TECNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE

OFICINA
Conceptos básicos de organización
de empresas y entidades públicas
ÍNDICE

1. La organización en la empresa ............................................... 8

1.1. Elementos de la empresa .............................................. 8
1.2. Tipos de empresa ........................................................ 10
1.3. Estructura organizativa de una empresa .................... 11
1.4. Los organigramas ........................................................ 16
1.5. Mantenimiento del espacio de acogida de una
organización ................................................................ 25

2. La Administración General y la organización territorial del

Estado. ........................................................................................... 26

2.1. La Administración General .......................................... 27

2.2. La ordenación del territorio del Estado ....................... 29
3. Organización territorial de la Unión Europea ........................ 34
3.1. La Comisión ................................................................. 35
3.2. El Consejo de la Unión Europea .................................. 35
3.3. El Consejo Europeo ..................................................... 36
3.4. El Parlamento .............................................................. 37
3.5. El Tribunal de Justicia .................................................. 37
3.6. El Tribunal de Cuentas ................................................ 37
3.7. Otros órganos de la Unión Europea ............................. 38
Recuerda ................................................................................... 41
Autoevaluación ......................................................................... 43

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

1. La organización en la empresa

Una empresa es una entidad jurídica dedicada a actividades industriales,

mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.

Cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos
públicos en los que se definirá: el objetivo de la misma, cuál es su razón
social, su domicilio fiscal, quiénes son los socios fundadores, cuál es el
volumen de capital social inicial, en cuántas acciones o participaciones se
divide el capital social y cuáles son los estatutos de la sociedad, entre otros.

La actividad y la estructura legal de las empresas se regula mediante el

Derecho Mercantil, que es el conjunto de normas que regula el ejercicio del
comercio.

Los principios generales de la organización de una empresa son:

Fijación de los objetivos. Los objetivos que se pretenden alcanzar

deben estar siempre presentes y muy claros.
Unidad de mando. Un empleado debe recibir órdenes de un único jefe
del cual dependerá.
Funcionalidad. Se buscará a la persona adecuada para desarrollar la
función que se desea cumplir.
Actuación. Un jefe debe tener un número limitado de personas que
dependan de él.
División del trabajo. Cada persona debe desarrollar una actividad
concreta, especializándose en el trabajo para el cual tenga mayores
aptitudes.
Jerarquía. En toda empresa debe existir una jerarquía debiéndose
saber en cada momento quién da las órdenes y quién debe ejecutarlas.
Para ello tiene que existir una disciplina y una autoridad que deberán
ser reflejadas en el reglamento interno de la empresa.
Coordinación y control. Todos los trabajadores deben estar
coordinados por sus superiores, para que la organización resulte
eficiente y al mismo tiempo, que los trabajos encomendados se realicen.
Responsabilidad. Cada persona debe ser responsable del trabajo que
realiza.

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1.1. Elementos de la empresa

Se consideran elementos de la empresa todos aquellos factores, tanto internos

como externos que influyen directa o indirectamente en su funcionamiento.
Los principales elementos internos son los siguientes:

Empresario: es la persona o conjunto de personas encargados de

gestionar y dirigir, tomando decisiones necesarias para la buena marcha
de la empresa. No siempre coinciden la figura del empresario y la del
propietario, por ello debe diferenciarse que el director es el que
administra la empresa, y los accionistas y propietarios son los que han
arriesgado su dinero percibiendo por ello los beneficios.
Trabajadores: conjunto de personas que rinden su trabajo en la
empresa y por lo que reciben un salario.
Tecnología: está constituida por el conjunto de procesos productivos y
técnicas necesarias para poder fabricar.

Los principales elementos externos son los siguientes:

Proveedores: son personas o empresas que proporcionan la materia

prima, servicios, maquinaria, etc., necesarias para que la empresa
pueda llevar a cabo su actividad.
Clientes: conjunto de personas o empresas que demandan los bienes
producidos o los servicios prestados por la empresa.
Competencia: empresas que producen los mismos bienes o prestan los
mismos servicios y con los cuales hay que luchar por atraer a los
clientes.
Organismos públicos: tanto el Estatuto Central como los Organismos
Autónomos y Ayuntamientos, condicionan la actividad de la empresa, a
través de normativas laborales, fiscales, sociales, etc.

1.1.1. Los departamentos de la empresa

En una empresa las tareas se dividen y se agrupan en función de sus fines y

objetivos, creando diversos departamentos que ejercerán funciones
especializadas. Sin olvidar que cada empresa tiene sus propias
características, podemos determinar que el eje alrededor del cual giran todas
las empresas son los departamentos de: marketing, contabilidad, personal,
administración, etc.

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Cada departamento tiene unas funciones claramente definidas y generalmente

todos trabajarán de forma coordinada, teniendo en muchas ocasiones
subdivisiones menores en forma de secciones. A continuación vemos de qué se
ocupa, en general, cada uno de los departamentos:

Marketing: Estudios de mercado, anuncios, asistencia a clientes, ventas,

distribución, propaganda/publicidad.
Contabilidad: Actividades financieras, actividades contables, gestión de
pagos y salarios, análisis económicos.
Personal: Contratación, determinación de sueldos, despidos, discusión
de contratos, seguridad Social.
Dirección: Coordinación, gerencia, organización, distribución, control.
Ventas: Política de ventas, control de precios, contactos distribuidores,
atención a proveedores, seguimiento de clientes.

1.2. Tipos de empresa

Las empresas se pueden clasificar según:

LA FORMA JURÍDICA. Todas las empresas deben tener una forma

jurídica que viene determinada por: el número de personas que
participan en la creación de la misma, el capital aportado y el tamaño;
así pues, según su forma jurídica podemos distinguir entre:
Empresario Individual: cuando el propietario de la empresa es la
única persona que asume todo el riesgo y se encarga de la gestión
de la misma.
Sociedades: cuando varias personas deciden invertir en una
empresa pueden formar una sociedad. En la actualidad en España
se pueden constituir las siguientes sociedades:

Sociedad Anónima.
Sociedad Regular Colectiva.
Sociedad Anónima laboral.
Sociedad Comanditaria.
Sociedad de Responsabilidad Limitada
Contrato de cuentas en participación
Sociedad Cooperativa.
Sociedad Civil.

EL SECTOR ECONÓMICO EN QUE ESTÉN ENCUADRADAS. La

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actividad económica de un país se puede dividir en tres grandes

sectores:

Sector primario: en el que se incluyen las empresas extractivas, como

las mineras, pesqueras, agrícolas, ganaderas, forestales y otras.
Sector secundario: en este sector se encuadran todas las empresas que
transforman los productos obtenidos en el sector primario, y también las
que fabrican nuevos productos, como fábricas de conservas, muebles y
coches, etc.
Sector terciario: en el que se encuadran las empresas de servicios, tales
como: bancos, compañías de seguros, hospitales, servicios públicos, y
empresas dedicadas a la compraventa.

EL GRADO DE PARTICIPACIÓN DEL ESTADO. El Estado puede

crear empresas de las cuales es totalmente propietario, o bien participar
en empresas junto con particulares. Según sea este grado de
participación, se dividen en:

Empresas públicas: son aquellas cuyo propietario es el Estado y actúa

como empresario en ciertos sectores a los cuales no llega la iniciativa
privada.
Empresas mixtas: son aquellas en las que la propiedad de la empresa es
compartida entre el Estado y los inversores privados.

EL TAMAÑO. Las empresas, según su tamaño, se dividen en tres

grupos, la pequeña, mediana y gran empresa. Los criterios para
clasificar a las empresas por su tamaño son:

El número de trabajadores: serán pequeñas empresas las que tienen

entre 1 y 50 trabajadores, las medianas entre 50 y 500 trabajadores y
las grandes empresas poseen más de 500 trabajadores.
El volumen económico de las operaciones que realizan: según este
criterio, se considera pequeña empresa las que facturan menos de
300.506,05 euros al año, mediana las que facturan entre 300.506,05 y
6.010.121,04 euros al año, y gran empresa las que facturan más de
6.010.121,04 euros al año.

EL ÁMBITO ESTATAL. Se dividen en empresas nacionales, que son las

que desarrollan su actividad en un único país, y multinacionales, las que
desarrollan su actividad en varios países a la vez.

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1.3. Estructura organizativa de una empresa

En cuanto a su organización, la empresa se manifiesta como una unión

voluntaria de personas y la creación de una estructura organizativa que es
asumida de dos formas:

INDIVIDUALIZADA: una persona física dirige la empresa, aporta el

capital y asume el riesgo.
COLECTIVA: varias personas desarrollan en común la acción
empresarial. Dentro de la forma colectiva existen dos tipos de empresa:
Aquellas en las que la forma societaria no posee una personalidad
diferente de la de los socios, por ejemplo la Comunidad de Bienes
y las Sociedades Civiles sin Responsabilidad.
Aquellas en las que la asociación alcanza personalidad propia
diferenciada de la de los socios, por ejemplo las Sociedades
Mercantiles, Cooperativas y las Sociedades Anónimas Laborales.

1.3.1. El empresario individual.

El empresario individual es la persona que ejercita en nombre propio, por sí

mismo o por medio de representantes, una actividad constitutiva de empresa.
Algunas características del empresario individual son:

En la actividad del empresario individual no existe separación entre el

patrimonio de la empresa y del empresario.
Ejerce la actividad empresarial individualmente, gestiona la empresa y
recibe los beneficios.
El negocio es dirigido bajo su propia responsabilidad.

Otros grupos sin responsabilidad jurídica serían:

Sociedad Civil: es el contrato por el cual dos o más personas se obligan

a poner en común dinero, bienes o industrias con ánimo de repartir las
ganancias.
Comunidad de Bienes: la propiedad y los derechos de la misma,
pertenecen a varias personas.

1.3.2. Las sociedades mercantiles.

Podemos clasificar las sociedades mercantiles desde el punto de vista

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económico y jurídico:

CLASIFICACIÓN ECONÓMICA. Aquí podemos diferenciar dos clases

de sociedades:
Sociedades Personalistas: aquellas que tienen en cuenta las
condiciones personales del socio.
Sociedades Capitalistas: aquellas en las que sólo importa el
dinero aportado por cada socio, sin tener en cuenta sus
condiciones personales.
CLASIFICACIÓN JURÍDICA. Distinguimos cinco clases de sociedades:
Sociedad Anónima: expresión jurídica por la que se inicia una
actividad económica o empresarial. Es por tanto una sociedad
capitalista que se caracteriza por:

El capital está dividido en acciones que representan partes iguales del

mismo y otorga a su titular la condición de socio. Las acciones son
negociables y de fácil transmisión.
El capital mínimo exigido para constituirse una sociedad anónima es de
60.101,21 euros y se desembolsará al menos el 25% de cada acción al
constituirse la empresa o sociedad.
La responsabilidad está limitada por la aportación efectuada por cada
socio.
El número de socios tiene que ser de 3 como mínimo sin que exista un
máximo.
En su denominación deberá figurar la indicación "Sociedad Anónima" o
su abreviatura S.A.
La sociedad se constituye mediante escritura pública, que deberá ser
inscrita en el Registro Mercantil, con lo que adquirirá su personalidad
jurídica. En la escritura se incluirán: los datos de identidad de los
otorgantes, la voluntad de fundar la sociedad, el metálico, los bienes o
derechos aportados por cada socio, la cuantía de los gastos de
constitución, los estatutos sociales, los datos de identidad de las
personas que se encargan de la administración y representación de la
sociedad.
En los estatutos sociales se incluirán: la denominación de la sociedad, el
objeto social, la duración de la sociedad, la fecha en que sus
operaciones darán comienzo, el domicilio social, el capital social, todo lo
relativo a las acciones, el modo de deliberar y adoptar los acuerdos, la
fecha de cierre del ejercicio social, las posibles restricciones a la libre
transmisibilidad de las acciones y los derechos especiales que, en su
caso, se reserven los fundadores o promotores de la sociedad.

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La estructura de las sociedades anónimas responde al siguiente esquema:

Junta general: los accionistas, constituidos en junta general, decidirán

por mayoría sobre los asuntos que les competen. Las juntas generales
podrán ser ordinarias o extraordinarias y deberán convocarse por los
administradores de la sociedad conforme a una serie de condiciones.
Administradores: su nombramiento corresponde a la junta general,
salvo que exista disposición estatutaria en contra, no se requiere que
sean accionistas.
Consejo de administración: cuando la administración se confíe de forma
conjunta a más de dos personas, todas ellas constituirán el consejo,
respecto del cual siguen normas especiales en relación con cuestiones
como las siguientes: elección de los consejeros; constitución, adopción e
impugnación de acuerdos; régimen interno y delegación de facultades,
libro de actas, modificación de los estatutos, aumento y reducción del
capital social; cuentas anuales, etc.

Sociedad de Responsabilidad Limitada: sociedad capitalista cuyo

elemento principal es el capital aportado por los socios, y que se
caracteriza por:
El capital se divide en participaciones acumulables e indivisibles.
El capital mínimo exigido para constituirse una sociedad limitada
es de 3.005,06 euros, debiéndose desembolsar en su totalidad en
el momento de la constitución.
La responsabilidad está limitada por la aportación efectuada.
El número de socios no puede exceder de 50, y no responderán
personalmente de las deudas sociales.
La constitución de una sociedad limitada se hará mediante
escritura pública inscrita en el Registro Mercantil, con lo cual
adquiere su personalidad jurídica. En la escritura se indicará: la
identidad de los socios, las aportaciones realizadas y las
participaciones asignadas en pago, los estatutos, el modo en que
se organiza la administración y quienes sean los administradores.
En los estatutos se hará constar al menos la denominación de la
sociedad, el objeto, domicilio y capital social, la fecha de cierre del
ejercicio social y el modo de organizar la administración de la
sociedad.
En su denominación deberá figurar la indicación "Sociedad
Limitada" o las abreviaturas S.L.
Los socios, reunidos en junta general, decidirán por mayoría
establecida por la vía legal o estatutaria, en los asuntos propios de

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

su competencia, señalados de modo específico por la ley.

La junta general será convocada por los administradores y en su caso por los
liquidadores de la sociedad.

Sociedad Colectiva: es una sociedad personalista dedicada a la

explotación de una industria mercantil. Este tipo de sociedad se
caracteriza por:

La aportación social fundamentalmente es el trabajo, aunque también

puede ser un socio industrial, que aporte tanto trabajo como capital.
Los socios responden con todos los bienes particulares, presentes o
futuros de las deudas de la sociedad.
La gestión de la sociedad se encomienda a todos los socios y entre todos
ellos pactan quién debe ser el gestor.
No existe límite máximo de socios, pero sí un mínimo, dos.
En cuanto al capital, no existe mínimo legal.

Sociedad Comanditaria: es una variedad de la sociedad de

responsabilidad limitada, y se caracteriza por ser la sociedad en que uno
o varios sujetos aportan un capital determinado, para responder a las
operaciones sociales dirigidas por otro en nombre colectivo. Es decir,
las sociedades comanditarias cuentan con dos clases de socios:
Socios comanditarios, que sólo aportan capital y responden
limitadamente de las deudas sociales.
Socios colectivos, que dirigen y gestionan la sociedad, aportan o
no capital y responden con sus bienes particulares de las deudas
de la sociedad.

1. Sociedad Anónima Laboral: aquella en la que el capital social está en

manos de los trabajadores. Se trata de una sociedad mercantil anónima, de
carácter específico laboral y cuyas características son:

Pueden existir dos tipos de socios: trabajadores y no trabajadores.

El capital está dividido en acciones nominativas, se debe desembolsar al
constituirse la sociedad un 25% de cada acción, y el 75% restante en el
plazo de un año.
La gestión es idéntica a la de las sociedades anónimas.

1.3.3. Las sociedades no mercantiles.

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Las Cooperativas

A diferencia de las sociedades citadas anteriormente, la sociedad cooperativa

no tiene ánimo de lucro, su objetivo es lograr unos bienes de tipo económico y
social para sus socios o cooperativistas.

Su régimen laboral es especial, pues las relaciones con sus asalariados se

rigen por la legislación laboral, por lo que el personal tiene derecho a
participar en los beneficios de la cooperativa.

Las cooperativas deben contar con un número mínimo de socios, los cuales
gozan de los mismos derechos a fin de garantizar la organización, gestión y
control democrático.

Para que una cooperativa quede constituida, debe inscribirse la escritura

pública en el Registro de Cooperativas, y los Estatutos deben ser presentados
en el Ministerio de Trabajo y en el Ministerio de Economía y Hacienda, si la
cooperativa es de crédito.

En la denominación debe figurar la expresión "Sociedad Cooperativa" o bien

su abreviatura, S. Coop.

El capital se constituye por las aportaciones obligatorias y voluntarias de los

socios, acreditándose en títulos nominativos que no tienen consideración de
títulos-valores.

Las cooperativas están compuestas por:

La asamblea general
El consejo rector
Los interventores de cuentas

1.4. Los organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de

una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de
las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de
asesoría.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia
y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas,
políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración
deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué
características tiene cada uno de ellos.

Basándonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su

libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro
"Introducción a la Administración de Organizaciones"), podemos clasificar los
organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4)
por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden

referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el
término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en
el sector privado.

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se

diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas [3].Por
ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus
relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel
general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
también de cierto tipo de información que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma,
tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la
planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de
remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son
personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

aplicaciones [3].
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de
funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con
el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el
mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su
aprobación.

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización

hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de
dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado
suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a

puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. También se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se

divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir

del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan
su empleo.

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan

al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se
ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

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horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se

recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número
de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad

de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.
Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los
últimos niveles jerárquicos.

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de

mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, o sea, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo
círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

1.5. Mantenimiento del espacio de acogida de

una organización

El espacio de acogida transmite la imagen de la empresa. Es lo primero que se

encuentran las personas que se dirigen a una empresa, por lo que debe
favorecer que la percepción de los visitantes sea positiva y favorezca las
relaciones. Por ello, debe descuidarse el diseño y la calidad de los materiales,
aunque sin perder de vista su funcionalidad, ya que al fin y al cabo no deja de
ser un centro de trabajo.

El espacio de acogida debe ser cómodo, donde el visitante se sienta orientado,

bien atendido y seguro. La imagen de la empresa empieza por asociar el
nombre con el logotipo, de forma que éstos deben estar en un sitio visible.

Las empresas suelen diseñar un espacio de acogida amplio, con luz natural si
es posible, con una temperatura y olor agradables, música ambiental y buena
ventilación.

Se pueden utilizar cuadros para informar sobre el personal y las estructuras

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

de la empresa: con planos de instalaciones, organigramas de la empresa, etc.

Actualmente, muchas empresas optan por pantallas de televisión con un video
que muestra las instalaciones de la empresa y los servicios o productos que
ofrece.

Si el visitante debe esperar para ser atendido, será conveniente disponer de

sillones o sillas, y si es posible, de una sala de espera para que la zona de
acogida esté despejada.

También se deben colocar tarjetas de la empresa en los mostradores o mesas

auxiliares de la zona de espera, y se procurará situar el teléfono apartado del
público, para evitar que escuchen la información facilitada cuando haya que
atenderlo.

Los organismos públicos y las empresas más modernas están instalando

sistemas de información táctiles, distribuidos por distintos puntos del
establecimiento. Estos sistemas están formados por pantallas táctiles
conectadas a un ordenador, y permiten visualizar planos, fotos, vídeos,
catálogos, servicios, conexiones a Internet, etc. Son de gran utilidad cuando
no se sabe donde se encuentra una sección o un departamento.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

2.1. La Administración General

La Administración General del Estado es aquel sector de la Administración

Pública al que se le atribuye la gestión, en todo el territorio nacional, de los
servicios que se consideran fundamentales para la existencia de la comunidad
del país. Esta Administración aparece dividida en tres bloques:

La Administración central, constituida por órganos que ejercen sus

competencias en todo territorio nacional.
La Administración periférica, integrada por órganos territoriales.
La Administración exterior, a cuyos órganos se les atribuye la
representación de España ante otros Estados u organizaciones
internacionales.

2.1.1. LOFAGE: Principios de organización y funcionamiento

La Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la

Administración General del Estado (LOFAGE) establece que la Administración
General del Estado se organiza y actúa, con pleno respeto al principio de
legalidad, y de acuerdo con los siguientes principios:

De Organización:

Jerarquía.
Descentralización funcional.
Desconcentración funcional y territorial.
Economía, suficiencia y adecuación estricta de los medios a los fines
institucionales.
Simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos.
Coordinación.

De funcionamiento:

Eficacia en el cumplimiento de los objetivos fijados.

Eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos.
Programación y desarrollo de objetivos y control de la gestión y de los
resultados.
Responsabilidad por la gestión pública.
Racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y de las
actividades materiales de gestión.
Servicio efectivo a los ciudadanos.

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Objetividad y transparencia de la actuación administrativa.

Cooperación y coordinación con las otras Administraciones públicas.

2.1.2. Organización de la Administración General del Estado

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2.2. La ordenación del territorio del Estado

La forma de Estado que establece la Constitución Española de 1978 pone fin

al Estado unitario centralizado, que ha sido el predominante en la historia de
España (excepto durante la II República). La constitución establece un tipo de
Estado intermedio entre el Estado unitario y el federal, que es el Estado de
Autonomías: “La Constitución se fundamenta en la indisoluble unidad de la
Nación española, patria común de todos los españoles, reconoce y garantiza el
derecho a la autonomía de las naciones y regiones que la integran y la
solidaridad entre todas ellas”.

De esta forma se concilia la indisoluble unidad de la Nación española con el

reconocimiento y garantía del derecho a la autonomía de las nacionalidades y
regiones que la integran. Según la Constitución, la autonomía es un derecho y
no un deber que se imponga a los territorios. La autonomía supone un poder
limitado por la Constitución, por los Estatutos de Autonomía y las Leyes.

La organización territorial del Estado es regulada por la Constitución en su

Título VIII (artículos del 137 al 158). El primer capítulo de dicho título
establece los principios básicos por los que se rige la organización territorial
del Estado, que son:

PRINCIPIO DE AUTONOMÍA. El Estado se organiza en municipios,

provincias y en las Comunidades Autónomas que se constituyan. Todas
estas entidades gozan de autonomía para la gestión de sus respectivos
intereses.
PRINCIPIO DE SOLIDARIDAD. La Constitución vela por el
establecimiento de un equilibrio económico adecuado y justo entre las
diversas partes del territorio español.
PRINCIPIO DE IGUALDAD. Las diferencias entre los Estatutos de las
distintas CC.AA. no podrán implicar, en ningún caso, privilegios
económicos o sociales.

Todos los españoles tienen los mismos derechos y obligaciones en cualquier

parte del territorio del Estado, y ninguna autoridad podrá adoptar medidas
que, directa o indirectamente, obstaculicen la libertad de circulación y
establecimiento de las personas, así como la libre circulación de bienes en
todo el territorio español.

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Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

2.2.1. Las Comunidades Autónomas

Por su naturaleza, podemos decir que las Comunidades Autónomas son entes
constitucionales, de forma que su desaparición supondría necesariamente un
cambio de Constitución. Son entes públicos territoriales, es decir, son entes
de carácter territorial que integran la organización territorial del Estado. Las
Comunidades Autónomas también son las instituciones por las que se
constituyen como entes públicos territoriales las nacionalidades y regiones, y
además son entes dotados de autonomía.

