MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es una herramienta indispensable para la implementación
del sistema de control interno, en este se deben incluir todas las actividades a realizar
y establecer las responsabilidades de los funcionarios implicados para el cumplimiento
de los objetivos organizacionales.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual
se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control
interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales
son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol
y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como
una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse,
cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
Estructura del manual de procedimientos
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
1. Objetivos del procedimiento
2. Normas aplicables al procedimiento
3. Requisitos, documentos y archivo
4. Descripción de la operación y sus participantes
5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
MANUAL DE FUNCIONES
El Manual de Funciones, es un documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía
para todo el personal. El Manual de Funciones contiene esencialmente la estructura
organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones
de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada
puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho más
necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza
los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden,
etc. Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.
Es un elemento técnico donde se justifica la existencia/creación/eliminación de los
cargos. Además, sustenta los estudios de cargas de trabajo, el sistema de métricas e
indicadores y los criterios de autocontrol.
ELEMENTOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
• Análisis del cargo: Recolección y selección de datos para comprender el puesto
de trabajo. Intervienen factores intrínsecos y extrínsecos.
• Descripción del Cargo: Documento formal del contenido del cargo que
comprende los aspectos, deberes y responsabilidades.
Ejemplo:
CONTADOR: El contador público es el profesional dedicado a manejar la contabilidad
de una organización o persona. En la mayoría de los países de América Latina es un
título universitario de grado.
Enlace ejemplo Manual de funciones de una empresa:
[Link]
[Link]
1722920368%[Link]
