la Gerencia prestación del servicio
ejecutado
continuidad y la conformidad con los requisitos directamente con el

cliente de manera verbal.

La organización debe conservar la información documentada

que describa los resultados de la revisión de los cambios, las

8.5.6. Gerencia No se evidencia Sin iniciar
personas que autorizan el cambio y de cualquier acción

necesaria que surja de la revisión

La organización debe implementar las disposiciones

8.6. planificadas en las etapas adecuadas para verificar que se Gerencia No se evidencia Sin iniciar

cumplen los requisitos de los productos o servicios

 62

La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean

8.7.1. conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para Gerencia No se evidencia Sin iniciar

prevenir su uso o entrega no intencionada

La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose

8.7.1. en la naturaleza de la no conformidad y en su efecto sobre la Gerencia No se evidencia Sin iniciar

conformidad de los productos o servicios

La organización debe conservar la información documentada

que describa la no conformidad, las acciones tomadas, todas las

8..7.2 Gerencia No se evidencia Sin iniciar
concesiones obtenidas y se identifique la autoridad de quien

decide la acción con respecto a la no conformidad

9 Evaluación de desempeño

La organización debe evaluar el desempeño y la eficacia del

9.1.1. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
SGC

La organización debe conservar la información documentada

9.1.1. Gerencia Mejora me evidencia Sin iniciar
apropiada como evidencia de los resultados
 63

La organización debe determinar los métodos para obtener,

9.1.2 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
realizar el seguimiento y revisar la información de los clientes.

La organización debe analizar y evaluar los datos y la

9.1.3 información apropiadas que surgen por el seguimiento y la Gerencia No evidenciado Sin iniciar

medición.

La organización debe llevar a cabo auditorías internas acerca

9.2.1 del SGC si es conforme con los requisitos y si se implementa y Gerencia No evidenciado Sin iniciar

mantiene eficazmente

La organización debe planificar, establecer, implementar y,

9.2.2. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
mantener programas de auditoria

La alta dirección debe revisar el SGC de la organización a

intervalos planificados para asegurarse de su conveniencia,

9.3.1 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
adecuación eficacia y alineación continuas con la dirección

estratégica de la organización

9.3.2 La revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo Gerencia No evidenciado Sin iniciar
 64

Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las

decisiones y acciones relacionadas con las oportunidades de

9.3.3. Gerencia No evidenciado Sin iniciar
mejora, cualquier necesidad de cambio en el sistema y las

necesidades de recursos

La organización debe conservar información documentada

9.3.3. como evidencia de los resultados de las revisiones por la Gerencia No evidenciado Sin iniciar

dirección.

10 Mejora

La organización debe reaccionar ante la No Conformidad y

10.2.1 evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la Gerencia No evidenciado Sin iniciar

No Conformidad.

La organización debe conservar información documentada

10.2.2 como evidencia de la naturaleza de las No Conformidades y los Gerencia No evidenciado Sin iniciar

resultados de cualquier acción correctiva

La organización debe mejorar continuamente la conveniencia,

10.3 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
adecuación y eficacia del SGC
 65

La organización debe considerar los resultados del análisis y la

evaluación y las salidas de la revisión por la dirección para

10.3 Gerencia No evidenciado Sin iniciar
determinar si hay necesidades u oportunidades que deben

considerarse como parte de la mejora continua

Fuente: Elaboración propia

 66

Resultados del diagnóstico

De acuerdo con la aplicación de los requisitos de la norma en la organización se puede

resumir de manera general el total de ítems que se cumplen al igual que aquellos que no. Los

cuales se ven en la siguiente tabla:

Tabla 7

Conteo de los requisitos de calidad para la empresa - Total.

Aspecto Numero de ítems Porcentaje

No aplica 0 0%

No cumple 64 61.2%

Cumple parcialmente 18 16.6%

Cumple 24 22%

Total 108 100 %

Fuente: Elaboración propia

Donde se muestra en porcentaje, el cumplimiento de la empresa con respecto a la norma

por cada categoría evaluada:

Tabla 8

Porcentaje de cumplimiento de la empresa con respecto a la norma – Por categorías.

Núm. Requisito SGC - ISO 9001 % Cumplimiento

1 Objeto y campo de aplicación 0% Bajo

4 Contexto de la organización 13.3% Bajo

5 Liderazgo 18.1% Bajo

 67

6 Planificación 16.6% Bajo

7 Apoyo 37.5% Bajo

8 Operación 30.8% Bajo

9 Evaluación del desempeño 9.09% Bajo

10 Mejora 20% Bajo

Fuente: Elaboración propia
 68

Planificación del sistema de gestión de la calidad

A nivel general, la planificación se puede entender como el proceso dentro del cual un

individuo estima los pasos a dar para realizar una actividad. En ese sentido, al aplicar esta

definición dentro del desarrollo del SGC se puede apreciar que la planificación es esencial al

momento de garantizar la satisfacción del cliente.

