CÓDIGO: P-SG-03
GESTIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN: 03
FECHA EMISIÓN: 01-Ago-19
FECHA REVISIÓN:26-Jul-22
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1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la planificación de los cambios que
puedan afectar a la organización, identificando los peligros y riesgos relacionados,
consecuencias potenciales para la organización, disponibilidad de recursos y
asignación de responsabilidades.
2. ALCANCE: Aplica para cambios que se presenten en nuestra organización y afecten
al SGC.
3. RESPONSABLES: Líderes de proceso.
4. TERMINOLOGÍA:
• ANÁLISIS DEL CAMBIO: Proceso que permite reconocer las existencias y
características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en
los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.
• CAMBIO ORGANIZACIONAL: Es la capacidad de adaptación de las organizaciones
a las transformaciones del ambiente interno y/o externo. Modificación significativa de
un proceso, instalación o equipo ya existente.
• GESTIÓN DEL CAMBIO: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para
identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos
proyectos.
5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO
5.1 IDENTIFICACIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO
Cada vez que se genere algún cambio en los procesos de la organización, los líderes de
proceso deberán realizar el análisis del impacto en la organización.
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Los cambios organizacionales pueden ser:
Cambios Cambios Cambios de Cambios en los
estructurales tecnológicos personal procesos
• Estos cambios • Este tipo de • Se dan cuando • Estos suelen ocurrir
afectan la cambios abarcan la existe alguna cuando se pretende
estructura introducción de modificación a nivel mejorar la
organizacional y nuevas de recursos eficiencia del
pueden originarse herramientas humanos.Pueden trabajo y la
por ajustes, tecnologicas en los presentarse cuando productividad.
modificaciones en procesos. Estos ingresa una nueva Suelen ser cambios
los procedimientos cambios se han persona, cuando se importantes en
o en la estrategia implementado para presenta un retiro, búsqueda de la
de la empresa. mantener a la ascenso que afecta innovación.
Este tipo de organización a la el desarrollo de la
cambios podrían vanguardia, pueden operación.
implican cambios implicar el
de funciones entre desarrollo de
las personas, software, compra
interaccion entre de recursos
los procesos, tecnologicos y el
creación de nuevas ajuste de procesos.
areas y
dependiencias, etc.
Estos cambios suelen fácilmente relacionarse, por ejemplo, si la alta dirección planea
adquirir un software para la planeación de toda la operación, esto es un cambio
tecnológico, donde puede cambiar la forma de hacer negocios (cambio estructural), se
requiere contratar personal experto en el uso y desarrollo del software (cambio de
personas) y estos cambios directamente van a cambiar el desarrollo de actividades y a
suprimir tareas (cambios en los procesos).
6. ROL Y RESPONSABILIDAD
Para la gestión del cambio se definen los roles y responsabilidades de la siguiente manera:
DIRECTIVOS: Encargados de dar la directriz para la implementación de cambios
organizacionales, se encargan de definir recursos físicos, tecnológicos, humanos y
financieros.
LÍDERES DEL CAMBIO: Identifica, solicita, ejecuta el cambio.
COLABORADORES: Participan activamente en el proceso de ejecución o desarrollo de
las acciones y materialización del cambio.
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Propuestas de la gestión del cambio
Los cambios pueden ser direccionados por los Directivos de la Organización, como, por
ejemplo: cambios en los objetivos estratégicos, objetivos de negocio o la misión y visión
de la empresa. Estos cambios son analizados, planeados y aprobados por la alta
Dirección.
Para abordar cambios tecnológicos su planeación y ejecución se aborda como proyecto,
sus actividades son documentadas de acuerdo a las fases de este.
De forma general es importante:
1. Entender: claros los objetivos, beneficios e impactos del
cambio a implementar
2.Planear: Actividades a ejecutar, recursos a utilizar y
definir responsables
3. Implementar: Poner en práctica actividades, nuevas
practicas, etc.
4. Comunicar: Asegurar que las personas conozcan el
cambio
Comunicar el plan de gestión del cambio
Se debe comunicar a los diferentes equipos de trabajo del proceso, el cambio para que
conjuntamente trabajen con el responsable del Proceso.
Documentar el cambio
Los cambios hacen parte de las situaciones que pueden registrarse en el formato de
planes de acción ya que este contiene: descripción de la situación, causas (antecedentes
del cambio), actividades de desarrollar, responsables y fechas de ejecución.
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Nota: Para los cambios que impactan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se pueden
documentar en el formato Planes de Acción y/o en el Formato Gestión del Cambio
7.7 DOCUMENTOS Y ANEXO
Formato Planes de acción
Formato Gestión del Cambio
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS AL SISTEMA
FECHA VERSIÓN OBSERVACIONES
01-Ago-19 01 Creación del documento
6-Dic-21 02 Actualización de Código
26-Jul-22 03 Ajuste de metodología de gestión de cambio
EMITE REVISA APRUEBA
DIANA ZAMBRANO YUDI GARCIA DAVID TABARES
Coordinadora SGC Coordinador SGC Gerente Administrativo y Financiero
