UNIVERSIDAD DE CARABOBO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL
Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTROL

INTERNO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ACTIVIDAD
DE FACTURACIÓN Y COBRANZA EN LA EMPRESA
SEGUIN DE VENEZUELA II C.A.

Proyecto de Grado
 UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL
Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO PARA EL

MEJORAMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE FACTURACIÓN Y
COBRANZA EN LA EMPRESA SEGUIN DE VENEZUELA II C.A.

Autores:
Abreu, Jesús
Bernal, Milady
Morillo, Nayre

Campus Bárbula, Agosto 2015

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 UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL
Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO PARA EL

MEJORAMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE FACTURACIÓN Y
COBRANZA EN LA EMPRESA SEGUIN DE VENEZUELA II C.A.

Tutor: Autores:
Prof. Rejón, Jesús Abreu, Jesús
Bernal, Milady
Morillo, Nayre

Campus Bárbula, Agosto 2015

 ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO PÁGS.

ÍNDICE DE CUADROS iv

SECCIÓN I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema......................................................................................5
Formulación del Problema..........................................................................8
Objetivos de la Investigación....................................................................................9
Objetivo General.........................................................................................9
Objetivos Específicos.................................................................................9
Justificación de la Investigación..............................................................................10

SECCIÓN II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación............................................................................13
Referencia Teórica...................................................................................................17
Bases Teóricas.........................................................................................................18
El Control..................................................................................................18
Control Interno..........................................................................................20
Facturación y Cobranza............................................................................24
Definición de Términos Básicos..............................................................................26

SECCIÓN III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación..............................................................................................28
Diseño de la Investigación.......................................................................................29
Unidades de Estudio................................................................................................29
Población..................................................................................................29
Muestra.....................................................................................................30
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos..................................................31
Procesamiento de Datos...........................................................................................32
Cuadro Técnico Metodológico................................................................................32

LISTA DE REFERENCIAS 34
 ÍNDICE DE CUADROS

CUADROS PÁGS.

1. Población............................................................................................................30
2. Cuadro Técnico-Metodológico...........................................................................33
 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En el mundo actual, los diferentes factores asociados a un intercambio comercial

globalizado, así como los avances en las tecnologías de la información, han
introducido grandes cambios en el ambiente de las negociaciones, haciéndolas cada
vez más complejas por lo que se hace necesario que las organizaciones deban ser
cada día más eficientes y eficaces en el desarrollo de sus operaciones con la finalidad
de mantenerse competitivos en mercados más exigentes en cuanto a calidad y
productividad

En ese contexto, las organizaciones, independiente de su tamaño o si se dedican a

la manufactura, comercio o servicios; requieren planificar el trabajo, estableciendo
sus objetivos, así como la estructura organizativa que les permitirá alcanzarlos. De
esta manera, podrán distribuir las actividades, definiendo los recursos materiales y
humanos requeridos para ejecutarlas y controlar que se lleven a cabo los procesos
necesarios para alcanzar los planes y metas establecidos.

En consecuencia, las organizaciones requieren contar con un sistema de control

eficaz que asegure, tal como señalan Koontz y Weihrich (2004:458), “que las
actividades se completen de tal manera que conduzcan al logro de los objetivos de la
organización”. Es decir, que permita comparar el desempeño real con las metas
fijadas con antelación, verificando si hay desviaciones significativas, con la finalidad
de retomar las riendas del desempeño. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es
lo que se entiende por la función de control.

6
 Por su parte, Horngren, Sundem, y Elliot (2000:188) señalan que el control es
“un proceso que crea un sistema de comprobaciones y balances que garantiza que
todas las actividades de una compañía son compatibles con sus objetivos”. Es decir,
es la previsión de medidas administrativas dentro de la organización orientadas a
garantizar el logro de los objetivos; siguiendo políticas y procedimientos orientados a
verificar que todo es lo que debe ser.

En ese orden de ideas, en las últimas décadas las organizaciones en el mundo

comenzaron a modificar sus procesos atendiendo a tendencias orientadas a hacerlas
más eficientes y productivas, empezaron a hacer énfasis en el control interno de sus
procesos como medio de poder competir con éxitos en mercados cada día más
globalizados y exigentes; por lo que, le han dado mayor importancia como
herramienta para asegurar que sus operaciones se ejecuten como fueron planeadas, de
manera que se garantice el alcance de estos objetivos.

Sobre el control interno, Estupiñan (2006) señala que comprende

el plan de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la
administración (p. 16).

Por consiguiente, el control interno puede entenderse como un proceso llevado a

cabo por una organización, para salvaguardar sus recursos, prevenir o detectar
errores, debilidades u omisiones no intencionales, así como las irregularidades o
desviaciones intencionales. De igual manera, permite asegurar la razonabilidad y
confiabilidad del sistema de información financiera, alentando y midiendo el

7
cumplimiento de las políticas de la organización y promoviendo la eficiencia de las
operaciones.
Asimismo, puede definirse como un conjunto de acciones inmersas en las
operaciones integradas a las funciones de la administración y ejecutados por personas
quienes cumplen distintos roles y responsabilidades, los cuales deben tener
conocimientos claros de la aplicación del control interno para una buena operación
sin riesgos y dar seguridad razonable más no absoluta en las actividades de la
organización.

De acuerdo con el razonamiento anterior, es importante destacar que el Control

Interno es esencial para la estructura administrativa contable de una empresa, porque
maximiza la efectividad de sus estados financieros así como también la eficiencia y
eficacia operativa; de allí que sea necesario tener un adecuado control interno en
todas las organizaciones, pues gracias a éste se evitan riesgos de errores y fraudes, se
protegen los activos al igual que los intereses de la misma.

En base a ello, las capacidades del control interno formulan un conjunto de

políticas y procedimientos que rigen las actividades, para garantizar un flujo tranquilo
y mejorado de las operaciones en el área laboral, tal como se expresa en el Párrafo 8
de la Norma Internacional de Auditoría 6 Evaluación de Riesgos y Control Interno,

El término “Sistema de control interno” significa todas las

políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por
la administración de una entidad para ayudar a lograr el
objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea
factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesión a las políticas de administración, la
salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y
error, la precisión e integralidad de los registros contables, y
la oportuna preparación de información financiera confiable.

8
 Bajo este contexto, cabe reconocer la importancia del control interno en
cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la
misma, como en el control de las operaciones, ya que permite un adecuado manejo de
los bienes, los procesos y el registro de éstos en una empresa, con el fin de generar
información confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayudando a
que los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros), sean utilizados en
forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos, obteniendo bienes y
servicios de mejor calidad y al menor precio posible, a fin de ser más competitivos y
cumplir con la misión, los objetivos y los planes de la empresa.

Al respecto, se comprende que el control interno no asegura el éxito o la

supervivencia de una organización, ya que Flores y Flores (2012:1), asegura que “un
sistema, de control interno, por más bien concebido y operado que fuera, proporciona
sólo razonable, no absolutamente, promesas de buena gestión y la sugerencia
relacionada a los logros de los objetivos de una entidad”. Evidenciando la necesidad
de evaluar de forma constante y precisa cada una de las etapas o planificaciones de
control interno a fin de verificar o captar errores de adopción de medidas que pueden
ser defectuosas y originan sustracciones por error o simple equivocación.

Asimismo, debe considerarse el control interno cobra especial relevancia para

asegurar el adecuado manejo de sus recursos financieros. En toda organización, uno
de los procesos más importantes empresa está relacionado con el proceso de
facturación; por la venta de un bien o prestación de un servicio; y de cobranza, cuando
las ventas han generado una cuenta por cobrar, derechos adquiridos por la empresa a
cambio de del producto o servicio; ya que es a través de estas actividades que se logran
los ingresos de efectivo que facilitan el desarrollo de las operaciones de la empresa.

9
 Por consiguiente, la adecuada gestión del proceso ventas-cuentas por cobrar-
cobranza, se encuentra entre las actividades clave de una empresa que espera obtener
un margen de utilidad razonable con relación a sus costos y gastos, independiente del
tipo de sector en que desenvuelva sus operaciones. Por ello, la facturación de sus
ventas, el adecuado registro de las cuentas por cobrar, la recaudación del dinero que
produzcan los cobros de éstas y las actividades de control que utilice la firma para
ejercer una vigilancia efectiva sobre las transacciones, constituyen el marco de acción
para orientar un efectivo control interno del manejo de tan importante activo.