Por tal razón, está se puede definir como una metodología a seguir basada en objetivos de

gestión, los cuales permiten que la empresa garantice calidad en sus productos y servicios.

Debido a esto, para la elaboración de la documentación del SGC de la empresa JM HSEQ

SAS se contemplan los siguientes aspectos:

- Una revisión diagnostica del material que existe dentro de la organización acorde con

los requisitos de la norma de gestión de la calidad ISO 9001:2015.

Para esto se diseña y se aplica una matriz que permita identificar las falencias y los

puntos de partida en la organización para delimitar tanto los procesos de gestión como la

documentación necesaria en cada uno.

- La formulación de medidas de control para dar conformidad a los requisitos de la norma

de calidad ISO 9001:2015, la cual tome en cuenta los hallazgos detectados al momento de la

revisión.

A partir de la identificación previa realizada, se definen los procesos a establecer dentro

del SGC, la documentación a realizar dentro de cada proceso, la cual incluirá la elaboración de

manuales, planes, programas, procedimientos y formatos; así como la caracterización de cada

proceso de gestión, la cual contempla tanto entradas como salidas.

- La elaboración de un listado maestro de documentos, que permita identificar de manera

global la documentación relacionada y su organización dentro de los archivos de la empresa.

 69

- La elaboración de la documentación correspondiente a los requisitos generales de la

organización, la cual corresponde a las caracterizaciones y alcance del SGC.

- La elaboración de la documentación correspondiente al liderazgo y compromiso de la

empresa con el SGC, lo cual corresponde a la definición de la política de calidad, los objetivos,

los perfiles de cargo y la definición de responsabilidades.

- La elaboración de la documentación relacionada con la planificación mencionada en la

norma de gestión de la calidad ISO 9001:2015; aquí se contempla el proceso de

Direccionamiento estratégico y planeación, que incluye procedimientos como el de gestión del

cambio.

- La elaboración de la documentación correspondiente a las actividades de apoyo a la

gestión, donde se incluyen los procesos de Gestión Financiera, Gestión de comunicaciones,

Gestión documental, Gestión de talento humano y Gestión de archivo y correspondencia.

- La elaboración de la documentación correspondiente a las actividades de operación de

la organización, en las cuales se incluyen procesos de Gestión de adquisición de bienes y

servicios, Gestión de admisiones y registro, Gestión de diseño curricular, Gestión de formación

pedagógica y Gestión de compras e inventarios.

- La elaboración de la documentación para la evaluación del desempeño de la gestión de

la empresa, la cual comprende el proceso de Gestión de seguimiento y control que contempla la

realización de auditorías de gestión.

- La elaboración de la documentación para la mejora de los procesos en la gestión del

SGC, la cual está contemplada dentro del proceso de Gestión del mejoramiento continuo que

permite la valoración de la satisfacción del cliente con respecto al producto/servicio.

 70

Documentación del sistema de gestión de la calidad

Se puede decir que la documentación es un recurso que permite identificar un parámetro,

plasmar una idea o sintetizar un recurso. Por tal razón dentro del desarrollo del SGC, no es

suficiente solo con tener claro quién es la organización y encaminarse a un plan determinado.

Sino que el proceso de documentar y evidenciar lo que se está haciendo es necesario; esto con el

fin de conservar la memoria histórica documental de las organizaciones y generar procesos de

actualización entre lo que se hizo y lo que se hará. Esto permite la disminución de reprocesos y

que se consolide una cultura de mejora continua en la empresa.

Por esta razón, al momento de documentar el SGC de la empresa JM HSEQ SAS, se tuvo

en cuenta la delimitación de procesos que permitió determinar las necesidades documentales de

la organización, así como las necesidades a nivel legal que existían dentro de la actividad

económica. En ese sentido a continuación se muestra la documentación relacionada con cada

proceso identificado.

Gestión de calidad

En esta parte se plasmaron los requerimientos generales del SGC, entre otros aspectos,

con respecto a lo solicitado por la norma ISO 9001:2015, dentro de esta documentación aparece:

- El Manual del SGC

- El Mapa de procesos

- El Alcance del SGC

- Las Responsabilidades del SGC

- Los Objetivos del SGC

- Los Indicadores del SGC

- El Listado Maestro de Documentos

 71

- El Formato de apropiación de políticas del SGC

También se definieron las políticas de gestión, dado que este SGC, tendrá trazabilidad

para que pueda migrar a un Sistema de Gestión Integrado, donde se contemplen aspectos de

responsabilidad Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Sostenibilidad, etc. Por tal razón las

políticas a encontrar en esta documentación son:

- La Política de Responsabilidad Social

- La Política de Calidad

- La Política de Contratación de Proveedores

- La Política de Prevención Consumo Alcohol, Drogas y Tabaquismo

- La Política de Contratación de Personal

- La Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

- La Política de Antidiscriminación

- La Política de Conservación Documentos

- La Política de Gestión Ambiental

Por último, se pude mencionar que se crearon los perfiles de cargo para cada uno de los

oficios que contempla la organización para el funcionamiento de sus procesos, por lo cual a

continuación se menciona el listado de estos:

