REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMNISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA RECPECION DE
INGRESOS DE LA ASOCIACION VENEZOLANA ORIENTAL MATURÍN
ESTADO MONAGAS.
Autor: Julio R. Barela F.
Tutor: Carlos A. Pulido G.
Cabudare, Febrero 2023
CAPITÚLO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La globalización de los mercados y las nuevas tecnologías han venido
desarrollándose de manera vertiginosa y las organizaciones en todos los
niveles han experimentado grandes cambios dentro de sus estructuras
organizaciones que ha influido en el desarrollo comercial de las mismas,
pues en cada organización convergen los recursos financieros, materiales y
el talento humano, que han se der administrados de manera expedita para el
logro de los objeticos organizacionales, de allí que toda las operaciones
estén bien delineadas y adaptadas a la nueva normalidad de implantación de
los recursos tecnológicos que coadyuvan al logro de los objetivos
planteados.
A nivel mundial las organizaciones empresariales enfrentan una serie
de riesgos que pueden poner en jaque los planes estratégicos, e incluso
generar un impacto negativo de la estructura de la organización a lo interno y
externo. Y es a través del control interno como se puede minimizar este
riesgo ya que con un programa estructurado que permita lograr los planes
trazados. Así que el control interno es decisión para el logro de los objetivos
empresariales tal como los indica la Federación Internacional de Contadores
Públicos (2012) “El control interno debe utilizarse para alcanzar los objetivos
mediante la gestión de riesgos, mientras que cumplen las reglas, normativas
y políticas organizacionales”
En concordancia con el cita anterior se puede inferir que debido a la
importancia del control interno cada vez más y más países vienen reflejando
una creciente integración de sus organizaciones para así aportar a al
desarrollo de las organizaciones y por ende de los diferentes naciones. En
función de ello países como Australia desarrollar un modelo de gestión de
control interno bajo la siglas Australian Control Criteria (ACC) donde integran
los conceptos habituales de control interno como auditoria interna con
nuevos conceptos, le dan importancia a que los trabajadores y otros grupos
relacionaos asuman un nivel adecuado de compromiso con el fin de lograr
los objetivos de la organización. Hace énfasis en el desarrollo de
conocimientos u habilidades requeridas para llevar a cabo las funciones
encomendadas, apoyándose en los medios tecnológicos y procesos de
calidad.
Por su parte en Venezuela desde hace muchos años el estado ha
venido desarrollando normativas que impulsen y desarrolles las importancia
del control interno organizacional es todas la esfera nacional, para ello existe
una normativa legar y constitucional que orienta a toda la vida nacional en
esta área, de manera referencial se cuenta en primer lugar con la
Constitución Bolivariana, Ley Organiza de Contraloría (G.O. No. 6.013
Extraordinario del 23/12/2010), Ley de Administración Financiera del sector
Publico Decreto 1401, G.O N° 6.154 Extraordinaria del 19/11/2014), Normas
Generales de Control Interno (G.O. Nº 36.229 DEL 17/06/97), todos esos
lineamientos en consonancia con los estándares internacionales que buscan
dar formar al proceso de control interno del sector público y al sector privado
del país.
En tal sentido se puede determinar que el éxito en las operaciones
empresariales de deben en buen aparte en el conocimientos de las normar y
procedimientos establecidos para las diferentes tareas asignada en las área
administrativas y operacionales de la organización o empresa. Detallar dada
un de las funciones y actividades entre los funcionarios constituye la base
fundamental sobre la cual se cimentará los objeticos a logar.
En este mismo orden de ideas, todas las organizaciones deben contar
con políticas de control internos tan necesarias en este mundo globalizado
de nuevos enfoque administrativos financieros que hace que la organización
sea catalogada de clase mundial. Es por ello que se requiere redimensionar
los procesos de control en las operaciones administrativas y contables, para
sean más expedito y ajustado a la realidad, tomando en cuenta la tecnología,
la competitividad y la inmediatez de la información.
Para lograr estos cambios toda empresa u organización sin importar
el tamaño o actividad económica a la cual se dedica, sean de manufactura,
servicio, gubernamental, pública o privada, deben planificar, desarrollar
políticas internas, establecen objetivos y dar forma a su estructura
organización que le permita alcanzar las metas y objetivos, que definan los
diferentes proceso de trabajo. De allí de derivan las funciones básicas de la
administración, planificación, organización, dirección y control, bajo una
misión y visión establecida por la organización.