En ese marco de ideas, se observa la situación en la empresa Seguin de

Venezuela II, C.A., unidad organizacional ubicada en la Av. Julio Centeno C.C.
Parque Comercio Industrial Castillito Nivel Nave “A” Galpón EDG-20 Zona
Industrial Castillito Etapa “D” San Diego Edo. Carabobo, que se dedica a la venta de
equipamientos de higiene y seguridad industrial; en la cual se ha evidenciado una
serie de debilidades relacionadas al control interno de las actividades de facturación y
cobranza; que se reflejan en los retardos que se han producido en el cumplimiento de
las metas laborales planificadas, identificando una merma constante en sus
capacidades de organización y en la retroalimentación monetaria.

Asimismo, se han observado irregularidades como la falta de segregación de

funciones de los ejecutivos del área administrativa, lo cual no satisface el buen
desarrollo de las actividades y por ende, el ordenamiento de las facturas y servicios es
muy deficiente, proyectando desajustes en el procedimiento de entrega del documento
fiscal a sus clientes relacionados; ocasionando retardos, molestias generales y
sobrecargas del personal de trabajo por la acumulación de trabajo hacia unos
operarios y otros no.

Por otra parte, como no existe un lineamiento o métodos a seguir para el

otorgamiento de créditos a sus clientes, el mismo es desarrollado y aprobado de

10
forma intuitiva y aleatoria, sin pasar por una adecuada evaluación o percepción del
caso; circunstancia que ha dejado a consumidores prioritarios en estado de espera
sobre otros con baja prioridad, lo cual ha ocasionado tanto quejas como el abandono
del servicio por bajo interés de comercialización y trato.
De esta forma, se puede decir que de continuar así, la Empresa Seguin de
Venezuela II, C.A., se encontrará dentro de un ambiente poco favorable a su
crecimiento y evolución, puesto que sus más cercanos competidores absorberán todos
los vacíos comerciales que, de manera impropia la misma ha venido dejando por el
descuido en la evaluación continua de sus controles internos en las actividades de
facturación y cobranza.

Formulación del Problema

En virtud de lo planteado, surge el interés por realizar esta investigación a fin de

evaluar los procesos de control interno para el mejoramiento de la actividad de
facturación y cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela II, C.A., por lo se plantea
la siguiente interrogante de estudio:
¿Cuál es la situación actual del departamento de administración, con relación al
proceso de control interno de la actividad de facturación y cobranza en la Empresa
Seguin de Venezuela II, C.A.?
¿Cuáles son las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades del proceso de
control interno de la actividad de facturación y cobranza en el departamento de
administración de la empresa caso de estudio?
¿Qué mejoras se pueden implementar en el proceso de control interno sobre la
actividad de facturación y cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela, C.A.

Objetivos de la Investigación

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 Objetivo General

Evaluar los procesos de control interno en el Departamento de Administración de

la Empresa Seguin de Venezuela II, C.A. para el mejoramiento de la actividad de
facturación y cobranza.
Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del departamento de administración, con relación

al proceso de control interno de la actividad de facturación y cobranza en la Empresa
Seguin de Venezuela, II, C.A.

Identificar las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades del proceso de

control interno de la actividad de facturación y cobranza en el departamento de
administración.

Determinar los niveles de mejoramiento del proceso de control interno sobre la

actividad de facturación y cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela, C.A.

Justificación de la Investigación

La participación colectiva de los cargos industriales, formulan la capacidad que

la empresa puede tener para definir reglas y liderazgos sobre entes (personas) que
hacen posible el cumplimiento de sus metas y por tal razón, el ordenamiento de datos
que la ayudan a prosperar armónicamente dentro de un medio de negociación,
tramitación o servicios. Por tal razón, la importancia del desarrollo de este trabajo
especial de grado, radica en la identificación de las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas que posee la organización con relación a su equipo de
trabajo y sus métodos de gestión de las actividades de facturación y cobranza, con la

12
finalidad de aportar datos suficientes para la generación de posibles estrategias de
mejora.

Desde esta perspectiva, en toda organización es necesario que todos los procesos
de control interno sean evaluados periódicamente para verificar su nivel de
efectividad y confiabilidad; razón por la cual, este estudio, aprovechará los medios de
gestión actual de datos para determinar las capacidades de mejoramiento que posee la
industria; dejando totalmente disponible una evaluación de la sintomatología del caso
problema que fomenta el desarrollo de prácticas de distribución de funcionalidades,
adiestramiento personal, y métodos de facturación y cobranza; contribuyendo a la
buena ejecución de procesos administrativos y organización de datos.

Por lo tanto, el impacto social de este trabajo especial de grado radica en la

significancia de establecer buenas pautas de control interno de la actividad de
facturación y cobranza de la Empresa Seguin de Venezuela II, C.A., por lo que, las
medidas de evaluación del proceso actual, ayudaran al fortalecimiento de las
debilidades presentadas, pudiendo así dejar satisfechos a todos sus clientes, evitando
la sobrecarga de actividades por causa de la falta de distribución de funcionales y de
mecanismos de gestión administrativa.

De igual manera, la organización se beneficiaría al poder saber las debilidades de

su actual control interno para las actividades de facturación y cobranza, motivado a
que las operaciones contables se realicen de forma correcta y segura, evitando la
pérdida de documentación y la falta monetaria por fallas en los cobros. Todo esto,
con el fin de proveer a la gerencia administrativa, una seguridad razonable, debido a
que el control interno de una entidad organizativa está destinado a detectar y prevenir
errores o irregularidades a tiempo.

13
 Por último, esta investigación servirá como material de apoyo o base
epistemológica de otros autores que deseen elaborar investigaciones industriales
basadas en el control interno y las actividades de facturación y cobranza, siendo así
un referente teórico cognitivo que les ayudará a comprender mejor los casos
planteados, para así dar mejores respuestas solidas o alternativas de solución.
CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Este capítulo hace referencia a los aportes teóricos, relacionados al problema

planteado; estos se encuentran contenidos en fuentes documentales como tesis, libros,
entre otros. Al respecto, toda esta serie de datos informativos expresan las
implicaciones del estudio y su relación con otras áreas de conocimiento. Por lo que,
Hernández, Fernández y Baptista (2012:22), plantearon que "el marco teórico implica
analizar y exponer aquellas teorías, enfoques documentales, investigaciones y
antecedentes en general, que se consideran válidos, para el encuadre y entendimiento
cabal del estudio".

Por lo tanto, se puede agregar que, el marco teórico guarda relación con las
teorías que brindan al investigador el apoyo primordial dentro del conocimiento del
objeto de estudio; es decir, cada problema posee algún referente teórico, razón por la
cual se puede indicar, que el investigador no puede hacer abstracción por el
desconocimiento, salvo que sus estudios se soporten en investigaciones puras o bien
exploratorias.

14
 No obstante, esta sección puede ser clasificada en función a las temáticas que
integran la profundidad del caso planteado o de las variables que serán analizadas.
Por lo tanto, Hernández, Fernández y Baptista (2012:24), consideraron que para
elaborar el marco teórico de la investigación “…se deben considerar aspectos como el
enfoque teórico del problema; relación de la teoría y el objeto de estudio y la
adopción de una postura por parte del investigador, la cual debe ser justificada,
relacionada o interpretada”.

Antecedentes de la Investigación

Según Tamayo, (2008:34), los antecedentes de la investigación, “se refiere a los

estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir,
investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con el
problema en estudio”. De este modo, para el desarrollo de la propuesta se requirieron
de investigaciones previas relacionadas con el desarrollo de la autoestima, así como
también sobre el uso o empleo de estrategias didácticas, entre otras. A continuación
se muestran una serie investigaciones que han servido de apoyo a la construcción del
estudio planteado:

Martínez, B. y Benítez, N. (2014), quienes realizaron un trabajo especial de

grado titulado: “Estrategias para el Mejoramiento del Control Interno del
Proceso de Facturación y Cobranza en la Empresa Alplas C.A. ubicada en San
Joaquín Estado Carabobo, para optar al título de Licenciado en Administración en
la Universidad Nacional Abierta. El objetivo general de esta investigación fue de
desarrollar estrategias para el fortalecimiento administrativo en el ejecute del proceso
de facturación y cobranza, evitando las molestias generadas hacia los diferentes entes
relacionados, minimizando de este modo, los índices de riesgo en cobros fuera de

15
tiempo y la desorganización de facturas, lo cual generaba molestias generales y
pérdidas de clientes.

