Escuela Nacional De Ciencias

Comerciales
Cobán Alta Verapaz, Jornada Matutina

Nombre: Ingrid Gabriela Bol Pop

Grado Y Sección: 5to. “A”
Clave: 5

Curso: Catalogación Y Archivo.

Tema: Ejercicio #7
Docente: Edin Otoniel Chocooj Morales.
Fecha: 07/07/2023

Instrumento de evaluación
No. Criterio a calificar punteo
1 Cumple con la fecha programada de entrega. /5
2 Orden y limpieza /5
3 Cada una de las actividades deben ser /5
completas.
4 Presenta los aspectos requerido. /5

total /20
 INTRODUCCION .

La importancia de utilizar reglas de archivo radica en varios aspectos

clave. En primer lugar, estas reglas promueven la organización y
localización eficiente de los documentos, lo que permite un acceso
rápido y preciso a la información relevante cuando se necesita. Esto
evita la pérdida de tiempo y recursos en la búsqueda de documentos
mal clasificados o mal etiquetados.
En resumen, las reglas de archivo desempeñan un papel fundamental
en la gestión efectiva de los documentos y archivos en una
organización. Proporcionan un marco estructurado que mejora la
organización, acceso, preservación, cumplimiento legal y protección
de la información. Al seguir estas reglas, las organizaciones pueden
maximizar el valor de sus archivos
 Objetivo general:
El objetivo general de las reglas de archivo es establecer un marco de
referencia que guíe y estandarice la gestión de documentos y archivos
en una organización. Estas reglas tienen como principal propósito
garantizar la organización, acceso, cumplieron, cumplimiento legal y
protección de la información contenida en los archivos, con el fin de
optimizar la eficiencia operativa y asegurar la disponibilidad y
confiabilidad de los registros a lo largo del tiempo
Objetivos específicos:
- Saber cuál es la principal función de estas reglas.
- Conocer si en todos los negocios es necesario usar
las reglas de archivo.
- Entender la importancia que tienen en sociedades o
comercios.
Ejercicio
#7
 Regla # 1
Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre.

Regla #2
Los apellidos de una persona constituyen una unidad de archivo.

Campos Julio
Orantes Sinibaldi Héctor
Campos Orellana Julio
Sin Héctor
Ramírez Leal Héctor Solomon
Me´intosh Sandra Elizabeth
Bernardo Joaquín
1U 2U 3U 4U

Regla #3
Si la primera unidad es distinta esta decide el orden alfabético.

Campos Julio
Campos Orellana Julio
Me´intosh Sandra Elizabeth
Orantes Sinibaldi Héctor
Ramírez Leal Héctor Solomon
Sin Héctor
1U 2U 3U 4U

Regla #4
Si la primera unidad es igual, la segunda decide el orden.

Campos Julio
Campos Orellana Julio
1U 2U 3U 4U
 Regla #5
Una inicial, nombre o apellido más corto o solo, procede a uno largo, si tiene las mismas
letras.

1U 2U 3U 4U

Regla #6
Los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no
constituyen una unidad de archivo.

National Team (the)

Petit Prince (le)

1U 2U 3U 4U

Regla #7
los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola
palabra.

1U 2U 3U 4U 5U
 Regla #8
Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc. Se
clasifican tal y como se escriben.
Excepción, cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo.

E. L. G. Instituto (de) Electricidad

Instituto Nacional Fray Domingo
Comerciales Dávila Mazatenango
Instituto Nacional (de) Izabal
Balz Villegas Onelio Instituto
Sinibaldi (y) Quan Arquitectos
Comerciales Dávila Retalhuleu
Dirección General (de) Aguas M. (de) Ambiente Guatemala
Maya Record Centro
1U 2U 3U 4U 5U

Regla #9
Los nombres geográficos con artículos al principio de los mismos quedan igual y
el articulo si cuenta como unidad de archivo.

Regla #10
En los nombres geográficos formados por varias palabras considera cada
palabra como una unidad.

1U 2U 3U 4U 5U 6U
 Regla #11
Los nombres proposiciones, conjunciones o artículos se clasifican asi: se queda
en el mismo lugar y se encierra entre paréntesis. No constituyen unidad de
archivo.

E. L. G. Instituto (de) Electricidad

National Team (the)
Instituto Nacional (de) Izabal
Pineda (y) Dominguez Arquitectos
Sinibaldi (y) Quan Arquitectos
Dirección General (de) Aguas M. (de) Ambiente Guatemala
1U 2U 3U 4U 5u 6u

Regla #12
Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una
unidad cada una.

