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Microsoft Access (tarea)
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático
denominado Microsoft 365. Una base de datos colección de datos de un mismo contexto y
ordenados sistemáticamente en tablas. Primero se debe esquematizar las actividades que
realizaremos y distribuirlas. Al iniciar se elige la base de datos en blanco, aquí te saldrá un
cuadro para poner el nombre y ubicación de la nueva base de datos. Las tablas son
importantes ya que en ellas se almacenarán y distribuirán los datos.
Tienes que ir al menú “Crear” y seleccionar el botón “diseño de tablas”, en ese momento, se
activara el menú “diseño”; este te permite ver la vista de diseño de la tabla, permite establecer
y modificar su estructura, definir los campos que contendrá (sus nombres, tipos y comentarios
sobre estos campos). Es recomendable que hayas diseñado la estructura de base de datos en
papel sobre las actividades que realizaras, para que no haya datos inadecuados que nos
dificulte el registro de información, ya que este programa un sistema que solo acepta la
información relevante o útil con respecto a toda la base de datos. Texto corto 255
caracteres; letras y números, estos solo si no son de una operación matemática. Texto largo
sin límite de caracteres. Números es solo para números, y estos se pueden usar en cálculos
matemáticos. Fecha/ hora para poner fechas y horas, por ejemplo, la fecha de una venta o
las horas de trabajo, etc. Moneda representa valores monetarios. Auto numeración
genera números correlacionados. Si/ No genera una casilla en la tabla que se activara
cuando haya valores positivos, y se desactivara cuando haya valores negativos. Objeto OLE
almacena archivos, imágenes y videos. Hipervínculo vincula archivos y elementos de una
base de datos con direcciones URL y de correo electrónico. Datos adjuntosadjunta archivos
a un campo de una base de datos, por ejemplo, el currículo de los empleados. Asistente para
búsqueda genera un menú para seleccionar un tipo de campo que tenga poca o ninguna
variación.
Id cliente, cliente, teléfono, dirección, correo electrónico, fecha-registro. Al costado de los
campos tienes que poner el tipo al que pertenecen; cuando termines, guarda la tabla. Si cierras
la tabla te aparecerá un panel en donde podrás volver a la tabla si quieres; también te permite
realizar operaciones de forma rápida y dinámica, y acceder a los datos de la base, la barra de
“todos los objetos” te permitirá visualizar los datos según sus categorías como tipo, fecha de
creación o modificación, etc. El “ancho” del panel muestra u oculta el panel. El cuadro de
búsqueda sirve para poner una palabra clave y te indicaran donde se ubica en la base de datos.
“Grupos o tablas” muestra u oculta las tablas que haya. Objetos conjunto de todos los
objetos que conforman la base de datos.
Para llenar la tabla, se va al botón “ver” a “vista de hoja de datos”, ahora tienes que hacer clíck
en las celdas y allí llenar las celdas; con la tecla tabulación o de flechitas pasas de una celda a
otra. Cuando ingresemos información que frecuentemente tengamos que completar con
valores constantes, debemos crear un listado para seleccionar un valor determinado y no
volver a repetir los mismos valores. Para crear una lista predeterminada pondremos la vista
diseño e iremos a la celda de principal (clientes) y escogeremos el tipo “asistente para
búsqueda” y generara un asistente y seleccionaras “escribir los valores que desees”, luego nos
mostrara los datos de la base, le pondremos la etiqueta de la celda principal y “limitaremos a
la lista”. En la vista de diseño se mostrará el tipo de texto corto (el indicado), pero en la vista
de hoja de datos podremos desplegar la lista y seleccionar uno de los valores asignados, cada
registro tendrá una lista desplegable en cada una de las filas. Si quieres crear una lista
desplegable en una tabla ya existe dentro de la base de datos, tenemos que ir a tipos de
campos y asignar “asistente para búsqueda”, que generara un asistente, pero esta vez
seleccionaras deseo que el campo de búsqueda busque los valores en otra tabla o consulta,
luego ponemos observar ambas –tablas y consultas-, en la siguiente ventana saldrán campos
disponibles, de ellos elegiremos al campo que tenga nuestros datos, seleccionaremos el botón
del costado y así se pasara a campos seleccionados, luego estableceremos el orden ascendente
o descendente, dependiendo, también podemos alargar la tabla. Vamos a la vista hoja de
datos. Vamos a cliente y se desplegara el listado con las configuraciones que hicimos.