Podemos decir que las características de la autonomía de las Comunidades

Autónomas son:

Ninguna parte del territorio nacional queda excluida del derecho a la

autonomía.
La autonomía es un derecho voluntario.
Las autonomías pueden configurarse jurídicamente de acuerdo con la
peculiaridad de las Comunidades, es decir, no hay un modelo único de
Estatuto de autonomía, sino un marco de competencias e instituciones
posibles que, según las necesidades o peculiaridades de cada
comunidad, pueden ser aprobadas.
Las autonomías son progresivas, es decir, se van desarrollando de forma
progresiva hasta alcanzar las cotas máximas de autonomía que son
posibles según la Constitución.
La autonomía de la que gozan las CC.AA tiene tres componentes
fundamentales:
Legislativo. Las regiones poseen autonomía legislativa, es decir,
pueden organizarse jurídicamente para crear su propio Derecho.
Estatutario. La Comunidad Autónoma tiene potestad para
organizar sus propias instituciones de gobierno, lo que se plasma
en un Estatuto de Autonomía.
Financiero. La Comunidad Autónoma tiene cierta capacidad para
disponer de recursos económicos propios y administrarlos según
criterios propios.

El Estado ejerce dos tipos de control sobre las Comunidades:

Control ordinario. Lo ejercen el Tribunal Constitucional, el Gobierno, la

Jurisdicción Contencioso-Administrativa y el Tribunal de Cuentas.
Control extraordinario. Sólo procederá en caso de incumplimiento de los
deberes que las comunidades autónomas tienen encomendados, o en

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caso de que adopten decisiones que afecten a los intereses generales

del Estado.

La organización de las Comunidades Autónomas cuenta con órganos e

instituciones necesarios para ejercer sus poderes y facultades en su ámbito
territorial. Los principales órganos y figuras son: la Asamblea Legislativa, el
Presidente, el Consejo de Gobierno y el Tribunal Superior de Justicia:

La Asamblea Legislativa se encarga de legislar en el ámbito de sus

competencias, así como de ejercer la iniciativa legislativa ante las
Cortes Generales para las leyes estatales.
El Presidente de la Comunidad Autónoma preside ésta y además preside
su Gobierno, de forma que es el máximo dirigente del poder ejecutivo
autonómico.
El Consejo de Gobierno es el órgano colegiado ejecutivo de la
Comunidad Autónoma, y está compuesto por el Presidente y los
Consejeros. El Consejo de Gobierno dirige la política autonómica, la
función ejecutiva y administrativa, y la potestad reglamentaria, en los
términos establecidos por la Constitución, el Estatuto y las Leyes.
El Tribunal Superior de Justicia, sin perjuicio de la jurisdicción que
corresponde al Tribunal Supremo, culminará la organización judicial en
el ámbito territorial de la Comunidad Autónoma. Los Tribunales
Superiores de Justicia no son órganos propios de las Comunidades
Autónomas, sino órganos del Poder Judicial que radican en el territorio
de la Comunidad respectiva.

2.2.2. La Administración Local

La Administración Local forma parte de la Administración Pública, y está

integrada por entes, no por órganos. Los entes que se encuadran en la
Administración Local tienen carácter territorial. Las entidades locales
territoriales son:

El Municipio
La Provincia
La Isla, en el caso de los archipiélagos Balear y Canario.
Las entidades de ámbito territorial inferior al municipal, instituidas o
reconocidas por las CC.AA.
Las Comarcas u otras entidades que agrupen varios Municipios.
Las Áreas metropolitanas.
Las Mancomunidades de Municipios.

31
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

La organización administrativa de la provincia se realiza a través de las

Diputaciones, que son los órganos de gobierno y administración que tienen
carácter de Corporación de Derecho Público. La Diputación consta de varios
órganos, como son: el Presidente, los Vicepresidentes, la Junta de Gobierno y
el Pleno.

El Municipio es la entidad local básica de la organización territorial del

Estado. Tiene personalidad jurídica y plena capacidad para el cumplimiento
de sus fines. La organización municipal está integrada, fundamentalmente,
por los siguientes órganos: el Alcalde, los Tenientes de Alcalde, el Pleno, la
Junta de Gobierno Local, los órganos de estudio, informe o consulta, la
Comisión Especial de Sugerencias y Reclamaciones y la Comisión Especial de
Cuentas. Además, podrán constituirse otros órganos complementarios según
sea necesario para la organización del municipio.

Podemos esquematizar la estructura organizativa del estado de la siguiente

forma:

32
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

33
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

3. Organización territorial de la Unión Europea

Tras la II Guerra Mundial y debido al desmoronamiento que había sufrido

Europa, se impone la idea de un nuevo ordenamiento europeo, para contribuir
a la unión y bienestar de los pueblos europeos. La creación de la UE, tiene sus
antecedentes en los siguientes tratados o acuerdos:

Los Tratados originarios, son aquellos que crearon las Comunidades, y

son:
Tratado de París, de 18 de abril de 1951, que dio origen a la
Comunidad Europea del Carbón y del Acero (CECA)
Tratado de Roma, de 25 de marzo de 1957, que dio origen a la
Comunidad Económica Europea (CEE) y a la Comunidad Europea
de la Energía Atómica (EURATOM)
Tratados modificativos:

Tratado de Roma, de 25 de marzo de 1957, convenio para la unificación

de la Asamblea, del Tribunal de Justicia y del Comité Económico y
Social.
Tratado de Bruselas, de 22 de julio de 1975, por el que aumentan los
poderes de la Asamblea y se crea el Tribunal de Cuentas.
Tratado de la Unión Europea, firmado en Maastricht, de 7 de febrero de
1992, que constituye la Unión Europea, y modifica los Tratados
constitutivos de las Comunidades Europeas.
Tratado de Ámsterdam, de 2 de octubre de 1997, por el que modifican el
Tratado de la Unión Europea.
Tratado de Niza, el 26 de febrero de 2001.
Tratado de Roma de 29 de octubre de 2004, por el que se instituye una
Constitución para Europa.
Tratado de Lisboa, de 13 de diciembre de 2007, de Reforma del Tratado
de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas fueron firmados por

6 países: Bélgica, Alemania, Francia, Italia, Luxemburgo y Holanda (Países
Bajos). Posteriormente se han producido ampliaciones (Reino Unido, Irlanda
Dinamarca, Grecia, Portugal, España, Austria, Finlandia, Suecia, Estonia,
Lituania, Letonia, Malta, Polonia, Eslovaquia, República Checa, Hungría,
Eslovenia, Chipre, Bulgaria y Rumanía), hasta llegar a la actual cifra de 27
países miembros. España se incorporó a la Unión Europea por el Tratado de
Madrid de 12 de Junio de 1985 (entró en vigor el 1 de enero de 1986)

34
 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

La misión de la Comunidad Europea es “promover, mediante el

establecimiento de un mercado común y la progresiva aproximación de las
políticas económicas de los Estados miembros, un desarrollo armonioso de las
actividades económicas en el conjunto de la Comunidad, una expansión
continua y equilibrada, una estabilidad creciente, una elevación acelerada del
nivel de vida y relaciones más estrechas entre los estados que la integran…”

La Comunidad Europea se organiza a través de cinco instituciones básicas: el

Consejo de la Unión Europea (o simplemente “Consejo”), la Comisión
Europea, el Tribunal de Justicia, el Parlamento Europeo y el Tribunal de
Cuentas. Además, existe la figura del Consejo Europeo y otras instituciones u
órganos, entre los que cabe destacar:

1. El Comité Económico y Social.

2. El Comité de las Regiones.

3. Defensor del Pueblo Europeo.

4. Banco Europeo de Inversiones.

5. Banco Central Europeo.

3.1. La Comisión

Es el órgano comunitario por excelencia, en la medida en que tiene como

misión velar y proteger los intereses de la Comunidad, que sea el órgano de
custodia y vigilancia del cumplimiento del Derecho Comunitario y uno de los
órganos de representación.

La Comisión estará compuesta por un nacional de cada estado miembro, por

lo que contará con 27 miembros. Con la necesidad de designar a un
presidente y vicepresidentes con un mandato de 5 años, renovables. La
Comisión tiene su sede en Bruselas.

3.2. El Consejo de la Unión Europea

A partir de sus entrada en vigor en 1967, el Consejo de la Unión Europea

35
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

(CUE) o simplemente “Consejo” ejerce un poder normativo y un poder

político, siendo también el foro en el que los representantes de los 27 Estados
miembros defienden sus intereses (el CUE representa a los estados miembros,
mientras que la Comisión representa a la Comunidad). Además es el
responsable de la cooperación intergubernamental en materia de política
exterior y seguridad común (PESC) y en materia de cooperación policial y
judicial en materia penal.

El CUE esta integrado por un representante de cada Estado miembro de

rango ministerial, que podemos dividirlos en los Consejos sectoriales,
compuestos por los Ministros del ramo, según el tema que se valla a tratar
(sanidad, agricultura, economía), y Consejo de Asuntos Generales y
Relaciones Exteriores, que está integrado por los Ministros de Asuntos
Exteriores.

Su organización se estructura en: Presidencia, Secretaria General y COREPER

(Comité de Representantes Permanentes) el cuál es un órgano auxiliar del
CUE que garantiza la unidad y pertenencia al mismo.

El CUE representa a los Estados miembros y es la institución comunitaria más

importante. Es un órgano de Estados, no de los ciudadanos comunitarios.

3.3. El Consejo Europeo

Surge de la Cumbre de París de 1974, tratando de regular las cumbre de Jefes

de Estado o de Gobierno, que venían siendo convocadas desde 1961 a
iniciativa de un Estado miembro. Se reconoce al Consejo Europeo como el
motor e impulso de la Comunidad, convirtiéndose en una de sus instituciones
tras la entrada en vigor del Tratado de Lisboa.

El Consejo Europeo estará compuesto por los Jefes de Estado o de Gobiernos

de los Estados miembros, y por el Presidente de la Comisión, asistidos por los
Ministerios de Asuntos Exteriores de los Estados miembros y por un miembro
de la Comisión.

Se reunirá al menos dos veces al año. Es un órgano que no participa en la

estructura institucional de las Comunidades Europeas, sino que se superpone
a ellas y al que le corresponde expulsar el desarrollo de la UE y definir sus
orientaciones políticas generales. A través de éste, se establecen las

36
 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

prioridades, se ejerce la orientación política y económica y se proporciona el

impulso necesario para su desarrollo. Tiene su sede en Bruselas.

3.4. El Parlamento

El Parlamento Europeo (PE) tradicionalmente ha sido un órgano consultivo y

de control, comparte el poder normativo con el Consejo a través de
procedimiento de codecisión.

El número de miembros del Parlamento no excederá de 736. La distribución

de los escaños entre cada uno de los estados miembros se efectúa en base a
criterios demográficos y económicos, debiendo garantizarse la adecuada
representación de todos los pueblos de los Estado reunidos en la Comunidad.

Las elecciones al Parlamento Europeo se celebrarán cada 5 años. Y tiene su

sede en Estrasburgo. Y sus sesiones son de carácter públicas.

El Parlamento Europeo comparte con el Consejo el poder presupuestario

desde que los Tratados de Luxemburgo (1970) y de Bruselas (1975) crean los
recursos propios de la Comunidad. Este tiene la facultad y el control junto con
el Consejo de la elaboración presupuestaria, en materia de poder legislativo y
de las relaciones internacionales.

3.5. El Tribunal de Justicia

El Tribunal de Justicia (TJ) el encargado de asegurar el respeto del Derecho

en la interpretación y aplicación de los Tratados. Ha sido el que ha ido
definiendo los caracteres esenciales del Derecho comunitario. Primacía sobre
los derechos nacionales de los Estados miembros y el de efecto directo de las
disposiciones comunitarias.

Tanto el Tribunal de Justicia, como el Tribunal de Primera Instancia (TPI)

tienen su sede en Luxemburgo. Compuesto por 27 Jueces (uno por cada
Estado miembro), 8 Abogados generales. Un Secretario mediante votación
secreta de los jueces y abogados generales por un periodo de seis años
renovables.

37
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

3.6. El Tribunal de Cuentas

Se creó por el Tratado de Bruselas de 22 de julio de 1975, aunque no fue

elevado a la categoría de institución hasta el TUE. Tienen su sede en
Luxemburgo y es el encargado de la fiscalización y control de las cuentas.

Está compuesto por 27 miembros (un nacional de cada estado miembro)

nombrados por el Consejo previa consulta del Parlamento, con un mandato de
seis años renovables.

Sus funciones las ejercerán con plena independencia y en interés general de

la Comunidad y su cargo será incompatible con cualquier otra actividad,
remunerada o no.

3.7. Otros órganos de la Unión Europea

3.7.1. El defensor del Pueblo Europeo

Es un nuevo organismo comunitario que incorpora el Tratado de Maastricht.

Nombrado por el Parlamento Europeo en cada nueva legislatura, por un
periodo de 5 años renovables. Tiene su sede en Estrasburgo.

El defensor del pueblo está facultado para recibir las reclamaciones de

cualquier ciudadano de la Unión o de cualquier persona que resida en un
estado miembro, relativas a casos de mala administración en la acción de las
instituciones u órganos comunitarios.

3.7.2. El Comité de las Regiones

Creado por el Tratado de Maastricht, es un órgano de carácter consultivo y

primer paso para reconocer el hecho político del regionalismo que existe en
algunos estados miembros descentralizados.

Está compuesto por representantes de los entes regionales y locales que sean
titulares de un mandato electoral de un ente regional o local, o que ostenten
la responsabilidad política ante la Asamblea elegida.

El número de miembros no excederá de 350 y en la actualidad está integrado

38
 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

por 344 miembros, de los cuales a España le corresponden 21. Su sede está
en Bruselas.

3.7.3. El Comité Económico y Social

Es un órgano consultivo del Consejo y de la Comisión previsto en los Tratados

CEE y CEEA. Está formado por una representación de las diferentes fuerzas
que componen el marco económico y social de la actividad de un estado
miembro, en particular de los productores, agricultores, transportistas,
trabajadores, etc. Que darán su opinión sobre temas de interés comunitario al
Consejo y a la Comisión.

3.7.4. El Banco Europeo de Inversiones

El Banco Europeo de Inversiones (BEI) es la entidad bancaria de la

Comunidad. Está dotada de personalidad jurídica propia. Sus miembros son
los estados miembros de la Comunidad.

Se sirve del mercado de capitales y de sus propios medios para, mediante la

concesión de préstamos y garantías, desarrollar las regiones más atrasadas,
modernizar o reconvertir empresas y crear nuevos puestos de trabajo, así
como fomentar proyectos de interés.

El BEI también concede préstamos a países que han celebrado acuerdos de

asociación con la Comunidad, y en el marco de la ayuda económica.

3.7.5. El Supervisor Europeo de Protección de Datos

El SEPD se creó en 2001 y es el órgano independiente de control encargado

de supervisar la aplicación a las instituciones y organismos comunitarios de
los actos comunitarios relativos a la protección de las personas físicas con
respecto al tratamiento de los datos de carácter personal y a la libre
circulación de éstos.

El Parlamento Europeo y el Consejo de común acuerdo nombrarán al

Supervisor Europeo de Protección de Datos por un mandato de Cinco años
renovables. Tiene su sede está en Bruselas.

3.7.6. El Banco Central Europeo

Se crea en 1998, con el propósito de introducir y gestionar una moneda única.

39
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

También fija las líneas de la política económica y monetaria de la UE.

Trabaja con independencia de otros órganos y en colaboración con el resto de

los bancos centrales de los países miembros de la UE.

Debe de mantenerse la estabilidad de los precios en la zona en la que es de

aplicación el euro y para ello, así como para controlar la oferta monetaria,
tiene competencia para variar los tipos de interés.

Los países de la UE, que tienen como moneda única el euro son: Alemania,
España, Francia, Italia, Portugal, Bélgica, Luxemburgo, Malta, Eslovenia,
Irlanda, Países bajos, Eslovaquia, Grecia, Chipre, Austria y Finlandia.

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 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

Recuerda

La empresa es una entidad jurídica dedicada a actividades

industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines
lucrativos.
Los principios generales de la organización de una empresa son:
Fijación de los objetivos, Unidad de mando, Funcionalidad,
Actuación. División del trabajo, Jerarquía, Coordinación y control
y Responsabilidad.
Los elementos de la empresa son todos aquellos factores que
influyen tanto directa como indirectamente en su funcionamiento.
Elementos internos (El empresario, los trabajadores y la
tecnología). Elementos externos (Proveedores, clientes,
competencia y organismos públicos).
Los departamentos son creados para agrupar y dividir las tareas
de una empresa en función de sus fines y objetivos. Cada
departamento tiene sus funciones muy bien definidas.
Las empresas se pueden clasificar según: La forma jurídica, el
sector económico en que estén encuadradas, el grado de
participación del Estado, el tamaño y el ámbito estatal.
El empresario individual es una persona que ejerce de forma
habitual y en nombre propio una actividad comercial.
Las sociedades mercantiles se clasifican según el punto de vista
jurídico y económico. Según el punto de vista jurídico,
encontramos: Sociedad anónima, Sociedad de Responsabilidad
Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad Comanditaria y Sociedad
Anónima Laboral. Y según el punto de vista económico,
encontramos: Sociedades Personalistas y Sociedades Capitalistas.
Dentro de las Sociedades no mercantiles se encuentran las
Cooperativas, sociedades sin ánimo de lucro cuyo objetivo es
conseguir bienes de tipo económico y social para sus socios.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de
una empresa u organización, representa esquemáticamente las
distribuciones departamentales y las relaciones jerárquicas. Se
clasifican según su naturaleza, su finalidad, su ámbito, su
contenido y su disposición gráfica.
La LOFAGE es la Ley de Organización y Funcionamiento de la
Administración General del Estado que establece como se
organiza y actúa.

41
Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas

La Administración del Estado se organiza, en Órganos de carácter

central, periféricos y exterior.
La organización territorial del Estado es regulada por la
Constitución Española de 1978, en el que se reconocen el
principio de autonomía, principio de solidaridad y principio de
igualdad.
Las Comunidades autónomas son entes constitucionales y
territoriales, que gozan de autonomía.
La Administración Local forma parte de la admón. Pública y está
integrada por entes de carácter territorial como municipio,
provincia, comarca, etc.
Tras la II Guerra Mundial se reorganiza territorialmente Europa,
convirtiéndose en la Unión Europea a través de diferentes
tratados o acuerdos.
La Comunidad Europea se organiza a través de cinco instituciones
básicas: el Consejo de la Unión Europea, la Comisión Europea, el
Tribunal de Justicia, el Parlamento Europeo y el Tribunal de
Cuentas.
Además de otras instituciones u órganos, los cuáles son: El Comité
Económico y Social, El Comité de las Regiones, Defensor del
Pueblo Europeo, Banco Europeo de Inversiones y Banco Central
Europeo.

42
La actuación personal y profesional
en las actividades administrativas
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

1.1. Fijación de prioridades y pautas de trabajo

El desempeño eficiente de las funciones administrativas depende, en gran

medida, de saberse organizar y planificar el trabajo, para lo cual se deberá
tener en cuenta:

¿QUÉ ES URGENTE? Urgente es todo aquello que no puede dejarse

para más tarde, o lo que es lo mismo, que debe realizarse en un
momento determinado por diversas razones, como:

Se ha establecido una cita.

Se trata de un asunto inesperado que precisa una rápida solución.
Has acordado hacerlo con otras personas, etc.

¿QUÉ ES IMPORTANTE? Importante es toda aquella tarea ineludible

que implique un buen funcionamiento de la oficina, y tal importancia
vendrá marcada por tu jefe o por ti.

Se consideran tareas importantes por ejemplo, abrir, registrar y repartir el

correo, hacer un balance de caja, archivar correctamente la documentación,
etc.

No se debe confundir TAREA URGENTE con TAREA IMPORTANTE. Se

considera urgente por ejemplo, el cambiar el cartucho de tinta de la
impresora que se ha agotado, e importante sería aquella labor que precisa de
una mayor concentración por nuestra parte.

IMPREVISTOS. La planificación laboral debe ser lo suficientemente

flexible para poder asumir lo inesperado que pueda suceder, lo cual no
justifica que al final del día no se lleguen a conseguir los objetivos
marcados previamente.

En cuanto a las pautas de trabajo, existen ciertas tareas que se repiten cada
cierto tiempo y se pueden clasificar en:

Diarias. Balance de caja, abrir, registrar y repartir el correo, etc.

Semanales. Reunión de personal
Mensuales. Entrega de nóminas
Trimestrales/Semestrales. Controles de contabilidad
Anuales. Cierre del año contable

8
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

En "fechas clave". Mailing de Navidad, promociones, vacaciones, etc.

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La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

1.2. Distribución de tareas y tiempos

Además de anotar en la agenda el momento en que realizarás una acción, se

debe calcular el tiempo que te ocupará cada trabajo y determinar si
necesitarás la colaboración de otras personas.

Llegado el periodo vacacional o que tengas que ausentarte en un momento

determinado, se deberá tener en cuenta el:

Informar previamente de tu próxima ausencia a todas aquellas personas

que pudieran depender de ti en algún momento determinado.
Dejar a una persona desarrollando tu trabajo habiéndole indicado
previamente el sistema de trabajo que se lleva en la empresa, asuntos
que quedan pendientes, etc.
Preparar un índice para facilitar la localización de documentos que la
persona suplente pudiese necesitar en tu ausencia.

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 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

1.3. Organizar la agenda de trabajo

Para planificar correctamente el trabajo y distribuir nuestro tiempo, es

imprescindible la agenda de trabajo, en la cual reflejaremos los actos a corto,
medio y largo plazo.

Tu agenda será puntual y detallada, y en ella anotarás:

Los compromisos.
Actividades y plazos importantes para ti en el desarrollo de tu propio
trabajo.
TODAS las tareas por muy rutinarias que parezcan.
Las actividades en el momento, no debes confiar en la memoria, etc.

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La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

1.4. Archivo de control y seguimiento

Esta herramienta te puede ayudar cuando tengas que manejar una gran
cantidad de documentación pendiente de solucionar en el futuro.

El archivo de control y seguimiento cada persona puede elaborarlo según su

sistema de trabajo, pero quizá el más útil es el archivador dividido por meses,
que a su vez cuenta con tantas separaciones como días tenga el mes.

Cuando surge una tarea a realizar a largo plazo, se anotará detalladamente en

el mes que corresponda. Cuando comience dicho mes se apuntarán en los días
pertinentes las actividades a realizar en cada uno de ellos.

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 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

1.5. Planificar las acciones

Trabajo habitual (diario)

Respecto a las tareas que debes realizar diariamente, un buen sistema de

planificación puede ser de la forma siguiente:

A primera hora de la mañana:

Recoge el correo, revisa la agenda y el archivo de control y seguimiento.

