ANEXO A.

Diagnóstico De Evaluación Sistema de Gestión se Calidad según NTC - ISO 9001-2015

DIAGNOSTICO DE EVALUACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SEGÚN NTC ISO 9001-

2015
CRITERIOS DE CALIFICACION: A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos:
Se establece, se implementa y se mantiene; Corresponde a las fase de Verificar y Actuar para la
Mejora del sistema); B. cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos: Se establece,
se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fase del Hacer del sistema); C. Cumple con el
mínimo del criterio enunciado (3 puntos: Se establece, no se implementa, no se mantiene;
Corresponde a las fase de identificaciòn y Planeación del sistema); D. No cumple con el criterio
enunciado (0 puntos: no se establece, no se implementa, no se mantiene N/S).
CRITERIO DE
CALLIFICACION
No. NUMERALES
A-V H P N/S
A B C D

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
10 5 3 0
4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

Se determinan las cuestiones externas e internas que son pertinentes

1 0
para el propósito y dirección estratégica de la organización.

Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas

2 0
cuestiones externas e internas.
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

SE HAN DETERMINADO LAS PARTES INTERESADAS QUE SON PERTINENTES AL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD Y SST DE LA ORGANIZACIÓN
Se ha determinado las partes interesadas y los requisitos de estas
3 3
partes interesadas para el sistema de gestión de Calidad.
Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas
4 0
partes interesadas y sus requisitos.
4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Primer Párrafo
Se tiene determinado el alcance según:
Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, ubicación geográfica.

Debe estar documentado y disponible.

El alcance del SGC, se ha determinado según:
5 Procesos operativos, productos y servicios, instalaciones físicas, 0
ubicación geográfica
El alcance del SGC se ha determinado teniendo en cuenta los
6 problemas externos e internos, las partes interesadas y sus productos 3
y servicios?
7 Se tiene disponible y documentado el alcance del Sistema de Gestion. 0

Se tiene justificado y/o documentado los requisitos (exclusiones) que

8 0
no son aplicables para el Sistema de Gestion?

4.4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS

Se tienen identificados los procesos necesarios para el sistema de
9 3
gestión de la organización
Se tienen establecidos los criterios para la gestion de los procesos
teniendo en cuenta las responsabilidades, procedimientos, medidas
10 3
de control e indicadores de desempeño necesarios que permitan la
efectiva operación y control de los mismos.
Se mantiene y conserva informacion documentada que permita
11 3
apoyar la operación de estos procesos.
SUBTOTAL 0 0 15 0
 Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 14%
5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL
Se demuestra responsabilidad por parte de la alta dirección para la
1 3
eficacia del SGC.

5.1.2 Enfoque al cliente

La gerencia garantiza que los requisitos de los clientes de determinan

2 5
y se cumplen.
Se determinan y consideran los riesgos y oportunidades que puedan
3 afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad 0
de aumentar la satisfaccion del cliente.
5.2 POLITICA
5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLITICA
La política de calidad con la que cuenta actualmente la organización
4 0
está acorde con los propósitos establecidos.
5.2.2 Comunicación de la politica de calidad
Se tiene disponible a las partes interesadas, se ha comunidado dentro
5 0
de la organización.
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
Se han establecido y comunicado las responsabilidades y autoridades
6 3
para los roles pertinentes en toda la organización.
SUBTOTAL 0 5 6 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 18%
6. PLANIFICACION
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Se han establecido los riesgos y oportunidades que deben ser
1 abordados para asegurar que el SGC logre los resultados 3
esperados.
La organización ha previsto las acciones necesarias para abordar
2 estos riesgos y oportunidades y los ha integrado en los procesos del 0
sistema.
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS
Que acciones se han planificado para el logro de los objetivos del SIG-
3 0
HSQ, programas de gestion?
4 Se manatiene informacion documentada sobre estos objetivos 0
6.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS
Existe un proceso definido para determinar la necesidad de cambios
5 0
en el SGC y la gestión de su implementación?
SUBTOTAL 0 0 3 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 6%
7. APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades
La organización ha determinado y proporcionado los recursos
necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y
1 3
mejora continua del SGC (incluidos los requisitos de las personas,
mediambientales y de infraestructura)
7.1.5 Recursos de seguimiento y medicion
7.1.5.1 Generalidades
En caso de que el monitoreo o medición se utilice para pruebas de
conformidad de productos y servicios a los requisitos especificados,
2 0
¿se han determinado los recursos necesarios para garantizar un
seguimiento válido y fiable, así como la medición de los resultados?
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones

Dispone de métodos eficaces para garantizar la trazabilidad durante el

3 3
proceso operacional.
7.1.6 Conocimientos de la organización
Ha determinado la organización los conocimientos necesarios para el
funcionamiento de sus procesos y el logro de la conformidad de los
4 3
productos y servicios y, ha implementado un proceso de experiencias
adquiridas.
7.2 COMPETENCIA
La organización se ha asegurado de que las personas que puedan
afectar al rendimiento del SGC son competentes en cuestión de una
5 adecuada educación, formación y experiencia, ha adoptado las 0
medidas necesarias para asegurar que puedan adquirir la
competencia necesaria
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
Existe una metodología definida para la evaluación de la eficacia de
6 0
las acciones formativas emprendidas.
7.4 COMUNICACIÓN
Se tiene difinido un procedimiento para las comunicones internas y
7 0
externas del SIG dentro de la organización.
7.5 INFORMACION DOCUMENTADA
7.5.1 Generalidades
Se ha establecido la información documentada requerida por la norma
8 y necesaria para la implementación y funcionamiento eficaces del 3
SGC.
7.5.2 Creacion y actualizacion
Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y
9 0
actualización de documentos.
7.5.3 Control de la informacion documentada
Se tiene un procedimiento para el control de la informacion
10 0
documentada requerida por el SGC.
SUBTOTAL 0 0 12 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 12%
8. OPERACIÓN
8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL
Se planifican, implementan y controlan los procesos necesarios para
1 3
cumplir los requisitos para la provision de servicios.
La salida de esta planificación es adecuada para las operaciones de la
2 3
organización.
Se asegura que los procesos contratados externamente estén
3 3
controlados.
Se revisan las consecuencias de los cambios no previstos, tomando
4 0
acciones para mitigar cualquier efecto adverso.
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.2.1 Comunicación con el cliente
La comunicación con los clientes incluye información relativa a los
5 0
productos y servicios.
Se obtiene la retroalimentación de los clientes relativa a los productos
6 3
y servicios, incluyendo las quejas.
Se establecen los requisitos específicos para las acciones de
7 0
contingencia, cuando sea pertinente.
8.2.2 Determinacion de los requisitos para los productos y servicios
Se determinan los requisitos legales y reglamentaarios para los
8 productos y servicios que se ofrecen y aquellos considerados 0
necesarios para la organización.
8.2.3 Revision de los requisitos para los productos y servicios
 La organización se asegura que tiene la capacidad de cumplir los
9 5
requisitos de los productos y servicios ofrecidos.
La organización revisa los requisitos del cliente antes de
10 5
comprometerse a suministrar productos y servicios a este.
Se confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación por parte
11 de estos, cuando no se ha proporcionado informacion documentada al 5
respecto.
Se asegura que se resuelvan las diferencas existentes entre los
12 3
requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente.
Se conserva la informacion documentada, sobre cualquier requisito
13 0
nuevo para los servicios.
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios
Las personas son conscientes de los cambios en los requisitos de los
14 productos y servicios, se modifica la informacion documentada 0
pertienente a estos cambios.
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.3.1 Generalidades
Se establece, implementa y mantiene un proceso de diseño y
15 desarrollo que sea adecuado para asegurar la posterior provición de 5
los servicios.
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo

16 La organización determina todas las etapas y controles necesarios

3
para el diseño y desarrollo de productos y servicios.
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
Al determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de
17 productos y servicios a desarrollar, se consideran los requisitos 3
funcionales y de desempeño, los requisitos legales y reglamentarios.
Se resuelven las entradas del diseño y desarrollo que son
18 0
contradictorias.
Se conserva información documentada sobre las entradas del diseño
19 3
y desarrollo.
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo
Se aplican los controles al proceso de diseño y desarrollo, se definen
20 3
los resultados a lograr.
Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados
21 3
del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos.
Se realizan actividades de verificación para asegurar que las salidas
22 del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas. 3

Se aplican controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurar

que: se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas
23 3
determinados durante las revisiones, o las actividades de verificación
y validación
24 Se conserva información documentada sobre las acciones tomadas. 0
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: cumplen los
25 5
requisitos de las entradas
Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: son adecuadas
26 para los procesos posteriores para la provisión de productos y 3
servicios
Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: incluyen o hacen
27 referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea 3
apropiado, y a los criterios de aceptación
Se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: especifican las
28 características de los productos y servicios, que son esenciales para 5
su propósito previsto y su provisión segura y correcta.
Se conserva información documentada sobre las salidas del diseño
29 0
y desarrollo.
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo
Se identifican, revisan y controlan los cambios hechos durante el
30 diseño y desarrollo de los productos y servicios 0

