Planificación de la extensión: el punto de partida1

La planificación es la primera función del proceso administrativo y se considera el punto de

partida para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos
que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para
actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se
pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:

Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota con

ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en el servicio de extensión

2. La planificación está orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la

previsión.

3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas

para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio,
que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma
de decisión.

4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la

planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.

5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y

subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

1
Dr. Juan Caliva, Consultor IICA/FAO-Relaser en Educación y Extensión Agrícola, Compilador

1
 6. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el
dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa,
según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos y en todos los niveles
del servicio de extensión. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

1. La planificación ayuda a visualizar las acciones a realizar en futuro para lograr objetivos y
metas

2. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación
esta dando los resultados buscados.

3. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan

proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los
objetivos.

4. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita
al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de
cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.

5. Se hace un mejor uso de lo que se dispone

En resumen podemos decir que la planificación es la posibilidad de intervenir, decidir y actuar

sobre una realidad, un problema o una situación en un territorio para producir un cambio. La
planificación es fase la primera fase del proceso administrativo:

Por lo tanto el que planifica debe saber que está en la primera fase de un proceso y para que
tenga éxito debe completar lo planificado con las otras fases del proceso.

La planificación tiene tres niveles básicos:

Tipo Periodo Fin Instrumento

Planificación 5-10 años Visualizar cambios al futuro Plan estratégico

estratégica y como logarlos

Planificación táctica 3-5 años Consolidar metas Programa

Planificación 6 meses a 1 Logros inmediatos Proyecto

operativa año

2
NIVELES DE LA PLANIFICACION

Plan
Reforestar la cuenca
del Río
5-10 años

Programa A Programa B
Producción de árboles Capacitación de actores
forestales y frutales claves
3-5 años 3-5 años

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 1 Proyecto 2

Establecimiento de un Siembra de árboles en Capacitación en las Elaboración de Materiales
Vivero Forestal la Comunidad escuelas de la Comunidad Didácticos
Un año o menos Un año o menos Un año o menos Un año o menos

¿Para qué planificamos?

1. Para determinar necesidades y proponer soluciones

2. Construir procesos cooperativos en la comunidades

3. Enseñar a los miembros de la comunidades a organizarse para resolver problema

¿Lograre lo planificado?

La planificación tiene cuatro etapas básicas que deben ser tomadas en cuenta en su
implementación. A su vez cada etapa tiene una serie de actividades que debe ser cumplidas para
lograr lo planificado. Esas etapas se presentan a continuación:

3
 Diagnóstico

Evaluación Diseño

Ejecusión

Existe una serie de condiciones para que lo planeado se cumpla. A continuación le presentamos
las fases de la planificación y una serie actividades que deben cumplir en cada fase. Para verificar
si lo que usted ha planificado tendrá mayor a o menor posibilidad de logarse a continuación usted
encontrara un instrumento que contiene las fases de planificación y las actividades que se deben
cumplir en cada una de ellas. Ponga una “X” en la casilla del si, si usted realizo la actividad o una
“X” en la casilla del no si no la realizo. Conteste las preguntas que se le plantean de forma
objetiva. Al finalizar sume las preguntas positivas que obtuvo en la tabla que se presenta al final
del ejercicio. Identifique las posibilidades que tiene de lograr lo planificado y reflexione sobre la
retroalimentación que se brinda.

¿Lograre lo planificado?

Fase Pregunta Condición Escala

Si No

1. ¿Determinamos
adecuadamente los problemas
mediante observaciones e el
¿Cuáles son las campo, entrevistas, reuniones
1. Diagnóstico necesidades y los y encuestas?
problemas
2. ¿Hicimos el diagnóstico en
forma a participativa con
miembros de la comunidad?

4. ¿Establecimos los objetivos en

¿Qué queremos forma clara?
3. Diseño
lograr? 5. ¿Los objetivos son retadores y
realistas?

4
Fase Pregunta Condición Escala

Si No

6. ¿Se establecieron resultados

(metas) a logar por cada
objetivo planteado?

7. ¿Identificamos bien a las

¿A quiénes va personas que van a participar?
dirigido? 8. ¿Saben que va a participar en
el proyecto?

¿Cuándo se va a 9. ¿Contamos con un cronograma

hacer? de trabajo?

10. ¿Contamos con una lista de las

instituciones del sector
público, privada y academia
que nos apoyarán en el
desarrollo del proyecto?

11. ¿Están enterados los socios

¿Con quiénes lo que vamos a realizar un
haremos? proyecto en el territorio?

12. ¿Se han firmado convenios o

cartas de compromisos para
determinar aportes
obligaciones y
responsabilidades de los
socios?

13. ¿Se ha elaborado un

presupuesto del costo del
proyecto?

14. ¿Se cuenta con el dinero

¿Qué costo tendrá? para el desarrollar el
proyecto?

15. ¿Se ha solicitado aportes a

socios externos para
apoyar el presupuesto?

¿Cómo mediremos 16. ¿Se cuenta con indicares

los resultados? de logro?

5
 Fase Pregunta Condición Escala

Si No

17. ¿Se cuenta con metas

claras?

¿Se están 18. ¿Se determinó quién va

cumpliendo las realizar la evaluación?
acciones
planificadas?
13. Ejecución
19. ¿Se determinó cada cuanto
¿Los recursos se
se va a realizar la
están utilizando
evaluación de lo
correctamente?
planificado?

¿Cuáles fueron los 20. ¿Se establecieron a priori

resultados y el indicadores de logro?
14. Evaluación impacto de
nuestros
proyectos?

Total

Anàlisis de la información

Puntos obtenidos Pronostico Retroalimentación

15-20 Respuestas positivas Lo planificado tiene MUY Deberá seguir lo establecido

BUENAS probabilidad de en el presupuesto y en el
llevarse a la practica cronograma

10-15 Respuesta positivas Lo planificado BUENAS Deberán mejorase el

posibilidades proyecto e incluir las
actividades que faltan

5-10 Respuestas positivas Loa planificado tiene POCAS Deberá revisarse y

probabilidades de llevarse a replantarse lo planificado
la práctica ajustándose mejor a las
diferentes etapas de la
planificación

6
Conclusiones:

 La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está
estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organización.
 La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e
integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

 La planificación constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios

e innovaciones, definidas y seleccionadas con anticipación y debidamente programados
para el futuro.

Referencias

 CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración.

Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana. México 1999.

 TERRY, George. Principios de administración. Quinta edición. Editorial Continental.

México. 1986.