- Perfil de Cargo y Funciones de Gerente

- Perfil de Cargo y Funciones de Auxiliar Administrativa

- Perfil de Cargo y Funciones de Asistente Contable

- Perfil de Cargo y Funciones de director de Operación

- Perfil de Cargo y Funciones de Supervisor de Formación

- Perfil de Cargo y Funciones de Entrenador

 72

- Perfil de Cargo y Funciones de Auxiliar de Operaciones

- Perfil de Cargo y Funciones de Auxiliar de Servicios Generales

- Perfil de Cargo y Funciones de Auxiliar de Despacho

Gestión Financiera

La Gestión financiera permite reconocer la posición económica de la organización para

así mismo ejecutar planes y proyectos que la potencien. Este proceso de apoyo administra los

recursos para el funcionamiento de la actividad económica. Y aunque actualmente exista una

visión capitalista muy marcada en toda empresa. Lo cierto es que el recurso más valioso es

recurso humano cuando es explotado de manera correcta.

Sin embargo, es pertinente mencionar que este proceso solo se encarga del recurso

económico, contabilizando e informando sobre las entradas y salidas que afectan el

funcionamiento de la organización, para determinar planes de acción y hacer al negocio

sustentable. Por esta razón la documentación para este tipo de proceso realizada para la empresa

es la siguiente:

- Caracterización del proceso: Gestión Financiera

- Procedimiento de Ejecución del Presupuesto

- Procedimiento de Elaboración del Presupuesto

- Procedimiento de Modificación al Presupuesto

Procedimiento de Solicitud Gastos de Manutención, Alojamiento y Transporte

- Procedimientos de Gastos de Viáticos y Gastos de Comisión

- Procedimiento de Gestión de Cartera

- Manual de Procesos Contables

- Manual de Tesorería
 73

- Instructivo de Eliminación de Cheques

- Instructivo de Solicitud de Ordenes de Comisión de Viáticos, Legalización Gastos

- Formato de Comprobante de Gastos

- Formato de legalización de Anticipo de Viáticos y Gastos de Comisión

- Formato de Informe de Cartera

- Formato de Conciliación Bancaria

- Formato de Solicitud de Certificado Tributario

- Formato de Arqueo de Caja Menor

Direccionamiento estratégico y planeación

A nivel general se puede considerar al direccionamiento estratégico y planeación como

el marco de ejecución del SGC, en esta parte se proyectan los planes a ejecutar por parte de la

organización. Por esta razón, en la empresa se desarrolló la siguiente documentación que

contempla el diseño estratégico de la gestión de la calidad:

- Caracterización del proceso: Direccionamiento Estratégico y Planeación

- Procedimiento de Formulación y Evaluación de los Planes Institucionales

- Procedimiento de Formulación, Programación y Actualización del Presupuesto

- Procedimiento de Gestión del Cambio

- Procedimiento de Elaboración, Consolidación y Publicación de Informes

- Procedimiento de Control de la Información Documentada Establecida en el SGC

- Procedimiento de Evaluación de la Alta Dirección a la Gestión del SGC

- Procedimiento de Gestión de Acciones de Mejora y Correctivas

- Procedimiento de Control de las Salidas de los Productos y Servicios no Conformes

- Procedimiento de Administración del Riesgo

 74

- Procedimiento de Gestión Integral de Residuos Convencionales

- Instructivo de Elaboración de Informes

- Instructivo de Gestión de Acciones de Control

- Formato de Seguimiento Planes de Acción

- Formato de Informe de Seguimiento de Acciones de Mejora

- Formato de Matriz de Gestión del Cambio

- Formato de Solicitud para Creación, Actualización y/o Derogación de Documentos del

SGC

- Formato de Trazabilidad de la Documentación del SGC

- Formato de Solicitud de Creación de Acciones de Mejora y Correctivas

- Formato de Solicitud para la Modificación de Acciones de Mejora

- Formato de Identificación y Control del Producto o Servicio no Conforme

- Formato Bitácora de Residuos Reciclables

Gestión de comunicaciones

La Gestión de comunicaciones contempla la interrelación de los procesos del SGC, esta

puede ser de manera interna o externa. Lo cual garantizara que los diferentes niveles de la

organización tengan la información de la gestión de manera oportuna y eficaz. Para delimitar los

parámetros de esta, se crearon los siguientes documentos que evidencian la forma en que se dará

este parámetro en la organización:

- Caracterización del proceso: Gestión de Comunicaciones

- Procedimiento de Visitas Guiadas

- Procedimiento de Venta de Productos y/o Servicios

- Procedimiento de Comunicación Externa

 75

- Procedimiento de Comunicación Interna

- Manual de Venta de Productos y/o Servicios

- Manual de Solicitud de Servicios Impresos y Digitales

- Formato de Evaluación Servicio Visitas Guiadas

- Formato de Control de Entrega de Productos y/o Servicios Sin Factura Original

- Formato de Seguimiento a la Entrega de Servicios

- Formato de Solicitud Interna de Fotocopias

- Formato de Solicitud y Pago de Fotocopias

- Formato de Carta de Intención

- Formato Matriz de Riesgos

- Formato de Verificación de Documentos

- Formato de Solicitud de Productos o Servicios

- Formato de Reporte Mensual de Gestión

Gestión documental

El control de la documentación dentro de la ejecución del SGC es una tarea ardua que

contempla no solo la obtención e impresión de está, sino su almacenamiento, conservación y

disposición final. Por esta razón, es importante mencionar que la gestión documental dentro de la

empresa permite la organización de la información que alimenta a cada uno de los procesos

internos.