Redacta la lista de trabajos que debes realizar, incluyendo los
rutinarios.
Revisa la agenda de trabajo y anota los cambios (si los hubiera).
Establece las prioridades en el desarrollo de trabajo, aunque ello
conlleve una modificación en la lista de actividades a realizar que ya
habías elaborado.

Durante la jornada laboral:

Modifica cuantas veces sea necesario la lista de actividades del día.

Tacha los trabajos según van siendo terminados y anota para un futuro
aquellos que quedan pendientes.

Trabajo desconocido o largo

Cuando el trabajo a realizar es largo o nuevo, se deberá elaborar un plan con

los objetivos y los diferentes apartados, como por ejemplo:

Identificar la naturaleza del trabajo:

Contenido.
Documentación de referencia necesaria.
Plazo de entrega.
Conocer si otras personas están involucradas en el desarrollo de
dicho trabajo, si es así habrá que contar con sus planes, plazos,
compromisos, etc.
Tu grado de responsabilidad.
Analizar el trabajo y determinar todas las tareas que deben llevarse a
cabo.
Ordenar las tareas de forma lógica:
Determinar las tareas que tienen orden secuencial
Determinar las tareas que tienen orden concurrente (2 al mismo

13
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

tiempo)
Determinar periodos y límites de tiempo apropiados para cada actividad
Apuntar los plazos en tu agenda de trabajo

Para llevar a cabo esta planificación de la actividad, es bastante útil el realizar

una guía en la que se anotará el orden y descripción de las tareas, la fecha de
inicio y finalización, etc.

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 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

2.1. Los equipos de trabajo

Un equipo de trabajo es grupo formado por un número pequeño de personas

con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito
u objetivo común, con metas de desempeño (tareas) y con una propuesta por
la que se consideran mutuamente responsables, y utilizan el consenso para la
toma de decisiones.

Como ésta, existen numerosas definiciones acerca de lo que es un equipo de

trabajo, pero aún con cientos de ellas, suele ocurrir que no se comprende el
verdadero significado de lo que es trabajar en equipo y de los resultados que
implica. Es por esto que hemos considerado oportuno exponer una pequeña
narración de Enrique Mariscal que nos permitirá acercarnos al significado
antes señalado:

“Cuentan que en una carpintería hubo una extraña asamblea. Fue una reunión
de herramientas para arreglar diferencias.

El martillo ejerció la presidencia, pero la asamblea le notificó que tenía que

renunciar, ya que se pasaba todo el tiempo haciendo ruidos.

El martillo aceptó la culpa, pero pidió que fuera expulsado el tornillo,

argumentando que había que darle demasiadas vueltas para que sirviera.

El tornillo aceptó el ataque, pero exigió la expulsión de la lija. Señaló que era
áspera en su trato y tenía fricciones con los demás.

Y la lija estuvo de acuerdo, pero exigió que fuera expulsado el metro que
siempre se la pasaba midiendo a los demás como si él fuera perfecto.

En eso entró el carpintero, se puso el delantal e inició la tarea. Utilizó el

martillo, la lija, el metro, y el tornillo. Finalmente, la tosca de madera se
convirtió en un hermoso mueble.

Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la asamblea reanudó la

deliberación.

Fue entonces cuando el serrucho dijo:

- Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero

15
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

trabaja con nuestras cualidades. Eso nos hace valiosos. Así que no pensemos
en nuestras fallas y concentrémonos en la utilidad de nuestros méritos.

La asamblea pudo ver entonces que el martillo es fuerte, el tornillo une, la lija
pule asperezas y el metro es preciso. Se vieron como un equipo capaz de
producir muebles de calidad.

Esta nueva mirada los hizo sentir orgullosos de sus fortalezas y de trabajar
juntos. No fue necesario echar a nadie.”

El resultado de un trabajo hecho en equipo es distinto no sólo cuantitativa,

sino también cualitativamente del trabajo hecho por la sumatoria de las partes
individuales. El factor humano es esencial en todo equipo de trabajo.

Las personas que participan en un equipo se ligan, se unen, se complementan

para hacer una tarea. La tarea es el factor constitutivo del equipo, es su
hacer.

Para hacer las tareas las personas deben, al menos hoy, reunir dos
características fundamentales:

La especialización: Dada por los conocimientos y experiencias

profesionales, la idoneidad, la actualización permanente, etc. Que son
factores incidentes en la realización de la tarea.
La Co-especialización en equipo: Se debe a que el conocimiento
individual es insuficiente para que el aporte de los individuos sea lo más
productivo que se pueda; es por ello que es tan importante la formación
y el entrenamiento para trabajar con otros, o también para conducir o
liderar equipos de trabajo. La co-especialización es un entrenamiento
vinculado con la actitud, con la disposición a poner lo de uno
(conocimientos y experiencias) a disposición de los otros, y estar abierto
a recibir, procesar y enriquecerse con las actitudes, conocimientos y
experiencias de los otros.

El logro de resultados es una de las características diferenciales de los

equipos, la noción de objetivos y resultados, los mismos deben ser a la vez
posibles, medibles, desafiantes, innovadores. Sin embargo, no es el resultado
en sí mismo el factor constitutivo del equipo. Si lo es el proceso de búsqueda
permanente de mejora de los resultados, es por ello que, en el desafío de la
creatividad y la innovación en los procesos, se pone a prueba a un equipo.

16
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

2.2. La sinergia

Hablar de Sinergia es hablar de una de las propiedades que presentan los

sistemas. De acuerdo a la Teoría general de Sistemas, las interacciones entre
las partes o componentes de un sistema generan un valor agregado mayor al
que se lograría si cada componente funcionara por separado.

En el caso del Equipo de Trabajo, visto como sistema, la Sinergia se hace

presente en aquellos Equipos donde el logro de los objetivos se alcanza
gracias a que los integrantes comparten una dirección común, con un sentido
de comunidad y apoyo mutuo.

Sinergia se refiere a la acción de una o más substancias que, cuando se

juntan, tienen efectos diferentes a los que pueden tener individualmente. Esto
también se aplica al comportamiento humano y en especial a los grupos; para
contradecir o reafirmar aquello de que “dos cabezas piensan más que una”, y
nos enseña a tener cuidado con las “combinaciones” de personas, (a veces
conviene y otras no) a menos que se logre formar un grupo armónico en el
que puedan conjugarse fácilmente las inteligencias y las personalidades.

Dicho de otra manera, en estos casos, el todo no es la suma de sus partes

(2+2=5). La valoración de las diferencias (mentales, emocionales,
psicológicas) es la esencia de la sinergia. Y la clave para valorar esas
diferencias consiste en comprender que todas las personas ven el mundo no
como es, sino como son ellas mismas.

El término tiene su origen en la Grecia antigua (en la palabra synergos), y

equivale a cooperación, vista tanto como “trabajar juntos”, y como “energía
juntos” (el vocablo ergon alude por igual a trabajo y a energía). Todo esto
implica los beneficios resultantes del trabajo en colaboración como opuestos a
los esfuerzos individuales aislados. Este concepto se utilizó en un principio en
medicina y en ciencias experimentales, viendo la cooperación como la
interacción entre dos o más elementos u órganos que al combinarse producen
un efecto mayor que la mera suma o agregación de las partes.

El concepto holístico, se basa en la postura filosófica que afirma que todos los
fenómenos deben ser estudiados y comprendidos en orden a su unidad
orgánica y no solo según sus partes. En este sentido un equipo debe obtener
una visión integral de lo que hay antes, durante y después de su producto (o

17
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

servicio). Antes de su producto: materiales e insumos y proveedores. Durante:

la esencia del proceso productivo y su administración. Y después de lo que
fabrica como son: canales de distribución, servicio posventa. Tanto de sus
productos terminados como de los productos intermedios.

La conjunción de buenas sinergias con visiones holísticas son determinantes

de éxito.

Un equipo es un conjunto de personas que se necesitan mutuamente para

actuar. Todos los equipos son grupos, pero no todos los grupos son equipos.
La noción de equipo implica el aprovechamiento del talento colectivo,
producido por cada persona en su interactuación con las demás. Cuando un
equipo logra mayor alineamiento, surge una dirección común y las energías
individuales se armonizan. Hay menos desperdicio de energía.

Un buen ejemplo es un conjunto musical, en el cual, lo que realmente importa,

es que los músicos sepan tocar juntos. Los equipos deben aprender a explotar
el potencial de muchas mentes para ser más inteligentes que una mente sola.
Tal sentimiento puede formularse con una frase como: ‘Ninguno de nosotros
es más inteligente que todos nosotros’. Y el espíritu del equipo al enfrentar
cada cuestión o desafío es: ‘Todos nosotros contra el problema, y no los unos
contra los otros’.

La relación de un verdadero equipo es una relación completa. Y una relación

completa requiere un pacto; una relación de pacto descansa sobre un
compromiso compartido con ideas, problemas, valores, metas y procesos de
administración. Los pactos reflejan unidad, gracia y equilibrio.

18
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

3. El clima de trabajo

Por Clima Laboral se entiende el conjunto de cualidades, atributos o

propiedades relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto
que son percibidas, sentidas o experimentadas por las personas que
componen la organización empresarial y que influyen sobre su conducta. Ese
entorno puede ser orientado con la utilización planificada de motivaciones
(mensajes) (Tagiuri. 1968)

Frecuentemente este concepto se confunde con el de Cultura Empresarial,

pero se diferencia en ser menos permanente en el tiempo, aunque comparta
una connotación de continuidad.

El "clima laboral" influye en la satisfacción y por lo tanto en la productividad.

Está relacionado con el "saber hacer" del directivo, con los comportamientos
de las personas, con su manera de trabajar y de relacionarse, con su
interacción con la empresa, con las máquinas que se utilizan y con la propia
actividad de cada uno.

Es la alta dirección, con su cultura y con sus sistemas de gestión, la que

proporciona -o no- el terreno adecuado para un buen clima laboral, y forma
parte de las políticas de personal y de recursos humanos la mejora de ese
ambiente con el uso de técnicas precisas.

Mientras que un "buen clima" se orienta hacia los objetivos generales, un "mal
clima" destruye el ambiente de trabajo ocasionando situaciones de conflicto y
de bajo rendimiento.

Para medir el "clima laboral" lo normal es utilizar "escalas de evaluación".

Algunos aspectos a evaluar son los siguientes:

Independencia. La independencia mide el grado de autonomía de las

personas en la ejecución de sus tareas habituales. Por ejemplo: una
tarea contable que es simple tiene en sí misma pocas variaciones (es
una tarea limitada), pero el administrativo que la realiza podría
gestionar su tiempo de ejecución atendiendo a las necesidades de la
empresa: esto es independencia personal. Favorece al buen clima el
hecho de que cualquier empleado disponga de toda la independencia
que es capaz de asumir.
Condiciones físicas. Las condiciones físicas contemplan las

19
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

características medioambientales en las que se desarrolla el trabajo: la

iluminación, el sonido, la distribución de los espacios, la ubicación
(situación) de las personas, los utensilios, etcétera. Por ejemplo: un
medio con luz natural, con filtros de cristal óptico de alta protección en
las pantallas de los ordenadores, sin papeles ni trastos por el medio y
sin ruidos, facilita el bienestar de las personas que pasan largas horas
trabajando y repercute en la calidad de su labor. Se ha demostrado
científicamente que las mejoras hechas en la iluminación aumentan
significativamente la productividad.
Liderazgo. Mide la capacidad de los líderes para relacionarse con sus
colaboradores. Un liderazgo que es flexible ante las múltiples
situaciones laborales que se presentan, y que ofrece un trato a la
medida de cada colaborador, genera un clima de trabajo positivo que es
coherente con la misión de la empresa y que permite y fomenta el éxito.
Relaciones. Esta escala evalúa tanto los aspectos cualitativos como los
cuantitativos en el ámbito de las relaciones. Con los resultados
obtenidos se diseñan "sociogramas" que reflejan: la cantidad de
relaciones que se establecen; el número de amistades; quiénes no se
relacionan nunca aunque trabajen codo con codo; la cohesión entre los
diferentes subgrupos, etcétera. El grado de madurez, el respeto, la
manera de comunicarse unos con otros, la colaboración o la falta de
compañerismo, la confianza, todo ello son aspectos de suma
importancia. La calidad en las relaciones humanas dentro de una
empresa es percibida por los clientes.
Implicación. Es el grado de entrega de los empleados hacia su
empresa. ¿Se da el escapismo, el absentismo o la dejadez? Es muy
importante saber que no hay implicación sin un liderazgo eficiente y sin
unas condiciones laborales aceptables.
Organización. La organización hace referencia a si existen o no
métodos operativos y establecidos de organización del trabajo. ¿Se
trabaja mediante procesos productivos? ¿Se trabaja por inercia o por las
urgencias del momento? ¿Se trabaja aisladamente? ¿Se promueven los
equipos por proyectos? ¿Hay o no hay modelos de gestión implantados?
Reconocimiento. Se trata de averiguar si la empresa tiene un sistema
de reconocimiento del trabajo bien hecho. En el área comercial, el
reconocimiento se utiliza como instrumento para crear un espíritu
combativo entre los vendedores, por ejemplo estableciendo premios
anuales para los mejores. ¿Por qué no trasladar la experiencia comercial
hacia otras áreas, premiando o reconociendo aquello que lo merece? Es
fácil reconocer el prestigio de quienes lo ostentan habitualmente, pero
cuesta más ofrecer una distinción a quien por su rango no suele

20
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

destacar. Cuando nunca se reconoce un trabajo bien hecho, aparece la

apatía y el clima laboral se deteriora progresivamente.
Remuneraciones. Dicen dos conocidos consultores franceses: “Si lo
que pagas son cacahuetes, lo que tienes son monos”. El sistema de
remuneración es fundamental. Los salarios medios y bajos con carácter
fijo no contribuyen al buen clima laboral, porque no permiten una
valoración de las mejoras ni de los resultados. Hay una peligrosa
tendencia al respecto: la asignación de un salario inmóvil, inmoviliza a
quien lo percibe. Los sueldos que sobrepasan los niveles medios son
motivadores, pero tampoco impulsan el rendimiento. Las empresas
competitivas han creado políticas salariales sobre la base de parámetros
de eficacia y de resultados que son medibles. Esto genera un ambiente
hacia el logro y fomenta el esfuerzo.
Igualdad. La igualdad es un valor que mide si todos los miembros de la
empresa son tratados con criterios justos. La escala permite observar si
existe algún tipo de discriminación. El amiguismo, el enchufismo y la
falta de criterio ponen en peligro el ambiente de trabajo, sembrando la
desconfianza.
Otros factores. Hay otros factores que influyen en el clima laboral: la
formación, las expectativas de promoción, la seguridad en el empleo, los
horarios, los servicios médicos, etcétera. También es importante señalar
que no se puede hablar de un único clima laboral, sino de la existencia
de subclimas que coexisten simultáneamente. Así, una unidad de
negocio dentro de una organización puede tener un clima excelente,
mientras que en otra unidad el ambiente de trabajo puede ser (o llegar a
ser) muy deficiente.

El clima laboral diferencia a las empresas de éxito de las empresas mediocres.

La importancia del conocimiento del clima laboral se basa en la influencia que
este ejerce sobre el comportamiento de los trabajadores.

21
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

4. Ética personal y profesional

Inicialmente el trabajo humano se limitaba a la adquisición y suministro de los

elementos necesarios para la vida cotidiana, pero la creación de núcleos
humanos cada vez más numerosos, creó la diversidad de oficios y
necesidades; llevó a la diferenciación de las tareas y por consiguiente a la
especialización y dedicación para quienes las debían cumplir. Empezó así la
génesis de los oficios y en la medida en que a tales oficios se les exigía
contenidos teóricos y prácticos, se fueron creando y consolidando las
profesiones.

La profesión, siendo un legado personal fructificado y tras ingentes sacrificios

y vicisitudes, exige responsabilidad, honestidad, entrega, idoneidad,
comunicación permanente y actualización. Así, la profesión se ejerce para el
beneficio a la comunidad, la cual espera y deposita la confianza en que la
solución de las requisiciones se realicen con pleno consentimiento.

La vocación como la inclinación natural de una persona por la profesión,

realidad compleja que le permite al individuo, a través de su parte laboral
lograr la plenitud como persona, hace factible que las personas seleccionen la
profesión adecuada y en esta forma desarrollen óptimamente las funciones
que competen a esta profesión.

La ética implica el desarrollo propio, sin atentar contra el libre

desenvolvimiento de los demás, es decir, es tratada en un plano subjetivo. La
moral, que en ciertas ocasiones se confunde con la ética, va más vinculada a
un conjunto de valores instituidos dentro de un grupo social, y que son
aprehendidos por el individuo, quien actúa y juzga a partir de éstos.

Muchas veces, en el intento de vincular la ética al contexto de la

administración, observamos que en la práctica estos dos conceptos son muy
difíciles de unir, puesto que lo que uno implica, puede ser utilizado en
contraposición a la aplicación del otro. Desafortunadamente gran cantidad de
administradores, manejan una ideología tan lineal en su visión y el ejercicio de
su profesión, que no permiten involucrarse más allá en lo que respecta a las
funciones que le son adjudicadas.

En el mundo empresarial, o particularmente en la realización de un negocio,

la aplicación de una estrategia, la omisión de información relevante o la
desinformación, puede ser beneficiosa económicamente. En efecto, se podría

22
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

decir que un negocio ha sido bueno no solo porque se han beneficiado ambas
partes sino porque uno ha sacado mayor provecho. Se podría establecer que
un negocio bueno en el sentido moral, es un mal negocio en el sentido
económico, ya que en el sentido moral se busca un acuerdo beneficioso
sincero para ambas partes, y en el sentido económico se busca sacar una
ventaja desde el punto de vista de la expectativa. Frente a estas posiciones
encontradas, es necesario que hagamos un alto en el camino, reflexionemos
sobre nuestros actos como profesionales de la administración de empresas, y
emitamos un juicio autocrítico por medio del cual podamos establecer una
posición sólida, en cualquiera de los dos polos, que nos defina como
profesionales éticos, o como todo lo contrario:

¿Se esta dedicando la mayor parte del tiempo a tapar hoyos o a

ocultar grietas? Los administradores de empresas que se encaminan
hacia el desastre, han perdido la visión global del negocio. En cambio, a
menudo, su atención esta enfocada en forma miope a aplazar el
inminente desastre. Los problemas sustantivos se esconden debajo de la
alfombra o son expulsados de la conciencia mientras se dedica
obsesivamente a buscar el mejor ángulo a la última mala noticia,
escondiendo astutamente cualquier defecto corporativo. Esta caída
frenética generalmente es acompañada de una racionalización con la
que el líder simplemente busca ganar tiempo y hacer los arreglos
sustantivos después.
¿Hay alguien en quien confiar para decirle que el emperador esta
desnudo? Es maravilloso tener un coro de asesores y asistentes leales
que marchan a las órdenes del jefe. Pero también se necesita siempre
de alguien que avise cuando el equipo o alguien que forma parte de éste
marcha hacia el abismo. Tener a alguien que siempre cuestiona todo es
especialmente importante, porque aquellos líderes más propensos a la
imprudencia y al desvarío son a menudo demasiado aficionados a crear
un mundo organizacional que refleja sus propios valores optimistas y
tendencias a seguir adelante. Para este tipo de profesionales es clave
tener a alguien que pueda hablar abiertamente y darles una evaluación
abierta de la situación, con todos sus problemas. No tener este tipo de
personas en su organización (o en la vida) es uno de los primeros signos
de que puede estar peligrosamente aislado o resguardado.
¿Se es demasiado codicioso? Nos cuesta mucho aceptar que somos
codiciosos. Todos sabemos lo duro que debemos trabajar para llegar
hasta la cima; sin embargo, la búsqueda incansable y competitiva por
más poder y más estatus se vuelve en un fin en si mismo. El problema
real comienza cuando el apetito por adquirir más se convierte en el

23
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

factor dominante de cualquier decisión. No solo lo queremos todo, sino

que sentimos que tenemos derecho a todo. Eso puede ocurrir con
demasiada facilidad debido a la tendencia humana a no asignarles valor
a las cosas que antes eran un estándar de progreso y éxito. El
profesional alerta trata de combatir su codicia entregando de vuelta
algo a la sociedad.

Después de semejante cuestionamiento, aunque muy superficial, ¿será éste un

buen momento para una pausa, para hacer algo diferente o para no hacer
absolutamente nada?

Aunque sea una pregunta simple, es una de las más difíciles de responder,
especialmente en los momentos en que parecemos “volar más alto”. Muchos
profesionales fracasan justo cuando las aguas parecen más tranquilas.
Entonces, permitirse disminuir el ritmo o incluso tomar tiempo libre para
reevaluar su camino puede ser la mejor estrategia. Muchas caídas de los
líderes comienzan con decisiones rápidas que son tomadas en un día como
cualquier otro. Más aún, las decisiones que han hecho caer a muchos
profesionales parecen sin consecuencias y fáciles de delegar a cualquier
subordinado, pero una vez que se toman, parecen cobrar vida propia.

Evidentemente, si después de realizar un autoexamen a conciencia, hemos

detectado algún tipo de fallo o deficiencia ética en nuestro desarrollo
profesional, es necesario pasar a evaluar la situación más a fondo.

4.1. Impacto social del comportamiento ético

del administrador de empresas

Se plantea que la ética no es un ingrediente para triunfar en los negocios,

pero equivocadamente, ya que los negocios se hacen a través de personas, y
por lo mismo sería un error llevar la interacción estrictamente al enfoque del
beneficio provechoso para el más fuerte.

El hacer honradamente el propio trabajo es una de las exigencias radicales del

ser humano en cualquier cultura. En el campo de la competencia en la cual la
empresa se encuentra inserta, tampoco aplica la estricta visión ética. Por el
contrario, la competencia es cruda y para lograr éxito se construyen
sofisticadas estrategias de impacto. Esto es una actuación de guerra, donde la

24
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

mente del consumidor es el campo de batalla.

Una buena actuación ética es simultáneamente una buena actuación

profesional. La ética descubre en los seres humanos algo de más valor que la
simple actuación.

La ética empresarial es una exigencia de la persona, cualquiera que sea su

trabajo. Si genuinamente se mantiene una preocupación por los empleados
proporcionándoles "dignidad y respeto", el trabajador estará feliz y motivado
por producir calidad. En muchas empresas inmersas en la competitividad y
falta de tiempo para todo, los trabajadores son el "recurso humano". Esto
puede al menos interpretarse como sujetos que no son personas sino recursos
(con todas las implicaciones éticas que esto signifique). Estos recursos son
atractivos en la medida que cumplan con juventud, dedicación, resultados,
identificación con la empresa, esfuerzo que vaya más allá de la estricta
responsabilidad, ser capaz de trabajar en equipo, ser agradables, saber
informática y tener un idioma alternativo. Mejor aún si su costo es "bajo". Este
es el comportamiento de las empresas hacia los recursos humanos o mejor
dicho, EL TALENTO HUMANO en la mayoría de las empresas que interactúan
en un ambiente de competencia, y sin embargo existen empresas que no
dudan en mencionar que las personas son uno de sus principales activos.

¿Supone entonces la ética un límite para los negocios?

