CARTA CONTROL INTERNO
GENERALIDADES
Llamada también Carta de Recomendaciones o Carta a la Gerencia, es un informe menos
detallado que el informe largo y complementario al dictamen y es elaborada manteniendo
los aspectos éticos de un auditor, mostrando confidencialidad y asegurando confiabilidad de
los hallazgos encontrados durante una auditoría , es emite a la alta dirección de la empresa
ya sea en entidades públicas o privadas, conteniendo una serie de observaciones sobre
aspectos de control interno, contables y administrativos, formulando recomendaciones a
efecto que la administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones
reveladas.
Nuestro trabajo presenta dos (02) cartas de control interno de auditoría elaboradas del
ejercicio económico 2019 (entidad gubernamental) y 2013 (entidad privada).
CARTA CONTROL INTERNO - ENTIDAD GUBERNAMENTAL
Entidad auditada : Municipalidad Distrital de Independencia
A los Estados Presupuestarios y Financieros por el año terminado
al 31 de Diciembre del 2019
CICLO : Sub Gerencia de Logística
HALLAZGO: DEFICIENCIA EN LA COMPILACIÓN, CUSTODIA Y ARCHIVO DE LAS
ACTAS DEL LIBRO DE PROCESOS DE SELECCIÓN.
Personal de la Sub Gerencia de Logística, viene llevando un inadecuado manejo en la
compilación custodia y archivo de las actas de los diversos procesos de selección que lleva
la entidad lo que resulta por la falta de supervisión del jefe del área de esta Sub Gerencia de
Logística.
Esta situación transgrede lo señalado en La Ley de Contrataciones del Estado Ley 30225
aprobado por D.S. 082-2019-EF que señala El artículo 27 del Reglamento aprobado
mediante Decreto Supremo N° 184-2008-EF (vigente hasta el 8 de enero del 2016) dispuso
en sus dos últimos párrafos lo siguiente:
*Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias
deberán incorporarse al Expediente de Contratación. Para tal efecto, toda Entidad contará
con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones
Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección. debidamente foliado
y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente,
también podrá incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantía o contar con un
libro de actas para este tipo de procesos de selección. El órgano encargado de las
contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros."
Efecto
Documentación que contiene procesos de selección sin arreglo a las normas de
Contrataciones con el Estado (OSCE).
Conclusiones
Deficiencia en la compilación, custodia y archivo de las actas del libro de procesos de
selección.
Recomendaciones de la Carta de Control Interno
La Gerencia Municipal disponga, los Comités de Procesos de selección que deberán
cumplir con todas las exigencias que señala la Ley de Contrataciones del Estado con
arreglo a lo que dispone en Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar
en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación. Para tal efecto,
toda Entidad contará con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y
Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección,
debidamente foliado y legalizado.
Recomendaciones nuestras
Las áreas involucradas deberán estar en constante capacitación acorde a las
modificaciones generadas por la Ley de Contrataciones del Estado (Ley Nº30225); además,
el comité seleccionado para dicho procedimiento de selección (Ley Nº31638 Ley de
presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2023), debe estar capacitado y
debidamente informado, teniendo en cuenta que no exista nepotismo entre los miembros
del comité y los postulantes a las convocatorias permitiendo así un competencia libre y
limpia, acorde a las necesidades que se requiere cubrir en cada proceso de selección.
Además, el correcto llenado de la información procedente de las licitaciones, obras públicas,
entre otras, deberá estar archivado correctamente y ser saneado por un personal fuera del
comité de selección, así como la supervisión de los mismos deberá ser hecha por un
personal capacitado.
Implementar una directiva interna en la que el comité de selección responsable emita su
informe dando veracidad de la autenticidad de los documentos presentados por los
participantes en el proceso de selección.
CARTA FIANZA
CARTA CONTROL INTERNO - ENTIDAD PRIVADA
Entidad auditada : OECHSLE
Auditoría a los Estados Financieros del periodo
2012
CICLO : Área de contabilidad.
HALLAZGO: EL PERSONAL DEL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
OECHSLE NO CUMPLE CON SUS FUNCIONES EN FORMA OBJETIVA
Los servidores del Área de Contabilidad de la empresa OECHSLE, no cumplen sus
funciones en forma oportuna; originando una serie de inconvenientes de carácter
administrativo, tales como: no tomar decisiones con la prontitud que el caso requiere, no
cumplir con las obligaciones en forma puntual, entre otros; en perjuicio de la entidad.
Estos hechos se originan por la falta de herramientas de gestión que permitan un
seguimiento y monitoreo constante por parte del Área de Contabilidad.
Efecto
El Área de Contabilidad de la empresa OECHSLE, no procesa la información en todas sus
fases.
Los archivos de contabilidad de la empresa OECHSLE no cuentan con sustentación con
respecto a la actualización de estos; tampoco cuenta con sustentó la elaboración de sus
balances mensuales.
Conclusiones
Deficiencia en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Recomendaciones
Es conveniente que el Gerente General, el Gerente de Contabilidad y los demás gerentes
de las diferentes áreas, se pongan en coordinación para que elaboren el Manual de
Organización y Funciones de las diferentes áreas operativas.
Recomendaciones nuestras
La elaboración de un manual de Organización y Funciones es un paso fundamental.
Además de implementar dicho manual, se deberá capacitar al personal o contratar a un
profesional acorde al perfil, para que el llenado de los libros se realice de la manera más
adecuada posible. Cabe resaltar que la información contenida en los estados financieros, es
tomada de los registros que se realizan de manera mensual; como se observa en el caso
mostrado, el registro de los libros, así como de la información concerniente a los
movimientos diarios de la empresa no tiene un orden y tampoco muestra un registro propio
de la contabilidad.
por ello, la contratación de un personal capacitado, que realice un ajuste total, así como el
llevado adecuado de la información de la empresa es esencial y fundamental, ya que, de la
información obtenida se puede monitorear la rentabilidad de la empresa, así como la futura
toma de decisiones tanto de inversión como financiamiento.