En ese sentido la documentación creada para soportar este parámetro en la organización

es la siguiente:

- Caracterización del proceso: Gestión Documental

- Procedimiento de Eliminación Documental

 76

- Procedimiento de Organización Documental

- Procedimiento de Control de Documentación

- Manual de Organización Documental

- Instructivo de Elaboración de Documentación Administrativa

- Instructivo de Limpieza y Saneamiento Ambiental de Depósitos de Archivo

- Formato de Acta de Eliminación Documental

- Formato de Inventario Único Documental

- Formato de Hoja de Control Documental

- Formato de Préstamo de Documentos - Archivo de Gestión

- Formato de Planilla de Recepción y Entrega de Correspondencia

- Formato de Compromisos en Gestión Documental

- Formato de Envíos de Paquete

- Formato de Control de Entrega de Envíos Urgentes

- Formato de Relación de Envíos Devueltos por la empresa de Correo

- Formato de Ficha de Control Previo a la Limpieza

Gestión de talento humano

La Gestión de talento humano tiene por objetivo garantizar el desempeño del personal en

la organización dentro de cada una de sus etapas del proceso productivo. Este desempeño va

orientado a garantizar las disposiciones legales que para la administración del personal se han

establecido.

Por esta razón, en la empresa se diseñó la siguiente documentación para dar

cumplimiento a estas disposiciones y para describir la forma en cómo se relacionan los

subprocesos que se dan en la gestión humana.

 77

- Caracterización del proceso: Gestión talento humano

- Procedimiento de Evaluación de Desempeño

- Procedimiento de Liquidación de Prestaciones Sociales

- Procedimiento de Vacaciones y Cesantías

- Procedimiento de Nomina

Procedimiento de Vinculación de Personal

- Procedimiento para la Gestión del Talento Humano

- Procedimiento de Capacitación

- Manual del SGSST

- Manual de Funciones

- Programa de Formación y Capacitación

- Formato de Entrevista

- Formato de Solicitud de Necesidades de Capacitación

- Formato de Lista de Asistencia

- Formato de Cronograma de Capacitación

- Formato de Identificación de Necesidades de Bienestar

- Formato de Programa Anual de Bienestar

- Formato de Evaluación de la Capacitación

- Formato de Plan de Inducción y Reinducción

- Formato de Evaluación de la Eficacia de la Capacitación

- Organigrama
 78

Gestión de archivo y correspondencia

La administración y el aseguramiento de la información externa que llega a la empresa es

una tarea que permite salvaguardar la propiedad tanto de clientes, proveedores e incluso de la

misma organización. En ese sentido, la documentación desarrollada permite establecer los

principios para que la información no sea manipulada por terceros ajenos a la operación de la

empresa. A continuación, se presenta junto con su caracterización y con sus respectivos

procedimientos.

- Caracterización del proceso: Gestión de archivo y correspondencia

- Procedimiento de Archivo y Correspondencia Enviada

- Procedimiento de Archivo y Correspondencia Recibida

- Procedimiento de Control Interno de Documentación

- Programa de Gestión Documental

- Formato Único de Inventario Documental

- Formato de Marcación Cajas

Gestión de adquisición de bienes y servicios

A nivel general la gestión de adquisiciones permite a las organizaciones proyectar la

compra y el suministro de bienes y servicios que se requieren para el desarrollo de la actividad

económica. Por lo general esta adquisición se programa por un periodo determinado o por un

proyecto de inversión, pero varía mucho de empresa a empresa. En ese sentido, para la empresa

JM HSEQ SAS, se diseñó la siguiente documentación que permite soportar las especificaciones

de este proceso.

- Caracterización de proceso: Adquisición de bienes y servicios

- Procedimiento para la Contratación de Bienes y Servicios

 79

- Procedimiento para la Supervisión de Contratos

- Procedimiento para la Comunicación a Proveedores

- Plan de Control de Proveedores

- Manual de Contratación de Proveedores

- Formato de Seguimiento y Reevaluación de Proveedores

- Formato de Inscripción de Proveedores

- Formato de Directorio de Proveedores

Gestión de admisiones y registro

La Gestión de admisiones y registro abarca actividades de reconocimiento de personal,

identificación de las necesidades del servicio, así como del cliente. Lo que permite el correcto

flujo de la información al igual que la identificación del personal que será capacitado. Por esta

razón para la empresa sea diseñado una documentación que permite soportar y apoyar este

proceso que aplica para las actividades de prestación de servicios de esta.

