FONDO FIJO
1 DEFINICION:
■ Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo,
dado que la emisión de cheques para egresos que no sean
significativos ocasiona ineficiencia administrativa.
Constituye una cantidad fija de dinero
(salvo incrementos posteriores), creado
por la gerencia con antelación al inicio de
las operaciones, para ser utilizado en la
atención de los gastos menudos,
mediante desembolsos autorizados son
restablecidos periódicamente a su
importe original.
Sin importar el tamaño de tu empresa, su éxito
se refleja en el estado de su flujo de caja, y una
gestión profesional de la misma resulta en la
buena administración de la compañía en
general y una mayor rentabilidad.
2 .- El sistema Funciona de la Siguiente
Forma:
a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para
realizar pagos de menor cuantía.
Servicios en
Gasfitería,
Artículos de Cerrajería,
limpieza Fotocopias
etc.
Compra de
medicament Revistas y
os (botiquín) Periódicos
Llamadas Correspond
Telefónicas encia
Artículos de Pasajes
oficina urbanos
El Pago se efectúa en efectivo.
Periódicamente: (semanal, quincenal
o mensual) se reponen los fondos
utilizando, para ello es conveniente
confeccionar un formato que se
utilice para solicitar la reposición de
los fondos
Asistente Administrativo
3. Solicitud y Autorización
A. De la Cuantía B. Apertura de C. Cuantía de los
del Fondo: Los los Fondos Fijos: Desembolsos:
montos En función de las Los gastos deben
asignados a las necesidades de estar dirigidos
Cajas Chicas, las áreas que lo prioritariamente a
estarán soliciten y la las compras de
constituidos por disponibilidad bienes y servicios
un fondo fijo, presupuestaria. para el normal
reembolsable en desempeño
forma frecuente a operativo y
fin de que el administrativo de
efectivo no llegue la empresa.
a agotarse, y será
designado por la
Gerencia de
4. Ventajas de un Buen
Manejo:
■ Registrar y justificar con facilidad los pagos menores.
■ Asentarlos correctamente en los libros contables.
■ Archivar los gastos en forma agrupada, lo que agiliza su
deducibilidad.
■ Mejorar la asignación y control de los presupuestos
“Cuida tus recursos incluso en los pequeños gastos y estarás apuntalando
la rentabilidad de tu empresa.”
5. ERRORES QUE SE DEBE
EVITAR EN SU PROCESO
■ Dejar sin justificar algunos gastos, aunque
sean mínimos. Estos desembolsos pequeños
se irán sumando hasta representar pérdidas
importantes para tu empresa, pues pasarán
inadvertidos y no te darás cuenta de la merma
económica hasta que sea demasiado tarde.
■ No tener una política de gastos. Los
empleados deben tener claro qué se puede
pagar con los fondos de la caja chica y qué
tipo de comprobantes deben presentar para
justificarlos y que se pueda tramitar su
deducibilidad.
5. ERRORES QUE SE DEBE
EVITAR EN SU PROCESO
■ No solicitar firmas de las personas que
reciban dinero de la caja chica. Hacer a
tus empleados responsables mediante
un vale de caja es la mejor manera de
asegurarte de que le den un uso
correcto a los fondos y de evitarles la
tentación de sustraerlo indebidamente.
■ No haya urgencia de adquirirlos de
inmediato
Del buen manejo de estos fondos depende que evites los desembolsos
injustificados y los robos hormiga que, sumados, pueden representar
importantes pérdidas para tu negocio.
6. ARQUEO DE FONDO
FIJO
■ Se DEBEN realizar arqueos
sorpresivos del Fondo Fijo de a fin de
comprobar si el monto asignado está
de acuerdo con la existencia de
documentos y el efectivo.
■ Los arqueos sorpresivos se
efectuaran cuando las circunstancias
así lo requieran y estará a cargo del
departamento de Tesorería o
Administrador.
■ Los resultados de los arqueos se
pondrán en conocimiento de la
Gerencia del Área y de la Gerencia
General, para que se tomen si fuera
necesario, las acciones correctivas
del caso.
DOCUMENTOS INTERNOS
– PROCESO DE FONDO
FIJO
■ Los documentos internos son aquellos que usted imprime
para su propio departamento de contabilidad o para otros
departamentos. Se puede imprimir un documento interno
simple (como por ejemplo uno que usted generalmente
visualiza y/o cambia) o muchos documentos internos.
Sirven para dar evidencia y soporte de cualquier
operación administrativa que genere justificación de
ingresos o salida de dinero dentro de la Empresa.
DOCUMENTOS INTERNOS
Vale Provisional
• Es un documento administrativo, a través del cual una
persona indica por escrito haber recibido dinero. Al
tener carácter provisional, indica la futura rendición
del gasto.
Recibo de Gastos
Es un documento de formato simple elaborado por la
Gestión administrativa, con el fin de sustentar gastos
de menor cuantía e el que no exista comprobante de
pago .
Recibo de Movilidad
• Documento aprobado por SUNAT para dar uso en el
sustento de gastos por movilidad urbana en el que
usuario del servicio no reciba comprobante de pago
valido, siempre que el prestador del servicio no este
obligado a la emisión del mismo.
