MINTRA:
Antes de comenzar la Declaración Trimestral el sistema pregunta si la
Entidad de Trabajo cuenta con trabajadores(as). Si la respuesta es negativa el
usuario podrá visualizar su certificado de Declaración Trimestral, de lo contrario se
habilitaran las secciones en las que se debe suministrar información acerca de las
condiciones laborales de trabajo de dicha Entidad.
Condición(es) colectivas: Está conformada por la sub-sección
organización(es) patronales, el cual deberá identificar si está afiliado o no, de ser
“Si” su respuesta se desplegara un campo en el cual deberá agregar el nombre de
la organización; en la subsección convención(es) colectiva(s) de trabajo, deberá
identificar si está suscrito o no, en el caso de que este suscrito se mostraran los
campos: Entidad de Trabajo donde se Aplica, Fecha de Homologación (la más
reciente), Fecha de Vencimiento y Ámbito de Aplicación. En la sub-sección
Prestaciones por antigüedad deberá seleccionar la Modalidad de Depósito del
combo, cuyas opciones son: Contabilidad de la Empresa, Fidecomiso, Fondo de
Prestaciones Sociales.
Utilidades: En esta sección deberá colocar la cantidad de días acordados
para el pago de utilidades en el campo Días Convenidos; y deberá identificar a
cual base de cálculo corresponde, ya sea Salario Básico, Salario Normal, Salario
Integral u Otro.
Vacaciones: la siguiente sección se deben llenar los campos Días de
Disfrute y Días de Bono, e identificar a que base de cálculo corresponde, la lista
de opciones es la siguiente: Salario Básico, Salario Normal, Salario Integral u Otro.
Bono nocturno: En esta sección deberá indicar sí cancelan o no bono
nocturno, de ser “Si” se desplegaran los campos Recargo y Base de Cálculo, los
cuales deberán llenarse con el porcentaje de pago y la base que se utiliza para
hacer el cálculo que puede ser: Salario Básico, Salario Normal, Salario Integral u
Otro.
Horas extraordinarias: En esta sección se debe indicar si se cancelan o
no horas extras Diurnas, Nocturnas, Días Feriados y/o Días de Descanso, de ser
“Si” en cualquiera de los casos, se desplegaran los campos Recargo y Base de
Cálculo, los cuales deberán llenarse con el porcentaje de pago y la base que se
utiliza para hacer el cálculo que puede ser: Salario Básico, Salario Normal, Salario
Integral u Otro.
Horarios Especiales: En la siguiente sección deberán responder si o no a
las siguientes interrogantes ¿trabajan días feriados? y ¿trabajan los domingos? De
seleccionar “Sí” en cualquiera de los casos, se desplegaran los campos Recargo y
Base de Cálculo, los cuales deberán llenarse con el porcentaje de pago y la base
que se utiliza para hacer el cálculo que puede ser: Salario Básico, Salario Normal,
Salario Integral u Otro.
Centro de Educación Inicial: En esta sección deberá especificar la
modalidad del centro de educación inicial, entre los cuales está: Propia,
Contratada a Terceros y Pagos de Factura a los Trabajadores.
Ley de Alimentación para el Trabajador: Deberá seleccionar la modalidad
de pago de alimentación para los trabajadores, entre las cuales se tienen:
Comedor Propio, Comedor Contratado a Terceros, Comedor Inter Empresa, Ticket
Alimentación, Tarjeta Electrónica. Si selecciona comedor contratado a terceros o
comedor inter empresa se habilitará un campo en el que tendrá que colocar el RIF
de la entidad de trabajo contratada; en caso de seleccionar los tickets de
alimentación o tarjeta electrónica se habilitarán los campos RIF de la empresa y el
monto pagado.
Caja de Ahorro: en esta sección deberá indicar si cuenta con caja de
ahorro o no, de ser “Si” aparecerán 3 campos los cuales son: Aporte del
Trabajador, Aporte del Patrono y Base de Cálculo, este último está relacionado
con el porcentaje de salario aportado.
Otros beneficios laborales: en esta sección se indica si el trabajador
cuenta con otros beneficios. Si la interrogante ¿Tiene servicios de transporte para
los trabajadores? es afirmativa, se debe especificar si es Propio o Contratado a
Terceros; en el caso de asegurar que aparte de los beneficios ya mencionados
existen más debe colocarlo en el campo que se habilitará.
Agregar nómina: Para continuar con la declaración trimestral deberá
indicar cuantos trabajadores tiene en su entidad de trabajo puede hacerlo de dos
formas: nómina por trabajador o adjuntar un archivo nomina.
Nomina por trabajador: en esta modalidad se deben cargar uno a uno los
trabajadores de la entidad de trabajo. El sistema le indicará el trimestre
correspondiente a la declaración y las secciones que deben ser llenadas, las
cuales son: Datos del trabajador y Condición de Trabajador.
Datos del trabajador: En esta sección debe indicar los datos personales
del trabajador y la entidad de trabajo en la que va agregar al mismo, ya sea la
principal o las distintas sucursales o plantas que haya registrado. Al introducir la
Cédula de trabajador el sistema cargara automáticamente el primer nombre,
segundo nombre, primer apellido, segundo apellido y sexo; también debe
especificar si pertenece a una a comunidad indígena, carga familiar, si posee
algún tipo de discapacidad (si no está allí el tipo de discapacidad de la persona,
puede colocarla seleccionando el campo: Otra Discapacidad) y si presenta
enfermedad ocupacional.
Condición del Trabajador: en esta sección deberá indicar las condiciones
del trabajador en la entidad de trabajo, los campos son: tipo de trabajador, cargo,
ocupación, especialización, subproceso al que pertenece, ingreso promedio
mensual, si esta sindicalizado, si labora el día domingo, el tipo de contrato, fecha
de ingreso, promedio de horas laboradas en la semana, promedio de horas extras
laboradas en la semana, promedio de horas nocturnas en la semana, debe dar
click en “Agregar” y se guardaran los datos de ese trabajador, podrá continuar
registrando trabajadores en de la nomina. Al culminar con el ultimo trabajador
debe dar click en “Guardar nomina” para continuar.
Adjuntar Archivo Nomina: en la parte inferior de la pantalla, puede
visualizar el instructivo y descargar el catálogo de ocupaciones para poder incluir
el código dependiendo de la ocupación de cada trabajador; también puede
descargar o ver previamente un archivo como ejemplo para elaborar la nómina
con los campos en el orden que indica, al ingresar al enlace “Adjuntar Archivo
Nómina” se puede seleccionar el tipo de nómina a cargar, que puede ser: Datos
del Trabajador “Datos laborales fijos” o Condición del Trabajador “Datos laborales
Variables”. Después de adjuntar los archivos debe hacer click en “Guardar
nomina”.
Una vez guardada la nómina aparecerá un certificado de la declaración
trimestral y condiciones laborales de trabajo donde están los datos de la empresa
los meses de la declaración con un código de certificación, después de mostrar la
condición laboral al final de la página esta la declaración jurada donde dice que es
una copia fiel y exacta de los registros de contabilidad, se encontrara con una nota
donde aclara que al selecciona el botón culminar, se generara el número de
identificación labora NIL. Debe tener en cuenta que no podrá hacer ningún
cambio.
Una vez finalizado el proceso de registro y declaración el estatus será
culminado y podrá verificar la planilla de registro y el número de identificación
laboral NIL.
