AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO”
I.E.S.T.P PEDRO A. DEL AGUILA HIDALGO
TRABAJO GRUPAL
CURSO : EQUIPOS Y AUTOMATIZACION DE OFICINAS
TEMA : MODELO DE OFICINAS CENTRALIZADAS Y
PEQUEÑAS
DOCENTE : LIC. NERI LAURA GRANDEZ PIZANGO
CARRERA : ASISTENCIA ADMINISTRATIVO
SEMESTRE :I
TURNO : TARDE
INTEGRANTES : - VELA CELIS, ANDREA CAROLINA
- CAIÑA REATEGUI, ESMERALDA
- RUIZ PARANA, FATIMA
- SALINAS RIOS, TRACY MAYRETH
- PEZO FLORES, JAMILE
- SILVA PIZANGO, ZULAY ALMENDRA
2023
I. OFICINA CENTRALIZADA
En este formato de oficinas, entra en juego la idea de que las actividades se realizan
bajo la dirección de una persona que precisamente lleva un control detallado de
cada una de las actividades tanto a realizar como realizadas. Recae en la persona
encargada de esa oficina un fuerte poder de autoridad. La responsabilidad para que
todo funcione de manera adecuada es muy alta.
1.1 VENTAJAS DE UNA OFICINA CENTRALIZADA
Una oficina centralizada brinda a la gerencia la posibilidad de ahorrar dinero,
fomentar una mayor comunicación entre los empleados y directivos y mejorar
la eficiencia de las operaciones en general. Los gastos generales se
disminuyen sustancialmente en una oficina centralizada y una empresa puede
incluso ver aumentar su productividad y el desarrollo de marca como
consecuencia del mantenimiento de su personal en un solo lugar.
Sobre Gastos generales
Una de las características más ventajosas de una oficina centralizada es la
reducción de los gastos generales de la empresa. Las instalaciones
separadas requieren acuerdos de arrendamiento, depósitos de servicios
públicos, pólizas de seguros, elementos de seguridad, equipo de oficina y
suministros y aplicaciones de red y de sistema de teléfono separados.
Sobre Recursos humanos
Un departamento de recursos humanos es un componente vital de una
empresa. Este departamento no sólo es responsable de reclutar, entrevistar,
contratar y capacitar a los empleados, sino que también sirve como
intermediario para asuntos relacionados con los cargos de seguridad en el
trabajo, el acoso y la discriminación. Una oficina centralizada con un solo
departamento de recursos humanos puede resolver rápidamente los
conflictos y problemas que puedan surgir, disminuyendo la responsabilidad
de la empresa con respecto a las cuestiones de derecho laboral.
Sobre la Comunicación
La comunicación mejora en una oficina centralizada donde los empleados y
los gerentes tienen la oportunidad de interactuar en persona, en lugar de
comunicarse por teléfono y correo electrónico. Las reuniones de empresa,
conferencias y seminarios de capacitación se llevan a cabo comúnmente en
un ambiente de grupo, en lugar de en formato individual, asegurando que
todos tengan la misma información.
Gerencia
Los equipos de gerencia pueden operar de manera más eficiente y rentable
en una oficina centralizada. Los gerentes que están repartidos entre distintas
oficinas o que sean administradores ausentes suelen ser menos eficaces
porque no hay un contacto regular con los empleados. Las empresas que
emplean a administradores individuales para las ubicaciones individuales
también aumentan la nómina a través de la adición o duplicación de los
puestos del personal.
Sobre la Cohesión y consistencia
Los empleados que trabajan juntos como un grupo colectivo llegan a conocer
los estilos y enfoques de trabajo de unos y otros y suelen ser más capaces
de colaborar en proyectos en grupo. Una oficina centralizada también
aumenta su capacidad de ser consistente a través de todos los canales, con
todos los empleados trabajando bajo el mismo conjunto de directrices en
materia de desarrollo de la marca y de atención al cliente.
Sobre Compras
Las compras centralizadas tienen muchas características de ahorro de
costos. Los gerentes de compras pueden comprar en grandes cantidades a
costos reducidos y pueden mejorar la gestión de inventario y evaluar las
necesidades de la empresa.
Sobre Planificación y capacitación en múltiples áreas
La planificación es simplificada a través de una oficina central. Un equipo
más grande en un solo lugar tiene una mayor capacidad para cubrir o
reemplazar a los empleados que faltan que las ubicaciones pequeñas.
Además, el entrenamiento en múltiples áreas entre los departamentos es
más fácil en una oficina centralizada, fomentando el conocimiento de las
funciones de trabajo entre departamentos.
Sobre Viajes
La necesidad de viajar se reduce mediante el establecimiento de una oficina
centralizada. Los empleados de las oficinas satélites toman tiempo fuera del
trabajo e incurren en gastos de viaje cuando se transportan de un lugar a
otro para reuniones y otros eventos relacionados con la empresa y las
actividades.