- Caracterización de proceso: Admisiones y registro

- Procedimiento de Admisiones y Registro

- Formato de Pagare

- Formato de Registro de Asistencia

- Formato de Ficha de Ingreso

Gestión de diseño curricular

El diseño curricular es una herramienta que permite planear la formación que se impartirá

como servicio de la empresa. Esta contempla el diseño de cronogramas, planes de estudio y

demás aspectos que ayudan a definir la forma en que los usuarios o aprendices harán uso de los
 80

recursos que se dan para la adquisición del servicio. Por tal razón, para el desarrollo óptimo de

esta Gestión se contempló la elaboración de los siguientes documentos.

- Caracterización de proceso: Diseño curricular

- Plan de Área de Trabajo en Alturas

- Plan de Estudio

- Reglamento Interno de Formación

- Procedimiento de Diseño Curricular

- Formato de Lista de chequeo Propiedad del Cliente

- Formato de Inspección de Capacitación

- Formato Cronograma de Diseño

Gestión de formación pedagógica

La gestión pedagógica abarca ampliamente todo tipo de actividades que permitan la

apropiación del aprendizaje en el ser humano. En ese sentido para la ejecución de las labores de

la empresa y para el cumplimiento de su propósito misional, se ha contemplado la presente

documentación que soporta este proceso dentro de los servicios de capacitación al cliente que

esta ofrece.

- Caracterización de proceso: Formación pedagógica

- Plan de Lección Nivel Básico Operativo

- Plan de Lección Nivel Básico Administrativo

- Plan de Lección Nivel Avanzado

- Plan de Lección Nivel Reentrenamiento

- Plan de Lección Nivel Coordinador TSA

- Procedimiento para Trabajo en Poste

 81

- Procedimiento para Trabajo en Malla reticulada

- Procedimiento para Trabajo en plano inclinado

- Procedimiento para Trabajo en Estructura

- Procedimiento para Trabajo en torre de telecomunicaciones

- Procedimiento para Trabajo en espacio confinado

- Programa de Rescate

- Manual de Atención al Lesionado

- Formato de Evaluación de Satisfacción de Estudiantes

Gestión de compras e inventarios

Para la gestión de compras e inventarios es necesaria una oportuna comunicación entre

las áreas de la organización que pueda garantizar los bienes y servicios en la cadena de

suministro para el cumplimiento de la actividad económica y de los objetivos de gestión. Por esta

razón la documentación diseñada contempla principalmente la valoración de proveedores que

puedan brindar de manera eficiente y oportuna el suministro de estos sin generar costos

adicionales a la empresa.

Así las cosas, se presenta la siguiente documentación que permita dar respuesta a las

necesidades en esta área dentro de la organización.

- Caracterización de proceso: Gestión de compras e inventarios

- Procedimiento de Pago a Proveedores y Terceros

- Procedimiento de Administración de Cuentas por Cobrar

- Procedimiento de Manejo de Efectivos

- Procedimiento de Identificación y Reporte de Pagos

- Procedimiento de Toma de Inventarios

 82

- Procedimiento de Legalización de Anticipos

- Procedimiento de Legalización de Cajas Menores

- Procedimiento de Manejo de Fondos Caja Menor

- Instructivo de Creación de Facturas y Cuentas de Cobro

- Instructivo de Liquidación de Intereses

- Instructivo para Verificar Entradas y Salidas de Costos

- Instructivo de Informe de Costos

- Instructivo de Preparación de Impuestos

- Formato de Liquidación de Importaciones

- Formato de Estado de Cuenta

- Formato de Cuenta de Cobro

- Formato de Cuenta de cobro Intereses

- Formato de Aviso de Suspensión

- Fichas Técnicas de los Equipos de Alturas y Emergencias

- Hojas de Seguridad de los Productos Químicos

Gestión de seguimiento y control

La valoración de la gestión de la organización hace parte de las tareas más recurrentes al

implementar SGC eficientes, para ello se hace uso de diversas herramientas como la aplicación

de auditorías, las revisiones gerenciales, entre otras. Las cuales permiten determinar desviaciones

en la forma como la empresa realiza las cosas, esto con el objetivo de aplicar medidas correctivas

y darle solución lo más pronto posible. Por esta razón la documentación elaborada para este

proceso en la empresa permite soportar estas actividades de apoyo y estructurar la forma en

como este proceso se llevará a cabo.

 83

A continuación, se presenta la documentación elaborada.

