Comprobantes registrables
INTRODUCCIÓN.
Los comprobantes son uno de los componentes de la contabilidad estudiados
en esta unidad, su concepto, características, clasificación y doble función,
contable y legal, ya fueron desarrollados. Con el objetivo de acercar al alumno
a la realidad de la contabilidad financiera en las distintas organizaciones,
realizaremos una breve descripción de los comprobantes registrables y no
registrables más relevantes del sistema contable.
Factura: es el documento que respalda la compraventa de bienes o prestación
de servicios. En la misma se detalla el concepto de lo vendido o servicio
prestado, su precio y forma o condiciones de pago.
En caso que la forma de pago sea a crédito o cuenta corriente, este documento
indica la deuda del comprador con el vendedor. Sirve a uno como a otro para
contabilizar la operación realizada: compra a pagar para el comprador y como
venta a cobrar para el vendedor.
Se emite un comprobante original, que queda en poder del comprador; y el
duplicado, que queda en poder del vendedor.
A modo de comentario, resaltamos que por disposiciones impositivas, que se
abordaran en otras materias, existen distintos tipos de facturas:
Las que emiten los responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado,
Facturas “A” (para otros responsables inscriptos), facturas “B” (para
consumidores finales, exentos en iva y monotributistas). Las Facturas “C”, son
emitidas por las personas exentas en el impuesto al valor agregado como así
también las adheridas al sistema simplificado del monotributo, para todo tipo de
persona a la que le realizan una venta.
Ticket: este comprobante al igual que la factura respalda la compraventa de
bienes o prestación de servicios, con la particularidad de que quienes lo emiten
realizan ventas masivas a consumidores finales, es decir a personas que
adquieren el bien o servicio para consumo propio (son los emitidos en los
bares, restaurants, playas de estacionamiento y todo otro comercio minorista).
Otra particularidad es que son emitidos a través de máquinas electrónicas
homologadas por AFIP, denominadas controladores fiscales, como las que
vemos en las cajas de los supermercados. Estas máquinas simultáneamente y
en correspondencia con los documentos originales que se entregan al
comprador, imprime una cinta testigo que queda en el interior del controlador
fiscal como prueba de la operación realizada, esta cinta tendría la validez del
duplicado que se queda el vendedor en el caso de la factura. Cabe mencionar
que alguno de estos equipos pueden emitir también ticket factura, “A” y “B”.
El ticket debe contener, al igual que la factura, los datos del ente emisor:
apellido y nombre, o razón social, domicilio comercial, número de cuit; la fecha
de emisión la numeración consecutiva y progresiva, el monto de la operación y
la leyenda consumidor final.
Nota de Débito: este comprobante notifica el aumento de una deuda, en él se
detalla el motivo, por ejemplo: cargo por intereses; facturación por error de
menos; pago de algún gasto por cuenta del cliente como flete, comisiones;
entre otros.
El documento original, se le envía al deudor y el duplicado se lo queda el
vendedor, quien lo emitió.
Nota de Crédito: este documento notifica la disminución de una deuda,
también detallando en el mismo el motivo, por ejemplo: devolución de
mercaderías; error en la facturación de más; bonificación o descuento, etc.
El documento original, se le envía al deudor y el duplicado se lo queda el
vendedor, quien lo emitió.
Recibo: su finalidad es dejar constancia de que el emisor y firmante declara
haber recibido de otra persona una suma de dinero determinada de dinero u
otros valores o bienes, indicando el concepto o motivo: cancelación total o
parcial de una deuda, seña, préstamos, etc.
Para quien pagó o entregó dinero, este documento es un respaldo jurídico de
haber realizado el mencionado acto y contablemente respalda su registración
contable. Para la parte que cobra, este comprobante le sirve de control y
respaldo para la registración de ingreso de dinero y de otros valores o bienes.
El original, se le entrega a la persona que realiza el pago.
El duplicado, queda en poder de quien cobra o recibe
Recibo de pagaré: es la constancia escrita en la que el emisor y firmante
declara haber recibido de otra persona un pagaré. En el pagare se deja
expresado por escrito el compromiso de pago de cierta suma de dinero, en una
fecha establecida (vencimiento) y en un domicilio determinado.
En cuanto al recibo de pagare original y duplicado, se aplica lo mismo que al
recibo común.
Minuta Contable: se utiliza para registrar y respaldar aquellas operaciones
internas, como es el caso de los asientos de ajustes (costo de mercadería
vendida, diferencias de inventario, quebrantos por siniestros, costo de
mercadería, amortizaciones, etc.) y cierre de ejercicio.
Los siguientes comprobantes son emitidos por el banco con el que opera la
organización, generalmente no se emiten físicamente en papel, sino que se
toma conocimiento de los movimientos que respaldan al acceder al resumen
bancario.
Nota de Crédito Bancaria: es la constancia de un crédito en la cuenta, es
decir un aumento en la cuenta bancaria que puede ser provocado entre otros
por: depósitos, transferencias recibidas, acreditación de préstamos, etc.
Nota de Débito Bancaria: en este caso el banco efectúa una disminución del
saldo bancario de la organización como consecuencia por ejemplo de: gastos
bancarios, intereses, sellados, percepciones impositivas, cobro de préstamos.
Comprobantes no registrables:
Remito: es emitido por la parte vendedora para ejecutar la entrega de los
bienes al domicilio indicado por el comprador, por tal motivo este comprobante
no se utiliza en la prestación de servicios.
Su objetivo es acompañar la mercadería vendida, comprobar su entrega y
conformidad por parte del comprador quien debe firmar el remito contra entrega
del bien. Por eso en este documento se detalla el bien a entregar.
Para la parte vendedora, si bien no es un comprobante a registrar en el libro
diario, le sirve para controlar las salidas de mercadería de los depósitos, dar a
conocer al encargado del transporte las entregas y controlarlas, facturar lo
vendido sobre la base de lo efectivamente entregado. Para la parte
compradora, le permite controlar lo recibido con lo pedido y con la factura que
recibirá luego para pagar.
En cuanto al número de ejemplares, varía según el número de intermediarios.
El original siempre queda en poder del comprador, el duplicado en poder del
vendedor, y puede haber un triplicado para el transporte e incluso un
cuadruplicado si interviene una empresa de seguros para cubrir los riesgos que
puedan sufrir las mercaderías en el traslado.
Existen otros comprobantes no registrables que no desarrollaremos pero si nos
parece importante mencionarlos como: solicitud de cotización, orden de compra
o nota de pedido, nota de venta, orden de pago entre otros.
Para finalizar queremos recordar que los comprobantes son documentos
formales que para su diseño y confección deben respetar determinadas normas
prescriptas por la legislación vigente y por las disposiciones de los organismos
de fiscalización y control. Por eso le dejamos esta pequeña reseña sobre la
evolución de la normativa que los alcanza.
A partir de 1998 la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), inicia
un proceso de regulación sobre emisión de comprobantes, registración de
operaciones e información (RG 3419) que cambia todo el sistema establecido
hasta el momento por los usos y costumbres. En el año 2006 estableció un
régimen especial para la emisión y almacenamiento electrónico de
comprobantes originales dando origen a la “Factura Electrónica” (que alcanza
también a las Notas de Débito y Crédito), también llamada comprobante fiscal
digital o e-factura.
Para la emisión de estos comprobantes se pueden utilizar dos alternativas:
1) Servicio Comprobante en Línea o Facturador Móvil, a través de la página
web de AFIP.
2) Webservices: en este caso se requiere un sistema informático que lo
implemente.
Los comprobantes manuales se utilizaran únicamente como comprobantes de
resguardo ante inconvenientes técnicos.