Tal estudio, se enmarcó bajo la modalidad de un proyecto factible con un apoyo

al enfoque descriptivo y de campo que tuvo una población de 15 individuos con un
muestra censal igual; utilizando las técnicas de recolección y análisis de datos como
la entrevista, observación directa y encuesta en la modalidad de cuestionario,
pudiendo concluir que, en la empresa objeto de estudio, no se disponían de estrategias
de trabajo lo que proporcionaba retrasos en el desarrollo de actividades, por lo cual la
puesta en marcha de la propuesta, ayudó a simplificar los datos y poder tomar
decisiones en tiempos justos.

Por lo tanto, este trabajo de grado fue considerado un aporte importante para esta
investigación, debido a que se presenta una idea basada en el desarrollo de estrategias
de mejoramiento del control interno, enfocándose en las determinaciones de
facturación y cobranza, tema principal que se aborda en el objeto investigativo; por lo
cual, ayudó a amplificar las proposiciones dadas y los elementos tomados en
consideración para la solución del caso.

Anaya, F.; Fernandez, R. y Gonzalez, Á. (2014) presentaron su trabajo de grado

titulado Estrategias Financieras para la Optimización del Manejo y Control de
Efectivo (Crédito y Cobranza) en la Empresa Contraste J&F C.A. Valencia,
Estado Carabobo, ante la Universidad de Carabobo; para optar al título de
Licenciados en Contaduría Pública, el cual tuvo por objetivo proponer estrategias
financieras para la optimización del manejo y control del efectivo de la mencionada
empresa, para el mejoramiento de sus políticas y procesos en el departamento de
crédito y cobranza.

16
 Metodológicamente, se insertó en la modalidad de Proyecto Factible con diseño
de campo. Como técnicas se utilizó la entrevista, la encuesta y la observación. Como
instrumentos un cuestionario, el formato de entrevista y la Matriz DOFA. En cuanto a
la población estuvo conformada por cinco (5) empleados del departamento de
finanzas (Crédito y Cobranza) de la empresa y un Director financiero de dicha
organización.

La información recolectada permitió a los investigadores concluir que existían

múltiples problemas con respecto a la eficacia del proceso de crédito y cobranzas;
además de la inexistencia de un adecuado control del programa de cobros ya que no
existe revisión permanente de las facturas vencidas ni se aplican procedimientos de
control de efectivo; lo cual traía como consecuencias atrasos en la cobranza con
consecuencias negativas en la gestión de la empresa.

Este trabajo permite comprender la importancia de contar con estrategias

financieras para un adecuado control de las operaciones relacionadas con el flujo de
caja, ya que de ello puede depender la operatividad de la empresa. Esta información
se relaciona con la presente investigación al destacar la relevancia de un adecuado
manejo de los recursos de una empresa, lo cual se incrementa en las economías
inflacionarias, de allí que brinda orientación sobre las estrategias que podrían ser
aplicadas en la empresa caso de estudio.

Miquelena, A. y Simons, V. (2013), en su trabajo especial de grado titulado:

“Análisis del Sistema de Control Interno Aplicado a las Cuentas por Cobrar del
Hotel Stauffer de Valencia Estado Carabobo”, desarrollado para la Universidad
Arturo Michelena, con la finalidad de optar por el título de Licenciado en Contaduría
Pública. Este estudio tuvo como objetivo general: evaluar el buen desarrollo de las
actividades de control interno aplicado a las cuentas por cobrar dentro de una

17
organización; lo cual representó un aspecto primordial para garantizar que la misma
pueda alcanzar sus objetivos y metas.

Para ello, fue de vital importancia que la empresa aplicase sistemas de control
interno eficientes que le permitan proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude
o el uso inadecuado. Cabe destacar que el Hotel Stauffer de Valencia, es una de las
empresas del ramo hotelero, que maneja un alto volumen de operaciones que
requieren ser controladas a través de normas y procedimientos previamente
establecidos, ya que las cuentas por cobrar constituyen uno de los ingresos más
significativos obtenidos por esta organización. De lo anteriormente expuesto se
evidencia el gran significado que tuvo para la organización contar con un sistema de
control interno adecuado, que se adaptó a las exigencias requeridas por el mercado
empresarial y a su vez permitiera el cumplimiento de las políticas y normas
económicas de la entidad.

Ahora bien, la metodología operó basándose en la información proveniente de

fuentes primarias con un nivel de carácter descriptivo y un tipo de investigación
documental y de campo, conformado por una población de 5 empleados relacionados
con la partida en estudio. Derivado del análisis se originaron evaluaciones que
generaron conclusiones y recomendaciones que se centran en el departamento de
cuentas por cobrar, donde no se cobra intereses de mora, el cobrador no utiliza
recibos de cobros, entre otras deficiencias. El mejoramiento de los aspectos antes
señalados, le permitió a la empresa canalizar y fomentar su imagen frente a terceros,
aumentando con ello su prestigio y distinción.

Por lo anterior, este estudio fue tomado en consideración para el desarrollo

investigativo debido a que formula un criterio importante que debe tener el control
interno en actividades de cobranza (cuentas por cobrar), lo cual permitió conocer
acerca de: la protección y salvaguardar los datos, obteniendo así, un grado de

18
confiabilidad de los procedimientos utilizados para controlar tal información, con la
finalidad de detectar posibles desviaciones o por el contrario corroborar las
existentes.

Fernández, F. (2012), en su trabajo especial de grado titulado: “Evaluación de

las Estrategias de Control del Proceso de Facturación y Cuentas por Cobrar en
la Empresa ConstruAlianza, C.A. de Guacara Estado Carabobo, realizado para la
Universidad Nacional Abierta, a fin de optar por el título de Licenciado en
Contaduría Pública. Este trabajo de investigación tuvo como objetivo principal:
evaluar las estrategias de control del proceso de facturación y cuentas por cobrar en
una PYME; lo cual reflejó fallas en los actuales estándares de trabajo, lo cual no
facilitaba la gestión de negociación y toma de decisiones; con relación a ello.

Este trabajo especial de grado, se enmarcó dentro de la modalidad de proyecto

descriptivo basado en una investigación con peculiaridad de campo, con diseño de no
experimental, que empleó una población de 68 sujetos, donde se extrajo una muestra
al azar de 15 individuos; empleado unas técnicas de recolección de datos como la
encuesta, revisión documental, entre otros; todo con la finalidad de dar una sinopsis
simplificada y determinante de la importancia de evaluar constantemente los
mecanismos de control interno; pudiendo así, motivarlos a mejorar bajo las
perspectiva de corrección de errores y crecimiento a través de la formulación de
nuevas indagaciones que permitan la correcta interpretación de las ideologías de
trabajo.

Por otro lado, Quintero A., Rangel E. y Carreño, F. (2011) presentaron su trabajo
de grado titulado “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el
departamento de crédito y cobranza de la distribuidora Los Morochos 2009
C.A.” para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública de la Universidad de
Carabobo, el cual tuvo por objetivo proponer el diseño de un manual de normas y

19
procedimientos para optimizar el control interno de los procesos en el departamento
de crédito y cobranza.

Desde el punto de vista de su metodología, el estudio se enmarco en la modalidad

de los proyectos factibles, con un diseño no experimental, de campo, de nivel
descriptivo, usando como técnicas para la recolección de la información la
observación directa y la encuesta aplicada a través de un cuestionario presentado a
una muestra seleccionada de 18 personas de dicho departamento.

La información recolectada permitió a los autores concluir que el Departamento

no tenía su misión y/o visión claramente establecidas, por tanto no presentaba
objetivos definidos en cuanto a sus funciones, los registros no se realizaban de
manera oportuna, no había una adecuada segregación de funciones y los expedientes
para el otorgamiento de crédito y cobranza no se actualizaban oportunamente, por lo
que se evidenciaba la necesidad de crear un manual, para mejorar el control interno
del desempeño del personal del departamento de crédito y cobranza, maximizar el
capital de trabajo y reducir las pérdidas en cobranza por riesgos crediticios.

