WMS

Definición Warehouse Management System - Sistema de Gestión de Almacenes también llamado Sistema de manejo o
administración del almacén.

Para Aníbal (2011) en su libro Gestión Logística en Centros de distribución, almacenes y bodegas “Es el
corazón del centro de distribución”

“Es una aplicación de software que prevé un control sobre cada fase de la operación logística: La recepción,
almacenamiento, reabastecimiento, preparación de pedidos y la carga de camiones. El sistema WMS gestiona todo,
desde inventario personal hasta equipos en tiempo real y con configuraciones definidas por el usuario.”

Para Ronald H. Ballou en Logística: Administración de la cadena de suministro (2004) “Es un subsistema de
información que ayuda en el manejo del flujo del producto y en las instalaciones de la red logística. Los elementos clave
pueden identificarse como: 1) recepción; 2) salvaguarda; 3) manejo de inventarios; 4) procesamiento y recuperación del
pedido, y 5) preparación del envío.”

➔ Es una solución de software que ofrece visibilidad de todo el inventario de una empresa y gestiona las
operaciones de logística de la cadena de suministro, desde el centro de distribución hasta la estantería de la
tienda.
➔ Ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de almacén, desde el momento en que las
mercancías y los materiales entran en un centro de distribución o cumplimiento hasta el momento en que salen.

Funciones 1. Sistema Avanzado Localizador de Ubicaciones: Evalúa reglas, parámetros y configuración, como pueden ser
los datos del producto, lote, fechas, dimensiones, la ubicación, el área, la zona, y datos del inventario. La
(mínimo 5) mayoría de las soluciones tienen la lógica para determinar cuál es la mejor ubicación para almacenar el
producto recién recibido.
2. Optimización de Asignación de Ubicaciones (Slotting): Los administradores de centros de distribución
frecuentemente realizan realmacenaje de su inventario para minimizar el tiempo de búsqueda y recorrido, así
como optimizar la utilización del espacio.
3. Cola Dinámica de Tareas RF: Una tarea dentro de un centro de distribución es una recogida, embalaje,
despacho, recepción, almacenamiento, etc. Una cola de tareas es una lista de tareas activas que son asignables
a los trabajadores del centro de distribución. El software automáticamente asigna la tarea al trabajador usando
reglas y parámetros.
4. WorkFlow de un depósito configurable: Un flujo de tareas de trabajo permite una configuración para indicar
las tareas que un producto específico necesita al momento de ser despachado (sale) y en la recepción (entra). El
software permite la configuración de la tarea de flujo de trabajo a nivel del producto, de manera que se pueden
realizar las tareas adecuadas y se pueda garantizar la satisfacción del cliente.
5. Configuración de Certificación del Empleado: Los empleados reciben capacitación y se les toma una prueba
para obtener su certificación. La certificación es para trabajar con equipos y tareas especializadas en el almacén.
Por ej., montacargas, conteos cíclicos.
6. Rendimiento Laboral y Normas Estructuradas: Algunas soluciones de WMS han estructurado normas
laborales y herramientas de medición de rendimiento laboral. Muchas de las soluciones WMS tienen
herramientas para la generación de informes laborales.
7. Rendición de Cuentas de depósito e Historial de Transacciones: Cada tarea realizada por el trabajador del
centro de distribución es registrada en la base de datos. Los errores y las excepciones se identifican y
automáticamente las alertas pasan a los supervisores correspondientes. Los supervisores y los trabajadores
definidos pueden consultar y revisar cada movimiento de un artículo del inventario por medio del registro de
historial de transacción del centro de distribución.
8. Retiro / Recall y Trazabilidad: La capacidad de realizar una recuperación de producto en base al número de
lote o el código de producción.
9. Definición de Equipo de depósito: El software tiene definido el equipo del centro de distribución (por ej.
Montacargas) con conceptos de limitación y autorización del usuario para utilizar este equipo.
Dirige el equipo correcto a través de los pasillos correctos a los niveles correctos. Por ej, el montacargas sólo es
 dirigido a trabajos por los pasillos suficientemente anchos, pero no hacia un entrepiso, ni por pasillos muy
angostos.
10. Controlar el movimiento y almacenaje de materiales en la empresa.
La lógica básica usará una combinación de ítems, ubicaciones, cantidades, unidad de medida y datos reales
que determine dónde almacenar, donde realizar el picking y en qué secuencia se realizarán estas operaciones.
“Un picking dirigido, una reposición dirigida y un despacho dirigido son la clave para un WMS.”
11. Modelar la solución basada en la problemática de la configuración del almacén y del proceso de toma de
inventarios.
Su meta es encontrar la solución óptima a esta problemática. Las herramientas más utilizadas son la
programación y optimización del inventario de entrada y de salida. El WMS permite "visibilidad" dentro del
"almacén en movimiento" debido a sus capacidades de visualización de información en tiempo real.

Ventajas  Mejorar el servicio a los clientes de la compañía.

(mínimo 3) Cuando el sistema utilizado actualmente por la organización no gestiona bien asuntos como «primeras entradas
- primeras salidas», crossdocking, wave-picking, resurtido automático, rastreo de lotes, recolección automática
de datos, control automático de materiales y equipos, etc.

