GESTION DE INVENTARIOS
1. Control de inventarios
El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un almacén y
a estar al pendiente de los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede
reducir costos porque refleja oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo
que debe surtirse lo más pronto posible, evitando retrasos en los pedidos o que se
estropeen materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.
Además, evita fraudes o malentendidos: se tiene lo que se necesita y lo que muestra el
inventario, sin errores.
Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la empresa que lo utilice,
existen algunos elementos clave que aparecen en todos, que ayudan a que sean eficientes
y a que se sigan al pie de la letra.
Objetivos:
Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan
teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como
registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran, con el fin de tomar una decisión
sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el
inventario, entre otros.
Por otro lado, también es importante que estos objetivos se definan considerando el
comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario hacer ajustes cuando
una materia prima deje de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma
empresa se expande. Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las
exigencias del contexto.
Políticas:
Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las
políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia
comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y
sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los
precios que dan los proveedores.
Planes y normas:
Si ya están establecidas las políticas, entonces ya es posible armar planes y normas que las
respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de
almacenamiento o mantenimiento de las existencias; planes para la ocupación de personal
para las temporadas de mayor y menor venta, etc.
Es importante también crear planes de contingencia con etapas bien explicadas, así como
normas que serán obligatorias. Esto permite que se cumpla con procedimientos que
aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, gestión y
prevención.
Sistemas y procedimientos:
Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se
adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa para gestionar máximos y
mínimos, tener un control de entradas y salidas, además de crear estadísticas que
permitan calcular las existencias en el futuro con el apoyo de análisis y registros de
rendimiento.
2. Sistema de Inventarios
Método ABC
Este método consiste en calificar tus mercancías según la cantidad y el valor que
representan, con una de estas categorías:
Artículos A: representan el 20 % del inventario y, aunque tiene una baja frecuencia de
ventas, son el 80 % de su valor.
Artículos B: son el 40 % del total y representan el 15 % del valor, mientras que su
frecuencia de ventas es moderada.
Artículos C: son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del inventario, con
apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más se vende.
Gracias al método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero,
para así poner la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre
funcionan de esa manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes
jerarquías.
Método PEPS
También conocido como el método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que
ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse. Es ideal cuando existe
mercancía perecedera, para evitar que se arruine al permitir que tengan una rotación
constante.
Método EOQ
Se llama EOQ por las siglas en inglés que en español significan cantidad económica de
pedido; se encarga de encontrar el monto de pedido que reduzca los gastos de inventario
en una cantidad importante. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida,
el uso del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el inventario se agota. La
idea es que siempre se mantenga el mismo nivel de inventario al hacer el pedido oportuno
de la cantidad económica de pedido.
Método UEPS
A diferencia del PEPS, en este método se venden primero los artículos más recientes, o
últimos, en ingresar. Es perfecto para empresas que no tienen un inventario muy grande ni
artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos
que se vendan reflejarán un costo más reciente.
Conteo cíclico
Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede
completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta.
Mejora la exactitud del control del inventario, ya que puede encontrar inconsistencias a
tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.
Método del precio ponderado
Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar su
fecha de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el
número de unidades que existen a ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide
entre la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.
Además de seleccionar el sistema de control de inventario que mejor se adapte a las
necesidades, es importante seguir algunos consejos para que no se convierta en una tarea
desordenada o con un seguimiento deficiente.
CALIDAD Y NORMAS DE CALIDAD
Al establecer las normas de garantía de calidad, los 7 principios de la gestión de la calidad también
se aplican para ayudar a establecer una norma de gestión de la calidad (SGC) más adecuada en
función de su empresa y su sector. Dicho esto, los principios de las normas de calidad son los
siguientes:
Enfoque en el cliente: guía a la organización para garantizar que se satisfagan las
necesidades y expectativas de los clientes, estableciendo normas acordes con
ellas.
Liderazgo – Se refiere al compromiso de la organización de aplicar los principios de
liderazgo en toda la organización para promover una sana cultura de colaboración.
Compromiso de las personas: es la clave para mantener el compromiso de los
trabajadores con el fin de proporcionar un mejor valor a la organización y a los
clientes.
Enfoque de procesos – Se refiere a la forma de tratar todos los proyectos y
procesos como parte de un sistema de funcionamiento holístico para dirigir todos
los esfuerzos hacia el sostenimiento de la empresa.
Mejora – Hace hincapié en la necesidad de que una organización mejore
continuamente, fomentando la innovación proactiva y el reconocimiento
constante de las iniciativas exitosas.
Toma de decisiones basada en la evidencia: permite valorar la importancia de los
datos y el análisis y cómo ponerlos en aplicaciones prácticas, como el
mantenimiento de las normas de control y calidad.
Gestión de las relaciones: permite a las organizaciones examinar la gestión global
de la cadena de suministro y cómo afecta a los procesos, las partes interesadas y
los proveedores.