1.2 DESVENTAJAS
Las principales desventajas que aporta este modelo administrativo son las
siguientes:
Las personas que ocupan niveles inferiores tienen menos motivación
laboral para crecer en la empresa, ya que su posición no les permite
ejercer liderazgo, sino que tan solo deben seguir las órdenes y apegarse
a los que dicten sus superiores.
La toma de decisiones solo puede realizarse por quienes tienen el nivel
jerárquico para hacerlo y, en caso de que no estén disponibles, no se
puede actuar rápidamente.
Las personas encargadas de la toma de decisiones pueden estar
aisladas de la realidad de quienes se encuentran en niveles
inferiores, por lo que pueden existir problemas para comunicar el
malestar y mejorar las condiciones.
Las personas con alto nivel jerárquico están sometidos a una
gran presión debido a la gran cantidad de trabajo y responsabilidad.
II. OFICINA PEQUEÑA
2.1 ¿QUÉ ES UNA OFICINA PEQUEÑA?
Es el tipo de oficina que funciona con muy pocos empleados, aquí está
presente el gerente y el jefe. Es un tipo de oficina que no supera los 50 m2.
Es un lugar ideal para profesionales que buscan una zona tranquila e
independiente para laborar y organizar mejor sus tiempos.
La mayoría de estas oficinas se encuentran en edificios modernos con
ventanas especiales que evitan el ingreso del ruido. Sin duda, reúnen todas
las características para trabajar en óptimas condiciones.
2.2 ¿QUÉ ASPECTO TIENE UNA OFICINA PEQUEÑA?
El diseño de una oficina pequeña es eficiente y busca un equilibrio entre un
ambiente inspirador y eficaz. Así puedes encontrar la inspiración para
trabajar mientras mantienes un cierto grado de intimidad que te ayuda a
hacer tu mejor trabajo.
2.3 CONSEJOS PARA EL DISEÑO DE OFICINAS PEQUEÑAS
Utiliza amplias ventanas que iluminen tu ambiente
Si vas a diseñar una oficina y si es pequeña, debes tener amplias
ventanas porque es básico para mantener una buena iluminación. En
caso decidas usar cortinas, procura que sean lo más claras o
transparentes para aprovechar este recurso que la naturaleza nos ofrece.
¡Siempre será beneficioso usar luz natural! Otra buena opción es ocupar
los espacios de las ventanas para instalar escritorios que sirvan de
espacio de trabajo. Si decides hacer esto, usa elementos pequeños y solo
los necesarios.
Elige colores claros y luminosos
El uso correcto de colores nos ayudará a expandir visualmente el espacio.
Por ello te proponemos que uses colores claros y muy luminosos para que
tengas una mayor sensación de amplitud. Algunas buenas opciones de
color son los blancos, cremas, piedras y amarillos, pues estas opciones
de colores son ideales para hacer crecer cualquier espacio. Pero también
puedes elegir por tonos de colores que últimamente están de moda,
siendo estos los tonos pastel como el verde, el rosa, azul, celeste o el lila.
El techo es otro elemento importante que debemos usar a nuestro favor.
Si lo pintamos de blanco o del mismo color que el resto de las paredes
conseguiremos ganar espacio de forma visual. Finalmente, si lo que
deseas es ganar espacio visual, puedes pintar una pared ocupada con
estantería de un fondo oscuro, para que ofrezca la sensación de mayor
profundidad. Algo que también llenará de estilo tu espacio.
Aprovecha todos los espacios
En una oficina pequeña, ocupar todos los espacios de manera inteligente
es básico e indispensable. Ya sea ocupando las partes medias o altas de
las paredes, o incluso poniendo colgantes desde el techo, todo espacio
es útil. Pero cuidado, tampoco exageres y termines aglutinando cosas de
forma inútil. Otro elemento a utilizar son los corchos o las pizarras de
pared. Puesto que nos ayudarán a organizar y visualizar todas las tareas
que tengamos pendientes y como van en la pared, ocupan poco y se
aprovecha muy bien el espacio.
Aplica un diseño de oficinas utilizando elementos pequeños
Si tu oficina es pequeña, lo mejor es usar objetos pequeños para que te
acompañen. Algo que también ofrecerá una sensación de espacio mucho
más grande. Algo que también puedes utilizar para decorar o acompañar
tu espacio son pequeñas plantitas. Le darán vida al lugar y llenarán de
buena energía.
Organiza todas tus herramientas de trabajo para el diseño de tu
oficina
Básico e indispensable. Cada cosa en su sitio y bien ordenado para que
el espacio no se sobre ocupe. Para ello lo mejor hacer limpieza
periódicamente y de forma frecuente, eliminando todo lo superfluo y que
no utilizas. Es preciso que en tu mesa de trabajo tengas lo justo y
necesario.
Algunos elementos que te pueden ayudar son armarios, colgaderas,
estanterías de pared, parantes y cajoneras. Todo aquello que pueda
ayudarnos a ganar espacio pero saturarlo. Los estantes sueltos en la
pared pueden ser una gran opción pero usa cajas o contenedores para
que todo se encuentre en orden.
ANEXOS
Imagen de una oficina centralizada
Imagen de una oficina pequeña