En tal cada organización debe ir a la vanguardia de lo cambios
orgánicos para que su estructura interna funciones en la médica de los
ideales establecidos por la administración, todo esto tipificados por la
creación de un mecanismo de control de procedimientos internos que
simplifique los procesos y los haga menos complejos al momento de
aplicarlos.
En virtud de los expuesto se puede determinar que el control interno
es ese proceso diseñado para establecer las normas inherentes para a las
diferentes actividades que se desarrollan en las diferentes área de la
organización, específicamente en el área administrativa. A nivel mundial los
estándares de auditorías recomiendan aplicar modelos de control internos
que son tan importantes para toda organización. La Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (2001) define control
interno se la siguiente manera:
“El control interno es un proceso integral dinámico que se adapta
constantemente a los cambios que enfrenta la organización. La
gerencia y el personal de todo nivel tienen que estar involucrados en
este proceso para enfrentarse a los riesgos”.
Así mismo el objetivo principal del control interno es dejar en claro los
diferentes conceptos y lineamientos para el análisis de los riesgos
empresariales y que todas las parte involucradas conozcan los alcances al
aplicar el control y el resultado de aplícalo de manera efectiva, saben que
existen muchas formas y metodologías de aplicación.
En este sentido, se puede afirmar que el control interno va mucho más
allá de una planificación estratégica empresarial, el control internos esta
íntimamente logado a todos los procesos que se desarrollan en la
organización y este es de suma importancia a la hora de preservar las
recursos materiales y financieros, prever los fraudes y el aprovechamientos
de todos recursos, todo ello se ve reflejado a través de los registros contables
de la empresa u organización.
Al respecto, Mantilla (2005) define control interno de la siguiente manera: El
control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes
categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad en la
información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
(p. 14).
En todas las organizaciones a nivel mundial el control interno está
basado en sus políticas de calidad por ello hace de vital importancia que
todos los actores n la del entrono organizacional participen en la creación de
esto lineamientos para así aplicarla en el desarrollo de las funciones
organizativas en pro de alcanzar el ideal, garantizando la confiabilidad de los
procesos a través de un control de políticas internas. En este mismo enfoque
Catarora, (1997) manifiesta que el control interno:
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una
seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados
financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o
un sistema de control interno poco confiable representa un aspecto negativo
dentro de la estructura de un sistema contable. (p. 238).
Tomando en cuenta estos conceptos se puede determinar que el
control interno está unido intricadamente a la veracidad de los procesos
contables dela organización y de ello deriva la confiabilidad del mismo, y está
en manos de los gerentes y directivos de la organización la creación y
aplicación de los mimos, se diseñan métodos y procedimientos de acuerdos a
la realidad de cada área o departamento de la empresa u organización
enfocada en la políticas preestablecidas desarrollando una unidad
organizacional integral.
Cabe resaltar que, la puesta en marcha de procedimientos de control
interno es muy importante para toda organización empresarial es muy
imperante ya que cualquier omisión o falla en el proceso se ve reflejado en los
estado financieros de la organización y esto ovaciona perdidas económica y
en gran media desequilibrio no solo financiero sino en los estándares de
calidad y prestación de servicios que son tan importante es este mundo
globalizado, la prestación de un servicio de calidad donde el objetivo es
retener al cliente con productos o servicio de calidad.
De allí que la planificación en la implantación de políticas de control
interno es determinantes, enfocarse en los objetivos, desarrollar estrategias
de inclusión en el proceso e involucrar a todo el talento humano en el diseño
de los proceso es resaltante tal como los señala A este respecto, Robbins y
Coulter (2005) señalan que la planificación se orienta a presentar los objetivos
de la organización y establece los procedimientos idóneos para alcanzar;
mientras que la función de organización tiene como finalidad crear la
estructura necesaria para llevarlos a la práctica y poder ejecutarlos, por lo que
se corresponde con tareas relacionadas con la coordinación, distribución de
responsabilidades y la división de las funciones que ejecutaran los miembros
de la organización.
En Latinoamérica específicamente en Venezuela en los últimos años
ha sufrido una serie de cambios en lo político, económico, social, sanitario y
tecnológico que evidentemente hace necesario actualizar toda las estructuras
de las empresas u organizaciones todo esto debido a los cambios del entonos
empresarial, ya que cada día los procesos son más expeditos y más
tecnológicos, esto en pro de abrirse e a los nuevos cambios que da el mundo
globalizados, que hace más competitivo los mercado y todas la empresas
bien sea de producción o de servicio como es el caso de este estudio se
inserten en esta red global de competitividad pero con estrategias
estructurales que le permita permanecer el en tiempo u obtener rentabilidad y
competitividad.