Este trabajo aporta a la presenta investigación información relevante sobre la

estructura y elementos de un manual de Normas y Procedimientos que faciliten el
control interno de las operaciones de crédito y cobranza. Asimismo, la metodología
utilizada sirve de orientación sobre los pasos a seguir para la realización de la
presente investigación y lograr los objetivos planteados

La información aportada por los estudios citados, fue considerada como material
referencial para esta investigación; debido a que identifican los caminos que deben
ser tomados en las empresas para lograr mejorar el desempeño en las operaciones de
ventas y cobranza, bajo la premisa de evaluación continua de estándares de control
interno para su mejoramiento continuo; de este modo, las terminologías descritas, las

20
conclusiones y el abordaje de los trabajos citados adquieren relevancia para poder
diseñar mejores alternativas de solución.

Bases Teóricas

Para el desarrollo de este estudio fue necesario describir los distintos

fundamentos relacionados al problema descrito; todo esto, proporcionará una visión
amplia de los conceptos utilizados por los investigadores para cimentar el proyecto.
De acuerdo a ello, Arias (2012:106), se indicó que “las bases teóricas implican un
desarrollo amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o
enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado”.

La Organización

Cuando se habla de la organización y de su administración, comúnmente, según

Koontz y Weihrich (2004:4), se alude al “proceso mediante el cual se diseña y
mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas
específicas de manera eficaz”. Este proceso, señalan los autores, puede aplicarse a
cualquier tipo de organización e implica que las personas realizan las funciones
gerenciales de planear, organizar, dirigir y controlar, con la finalidad de asegurar que
se alcancen los objetivos de productividad, efectividad y eficiencia que garanticen su
eficacia.

En ese orden de ideas, Koontz y Weihrich (2004:30) señalan que estas cuatro
funciones, a pesar de poder llevarse a cabo y analizarse por separado, lo más
frecuente es que los gerentes o directores en una empresa ejecuten de manera

21
simultánea todas o algunas de ellas. Asimismo, describen estas funciones de la
siguiente manera:

- Planificación: De acuerdo con los mencionados autores, “incluye elegir

misiones y objetivos, y las acciones para lograrlos; requiere decidir, es decir, elegir
proyectos de acciones futuras entre alternativas”. Y señalan, que las empresas
realizan diversos tipos de planes, algunos expresan propósitos y objetivos generales,
mientras otros son más detallados describiendo cada una de las acciones a seguir.

- Organización: Su objetivo principal, según Koontz y Weihrich (2004:30), es

la división del trabajo, y “supone el establecimiento de una estructura intencional de
funciones que las personas desempeñen en una organización”, es decir, determina el
tipo de estructura y las actividades que deben realizarse para lograr los objetivos
planeados. En ese sentido, define las unidades organizativas determinando quién,
estableciendo los cargos o puestos de trabajo, incluyendo sus funciones y
responsabilidades.

- Dirección: Dirigir, según Koontz y Weihrich (2004:31) implica “influir en las

personas para que contribuyan a las metas organizacional y de grupo; asimismo, tiene
que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de administrar”. De allí que, los
gerentes o directores deben ejercer un liderazgo que logre motivar, guiar y estimular
la actuación. Asimismo, requiere tomar decisiones, coherentes con las políticas de la
empresa, sobre cuáles son los objetivos específicos a alcanzar, marcando el rumbo
que se quiere seguir y liderando las actividades en esa dirección.

- Control: La última de las funciones básicas de la organización, de acuerdo

con Koontz y Weihrich (2004:30), es el control e implica “medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se conformen a
los planes”. Controlar, señalan los autores, es medir el desempeño respecto a los

22
planes y objetivos planeados, identificado las posibles desviaciones respecto a lo
establecido y definir acciones para corregirlas.

Por otro lado, señalan los autores mencionados, que una adecuada ejecución de
estas funciones básica permitirá a la empresa alcanzar sus objetivos, permitiendo
verificar la efectividad de la planificación; analizando la eficiencia de las operaciones
y la estructura diseñada para ejecutarlas y conducir a la organización por el rumbo
que le permita garantizar el éxito en sus operaciones,

El control en la organización

El control es una etapa primordial en la administración y, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si
no existe un mecanismo de organización y distribución de actividades que se cerciore
e informe si los hechos se están ejecutando de acuerdo con los objetivos planteados
en un área determinada.

En ese sentido, Fayol (2011) señala que:

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente
a un plan estratégico. De este modo, el control consiste en
verificar si todo ocurre de conformidad con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente (p. 78).

En este sentido, se puede decir que una de las razones más evidentes dentro del
control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. Por lo que, la
actividad del control debe emplear la creación de mejoras de calidad: puesto a que las
fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores; y enfrentar

23
el cambio. Este último, forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público.

A su vez, surgen materiales y tecnologías nuevas, se aprueban o enmiendan

reglamentos gubernamentales. Por lo tanto, la función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque ayuda a
detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de una
organización.

El objetivo esencial del de control, afirman Koontz y Weihrich (2004), es la

medición y corrección del desempeño con la finalidad de garantizar que se han
cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. En ese
sentido, el control está estrechamente relacionado con la planificación; ya que el
control solo es posible cuando se tienen planes y objetivos contra los cuales comparar
el desempeño, el cual es evaluado y verificado en función de los criterios establecidos
en la planificación.

En ese contexto, el primer paso del proceso de control es lógicamente establecer

planes, debido a que son el punto de referencia para la creación de controles, bien sea
que se trate del dinero en efectivo, de un procedimiento de oficina o de la calidad del
producto. De allí, que pueda decirse que el proceso básico de control implica tres
pasos: el establecimiento de normas, la medición del desempeño con base en esas
normas y la corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Control Interno

Es importante comprender que, poseer un sistema de control interno con el cual se

puedan ejecutar actividades externas para medir la confiabilidad y eficiencia de las

24
actividades, con el objetivo de verificar la manera de cómo se están llevando a cabo
para lograr establecer los objetivos y valores de riesgo industrial; estimulando a la
empresa a mantener un personal competente, que comprenda las políticas, integridad
y aplicación de los procedimientos apropiados para fomentar los valores y el trabajo
en equipo, en aras de conseguir las metas propuestas; aumenta las posibilidades de
desarrollo operativo, ya que la culturización de las operaciones se hace más amena o
agradable.

En este sentido, Estupiñan (2006:14) define al control interno como “un proceso,
ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una
entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución
de los objetivos”.

No obstante, se puede decir que el control interno se entiendo como un conjunto

de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí,
tienen por objetivo proteger los activos de la organización, por lo que la calidad de
trabajo es transformada en una identificación personal que eleva las disipaciones del
trabajador, ayudando así a mejorar los servicios prestados o metas propuestas.

Objetivos del Control Interno

El control interno en una organización se refiere a un conjunto de acciones y

actividades que permite el manejo adecuado de bienes, funciones e información de la
misma, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus
operaciones en el mercado; ayudando a que los recursos disponibles, sean utilizados

25
en forma eficiente, basado en criterios técnicos que permitan asegurar su integridad,
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

Debido a la importancia de cumplir con cada una de las metas propuestas en una
organización, la realización de una serie de procedimientos acorde al cargo y
responsabilidad de cada individuo, cuyos lineamientos están establecidos en la
reglamentación interna de la empresa, hace posible el control interno, encargándose
del cumplimiento de la reglamentación para la realización de una o varias actividades
concernientes a la operación o transacción que se desea efectuar, a fin de evitar la
generación de gastos imprevistos.

Al respecto, Cepeda (2003:37) señala que “el control interno se define como un
proceso efectuado por el personal de una entidad, diseñado para conseguir unos
objetivos específicos”. Por consiguiente, es la base donde descansa la verificación
que las actividades y operaciones, bien sean de producción, distribución,
financiamiento o administración, entre otras; se ejecutan de la manera como fueron
planificadas y arrojan los resultados esperados. En ese sentido, la función del control
interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios y de su efectividad
depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de
las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

En ese mismo orden de ideas, Lefcovic (2009:11) señala que un sistema de

control interno tiene los siguientes objetivos:
- Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
- Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los
cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
- Promover la eficiencia en el uso de los recursos.
- Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

26
 - Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua de todos los
procesos en general.
- Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada.
- Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas
autorizaciones.
- Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización

En este sentido, el autor agrega que los elementos que dan un buen sentido al
sistema de control interno son:
- Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución
funcional de la autoridad y la responsabilidad.
- Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos.
- Procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
- Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han
de estar en proporción con sus responsabilidades.