Se conserva la información documentada sobre los cambios del

diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de
31 0
los cambios, las acciones tomadas para prevenir los impactos
adversos.
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE
8.4.1 Generalidades
La organización asegura que los procesos, productos y servicios
32 3
suministrados externamente son conforme a los requisitos.
Se determina los controles a aplicar a los procesos, productos y
33 0
servicios suministrados externamente.
Se determina y aplica criterios para la evaluación, selección,
34 seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores 0
externos.
35 Se conserva información documentada de estas actividades 0
8.4.2 Tipo y alcance del control
La organización se asegura que los procesos, productos y servicios
suministrados externamente no afectan de manera adversa a la
36 0
capacidad de la organización de entregar productos y servicios,
conformes de manera coherente a sus clientes.
Se definen los controles a aplicar a un proveedor externo y las salidas
37 resultantes. 0
Considera el impacto potencial de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente en la capacidad de la organización de
38 3
cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables.
Se asegura que los procesos suministrados externamente
39 permanecen dentro del control de su sistema de gestion de la calidad. 0

Se determina la verificación o actividades necesarias para asegurar

40 0
que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos.
8.4.3 Informacion para los proveedores externos
La organización comunica a los proveedores externos sus requisitos
41 3
para los procesos, productos y servicios.
Se comunica la aprobación de productosy servicios, métodos,
42 0
procesos y equipos, la liberación de productos y servicios.
Se comunica la competencia, incluyendo cualquier calificación
43 0
requerida de las personas.
Se comunica las interacciones del proveedor externo con la
44 0
organización.
Se comunica el control y seguimiento del desempeño del proveedor
45 0
externo aplicado por la organización.
8.5 PRODUCCION Y PROVISION DEL SERVICIO
8.5.1 Control de la produccion y de la provision del servicio
Se implementa la producción y provisión del servicio bajo condiciones
46 3
controladas.
Dispone de información documentada que defina las características
47 de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a 0
desempeñar.
Dispone de información documentada que defina los resultados a
48 0
alcanzar.
Se controla la disponibilidad y el uso de recursos de seguimiento y
49 0
medición adecuados
 Se controla la implementación de actividades de seguimiento y
50 medición en las etapas apropiadas. 0

Se controla el uso de la infraestructura y el entorno adecuado para la

51 operación de los procesos. 3

Se controla la designación de personas competentes.

52 3
Se controla la validación y revalidación periódica de la capacidad para
53 3
alcanzar los resultados planificados.
Se controla la implementación de acciones para prevenir los errores
54 humanos. 3
Se controla la implementación de actividades de liberación, entrega y
55 posteriores a la entrega. 5

8.5.2 Identificacion y trazabilidad

La organización utiliza medios apropiados para identificar las salidas
56 5
de los productos y servicios.
57 Identifica el estado de las salidas con respecto a los requisitos. 3

58 Se conserva información documentada para permitir la trazabilidad. 0

8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos

La organización cuida la propiedad de los clientes o proveedores
59 externos mientras esta bajo el control de la organización o siendo 3
utilizada por la misma.
Se Identifica, verifica, protege y salvaguarda la propiedad de los
60 clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización 0
o incorporación en los productos y servicios.
Se informa al cliente o proveedor externo, cuando su propiedad se
61 pierda, deteriora o de algun otro modo se considere inadecuada para 0
el uso y se conserva la información documentada sobre lo ocurrido.
8.5.4 Preservacion
La organización preserva las salidas en la producción y prestación del
62 servicio, en la medida necesaria para asegurar la conformidad con los 3
requisitos.
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
Se cumplen los requisitos para las actividades posteriores a la
63 5
entrega asociadas con los productos y servicios.
Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega la
64 organización considero los requisitos legales y reglamentarios. 3

Se consideran las consecuencias potenciales no deseadas asociadas

65 0'
a sus productos y servicios.
Se considera la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus
66 0
productos y servicios.
67 Considera los requisitos del cliente. 3
68 Considera la retroalimentación del cliente. 3
8.5.6 Control de cambios
La organización revisa y controla los cambios en la producción o la
69 prestación del servicio para asegurar la conformidad con los 0
requisitos.
Se conserva información documentada que describa la revisión de los
70 cambios, las personas que autorizan o cualquier 0
acción que surja de la revisión.
8.6 LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
La organización implementa las disposiciones planificadas para
71 0
verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios.
Se conserva la información documentada sobre la liberación de
72 0
los productos y servicios.
 73 Existe evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 0
74 Existe trazabilidad a las personas que autorizan la liberación. 3
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
La organización se asegura que las salidas no conformes con sus
75 0
requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega.
La organización toma las acciones adecuadas de acuerdo a la
76 naturaleza de la no conformidad y su efecto sobre la conformidad de 0
los productos y servicios.
Se verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las
77 3
salidas no conformes.

78 La organización trata las salidas no conformes de una o más maneras 3

La organización conserva información documentada que describa la

no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones obtenidas e
79 0
identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no
conformidad.
SUBTOTAL 0 45 93 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 17%
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION
9.1.1 Generalidades

1 La organización determina que necesita seguimiento y medición. 0

Determina los métodos de seguimiento, medición, análisis y
2 0
evaluación para asegurar resultados validos.
3 Determina cuando se lleva a cabo el seguimiento y la medición. 0
Determina cuando analizar y evaluar los resultados del seguimiento y
4 0
medición.
5 Evalúa el desempeño y la eficacia del SGC. 0

6 Conserva información documentada como evidencia de los resultados. 0

9.1.2 Satisfaccion del cliente
La organización realiza seguimiento de las percepciones de los
7 3
clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas.
Determina los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar
8 0
la información.
9.1.3 Analisis y evaluacion
La organización analiza y evalúa los datos y la información que surgen
9 0
del seguimiento y la medición.
9.2 AUDITORIA INTERNA
La organización lleva a cabo auditorías internas a intervalos
10 0
planificados.
Las auditorías proporcionan información sobre el SGC conforme con
11 los requisitos propios de la organización y los requisitos de la NTC 0
ISO 9001:2015.
La organización planifica, establece, implementa y mantiene uno o
12 0
varios programas de auditoría.

13 Define los criterios de auditoría y el alcance para cada una. 0

Selecciona los auditores y lleva a cabo auditorías para asegurar la

14 0
objetividad y la imparcialidad del proceso.
 Asegura que los resultados de las auditorias se informan a la
15 0
dirección.
16 Realiza las correcciones y toma las acciones correctivas adecuadas. 0
Conserva información documentada como evidencia de la
17 0
implementación del programa de auditoría y los resultados.
9.3 REVISION POR LA DIRECCION
9.3.1 Generalidades
La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para
18 asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua 0
con la estrategia de la organización.
9.3.2 Entradas de la revision por la direccion
La alta dirección planifica y lleva a cabo la revisión incluyendo
19 consideraciones sobre el estado de las acciones de las revisiones 0
previas.
Considera los cambios en las cuestiones externas e internas que sean
20 0
pertinentes al SGC.

21 Considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del SGC. 0

22 Considera los resultados de las auditorías. 0

23 Considera el desempeño de los proveedores externos. 0

24 Considera la adecuación de los recursos. 0

Considera la eficiencia de las acciones tomadas para abordar los
25 0
riesgos y las oportunidades.
26 Se considera las oportunidades de mejora. 0

9.3.3 Salidas de la revision por la direccion

Las salidas de la revisión incluyen decisiones y acciones relacionadas
27 0
con oportunidades de mejora.
28 Incluyen cualquier necesidad de cambio en el SGC. 0
29 Incluye las necesidades de recursos. 0
Se conserva información documentada como evidencia de los
30 0
resultados de las revisiones.
SUBTOTAL 0 0 3 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 1%
10. MEJORA
10.1 Generalidades
La organización ha determinado y seleccionado las oportunidades de
1 mejora e implementado las acciones necesarias para cumplir con los 3
requisitos del cliente y mejorar su satisfacción.
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA

La organización reacciona ante la no conformidad, toma acciones para

2 0
controlarla y corregirla.