E. L. G. Instituto Electricidad
(de)
Dirección General Aguas M. (de) Ambiente Guatemala
(de)
Juan Fco. Villegas
Ramírez (y) Co. Ltda.
1U 2U 3U 4U 5U

Regla #13
Las siglas de Instituciones o corporaciones se usan mucho en la actualidad. Cada
sigla constituye una unidad, si dentro de la misma hay una o más sílabas. Si está
formada por las iniciales del nombre de la empresa, cada inicial es una unidad.

Dirección General (de) Aguas M. (de) Ambiente Guatemala

Ramirez (y) Compañía Limitada
1U 2U 3U 4U 5U 6U
 Regla #14
Los títulos, grados académicos o religiosos se pasan al final, se encierran entre
paréntesis y no se consideran unidad de archivo. Sirven para definir el orden
alfabético en nombres iguales. Si no hay nombre completo se quedan como
están.

Villegas Juan (Arq.)

Fray Ochoa
Campos (de) Ochoa Ines (Ma)
Villegas Juan Ramón (Dr.)
Villegas Juan Eduardo (Dr.)
Villegas (Dr.)
Reina Margarita
Reina Izabel II
Campos (de) Ochoa Ines (Ma.)
Ochoa Antonio (padre)
1U 2U 3U 4U

Regla #15
Los términos “padre”, “hijo”, “junior”, etc., se colocan al final entre paréntesis y
cuentan como unidad de archivo.

Regla #16
Los artículos en otros idiomas que no sean español o inglés se quedan en el
mismo lugar y cuentan como unidad de archivo.

Le Petit Prince
1U 2U 3U 4U

Regla #17
Cuando dentro de un nombre se encuentran números debemos escribirlos con
letras.

Edificio Ciento cuatro

Reina Izabel Segunda
1U 2U 3U 4U
 Regla #18
Los nombres de las mujeres casadas se consideran de acuerdo con la ley.
En el idioma ingles la señora cambia su apellido por el del esposo.

Cortave (de) Dávila Maria Ines

Steel Emily
(Mrs. James Steel.)

1U 2U 3U

Regla #19
Los nombres de los bancos se consideran tal como se escriben.
- Si en el nombre no figura la palabra “Banco” puede anteponérsele.
- Cuando existen agencias en diferentes ciudades, con el mismo nombre, se agrega el
nombre de la ciudad y éste nos da el orden alfabético.
- Esta misma práctica se sigue con agencias de cualquier tipo, siempre que tengan el mismo
nombre.
En los países de gran desarrollo los bancos tienes agencias hasta en pequeños poblados. Por
ello, el nombre del poblado es el que nos da el orden alfabético.
En este caso se archiva el nombre del banco tal y como se escribe.
Si tenemos carpetas para el mismo banco, en muchos lugares del mismo estado, se utiliza una
guía que llevara el nombre del banco, seguido por el nombre del estado.

National City Bank Larendo Texas

National City Bank San Antonio Texas
1U 2U 3U 4U 5U 6U
 Regla #20
Se usan direcciones en los casos siguientes: cuando los nombres son idénticos,
cuando existen archivos especiales para vendedores, cuando nos interesan más
las zonas de una población. Se procede así:
A) Si hay varios nombres idénticos con diferentes direcciones se ponen
las direcciones en forma alfabética.
B) Si hay varios nombres idénticos en la misma calle o avenida, se
arreglan por número.
C) Si hay sucursales puede usarse el nombre de la ciudad.

Regla #21
Para archivar papeles a los gobiernos, países o republicas diferentes, se procede
en la forma que a continuación se indica:
Nombre del país y la palabra “gobierno”, “republica” o similar, aunque no
aparezca en el nombre original.
Cuando tenemos papeles de diferentes lugares, esto nos permite ordenarlos
alfabéticamente por el nombre del país o lugar.
Puede usarse una guía secundaria para cada país, cuando existan varias carpetas
dentro del mismo.

Guatemala Ambiente (M. de) Aguas (dirección

general de)
1U 2U 3U
 Regla #22
Cuando los nombres son de instituciones que no pertenecen al
gobierno o que son semiautónomas, se archivan tal como se escriben:
Instituto Nacional Fray Domingo
Instituto Nacional (de) Izabal
Instituto Onelio Villegas Balz
1u 2u 3u 4u

Regla #23
Cuando son nombres pertenecientes a departamentos,
municipios, se clasifican por el lugar y luego por el nombre.

Mazatenango Comerciales Dávila

Retalhuleu Comerciales Dávila
Centro Maya Record
Pradera Maya Record
San Cristóbal Maya Record
1u 2u 3u 4u
Conclusión:
En conclusión, las reglas de desempeño de archivos un papel
fundamental en la gestión eficiente y efectiva de los documentos y
archivos en una organización. Establecer y seguir reglas claras y
coherentes proporciona numerosos beneficios.
Entre los cuales podemos observar; mayor eficiencia en las empresas,
un mejor manejo de documentos importantes y un orden en todos los
documentos.