La búsqueda de la rentabilidad no consiste en oponerse a la ética, pues

existen cualidades gracias a las que se trabaja más y mejor; y porque hay
muchas otras dimensiones de la vida que suponen límites a la rentabilidad. Es
decir, la respuesta a esta pregunta podría ser "ni solo, ni siempre". Las
consideraciones éticas suponen el elemento de racionalidad en los análisis
empresariales. La ética resulta ser una dimensión inexorable de la actividad
humana y empresarial en la cual hay que desatacar las siguientes
consideraciones:

En el lenguaje ético, la dificultad para saber cuándo una acción humana

es buena o mala, es similar a la de preguntarse si un negocio será bueno
o malo: no tenemos seguridad, pero tenemos una idea suficiente para
saber si una decisión es razonable. No basta con contar con las mejores
herramientas, para pasar del análisis a la ejecución hay que estar
convencidos, hay que prever las consecuencias y responsabilidades. Hay
que asumir el riesgo. El paso del ser al deber ser conlleva riesgos. Esto
es lo que básicamente tiene en común la ética y los negocios.

25
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

El esfuerzo y el éxito, los conceptos que normalmente se manejan en el

mundo empresarial tienen connotaciones intangibles y diversas según el
concepto que cada uno tiene, por lo tanto no se pueden juzgar como
verdaderos o convenientes desde la perspectiva de lo cuantificable.
En la medida que consideremos la realidad laboral desde el punto de
vista de una necesidad dignificante del ser humano, miraremos al
trabajo bajo un profundo sentido de solidaridad.
La ética empresarial no es un valor añadido, la ética es un valor
intrínseco de toda actividad económica y empresarial, ya que cualquier
actividad empresarial incluye al ser humano. La ética es una exigencia
que se hace más significativa mientras mayor es la complejidad social.
Si la ética se encuentra inserta en toda actividad empresarial, no puede
ser considerada como un Valor Agregado sino como un Valor
Componente.

Sí la ética no es un limite para los negocios ¿por que no promover una

Administración basada en Valores?

Los valores éticos se sustentan en el campo de lo moral; en la vida de

alteridad y en el encuentro con los demás, consigo mismo y con lo que nos
rodea. Los valores éticos realzan la libertad del ser humano, nos ayudan a
guiar nuestras acciones y elecciones individuales. Los gerentes buscan
manejar el clima ético en las organizaciones buscando la manera en cómo
dichos valores pueden participar en sus negocios.

Las empresas debieran ser conformadas por propósitos responsables dirigidos

a la consecución de valores éticos para con la comunidad y los empleados,
puesto que la actividad empresarial de una organización afecta a muchos
grupos constituyentes. Se exige de ella una actitud responsable para con
dicha comunidad, ya que su comportamiento le repercute directa o
indirectamente. Ser responsable significa dirigir la empresa midiendo el
impacto de su actuación en estos grupos, respetando sus derechos e intereses
legítimos. Se requiere evitar el engaño y la desinformación. La honestidad
requiere de la rectitud y sinceridad con la información demandada por la
comunidad. Las señales que entrega una empresa afectan a muchas personas,
que confiando en la información, toman decisiones que a su vez afectan a
otros. La comunidad confiará en estas señales en la medida que sean
honestas.

Además, la confianza necesita del reconocimiento de compromisos implícitos

en las promesas. La competencia leal y la consecución por la calidad real son

26
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

parte de la confianza. Su quebrantamiento perjudica directamente a las

personas.

Se debe poner especial atención en tratar de actuar justamente tanto en el

otorgamiento de oportunidades al interior de la empresa, como frente a todos
aquellos grupos que tienen relación directa o indirecta con el quehacer de la
organización.

Se debe también evitar someterse a influencias impropias, favoritismos

basados en intereses personales o presentar conductas que afecten la
integridad de los ejecutivos. Los gerentes deben tratar de asegurar que sus
empleados no caigan en este tipo de influencias. Actuar con integridad supone
un comportamiento leal frente a las obligaciones y tareas que se deben
emprender, en el marco de la confianza depositada al empleado. En su más
completo sentido, se debe actuar conforme a las convicciones a los
requerimientos morales, aunque presuponga un costo.

El respeto, significa reconocer que los individuos sostienen relaciones fuera

de la empresa, poseen autonomía, privacidad, dignidad, derechos y
necesidades. Por otra parte, los ejecutivos deben procurar el respeto a la
propiedad intelectual y privada, poniendo especial cuidado cuando la
actividad comercial involucra la propiedad ajena (pública o propia de la
naturaleza).

4.2. Hacia un administrador efectivo

Ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la

actualidad, enfrentan desafíos muy particulares. La cada vez más alarmante
contaminación industrial nos RECUERDA que al destinar recursos los
administradores inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin
importar lo que hagan o dejen de hacer.

El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o perjudicado

por una acción en particular se denomina ética, la cual estudia también quien
goza de derechos de cualquier índole.

En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica

empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo complejo, en
particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en

27
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

comprender los conceptos y las técnicas de la toma de decisiones éticas para

poder establecer juicios de orden moral más adecuados.

28
 La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

Recuerda

El desempeño eficiente de las funciones administrativas depende,

en gran medida, de saberse organizar y planificar el trabajo, para
lo que habrá que tener en cuenta qué es urgente, qué es
importante y los imprevistos que puedan surgir.
Para planificar correctamente el trabajo y distribuir nuestro
tiempo, es imprescindible la agenda de trabajo, en la cual
reflejaremos los actos a corto, medio y largo plazo.
Además de anotar en la agenda el momento en que realizarás una
acción, se debe calcular el tiempo que te ocupará cada trabajo y
determinar si necesitarás la colaboración de otras personas.
Un equipo de trabajo es grupo formado por un número pequeño
de personas con habilidades complementarias que están
comprometidas con un propósito u objetivo común, con metas de
desempeño (tareas) y con una propuesta por la que se consideran
mutuamente responsables, y utilizan el consenso para la toma de
decisiones.
Sinergia se refiere a la acción de una o más substancias que,
cuando se juntan, tienen efectos diferentes a los que pueden tener
individualmente. Esto también se aplica al comportamiento
humano y en especial a los grupos.
Todos los equipos son grupos, pero no todos los grupos son
equipos. La noción de equipo implica el aprovechamiento del
talento colectivo, producido por cada persona en su interactuación
con las demás.
Mientras que un "buen clima laboral" se orienta hacia los
objetivos generales, un "mal clima laboral" destruye el ambiente
de trabajo, ocasionando situaciones de conflicto y de bajo
rendimiento.
La ética implica el desarrollo propio, sin atentar contra el libre
desenvolvimiento de los demás.
Desafortunadamente gran cantidad de administradores, manejan
una ideología tan lineal en su visión y el ejercicio de su profesión,
que no permiten involucrarse más allá en lo que respecta a las
funciones que le son adjudicadas.
Una buena actuación ética es simultáneamente una buena
actuación profesional. La ética descubre en los seres humanos
algo de más valor que la simple actuación.

29
La actuación personal y profesional en las actividades administrativas

Actualmente, ser administrador es una labor muy demandada,se

enfrenta a desafíos muy particulares, incurriendo en ventajas y
desventajas, sin importar lo que hagan o deje de hacer.

30
Tramitación de correspondencia y
paqueteríab bbr
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

1. Circulación interna de correspondencia y

documentación

Las comunicaciones escritas son todas aquellas en las que se utiliza el

lenguaje escrito para intercambiar información en la organización, tanto
interna como externamente. En esta denominación, podemos incluir todos
aquellos documentos que la empresa recibe y emite, como: facturas, cartas,
informes, revistas, folletos, avisos, paquetes postales, etc.

En todas las organizaciones surgen comunicaciones tanto dentro como en el

entorno de la misma. Decimos que son comunicaciones internas cuando su
origen y destino es la propia organización, y son externas cuando ponen en
contacto a la organización con el exterior.

1.1. La correspondencia comercial

Las empresas necesitan comunicarse con su entorno desde las diversas

vertientes que configuran su negocio:

Ingresos: clientes
Gastos: proveedores
Cuestiones Legales: Departamentos de la Administración Pública
relacionados con la actividad de la empresa.

Todo ello es lo que constituye el área de la correspondencia comercial. Las

comunicaciones escritas son las que tienen mayor importancia frente a otros
métodos de comunicación, puesto que son las que permanecen en el tiempo y
las que pueden tomar carácter legal en algunas circunstancias.

La correspondencia tiene dos acepciones:

Como acción: es el trato que mantienen los comerciantes con su

entorno.
Como sustantivo: es el conjunto de cartas, paquetes y objetos que se
envían o reciben.

La correspondencia se puede dividir en:

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 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

Correo de entrada
Correo de salida
Correo interior

1.1.1. Correo de entrada

Se denomina "correspondencia de entrada" a toda aquella comunicación que

se recibe en la empresa del exterior. Las operaciones a realizar con el correo
de entrada son:

Recepción y clasificación
Apertura y comprobación
Numeración y Registro
Distribución

A continuación se desarrolla cada una de estas operaciones.

Recepción y clasificación

En lo que se refiere a la recepción de la correspondencia no existe ninguna

complicación, excepto en el caso de que se trate de una comunicación que
requiera la verificación de la recepción por la persona del registro, como por
ejemplo un certificado o telegrama, para lo cual deberá fechar y firmar el
recibí correspondiente.

En cuanto a la clasificación, lo primero es seleccionar los diferentes tipos de

correo, como por ejemplo: Libros, revistas, periódicos, impresos, telegramas,
cartas, télex, fax, etc.

Apertura y comprobación

Primero, se separará el correo de carácter personal o privado, que será aquél

que:

en el propio sobre venga la indicación a la atención de, confidencial,

personal, privado, etc.
salvo orden contraria, toda carta dirigida al nombre de la persona y no
aparezca el cargo que ocupa en la empresa.

Para el correo restante, la apertura y comprobación del contenido deben ser

dos acciones simultáneas, con objeto de verificar que todos los documentos
que se indican en el texto están dentro del correspondiente sobre.

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Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

En el caso de que en el texto se mencionase algún documento como adjunto y

no viniera físicamente dentro del sobre correspondiente, la persona
encargada del registro de la correspondencia deberá redactar y firmar una
diligencia, haciendo constar tal circunstancia y graparla al escrito.

Numeración y registro

La numeración de los escritos consiste en ponerles un sello (u otro medio de

estampado) en el que debe figurar al menos lo siguiente:

Número.
Fecha de Entrada.

Una vez numerada la correspondencia se procederá a su registro en libros

especiales, fichas o cualquier otro documento creado a tal efecto, y que
posteriormente deberá estar archivado. En estos documentos y bajo la
denominación de Correspondencia de Entrada, deberán figurar
necesariamente los siguientes datos para cada escrito recibidos:

Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.

Fecha: fecha de entrada en la empresa, con expresión de día, mes y año.
Clase: indica si es carta, oficio, telegrama, libro, fax, etc.
Anexos: si los hay, se indicará qué tipo de documentación son: letras,
catálogos, cheques, etc.
Destinatario: nombre de la persona o departamento a quien va dirigido
el escrito.
Remitente: nombre y dirección de la persona o entidad que envía el
documento.
Asunto: resumen breve del contenido de la carta.

Si el volumen de correspondencia de entrada es grande, la persona encargada

del registro deberá clasificar el correo por departamentos de destino antes de
proceder a su numeración y registro.

Después, la inscripción se hará en fichas separadas según departamentos y

sacará una copia de las mismas que unirá a la documentación en el momento
de su distribución para recabar la firma en esa copia de dicha unidad.

Distribución

Consiste en repartir la correspondencia entre las personas o departamentos a

10
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

los que va destinada, teniendo en cuenta que:

Primero se entregará la correspondencia urgente.

Se pondrá especial cuidado y atención a la distribución de documentos
tales como cheques, escrituras, etc.

1.1.2. Correo de salida

Es aquella correspondencia que se origina dentro de la empresa y que va

destinada al exterior. El proceso para tratar este correo es el siguiente:

Confección de la correspondencia.
Firma.
Numeración y registro.
Envío.

A continuación se desarrollan cada uno de estos procesos.

Confección de la correspondencia

La confección del correo suele efectuarse en cada uno de los departamentos

de la empresa.

Firma

La persona responsable del correo de salida debe comprobar que todos los
escritos que se van a registrar y despachar vayan debidamente firmados y/o
sellados.

Si el tipo de correspondencia es de poca importancia: circulares, publicidad...,

la firma no suele ser de puño y letra sino mediante sellos. Los documentos
importantes, en cambio, siempre deben llevar la rúbrica original.

Numeración y registro

La numeración del correo de salida, como en el caso del correo de entrada,

consiste en asignar a cada documento un número correlativo o clave
compuesta por números y letras, que constituirán la referencia del escrito.

Los datos que deben aparecer en el libro de registro de salida serán los
siguientes:

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Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

Número de Registro: numeración que se le ha otorgado al escrito.

Fecha: fecha de envío del escrito (no tiene por qué coincidir con la fecha
del escrito).
Clase: indica si es carta, oficio, telegrama, fax, etc.
Anexos: se indicarán si a la carta le acompañan otros documentos, en
cuyo caso habrá que comprobarlos y señalar de qué tipo son. Si algún
documento referido en la carta no está incluido, dicha carta se dejará
donde proceda pendiente de enviar hasta que el documento en cuestión
esté en nuestro poder.
Destinatario: nombre de la persona, departamento y empresa a quien va
dirigido el escrito.
Asunto: breve resumen del contenido de la carta.

Como en el correo de entrada, si el volumen de correo de salida fuese muy

alto, podríamos añadir una nueva casilla en la que se indique la unidad de
origen, es decir, el departamento de la empresa en el que se ha elaborado el
escrito.

Envío

Al finalizar las operaciones descritas, habrá que realizar el plegado,

ensobrado y cierre de la documentación. Si las comunicaciones son muy
numerosas, esta operación se puede realizar de forma mecanizada, ya que la
normalización del tamaño de sobres y papeles lo permite; para ello nos
podemos ayudar con plegadoras, ensobradoras, etiquetadoras, máquina de
franquear (se necesita autorización o licencia de Correos).

1.1.3. Correo interior

Las comunicaciones interiores (notas internas o memorandum), se generan en

la propia empresa y se dirigen a departamentos, grupos de personas o a un
determinado individuo dentro de la misma.

No es preciso que los memorandum estén tan estéticamente cuidados como

los restantes escritos que salen de la empresa, pero habrán de ser claros,
concisos y realizados de la forma más simple posible. Suelen confeccionarse
en papel tamaño cuartilla, con las siguientes referencias:

De: Cargo de la persona que envía la nota

A: Cargo de la persona a quien se manda la nota
Fecha: Fecha de envío

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 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

Copias a: Cargos de las personas a quienes se envía copia de esta nota

Asunto: Título que determina el tema a que se refiere la nota
Texto: Cuerpo o texto del memorándum
Firma y/o sello: Sello de la unidad personal

Normalmente, la correspondencia interna no se registra, excepto en casos en

los que se considere importante el contenido. En estos casos, se apuntarán en
el Libro de Registro de Correo Interno los siguientes datos: Inscripción,
asunto, unidad de destino, fecha, unidad de origen y plazo para su
contestación.

Y además, el destinatario del memorandum deberá firmar una copia de la

anotación registrar en el momento de recibir el original de la nota interior.

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Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

2. Otros canales y medios de comunicación

Las organizaciones cuentan con gran variedad de canales y medios para

difundir información, tanto interna como externa. Entre ellos, podemos
nombrar:

Manual del empleado. Contiene la información necesaria para realizar

sus funciones, las condiciones de trabajo y el reglamento interno de la
organización.
Memorandum. Es una comunicación breve que se utiliza generalmente
para dar instrucciones internas a todos o algunos trabajadores.
Boletín informativo o publicaciones internas. Informan sobre
acontecimientos, reuniones y novedades en la organización.
Correo electrónico. Es un sistema de mensajes enviados entre
ordenadores conectados en red. Es rápido, fomenta el ahorro de papel y
permite adjuntar otros archivos.
Reuniones. Facilitan el diálogo, personalizan la información y verifican
la comprensión de las informaciones transmitidas. Pueden hacerse de
forma individual o en grupo.
Página web. Se puede restringir su acceso para poder ser utilizada
como medio de comunicación interno.
Intranet. Es una red interna que facilita el acceso a la información.
Desarrollaremos más adelante este novedoso medio de comunicación.
Sistema de quejas o sugerencias. Se utiliza para recoger las ideas y
quejas del personal.
Encuestas. Permiten recoger la opinión de los empleados sobre
diversos aspectos de la organización.
Circulares internas. Las utiliza la dirección para comunicar algo a
todo el personal o a un grupo.
Tablón de anuncios. Se colocan escritos, gráficos, carteles,
fotografías, avisos, noticias, etc.
Informes. Son documentos donde se detallan de forma ordenada los
datos, hechos y conclusiones relacionados con una determinada
actividad.
Actas. Son documentos que resumen los acuerdos tomados en una
reunión, e identifican a los asistentes a la misma.
Teléfono. Es el medio que permite la comunicación más inmediata, por
lo que es fundamental y de gran utilidad en cualquier organización.
Fax. Es un sistema para transmitir y recibir copias exactas de todo tipo

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 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

de documentación, manuscrita, mecanografiada, con dibujos, etc.

2.1. La intranet como herramienta de

comunicación interna.

Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y
protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web
(www) a la información y servicios almacenados en una red de área local
(LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que disminuyen el costo de
mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información
y a los servicios que necesitan.

Una Intranet puede resolver el problema de la distribución de información

para todos los empleados, así pues se pueden publicar manuales, planes de
acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y
productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones
etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un
ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares,
notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata
y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.

Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada

división puede tener su apartado. Se puede organizar también una lista de
encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente,
planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora
de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias,
peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más
rápida y eficiente.

Se aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido

a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de
privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su
seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo
necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos
de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos
de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo
que la productividad de la empresa mejora.

15
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

¿Cuál es la diferencia entre Internet e Intranet? Básicamente, la localización

de la Información y quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a
cualquiera que tenga una conexión. Las Intranet están restringidas a aquellas
personas que están conectadas a la red privada de la empresa.

Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la

misma tecnología TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del mismo modo,
desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y
transferencia de archivos FTP, además del Web), no existe ninguna diferencia
entre Internet e intranet.

Los beneficios de la implementación de una Intranet, en general, son:

Mayor eficacia organizacional y productividad.

Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología
fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía en las áreas
funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y
operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad
y finanzas.
Mejora del clima organizacional con efectos directos en la satisfacción
de sus clientes y accionistas.

2.2. Tramitación de documentación a través de

Internet

Este sistema se está imponiendo en la mayoría de las administraciones

públicas, ya que permite la tramitación de gran variedad de procesos, como:
trámites de Seguridad Social, petición de citas médicas, gestiones
relacionadas con el INEM y los servicios de empleo público, petición de
certificaciones, etc.

El trámite de documentación a través de Internet garantiza la

confidencialidad y seguridad de los datos y documentos presentados.

Este sistema presenta ciertas ventajas, como:

Agilización de las gestiones

Simplificación de los procedimientos administrativos
Reducción de costes económicos y contribución a la mejora del

16
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

medioambiente (al limitar el uso de papel)

Disponibilidad a cualquier hora y cualquier día.
Seguimiento del procedimiento a través del código que se facilita en
cada operación.

No obstante, este sistema también tiene algunos inconvenientes, entre los que
podemos señalar:

Requiere un proceso de adaptación tanto de los organismos como de

usuarios.
No todas las personas tienen acceso a Internet, y gran parte de la
población desconoce su uso.
Para algunas gestiones se necesita un certificado digital.

17
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

3. Servicios de correos y mensajería

Cualquier organización necesita que sus comunicaciones escritas externas

lleguen a sus destinatarios, para lo que puede recurrir a los servicios de
correos, a las empresas de mensajería, o utilizar medios propios.

3.1. Servicio de Correos

Correos se caracteriza por ofrecer gran variedad de servicios y productos a

través de una amplia red de oficinas, ya que en todas las ciudades y pueblos
del país existe al menos una de ellas; además, se adapta continuamente a las
necesidades de los usuarios y a las nuevas tecnologías.

El servicio de correos ofrece envíos tanto nacionales como internacionales,

pero la única diferencia entre ambos es la tarifa que se aplica. Los servicios
más utilizados por las organizaciones en el envío de sus comunicaciones son:

ENVÍO DE CARTAS Y DOCUMENTOS:

Cartas. Envío cerrado de hasta 2kg de peso y unas dimensiones que no

excedan los 60cm. El plazo de llegada dependerá del ámbito (local,
provincial, nacional o internacional)
Tarjeta postal. Cartulina rectangular cuyo anverso incluye la dirección.
Su envío se realiza sin sobre.
Notificación administrativa. Notificaciones a entidades administrativas y
órganos judiciales que requieren prueba de su entrega según la
normativa vigente.

ENVÍO DE PAQUETES:

Postal exprés. Servicio urgente de documentación y paquetería, que

garantiza la entrega en un plazo máximo de 24h para cualquier destino.
Paquete postal. Envío de mercancía con un peso máximo de 2kg.

ENVÍO DE LIBROS Y PUBLICACIONES:

Libros. Envío de libros y material videográfico con un peso máximo de

2kg.
Periódicos y publicaciones. Modalidad de impresos. Para periódicos y
revistas con un peso máximo de 2kg y una tirada mínima de mil

18
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

ejemplares.

ENVÍO PUBLICITARIO:

Publicorreo. Documentación promocional, muestras y catálogos con un

peso máximo de 500g, entregados a domicilio.
Publibuzón. Con idénticas características, pero sin que aparezcan los
datos del destinatario.

ENVÍOS TELEGRÁFICOS:

Telegrama. Utilizado para el envío de mensajes urgentes. La

transmisión se realiza a través del Servicio Telegráfico Nacional.
Burofax. Envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba
frente a terceros. Se puede enviar desde Correos online.

GESTIÓN DE BUZÓN. El Apartado Postal es un cajetín en el que se

puede recibir cualquier objeto postal en la ciudad que se elija. No es
necesario residir en ella. Correos garantiza la confidencialidad de
aquello que se deposite en el apartado.

Al igual que Correos ofrece diferentes tipos de servicios, también ofrece

distintas modalidades de envío. A continuación describimos cada una de ellas
y que servicios pueden usarse con esa modalidad:

CERTIFICADO. Se utiliza para enviar cartas, paquetería, paquete

exprés y notificaciones administrativas. Son entregas en las que se
garantiza la recepción por parte del destinatario, ya que éste debe
firmar. En caso de pérdida el emisor recibe la indemnización fijada por
Correos. El remitente debe cumplimentar un impreso autocalcable con
sus datos y los del destinatario, de forma que una copia le sirva como
justificante y la otra se adjunte al envío.
CORREO URGENTE. Para enviar cartas, paquetería y notificaciones
administrativas. Los envíos emitidos bajo esta modalidad garantizan la
rapidez de llegada. Su reparto se efectúa en días y horarios en los que
no lo hace el correo ordinario. Para distinguirlo del resto del correo se
adhiere una etiqueta con la palabra “urgente”.
REEMBOLSO. Para enviar paquetes, cartas y paquetes exprés.
Cualquier tipo de envío puede acogerse a esta modalidad. En ella el
destinatario deberá abonar en la oficina la cantidad de dinero que
aparezca detallada en la documentación que acompaña al envío. Es una
modalidad muy extendida en las ventas por correo.