- Caracterización del proceso: Gestión de seguimiento y control

- Plan Anual de Auditorías de Gestión

- Programa de Auditorías de Gestión

- Procedimiento para Realización de Auditorías de Gestión

- Procedimiento para el Manejo de Riesgos

- Procedimiento de Evaluación de Gestión

- Procedimiento para los Planes de Mejoramiento

- Formato de Identificación de Riesgos

- Formato de Plan de Manejo de Riesgos

- Formato de Lista de Verificación de Auditorias

- Formato de Notificación de Auditoria

- Formato de No Conformidades

- Formato de Informe de Auditoria

- Formato de Evaluación de Auditores Internos

- Formato de Informe Consolidado de Resultados de las Auditorias al SGC

- Formato de Informe de Hallazgos y Oportunidades de Mejora en Auditorias al SGC

- Formato de Informe de Revisión por la Alta Dirección

- Formato de Informe del Plan de Acción

Gestión del mejoramiento continuo

En último lugar las actividades de mejoramiento continuo dentro del SGC permiten

replantear mejoras a los procesos de la actividad económica de la organización. Permitiendo

identificar cambios que se puedan llevar a cabo para optimizar las ganancias de la organización o
 84

la estructura orgánica de la misma. En ese sentido actividades como la puesta en marcha de un

buzón de sugerencias permiten iniciar este tipo de aspectos, así que la documentación a

continuación presentada permite garantizar el flujo de información que alimente este proceso de

mejora en la empresa.

- Caracterización del proceso: Mejoramiento continuo

- Procedimiento de Recepción y Respuesta de Derechos de Petición

- Procedimiento para la Medición de la Satisfacción del Cliente

- Procedimiento de Manejo de Hallazgos

- Procedimiento para la Medición de Indicadores de Gestión

- Procedimiento para Gestión de Indicadores

- Formato de Hoja de Vida del Indicador

- Formato de Control de PQRS

- Formato de Sugerencias de Cliente

- Formato de Presentación de Peticiones, Quejas y Reclamos

- Formato de Encuesta Satisfacción del Cliente

- Formato de Control del Servicio No Conforme

- Formato de Acta de Implementación

- Formato de Planes de Mejora

- Formato de Propuesta de Ideas de Mejora

 85

Estrategias de implementación y operación

Una estrategia es una idea o un conjunto de ideas que permiten hacer frente a una

situación, en ese sentido al ejecutar un SGC teniendo en cuenta unos principios ya establecidos

por una norma técnica, se pueden tomar los hallazgos encontrados al momento de cruzar la

información y convertirlos en oportunidades de mejora.

Por tal razón a continuación se muestran aquellos aspectos en los que la empresa debe

mejorar para garantizar una implementación eficaz del SGC.

Tabla 9

Estrategias de implementación.

Numeral Requisito ISO 9001:2015

La política de calidad debe estar disponible para las partes interesadas pertinentes
5.2.2
según corresponda

La organización debe mantener información documentada sobre el cumplimiento

6.2.1
los objetivos de la calidad

Al planificar como lograr sus objetivos de calidad la organización debe

6.2.2. determinar que se va a hacer que recursos requerirá, quien será responsable

cuando se finalizara, como se evaluaran los resultados

La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición

7.1.5.2 previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se

considere no apto para su propósito y debe tomar acciones cuando sea necesario.

Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el SGC estos

7.2
cambios se deben llevar a cabo de manera planificada
 86

La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo

el control de la organización tomen conciencia de la política de calidad, objetivos

7.3
de calidad, su contribución a la eficacia del sistema y las implicaciones del

incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad

La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y

8.3.1-
desarrollo que sea adecuado para asegurarse de la posterior provisión de los
8.3.2
productos y servicios. (Ver literales del a) al j)

La organización debe conservar información documentada sobre los cambios del

8.3.6 diseño y desarrollo los resultados de las revisiones, las autorizaciones de los

cambios y de las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos

La organización debe informar al cliente o proveedor externo en caso de pérdida

8.5.3 o deterioro sobre la propiedad del cliente y conservar la información

documentada de lo ocurrido

La organización debe conservar la información documentada que describa los

8.5.6. resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y

de cualquier acción necesaria que surja de la revisión

La organización debe conservar la información documentada que describa la no

conformidad, las acciones tomadas, todas las concesiones obtenidas y se

8..7.2
identifique la autoridad de quien decide la acción con respecto a la no

conformidad

La organización debe conservar la información documentada apropiada como

9.1.1.
evidencia de los resultados
 87

La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiadas que

9.1.3
surgen por el seguimiento y la medición.

La organización debe llevar a cabo auditorías internas acerca del SGC si es

9.2.1
conforme con los requisitos y si se implementa y mantiene eficazmente

9.3.2 La revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo

Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones

9.3.3. relacionadas con las oportunidades de mejora, cualquier necesidad de cambio en

el sistema y las necesidades de recursos

La organización debe conservar información documentada como evidencia de los

9.3.3.
resultados de las revisiones por la dirección.

La organización debe reaccionar ante la No Conformidad y evaluar la necesidad

10.2.1
de acciones para eliminar las causas de la No Conformidad.