Evalúa la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no

3 0
conformidad.
4 Implementa cualquier acción necesaria, ante una no conformidad. 3

5 Revisa la eficacia de cualquier acción correctiva tomada. 0

6 Actualiza los riesgos y oportunidades de ser necesario. 0

 7 Hace cambios al SGC si fuera necesario. 0
Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no
8 0
conformidades encontradas.
Se conserva información documentada como evidencia de la
9 naturaleza de las no conformidades, cualquier acción tomada y los 0
resultados de la acción correctiva.
10.3 MEJORA CONTINUA
La organización mejora continuamente la conveniencia, adecuación y
10 3
eficacia del SGC.
Considera los resultados del análisis y evaluación, las salidas de la
11 revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u 0
oportunidades de mejora.
SUBTOTAL 0 0 9 0
Valor Estructura: % Obtenido ((A+B+C) /100) 8%

DIAGNOSTICO: GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ISO 9001

ACCIONES POR
NÚMERALES % DE CUMPLIMIENTO ACTUAL
REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA
14% IMPLEMENTAR
ORGANIZACIÓN
5. LIDERAZGO 18% IMPLEMENTAR
6. PLANIFICACION 6% IMPLEMENTAR
7. APOYO 12% IMPLEMENTAR
8. OPERACIÓN 17% IMPLEMENTAR
9. EVALUACION DEL
1% IMPLEMENTAR
DESEMPEÑO
10. MEJORA 8% IMPLEMENTAR
GRADO TOTAL DE
CUMPLIMIENTO A LOS 11%
REQUISITOS
Calificacion global en la Gestion
BAJO
de Calidad
ANEXO B. Acta de compromiso y diagnóstico de la Organización
ANEXO C. Matriz de Comunicación

MATRIZ DE COMUNICACIÓN - PLANIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE UN SGC. AGATA`S DISFRACES

QUÉ COMUNICAR CUÁNDO COMUNICAR A QUIÉN COMUNICAR CÓMO COMUNICAR QUIÉN COMUNICA

Un dia hábil después de recibida la * Proceso de cotización,

solicitud ya sea por llamada Mediante correos electrónicos venta y alquiler.
Solicitudes de cotización Punto de venta
telefonica, correo electrónico o y/o formato de cotización * Gerente
punto de venta

Maximo 2 dias habiles de ser * Proceso de cotización,

aprobada la cotización y de recibir Al proceso de Diseño y Mediante Orden de diseño venta y alquiler.
Solicitudes de diseño
orden de compra por parte del desarrollo debidamente diligenciado * Gerente
cliente

Mediante Orden de
Al momento de ser aprobada la * Proceso de cotización,
producción con previa
cotización, orden de pedido, y venta y alquiler.
Ordenes de Producción Proceso de Confección aprobación de Cotización y
liberación de diseño, maximo 2 * Gerente
liberación de diseño (si
dias hábiles * Proceso de Diseño
aplica)

* Proceso de cotización,
Disponibilidad de Al momento de la liberación de venta y alquiler. Planilla de entradas y salidas
Proceso de producción
producto producto en producción * Gerente en inventario
* Proceso de Diseño

Fuente: Elaboración Propia

ANEXO D. Cuadro de Mando Integral Corporativo

PERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR META ANUAL PLANES DE ACCIÓN PROCESO RESPONSABLE

Asignar recursos (tiempo, personas, dinero) y

Gestión Financiera
herramientas para los planes de formación
# de Capacitaciones
Implementar programas de Formación programadas / # de 100% Identificar areas y procesos que requieran
capacitaciones ejecutadas mejoramiento de competencias laborales
Perspectiva de Gestión del Talento Humano
Innovación y Generar un programa de formación anual y medir su
Aprendizaje eficacia
Asignar recursos (tiempo, personas, dinero) para la
Gestión Financiera
Implementar modelos de conservación y conservación y disponibilidad de la información
# procesos documentados
disponibilidad de la información para la toma de > 70 % Implementar modelos de seguimiento y medición que
/ Total de procesos
decisiones permitan consolidar y dar trazabilidad a la Dirección Estratégica
información
Asignar recursos (tiempo, personas, dinero) para la
conservación y mantemiento de los productos Gestión Financiera
Implementar modelos de mantenimiento y # productos revisados y enventario
conservación de los productos en inventario conservados / total 100% Generar un programa de mantenimiento mensual de
Gestión del Talento Humano
para la prestación de servicio de alquiler productos en inventario los productos en inventario
Medir y controlar los productos en Inventario para
Gestión Venta y Alquiler
garantizar su disponibilidad y rotación
Perspectiva de los Implementar y documentar el proceso de diseño y
Procesos Internos desarrollo de productos
Diseñar y desarrollar productos nuevos > 20% Generar modelos benchmarking e investigación de
# de productos nuevos / mercados como fuente de información para el diseño
total productos vendidos y desarrollo de nuevos productos Dirección Estratégica

Documentar y estandarizar procesos que

# procesos documentados 100% Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad
permita reducir costos y gastos
/ Total de procesos
 PERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR META ANUAL PLANES DE ACCIÓN PROCESO RESPONSABLE
< 1 dia para Implementar modelos de seguimiento y medición a la
Procesos Misionales
Implementar y controlar la entrega oportuna de Fecha de entrega - fecha productos en entrega del producto y/o servicio
los productos y servicios a nivel nacional de solicitud inventario; < a 5 Buscar Alianzas estratégicas que permita reducir
Dirección Estratégica
dias para productos tiempos de entrega a nivel nacional
índice de satisfacción / Implementar modelo de seguimiento y medición a la
Gestión Venta y Alquiler
Total ventas > 80% satisfacción del cliente
Perspectiva de los Buscar Alianzas estratégicas que permita reducir
Medir y Mejorar la satisfaccion del cliente Dirección Estratégica
Clientes tiempos de entrega a nivel nacional
< 1 dia para
Medir y controlar los productos en Inventario para
productos en
Fecha de entrega - fecha garantizar su disponibilidad y rotación
inventario; < a 5 Gestión Venta y Alquiler
de solicitud Medir y controlar los productos en Inventario para
dias para productos
Garantizar disponibilidad de los productos para garantizar su disponibilidad y rotación
nuevos
la venta y/o alquiler con una cobertura nacional Buscar Alianzas estratégicas que permita reducir
Dirección Estratégica
tiempos de entrega a nivel nacional
Implementar modelos de seguimiento y medición que
# procesos documentados
>70% permitan consolidar y dar trazabilidad a la
/ Total de proces
información
Garantizar la sostenibilidad de Agata´s disfraces
# procesos documentados
100% Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad
/ Total de procesos
Dirección Estratégica
Perspectiva
Buscar Alianzas estratégicas que permita reducir
Financiera
tiempos de entrega a nivel nacional
Total ventas año 1 - total Generar modelos benchmarking e investigación de
Incrementar rentabilidad a través del incremento
ventas año 0 / Total ventas > 15% mercados como fuente de información para el diseño
a las ventas
año 0 y desarrollo de nuevos productos
Medir y controlar los productos en Inventario para
Gestión Venta y Alquiler
garantizar su disponibilidad y rotación
Fuente: Elaboración Propia
ANEXO E. Matriz de Riesgos y Oportunidades
Código DDE - 006
"AGATA`S DISFRACES" MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Versión 0
Fecha Exp 10/05/2019 PROCESO Dirección Estratégica Pág 1 de 1
Efectos
PROCESO OBJETIVO Cuestiones Riesgo (Eventos) Causas Clasif Control
(Consecuencias)
Generar una Cotización fuera de las Falta de Capacitación y/o competencia del * Cronograma de capacitaciones
Moneda Sobrecostos 3
especificaciones Financieras personal * Manual de Funciones
Suministrar cotizaciones de manera
* Requisitos de formacion, competencia y
clara, confiable y oportuna, que
Cotización Alta demanda de solicitudes 1 experiencia para contratación
cumplan con las especificaciones Mano de Demora en la entrega de Demoras en la * Personal Temporal para alta temporada
solicitadas por los clientes. Obra Contizaciones entrega
Demoras y/o falta de especificaciones tecnicas de * Formato de liberación de diseño con
3 especificaciones
diseño o financieras