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Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

AVISO DE RECIBO. Para enviar cartas, paquetería, paquetería exprés

y notificaciones administrativas. Garantiza la recepción del envío al
firmar y designar la fecha y hora de llegada por arte del destinatario. La
nota que recoge estos datos es devuelta al remitente para su
confirmación.
CORREO DIGITAL. Para enviar cartas, tarjetas postales y envíos
publicitarios. Permite enviar una carta o tarjeta postal desde el
ordenador. Es posible utilizar documentos creados con Word o PDF.
Correos se encarga de imprimir, ensobrar y depositar en el buzón el
documento.

Los servicios proporcionados por Correos se pagan mediante los sellos,

etiquetas o estampas de franqueo que se adhieren a los envíos. El coste y
tiempo de envío variará en función de:

El destino del envío

El tamaño y peso del objeto
La modalidad de envío elegida

3.2. Servicios de mensajería

Las empresas de mensajería proporcionan a los usuarios un servicio

personalizado de envíos de forma rápida y cómoda, como alternativa al
servicio de Correos. Estas empresas recogen el envío a domicilio y lo llevan a
su destino, además, adaptan su horario de recogida y entrega al cliente, no
tienen una franja fija de reparto. Estas empresas suelen trabajar en un
sistema de franquicia.

Este tipo de envío se utiliza para documentación y pequeña paquetería

urgente, y se usa mucho en grandes ciudades, para trayectos en casco urbano
y extrarradio.

Las modalidades de envío más comunes son:

DEPÓSITO/RECOGIDA EN OFICINA. El cliente deposita el envío

directamente en la oficina de la empresa de mensajería, y el destinatario
lo recogerá en la sucursal del lugar de destino. Es una modalidad más
económica, pero menos rápida.
ACUSE DE RECIBO. La entrega se confirma mediante una llamada de

20
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

teléfono a los pocos minutos de realizar la entrega.

URGENTE DIURNO/NOCTURNO. Se hacen entregas urgentes en el
mismo día.
ENTREGA EN MANO. Los empleados de la empresa de mensajería se
desplazan para recoger y entregar los envíos a domicilio. Su precio es
más elevado, pero su distribución es más segura, cómoda y
personalizada.
SERVICIOS INTERNACIONALES. Se realizan por medios aéreos o
terrestres.
24 HORAS. Cuando la urgencia no es muy elevada, se garantiza la
entrega al día siguiente.
SERVICIOS FIJOS O MENSAJERO EN EXCLUSIVA. Se puede
contratar un mensajero en exclusiva, de forma diaria, por el tiempo
necesario y en el horario que se acuerde.
ENVÍOS CON RETORNO. Se utiliza para enviar documentos que
deben ser devueltos inmediatamente al remitente.
MANIPULADO Y PREPARACIÓN. La empresa de mensajería se
encarga de preparar los envíos.
SERVICIO DE VALIJAS. Recogida y envío de valijas entre sucursales
de una misma entidad. Las entregas se realizan inmediatamente y según
la frecuencia pactada.

El coste y tiempo de envío dependerá de:

La modalidad contratada.
El tipo de usuario (empresa o particular).
Las condiciones particulares del contrato de mensajería.

Cuando se entrega la mercancía, al cliente se le da un justificante que se

denomina albarán de entrega. En el anverso de este documento deberán
figurar los siguientes datos:

Membrete de la empresa de mensajería.

Datos del remitente y del destinatario.
Modalidad de envío.
Franja horaria de petición de recogida por parte del cliente.
Hora exacta de recepción de la mercancía.
Fecha de recogida.
Número de bultos que recibe.
Descripción del servicio a realizar.
Medidas y peso.

21
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

Importe a cobrar si no se ha concertado previo contrato.

Firma del destinatario/remitente.

En el reverso del albarán de entrega figurarán las condiciones del contrato

por las que se rigen los envíos. Entre estas condiciones podemos encontrar:

Que el transporte y envío de la mercancía se hace bajo la

responsabilidad del remitente, que debe asumir a su vez los daños
ocasionados al envío, ya sea robo, pérdida, deterioro, etc.
La fijación del límite del valor de los paquetes, salvo que el cliente lo
haya declarado.
Recargos por las esperas provocadas a los mensajeros.
La prohibición de entrega de documentación y paquetería cuyo
contenido sea contrario a la Ley.
La indicación de plazos para efectuar reclamaciones.
El derecho de la empresa de mensajería para aceptar o no un envío.

22
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

4. Embalaje y empaquetado básico

El objetivo del embalaje es prometer y conservar su contenido durante su

transporte, evitando desperfectos en las distintas operaciones de carga,
descarga, transporte o manipulación.

Hay una gran variedad de productos que se pueden utilizar como embalaje.
Para elegir el más adecuado, se deben seguir tres criterios básicos de
selección:

Composición. Cada tipo está fabricado con distintas calidades y

materiales. Es muy importante adecuar el embalaje al producto que se
debe proteger.
Coste. Es muy importante, ya que los nuevos materiales y los servicios
que ofrecen aumentan considerablemente el precio.
Política medioambiental. El producto elegido debe cumplir las
condiciones establecidas en la legislación medioambiental.

El empaquetado es la técnica que se utiliza para proteger el contenido del

envío.

La técnica de empaquetado tradicional utiliza básicamente cajas de cartón

para los envíos, y sigue los siguientes pasos:

La caja se selecciona según el producto a enviar, teniendo en cuenta su

tamaño y características.
Después se recubre o se incluye un material de relleno como protección
del producto.
Se cierra la caja usando cintas adhesivas o flejes.
A veces se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft, como
medida de protección.
Se colocan las etiquetas identificativas si es necesario. En el caso de un
envío por Correos, se debe identificar al destinatario y remitente
correctamente.
Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos, que se
pegan a la caja.

Actualmente podemos encontrar en el mercado gran variedad de cajas de fácil

montaje, que incorporan nuevos materiales, son ecológicas, más fáciles de
usar, facilitan el acceso al producto y son más ligeras. Los productos pueden

23
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

introducirse en estas cajas sin necesidad de protección adicional.

Entre el material básico de embalaje y empaquetado podemos destacar:

Material de acolchamiento (espumas troqueladas, perfiles de espuma).

Material de protección y bloqueo (bolsas inflables, plástico de burbujas,

mallas, espuma de politetileno, material de relleno).

Cintas y precintos (adhesivo PVC, adhesivo papel, cinta americana, cintas

personalizadas, papel engomado).

Material anticorrosión (sales absorbentes de humedad).

Cartón, papel y celulosa (cajas de cartón, cartón nido de abeja, tubos de

cartón, papel tipo kraft).

Flejado y fijación (flejes de plástico, flejadora).

Portadocumentos y etiquetas (etiquetas urgente, señalizador, bolsas

portadocumentos).

Sobres acolchados.

24
 Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

Recuerda

• Las comunicaciones escritas son todas aquellas en las que se

utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información en la
organización.
• La comunicación interna es cuando su origen y destino es dentro
de la propia organización. Y la comunicación externa cuando
ponen en contacto a la organización con el exterior.
• La correspondencia comercial son los ingresos, gastos y
cuestiones legales, que permiten a la empresa comunicarse con su
entorno de diversas vertientes (Ingresos, gastos, cuestiones
legales…)
• La correspondencia se puede dividir en: Correo de entrada,
aquella comunicación que se recibe en la empresa por parte del
exterior. Correo de salida, es aquella correspondencia que se
origina dentro de la empresa y que va destinada al exterior. Y
Correo interior, se genera en la propia empresa y se dirige a
departamentos, grupos de personas o a un determinado individuo
dentro de la misma.
• Otros medios y canales de comunicación son los siguientes:
Manual del empleado, Memorandum, Boletín informativo, Correo
electrónico, Reuniones, Tablón de anuncios, entre otras…
• Las intranet son redes privadas de comunicación que utilizan la
tecnología de Internet para compartir dentro de una organización
parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.
• La tramitación de documentos a través de Internet garantiza la
confidencialidad y seguridad de los datos y permite la agilización
de las gestiones, reducción de costes económicos, disponibilidad…
• El servicio de correos se caracteriza porque ofrece una gran
variedad de servicios y productos, permitiendo el envío de cartas y
documentos, envío de paquetes, envíos telegráficos etc.
• El servicio de mensajería, presta a sus clientes un servicio
personalizado de envíos de forma rápida. Recogen el envío a
domicilio y lo llevan a su destino, además adaptan su horario de
recogida y entrega al cliente.
• El albarán es el justificante de entrega de la mercancía, en el
cual deben aparecer datos la empresa de mensajería, del
remitente, modalidad de envío etc.
• El embalaje tiene como objetivo conservar el contenido del envío

25
Tramitación de correspondencia y paqueteríab bbr

durante su transporte, evitando desperfectos.

26
Cotejo de documentación
administrativa básica
Cotejo de documentación administrativa básica

1. Las funciones organizativas y su

documentación asociada

Tanto la Administración pública como las empresas privadas tienen

determinadas funciones, cada una de las cuales genera una determinada
documentación que debe ser gestionada.

En el caso de la Administración pública, las funciones ejecutivas que posee

son de carácter administrativo, y sirven a los intereses generales de la
población. Los documentos administrativos que se generan en el ejercicio de
dichas funciones son:

Oficios, notas informativas y certificados

Informes y cartas
Actas
Resoluciones
Acuerdos

Por otro lado, en el caso de las empresas privadas, las funciones

administrativas son más variadas, y generan más tipos de documentación. A
continuación, mostramos de forma esquemática la relación entre estas
funciones y los documentos que generan:

1. Selección, contratación y Contratos

2. Nóminas y seguros sociales Fichas de trabajadores

3. Becas, ayudas, etc. Nóminas, seguros sociales

4. Fabricación de bienes

Órdenes de trabajo

5. Prestación de servicios

6. Análisis de ofertas recibidas Fichas de proveedores

7. Selección de proveedores Fichas de artículos

8. Selección de artículos Pedidos

8
 Cotejo de documentación administrativa básica

9. Pedidos de materiales Contratos de aprovisionamiento

10. Estudios de mercado

11. Estrategias de ventas: precios,

promociones Albaranes

12. Canales de distribución de productos Facturas

13. Facturas de ventas Notas de abono y cargo

14. Comisiones de los vendedores

15. Atención a clientes

16. Registro, organización y control

de las entradas y salidas de mercancías, Fichas de control de entrada y

tanto del exterior de la empresa como salida de mercancías

de producción Fichas de existencias

17. Valoración de las existencias Inventarios

18. Gestión y mantenimiento de stock

19. Inventarios de existencias

20. Cobros y pagos

21. Cuentas bancarias Cheques, letras, pagarés

22. Inversiones de los excedentes de caja Recibos, transferencias

23. Financiación Contratos de créditos/préstamos

24. Deudores y acreedores

25. Correspondencia Cartas, instancias, memorandum, invitaciones, avisos

26. Archivo Informes

9
Cotejo de documentación administrativa básica

27. Comunicación Anuncios

Alta en IAE

Impuestos: IVA, Sociedades

28. Asesoría legal Denuncias

Recursos

Contratos

10
 Cotejo de documentación administrativa básica

2. Normativa básica relacionada con la

documentación administrativa

Entre las diversas normas que regulan todo aquello relacionado la

documentación administrativa, podemos destacar:

En cuanto a facturación y facturación telemática:

Ley 37/1992 de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Real Decreto 1624/1992 por el que se aprueba el Reglamento del IVA.
Real Decreto 87/2005, de 31 d enero, por el que se modifican el
Reglamento del IVA (…) y el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, aprobado por el R.D. 1496/2003 de 28 de
noviembre.
Disposición Transitoria 2ª del R.D. 87/2005 de 31 de enero: expedición
de facturas y documentos sustitutivos rectificativos y rectificación de
anotaciones registrales.
Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, contenidas en el R.D. 1496/2003 de 28 de
noviembre.
Resolución 2/2003 de 14 de febrero, de la Dirección General de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados
aspectos relacionados con la facturación telemática.
Real Decreto 1777/2004 de 30 de julio, por el que se aprueba el
Reglamento del Impuesto sobre Sociedades.
Ley 35/2006 de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las
Personas Físicas, y de modificación parcial de las Leyes de Impuestos
sobre Sociedades.
Real Decreto 439/2007 de 30 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento del IRPF.
Real Decreto 2004/2009 de 23 de diciembre, por el que se modifica el
reglamento del IRPF.

En cuanto a las nóminas y recibos de salario:

Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el Modelo de

Recibo Individual de Salarios.

En cuanto a los documentos administrativos públicos:

11
Cotejo de documentación administrativa básica

Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las

Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común.
Ley 4/1999 de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992 de 26 de
noviembre.
Ley orgánica 14/2003 de 20 de noviembre, de Reforma de (…), la Ley
30/1992 de 26 de noviembre.

En cuanto a la protección de datos de carácter personal:

Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de

Carácter Personal.

12
 Cotejo de documentación administrativa básica

3. Los documentos comerciales y

administrativos

Desde el punto de vista administrativo, un impreso es un papel o formulario

con las partes fundamentales cumplimentadas y otras en blanco, para ser
rellenadas con los datos específicos de cada operación comercial o
administrativa.

Cuando los impresos son cumplimentados y firmados o sellados, adquieren la

consideración de documento y alcanzan fuerza de prueba de los hechos que
en ellos se reseñan.

Al hablar del destino de un impreso, nos referimos a si va a cumplir su función

dentro o fuera de la empresa. Así, podemos clasificar los impresos en:

Impresos de uso externo. Son aquellos a través de los cuales se

relaciona a la empresa con su entorno económico social (proveedores,
clientes, Admón. Pública,...). Dentro de este tipo de impreso, podemos
establecer la siguiente división:

Impresos de carácter oficial: Son los relacionados con la Admón.

Pública, como por ejemplo liquidación de cuota con la Seguridad Social,
declaraciones de I.V.A., declaraciones de I.R.P.F., etc.
Impresos de carácter privado: Son aquellos que recogen las relaciones
de las empresas con los proveedores, clientes, bancos y otras empresas;
por ejemplo: facturas, albaranes, pedidos, letras, cheques, etc.

Impresos de uso interno. Son los que desarrollan su cometido dentro de

la empresa, como por ejemplo notificaciones, copias, circulares,
memorandum.

Normalización de impresos y documentos

Normalizar es la acción encaminada a ajustar ciertos productos a un modelo o

norma, reduciendo la diversidad, con el fin de que presten características
homogéneas que faciliten su uso, su comercialización y fabricación.

Desde el punto de vista de los impresos y documentos, consiste en ajustar los

tamaños para facilitar los trabajos de clasificar, ordenar y extraer
información.

13
Cotejo de documentación administrativa básica

En España existe el AENOR (Asociación Española para la Normalización),

organismo encargado del estudio y elaboración de las normas en la mayor
parte de los campos científicos y tecnológicos (agricultura, construcción,
equipos médicos,...). Las normas españolas por las que se regulan la
estandarización se denominan UNE (Una Norma Española).

3.1. Documentos de uso externo

3.1.1. Oficios

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,

consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento,
etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,
embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otras. Los oficios pueden ser:

Oficio simple o directo. Este tipo de documento se utiliza cuando el

texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso
de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o
información de eventos o actividades culturales o deportivas. También
cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún
servicio.

Oficio múltiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o

texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las
instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando
puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario,
para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para
agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,

instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical, descendente y

horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarquía.

14
 Cotejo de documentación administrativa básica

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio

simple, no obstante lo cual es importante recordar que el número de oficio es
el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio
múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio.

Oficio de transcripción. La palabra transcripción nos indica la

finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para
transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original,
íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u

otros casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes. También nos indica la finalidad del partido.

Estructura de un oficio:

Membrete. Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual

es muy importante para un oficio.
Nombre de Año. Es la denominación que se le da al año actual P. Ej.
"Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de
donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración. En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el
memorandum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de
expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas
de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo
requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la
persona a quien se dirige.
Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra
ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con
claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario
mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a

15
Cotejo de documentación administrativa básica

cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe

con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto. Es la parte central del documento, donde se dará a
conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy
brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto,
tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la
oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
Firma y posfirma. Firma: Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se
coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a
su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales. Al igual que en el memorandum, las iniciales del remitente se
escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que
mecanografió el documento.
Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como
catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se
menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el
oficio.

3.1.2. Certificaciones

Contiene una serie de circunstancias personales y/o profesionales de un

individuo determinado que otro debe verificar con su firma. También puede
especificar cuestiones relacionadas con los aspectos administrativos y
comerciales de la empresa.

Generalmente van en papel con el membrete de la oficina o centro de trabajo

del que se trate y en él deben constar los siguientes datos:

Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la

16
 Cotejo de documentación administrativa básica

certificación.
Contiene todos los puntos que han de ser certificados acerca del
individuo que solicita la certificación.
Lugar y fecha de expedición con todas las letras.
Rúbrica de la persona detallada en la cabecera.

Un ejemplo de certificación podría ser el siguiente:

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.1.3. Invitaciones

Una invitación es un documento de carácter formal cuya finalidad es pedir la

asistencia de alguien a un acto determinado.

Estos documentos se caracterizan por su brevedad, pues prácticamente se

reducen a formular la invitación con más o menos insistencia. En ellos debe
aparecer el nombre de quien envía la invitación, a quién se está invitando
(haciendo referencia al cónyuge si fuese preciso), la naturaleza del acto, la
fecha, hora, lugar y dirección del mismo y los datos de la persona o entidad a
la que hay que enviar la respuesta.

Para contestar a una invitación recibida, ya sea para aceptarla o denegarla, se

debe hacer mediante el mismo tipo de documento, y si se deniega dicha
invitación, lo correcto es exponer brevemente el motivo.

A continuación vemos un ejemplo de la denegación de una invitación oficial:

18
Cotejo de documentación administrativa básica

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.1.4. Saludas

Un saluda es una comunicación de carácter formal, referida a diversos temas

que necesitan una introducción, pueden ser una invitación a un acto, aviso de
envío de documentación, comunicación de futura reunión y orden del día, etc.
El papel debe ser de buena calidad y los tipos de letra enfatizados.

A continuación mostramos un ejemplo de este documento:

3.1.5. Cartas comerciales

La correspondencia aplicada a los negocios recibe el nombre de

Correspondencia comercial o Mercantil y sirve para que los comerciantes e
industriales puedan ponerse en contacto para realizar sus pedidos, pedir
precios, reclamar diferencias, anunciar envíos, etc.

El objetivo de una carta comercial es la comunicación, por lo que la redacción

debe ser clara, ordenada y mantener siempre una estructura básica que
contenga: membrete, fecha, cuerpo, despedida, etc. Para redactar una buena
carta comercial deberemos tener en cuenta:

LA CLARIDAD: se deben tener muy claros aquellos datos que

queremos comunicar a lo largo del escrito, y además utilizaremos un
lenguaje sencillo, es decir, sin palabras "rebuscadas" que sólo

20
 Cotejo de documentación administrativa básica

dificultarán la comprensión del documento por parte del lector.

LA CONCISIÓN: consiste en intercalar, a lo largo del escrito, frases
largas y cortas utilizando en ellas las palabras justas y significativas.
Siguiendo este consejo conseguiremos un estilo rápido y directo en
nuestras redacciones comerciales.
LA PRECISIÓN: se debe emplear en los hechos que estemos indicando
en el escrito y en los vocablos que utilicemos para su descripción. Por
ello, no debemos divagar, sino ir "directos al grano".
LA CORRECCIÓN: la redacción comercial debe ser correcta
gramaticalmente, por lo que nunca olvidaremos las estructuras básicas
del idioma que estemos utilizando.
LA BREVEDAD: los escritos deben ser tan cortos como sea posible,
esto es, no deben utilizarse más palabras que las necesarias para
exponer con claridad y concisión el asunto de que se trate, sin pecar por
otra parte, de falta de cortesía por exceso de laconismo.
LA DIPLOMACIA: al negar alguna cosa, reclamar o señalar algún
error, hay que hacerlo sin resultar ofensivos para el lector.
Al contestar una carta, debe consignarse la fecha del documento al que
se contesta.
Aunque las frases hechas sirvan de comodín en diversidad de escritos,
resultan a veces impersonales. Es por tanto conveniente variarlas
ligeramente de acuerdo con los gustos del autor.
Dentro de una misma carta no es conveniente tratar varios temas que
deban ser archivados en lugares diferentes. En estos casos, es
preferible escribir dos cartas en el mismo día y a la misma persona.

En resumen, podemos decir que toda redacción debe ser clara y concisa en su
desarrollo, para ello utilizaremos un lenguaje exacto y preciso que a su vez
será sencillo, natural y gramaticalmente correcto.

En las cartas comerciales distinguimos las siguientes partes:

Membrete
Lugar y fecha de emisión
Destinatario
Referencias
Encabezamiento
Cuerpo
Despedida
Antefirma y firma.

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Iniciales
Anexos.

Estructura de una carta comercial

MEMBRETE

Además del nombre de la empresa y/o logotipo, debe contener otros datos
como son: la actividad de la misma, dirección postal, número de teléfono, fax,
C.I.F., indicación de sucursales, etc.

LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN

REFERENCIAS

Este apartado sólo se incluirá cuando la carta que estamos confeccionando

sea en relación a un asunto determinado o en respuesta a otra anterior.

En la parte izquierda de la carta escribiremos: S/ref. o bien, N/ref. y a

continuación se indican las letras, números o palabras que relacionan la carta
con el asunto anterior.

DESTINATARIO

Los datos del destinatario se escriben en la parte izquierda del papel, en línea
del margen que se vaya a utilizar en la carta. Conviene poner el nombre y
dirección completa para asegurarnos que llega a su destinatario y pueda ser
utilizado sobre de ventanilla.

Si el destinatario es una persona individual (y no corresponde un tratamiento

honorífico), como tratamiento se pondrá Sr. D. aunque actualmente ha caído
en desuso el Sr./Sra. para dejar sólo el D./Dª. Por ejemplo: D. Pedro Gómez.

Si es una sociedad en la que la razón social está formada por el nombre de

todos los socios, se pondrá Sres. Por ejemplo: Sres. Ruiz, Gómez y Maestre.

Debajo del nombre se escribirá la dirección a la que se enviará la carta. Se

hará de la siguiente forma:

Ruiz y Cía.
Avda. de las Palmeras, 113
16580 ARNEDO (Logroño)

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 Cotejo de documentación administrativa básica

ENCABEZAMIENTO

Los encabezamientos más usuales son los siguientes:

Destinatario individual. Estimado señor/a (Sr./Sra.). Muy señor nuestro.

Destinatario Colectivo (empresa). Estimados señores (Sres.). Muy
señores nuestros.
Destinatario Colectivo conocido. Estimados accionistas. Estimados
socios.
Otras circunstancias. Distinguido señor. Apreciado señor.