La organización debe considerar los resultados del análisis y la evaluación y las

10.3 salidas de la revisión por la dirección para determinar si hay necesidades u

oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua

Fuente: Elaboración propia

 88

Resultados

A nivel general se puede contemplar que dentro de la realización del presente proyecto se pudo

dar cumplimiento al objetivo estimado, el cual es elaborar la documentación del SGC de acuerdo

con los requisitos de la norma técnica ISO 9001:2015. La siguiente tabla resume esta

información.

Tabla 10

Indicadores del proyecto.

Resultado/Producto
Indicador Entregado (Si/No)
esperado

Si, se agrega

Plan de trabajo cronograma en

= (# 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑒𝑛) / (# 𝑑𝑒 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠) x 100 %

documento tesis

Evaluación inicial
Si, se agrega
de
= (# 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑒𝑛) / (# 𝑑𝑒 𝑖𝑡𝑒𝑚𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠) x 100 % resumen en
la gestión de la
documento tesis
calidad

Total cumplimiento 100%

Fuente: Elaboración propia

A continuación, se muestra de manera comparativa la valoración inicial de la

documentación encontrada con respecto a aquella que fue elaborada para una futura

implementación del Sistema de Gestión de la Calidad dentro de la organización:

 89

Figura 6

Avance de la implementación del SGC – Revisión inicial.

Fuente: Elaboración propia

Figura 7

Avance de la implementación del SGC – Revisión Final.

Fuente: Elaboración propia

Por último, vale la pena mencionar que se realizó un segundo diagnostico teniendo en

cuenta los mismos parámetros iniciales valorados, los cuales arrojaron los siguientes porcentajes

de avance con respecto a una futura implementación total del SGC en la organización
 90

Resultados de la revisión

Tabla 11

Conteo de los requisitos de calidad para la empresa – Total. Segunda revisión.

Aspecto Numero de ítems Porcentaje

No aplica 0 0%

No cumple 18 17 %

Cumple parcialmente 27 25 %

Cumple 63 58 %

Total 108 100 %

Fuente: Elaboración propia

Se muestra en porcentaje el cumplimiento de la empresa con respecto a la norma por cada

categoría evaluada:

Tabla 12

Porcentaje de cumplimiento de la empresa con respecto a la norma – Por categorías. Segunda

revisión.

Núm. Requisito SGC - ISO 9001 % Cumplimiento

1 Objeto y campo de aplicación 100% Alto

4 Contexto de la organización 70% Medio

5 Liderazgo 72.7% Medio

6 Planificación 50% Bajo

 91

7 Apoyo 68.7% Bajo

8 Operación 54.4% Bajo

9 Evaluación del desempeño 31.8% Bajo

10 Mejora 50% Bajo

Fuente: Elaboración propia
 92

Conclusiones

La empresa JM HSEQ S.A.S., está comprometida con el cumplimiento de las disposiciones

legales vigentes de su actividad económica, además de la ejecución y mejora de las tareas que

comprenden la optimización de sus procesos, y las cuales pertenecen a la implementación de un

Sistema de Gestión de la Calidad derivadas de ese cumplimiento legal.

Por esta razón, el trabajo realizado permitió estandarizar la información de las tareas que

realiza la empresa, a través del desarrollo de la documentación del SGC con base en los

requisitos de la norma ISO 9001:2015.; ya que estas por su grado de peligrosidad, pueden

generar una pérdida significativa para la organización. Lo cual contribuye a aumentar la

satisfacción del cliente y a reducir la vulnerabilidad de este tipo de negocios.

Esto pudo ser posible mediante la determinación de los objetivos de calidad en

concordancia con los requisitos de la norma ISO para la empresa, lo cual permitió establecer el

compromiso por parte de la gerencia en la implementación de medidas que optimicen el flujo de

información circulante y el tratamiento de las no conformidades existentes o futuras.

También mediante la elaboración de una matriz diagnóstico del sistema de gestión de la

calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 en la empresa JM HSEQ

S.A.S., lo cual sirvió de guía para formular la documentación a diseñar; lo cual comprende la

identificación de 108 aspectos a cumplir de los cuales en el diagnostico preliminar la empresa

contó con un 22% de implementación, y finalmente se deja la organización con un avance del

58% en la implementación del SGC.

Y finalmente con la realización de la documentación base del Sistema de Gestión de la

Calidad para la empresa, la cual incluyó como mínimo la caracterización de los procesos, la

elaboración de los procedimientos y los formatos que apoyan el desempeño interno de la

 93

organización; así como la realización de la entrega del proyecto ejecutado y de la documentación

elaborada a la empresa JM HSEQ S.A.S. Lo cual se encuentra organizado en el manual del SGC,

en donde se establece el modelo de implementación del sistema de gestión, así como el

desarrollo de un listado maestro de documentos, en donde se puede observar la codificación de la

información desarrollada. Lo cual logró una organización de la información desarrollada y de la

información existente en la empresa.