1. Inventario 99.99% de exactitud del inventario

2. Mejor rotación del inventario / seguimiento / auditoría
3. Reducción de stock de seguridad
4. Eliminación del conteo físico total anual
5. Productividad
6. Eliminación de manejo excesivo, búsqueda de memoria.
7. Menor tiempo de completitud de los pedidos
8. Envíos más exactos
9. Reducción de backorders y devoluciones
10. Compatibilidad amplia en códigos de barras
11. Capacidad de crecimiento futuro con la misma infraestructura
12. Moral – Se tiene Fe en el Stock del Sistema
 13. Capacidad de recibir órdenes y de enviar el mismo día.
14. Supervisión mínima
15. Administración eficiente

Desventajas 1. Inversión inicial.

(mínimo 3) Si bien se trata de un proceso que puede ofrecer muchos beneficios a largo plazo, no es un programa que se pueda
aplicar fácilmente en industrias pequeñas. Esto se debe a que el equipo necesario para mantener el control suele ser
caro, incluso en sus versiones más económicas. Además, también hay que considerar la capacitación que se le tiene
que dar al personal y el tiempo que esto puede llevar.
2. Fallas del sistema
Constituyen una de las principales desventajas de los sistemas WMS, debido a los problemas que se presentan en los
dispositivos del soporte físico (hardware), los cortes de energía y otros problemas técnicos que ocasionan
interrupciones, pérdida de información, de tiempo, y a la postre retrasos e irregularidades en las entregas.
3. Fallas de seguridad
Los hackers constituyen una gran amenaza en su acción de extraer ilegalmente información importante de las
empresas.
4. Mantenimiento de bases de datos.
Uno de sus mayores inconvenientes es la dificultad que puede alcanzar cuando se trabaja en una escala mayor. Esto
se debe a que mantener una gran cantidad de información puede resultar difícil, y más aún si se utiliza más de un
sistema para estar al pendiente de varios departamentos.
5. Errores en cadena.
Otro detalle que tiene es su flexibilidad para integrarse a otras redes de trabajo como el ERP, y aunque esto puede
resultar en una mayor eficiencia, también es un hecho que un error en una sección puede derivar en más fallos en
otras partes del negocio. Si bien son programas muy precisos tampoco están exentos del factor humano.
6. Falta de conocimiento técnico
Como el sistema WMS es cada vez más sofisticado y con más funcionalidades, los gestores deben estar preparados
para seguir la tecnología. Funciones básicas de gestión, expansión de procesos y control sobre las operaciones
exigirán, como mínimo, conocimiento técnico.
Situación/área Los sistemas WMS son herramientas informáticas que apoyan las operaciones logísticas del almacén de una
y/u operación empresa:
 Control de inventarios.
aplicable
 Ubicación de las existencias.
 La distribución de un almacén.
 Coordinación y optimización de los movimientos
Recepción
● El producto llega al CEDI y se escanea en el código de barras.
● El sistema, vía radiofrecuencia, manda el registro del bien al sistema HOST, a un MRP o a cualquier otra
plataforma informática con la cual la organización esté enlazada.
● Se toma la orden de compra electrónicamente.
● Se autoriza la recepción del artículo en las cantidades exactas que figuran en la orden de compra. Esto evita
discrepancias entre las cantidades pedidas y las recibidas tanto por menos como por más; es decir, anuncia
faltantes o sobrantes de referencias o de unidades.
● Se lee y actualiza en el sistema las cantidades recibidas, así como toda la información contenida en el código
leído.
Almacenamiento
● Al escanear automáticamente las mercancías, confirma las cantidades recibidas. El sistema busca una ubicación
dentro del centro de distribución; una aplicación lógica y adecuada para el producto que se acaba de recibir.
● Ordena la ubicación del producto en un determinado sitio del almacén, la cual se encuentra codificada también.
● Al almacenar el bien en una ubicación específica, el sistema ordena escanear la posición. En esta fase el sistema
confirma que la ubicación escaneada luego del bodegaje concuerde con la que fue asignada.
Despacho
● Ingresa un pedido.
● El sistema asigna tareas a los operarios del centro de distribución, según las actividades que cada uno esté
realizando en el momento en que debe prepararse el pedido.
● Se envían a la terminal del operario las tareas a ejecutar, indicando los productos y cantidades a despachar. Esto
garantiza exactitud en el despacho de pedidos, reduciendo notablemente las devoluciones y órdenes pendientes.
● El sistema autoriza la salida de mercancías sólo si cumplen con las cantidades programadas al momento de
 efectuar la lectura final en el punto de despacho.
Control de Inventarios
● El sistema busca operarios sin tareas asignadas, al igual que en el despacho, y ordena el conteo cíclico del
stock.
● Se hace la lectura de los productos, requerida en la orden de conteo del inventario, y se compara el stock físico
con el que debe estar disponible según el historial del mismo.

Software y Requisitos de hardware de WMS para ordenadores y tabletas:

Hardware ➔ La aplicación sólo es compatible con dispositivos Android y Windows.
➔ El dispositivo debe tener una cámara integrada o un lector de códigos de barras.
requerido
➔ La memoria RAM mínima es de 1GB.
➔ En general, la aplicación WMS es compatible con todos los principales fabricantes de dispositivos, la mayoría de
las tabletas y los teléfonos inteligentes funcionan con la aplicación.