Por otro lado, Thomas Watson, citado por Cepeda (2003), señala que el control
interno es aplicable a la cultura empresarial del control, por lo que afirma que toda
organización debe desarrollar un sistema efectivo de control interno en cada área de
la misma, estableciendo procedimientos que aseguren su estructura interna y
comportamiento, de manera que cumpla con sus objetivos, proporcionando una
seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos en las siguientes categorías:

a) Eficiencia y eficacia de las operaciones básicas de la empresa. La eficiencia se

relaciona con la capacidad administrativa de lograr el máximo resultados con un
mínimo de recursos, de energía y en el menor tiempo posible. La eficacia, por su
lado, se refiere a hacer lo correcto, logrando las metas de la organización. En ese

27
sentido, el control interno debe verificar que se realicen las acciones de la manera
correcta con el menor consumo de recursos para poder garantizar la existencia de la
empresa, es decir más eficiente y eficaz en la realización de sus actividades,
funciones o labores.

b) Confiabilidad de la información financiera: se relaciona con la preparación y

publicación de estados financieros dignos de confianza, incluyendo los intermedios y
resumidos; y la información derivada de éstos, como ganancias por distribuir,
reportadas públicamente; y el acatamiento y cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables a las cuales la empresa está sujeta. De allí que el control interno debe
verificar que la información cumpla con los siguientes principios:

- Integridad: Nos permiten asegurar que las operaciones se registran en el

periodo correspondiente.
- Existencia: Ayuda a minimizar los riesgos debido a que solo se registran las
transacciones que afecten a la empresa.
- Exactitud: Establece que las operaciones realizadas por la empresa deben ser
registradas al valor que realmente se deriva de ellas.
- Autorización: Para la ejecución de todas las transacciones deben estar
autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la
información, deben existir diversos niveles de autorización.
- Independencia: Los responsables del control no deben estar involucrados en
las actividades sujetas a la observación por el mismo.
- Orientación al logro de objetivos: estableciendo medidas de desempeño para
la evaluar su cumplimiento.
- Oportunidad: Mantener un sentido de la oportunidad con la que se realizan las
actividades, ya que para que un control sea eficiente, es necesario que sea
oportuno y suficiente.

28
 - Prevención: Debe prevenir nir desviaciones para anular o disminuir su efecto
adoptando medidas preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia.
- Excepción: Aplicar el principio de excepción que se dirige específicamente
hacia los puntos realmente necesarios, lo que genera reducción de costos y
tiempo.

Componentes del Control Interno

El control interno está conformado por diferentes componentes que permiten

obtener un plan de organización que proporciona una apropiada distribución
funcional de la autoridad y la responsabilidad de cada miembro de la organización,
así como un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para ejercer controles sobre activos, pasivo, ingresos y gastos.

En ese orden de ideas, Mantilla (2003) señala que un adecuado control interno
está conformado por cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera
como la administración realiza los negocios, de cómo la empresa se ha estructurado y
que están estrechamente ligados al proceso contable, los cuales son:

Ambiente de control: se relaciona con la actitud de la gerencia frente al Control

Interno, da las pautas establecida para la empresa, las cuales generan conciencia de
control de sus empleados y demás colaboradores. En este elemento se fundamentan
los demás componentes del control interno, generando parámetros de disciplina y
estructura., ya que marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. En ese sentido, Mantilla
(2005:16), define el ambiente de control como: “el tono de una organización,
influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos
los demás componentes del Control Interno, proporcionando disciplina y estructura”

29
 Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de
gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y
organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación
que proporciona al consejo de administración.

Valorización de Riesgos: La valoración de los riesgos consiste en la

identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los
objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos,
entendiéndose éstos como la posibilidad de que existan errores en los procesos de la
compañía; considerando que debido a que las condiciones económicas y operativas
están en constante cambio, es necesario disponer de mecanismos para identificar y
afrontar los riesgos asociados con los cambios.

Al respecto, Estupiñan (2006:29) este componente se refiere a la “la

identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base
para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados”. Asímismo, se
refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización
como en el entorno de la misma.

Actividades de Control: Se relacionan con las acciones implementadas por la

administración para el uso eficiente de los recursos, a través de políticas y
reglamentos que permiten controlar que se lleven a cabo las instrucciones de la
administración de la empresa y se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados en el camino para conseguir los objetivos y metas propuestas en
la entidad, contribuyendo a asegurar que se tomen las medidas necesarias para
controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa.
En este sentido Mantilla (2005) señala que:

30
 Las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas
administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se
tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia
la consecución de los objetivos de la entidad. (p. 59)

Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en

todos los niveles y en todas las funciones de la organización, incluyendo las
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia
operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.

Información y Comunicación: Este elemento hace referencia a la visualización

que se debe dar a la administración de los hallazgos encontrados a través de la
evaluación de Control Interno, esta información debe ser proporcionada en forma
oportuna de tal manera que se pueda tomar las medidas correctivas pertinentes. Los
sistemas de información generan reportes, con información relacionada con el
cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, que hace posible
controlar las actividades de la entidad tanto internas como las externas que le puedan
afectar.

En ese sentido, Mantilla (2005:71) señala que “La información se requiere en

todos los niveles de una organización para operar el negocio y moverlo hacia la
consecución de los objetivos de la entidad en todas las categorías, operaciones,
información financiera y cumplimiento”. La comunicación, por su parte, “es
inherente a los sistemas de información que pueden proporcionar información al
personal apropiado a fin de que ellos puedan cumplir sus responsabilidades de
operación, información financiera y de cumplimiento”

31
 En ese contexto, en la empresa debe existir una comunicación efectiva que
facilite el libre flujo de ideas y el intercambio de información vital. De allí, que se
debe fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y
efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos, ya que
depende más bien del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta
dirección.

Monitoreo: Es el seguimiento que se realiza a los procesos implementados para

un adecuado sistema de control interno, los cuales requieren de un proceso que
supervise su funcionamiento. Esto se consigue mediante actividades de evaluaciones
periódicas y seguimiento continuo, por lo que es necesario realizar las actividades de
supervisión para asegurar que el proceso funcione según lo previsto. El alcance y
frecuencia del monitoreo depende de los riesgos que se deben controlar y del grado
de confianza que genera los controles implementados. El monitoreo se aplica a todas
las actividades en una organización.

Los sistemas de control interno requieren de un proceso que compruebe que se

mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo, es decir
deben ser supervisados. En ese sentido, Estupiñan (2006) señala que implica
actividades sistemáticas de supervisión, evaluaciones periódicas o una combinación
de ambas. Asimismo, señala que:

La evaluación debe conducir a la identificación de los

controles débiles, insuficientes e innecesarios, para promover
con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e
implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres
formas: durante la realización de las actividades diarias en los
distintos niveles de la organización; de manera separada por
personal que no es el responsable directo de la ejecución de
las actividades y mediante la combinación de las dos formas
anteriores. (p. 38).

32
 En otro contexto, la implementación de un sistema adecuado de control interno
es una importante tarea para la administración, para medir la eficiencia de las
acciones tomadas y determinar el grado de aporte que generó la implementación o
mejora del control. Al respecto, Catacora (2002:112) expresa que un Sistema de
Control “es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la
manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también
evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos”.

Facturación y Cobranza

El proceso o ciclo de facturación y cuentas por cobrar, también conocido como

de ingresos y cobros, es fundamental para la Empresa, porque de éste dependen sus
ingresos de los recursos financieros que permitirá a la organización desarrollar sus
actividades garantizando el alcance de sus objetivos. De allí, que ya que sea necesario
contar un adecuado control sobre la ejecución del mismo. De allí, que la empresa
busque establecer actividades de control interno que ofrezcan una seguridad
razonable sobre las diferentes transacciones que se derivan del mismo.

Este proceso comienza cuando la empresa realiza una operación comercial en la

cual asume el compromiso con un cliente de suministrar un bien o servicio,
reconociéndose como venta cuando realmente se concreta la transacción; con la
cancelación por parte del cliente del importe pactado o con la firma de un
compromiso para su pago, generando para la empresa un cuenta por cobrar y un
eventual y futuro cobro.

En ese orden de ideas, la facturación representa la concreción de la parte inicial

del proceso, representando una de las operaciones más delicadas dentro de una
organización, porque a través de la misma se convierte un producto en inventario en
una venta que genera un ingreso. Al respecto, Catacora (2002:292) señala que la

33
facturación tiene el objeto de “controlar, procesar y registrar todas las actividades u
operaciones que tienen como objetivo el mantener y aumentar las ventas de una
empresa”.