Esto permite que la empresa se pueda anticipar a sus necesidades de producción, a los

requerimientos del cliente, a inconformidades, entre otros problemas que surgen por la falta de

monitoreo y ejecución de una herramienta de gestión. Por esa razón al diseñar la documentación

se pensó en el tipo lector de la información originada, lo cual generó que esta no fuera gravosa

para la organización, sino que fuera fácil de manejar y de organizar con respecto a los registros

existentes.
 94

Recomendaciones

Se recomienda a la empresa JM HSEQ S.A.S. llevar a cabo una implementación total y un

análisis periódico del Sistema de Gestión de la Calidad, donde se identifiquen variables que

puedan estar afectando el cumplimiento de los indicadores de gestión, con el énfasis de dar

mejora constante y periódica a cada uno de los procesos de la organización y que hacen parte del

Sistema de la Gestión de la Calidad.

Por otra parte, la empresa debe tener en cuenta que el recurso humano de la organización

es el elemento más importante a la hora de implementar un Sistema de la Gestión de la Calidad.

Por lo tanto, se recomienda que la empresa realice la contratación de personal con la formación

académica y competencias para el desarrollo de la actividad económica y para la implementación

del SGC, con el objetivo de generar un adecuado desarrollo de este.

Adicionalmente es importante destacar que se requiere que la empresa y los trabajadores

asuman un papel activo dentro del desarrollo de este sistema, aportando no solo desde lo

económico y los recursos físicos para su desarrollo, sino también desde la experiencia, el interés

y la participación dentro de los procesos ejecutados permitiendo una cultura organizacional que

procure cambios positivos en la manera en la que se hacen las cosas, garantizando así la

satisfacción del cliente.

De igual manera, se recomienda que se lleve a cabo una valoración continua de los

procesos que se ejecutan, con énfasis en dar una mejora continua en cada uno de estos, tanto a

nivel administrativo como a nivel operativo, y de este modo se ejecuten cada una de las

estrategias de manera correcta en los diferentes procesos.

No esperando llegar a una fecha para poderlo planear, sino siendo oportunos en dar

soluciones a las necesidades urgentes y no urgentes de la organización y del cliente, a través por
 95

ejemplo de la revisión de procesos de trabajo seguro en alturas que se implementen en otros

lugares del mundo y que son novedosos en su aplicación dentro de la actividad económica, pero

que ante todo cumplan con los requisitos legales vigentes.

Por último, es importante mencionar que la implementación del SGC procura la

reducción de riesgos que afectan la realización de las actividades de la organización. Estos

riesgos no solo pueden afectar el servicio o producto ofrecido, sino también al centro de trabajo o

a los trabajadores. Lo cual se traducirá en pérdidas monetarias por incapacidades laborales o por

daños en el patrimonio.
 96

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805&tm=146983542742
 98

Apéndice

Apéndice A. Árbol de problemas y formulación del problema

Figura 8

Árbol de problemas.

Pérdida progresiva de Costos fluctuantes e Repetición Fugas de capital Ineficacia en I+D y rezago de
confiabilidad por parte de los innecesarios en los procesos de innecesaria de en otros procesos innovación en función de la
clientes prestación de servicios actividades y de menor competencia
procesos importancia

Ineficiencia en la parte de
gestión integral

Carencia de una herramienta de control para la Gestión de calidad de la

empresa JM HSEQ S.A.S

Inexperiencia y el hecho que no fue necesaria la implementación de

un sistema de Gestión de calidad a durante los inicios y la progresión
de la empresa

Desactualización corporativa y carencia de

Falta de capacitación en la parte Ausencia total de prospectiva en cuanto al modelo de I+D Benchmarking referente a la gestión de
gerencial de la empresa aplicado a la gestión de calidad y procesos calidad en otras empresas similares

Negligencia hacia la parte de Gestión de calidad en función de ausencia de la

Fuente: Elaboración propia
necesidad durante el tiempo de funcionamiento de la empresa
 99

Apéndice B. Árbol de Objetivos

Figura 8

Árbol de Objetivos.

Aumento de la confiabilidad de Disminución y estabilidad de Aplicación de los Inexistencia de Introducción al método de I+D
la empresa y posibilidad de costos, reflejados en los procesos reales sin fugas de Capital aplicado a la gestión de calidad y
expansión referente a la oferta procesos que realmente repeticiones ni eficacia en los procesos
necesitan inversión perdida energética

Eficiencia en la gestión de
Calidad de la empresa

Realizar la documentación de la Gestión de Calidad para la empresa JM HSEQ S.A.S.

como herramienta de control en la organización.

Adquisición de experiencia progresiva referente a la parte de gestión

de la Calidad aplicada a los procesos

El sistema de gestión genera

implementación y desarrollo a la
Personal capacitado en referencia a Introducción al benchmarking corporativo y la
introducción de mejores prácticas en los
la parte gerencial y de gestión de innovación en gestión de calidad para la mejora de
procesos de la empresa
calidad los procesos y ser una empresa más competitiva

Generación de actualización e implementación para mejorar los

Fuente: Elaboración propia procesos internos y externos de la empresa JM HSEQ S.A.S.