Propiedades particulares.
Tamaño de campo te permite poner un numero de entre 1 y 255, con esto limitaras más el
número de caracteres de un registro y la base de datos será más liviana. El tipo de datos
“numero” muestra un listado desplegable con valores ordenados de manera ascendente, el
más usado es el tamaño entero largo que ocupa solo 4 bytes y permite almacenar valores que
están por arriba de los 2 millones.
Formato La posee cada tipo de dato y permite establecer la apariencia de los datos en el
campo seleccionado. Para el tipo número, tiene la propiedad número general que muestra los
datos ingresados y no se modifica el formato, también está la de moneda que agrega de
manera automática el separador de miles y el signo monetario, el de euro agrega el signo
monetario de euro, el de fijo te hace ir a la modificación de la configuración regional del
sistema, el de estándar solo agrega el separador de miles, el de Porcentaje multiplica el valor
introducido por 100 y agrega al final el %, el de Científico muestra al valor introducido como
notación científica. Para Fecha, están la general que te da fecha y hora en números, la larga
que te da la fecha en letras y números, la mediana te da la fecha con el mes acortado y lo
demás en números, la corta da la fecha solo en números, la hora larga da la hora minutos y
segundos, la hora mediana da la hora minutos y p.m. o a.m., la hora corta que da hora y
minutos.
Valor predeterminado dar valores previos, se puede cambiar el valor previo. Regla de
validación pone los limites o condiciones para los determinados campos, puedes poner a un
campo en corchetes. Mascara de entrada limitaciones con caracteres y 3 características
determinadas.
Relaciones entre tablas y claves principales
La relación entre las tablas se dará mediante una clave principal. Dentro del proceso de
elaboración de una tabla se coloca un campo que nos ayude a identificar cada registro de
manera única. El ID cliente, en este caso, es la clave principal porque está siendo indicado en la
parte superior izquierda. Campo principal valores únicos.
Campo clave o clave principal, a su vez, el campo clave de una tabla se usa frecuentemente en
otra tabla, con el fin de relacionarlas entre sí clave externa. El campo queda
automáticamente indexado o vinculado sin duplicados, si ingresamos un valor duplicado,
Access no lo aceptara y tendremos que corregir la acción, no es posible omitir valores en el
campo, todos los registros tendrán que tener un valor en el campo clave. De manera
predeterminada Access escoge a la 1era celda de izquierda a derecha y de arriba a abajo, pero
si queremos que sea otro iremos a vista de diseño y seleccionaremos el campo deseado, y en
la ficha herramientas de tabla daremos click al botón clave principal, al lado del campo
aparecerá un signo. Para eliminar una clave principal, vas al botón de clave principal y lo
seleccionas.
Vinculación de 2 tablas a través de un campo común, el campo debe tener el mismo tipo de
datos. Uno a varios los datos de un campo pueden tener múltiples registros en el campo de
la otra tabla, un cliente puede tener varias ventas. Varios a varios lo mismo que lo anterior y
viceversa. Uno a uno a cada registro de la tabla le corresponde un solo registro de la otra.
Cuando ya tengo mi base de datos creada, voy a herramientas de bases de datos, al botón
relaciones, ahora nos saldrá una ventana, aquí seleccionamos las 2 tablas, ya abiertas las
tablas, seleccionamos uno de los campos y lo arrastramos hacia el otro, aquí saldrá una
ventana para modificar las relaciones, verificamos que los campos sean los correctos y si no lo
son los corrijo mediante las listas plegables, ponemos crear y se generara una línea entre
ambos campos, guardamos el documento y al abrirlo veremos la información correspondiente
a la otra. Estas relaciones nos permitirán resolver las consultas que tengamos de manera
eficiente.