ISO 9000 y 9001
La Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó la ISO 9000, la familia de normas de
buenas prácticas de gestión para el SGC. La ISO establece normas de control de calidad que deben
cumplir las empresas de fabricación para que puedan mantener el cumplimiento de las normas
industriales y los requisitos reglamentarios. Bajo la ISO 9000 se encuentra la ISO 9001, que
establece requisitos detallados para establecer un SGC que se adapte específicamente a las
necesidades de su sector.
FDA DE EE.UU.
Tanto las BPF como las BPL son aplicadas por la Administración de Alimentos y Medicamentos de
Estados Unidos (FDA). Dicho esto, la FDA de EE.UU. establece reglamentos que abordan las
prácticas de fabricación, incluidas las prácticas de higiene personal, las directrices de
mantenimiento de las instalaciones, las operaciones sanitarias y los controles del proceso durante
la fabricación de alimentos.
IATF 16949
El Grupo de Trabajo Internacional del Automóvil (IATF) 16949 se creó específicamente para la
industria del automóvil. Además de ayudar a las organizaciones a mantener la calidad de los
servicios de automoción y de las piezas de montaje, la norma IATF 16949 también sirve de guía
para mejorar continuamente la forma en que los fabricantes llevan a cabo sus procesos con el fin
de reducir los defectos y los residuos.
IAQG 9100
El Grupo Internacional de Calidad Aeroespacial (IAQG) 9100 es un conjunto específico de
requisitos de SGC para las organizaciones de aviación, espacio y defensa de la industria
aeroespacial. Esto puede aplicarse a todos los niveles de la cadena de suministro para lograr una
calidad y eficiencia óptimas.
Beneficios de las normas ISO
Es importante saber qué son las normas de calidad y cuáles son los beneficios que traen a nuestra
empresa, entre ellos tenemos que:
Los procesos de productividad mejoran, aumentando su índice de rendimiento interno.
La reputación y el reconocimiento de la empresa son más llamativos.
Ayuda a la colaboración y comercio entre otras empresas certificadas.
La nueva ISO 9001:2015
El 23 de septiembre de 2015, se publicó la nueva versión ISO 9001:2015. La revisión de la norma
surgió por la necesidad de adaptar la norma a los tiempos actuales en los que se ven envueltas las
organizaciones.
Es por esto, que los responsables o coordinadores de la calidad deberán hacer frente a:
Estructura de la norma 9001:2015
Tras la publicación en 2012 del Anexo SL, todas las normas ISO que estén siendo elaboradas o
sometidas a revisión tendrán la misma estructura.
Con esta “Estructura de Alto Nivel” la integración entre los diferentes Sistemas de Gestión ISO se
verá favorecida, logrando que los tiempos y recursos invertidos en su gestión se reduzcan a niveles
considerables.
La estructura de la nueva ISO 9001:2015 incluye dos nuevos requisitos:
Alcance
Referencias Normativas
Términos y Definiciones
Contexto de la Organización
Liderazgo
Planificación
Soporte
Operación
Evaluación del Desempeño
Mejora
Además con esta nueva estructura, algunos requisitos se han visto modificados, eliminados o se
han añadido como nuevos.
Por ejemplo, la gestión de documentos y registros, que hasta el momento se localizaban en el
apartado 4.2 pasa a ser el 7.5 y además adquiere el nuevo término de información documentada.
A nivel estructural, otro cambio se observa en el capítulo 7.4 de la actual ISO 9001:2008
“Suministro” pasa a formar parte del nuevo 8.6 “Liberación de productos y servicios”. La cláusula
7.4 “Compras” modifica su nomenclatura y posición, convirtiéndose en el 8.4 “Control de los
productos y servicios suministrados externamente”.
Enfoque basado en procesos
En la nueva versión, el enfoque basado en procesos se convierte en el apartado 4.4 “Sistema de
Gestión de la Calidad y sus procesos”. Si hay algo que destacar como principal ventaja de este
enfoque, hay que centrarse en el incremento de la gestión y control de las interacciones existentes
entre procesos y jerarquías funcionales de cada organización.
Lenguaje
Aunque la norma siempre ha sido aplicable a cualquier sector, en esta nueva versión ISO 9001
2015 se ha trabajado para que el lenguaje empleado sea simple y comprensible por cualquier
persona.
Análisis del contexto
En esta nueva ISO 9001:2015 existe un nuevo apartado, el 4. Contexto de la organización. En este
capítulo, se trata la necesidad de tener en cuenta y analizar el entorno socio-económico de la
empresa y los vínculos existentes con los stakeholder (internos y externos). Este análisis facilitará
la identificación de problemas y necesidades que puedan generar un impacto en la planificación
del Sistema de Gestión de la Calidad.
Pensamiento basado en riesgo.
Es uno de los cambios más importantes en la nueva ISO 9001, ya que este concepto se introduce
en la totalidad del sistema de gestión, es decir, durante el establecimiento, implantación,
mantenimiento y mejora. Para gestionar los riesgos se pueden adoptar la metodología que más se
ajuste a las necesidades de la empresa, por ejemplo, la norma ISO 31000.