Falta de Capacitación y/o competencia del * Cronograma de capacitaciones

Realizar diseños de disfraces, trajes Sobrecostos 1
Realizar diseños defectuosos o personal * Manual de Funciones
tipicos y muñecones deacuerdo a las
Materiales fuera de las especificaciones del * Requisitos de formacion, competencia y
especificaciones del cliente y/o
cliente y financieras experiencia para contratación
Diseño tendencias del mercado, con una Falta de materiales o alta demanda 3
Demoras en la * Personal Temporal para alta temporada
adecuada asigancion y planificación
entrega * Criterios de selección y evaluación de proveedores
de los recursos fisicos, financieros y Mano de Demoras y/o falta de especificaciones tecnicas de
Demora en la entrega de diseños 3 * Formato de solicitud de diseño con
humano Obra cotización o financieras especificaciones
Producto
Confeccion con materia prima
Materiales Falta de material o Requisitos a proveedores defectuoso, 3
defectuosa * Cronograma de capacitaciones
Sobrecostos
Elaborar y confeccionar disfraces, * Manual de Funciones
trajes tipicos y muñecontes * Requisitos de formacion, competencia y
conforme a las especificaciones Fallas en infraestructura y maquinaria 3 experiencia para contratación
Demora en la entrega de producto Demoras en la
Confección tecnicas de diseño y de manera Maquinaria * Personal Temporal para alta temporada
terminado entrega
oportuna, con adecuado uso de * Criterios de selección y evaluación de proveedores
recursos fisicos, humanos y Alta demanda de solicitudes 1 * Cronograma y ejecucion de programa de
financieros. mantenimiento a maquinaria e infraestructura
Producto terminado fuera de
Mano de Falta de Capacitación y/o competencia del * Formato de liberacion de diseño y cotización
especificaciones del cliente, Sobrecostos 3
Obra personal
tecnicas o financieras
Comercializar de manera oportuna * Cronograma de capacitaciones
mediante la venta o alquiler de Vender o alquilar productos fuera Falta de Capacitación y/o competencia del * Manual de Funciones
Moneda Sobrecostos 1
disfraces, trajes tipicos y de las especificaciones Financieras personal * Requisitos de formacion, competencia y
Venta y Alquiler muñecones, que garanticen la experiencia para contratación
satisfacción del cliente y las Mano de Demora en la distribución y entrega Demoras en la * Indicador tiempos de entrega entre procesos
especificaciones tecnicas y Demoras en producto terminado o en inventarios 3 * Cronograma y ejecución de mantenimiento de
Obra de producto terminado entrega
financieras. producto en inventario
Fuente: Elaboración Propia
ANEXO F. Caracterización de procesos

Código DC - 002
"AGATA`S DISFRACES" CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión 0
Fecha Exp 10/05/2019 PROCESO COTIZACIÓN Pág 1 de 1
Nombre del proceso COTIZACIÓN

Suministrar cotizaciones de manera clara, confiable y oportuna, que cumplan

Objetivo
con las especificaciones solicitadas por los clientes.

Responsable Vendedor

Humanos: Vendedor
Físicos: Infraestructura, mobiliario, computador, papeleria.
Recursos
Tecnológicos: office
Económicos: Presupuesto
Proveedores Entradas PHVA Actividades Responsables Salidas Clientes
Direccion verificar políticas de
Politicas de servicio al cliente P
Estratégica atención al cliente
Directrices y aprobación del Definir prespuesto para la
Gestión Financiera P
presupuesto operación del proceso formato de Proceso de
Direccion dilligenciar formato de requision Diseño
Formato de requision del cliente H
Estratégica requisicion del clliente Vendedor
H Ingresar pedido
verificar disposición de
V
Solicitud del cliente; presencial, producto
Cliente Hacer entrega de la
Correo electrónico o telefónico V Cotizacion Clientes
cotizacion
Asegurar talla material y
V Gerente
complejidad
Direccion Realizar Seguimiento y Indicadores de Dirección
Resultados del proceso V Vendedor
Estratégica medición al proceso gestión estratégica
Direccion
Revisión por la Direccion Vendedor
Estratégica Implementar acciones
A Planes de Acción Clientes
correctivas y de mejora
Auditorias Resultados de auditoria Vendedor

Procedimientos del proceso Registro Requisitos legales

politicas de atención al cliente Formato de requisicion

Instructivo de emision de cotizacion y atencion al Cotización NA
cliente Encuesta

Seguimiento y control Requisitos modelo de gestión

Servicio al cliente
NTC ISO 9001: 2015
Gerneracion de Ordenes de cotizacion
INDICADOR FORMULA META RESPONS FRECUENCIA ORIGEN DATOS RESULTADO

Porcentaje (Σde formatos de

Formatos de
cotizacion con errores del Lista de
cotización con >5% Vendedor Semestral
semestre/Σformatos de cotizacion Verificacion
errores
del semestre del semestre)*100%

Tiempo de
Formato Plan de
respuesta a las Fecha de respuesta - fecha de
> 1 dia Vendedor Mensual control a las
solictudes de solicitud
solicitudes
cotizacion
Fuente: Elaboración Propia
 Código DD - 002
"AGATA`S DISFRACES" CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Versión 0
Fecha Exp 10/05/2019 PROCESO DISEÑO Pág 1 de 1

Nombre del proceso DISEÑO

Realizar diseños de disfraces, trajes tipicos y muñecones deacuerdo a las

Objetivo especificaciones del cliente y/o tendencias del mercado, con una adecuada asigancion
y planificación de los recursos fisicos, financieros y humanos

Responsable Diseñador

Humanos: Diseñador
Físicos: Infraestructura, mobiliario, computador, papeleria.
Recursos Tecnológicos: office
Económicos: Presupuesto para el área.
Proveedores Entradas PHVA Actividades Responsables Salidas Clientes
formato de P Definir requerimientos del cliente Vendedor
Vendedor Operario
requerimiento H Verificar disponibilidad de diseño
Operario Diseñador Diseño (Cortador)
H realizar Diseño
Verificar que el diseño cumpla con
V
Gerente ´Base de diseños las especificaciones del cliente Gerente
base de diseño Gerente
A Archivar diseño en base
A entregar diseño Operario Diseñador
Resultados del Realizar Seguimiento y medición al Indicadores de Dirección
Direccion Estratégica V Vendedor
proceso proceso gestión estratégica
Revisión por la
Direccion Estratégica Vendedor
Direccion Implementar acciones correctivas
A Planes de Acción Clientes
Resultados de y de mejora
Auditorias Vendedor
auditoria
Procedimientos del proceso Registro Requisitos modelo de gestión
Formato de Solicitud de diseño
Politicas de atención al cliente
Formato de validación de Diseño NTC ISO 9001: 2015
Procedimiento de Diseño

INDICADOR FORMULA META RESPONS FRECUENCIA ORIGEN DATOS RESULTADO

Porcentaje (Σde
reproceso den el
Lista de
Diseños no conformes diseño/Σdiseños <10% Diseñador Mensual
Verificacion
elaborador en el
mes)*100%

Tiempo de respuesta a Formato Plan de

Fecha de respuesta -
la elaboración del > 2 dia Diseñador Mensual control a las
fecha de solicitud
diseño solicitudes

Fuente: Elaboración Propia

Nombre del proceso CONFECCION

Elaborar y confeccionar disfraces, trajes tipicos y muñecontes conforme a las

Objetivo especificaciones tecnicas de diseño y de manera oportuna, con adecuado uso
de recursos fisicos, humanos y financieros.

Responsable Gerente

Operarios: (cortador) (Ensamblador), Mensajero y Gerente

Físicos: Infraestructura, mobiliario, computador, materiales ( papel para el
Recursos
molde, telas, botones, cierres,apliques, y otros que se necesiten
Económicos: Presupuesto para el área.
Proveedores Entradas PHVA Actividades Responsables Salidas Clientes
Determinar materiales
P Gerente
necesarios.
Comprobar talla, y Listado de
P Gerente
complejidad materiales
operario
Almacen/ H Realizar el molde
materiales (contador)
proveedores Operario de
Verificar disponibilidad de operario Confección
V
molde (contador)
Verificar disponibilidad de operario
V
materiales (contador)
Orden de
H Realizar corte Oprario (Cortador) requisicion
H Realizar ensamble Operario
H Realizar acabados Ensamblador traje
Operario (Diseño)
H verificar funcionalidad Gerente
Diseño Molde Venta y Alquiler
Operario
H Realizar ajustes
(Ensamblador)
H Empacar producto Vendedor
Dirección Realizar Seguimiento y
V Líder de proceso Cliente
Estratégica medición al proceso
Procedimientos del proceso Registro Requisitos legales
Molde
Instructivo de Confección de trajes o disfraces Almacen de moldes
Instructivo de Empaque de disfraz Orden de Requisicion (registros de NA
Politicas de entrega pedido tiempos de confección)
Tiempos de entrega del pedido
INDICADOR FORMULA META RESPONS FRECUENCIA ORIGEN DATOS RESULTADO
Porcentaje (Σencuestas
de satisfacción positivas
Satisfacción del Ecuestas de
del semestre/Σencuestas > 80% Vendedor Mensual
Cliente satisfacción
de satisfacción del
semestre)*100
Orden de
Producto No Total Producción / #
< 5% Mensual Producción;
Conformes producto no conforme
Formato de quejas
Líder de Producción
Tiempo de respuesta
Fecha de respuesta - Orden de
a la confección del > 5 dia Mensual
fecha de solicitud Producción
producto

Fuente: Elaboración Propia

 CARACTERIZACIÓN PROCESOS AGATA´S DISFRACES

Nombre del proceso VENTA Y ALQUILER

Comercializar de manera oportuna mediante la venta o alquiler de disfraces, trajes tipicos y

Objetivo muñecones, que garanticen la satisfacción del cliente y las especificaciones tecnicas y
financieras.

