Project Charter
A. Información General
Nombre del Proyecto Contraer matrimonio Fecha de Preparación 30/08/2023
Patrocinador: Luis Melgar Cruz Palacios Fecha de 30/08/2023
Modificación:
Nicole Palomino Chirinos
Preparado por: Roman Viruez, Carlos Manuel Autorizado por: Anccasi Casavila,
Misajel Chávez, Steven Harold Johan
Andrés
Galvez Rupa, Alex Aderly
B. Propósito del Proyecto (descripción del producto o servicio)
El objetivo del proyecto es unir vidas en matrimonio y celebrar este compromiso con sus seres queridos.
Se refleja la esencia de la celebración de un matrimonio proporcionando a los invitados un entorno
emotivo y significativo para presenciar y compartir esta ocasión especial. De la misma forma se busca
garantizar que cada aspecto de la boda, desde la ceremonia hasta la recepción refleje la personalidad y los
valores de los novios creando recuerdos que perdurarán toda la vida.
Se busca guiar, apoyar y asesorar en la tarea de organizar una boda a una pareja de novios, para ello, se
necesita estar al cuidado de los detalles para antes, durante y después del evento. Además, la boda
presentará un adecuado manejo en lo que implica a organización, planificación, producción, diseño y
ejecución.
C. Objetivo del Proyecto
Metas de la Organización Objetivos del Proyecto
Garantizar que todos los aspectos de la boda estén
cuidadosamente planificados y organizados, desde Detallar los elementos de la ceremonia, como
la elección del lugar y la selección de proveedores votos matrimoniales, música y participación de
hasta la elaboración de un presupuesto detallado y familiares y amigos.
un cronograma de actividades.
Lograr que la recepción sea un evento exitoso y
Contratar a proveedores clave, como fotógrafo,
agradable para los invitados, con buena comida,
planificador de bodas, florista y músico.
entretenimiento y un ambiente festivo.
Mantener el gasto de la boda dentro del
Organizar la recepción, incluyendo la disposición
presupuesto establecido, evitando costos
de mesas, menú de comida y bebida, y actividades
inesperados y sorpresas financieras.
de entretenimiento.
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Asegurar que todos los aspectos legales del
Programar y realizar pruebas de vestuario para
matrimonio se cumplan adecuadamente,
asegurarse de que los atuendos de la boda estén
incluyendo la obtención de licencias y registros
listos y se ajusten correctamente antes de la boda.
necesarios.
Asegurar que cada detalle de la boda esté alineado Identificar posibles riesgos y contratiempos que
con la visión y los deseos de la pareja, reflejando su puedan surgir durante la planificación y
personalidad y estilo. desarrollar estrategias para abordarlos.
Evitar contratiempos significativos durante la boda,
como problemas con proveedores, clima u otros
imprevistos que puedan interrumpir la celebración.
D. Alcance del Proyecto
❖ Resultados del Proyecto.
❖ La documentación del plan organizado del matrimonio
❖ Presentación de los documentos en las organizaciones correspondientes
❖ Entrega de los permisos de Defensa Civil
❖ Contratos del personal de buffet
❖ Contratos con las empresas de filmación, animación, música, etc.
❖ Realización del compromiso
Contenido del Proyecto.
❖ Presentación
❖ Información general
Localización
Lista de Actividades
Lista de Invitados
Lista de Ubicación de los invitados
Menú del buffet
Permisos legales
Lista de precios
Lista de Música
Ambientación del local
Exclusiones .
❖ No se considera la seguridad en el evento
❖ No se considera dentro del proyecto el contratar al responsable jurídico ni religioso que realizará el
matrimonio
❖ No se considera la vestimenta en ningún aspecto
❖ No se considera la limpieza del local posterior al evento.
Stakeholders claves.
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PRINICIPALES:
❖ Director del Proyecto: Anccasi Casavilca, Harold Johan
❖ Wedding Planners:
Román Virhuez, Carlos Manuel
Misajel Chávez, Steven Andrés
Galvez Rupa, Alex Aderly
❖ Padrinos
❖ Inivitados
❖ Novios (Luis Melgar Cruz Palacios, Nicole Pamela Palomino Chirinos)
Secundarios:
❖ Empleados
❖ Residentes contiguos
Hipótesis o Suposiciones.
❖ Los Novios facilitaran el pago correspondiente en las fechas acordadas para que no haya
inconvenientes.
❖ Los Wedding Planners asignarán al personal adecuado a cada área que se cubre en el contrato, así
como la supervisión de que estos cumplan con sus funciones correctamente.
❖ Los servicios brindados por la organizadora del evento cumplirán todos los requerimientos de los
novios
❖ Se contará con todos los trámites y permisos legales correspondientes para la realización del
compromiso.
Restricciones.
❖ El horario de trabajo del personal es de 8:00 am hasta 5:00 pm.
❖ El plazo para la realización de los preparativos es de 2 meses.