Al respecto Mora (2011),manifiesta lo siguiente: las empresas, en
especial las pequeñas y medianas organizaciones, se han visto severamente
afectadas por las políticas económicas impuestas por el sistema financiero de
los últimos años, que limita el acceso a las divisas e impone un acceso muy
restringido al financiamiento; lo que hace necesario que se tenga un estricto
control de la administración y uso del efectivo, una de las áreas más
importantes de la administración de una empresa; debiendo asegurarse que
el mismo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados
o mal invertidos.
En este sentido es importante reconocer que es en la fase
administrativa donde emana la política de diseño y controles adecuados para
lo organización, donde se cuente con un cuerpo de directores y regentes
idóneos para esta tarea tan importante, allí se evidencias las controles,
ventajas y desventajas y se esgrimen soluciones para las diferentes
situaciones empresariales que e puedan presentar durante la permanencia de
las políticas de control interno.
En ese orden ideas, Gitman L. (2003) destaca que en los últimos años
se le viene dando más importancia a tener un buen sistema de control interno
en las organizaciones, esto debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen
para mantenerse en el mercado. El control interno en una organización está
orientado no sólo a prevenir o detectar errores e irregularidades, sino que
debe estar enfocado a lograr que el ser se compagine con el deber ser de la
organización.
En el caso de la Asociación Venezolana Oriental de los Adventista del
Séptimo Día, ubicada en la urbanización Alberto Ravell de la ciudad de
Maturín Edo. Monagas, es una organización sin fine sede lucro que predica el
evangelio rectora de las 144 congregaciones de la iglesias Adventistas de los
estado Monagas, Delta Amacuro, Península de Paria de Edo Sucre y
municipios Guanipa y Simón Rodríguez del estado Anzoátegui.
Esta organización recibe todas las remesas de sus congregaciones a
través de un sistema electrónico para ser procesado a través del área de caja
principal que conjuntamente con el área de Auditoria y Contabilidad conforma
junto al tesorero del campo el departamento de finanzas. Toda la actividad
contable se desarrolla a través de un programa denominado Sunplus y la
recepción de remesas a través de sistema Ecclessias7, a fin de darle sentidos
contable a todas las operaciones financiera de la organización.
Es importante resaltar que la organización no cuenta con manual de
control interno en su área contable que permita evidencia los procesos
contables, ni las personas responsables, ni tiempo de ejecución. No existe por
escrito lineamientos o políticas que permita al personal involucrado establecer
una comunicación ideal que sea eficaz y eficiente en los procesos
organizacionales. En ese sentido, se presente dar respuesta a las siguientes
interrogantes: ¿Cuál es la situación actual de los procedimientos de la caja
principal de la Asociación venezolana Oriental?, ¿Cuáles son las políticas y
procedimientos necesarios para que manejo de las caja principal?, ¿Cómo
debe ser la estructura del control interno de la caja principal de la Asociación
Venezolana Oriental?
Título de la Investigación
Manual de Normas y Procedimientos Internos para Optimizar los
procesos de Recepción y Contabilización de Ingresos en el Área de Caja
principal de la Asociación Venezolana Oriental de los Adventistas del
Séptimo Día, Maturín Estado Monagas.
Objetivo General
Proponer un Manual de Normas y Procedimientos Internos para
Optimizar los procesos de Recepción y Contabilización de Ingresos en el
Área de Caja principal de la Asociación Venezolana Oriental de los
Adventistas del Séptimo Día, Maturín Estado Monagas.
Objetivo Específicos
1. Diagnosticar el proceso recepción registro y contabilización de las
operaciones diarias en el área de caja principal de la Asociación
Venezolana Oriental de los Adventistas del Séptimo Día ubicada en
Maturín Estado Monagas.
2. Implementar mediante una matriz DOFA las fortalezas y debilidades
en los manejos de caja para aplicar los procesos adecuados al
objeto de estudio.
3. Establecer procedimientos y lineamientos que busque mejorar y
dinamizar el control interno en el área de caja principal de la
Asociación Venezolana Oriental de los Adventistas del Séptimo Día
ubicada en Maturín Estado Monagas.
Justificación
El control interno es un proceso administrativos que tiene por objetivos
proporcionar seguridad a la organización y sus directivos, así como la
eficiencia de los diferentes aspectos contables del departamento de caja de
la entidad. Por consiguiente es necesario involucrar a las partes dándole las
herramientas técnicas y contables de acuerdo a las leyes del país y
normativas que rigen la materia todo en aras de que los procesos sean
conocidos por los sujetos o funcionarios de la organización.