Responsable Vendedor

Vendedor
Físicos: Infraestructura, mobiliario, computador, papeleria.
Recursos
Tecnológicos: office
Económicos: Presupuesto para el área.
Proveedores Entradas PHVA Actividades Responsables Salidas Clientes
Politicas de atención al verificar politicas de atencion al
Gerente P
cliente cliente
Operario
Formato de requision dilligenciar formato de requisicion formato de requision
Gerente H (Diseñador)
del cliente del clliente Vendedor
H Ingresar pedido
pedido del cliente por V verificar Disposicion de producto
Cliente medio presencial, mail o A Hacer entrega de la cotizacion
Cotizacion Clientes
telefono Verificar estado del traje para
V Gerente
entrega al cliente(limpieza y
politica de entrega de Definir politicas de entrega de trajes
Gerente P Gerente traje almacen
trajes alquilados por el cliente
Verificar estado del traje en la
cliente V Vendedor
entrega por el cliente
Realizar arreglos del traje de ser
A Operarios
necesario formato de revision
traje confeccion
Enviar a lavanderia traje despues de de traje
lavanderia H
la entrega por el cliente
Vendedor
enviar Trajes a almacendespues de
H
la entrega por la lavanderia
Procedimientos del proceso Registro requisitos legales

orden de producción,
resgistro de entrega de trajes
Instructivo para alquiler del traje o disfraz cotizaciones/facturas de proveedores NA
factura de lavanderia
Orden de requisicion (arreglo)

INDICADOR FORMULA META RESPONS FRECUENCIA ORIGEN DATOS RESULTADO

Porcentaje (Σde los
Promedio del costo Porcentaje (Σde los
costos de arreglo de
de arreglo de costos de arreglo de
< $20.000 Gerente mensual trajes en el
uniformes para trajes en el mes/Σtrajes
mes/Σtrajes
alquiles arreglados al mes
arreglados al mes
Porcentaje
(Σencuestas de
satisfacción positivas
Satisfacción del Ecuestas de
del semestre > 80% Vendedor Mensual
Cliente satisfacción
/Σencuestas de
satisfacción del
semestre)*100
Fuente: Elaboración Propia
ANEXO G. Criterios de evaluación, selección y seguimiento de proveedores

"AGATA`S PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN Y Código PCL - 002

DISFRACES" EVALUACION DE PROVEEDORES Versión 0
Fecha Compras y
12/06/2019 PROCESO Pág 1 de 3
Exp Logistica

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores, con base en el
nivel de riesgo que estos representan para la calidad final de los productos del AGATA´S DISFRACES

Este procedimiento aplica para los proveedores de: componentes, materias primas, materiales y servicios que
pudieran afectar la calidad de los productos finales del portafolio AGATA´S DISFRACES

2. RESPONSABILIDADES/AUTORIDAD

Responsable de Proceso:
• Detecta, evalúa y comunica la necesidad de inclusión de un proveedor con potencial impacto en la
calidad final de los productos del portafolio AGATA´S DISFRACES.
• Da inicio al proceso para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores.
• Colaborar con el proceso de selección, evaluación y re-evaluación, así como en la ejecución de
visitas a las instalaciones de los proveedores (cuando palique).

Gerente:
• Divulgar y suministrar los entrenamientos necesarios para la correcta implementación de este
procedimiento.
• Definir los requerimientos de calidad para la aprobación de proveedores.
• Servir como punto de contacto principal para la ejecución de este procedimiento.
• Mantener actualizada la lista de proveedores aprobados (LPA).
• Mantener la documentación relativa a la calificación de los proveedores aprobados.
• Establecer Acuerdos de Calidad con proveedores, cuando se requiera.
• Realizar la evaluación de las Buenas Prácticas en las instalaciones de los proveedores cuando esto
sea requerido.

Operarios / Mensajero:
• Definir los requerimientos de los proveedores, desde el punto de vista de finanzas, para
complementar el proceso de calificación de proveedores.
• Realizar las compras, únicamente, de los proveedores de la lista de proveedores aprobados (LPA).
• Colaborar en la identificación de proveedores de respaldo cuando estos se requieran.

3. SELECCIÓN

El proceso para añadir un proveedor deberá ser utilizado cuando:

• Se deban agregar nuevos proveedores

• Se tengan proveedores existentes que ofrecen nuevos productos, materiales o servicios y / o
proporcionan nuevos productos no registrados previamente en la LPA.
 PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN Y Código PCL - 002
"AGATA`S DISFRACES"
EVALUACION DE PROVEEDORES Versión 0
Fecha Exp 12/06/2019 PROCESO Compras y Logistica Pág 2 de 3

DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S)
REGISTROS
Identificar la necesidad de desarrollar un Responsable de proceso/área Formato de selección y
1
proveedor nuevo. funcional evaluación de proveedores
Remitir solicitud de desarrollo de proveedor en
el formato, parte A (Solicitud de desarrollo de
Responsable de proceso/área Formato de selección y
2 proveedor), al asistente de gestión de calidad, e
funcional evaluación de proveedores
indicar la razón por la cual requiere un
proveedor nuevo.
Analizar la solicitud y validar la existencia de Formato de selección y
3 Gerente
algún proveedor equivalente en la LPA evaluación de proveedores
Si existe un proveedor equivalente, rechaza la
Formato de selección y
4 solicitud y documenta el racional e informa al Gerente
evaluación de proveedores
solicitante.
Si no existe un proveedor equivalente, aprueba
Formato de selección y
5 la solicitud y remite el formato al jefe de Gerente
evaluación de proveedores
compras.
Revisar la solicitud, y proceder a hacer la
investigación de los proveedores disponibles en
el mercado, hacer un filtro inicial con base en los Formato de selección y
6 Operario / Mensajero
requerimientos administrativos y remite la evaluación de proveedores
información filtrada al asistente de gestión de
calidad (mínimo 4 proveedores potenciales).
Filtrar nuevamente el listado con base en
requerimientos técnicos y de calidad iniciales
(cualitativos) y seleccionar el proveedor con
mayor grado de cumplimiento de las Formato de selección y
7 Gerente
especificaciones requeridas, documentar la evaluación de proveedores
decisión de selección en el formato, parte B
(Proveedor Seleccionado).

Asignar el nivel de criticidad del proveedor

seleccionado de acuerdo a los criterios
Formato de selección y
8 establecidos en la tabla 1. y documentar en el Gerente
evaluación de proveedores
formato parte B (proveedor Seleccionado).
 PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN Y EVALUACION Código PCL - 002
"AGATA`S DISFRACES"
DE PROVEEDORES Versión 0
Fecha Exp 12/06/2019 PROCESO Compras y Logistica Pág 3 de 3

4. EVALUACIÓN

De acuerdo al nivel de riesgo que represente el proveedor seleccionado, la evaluación por calidad debe
contemplar los siguientes parámetros:

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Area Nombre del Fecha de Solicitud:
solicitante: Solicitante:

Producto / Descripción del producto/ Servicio Producto / Descripción del producto/ Servicio
Servicio (Definir el propósito) Servicio (Definir el propósito)
suministrad suministrado:
o:
Existe proveedor equivalente en LPA: SI ❑ No ❑
Comentarios (Asistente de gestión de la calidad):

Investigación de proveedores en el Mercado (Jefe de compras):

SECCIÓN A

Razón social del proveedor Ciudad: Antecedentes:

potencial: 1. 1.
1. 2. 2.
2. 3. 3.
3. 4. 4.
4.

Nombre del Representante Información de contacto: Información del contacto del área de
comercial del Proveedor: Calidad del Proveedor (si aplica):
1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.
4. 4. 4.

CUMPLE ❑
(RE-EVALUACIÓN)
DEL PROVEEDOR
LA EVALUACION
RESULTADOS DE

NO CUMPLE ❑

Aprobado por:
ANEXO H. Control Documental

Código PDE-003
"AGATA´S PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL Versión 0
DISFRACES" Pág 1 de 3
EstratégiDi
PROCESO: Dirección Estratégica Fecha Exp 02/11/2019

1. OBJETIVO

Establecer el proceso para el control de documentos y registros que integran el Sistema de Gestión
de la Calidad.

2. RESPONSABILIDADES/AUTORIDAD

Las responsabilidades para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SGC se
definen conforme a la tabla 1:

Tabla 01: Definición de responsabilidades.