❖ Presupuesto limitado
❖ El ingreso al compromiso es restringido para quienes estén incluidos en la lista de invitados
E. Factores Críticos de Éxito del Proyecto
Presupuesto Gestionado: Se debe mantener un control de los costos, debido a que un presupuesto
administrado correctamente evita futuros problemas financieros para los novios
Selección de proveedores de calidad: Elegir siempre a los proveedores más confiables y de calidad con
buena reputación
Gestión del tiempo: Cumplir con los plazos preestablecidos para que todo esté listo para el día de la boda
Resolución de problemas: Tener la capacidad de resolver problemas y mantener la calma
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Satisfacción de los novios e invitados: Asegurar que todos tengan una experiencia grata genera
satisfacción y éxito del proyecto
Documentación y registros: Registrar a detalle todas las actividades y acuerdos para la transparencia del
proyecto
Seguridad y emergencias: Contar con un plan de emergencia ante situaciones que las requieran durante la
ejecución del proyecto
Legalidad y documentación: Garantizar que todos los documentos obtenidos sean correctos para evitar
problemas legales a futuro
F. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel
Estimación de recursos requeridos:
Recursos Materiales:
- Carta de invitaciones
- Bocaditos
- Equipos de luces fiesteras y equipos de sonido
- Ambientación
- Equipos para el DJ
- Transporte
- Tramitación
- Local para el matrimonio
- Iglesia
- Equipo para Bar tender
- Ambientación
Recursos Humanos:
- Camarógrafos
- Personal de seguridad
- Personal de meseros
- DJ
- Catering (banquete)
- Recepcionista (hombre o mujer)
- Personal de limpieza
- Personal para el transporte
- Juez
- Sacerdote
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Costo Estimado del Proyecto:
Beneficios Estimados:
- Beneficios Intangibles:
- Lograr un matrimonio unido y recordado
- Construir a partir de este sacramento, lazos más fuertes de los familiares con los recién casados
- Crear la meta de la unión infinita de la pareja
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- Beneficios Tangibles:
- Satisfacer y cumplir todas las expectativas y deseos que quisieron los recién casados para este
compromis
- Buscar recursos y servicios que brinden una buena atención y a la vez manejen un precio moderado, de
acuerdo con el presupuesto con el que contó la pareja.
- Concluir con el matrimonio de la pareja
Estimación de Fechas a Programar:
Fecha de inicio: 03/09/2023
Fecha de término: 04/09/2023
G. Autoridad del Proyecto
• Autorización
Sponsor: Carlos Román Virhuez, Nicole Palomino Chirinos
Director del proyecto de casamiento: Anccasi Casavilca, Harold Johan
• Gerente del proyecto
Nombre: Anccasi Casavilca, Harold Joan
• Comité de Seguimiento (Dirección)
Director del proyecto: Anccasi Casavilca, Harold Johan
Wedding Planners:
Román Virhuez, Carlos Manuel
Misajel Chávez, Steven Andrés
Galvez Rupa, Alex Aderly
H. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades
Comité del proyecto:
- Debe estar de acuerdo con la visión, alcance y funcionalidad a desarrollar en el proyecto
- Se debe evaluar y seleccionar al personal con el que contará el proyecto
- Se debe evaluar y seleccionar al proveedor con el que se desarrollará el proyecto
Sponsor del proyecto: Responsable de patrocinar el proyecto, incluyendo:
- Definir la visión del proyecto
- Obtener el financiamiento del proyecto
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- Brindar todos los documentos necesarios para la ejecución de actividades programadas
- Buscar una comunicación constante con los responsables del proyecto
Gerente del proyecto u organizador de la boda: responsable de la gestión, planeamiento y control del
proyecto de manera que se ejecute con éxito el proyecto
- Mantener reuniones con los novios para comprender sus expectativas con respecto a la boda
- Establecer un presupuesto para la boda
- Seleccionar y contratar a proveedores clave
- Coordinar fechas y horarios para las actividades de la boda
- Gestionar la logística de la boda
- Tener planes ante riesgos o imprevistos durante la ejecución del proyecto
- Registrar toda actividad realizada durante la boda
Supervisor del proyecto:
-Supervisar y coordinar que todas las actividades se realicen de acuerdo a los establecido
- Asegurar que los invitados y los novios se sientan comodos
- Asegurarse de que todas las actividades se realicen de acuardo al cronograma
- Estar preparado para cualquier imprevisto
- Verificar que los novios y proveedores se mantengan en constante comunicación
- Supervisar la calidad de los alimentos que estarán disponibles durante el evento
- Supervisar la documentación solicitada a los novios
- Garantizar y supervisar la seguridad de todos los invitados y novios
- Resolver dudas durante la ejecucion del proyecto
- Coordinar el cierre del proyecto
- Asegurarse de que las actividades finales del proyecto se gestionen de manera adecuada
I. Firmas
Nombre/Función Firma Fecha
Harold Johan Anccasi Casavilca / 1/09/2023
Director del proyecto
Galvez Rupa Alex Aderly / 1/09/2023
Wedding Planner
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Steven Misajel Chávez /
Wedding Planner
01/09/2023
Carlos Manuel Román Virhuez / 01/09/2023
Wedding Planner
Luis Melgar Cruz Palacios / 01/09/2023
Patrocinador del proyecto
Nicole Pamela Palomino Chirinos / 01/09/2023
Patrocinador del proyecto
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