Asimismo, señala el autor que, en los casos de ventas a crédito, “se genera la
información que alimenta el auxiliar de cuentas por cobrar, en cual debe llevarse un
registro detallado del compromiso asumido por cada cliente” (p. 293),. Cuando la
factura es pagada en el momento, es decir de contado, se alimenta la cuenta de ventas,
constituyendo en un ingreso de la empresa.

En otro contexto, Catacora (2002:297) define la cuenta por cobrar como “un
derecho exigible que se tiene sobre terceros, con el compromiso de pago dentro de un
lapso de tiempo”, de allí que sea importante que la empresa cuente con los
formularios que permitan mantener un registro de la operación realizada. Para el
autor, “los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad” (p. 165); de allí que
todas las empresas requieran de formularios para documentar sus transacciones, y
dejar evidencia de todas las operaciones que se llevan a cabo en ellas. Los
formularios permiten establecer un control sobre cualquier segmento del negocio,
vigilando que la información sea correcta.

En esa línea de pensamiento, Catacora (2002) señala que el registro del proceso
ventas-cuentas por cobrar-cobro es sencillo, debiendo tener presente una serie de
aspectos que ayuden al control de los mismos. Por ello, al registrar las cuentas por
cobrar se debe hacer énfasis en contar con información suficiente no conformándose
únicamente con las cifras, de allí que deba registrarse igualmente información que
será relevante para el cobro de la misma, como el nombre y dirección del cliente;
número de la factura de venta, la fecha en que ésta se realizó, la descripción de los
productos vendidos; además de las cifras como cantidad vendida de cada ítem, precio

34
unitario, monto por renglón, monto total; así como la información relativa a los
impuestos cancelados.

El correcto registro de esta información permitirá identificar mejor cada asiento

contable realizado y podrá evidenciarse el control interno en esta área que
fundamentalmente se basa en:
1. Integridad: el propósito fundamental es el registro oportuno de todas las
transacciones, evitando la falta de alguna operación, si falta alguna operación,
se estaría subestimando las cifras.
2. Existencia: indica el adecuado registro de las transacciones validas realizadas
por la entidad, es decir que lo que esté en los libros realmente exista.
3. Exactitud: estos controles están dirigidos a los correctos registros de cifras.

Las Cuentas por cobrar

El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una
organización. Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta que
monto y a qué plazo venderle, y después de la venta el área de cobranza debe velar
porque los plazos de pago se cumplan y tomar las medidas para procurar el pago lo
antes posible. Esto viene a estar directamente relacionado con los ingresos de la
compañía y con su capital de trabajo, y se refleja en su salud financiera.

Las cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa
que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes o servicios. En líneas generales, las cuentas por
cobrar provienen de las ventas de bienes o servicios a crédito y, comúnmente, están
respaldadas por la aceptación de una “factura” por parte del cliente. También son
conocidas como “cuentas por cobrar a clientes” y son presentadas en el balance
general o situación financiera en el grupo de activo circulante o corriente, excepto

35
aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la
empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses.

En términos generales, las cuentas por cobrar se registran en el momento en que

se hace el traspaso de propiedad del bien vendido o en que se presta el servicio
contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el registro de
las cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía
vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la
mercancía hasta que haya terminado de pagarla.

Al respecto de las cuentas por cobrar, Ettinger y Golieb (1991) señalan que
constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa y su buen
manejo y control es fundamental en las decisiones financieras de la misma, ya que es
un instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de
fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos
los fines de la gerencia de crédito se deben considerar tres principios básicos:
- Obtención de la máxima ganancia en operaciones.
- Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el
riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas.
- Optimización de las ganancias de los accionistas de la firma

La Cobranza

La cobranza es una operación que realiza la empresa con la finalidad de

recuperar el monto de una venta a crédito, bien sea de un servicio o de un producto.
En ese sentido, las empresas establecen un sistema de cobranza, el cual señalan
Ettinger y Golieb (1991), se refiere a la fijación de objetivos y políticas de cobranzas
que se debe aplicar, dependiendo de la actividad comercial de la organización, con la
finalidad de lograr que retorne el dinero producto de las ventas en el plazo justo, lo

36
cual permitirá el desenvolvimiento normal de la empresa en sus operaciones de
compra – venta.            

Asimismo, Ettinger y Golieb (1991:245) señalan que para un sistema de

cobranzas sea efectivo, “Este debe proporcionar rapidez y regularidad de seguimiento
y debe estar organizado para utilizar al máximo, métodos de comunicación rutinarios,
poco costosos y que consuman poco tiempo con aquellos clientes que requieren solo
recordatorios casuales”. En ese sentido la empresa debe considerar diferentes
aspectos para lograr una adecuada gestión de sus cuentas por cobrar y asegurar el
cobro de las mismas.

En relación con la gestión de cobranza Villaseñor (2007:222), señala que “el

procedimiento de cobro es una de las muchas actividades de una empresa que en su
conjunto determina su eficiencia”. Es decir, se refiere a la administración eficiente del
dinero que representa el capital de trabajo invertido en cuentas por cobrar a clientes,
de los procedimientos de cobro y su pronta recuperación.
En ese sentido, puede decirse que la rotación de este dinero es vital para la
estabilidad de la empresa, con ello garantiza un buen flujo de efectivo que permitirá 
a la empresa realizar sus operaciones de compra- venta en forma adecuada. Otro
aspecto a considerar dentro de la gestión de cobranza, es el mantenimiento y
utilización de registros adecuados que suministren información veraz y oportuna
sobre los clientes a los cuales se les ha otorgado créditos. Dentro de estos aspectos
están:
- Para cada cliente debe establecerse un registro permanente e individual de las
facturas.
- El registro individual debe mostrar la fecha, numero de factura y cantidad de
cada compra.
- Debe evidenciar la fecha y cantidad de cada pago realmente recibido.

37
 - Se debe anotar el seguimiento de cobro que se le haga al cliente como: visitas
personales, llamadas telefónicas, cartas de cobro o recordatorio.
- Se debe asignar a un individuo la responsabilidad de mantener esos registros.

En ese mismo orden de ideas, Villaseñor (2007:245) destaca la relevancia de

mantener los registros individuales, señalando que “es importante que estos registro
individuales de los clientes a crédito sean llevados con mucha exactitud y al día,
probablemente sean los registros más importantes y valiosos que tengan su negocio “ 
Por otra parte, es importante señalar que la gestión de cobranza en una empresa
que está bien organizada, debe realizar los cobros en las fechas convenidas en la
factura, de manera que no se permita que el cliente sobrepase la fecha estipulada de
cobro. Para ello se hace necesario que se implemente una serie de políticas y
normativas que regulen la gestión de cobranzas, garantizando un mejor control.

Al respecto, Villaseñor (2007:220) señala que “Las políticas de trabajo fluyen del
personal de mayor experiencia hacia el nuevo, afín de perpetuar las diferentes
técnicas cuya aplicación es fruto de una eficaz labor de cobranza dentro  de una
organización establecida”. Particularmente, las políticas de cobro se refieren a todas
aquellos parámetros que regular los procedimientos que emplean las empresas, con la
finalidad de recuperar los créditos que han otorgado a sus clientes.

En ese sentido, las políticas deben ser claras, definidas y deben estar por escrito.
El establecer políticas de cobranzas es sumamente importante, dado que el personal
que labora en el departamento de crédito y cobranzas, sepan que se puede hacer y
para aquellas personas que entran nuevas a la empresa sirven de gran ayuda, porque
les orienta. Asimismo, unas políticas y normas debidamente documentadas,
facilitarán el control interno de todo el proceso. De allí, que pueda decirse que la
implementación de políticas de cobranzas trae los siguientes beneficios:
- El personal puede contar con un crédito sobre la unidad e cobranza.

38
 - Los clientes reciben el mismo trato y el personal da las  mismas respuestas a
los clientes. 
- El personal subalterno puede actuar más independientemente, sin consultar o
referir los casos a los responsables de área agilizando el proceso.

Asimismo, deben considerarse algunos aspectos al diseñar las políticas de

cobranzas, en primer lugar, debe saberse las condiciones de pagos que pueden
aceptarse como cheques, giros y pagos transferidos, luego las acciones a seguir en los
casos en que haya cheques devueltos; posteriormente debe saberse los procedimientos
de cobranzas de acuerdo al cliente y el trato que debe dársele a los considerados
morosos.