Responsabilidades
Tipo de
Documento Elaboración Revisión Aprobación
Manual de
Asesor externo Gerente Comité Gerencial
Gestión
Procedimientos Asesor externo Gerente Gerente

Asesor externo
Instructivos Operario Gerente
Cualquier Gerente Gerente
funcionario según
Registros
el procedimiento
aplicable

Asesor externo:
• Revisar, aprobar (cuando sea aplicable) y administrar el control de los documentos del SGC.
• Mantener los documentos debidamente actualizados, según la lista de documentos vigentes.
• Administrar los accesos a los documentos vigentes del SGC.
• Gestionar la eliminación de documentos del SGC cuando sea aplicable.
Áreas involucradas en el proceso:
• Emitir sus documentos de los procesos del SGC aplicables y administrar los registros
generados.
• Enviar sugerencias de modificaciones a documentos al elaborador del documento.
Elaborador
• Coordinar entrenamientos (con las personas claves), para implementar un nuevo documento
o su revisión, cuando las modificaciones sean significativas.
Colaborador involucrado en el proceso (si aplica)
• Analizar los impactos de las modificaciones de documentos, implementar y mantener las
modificaciones propuestas.
 Código PDE-003
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL Versión 0
"AGATA´S
Pág 2 de 3
DISFRACES"
PROCESO:
Fecha Exp
Dirección Dirección Estratégica 02/11/2019

3. MÉTODO

DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S)
REGISTROS
1 Escribir el documento en Word y enviar Elaborador Borrador del
al Asistente de Gestión de Calidad. documento
2 Asignar la codificación al documento Gerente Borrador del
(si es nuevo) o asignar el número de documento con código
revisión (si corresponde a una y/o número de revisión
modificación de una documento
existente)
3 Asignar el revisor y aprobador del Gerente NA
documento.
4 Enviar el documento para revisión Elaborador Borrador del
documento con código
y/o número de revisión
5 Revisar el contenido del documento, Revisor Correo electrónico
sugerir cambios e informar por correo
electrónico al elaborador si es válido o
no. Si no hay novedades pasar al paso 7.
6 Corregir el documento con base en los Elaborador Borrador del
comentarios y volver al paso 4 documento con
modificaciones
7 Dar visto bueno para el documento en Revisor Documento con firma
físico con firma en el campo revisado de Revisado por
por
8 Recibir el documento, verificar y Aprobador Documento aprobado
comprobar si todo está correcto y dar la
firma en el campo de Aprobado por, si
no aprueba volver al paso 6
9 Dar aprobación del documento con Aprobador Correo electrónico
firma en Aprobado por e informar por
correo electrónico al elaborador,
verificador y al asistente de Gestión de
Calidad
10 Actualizar el listado Maestro de Gerente Listado Maestro de
Documentos documentos actualizado

Elaboración de Documentos:
Los documentos del SGC deberán seguir el formato de este procedimiento.

Tipo del documento: Definición del tipo del documento, según se ilustra en la Tabla 02.
Nombre del documento: Título del documento. Descripción que identifique el documento.
Código del documento: Código de identificación del documento, que debe obedecer a la siguiente
construcción:

Código PDE-003
"AGATA´S PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL Versión 0
DISFRACES" Pág 3 de 3
pRO Dirección Estratégi Direccionamiento Estratégico Fecha Exp 02/11/2019

Secuencia numérica de la Versión (iniciando en

XX - XXX - 999 - 99
00)
Guion (Separador)
Secuencia numérica del documento (iniciando
en 001).
Guion (separador)
Sigla del proceso según Tabla 03
Guion (separador)
Tipo del documento, conforme Tabla 02

Tabla 02
Tipo del Documento Sigla
Manual de Gestión MA
Procedimientos PR
Instrucciones IT
Formato F
Documentos Externos DOC

Tabla 03
Proceso Sigla
Direccionamiento Estratégico DE
Cotización CO
Diseño DI
Confección CO
Venta VE
Alquiler AL
Talento Humano TH
Gestión Financiera GF
Gestión compras y Logística GCL
Versión: Iniciar en el número 00 para la liberación. Utilizar orden numérico ascendente para las
revisiones subsecuentes.
Fecha: Fecha de la emisión. En el formato dd/mm/aaaa.
Todos los documentos del SGC deben contemplar en su contenido los elementos descritos a
continuación:

• Objetivo
• Responsabilidad/Autoridad
• Definiciones
• Método
• Registros: En caso de estar prevista la generación de registros por el documento.
• Referencias: Documentos Externos
• Historial de Revisiones
Análisis periódico:
Deberá ser realizado en aquellos documentos que no pasen por un proceso de revisión por un
período de 1 año tras la fecha de la última publicación, y el control de estos deberá ser realizado de
acuerdo con lo descrito en el flujograma anterior. El análisis periódico implica una nueva versión
del documento.
Reproducción y distribución: Los documentos del SGC serán puestos a disposición de los usuarios
tras su aprobación impresos sólo en las áreas donde se designe por el Jefe de proceso. Todas las
demás copias impresas serán consideradas Copias No Controladas.
Control de Documentos Obsoletos y Cancelación de Documentos: Las copias obsoletas o
canceladas de documentos del SGC serán mantenidas y controladas por el sistema. Eventuales
copias obsoletas impresas deberán ser destruidas y sustituidas por la versión actual.
Elaboración de Registros: Todos los registros deben ser completados siguiendo las Buenas Prácticas
de Documentación y deberán ser archivados y protegidos por el área que lo generó.
ANEXO I. Manual De Funciones Y Responsabilidades

Código PCL – 002

"AGATA`S DISFRACES" MANUAL DE FUNCIONES
Versión 0
Fecha Exp 12/06/2019 PROCESO Diseño Pág 1 de 1

Nombre del Cargo Operario Diseño

Reporta a Gerente

Realizar diseño de disfraces, trajes típicos y accesorios,

Proposito del cargo mediante elaboración de moldes, teniendo en cuenta
imágenes predeterminadas o solicitadas por el cliente.

Número de Cargos en la planta 2

Requisitos de formación Técnico en Diseño
Requisitos de experiencia 1 año
Habilidades
Capacidad para sobrellevar un trabajo rutinario.
Tener buena vista y buena visión de los colores.
Tener un buen estado físico, pues los operarios suelen pasar largas en una misma posición
Capaz de trabajar con las manos de forma habilidosa.
Tener conocimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales.
Funciones
Diseño y Confección teniendo en cuenta los requisitos del cliente garatizando su cumplimiento en cada uno de los procesos.
Realizar elaboración de los moldes y/o prototipos de las distintas tallas.
Realizar uso adecuado de herramientas de trabajo
Conocimientos Basicos
Dibujo
Manejo de imágenes y formas

Conocimiento en Toma de medidas

Conocimiento en construcción de prendas
 Código FDE-
MANUAL DE FUNCIONES Versión 0
"AGATA´S DISFRACES"
Pág 1 de 1
PROCESO Confección Fecha Exp 05/11/2019
Nombre del Cargo Operario
Reporta a Gerente

Seleccionar, ordenar y usar materias primas para elaboración

Proposito del cargo de prendas, controlando las máquinas asignadas y resolviendo
problemas técnicos menores.

Número de Cargos en la planta 2

Requisitos de formación Bachiller
Requisitos de experiencia 1 año
Habilidades

Capacidad para sobrellevar un trabajo rutinario.

Escoge, clasifica y utiliza adecuadamente materia prima
Tener buena vista y buena visión de los colores.
Tener un buen estado físico, pues los operarios suelen pasar largas en una misma posición
Capaz de trabajar con las manos de forma habilidosa.
Tener conocimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Funciones

Confección teniendo en cuenta los requisitos del cliente.

Realizar ensamble de prendas
Realizar uso adecuado de herramientas de trabajo tales como: Tijeras, maquinas, fileteadoras, cortadoras entre otros.
Conocimientos Basicos
tamaños y formas
Costura
Conocimiento en Toma de medidas
Conocimiento en construcción de prendas
 Código FDE-
MANUAL DE FUNCIONES Versión 0
"AGATA´S DISFRACES"
Pág 1 de 1
PROCESO VENTA Y ALQUILER Fecha Exp 05/11/2019
Nombre del Cargo Vendedor
Reporta a Gerente
Manejar el punto de venta, prestar un excelente servicio al
cliente, ofrecer productos y servicios y velar por el
cumplimiento de metas y/o objetivos propuestos por la
Proposito del cargo Gerencia.
Número de Cargos en la planta 2
Requisitos de formación Tecnologo - Servicio al cliente
Requisitos de experiencia 1 año
Funciones Generales

Tener conocimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales.

Servicio al cliente
Manejo de inventarios
Elaboración de cotizaciones
Conocimiento en los productos y materiales
Manejo comercial
Atender todas las llamadas que ingresen

Funciones Especificas
Atender de manera eficaz y eficiente a los clientes.
Ofrecimiento de productos y servicios
Elaboración de facturas
Manejo de punto de venta
Mantener en buen estado las prendas y accesorios
Definir y mantener bases de datos totalmente actualizados en lo que se refiere clientes, productos, precios y condiciones
comerciales.

Conocimientos Basicos
Servicio al cliente
Modelos y materiales
Oficce
Control de inventarios
ANEXO J. Procedimientos procesos Misionales

Código FDE-003
"AGATA´S PROCEDIMIENTO OPERACIONAL Versión 0
DISFRACES" Pág 1 de 1
PROCESO: Diseño y Confección Fecha Exp 02/11/2019

1. OBJETIVO

❖ Realizar diseños novedosos de disfraces o trajes de acuerdo a los requerimientos del cliente.