1. CUERPO

Antes de comenzar la escritura, hay que calcular el tamaño de la carta para

ver los márgenes que llevará y decidir si ha de escribirse a uno o dos
espacios. El margen izquierdo no debe ser inferior a 2 cm., aunque puede
dejarse un poco más.

Si en la carta van a tratarse varios asuntos, deberá dividirse en epígrafes que

comenzarán con un título escrito en mayúsculas.

Si la carta contiene una cantidad objeto de cargo o abono, es preciso

destacarla subrayándola o poniéndola en negrita y puede repetirse a
continuación la cantidad expresada en letras.

Si la carta ocupa más de una página, nunca debe escribirse al dorso del papel
y se debe tener en cuenta que las siguientes hojas:

No tendrán el membrete corriente, sino sólo el nombre de la empresa

escrito en letra pequeña y situado en la parte izquierda.
A continuación del nombre de la empresa, se especificará la fecha en
forma abreviada: 15/04/2000.
En la parte derecha de la hoja aparecerá la indicación Hoja nº.

Veamos un ejemplo:

INDUSTRIAS METÁLICAS 15/04/2000 Hoja nº 2

DESPEDIDA

Debe ser sencilla y que dé la impresión de sinceridad, por lo que se deben

evitar palabras "rebuscadas", altisonantes o abreviaturas utilizadas antaño.

23
 Cotejo de documentación administrativa básica

Fórmulas válidas en la actualidad son por ejemplo las siguientes:

Atentamente,
Le saluda atentamente,
Atentos saludos
Atentamente les saluda,
Sin otro particular se despide atentamente,

Cuando se espera contestación a la carta que se está redactando, la despedida

debe contener dicha intención, por ejemplo:

Esperando sus prontas noticias, les saludamos atentamente,

En espera de sus noticias, reciba un cordial saludo,

1. ANTEFIRMA Y FIRMA

Una carta siempre ha de ir firmada (y sellada si éste es el estilo de la

empresa).

Si la firma un empresario individual o socio de la razón social, basta que

estampe su firma corriente.
Cuando el gerente, director, administrador, etc., firma con su nombre,
debe indicarse primero el nombre de la empresa y debajo de la firma el
cargo que ocupa.
A veces, una carta escrita por una persona y preparada para ser firmada
por ella, debe ser firmada por otra. En estos casos se indicará Fdo.:
(nombre del firmante).

INICIALES

En muchas empresas se pone un código de referencia que consiste en las

iniciales del autor, de la persona que mecanografía el texto, como por
ejemplo: JR/JB. Esta referencia puede citarse al principio del escrito, en cuyo
caso en la contestación se deberá hacer constar dicha referencia. Si por el
contrario, esta referencia figura al final de la hoja o al final de la carta, no
debe ser tenida en cuenta en la contestación.

ANEXOS

Si la carta va acompañada de algún documento o papel, conviene que así

conste en la misma para evitar que, por olvido, dejen de incluirse.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

Los anexos se indican al pie de la carta y de la siguiente forma:

ANEXO: 1 factura.
ANEXOS: 1 factura y 1 cheque.

A continuación podemos ver un ejemplo de carta comercial:

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Cotejo de documentación administrativa básica

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 Cotejo de documentación administrativa básica

3.1.6. Cartas de pedidos

Cuando una empresa necesita abastecerse de artículos, deberá realizar un

pedido. El pedido puede realizarse de diversas formas:

Por teléfono: para confirmar la llamada telefónica será conveniente

redactar una carta o impreso, enviando el original al proveedor y
disponer de copias para contrastar cuando se reciba la mercancía.
Mediante impreso (nota o propuesta de pedido): los impresos deben
contener todos los datos necesarios para facilitar las relaciones de
compraventa.

Solicitud de pedido

La finalidad de este documento es solicitar el envío de determinada cantidad

de géneros a un lugar determinado. En general, este documento deberá
contener los siguientes datos:

Datos identificativos del comprador.

Número de orden.
Fecha de expedición.
Identificación del vendedor.
Dirección donde entregar la mercancía.
Relación de artículos solicitados.
Precios unitarios e importes parciales y totales (opcional).
Condiciones y formas de pago.
Condiciones de embalajes, portes y seguros.
Condiciones especiales.
Referencia a los pedidos efectuados por teléfono, si así se hizo.
Nombre del agente comercial que haya podido intervenir.

Si la empresa vendedora tiene estipuladas determinadas condiciones de

venta, no es preciso indicarlas a menos que se pretenda alguna variación en
las mismas, en caso contrario se harán constar: la forma de envío, plazo de
entrega, embalaje, forma de pago y todas las condiciones que hayan de
regular la venta.

Los detalles del pedido pueden darse en la carta o en un impreso rayado

adjunto, en cuyo caso, la carta sólo sirve de acompañamiento, salvo que en la
misma se quiera destacar alguna condición especial del pedido.

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Cotejo de documentación administrativa básica

Respuesta a un pedido

En caso de que no se quiera o no se pueda aceptar el pedido, debe

comunicarse, pero teniendo mucho cuidado al indicar la causa de la negativa.

Si los géneros no pueden enviarse inmediatamente, es normal que la empresa

vendedora acuse recibo del pedido aceptándolo y anunciando la fecha
aproximada de la expedición.

A continuación vemos un ejemplo de solicitud de pedido:

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Cotejo de documentación administrativa básica

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.1.7. Cartas de reclamación

La finalidad de este tipo de cartas es solicitar el cumplimiento de un convenio

que no ha sido cumplido o que lo ha sido de forma incompleta o no
satisfactoria.

Las causas que suelen originar las reclamaciones son: retraso en el

cumplimiento de lo convenido, envío de mercancías diferentes a las pedidas,
mal estado de las mismas, etc.

Envío de una carta de reclamación

En ella deben quedar reflejados:

Datos que reflejen a qué, dónde y cuándo ocurrió el hecho que se

reclama.
Consecuencia que tiene para nuestra empresa el perjuicio.
Sugerencias sobre qué hacer al respecto. Si los daños pueden evaluarse
con aproximación, debe fijarse la cantidad que compense el daño
sufrido, si no es tan fácil realizar dicha evaluación, dejaremos que la
otra parte proponga una solución.

A continuación podemos ver un ejemplo de carta de reclamación:

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 Cotejo de documentación administrativa básica

Respuesta a una carta de reclamación

Antes de nada, hay que estudiar detenidamente la reclamación recibida,

procurando llegar a una conclusión justa de si el reclamante tiene razón o no.
Si la reclamación se considera justificada, en la carta de contestación
debemos:

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Cotejo de documentación administrativa básica

Agradecer la carta recibida y expresar una breve disculpa.

Manifestar estar de acuerdo con los datos en líneas generales, o indicar
cuál de las afirmaciones es inaceptable, si alguna lo fuera.
Ofrecer una solución.
Indicar las medidas a tomar para evitar que lo ocurrido vuelve a
suceder.
Motivar al que reclama para que vuelva a depositar la confianza en
nuestra empresa, que se supone mermada por la situación objeto de la
reclamación.

Si la reclamación es inaceptable, en la carta de contestación debemos:

Agradecer la carta recibida mostrando un tono comprensivo.

Manifestar estar de acuerdo con los datos en la medida de lo posible.
Indicar cuáles son los datos con los que no se está de acuerdo.
Manifestar que se desestima la reclamación.
Explicar con claridad los motivos en que se basa la desestimación.

Cuando no se pueda llegar a la conclusión de si la reclamación es o no

pertinente, la forma de proceder dependerá de diversos factores: importancia
del cliente, reclamaciones anteriores del mismo cliente, nuestra confianza en
su ética profesional, etc. En ocasiones se procura llegar a un arreglo
repartiendo de forma equitativa los daños que el cliente dice sufrir.

A continuación podemos ver una carta de respuesta a una reclamación, como

ejemplo:

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Cotejo de documentación administrativa básica

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.1.8. Cartas de contabilidad y banca

Los asuntos a tratar en este tipo de cartas son muy diversos: anunciar el envío
de fondos, acusar recibo de los mismos, avisar de la puesta en circulación de
una letra de cambio, enviar extractos de cuentas, anunciar bonificaciones, etc.

En este tipo de cartas hay que tener un cuidado excepcional, ya que se

refieren a cuestiones monetarias y no se disculpan errores en cantidades,
plazos, condiciones, etc.

La argumentación suele ser muy sencilla ya que la importancia del texto

radica en las cantidades y/o documentos que justifican o confirman tales datos
numéricos.

En este tipo de cartas es aconsejable escribir las cantidades importantes con

cifras y letras, y destacar con negrita o subrayado las cantidades que
producen cargo o abono.

3.1.9. Cartas de cobro

La finalidad de este tipo de cartas es intentar hacer efectiva una deuda

pendiente. Dado que la naturaleza de la reclamación es un tanto embarazosa,
debemos redactar la carta con un estilo firme y educado.

Si a pesar de recibir esta carta nuestro cliente no satisface la deuda,

procederemos a enviarle otra redactada con un estilo más tajante y en la que
le advertiremos nuestra intención de recurrir al procedimiento legal si no
cancela su compromiso con nosotros.

3.2. Documentos de uso interno

3.2.1. Circulares

Esta modalidad de correspondencia suele utilizarse para informar de un

mismo asunto a varias personas, bien por estar interesados, bien porque les
afecta, tales asuntos pueden ser por ejemplo: variación de precios, cambio de
horarios, traslado de domicilio, etc. Veamos un ejemplo de circular:

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Cotejo de documentación administrativa básica

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.3. Documentos de uso tanto externo como

interno

3.3.1. Instancias

Son escritos que se presentan al objeto de efectuar una solicitud.

Normalmente su circulación puede ser interna o externa, es decir, se puede
solicitar algo dentro del propio centro de trabajo o a algún centro oficial.

El formato es generalmente en hoja en blanco sin membrete, con

separaciones notorias para distinguir las tres partes fundamentales de la
instancia: cabecera, cuerpo y pie.

En una instancia deben constar los siguientes datos:

Datos personales del individuo que solicita: nombre, apellidos, D.N.I.,

dirección, etc.
Se relacionan el/los motivos que fundamentan la solicitud. Éstos pueden
ser personales o bien apoyarse en una disposición jurídica, la cual, se
mencionará igualmente.
Se concretará lo que se solicita.
Lugar y fecha (con todas las letras)
Rúbrica del interesado
Cargo de la persona a quien va dirigida la solicitud (normalmente no es
necesario poner los nombres y apellidos).

3.3.2. Informes

Un informe es un tipo de documento cuyo objetivo es transmitir toda la

información sobre un asunto determinado. El procedimiento para redactar los
informes se basa, fundamentalmente, en recoger información, analizarla y
posteriormente comunicarla a otras personas. Las características comunes de
los informes son:

TONO Y ESTRUCTURA FORMAL

Siguen un formato estructurado, diferenciándose bien cada una de las

partes de que conste.
No incluyen las habituales expresiones de cortesía y tratamiento.
Tono impersonal.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

Carentes de tono conversacional ajeno a la cuestión que se trate.

EXACTITUD Y VERACIDAD DE DATOS. Una razón por la cual los

informes resultan de suma utilidad, es que permiten extraer
conclusiones a partir de los datos e ideas que en él se exponen. Dado
por tanto, que las conclusiones que se deriven de un informe (ya sea
explícita o implícitamente), están basadas en la información recopilada,
es imprescindible estar seguro de la exactitud y veracidad de los datos
utilizados.
PRESENTACIÓN GRÁFICA. Para facilitar la comprensión de los datos
numéricos contenidos en un informe es muy aconsejable acompañarlos
de gráficos, diagramas, pictogramas, etc.
FINALIDAD DEL INFORME. La meta a alcanzar para quien elabora un
informe, es cubrir las necesidades del destinatario del mismo, para lo
cual se debe tener en cuenta a quién va dirigido y cuál es la información
que va a transmitir.

Existen cuatro tipos de informes:

Periódicos.
No periódicos.
Técnicos y científicos.
A organismos oficiales.

A continuación desarrollaremos cada uno de ellos detenidamente:

Informes periódicos

Este tipo de informe se suele utilizar para la comunicación interna, como por
ejemplo un informe mensual de las cifras de compra/venta, informe de los
siniestros atendidos en una semana en una sucursal de seguros, informe de
los objetivos conseguidos, etc. Los informes periódicos se caracterizan por:

Tienen un formato regular, pues son informes rutinarios que se

confeccionan mediante formularios en los que se rellenarán las casillas
correspondientes al periodo de que se trate, su redacción y lectura son
por tanto rápidas.
El estilo de estos informes siempre será concreto e informal, puesto que
su contenido consistirá principalmente en números y gráficos.
Los datos que encabezan generalmente estos informes son los que
aparecen a continuación: Nombre del autor, departamento, título,

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Cotejo de documentación administrativa básica

período, fecha de publicación, distribución, confidencialidad, número de

referencia.

Informes no periódicos

Este tipo de informe es el que se realiza por encargo expreso y puede circular
tanto fuera como dentro de la empresa. Los informes no periódicos se
caracterizan por:

El ordenante y la persona que confecciona el informe deben acordar de

antemano los objetivos del mismo.
Por regla general, en la portada del informe aparecerán los siguientes
datos: Nombre del autor, cargo, empresa, título, fecha (mes y año
exclusivamente), destinatario (persona o colectivo), departamento
destinatario del informe, entidad destinataria del informe.
En páginas posteriores, y por este orden:
Resumen: sólo si se trata de un informe extenso.
Índice: Es una enumeración en orden del contenido del informe y
su finalidad; pero al igual que el resumen, no es obligatorio,
depende de la extensión del documento.
Introducción: Es una breve idea del contenido y finalidad del
informe.
Cuerpo: Deberá estar ordenado en secciones o epígrafes.
Conclusiones: Es un resumen razonado de los datos contenidos
Recomendaciones: Estarán presentadas en forma de lista y sin
ningún tipo de argumentación, pues eso formaría parte de las
conclusiones.
Apéndices: Son muy útiles en los informes extensos.
Si el informe es de circulación interna, el estilo será informal y concreto,
pero si es de circulación externa, existen varias peculiaridades:
El objetivo debe ser concreto y puntualizando los mínimos
detalles, pues los destinatarios muchas veces puede que sean
desconocidos.
En cuanto a la exposición, ésta debe hacerse con un lenguaje
simple y no se deben permitir ambigüedades en las conclusiones y
recomendaciones.

Informes técnicos o científicos

La labor de un administrativo/a o secretario/a en la confección de un informe

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 Cotejo de documentación administrativa básica

de este tipo se limitará a su mecanografiado, pero nunca participará en la

elaboración. La estructura general será la siguiente:

PRESENTACIÓN:

Portada.
Contraportada.
Dedicatoria.
Agradecimiento.
Índice.
Prólogo.

INTRODUCCIÓN. En esta parte del informe se hablará brevemente

acerca de la persona o personas que han llevado a cabo el trabajo del
cual se hablará en el informe, de la motivación o justificación que llevó a
su realización, la importancia de los métodos, el planteamiento del
problema, los objetivos que se plantearon, la contribución o aporte, el
alcance y las limitaciones. De esta forma, el destinatario del informe
puede hacerse una idea general del trabajo sobre el que versará, con
más detalle, el resto del informe.
CUERPO. En el cuerpo del informe se explica con mucho más detalle
cual era el problema a tratar, el marco teórico que sirvió de base,
incluyendo las hipótesis y variables de los investigadores, la
metodología que se siguió en la investigación y las mediciones, análisis
y comprobaciones realizadas.
CONCLUSIONES. Se explican los resultados obtenidos con la
investigación, se adjuntan los apéndices y anexos necesarios para la
comprensión completa del informe, y se indica la bibliografía utilizada.

Informes a organismos oficiales

Lo que diferencia a este tipo de informes de otro es que en ellos es parte

obligada las "propuestas", que deben ir colocadas al principio del documento.

3.4. Otros documentos

3.4.1. Curriculum vitae

Es un concepto que procede del latín, cuyo significado literal es "Carrera de la

39
Cotejo de documentación administrativa básica

Vida" y que ha sido conservado hasta nuestros días para designar al

documento en el que se plasma el conjunto de datos relativos a un individuo
candidato a un puesto de trabajo, un examen, un concurso, etc.

En nuestro curriculum vitae se refleja de forma esquemática lo siguiente:

Objetivo profesional o laboral: ¿qué puesto o tipo de trabajo buscamos?

Experiencia: empleos que hemos desarrollado previos al que buscamos.
Formación, Educación.
Datos personales.
Informes y referencias.

NOTA: Estos puntos pueden variar en la colocación dependiendo del

individuo.

Un buen curriculum vitae se caracteriza por ser breve, claro y esquemático.

Una estructura de curriculum vitae podría ser la siguiente:

DATOS PERSONALES:
Apellidos.
Nombre.
Domicilio.
Teléfono.
DNI.
Estado civil.
Fecha de nacimiento.
FORMACIÓN ACADÉMIC. Se relacionarán todos los títulos con que
cuente y sean reconocidos como títulos oficiales o convalidados,
especificando las fechas en que se cursaron y los nombres de las
escuelas o institutos, deben aparecer desde el más reciente o superior,
hasta el más antiguo o inferior, aunque los universitarios pueden omitir
sus estudios anteriores (se sobrentienden). Además reflejarán los
cursillos especializados y los títulos poseídos.
EXPERIENCIA PROFESIONAL. Esta es la parte más importante, ya que
contiene la información más significativa para el destinatario del
curriculum. Se indicarán todos aquellos puestos de trabajo
desempeñados en la empresa privada, pública o Administración del
Estado con expresión de la categoría laboral, puesto de trabajo, fecha
de inicio y baja.

En caso de que no se tenga experiencia laboral, es mejor omitir este apartado,

que decir que no se posee.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

OTROS MÉRITOS. En este apartado se harán constar conocimientos de

idiomas, conocimientos informáticos, otros estudios no oficiales o no
terminados, publicaciones de las que sea su autor, etc.
OTROS DATOS DE INTERÉS. Podemos incluirlo si pensamos que es
interesante añadir algo más que hallamos hecho y que no se pueda
incluir en ninguno de los apartados anteriores.

Ejemplo de curriculum vitae sería:

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Cotejo de documentación administrativa básica

3.4.2. Cartas de presentación y recomendación

La finalidad de estos escritos es facilitar al presentado o recomendado a una

42
 Cotejo de documentación administrativa básica

persona de su interés, generalmente con la intención de optar a un puesto de

trabajo o a una mejora en la labor que actualmente desarrolla.

La redacción de estas cartas debe ser breve, utilizando un estilo objetivo y

exacto pero manteniendo siempre la cortesía.

Este tipo de cartas pueden resultar comprometidas, es por ello que al

describir las actitudes y aptitudes del recomendado no debemos exagerar,
puesto que todas las virtudes es probable que más tarde sean comprobadas y
con ello nos quedaríamos en evidencia y posiblemente "descalificados" de
optar al puesto de trabajo o a la mejora del mismo.

Veamos un ejemplo de carta de recomendación:

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Cotejo de documentación administrativa básica

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 Cotejo de documentación administrativa básica

4.1. Albarán o nota de entrega

El albarán o nota de entrega es el documento que acompaña la entrega de una

mercancía. Del albarán se realizan varias copias de diferentes colores. Una
quedará en poder del vendedor; el comprador recibirá dos, una de las cuales
debe devolver firmada después de comprobar que la mercancía recibida es la
que realmente figura en el albarán y en la nota de pedido. Si la mercancía no
es conforme, puede devolverla o rectificar la nota de entrega.

El albarán debe contener los siguientes datos:

Nombre y dirección del vendedor.

Nombre y dirección del comprador.
Lugar de entrega.
Número de pedido a que corresponde.
Fecha de envío.
Fecha de entrega.
Descripción de la mercancía.

Los albaranes pueden estar valorados o no, pero servirán de guía para la
confección de las facturas. También, pueden convertirse en facturas
añadiendo los datos necesarios que cumplan los requisitos legales exigidos en
las facturas.

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Cotejo de documentación administrativa básica

4.2. La factura. El IVA

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de

compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el
proveedor vende al comprador. La factura se confecciona con los datos
consignados en el pedido y en el albarán.

Toda factura y sus copias o matrices deben contener los siguientes datos:

Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa

aunque pueden establecerse series distintas.
Nombre y Apellidos o Razón Social y N.I.F. del expedidor.
Nombre y Apellidos o Razón Social y N.I.F. del destinatario.
Importe total de la operación, debiendo constar en la misma factura los
gastos de embalaje, portes y transportes.
Tipo de IVA y cuota.
Lugar y fecha de emisión.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

En la confección de las facturas, cabe señalar algunos supuestos especiales:

Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener diversas

operaciones, en cuyo caso constarán separadamente los conceptos,
contraprestaciones, tipo y cuota de cada operación.
Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones
realizadas para un mismo destinatario durante un mes natural o periodo
inferior.
En las ventas al por menor, bastará poner a continuación del precio la

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Cotejo de documentación administrativa básica

expresión "IVA incluido".

El IVA

Es un impuesto general de naturaleza indirecta, que recae sobre el consumo y

grava las entregas de bienes y prestaciones de servicio, efectuadas por
empresarios y profesionales, así como las importaciones de bienes.

Operaciones exentas de IVA

Las empresas que realizan operaciones exentas de IVA, lo soportan en sus

compras, pero no pueden repercutirlo en sus ventas. Las principales
operaciones exentas de IVA son:

Enseñanza, servicios deportivos y culturales.

Lotería y apuestas mutuas.
Operaciones de seguro y financieras.
Entidades sin ánimo de lucro.
Servicios públicos postales.
Arrendamiento de viviendas.
Prestaciones sanitarias.
Exportaciones y envío a Canarias, Ceuta y Melilla.

Sujeto pasivo

Son los empresarios y profesionales que realizan entregas de bienes y

prestaciones de servicios sujetas a IVA. El sujeto pasivo repercute el IVA al
que adquiere el bien o servicio, que será el que realmente lo soporte.

Los sujetos pasivos sólo deben ingresar en Hacienda la diferencia entre el IVA
repercutido en sus ventas y el soportado en sus compras.

Base imponible

Es el importe total sobre el que se aplica el tipo impositivo.

Tipos impositivos

Porcentajes que se aplican a la base imponible para obtener las cuotas del
impuesto.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

El recargo de equivalencia

Existen una serie de regímenes especiales de IVA para facilitar el

cumplimiento de las obligaciones del impuesto a los empresarios y
profesionales con escasos medios administrativos. Uno de dichos regímenes
es el del comercio minorista. Este régimen se desarrolla por medio de
proveedores de la siguiente forma:

Los bienes que los proveedores vendan a los minoristas son gravados
con el IVA y además, con un recargo adicional llamado de equivalencia,
que se aplica a la misma base que el IVA.
Los proveedores recaudan el IVA y el recargo de equivalencia, y lo
ingresan en Hacienda.
El minorista queda exento de las obligaciones administrativas del
impuesto.