Por ello es la razón de este estudio de investigación ya que la entidad
representada presenta la debilidad por no tener un manual de control interno
y cada día se expone a casos de fraudes y pérdidas económicas por no
contar el lineamiento estratégico y de conocimiento general, en este proyecto
se presentará unos lineamientos que permitan establecer procedimientos y
policitas de control interno en la entidad, teniendo siempre presente la
importancia de la participación de cada uno de los trabajadores y
funcionarios de la empresa u organización en un preparación, no solo que
conozcan en detalles el rol y funciones dentro de la estructura, sino a todos
aquello relacionados de una manera directa e indirecta que pueda afectarles.
Con la implementación de este modelo se busca que haya mayor fluidez
dentro de los procesos administrativos y contables, evitando retardo, o
estancamiento en la atención a los clientes (donantes), desarrollar las
habilidades administrativas que logren aumentar los porcentajes en el logro
de los objetivos, creando así un clima organización saludables y esto se vea
reflejado en una sana relación laborar entre los funcionarios de todos los
niveles de la organización.
Del mismo modo por ser esta una organización de carácter social,
implícitamente el conocimiento pleno de las tarea y funciones en el entorno
laborar tiende implícitamente aplicado en la vida cotidiana del trabajador y
aplicado en su entorno cotidiano pues desarrolla en ello ese ideal calidad,
solidaridad, respeto, integridad que son valores inherentes para el desarrollo
comparativo de la organización y de las comunidades vinculadas a la
Asociación Venezolana Oriental de los Adventistas del Séptimo Día.
Con relación al área académica y metodológica esta investigación
servirá como marco referencial para otras de la misma naturaleza, que
compartan el mismo enfoque administrativo descriptivo, aportando así a
futuros profesionales de la Contaduría Pública un modelo técnico que sea el
vehículo para desarrollar nuevos esquema de acuerdo a las nuevas
realidades y momentos organizacionales.
Tomando como referencia lo antes descrito la línea de investigación
se circunscribe al área de conocimiento Desarrollo Sistemas de Procesos
Administrativos Contables y Financieros, mediante esta línea se busca
desarrollar aportes al conocimientos en material gerencial con lineamientos
y procesos administrativos y contables para las organizaciones, que
busquen facilitar los procesos y sean modelos aplicables a todas las en las
áreas de la investigación administrativa.
Finalmente en este estudio el investigador es de carácter positivista
cuantitativo, de modalidad de campo y descriptivo, que busca crear modelos,
diseño de procesos, en general crear nuevas formas para el desarrollo de
las capacidades y conocimientos de esta área tan importante del desarrollo
organizacional que busca aplicar lineamientos de procesos control interno
de manera efectiva.
Alcance
La presente investigación consistirá en diseñar un manual de control
interno del área de caja principal de la Asociación Venezolana Oriental de los
Adventistas del Séptimo Día ubicada en la urb. Alberto Ravell, Maturín Edo.
Monagas. Este proceso se realizará en un plazo de dos trimestres de
acuerdo al lineamiento académico de la Universidad Yacambú, y dictado en
la cátedra Investigación Aplicada a la Contaduría, durante este periodo se
prepara los aspectos metodológicos y teóricos para la formación de la
investigación, enriquecidos con un trabajo de campo donde se recopilará
información y datos valiosos a fin de sustentar de forma teórica y
metodológica las investigación.
En ese mismo orden de ideas, se aplicarán instrumentos diagnósticos
que sirvan para determinar la situaciones reales al problema planteado, así
como la aplicación y desarrollo de conclusiones y recomendaciones que
sean de orientación a la Asociación Venezolana Oriental de los Adventista
del Séptimo Día., otorgando un modelo efectivo de fácil aplicación que sirva
para mejorar y estandariza los procesos y procedimientos internos en el área
de caja de la organizació
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Control Interno en las Organizaciones. En International Federation Of
Accountants. [Documento en línea]. Disponible:
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Catácora, F. (1998) Contabilidad, la base para las decisiones
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Mantilla, S y Alcánte, S. (2006) Auditoria de Control Interno. Ecoediciones.
Colombia
Robbins, Stephen y Coulter, Mary (2005). Administración. México: Pearson
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Mora Vanegas, Carlos (2011) PYMES venezolana y competitividad.
Documento en línea disponible en
[Link] emp/[Link]
Gitman L., John (2003). Administración Financiera Básica. 6ta Edición
Editora Horla. México