❖ Garantizar que Elaboren los trajes o disfraces, conforme a las especificaciones del cliente, con
materiales adecuados y sean funcionales para el cliente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica al proceso de diseño y confección cotización que se realiza en la planta de
producción.

3. DESCRIPCIÓN

Luego de tener la cotización, se define si se requiere o no realizar diseño y se procede a confeccionar el traje;
siguiendo los siguientes pasos:

Diseño:

El gerente es el responsable de hacer el diseño, siguiendo los siguientes pasos:

1. Se comunica con el cliente para definir detalles del traje como materiales.
2. Solo para los casos en que la cantidad es igual o mayor a seis unidades se contempla una prueba de
muestra.
3. Debe haber aprobación del cliente del diseño.
4. Se realiza una revisión por internet de la temática deseada.
5. Se debe tener un bosquejo del producto

Confección:

Después de tener aprobado el diseño por el cliente y el vendedor, se pasa al área de producción.

1. Se determina el proceso a seguir (cabeza, cuerpo, pies), si es necesario hacer el traje por partes.
2. Definir y verificar disponibilidad de materiales.
3. Realizar el molde.
4. Realizar el corte.
5. Hacer lo correspondiente a las manualidades (ojos, pestañas, boca, uñas, encajes, adornos ect)
6. Realizar el armado del traje.
7. Se verifica a medida que se va armando el traje.
8. Puede realizarse reajuste de ser necesario.
 9. Verificar contra la orden que corresponda la talla, la temática, el género y funcionalidad.

4. FLUJOGRAMA

A continuación se presenta el flujograma del proceso de diseño:

Requerimiento de
ventas

definir necesidades del cliente

modelo, talla, materiales

realizar diseño

Archivar en base de datos

entregar diseño área de confección

fin

A continuación se presenta el flujograma de confección

Requisición ventas

verificar
disponibilidad de no Proceso de diseño
diseño

Realizar el molde

Definir materiales
 verificar disponibilidad no
de materiales Comprar materiales

si

Realizar corte

Realizar ensamble

realizar acabados

Verificar no Realizar ajustes

funcionalidad

Empaque

FIN

Para los procesos de diseño y confección, se debe diligenciar el formato de liberación del producto, para cada
una de las etapas con el fin de realizar seguimientos y registros de los procesos operativos, al final el gerente
debe verificar que se haya cumplido con todos los pasos y firmar para dar de alta el producto y poderlo
liberar, así mismo si tiene reprocesos solamente el Gerente tendrá la última palabra si sale o no el traje.

5. REGISTROS

• Cotización / Orden de producción

Código FCV - 002
"AGATA`S DISFRACES" ORDEN DE PEDIDO
Versión 0
Fecha Exp 12/06/2019 PROCESO Cotización y venta Pág 1 de 1

ORDEN DE PEDIDO

FECHA ORDEN #
CLIENTE TIPO DE SERVICIO VENTA ALQUILER
DIRECCION TIPO DE PRODUCTO DE LINEA EXCLUSIVO
TELEFONO GENERO F M

REFERENCIA PRODUCTO TALLA CANTIDAD VALOR

 Código FDE-003
"AGATA´S PROCEDIMIENTO OPERACIONAL Versión 0
DISFRACES" Pág 1 de 1
PROCESO: Fecha Exp 02/11/2019
FECHA ESTIMADA
DE ENTREGA

1. OBJETIVO

❖ Realizar cotización de manera clara, confiable y oportuna, que cumplan con las especificaciones
solicitadas por el cliente.
❖ Entregar producto al cliente conforme a su solicitud.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica al proceso de cotización que se realiza vía telefónica o en locales de venta.

3. DESCRIPCIÓN

❖ Políticas para tener en cuenta al momento de realizar una cotización:

1. Saludar amablemente
2. Ser claro con el cliente
3. Asegurarse de tomar el mayor número de datos
4. Brindar toda la información

Servicios posibles a prestar, lo cual va a indicar el precio del servicio:

SERVICIO DISEÑO
EXISTENTE
ALQUILER NUEVO
EXISTENTE
VENTA NUEVO

La cotización es posible recibirla vía telefónica o presencial en los locales de la empresa, para lo cual el
vendedor o quien atienda el proceso debe tomar los siguientes datos:
Fecha:
Nombre del cliente:
Teléfono:
Si desea alquilar, comprar, diseño exclusivo:
Genero:
Temática:
Cantidades:
Material que desea:
Fecha de entrega:

Tan pronto se tienen estos datos, se le informan al Gerente, para que sea aprobada de acuerdo a
disponibilidad.

Así de manera inmediata se entrega la cotización al cliente.

Se verifica disponibilidad del disfraz
Y se pasa la orden de producción al área de producción de ser necesario.

4. FLUJOGRAMA

A continuación se presenta el flujo grama del proceso:

inicio

Ingresar pedido
Verificar, Talla,
Materiales
y Complejidad
Verificar disponibilidad de no
diseño

si
Entregar cotización

fin no Cliente
Acepta
si

Alistamiento del producto

Diseñar y Elaborar
Verificar en inventario no

si

Empacar producto para entregar

Entregar producto al mensajero

Entregar producto al cliente

5. RESPONSABLE

Vendedor: es el responsable de que el proceso se lleve conforme.

Gerente: aprobar la solicitud.

6. REGISTROS

• Cotización / Orden de producción

Código FCV - 002

"AGATA`S DISFRACES" ORDEN DE PEDIDO
Versión 0
Fecha Exp 12/06/2019 PROCESO Cotización y venta Pág 1 de 1

ORDEN DE PEDIDO

FECHA ORDEN #
CLIENTE TIPO DE SERVICIO VENTA ALQUILER
DIRECCION TIPO DE PRODUCTO DE LINEA EXCLUSIVO
TELEFONO GENERO F M

REFERENCIA PRODUCTO TALLA CANTIDAD VALOR

FECHA
ESTIMADA DE
ENTREGA

7. REFERENCIAS

No aplica

8. HISTÓRICO DE REVISIONES

Motivo de la revisión:

Items modificados:

ELABORÓ REVISÓ APROBÖ

ANEXO K. Producto no conforme

1. OBJETIVO

Establecer las directrices para identificar y controlar las fallas en el proceso productivo, para prevenir la
entrega de productos no conformes, así como también las responsabilidades relacionadas con su tratamiento
y/o corrección.

2. RESPONSABILIDADES/AUTORIDAD

Vendedor
• Detecta, identifica y documenta procesos/productos no conformes
• Comunica al Técnico de control de Calidad de los procesos/productos no conformes
• Ejecuta las actividades de corrección inmediata

operario
• Evalúa y plantea correcciones inmediatas para el proceso/producto no conforme
• Libera producto después de los procesos de reproceso o reparación
• Da disposición de reciclaje / destrucción cuando aplique
• Brinda soporte en procesos de acciones correctivas y preventivas cuando aplique

Responsable del Proceso:

• Evalúa y aprueba las correcciones inmediatas para el proceso/producto no conforme
• Da inicio al procedimiento de acciones correctivas y preventivas cuando aplique

Gerente
• Brinda soporte en procesos de acciones correctivas y preventivas cuando aplique

3. DEFINICIONES

Producto: Resultado de un proceso

Producto No conforme: Producto que no cumple uno o varios requisitos

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable

Corrección inmediata: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su
utilización prevista.

Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.
EJEMPLOS Reciclaje, destrucción.

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

4. MÉTODO

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS

 REGISTROS
Identificar el producto/proceso no conforme
Registro de PNC
1 (PNC) y detallar el defecto/desviación en el Vendedor
Registro de PNC
2 Notificar al técnico de control de Calidad Vendedor Registro de PNC
Evaluar la información del PNC y determinar
la acción pertinente para la corrección
inmediata, las cuales pueden ser:
• Reproceso Registro de PNC
3 Operario
• Reparación
• Liberación
• Desecho/rechazo
Comunicar las acciones de corrección
Registro de PNC
4 inmediata al responsable del proceso y al operario
colaborador.
5 Ejecutar acciones de corrección inmediata Vendedor Registro de PNC
Determinar el impacto del PNC, implementar
Registro de PNC
6 acciones de acuerdo al procedimiento de Responsable del proceso
correctivas/preventivas si aplica.
Evaluar el PNC después de la corrección
inmediata y dar disposición final del
producto: Registro de PNC
7 Operario
• Liberación
• Desecho/rechazo
Si la disposición final es el desecho/rechazo,
Registro de PNC
8 enviar el producto al proceso de Vendedor
reciclaje/destrucción y documentar el evento