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Cotejo de documentación administrativa básica

5. Identificación de nóminas

El empresario tiene la obligación de pagar a sus empleados por la realización

de los servicios prestados. De la misma forma, debe justificar dicho pago. Este
justificante se denomina recibo de salarios o nómina y está caracterizado por:

Debe referirse a meses naturales y vencidos. Las cantidades cobradas

en periodos inferiores a este serán consideradas anticipos.
La nómina debe entregarse por duplicado
El trabajador debe firmarla al recibir el pago y la copia. En el caso de
efectuarse el pago por domiciliación bancaria, el recibo del banco la
sustituye.
Se abonan las cantidades que reflejan en moneda de curso legal o
documento que lo presente (transferencia bancaria, cheque).
Existe un modelo oficial aprobado por el Ministerio de Trabajo.
Es obligatorio conservar durante un periodo de 4 años los recibos de
salarios junto con los seguros sociales.
La nómina refleja los acuerdos pactados en el convenio colectivo o el
contrato de trabajo.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

6. Órdenes de trabajo

Estos son los documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la empresa
como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar
durante una jornada laboral.

Este tipo de documentos no se encuentran normalizados y cada empresario lo

adapta a sus necesidades, es por esto que podemos encontrar partes muy bien
elaborados y completos y otros con muy poca información.

Los contenidos básicos son:

Datos identificativos de la empresa, es decir, la razón social, dirección,

teléfonos, sucursales, web, e-mail, logotipo…
Datos identificativos del trabajador asignado a la orden: nombre,
apellidos, categoría profesional…
Fecha de realización del trabajo. En ocasiones la hoja de la orden puede
servir para periodos superiores a un día.
Detalle del tipo de trabajo a realizar así como tiempo estimado de
realización. Una vez terminado se concreta el tiempo empleado.
Número de horas extras, en el caso de existir.
Dietas de manutención o alojamiento.
Kilómetros realizados.
Firma del trabajador, en los casos de trabajos a clientes, también se
incluirá la firma del cliente confirmando el trabajo realizado.

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Cotejo de documentación administrativa básica

7. Impresos de las Administraciones Públicas

Tanto las personas como las empresas necesitan tramitar documentos ante las
distintas administraciones, ya sea a nivel nacional, autonómico, local… Al
presentar un documento ante la Administración, este debe registrarse con un
número de entrada y la fecha.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones a las Administraciones públicas se

pueden presentar:

Ante la Administración que vayan dirigidos.

En el registro de cualquier órgano de la Administración estatal,
autonómica o local en el caso de que esta última tenga suscrito el
convenio oportuno.
En las oficinas de Correos.

En algunas administraciones se pueden presentar documentos por vía

telemática, es decir, registros telemáticos.

Es importante respetar los plazos de presentación para que los documentos

surtan los efectos oportunos. Es muy importante solicitar copia de la
documentación entregada con la fecha de entrega y resguardo acreditativo.

Las administraciones disponen de impresos diseñados para facilitar la

comunicación con los administrados que deben rellenarse de forma que
resulte legible, cumplimentando todos los apartados y aportando los
documentos que se especifiquen.

Los impresos de las Administraciones públicas son facilitados en las

ventanillas de atención al público o se pueden descargar a través de sus
páginas web.

El impreso se estructura en tres partes: Encabezado, cuerpo y pie.

Encabezado: definición del impreso, número de referencia,

identificación del emisor y el receptor
Cuerpo: cada impreso es distinto según su finalidad: algunos llevan
diferentes datos y debemos elegir con una X la opción que nos
proponen; en otros casos, van en blanco para rellenar el motivo que da
lugar a ese documento.

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 Cotejo de documentación administrativa básica

Pie: fecha, firma del emisor y sello si es una empresa.

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Cotejo de documentación administrativa básica

8. Aplicaciones informáticas de gestión

administrativa

La informática resulta una herramienta imprescindible en la gestión

administrativa, tanto de personal como de facturación. Su utilización se ha
extendido de forma generalizada a todas las empresas, utilizándose tanto para
cumplimentar impresos (albaranes, facturas, nóminas…) como para realizar
de forma directa algunos trámites con la Administración (solicitud de
certificaciones en Hacienda Pública, solicitud de la vida laboral o presentación
de los seguros sociales en la Tesorería de la Seguridad Social).

La tendencia es integrar diferentes aplicaciones en un mismo paquete de

gestión con programas especializados en cada área de la organización
(contabilidad, gestión de personal y gestión administrativa de facturación)
permitiendo una gestión global de las tareas.

La diferencia entre unos programas y otros está en la cantidad de funciones

que pueden realizar y la capacidad de conexión a otras aplicaciones o
conversión a otros sistemas.

54
 Cotejo de documentación administrativa básica

Recuerda

El la administración pública las funciones administrativas generan

documentos tales como: oficios, notas informativas y certificados;
informes y cartas, actas, resoluciones y acuerdos.
En la empresa privada las funciones administrativas son más
variadas generando más documentos tales como: contratos, fichas
de trabajadores, nóminas, seguros sociales, órdenes de trabajo,
pedidos, albaranes, cheques, letras, etc.
Normativa básica en relación con la documentación
administrativa, en cuanto a facturación y facturación temática,
nóminas y recibos de salario, documentos administrativos públicos
y protección de datos de carácter personal.
Los documentos comerciales y administrativos se clasifican en:
impresos de uso externo (de carácter oficial y de carácter privado)
e impresos de uso interno.
Los documentos de uso externo distinguimos: los oficios,
certificaciones, invitaciones, saludas, cartas comerciales, cartas
de pedido, cartas de reclamación, cartas de contabilidad y banca y
cartas de cobro.
Dentro de los documentos de uso interno encontramos: circulares,
instancias e informes (estos dos últimos tanto de uso externo
como interno).
Otros documentos: currículum vital, cartas de presentación y
recomendación.
El empresario tiene la obligación de pagar a sus empleados por la
realización de su trabajo, y debe justificar dicho pago. Este
justificante se denomina recibo de salarios o nómina.
Las órdenes de trabajo son los documentos y órdenes de carácter
interno que utiliza la empresa como sistema para determinar con
detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.
Estos documentos no están normalizados.
Tanto las personas como las empresas necesitan tramitar
documentos ante las distintas administraciones, ya sea a nivel
nacional, autonómico o local. Las administraciones disponen de
impresos diseñados para facilitar la comunicación con los
administrados que deben rellenarse de forma que resulte legible,
cumplimentando todos los apartados y aportando los documentos
que se especifiquen.

55
Tramitación de operaciones
básicas de cobros y pagos
1. Operaciones básicas de cobro y pago

En la compraventa, el comprador tiene la obligación de efectuar el pago del

importe del producto recogido a cambio. Los medios de pago cumplen con
esta función y deben facilitar las transacciones monetarias. Entre las
características más importantes podemos destacar:

Facilidad de uso, rapidez, que sea como sacar monedas del bolsillo.
Universalidad. Que me lo acepten en todas partes. Que me sirva para
pagar cualquier cosa.
Liquidez del instrumento. Que el que reciba el pago pueda utilizarlo
inmediatamente para comprar o pagar otras cosas.
Fraccionamiento, que pueda ser dividido en céntimos para hacer pagos
exactos.
Que me sirva para pagar cantidades pequeñas o grandes.
Incorruptible, que no se desgaste, que no se estropee, que no se lo
coman las ratas ni los virus.
Intimidad, que no deje rastro de quién lo ha usado ni para qué, que
nadie se entere de lo que compro o de cuánto me gasto.
Seguridad de que no me lo van a robar.
Seguridad de que si me lo roban, no les va a servir.
Seguridad de que si me lo roban y se sirven de él, no voy a tener que
pagar lo que compren.
Garantía de que el dinero lo recibe mi acreedor y no otra persona.
Acreditación del pago, un recibo. Que no me puedan decir "no recuerdo
haber cobrado".
Que no tenga costes de transacción; que no haya intermediarios entre el
vendedor y el comprador que se queden parte de lo pagado.

No existe ningún medio de pago que cumpla todas esas características. Las
monedas, los billetes, los cheques, las tarjetas de plástico, todos los medios
tienen algún inconveniente e incumplen alguno de los requisitos que hemos
enumerado. Por tanto es necesario que haya diversidad. Para los pagos
pequeños usaremos un medio y para los pagos grandes o los pagos diferidos
en el tiempo elegiremos otros.
2. Descripción de medios de pago

Hay diferentes formas de hacerlo. Veamos los medios más básicos e

identificaremos los modelos de documentos convencionales.

2.1. Tarjetas de débito

La tarjeta de débito es una tarjeta bancaria de plástico con una banda

magnética, usada para extraer dinero de un cajero automático y también para
pagar compras en comercios que tengan una terminal, en que el dinero que se
usa se toma a débito del que se disponga en la cuenta bancaria, caso contrario
como ocurre con las tarjetas de crédito. Algunos bancos realizan acuerdos con
sus clientes para permitirles extraer dinero en descubierto, generando un
préstamo con sus respectivos intereses. Su cuota anual es más barata que la
de crédito o incluso gratis.

La tarjeta de débito es conocida como el dinero electrónico, en la medida en

que es una forma de almacenaje de dinero y actúa como medio de pago
electrónico. También, la tarjeta de débito puede ser vista como el dinero de
plástico, debido a que es una tarjeta de plástico compuesta por una banda
magnética. En algunas tarjetas aparecen otros datos adicionales como
direcciones, teléfonos y logotipos; tanto de su portador como de la entidad.
Estas características dependerán de la entidad bancaria que emite las
tarjetas.

2.2. Tarjetas de crédito

Materialmente la tarjeta de crédito consiste en una pieza de plástico, cuyas

dimensiones y características generales han adquirido absoluta uniformidad,
por virtualidad del uso y de la necesidad técnica.

Cada instrumento contiene las identificaciones de la entidad emisora y del

afiliado autorizado para emplearla; así como el periodo temporal durante el
cual ese instrumento mantendrá su vigencia. Suele contener también la firma
del portador legítimo y un sector con asientos electrónicos perceptibles
mediante instrumentos adecuados. Estos asientos identifican esa particular
tarjeta y habilitan al portador para disponer del crédito que conlleva el
presentarla, sin estampar su firma.

Entre las más conocidas del mercado están: Visa, American Express,
MasterCard, Diners Club, JCB, Discover, entre otras. Las grandes tiendas y
almacenes del mundo también emiten tarjetas de crédito para sus clientes.

Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden cargar,
pero no se les requiere que paguen la cantidad total cada mes. En lugar de
esto, el saldo (o "revolvente") acumula interés. Se puede hacer sólo un pago
mínimo así como pagar intereses sobre el saldo pendiente. Si se paga el saldo
total, no se pagan intereses.

La mayor ventaja es la flexibilidad que le da al usuario, quien puede pagar sus

saldos por completo en su fecha límite mensual o puede pagar una parte. La
tarjeta establece el pago mínimo y determina los cargos de financiamiento
para el saldo pendiente. Las tarjetas de crédito también se pueden usar en los
cajeros automáticos o en un banco para servirse de un adelanto de efectivo
aunque, a diferencia de las tarjetas de débito, se cobra un interés por la
disposición, comisión y, en algunos países, un impuesto porque se trata de un
préstamo.

Cuando se compra con una tarjeta de crédito, normalmente la entidad

financiera carga el importe en cuenta en cuanto al lugar en el que se efectúa
la compra. Al dar autorización, separan la cantidad, pero la aplica hasta que
se hace el cargo por la compra. Hay una modalidad de pago en la que se paga
una parte de las compras cada mes. Puede ser sin intereses o con intereses,
depende del plan. Si se toma el plan de pago sin intereses y no cubre el abono
completo del mes, el saldo se convierte en una deuda común de la tarjeta y se
paga intereses por él. Se suele cobrar una cuota anual por el uso de la tarjeta.

En la actualidad existen diversos criterios para la clasificación de las Tarjetas

de Crédito:

Por la Entidad Emisora:

Las Tarjetas de Crédito Bancarias son como su nombre lo señala, las

tarjetas emitidas por una Entidad Bancaria. Esta Entidad Bancaria
interviene tanto como emisora de la tarjeta, así como ente financiero y
crediticio, generándose diversas relaciones obligacionales, como por
ejemplo la obligación del Banco de emitir la Tarjeta y proporcionar un
crédito al usuario de la Tarjeta, así como de cancelar las obligaciones
 del usuario asumidas con el comerciante o el proveedor afiliado,
obligaciones contraídas mediante el uso de la Tarjeta de Crédito.
Las Tarjetas de Crédito No Bancarias, que se diferencian de las
anteriores en que quien las emite si bien es una entidad financiera o
crediticia que no se ubican en el área de banca comercial y por lo tanto
el crédito que le ofrecen a los usuarios de la Tarjeta de Crédito se
encuentra limitado a un determinado número de establecimientos.
Tarjetas de Crédito propias de un determinado establecimiento
comercial, que son emitidas por el establecimiento comercial para el uso
exclusivo en el mismo, es decir, el crédito que se les proporciona está
supeditado a que se utilice en el consumo de productos o servicios que
el mencionado establecimiento ofrezca. Tiene como particularidad que
las relaciones obligacionales que se desprenden son únicamente entre el
Establecimiento y el Usuario de la tarjeta, siendo esta relación un mutuo
entre las partes, es decir este tipo de Tarjeta de Crédito es bipartita
pues solo son dos partes que intervienen en las relaciones obligatorias
generadas.

Por el crédito concedido y la modalidad de pago:

Las Tarjetas de Crédito de pago inmediato, que son aquellas que tienen
una determinada de fecha de pago previamente establecida.
"Revolting Credit" que son aquellas que permiten hacer uso de un
monto total de crédito previamente abonado este en su totalidad o en
determinado porcentaje previamente acordado.
Las mixtas, que combinan e incorporan elementos propios de los dos
tipos antes mencionados.

Por su duración

Limitadas, aquellas que tienen un plazo determinado de vigencia.

Ilimitadas, que son aquellas que no tiene un plazo de duración especial,
es decir este no se encuentra determinado.

2.2.1. Funciones de las Tarjetas de Crédito

Las Tarjetas de Crédito funcionan como medio de pago, en operaciones con

trascendencia económica. La tarjeta es un instrumento de desarrollo
comercial y financiero. Que duda cabe que la tarjeta es fruto del desarrollo
comercial y se ha convertido en un impulsor del mismo. Ha influido en el
desarrollo del mercado financiero, donde es un importante instrumento de
intermediación y genera buena parte de los beneficios de la banca. También
en España, a través de las comisiones, y no tanto por los intereses, por la
señalada poca utilización de la tarjeta como instrumento de crédito. La tarjeta
no sólo es un sustitutivo parcial del numerario efectivo, sino que ha sustituido
en buena parte al cheque, y su mayor mérito, al menos en España, es que ha
conseguido ser aceptada sin problemas en las compras de consumo.

La tarjeta por otra parte permite al establecimiento comercial una ampliación

del espectro del consumidor, al cual puede llegar con mayor facilidad, para la
venta de sus bienes o la prestación de sus servicios: la tarjeta insta al
consumo.

1. Funciones económico-sociológicas

2. Funciones jurídicas

La tarjeta es un instrumento de identificación. Es su función primaria que

permite el uso del resto de funciones específicas. En realidad está mejor
empleado hablar de la tarjeta como "medio de identificación", que sirve tanto
a sus funciones jurídicas como a las económico-sociológicas. La identificación
por sí no tendría sentido. Su fin, en el caso de la tarjeta de pago, es usar o
acceder al resto de funciones de la misma, que de otra forma difícilmente
serían posibles En la práctica, la tarjeta cumple con diversas funciones de
información. Identifica al titular, al emisor, contiene datos relativos a la
identidad de éstos, y también información importante para realizar las
transacciones, relativa al tipo y números de cuentas, límites de crédito y de
efectivo disponible, así como otra serie de datos que automatizan o permiten
controlar y asegurar la corrección de las operaciones.

2.3. Tarjetas monedero electrónico

La tarjeta monedero o llamado también monedero electrónico, ha sido el

sistema de micropagos multipropósito más eficiente. Ha servido para aquellas
transacciones de bajo monto y alto volumen que requieren gran velocidad y
seguridad. El sistema ha permitido a los usuarios pagar más rápido que con
efectivo y las transacciones se llevan en menos tiempo. Algunas ventajas:

Se evitan las filas y la congestión en los puntos de pagos.

Se gana más tiempo.
Es más fácil, rápido y práctico.
 Da mayor seguridad y control de los pequeños gastos de todos los días.
Se elimina los problemas del cambio y la falta de monedas.

La tarjeta monedero contiene un chip electrónico que se recarga con dinero y

permite pagar productos y servicios deslizando la tarjeta en el lector cuyo
importe exacto se descargará o acreditará del chip. Se puede recargar en
cualquier establecimiento que tenga una terminal para recibir el pago
(tiendas abonando un mínimo establecido). También se puede recargar con
tarjeta de débito o crédito. Para no quedarte sin saldo es recomendable
vincular tu tarjeta a una tarjeta de crédito o débito, y de esta manera tu
monedero se recargará automáticamente.

2.4. Pago contra reembolso

El pago contra-reembolso es un medio de pago utilizado en las ventas a

distancia (por Internet, teléfono o catálogo) que consiste en abonar el coste
del pedido online directamente a la persona que nos haga la entrega del
mismo en nuestro domicilio (el transportista), generalmente en efectivo
(moneda y billetes).

El pago contra-reembolso es el medio de pago online más seguro que existe

en la compra por Internet y en general a distancia (por teléfono o por
catálogo), aunque muchos comercios cobran una comisión por utilizarlo.

Otros medios de pago online son las transferencias bancarias y el pago con
tarjeta bancaria.

Si el cliente rechaza el producto, el vendedor no devuelve el importe de los

gastos.

2.5. Medios de pago en Internet

Los medios de pago en Internet son muchos y tampoco hay ninguno que sea
perfecto. Dependiendo de lo que vayamos a comprar o vender utilizaremos
uno u otro. En cualquier caso, siendo el ciberespacio un territorio recién
descubierto y con tantas perspectivas de utilización comercial, es natural que
están surgiendo con profusión nuevos medios de pago diseñados
específicamente para Internet. Tampoco debe sorprendernos que algunos
medios de pago diseñados específicamente para Internet y que parecían ser
muy prometedores hayan sido rechazados por los usuarios y quedado
obsoletos rápidamente.

Se incluyen:

Cajeros Virtuales: Así se llaman los servicios de la banca electrónica

(Terminal Punto de Venta Virtual). Consiste en un contrato que tiene el
vendedor virtual con su banco para poder permitirle el cobro de tarjetas
a través de la red.
Pagos telefónicos: Se hacen mediante el uso del teléfono para pagar
productos o servicios (llamadas o mensajes), que generan unos ingresos
para quienes la reciben con cargo al interlocutor que las efectúa.
Cheques electrónicos: similares a los tradicionales, deben ir
acompañados de una firma electrónica. El comprador envía una orden
de pago al vendedor y éste último la presenta al banco.
3.1. Recibos

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar

que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función
de control fiscal. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado,
y otras características:

Factura o factura de pago: Se encuentran los datos del expedidor y del

destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Ticket o tique: Suelen ser impresos por una impresora fiscal (en la que
queda registrado) sobre un rollo de papel (que luego se corta manual o
automáticamente) de un ancho bastante menor a las facturas. Cada
ticket queda registrado en la memoria de la impresora
automáticamente. En Argentina, los que posean impresora fiscal deben
imprimir tickets sin excepción (no hay importe mínimo).
Voucher o Recibo de pago: Se encuentran los datos del cheque emitido
a favor de una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios
que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa,
quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de
las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos
y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una
empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de
mencionado cheque que consta en la copia voucher.
3.2. Cheques

Es un documento regulado por la ley 19/1985, B.O.E. de 19 de julio de 1.985,

denominada Ley Cambiaria y del Cheque. En esta ley se especifican los
requisitos que ha de cumplir:

La denominación "Páguese por este cheque" inserta en el texto.

El mandato de pagar una determinada cantidad.
En nombre de quién ha de pagar el cheque a su presentación,
denominado Librado que necesariamente ha de ser un banco o entidad
de crédito.
Lugar de pago.
Fecha y lugar de emisión del cheque.
Firma de quien expide el cheque, denominado Librador. La firma ha de
ser de puño y letra, no admitiéndose impresa o estampada.

Los cheques de cuenta corriente son facilitados (unidos en talonarios) por las
entidades de crédito a las personas que hayan suscrito una cuenta corriente
para que puedan disponer de los fondos depositados en ella.

3.2.1. Tipos de cheques

Según las formas en que se expresa la persona que tiene derecho a percibir el
importe del cheque (Tomador), se pueden clasificar en:

Al portador. Son los cheques que llevan escrita esta indicación. Deben
pagarse a la persona que lo presente al cobro. Por ejemplo: Páguese por
este cheque al PORTADOR.
A la persona determinada (Nominativo), con o sin cláusula "a la orden".
Han de pagarse a la persona física o jurídica que lo presente al cobro.
Esta modalidad de cheque es transferible por endoso. Por ejemplo:
Páguese por este cheque a Silvia Serna Alonso.
Páguese por este cheque a la orden de Ignacio Ruiz Cobos.

El ENDOSO es una cláusula que sirve para transmitir el cheque y se ha de

cumplimentar en el reverso del mismo, mediante la fórmula "Páguese por este
cheque a", debiendo constar la firma del endosante y la fecha en que se
realiza.

La persona que transmite un cheque mediante endoso se denomina endosante

y quien lo recibe endosatario.

A persona determinada (Nominativo) y con cláusula "no a la orden".

Sólo puede ser pagado a la persona cuyo nombre aparezca anotado en
él. Además, no es transmisible por endoso. Por ejemplo: Páguese por
este cheque a Manuel Pérez Sánchez "no a la orden".

Cheques especiales.

Cheque Cruzado. Se caracteriza por estar atravesado por dos líneas

paralelas diagonales, anotándose en el interior las expresiones "Banco"
o bien "y compañía". Esto indica que dicho cheque sólo puede ser
cobrado mediante abono en la cuenta del tomador. La finalidad
principal de cruzar un cheque es evitar que pueda ser cobrado por
personas que no sean aquellas a favor de las cuales se extendió.
Cheque Conformado. Es aquel en el que el banco librado ha
manifestado que todos los datos reseñados son conformes y que en ese
momento puede ser satisfecho.

Esta conformidad puede consignarse en el dorso del cheque por el banco

librado. En la conformidad debe aparecer la fecha hasta la cual esta cláusula
es válida. El efecto de la conformidad consiste en que la cantidad extendida
en el cheque queda bloqueada en la cuenta del librador (por tiempo limitado),
hasta que el cheque se presente al cobro.

El cheque bancario

La persona que tiene depositados fondos en una cuenta bancaria puede

disponer de ellos pidiendo al banco que extienda un cheque. Este cheque se
denomina cheque bancario y se caracteriza por:

Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria.

El banco retira de la cuenta bancaria el importe del cheque.
Un cheque bancario tiene la garantía de que siempre será pagado.
Un banco cobrará comisión por la gestión a la persona que solicite el
cheque.
3.3. La letra de cambio

Es un documento formal de pago mediante el cual, una persona o entidad

(librador) ordena a otra (librado), que pague una cantidad determinada en
una fecha también determinada, a la orden de un tercero (tomador).