En otro orden de ideas, la gestión de la facturación y cobranza de la empresa debe

ser vista como un proceso integral que permita a la empresa establecer un ciclo de
ingresos que garantice la continuidad de sus operaciones. Al respecto, Osinergmin
(2007) señala que la facturación y cobranza:

Son procesos que bien dirigiéndose primeramente a la

facturación, se comprende que es la actividad comercial que lleva
a cabo una empresa concesionaria con sus usuarios, consistente en
determinar y calcular los consumos solicitados (productos o
servicios) durante un período mensual, aplicar los precios
unitarios vigentes, emitir los respectivos recibos con los rubros,
parámetros e importes calculados y entregarlos a cada uno de los
usuarios en sus domicilios; sin embargo, la cobranza es el retorno
monetario de la actividad anterior, puesto que establece el proceso
de reembolso de utilidad por servicio prestado o vendido (p. 13).

De acuerdo a lo antes mencionado, se establece que los procesos de facturación y

cobranza se encuentran muy relacionados, puesto que una manifiesta la unidad origen
de gestión de una venta bajo un ticket que avala la transacción, mientras que la
cobranza es el cobro de dicha transacción mencionada. Asimismo, la unidad de

39
facturación y cobranza debe ser capaz de desarrollar planes de organización de cobros
para así acreditar la retroalimentación monetaria efectiva dentro del área objeto de
estudio, con el objetivo de cumplir las metas propuestas y la calidad del trabajo
impuesto.

El control Interno del Proceso Ventas-Cuentas por cobrar-Cobros

En cuanto al control del proceso de ventas-cuentas por cobrar-cobros, por lo

general es necesario contar con diferentes soportes que permiten mantener el control
de las operaciones, recordando que forma parte del ciclo de operaciones más
importante de la empresa, el cual según Catacora (2002), algunos denominan ciclo de
ingresos, en el que están íntimamente relacionadas las operaciones con cuentas tales
como Ventas, Facturación, Despacho, Cuentas por cobrar, Cobranzas y Caja. De allí,
que se recomiende que cuando se implanta el control interno, e haga no sólo para
controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben
quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas. Para ello,
algunas recomendaciones, de manera general incluyen:

- Solicitar órdenes de compra o de pedido de clientes;

- Las facturas deben tener número de control y numero de factura.
- Las notas salidas del bien o servicio, deben estar acompañadas por la factura
comercial.
- En los casos de ventas a crédito, previo análisis de los riesgos que representa
el cliente, los límites establecidos en las políticas de la empresa deben ser
respetados, al igual que límites de vencimientos.
- Se deben reconciliar cuentas del mayor y auxiliar y se debe auditar a la
persona encargada de estas cuentas con frecuencia.

40
 En otro contexto, Mantilla (2005) señala algunas medidas de control interno que
deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

- Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes
del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por el
departamento de venta en cuanto a condiciones y por el departamento de
crédito en cuanto a la determinación de riesgo.

b) Con respecto a la facturación:

- Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las
que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.
- Se establecerán los controles necesarios para asegurarse que todas las notas
de despacho de mercancías son facturadas.
- Las facturas deben estar prenumeradas llevando un control adecuado de su
existencia y uso.
- Una vez elaborada la factura se precederá a verificarla en cuanto a precio
exactitud aritmética, rebajas etc.

c) En cuanto de crédito y cobranzas:

- El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de
ventas y cuentas por cobrar.
- Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para dar de
baja en libros las cuentas que resulten incobrables o conceder descuentos
fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.
- Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar prenumeradas
y su uso debidamente controlado. Cuando se emitan notas de crédito por
concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de

41
 recepción e mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario
responsable.
- Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas
periódicamente por un funcionario responsable.
- Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y
examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.

d) Con respecto a cuentas por cobrar:

- Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de
cuentas por cobrar con el mayor general.
- Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los
clientes.
- Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja,
deben:
- Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de
comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta,
investigando las diferencias encontradas.
- Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con
el saldo en el mayor.
- Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar
deben ser rotados con frecuencia.
- Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados
separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.

Definición de Términos Básicos

Cliente: Es el que va a comprar o adquirir bienes y servicios.

Compra: Es un desembolso de adquirir bienes o servicios.

42
 Control interno: El control interno es un proceso llevado a cabo por las
personas de una organización, diseñado con el fin de proporcionar un grado de
seguridad "razonable" para la consecución de sus objetivos, dentro de las siguientes
categorías: Eficiencia y eficacia operacional, Fiabilidad de la información financiera
y Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Cuentas por cobrar: Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa

que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes o servicios.

Documentación: descripción de cómo trabaja un sistema de información desde

el punto de vista técnico o del usuario.

Evaluación de riesgo: La evaluación de los riesgos consiste en la identificación

y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de
base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

Factura: Es aquel documento legal que el vendedor o suministrador, detalla con

la debida especificación, la clase y la cantidad de mercancía vendida o suministrada y
su precio. Constituye el más corriente medio probatorio de la celebración de un
contrato mercantil.

Facturación: Proceso de preparación y cálculo de facturas.

Información y comunicación: Se debe identificar, recopilar y comunicar

información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con
sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen

43
información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Libro de venta: Es aquel libro donde se relacionan todas las ventas realizadas
diariamente. El libro de venta se lleva con las facturas en la mano. Todos los
renglones del libro deben utilizarse, el cierre se hace mensualmente y se declara los
primeros quince días de cada mes. Aquí, los ajustes se le colocan una nota de crédito
al libro (por devolución, anulación, etc.

Libros de compras: Es aquel libro donde se relacionan las compras realizadas a

diversos proveedores por la empresa. Se realiza diariamente con la factura de compra
en la mano y se cierra mensualmente.

Manual de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se

vienen realizando en la empresa, por otra parte este tipo de manuales establecen las
pautas específicas de las normas aplicables en forma general o específica para los
procedimientos identificados en la organización.

Misión: Expresa lo que es la Organización, para qué está, qué necesidades cubre.

Monitoreo: es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado

funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de
ambas cosas.

Objetivos: Expresan los propósitos de la Organización, mostrando hacia dónde

va la misma.

44
 Orden de compra: Documento que autoriza a un vendedor a entregar las
mercancías o materiales descritos un precio especificado.

Organización: son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por
medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones
especializada.
Pedido: Lo que se va a requerir por lo ya estimado (Presupuesto).

Políticas: Expresan los medios que utiliza la Organización para conseguir los
objetivos. Dado el ambiente dinámico en donde interactúa la Unidad, los objetivos
deberán adecuarse a esos cambios.

Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,

expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo condiciones previstas, cuyo concepto se aplica a cada centro de
responsabilidades de la organización; es decir, es la estimación de precios futuros
sobre una venta futura

Nota de entrega: Es el soporte para elaborar la factura (la nota de entrega se

regresa firmada). La nota de entrega genera a factura.

Procedimientos: Se definen que son planes en cuanto establecen un método

habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que
de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben
cumplirse.

Proveedor: Es el ente que va a dar a conocer los bienes y servicios.

45
 Registro: Instrumento destinado a constatar la información contable, valiéndose
de fichas, libros de contabilidad, comprobantes y evidencias de entradas y salidas,
ingresos y retiros de efectivo, etc.

Venta: Es una transacción mercantil mediante la cual una persona transmite la

propiedad que tiene sobre un bien o derecho a otra a cambio de un precio.

46
 CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Una vez formulado el problema de investigación y establecido sus objetivos, se

requirió la selección de los distintos métodos y las técnicas que hacen posible la
obtención de la información requerida. Debido a esto, en este capítulo se
desarrollaron los aspectos metodológicos del tema estudiado, buscando dejar sin lugar
a dudas las razones por las cuales fue seleccionada la metodología planteada y su
adecuación con respecto al planteamiento de la problemática la cual está relacionada
a la evaluación de los procesos de control interno para el mejoramiento de la
actividad de facturación y cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela II C.A.

Tipo de Investigación

De acuerdo al enfoque dado en el desarrollo de la investigación, la misma es de

tipo descriptiva, debido a que aplica las técnicas e instrumentos de recolección de
datos de manera que pueda describir la situación real de un plano estudiado. En este
orden de ideas, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2013:5), define
a la investigación de descriptiva como “el análisis sistemático de problemas en la
realidad, con el propósito bien sea de describirlo, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos y predecir su
ocurrencia”. En tal sentido, los datos fueron obtenidos a través de la aplicación del
cuestionario a los sujetos de la muestra con el fin de reflejarlos en los resultados y
graficarlos posteriormente.