5. REGISTROS

Registro de PNC

6. REFERENCIAS

INTERNAS

• PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

7. ANEXOS

Anexo 1. Registro de PNC

PRODUCTO/PROCESO NO CONFORME

FECHA
PROCESO
COLABORADOR
PRODUCTO NO CONFORME (marque con una x)
PROCESO NO CONFORME (marque con una x)
DESCRIPCIÓN
TIPO DE PRODUCTO AFECTADO
CANTIDAD
CORRECCIÓN INMEDIATA
REPROCESO (marque con una x) REPARACIÓN (marque con una x)
LIBERACIÓN (marque con una x) DESECHO/RECHAZO (marque con una x)
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA CORRECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN

FIRMA TÉCNICO DE CONTROL DE CALIDAD

FIRMA APROBACIÓN RESPONSABLE DE PROCESO

EVALUACIÓN DE LA CORRECCIÓN INMEDIATA

PRODUCTO LIBERADO (marque con una x)
PRODUCTO RECICLADO (marque con una x)
PRODUCTO DESTRUIDO (marque con una x)

FIRMA TÉCNICO DE CONTROL DE CALIDAD

ACCIONES CORRECTIVAS / PREVENTIVAS

REQUIERE ACCIONES CORRECTIVAS? (marque con una
x)
REQUIERE ACCIONES PREVENTIVAS? (marque con una
x)

FIRMA APROBACIÓN RESPONSABLE DE PROCESO

8. HISTÓRICO DE REVISIONES

Motivo de la revisión:
Ítems modificados:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ANEXO L. Auditoria Interna

Código FDE-003
"AGATA´S AUDITORIAS Versión 0
DISFRACES" Pág 1 de 1
Dirección
PROCESO:
Estratég Direccionamiento Estratégico Fecha Exp 02/11/2019

1. OBJETIVO

Definir los pasos a seguir para la planeación, programación y ejecución de las auditorías internas del Sistema
de Gestión de Calidad de AGATA´S DISFRACES

2. RESPONSABILIDADES/AUTORIDAD

Gerente

• Seleccionar y proporcionar formación para la calificación de los auditores internos o contratar a un

auditor externo.
• Planear y asegurar la ejecución de la auditoría interna.
• Revisar los informes de auditoría y el desempeño de los auditores.
• Asegurar que los resultados son registrados y enviados a los responsables de las áreas involucradas
con el fin de definir e implementar las acciones correctivas / preventivas necesarias.
• Consolidar la información para presentar los datos y las tendencias en la Revisión por la Dirección.
• Revisar el alcance de las auditorías internas y dar su visto bueno.
• Autorizar el programa de auditoría interna.

Auditor

• Ejecutar la auditoría interna.

• Preparar el plan de auditoría, documentos de trabajo, definir los auditados.
• Informar a los individuos auditados sobre los objetivos y el alcance de la auditoría.
• Revisar toda la documentación aplicable durante la ejecución de auditorías.
 • Comunicar las observaciones a los individuos auditados tan pronto como sea posible después de que
se encontraron.
• Documentar y presentar de forma clara y coherente el informe de auditoría a las persona auditadas.

Auditado

• Hacer seguimiento a los planes de acción resultantes de la auditoría.

• Definir y documentar el plan de acción para las observaciones y/o oportunidades de mejora.

Nota importante: Los Planes de acción derivados de No conformidades encontradas durante las
auditorías internas deberán ser tratadas según lo descrito en el procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas CAPA.

3. DEFINICIONES

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener registros, declaraciones de

hechos o cualquier otra información relevante, y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en
que se cumplen los requisitos especificados.
Programa de Auditoría: Actividades necesarias para la planificación, organización, realización y
presentación de informes de las auditorías.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos contra los que se evalúa en una
auditoría.
Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea relevante
para los criterios de auditoría (verificables).

Nota 1: La evidencia de auditoría puede ser cualitativa y / o cuantitativa y se utiliza para justificar las
No conformidades de auditoría.

Hallazgo de Auditoría: Los resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada, contra los
requisitos de auditoría y su alcance.

Nota2: Los hallazgos de auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad según los
criterios de auditoría u oportunidades de mejora.

Objetivo de Auditoría: Razón por la que se está realizando una auditoría; es decir, rutinaria, por causa
justificada, o de otro tipo.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y preparación para una auditoría.
Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye
generalmente una descripción de las ubicaciones físicas, procesos, actividades, así como el período de
tiempo cubierto.

Nota 3: el alcance de una auditoría puede aumentar basado en el registro de auditoría.

Auditor: Persona con calificaciones y competencias pertinentes para llevar a cabo auditorías.
Hallazgo: Incumplimiento de un requisito. Identificación de una “brecha” entre lo que es y lo que debería
ser.

4. MÉTODO

DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S)
REGISTROS
Elaboración del cronograma de Auditoría Interna
1 Elaborar durante el primer mes del año en Gerente Cronograma de Auditoría
 curso, el cronograma de auditoría interna, interna
el cronograma debe definir como mínimo
los procesos a auditar, asignar los
auditores y el tiempo estimado.
Revisar el cronograma de auditoría interna
Cronograma de Auditoría
2 y aprobar. Gerente
interna aprobado
Si el cronograma no es aprobado, Gerente
rediseñar el cronograma con las Cronograma de Auditoría
3
observaciones indicadas y volver al paso interna
2.
Divulgar el cronograma aprobado a los Gerente
4 Correo electrónico
responsables de los procesos auditados.
Ejecución de la auditoría Interna
Enviar mensaje recordatorio antes de la
1 ejecución de la auditoría interna a los Gerente Correo electrónico
responsables de los procesos a auditar.
Acusar recibido del recordatorio,
indicando el nombre de los auditados y
2 Responsable de proceso Correo electrónico
cualquier novedad que pudiera impactar el
desarrollo de la auditoría.
Preparar la documentación y registros Responsable de proceso / Evidencias de ejecución
3
necesarios. auditado de actividades
El día de la auditoria, el realizar reunión
de apertura con todo el personal
4 involucrado, para explicar la Auditor Agenda de Auditoría
metodología, el contenido de la agenda y
cualquier otra información relevante.
Ejecutar la auditoría: incluyendo recorrido
por las instalaciones, entrevistas,
5 Auditor Anotaciones del auditor
observación de prácticas y revisión de
registros.
Responder y presentar la evidencia
Evidencias de ejecución
6 necesaria de acuerdo a los requerimientos Auditado
de actividades
del auditor.
Concluir la auditoría: realizar reunión de
cierre, agradecer la disponibilidad,
Acta de cierre de
7 suministrar un breve resumen de los Auditor
auditoría
hallazgos y suministrar fecha de entrega
del reporte de auditoría.
8 Redactar el reporte de auditoría. Auditor Reporte de Auditoría
Revisar el reporte de auditoría y hacer
Asistente de Gestión de Reporte de Auditoría
9 modificaciones de forma: ortografía y
Calidad modificado
redacción.
Si el reporte de auditoría requiere
modificaciones sustanciales, ya sea porque
Asistente de Gestión de Reporte de Auditoría
10 los hallazgos no son consistentes o no se
Calidad modificado
entiende la idea principal, devolver el
reporte para corrección y volver al paso 8.
Distribuir el reporte de auditoría a los Asistente de Gestión de Reporte de Auditoría
11
responsables del proceso respectivo. Calidad firmado
Comenzar con el proceso de Acciones Formato de acciones
12 Correctivas y Preventivas CAPA según Responsable de proceso correctivas y preventivas
procedimiento. CAPA

5. REGISTROS
 • Cronograma
• Plan de auditoria
• Acta de cierre
• Reporte de Auditoría

6. REFERENCIAS

INTERNAS:

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

EXTERNAS:

ISO 19011

Anexo 1. Modelo de cronograma de auditoría interna

CRONOGRAMA DE AUDITORIA INTERNA

FECHA DE AUDITORIA
PROCESO AUDITADO AUDITOR
(dd/mm/aaaa)

ELABORADO POR
Nombre: Firma: Fecha:
APROBADO POR
Nombre: Firma: Fecha:

Anexo 2. Plan de Auditoría

AGENDA DE AUDITORÍA
Periodo de Auditoría
Auditor
Propósito
Alcance
DIA 1 (dd/mm/aaaa)
Hora Proceso Auditado

DIA 2 (dd/mm/aaaa)
Hora Proceso Auditado
Anexo 3. Acta de Cierre de auditoría

ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA

FECHA
AUDITOR

DESCRIBA UN BREVE
RESUMEN DEL DESARROLLO
DE LA AUDITORIA

ASISTENTES
FIRMA DE
NOMBRE AREA/CARGO CIERRE

Anexo 4. Modelo de Reporte de Auditoría

REPORTE DE AUDITORÍA
FECHA DE AUDITORIA
AUDITOR
PROPÓSITO
ALCANCE
OBSERVACIONES ENCONTRADAS
1
2
3
4

FIRMA AUDITOR FIRMA RESP. ASEGURAMIENTO

8. HISTÓRICO DE REVISIONES

Motivo de la revisión:
Items modificados:

ELABORÓ REVISÓ APROBÖ

ANEXO M. Acta de socialización a la Dirección