Las letras deben extenderse en papel timbrado, de acuerdo a su cuantía; si el

plazo fuese superior a seis meses, debe extenderse en papel timbrado
correspondiente al doble de su cuantía.

Forma de rellenar una letra de cambio:

Lugar de libramiento: Nombre de la población donde reside el

librador y en la que se extiende la letra.
Importe: Cantidad en cifras.
Fecha de libramiento: Fecha en la que se extiende la letra. Es un dato
esencial y tiene dos utilidades:
Conocer si el librador estaba capacitado o no en ese momento
para librar la letra de cambio.
Sirve para fijar el vencimiento de la letra cuando ha sido girada a
un plazo contado a partir de esa fecha, o bien, para fijar la
presentación del documento cuando ha sido librada a la vista o a
un plazo desde la vista.

Vencimiento: El que tenga la letra y que puede expresarse de las

siguientes formas:
A la vista: La letra de cambio será pagadera a su presentación.
A un plazo contado desde la fecha: Su vencimiento se determinará
según el plazo establecido en la fecha que corresponda contando a
partir de la de libramiento. En el cómputo no se incluyen días
inhábiles o festivos, pero si el día de vencimiento lo fuese, se
entiende que la letra vence el primer día hábil siguiente.
A un plazo contado desde la vista: El vencimiento se determinará
por la fecha de la aceptación, o en su defecto, por la del protesto o
declaración equivalente.
A fecha fija: Se entenderá fijada con arreglo al calendario del
lugar de pago.

La importancia de la indicación de la fecha en que vence la letra es

manifiesta, por tratarse de una orden de pago. No obstante, si el vencimiento
de la letra no está expresado en ella, se considerará pagadera a la vista.

Por esta letra de cambio pagará usted al vencimiento expresado a...:

Nombre de la persona o empresa, (normalmente un banco) a cuya orden
se extiende la letra.
La cantidad de...: Importe de la letra de cambio expresado en letra.
En el domicilio de pago siguiente:
Si es un particular o empresa mercantil: se indicará el nombre de
la persona o entidad y domicilio personal o profesional
correspondiente.
Si es una entidad de crédito: se trata de una domiciliación
bancaria y debe completarse con la aceptación del librado.
La domiciliación bancaria debe expresarse con los datos exactos
facilitados por el aceptante o librado para atender el pago como sigue:

Persona o entidad: Nombre del Banco

Dirección: Nombre de la oficina, localidad y provincia
Número de cuenta: Número de la cuenta donde se cargará la letra

Cláusulas:
Con gastos: Si la letra no fuese pagada en la fecha fijada, se
procederá al protesto notarial en letras no domiciliadas y a la
declaración bancaria de impago (declaración equivalente) en
letras domiciliadas bancariamente.
Sin gastos: Dispensa el protesto y de la declaración equivalente en
caso de impago.

Si este espacio queda en blanco, se entenderá CON GASTOS.

Nombre y domicilio del librado: Nombre y domicilio personal o

profesional del librado (persona que ha de pagar la letra).
Firma, nombre y domicilio del librador: Datos correspondientes a la
persona poseedora de los derechos de cobro derivados de la letra.
Aceptación: Es un acto en virtud del cual, el librado se compromete al
pago de la letra a su vencimiento. Es imprescindible presentar a la
aceptación las letras giradas a plazo vista, ya que el plazo comienza a
contar a partir de la fecha de aceptación.

La aceptación obliga al librado a pagar sin lugar a alegaciones. Una fórmula

común sería: Acepto cantidad, vencimiento y domicilio, fecha completa de la
aceptación. Firma del librado.
 Aval: Es poco habitual, pero en caso de que exista, es quien adquiere el
compromiso de pagar la letra en caso de no hacerlo el librado.
Endosante y endosatario: Si el tomador de la letra decide no
encargarse de su cobro, puede ceder la letra a otra persona o entidad
mediante el endoso, transmitiendo así, todos los derechos resultantes de
la misma. El endosante es quien, siendo poseedor de la letra, la
transmite a un tercero (endosatario), por medio del endoso.

3.3.1. Pago de la letra

El tomador (también llamado tenedor), poseedor legítimo de la letra de

cambio, pagadera en día fijo, o a un plazo a contar desde la fecha, o desde la
vista, deberá presentar la letra de cambio al pago el día de su vencimiento o
en uno de los días hábiles siguientes.

Cuando la letra de cambio se encuentre en poder de una entidad de crédito o

banco, la presentación al pago podrá realizarse mediante el envío al librado,
con anterioridad suficiente al día del vencimiento, de un aviso conteniendo
todos los datos necesarios para la identificación de la letra, a fin de que pueda
indicar sus instrucciones de pago.

3.3.2. Cobro de la letra

Hay tres formas diferentes de cobrar las letras de cambio:

Las cobra el propio librado: Las letras que el librador emite, quedan en
su poder y espera que llegue el vencimiento de las mismas (fecha de
cobro) para presentarlas en el lugar que se establece en la letra y así
poder cobrarlas.
Se envían a gestión o comisión de cobro: Consiste en enviar las letras a
una entidad financiera, de forma que es ésta la que se encargará de
intentar cobrarlas a su vencimiento. Tanto si las letras se cobran, como
si no, la entidad financiera cobrará al librado unos gastos derivados de
la gestión de cobro.
Se descuentan o negocian: El librador entrega las letras a una entidad
financiera y ésta le abona en ese momento el importe de las mismas, o
lo que es igual, le concede un crédito por el importe de las letras.

Por este anticipo correspondiente al importe de las letras, la entidad

financiera cobrará unos intereses (dependiendo de la cuantía y plazo de las
letras negociadoras), así como gastos por gestión de cobro.
4. Cumplimentación de libros de caja y bancos

Son libros de registro que se encuentran dentro del grupo de libros auxiliares.
Su uso no es obligatorio, aunque, la mayoría de las empresas los utilizan para
detallar anotaciones en los libros principales, como complemento a las
cuentas de la caja y bancos en la contabilidad de la empresa.

Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de
la empresa.

Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia
entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la
empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero
que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito,
etc.).

Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como
mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja
fuerte -100 pesetas).

No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del
Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se
contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos,
etc.).

4.1. Libro de registro de caja

Es un libro en el que se registran todas las operaciones que significan

movimiento de dinero ya sea en efectivo, cheques o valores que representan
dinero. Su estructura no está normalizada, es decir, se adapta a las
características del negocio.

4.1.1. Validez Legal

Para que el Libro Caja tenga validez legal, es necesario legalizarlo ante un
Notario Público o Juez de Paz, antes de comenzar a registrarlo.

Se le conoce también con el nombre de Libro de Ingresos y Gastos.

Importancia

Es importante porque nos permite conocer la disponibilidad o no de

dinero que tenga una empresa en un momento determinado.
Dichos ingresos o egresos deben estar sustentados mediante un
comprobante de pago.

DEBE HABER

¿Qué se anota en el Debe?

Se anota todos los ingresos para la empresa:

Los cobros realizados en efectivo.
Los cheques girados a favor de la empresa.
Notas de Abono de los proveedores y/o bancos.
Donaciones obtenidas.

¿Qué se anota en el Haber?

Se anota todos lo que representa egresos para la empresa:

Pagos en efectivo de comprobantes de pago.
Cheques girados a favor de otras empresas.
Depósitos en cuentas de ahorros o cuentas corrientes de la empresa.

4.2. Libro registro de bancos

En este libro se anotarán todos los detalles en que se haya realizado el pago a
través de una cuenta bancaria.

Por lo tanto, se tendrá un libro registro para cada una de las cuentas que el
usuario tenga abierta, muy importante no mezclar los detalles de cada una de
ellas, si tiene más de una cuenta.
5. Impresos correspondientes a los servicios
bancarios básicos

Para realizar operaciones con sus clientes, los bancos disponen de una serie
de documentos internos para registrar las operaciones.

Estos documentos están impresos con los datos del banco y espacios en
blanco en los apartados a rellenar por el usuario. Éstos varían de una entidad
a otra, aunque con datos comunes.

Contrato de apertura de cuenta:

Impreso en el que una persona o varias piden al banco abrir una
cuenta en una determinada condición (interés, comisión)
Necesario un primer ingreso de dinero son tener fijado un límite.
Contrato de tarjetas débito/crédito:
Impreso por el que el usuario de una cuenta solicita al banco la
expedición de una tarjeta de crédito/ débito a nombre de los
titulares de la cuenta.
Adeudo o reintegro:
Salidas de dinero desde nuestra cuenta que tenemos en el banco,
siendo titular de la cuenta y teniendo saldo disponible.
Entrega de documentos:
Impreso para la cesión al banco por un cliente de un número
determinado de cheques. El banco adelanta el dinero de los
documentos y lo ingresa, cobrando una comisión por el servicio.
Transferencia bancaria:
Con este documento el usuario solicita a una entidad bancaria que
realice un ingreso de dinero a favor de otro (beneficiario) en la
cuenta de éste último, en su nombre.
6. Gestión de tesorería: banca online

Banca online, Banca en línea, e-banking o genéricamente Banca electrónica,

es la banca a la que se puede acceder mediante Internet. Pueden ser
entidades con sucursales físicas o que sólo operan por Internet o por teléfono.

La banca telefónica apareció en España a mediados de 1995 de la mano del

Banco Español de Crédito (Banesto) y del Banco Central Hispano (BCH).
Aunque inicialmente solo servía como medio de consulta, en la actualidad
incorpora prácticamente todos los servicios del sistema financiero.

En la lucha por atribuir un nombre adecuado a dicha innovación tecnológica,

aparecen términos como Banca online, Banca en línea, e-banking o
genéricamente Banca electrónica, aunque conviene aclarar qué se entiende
por cada una de ellos:

La banca electrónica hace referencia al tipo de banca que se realiza por

medios electrónicos como puede ser cajeros electrónicos, teléfono y
otras redes de comunicación. Tradicionalmente, este término ha sido
atribuido a la banca por Internet o banca online, pero conviene aclarar
su significado.
La banca por Internet u online comprende aquellas herramientas que
ofrece una entidad para que sus clientes hagan sus operaciones
bancarias a través de su ordenador utilizando una conexión a la red
Internet.
La banca virtual o sin presencia física. Se considera a un banco virtual
como un banco sin oficina y normalmente se asocia el concepto banca
virtual al de banca electrónica. En términos generales, este mercado no
debería denominarse virtual, siendo más adecuada la denominación de
banca electrónica o por Internet, puesto que las organizaciones
participantes en el intercambio son totalmente reales y existen
físicamente.

En este movimiento del consumidor desde la banca tradicional basada en

oficinas a un banca autónoma, los inversores particulares han sufrido un
profundo cambio en su relación con las instituciones financieras.
6.1. Ventajas y barreras

Desde el punto de vista del consumidor, la banca online ofrece una serie de
ventajas que permiten crear valor:

Comodidad y servicios de conveniencia, 24 horas al día, 7 días a la

semana. Operaciones desde casa.
Acceso global.
Ahorro en tiempo.
Ahorro en costes para el banco que pueden o deben repercutir en el
cliente. Puede ser más barato que el teléfono.
Transparencia en la información.
Capacidad de elección de los clientes.
Oferta de productos y servicios personalizados.

No obstante se ha detectado un conjunto de obstáculos o inconvenientes que

inhiben la óptima adopción de la banca online:

Preocupación por la seguridad (virus, hackers,...) y por la información

personal y confidencial.
Propia intangibilidad y separación física entre el cliente y la entidad.
Límite de servicios y burocracia off-line (solventado con el paso del
tiempo).
Ausencia de información sobre el uso y servicios ofrecidos y de
habilidades tecnológicas entre los usuarios.
Baja penetración de Internet en algunas zonas rurales o países en vías
de desarrollo.
7. Aplicaciones informáticas

En un gran número de empresas se utiliza de forma frecuente libros de

registro con el fin de detallar sus anotaciones, utilizando una hoja de cálculo.
Es fácil encontrar personal que sepa manejarlo, los programas están muy
generalizados.

En las grandes empresas con un mayor volumen de operaciones es fácil

detectar programas diseñados específicamente para su actividad, combinan
este registro con otros utilizados en otros programas como facturación o
contabilidad. Éstos al ser personalizados suelen tener un coste superior.

Por el contrario, existen programas más generalizados, mencionados

anteriormente, que su precio es menor y relacionan archivos o datos que se
encuentren dentro de mismo paquete informático.

La decisión de decantarse por uno de ellos dependerá del tamaño del negocio,
de la liquidez de la empresa y del personal formado para su manejo.
Registro y control básico de
material y equipos de oficina
ÍNDICE

1. Descripción de material y equipos de oficina .......................... 8

2. Procedimientos de aprovisionamiento de material ............... 10
2.1. Cumplimentado de órdenes de reposición de material
..................................................................................... 10

3. Gestión básica de inventarios ....................................................... 11

3.1. Definición de inventarios ............................................ 12

3.2. Función de los inventarios .......................................... 13
3.3. Tipos de inventario ..................................................... 15
3.4. Elaboración de inventarios sencillos ........................... 17
4. Criterios de valoración y control de las existencias. ............. 18
5. Utilización de hojas de cálculo. ............................................. 19
5.1. Estructura y funciones de Excel .................................. 19
5.2. Edición de hojas de cálculo ......................................... 20
Recuerda ................................................................................... 22
Autoevaluación ......................................................................... 23

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

1. Descripción de material y equipos de oficina

Por equipos de oficina entendemos el conjunto de máquinas que se usan para

realizar las tareas propias que se desarrollan en las organizaciones:
fotocopiadoras, impresoras, escáner, ordenadores, fax, teléfonos, etc.

Por otro lado, los materiales de oficina son todos los accesorios y productos
complementarios que se utilizan en los equipos de oficina para realizar el
trabajo. El material de oficina lo podemos clasificar según si es fungible o no:

Material no fungible. Se desgasta al usarlo o se deteriora, pero dura

en el tiempo y su utilización puede variar, dependiendo del material del
que se trate.

Este tipo de materiales son: las grapadoras, taladradoras, plastificadoras,

destructoras, calculadoras, cajas registradoras, papeleras, flexos, memorias
USB, teclados, tarjeteros, módulos de cajones, bandejas, etc.

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Material fungible. Se gasta por el uso. Son los materiales que se usan
para escritura y corrección (bolígrafos, lápices, correctores, gomas,
rotuladores…), papel y soportes de impresión (cartulinas, papel,
etiquetas, cuadernos, notas adhesivas, agendas…), material informático
(CDs, Vds., cartuchos de fax, de impresoras, tóner…) y otros materiales
de oficina (pegamento, grapas, clips, pinzas, fundas de plástico…).

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

2. Procedimientos de aprovisionamiento de
material

Cuando hay que adquirir material y equipos de oficina, se deben seguir unos
pasos:

Planificación. Prever la cantidad de materiales que se van a consumir,

para hacer un presupuesto.
Organización. Definir quienes solicitarán el material o equipos de
oficina.
Dirección. Motivar a las personas para que colaboren al usar el
material y los equipos y así evitar conflictos originados por su ubicación
o reparto.
Control. Se comparan las actuaciones realizadas con la planificación
que se había hecho, para modificar las posibles desviaciones y evitar
que se vuelvan a producir, dejando constancia en los partes de control o
incidencias del material.

A su vez, el proceso de aprovisionamiento como tal consta de cuatro fases:

Recepción. Se debe inspeccionar la calidad y cantidad de material al

recibirlo, para detectar posibles incidencias.
Registro. Hay que anotar la entrada o salida de material. Cada empresa
tendrá su propio sistema.
Almacenamiento. Guardar y custodiar el material para que no se
estropee o se pierda.
Entrega. Preparar el material solicitado, registrar la salida y entregarlo.

Hay algunas empresas que, debido al alto coste que genera el hecho de tener
un almacén propio, minimizan el stock de seguridad, o encargan la gestión a
alguien externo a la organización, que va suministrando el material cada
cierto tiempo (El stock es la cantidad de mercancías que se tienen en
depósito.)

2.1. Cumplimentado de órdenes de reposición

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

de material

Una orden de reposición es un documento diseñado por los proveedores de

material, para reponer el almacén cuando existe un contrato de suministro
abierto (la reposición se efectúa según la demanda) Si el proveedor no facilita
este documento, cada organización puede tener el suyo propio.

Cada departamento o persona encargada de solicitar la reposición del

material rellenará la correspondiente orden. Hay dos tipos distintos: una
orden de reposición interna y otra de reposición o suministro externo.

En una orden de reposición interna aparecerán los siguientes datos:

Membrete de la empresa.
Departamento.
Responsable.
Fecha de solicitud.
Código del material.
Cantidad solicitada.
Descripción.
Fecha de entrega.
Observaciones.
Responsable de la entrega.
Recibido por.

En una orden de suministro externo deben aparecer los siguientes datos:

Empresa proveedora.
Empresa cliente.
Número de solicitud.
Número del contrato.
Fecha del contrato.
Cantidad de material solicitado.
Descripción.
Observaciones.
Firma del solicitante.

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

3.1. Definición de inventarios

Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas

pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de

todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes,
considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial
que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta
directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como
materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y
piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de
operaciones.

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

3.2. Función de los inventarios

Podemos encontrar distintos enfoques de los inventarios, por lo tanto

podemos formar clasificaciones que descubren una serie de funcionalidades:

Inventarios en Distribución. Este tipo de inventario se utiliza para el

abastecimiento de las líneas de producción, así como la distribución
directa de clientes y proveedores, generando un enlace con el recibo de
los materiales, la transportación interna y le distribución a clientes.

Esta clasificación de inventario se forma a partir de la necesidad de mover el

material de un lugar a otro.

Los inventarios de distribución se establecen según la localización y forma de

transporte, y dependen de la estructura y diseño de la planta, así como
también por lo procesos distribuidos en piso. Los inventarios de productos
terminados finales se encuentran relacionados por los objetivos y políticas de
ventas o mercadotecnia y sus canales de distribución.

Inventarios Cíclicos. El costo de este inventario se encuentra

identificado de manera intermedia entre el costo de mantener los
inventarios y el generar más órdenes de compra y/o venta
frecuentemente. La existencia para estos inventarios aumentan o se
disminuyen por tomas de decisiones que provienen de niveles
superiores como el comprar, producir o vender. Debido a estos cambios
se pueden encontrar en diferentes ubicaciones dentro de las
operaciones.
Inventarios Amortiguadores. Estos son conocidos como inventarios
de seguridad, y surgen debido a las variaciones de la oferta y la
demanda, estas variaciones solo provocan incertidumbre en las
empresas por eso es necesario protegerse con estos inventarios dando
seguridad de que no faltaran los materiales directos a producción si se
requieren. También son recomendables cuando se trabaja con
proveedores de bajo desempeño.

Los inventarios de seguridad en proceso dan protección contra rupturas de

máquina, empleados enfermos y casos similares y en el caso de productos
terminados finales nos resguardan contra las demandas imprevistas de
clientes o fallas en la producción.

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

Inventarios Anticipados. Este a diferencia de los inventarios de

seguridad requiere de existencias anticipadas pero con el propósito de
acumularlas para ser utilizadas en necesidades futuras del cliente y/o de
producción. Esto bajo un esquema bien definido, para no elevar los
costos de inventario.

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

3.3. Tipos de inventario

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía

ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta
parte del activo es una gran variedad de artículos, y es pro eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima. Comprende los elementos básicos o

principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad
industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y
materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final
un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en
mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que
su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del
producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos
sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un
producto terminado.
Inventarios de producción en proceso. El inventario de productos en
proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el
actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y
a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes
al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va

aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de productos terminados. Comprende estos, los

artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de
productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se
encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido
vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender
directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventarios de materiales y suministros. En el inventario de
materiales y suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo

de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son
los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles
y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las
maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su
gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia
de estos varían en relación a sus necesidades.

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

3.4. Elaboración de inventarios sencillos

1. Elaborar una lista con todos los materiales que tiene la oficina.

2. Establecer el valor individual de cada uno de los materiales.

3. Contar las unidades que tiene la oficina de la lista facilitada.

4. Hacer los ajustes necesarios con los datos obtenidos.

Es importante una vez realizado el inventario, compararlo con el último

registro de material contable que tenía la empresa.

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

4. Criterios de valoración y control de las

existencias.

Para valorar el material de oficina existen distintos métodos. Vamos a ver dos
de ellos:

Precio medio ponderado: Método de valoración de existencias que

consiste en calcular el precio de las unidades totales existentes al
momento de entrada de nuevas unidades, mediante una ponderación del
precio histórico de las unidades preexistentes con el precio de las
unidades entrantes.
FIFO (fitst in first out) : la mercancía que primero entra en el almacén
es la primera que sale.

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

5. Utilización de hojas de cálculo.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos

y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y
columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas
y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces

para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos,
clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se
basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente
mediante la letra de la columna y el número de la fila.

Otras de las funcionalidades para la que actualmente se utiliza es para la

creación de bases de datos, y también para la preparación de informes,
cuadros estadísticos, planillas, etc.

Algunos de los programas de Hoja de Calculo son el Excel, que está incluido
en el Office de Microsoft; el Lotus 1-2-3, respaldada por IBM; Corel Quattro
Pro etcétera.

5.1. Estructura y funciones de Excel

5.1.1. Abrir la aplicación

Comenzaremos desde inicio de la barra de tareas; todos los programas;

microsoft office; Excel 2007.

Aquí vemos un ejemplo de todas sus partes:

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

5.2.2. Botón Office o menú Archivo

Aquí vemos algunas funciones que muestran los menús de la barra de

herramientas.

OPCIONES USOS
Nuevo Crea un documento en blanco.
Abrir Abre los documentos, su nombre y dónde se encuentra.
Cierra el documento y nos pregunta antes si queremos guardar
Cerrar
los cambios.
Pulsando el icono imprime la página; si pulsamos imprimir
Imprimir desde menú Archivo podemos elegir el número de páginas,
copias etc.
Se obtiene una vista previa de las páginas y las podemos
Vista previa
modificar antes de imprimir.

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 Registro y control básico de material y equipos de oficina

5.2. Edición de hojas de cálculo

La selección de texto se puede hacer con el ratón o con el teclado. Cuando

seleccionamos las celdas, filas, columnas y hojas, quedan en negro o azul.

Selección con el ratón.

Si hacemos clic sobre una fila se selecciona esa fila y si arrastramos el

ratón se seleccionan todas las filas hasta donde soltemos; ocurre lo
mismo con las columnas.
Si hacemos clic en la intersección de las filas y columnas seleccionamos
la hoja completa.
Si hacemos clic sobre una celda y arrastramos el ratón iremos
seleccionando celdas, que se denominan rangos (podemos seleccionar
rangos distintos pulsando la tecla control.

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Registro y control básico de material y equipos de oficina

Recuerda

El proceso de aprovisionamiento consta de cuatro fases:

recepción, registro, almacenamiento y entrega.
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, es
decir, compuesta de filas y columnas.
En una orden de reposición interna aparecen, el membrete de la
empresa, departamento, responsable, fecha de solicitud,
descripción, cantidad solicitada y código del material.
Un inventario es un registro documental de los bienes y demás
cosas pertenecientes a una o varias personas, realizado con orden
y precisión.

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