Diseño de la Investigación

47
 Según Hernández, Fernández y Baptista (2012:95) el diseño de la investigación
“se refiere al plan o estrategia concebida para responder a las preguntas de
investigación”. En este sentido, con el objeto de responder a la problemática
planteada, ésta es una investigación de campo la cual, según Arias (2012:31),
“consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos”. Este diseño se ajustó a la presente investigación
por cuanto los datos fueron recogidos directamente por los investigadores en el
departamento de administración, es decir, directamente de fuentes de primera mano,
en la realidad.

Unidades de Estudio

Población

En las investigaciones se deben establecer las características de la población, a

fin de delimitar y por ende establecer los parámetros muéstrales. De allí que se
considera que la población, de acuerdo con Arias (2012:126), “Es el universo de la
investigación, sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Está constituida
por características o estados que le permite distinguir los sujetos unos de otros.” En
este caso de estudio, la población estuvo conformada por cinco (5) empleados que
laboran en el área administrativa que se relacionan a la actividad de facturación y
cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela II C.A. (Ver Cuadro N° 1).

Cuadro N° 1. Población
Denominación Nº
Gerente de Administración y Finanzas 1
Coordinador de Administración y Finanzas 1
Contador 1
Analista de Gestión Administrativa y
1
Contable

48
 Analista de Facturación y Cobranza 1
Total 5
Fuente: Abreu, Bernal y Morillo (2015).
Muestra

Ahora bien, en cuanto a la muestra, Palella y Martins (2006:116) señalan que ésta
no es más que “la escogencia de una parte representativa de una población, cuyas
características reproduce de la manera más exacta posible”. En ese sentido, en el caso
de investigación, dado que la población resulta accesible en su totalidad, no se hizo
necesario utilizar métodos para extraer la muestra y se optó por una muestra censal,
señalada por Arias (2012:126) como aquella en la cual “cada uno de los elementos
forma parte del universo o población objetivo, sin que se trate estrictamente de un
censo,”. En este caso se trata de una muestra de cinco (5) empleados.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Las técnicas que se utilizaron distintas técnicas para la recolección de datos.

Entre ellas, la observación directa y la encuesta. Para ello se optó por la observación
directa, no participante, en la cual, según Palella y Martins (2006:129), el
investigador “se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno a
investigar, sin participar en él, ya que recoge la información desde afuera, sin
intervenir para nada en el grupo social, hecho o fenómeno investigado”. Esta técnica
se utilizó con la finalidad de obtener una visión clara de cómo se ejecutaba el proceso
de facturación y cobranza, de manera que los investigadores observaran los hechos de
la realidad, sin participar en ellos, y poder precisar la implementación de los
diferentes elementos del control interno.

En segundo término, se usó la encuesta, la cual es definida por Sampieri, Collado

y Lucio (2010:42), como “una técnica que permite la obtención directa de las

49
personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de vista o aspectos
relevantes de un tema objeto de estudio”. Por su parte, Bernal (2010:194) señala que
esta técnica “se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se
preparan con el propósito de obtener información de las personas”. Por consiguiente,
para esta investigación se utilizó la encuesta con la finalidad de recolectar datos
directamente de las personas que conformaron la muestra de sujetos antes
mencionados.

En ese sentido, para desarrollarla se empleó un instrumento, tipo cuestionario, el

cual, según Arias (2012:33), “es el instrumento, que tiene forma material impresa o
digital, utilizado para registrar la información que proviene de personas que
participan en una encuesta”. Para ello, se diseñó el mismo 21 preguntas con una
escala tipo Likert, la cual Palella y Martins (2006:165) señalan que es una escala
psicométrica que “consiste en un conjunto de ítems presentados en forma de
afirmaciones o juicios ante los cuales se pide la reacción de los sujetos a quienes se
administran, especificando niveles de acuerdo o desacuerdo.” En este caso, se
utilizaron con cinco alternativas de respuesta (Siempre, Casi Siempre, A Veces, Rara
Vez y Nunca) las cuales permitieron medir la opinión de los trabajadores.

Para el diseño del cuestionario, se utilizó un cuadro de operacionalización de las

variables, que permitió especificar con mayor precisión la información que se
requería conocer sobre el objeto de estudio. Este método se basa en la formulación de
estrategias de análisis y extracción de datos las cuales pueden ser confirmadas o
descartadas por medios de investigaciones relacionadas al problema (Ver Cuadro N°
2).

De acuerdo con Delgado de Smith, Colombo y Orfila (2003), este cuadro permite
resumir los aspectos más relevantes de la investigación, descomponiéndolos luego sus

50
aspectos más generales hasta llegar a los elementos más específicos y acercarse así a
la realidad estudiada.

51
 Cuadro N° 2.
CUADRO TÉCNICO METODOLÓGICO
Objetivo General: Evaluar los procesos de control interno en el Departamento de Administración de la Empresa Seguin de
Venezuela II, C.A. para el mejoramiento de la actividad de facturación y cobranza.
Objetivos
Dimensión Definición Indicadores Instrumento Fuente
Específicos
Diagnosticar la Procesos de Conjunto de Ambiente de Control Encuesta Empleados de
situación actual control interno procedimientos y - Integridad y valores éticos. la empresa
del departamento actividades - Filosofía de Dirección y
de administra- encaminados a Estilo de Gestión
ción, con relación asegurar el control
Evaluación de Riesgos
al proceso de interno de las
- Riesgos de errores e
control interno de operaciones y la
irregularidades
la actividad de información que de
facturación y ellas se deriva Actividades de Control
cobranza en la - Selección de actividades de
Empresa Seguin control
de Venezuela, II, - Políticas y procedimientos
C.A.
Información y Comunicación
- Información sobre Control o
- Comunicación resultados
Monitoreo
- Evaluaciones Continuas y
Puntuales
- Reporte de Deficiencias

Fuente: Abreu, Bernal y Morillo (2015).

 Cuadro N° 2
CUADRO TÉCNICO METODOLÓGICO (Continuación)
Objetivo General: Evaluar los procesos de control interno en el Departamento de Administración de la Empresa Seguin de
Venezuela II, C.A. para el mejoramiento de la actividad de facturación y cobranza.
Objetivos
Dimensión Definición Indicadores Instrumento Fuente
Específicos
Identificar las Control interno. Conjunto de - Fortalezas Observación Empleados de la
fortalezas, métodos y - Debilidades Directa empresa
oportunidades, procedimientos que
- Oportunidades
amenazas y aseguren que los
debilidades del activos están - Amenazas
proceso de control debidamente -
interno de la protegidos, que los
actividad de registros contables
facturación y son fidedignos y
cobranza en el que la actividad de
departamento de la entidad se
administración. desarrolla
eficazmente según
las directrices
marcadas por la
administración
(Estupiñán, 2006)

Fuente: Abreu, Bernal y Morillo (2015).

 Cuadro N° 2.
CUADRO TÉCNICO METODOLÓGICO (Continuación)
Objetivo General: Evaluar los procesos de control interno en el Departamento de Administración de la Empresa Seguin de
Venezuela II, C.A. para el mejoramiento de la actividad de facturación y cobranza.
Objetivos
Dimensión Definición Indicadores Instrumento Fuente
Específicos
Determinar los Control interno Conjunto de - Políticas de: Observación Empleados de la
niveles de Facturación y métodos y - Ventas Directa empresa
mejoramiento del Cobranzas procedimientos que - Evaluación y aprobación
proceso de control aseguran que los créditos
interno sobre la procesos de - Registro cuentas por
actividad de facturación y cobrar
facturación y cuentas por cobrar - Cobranzas
cobranza en la se realizan dentro
- Evaluación de riesgos
Empresa Seguin de de las directrices
Venezuela, C.A. marcadas por la - Actividades de control
administración - Segregación funciones
(Estupiñán, 2006) - Procedimientos
- Información
- Monitoreo
- Sistemático
- Puntual
Fuente: Abreu, Bernal y Morillo (2015).
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos

La confiabilidad y la validez son cualidades esenciales para un instrumento

utilizado para la recolección de datos en un estudio de carácter científico. En ese
sentido, la validez de un instrumento es definida como la ausencia de sesgos y
representa la relación existente entre lo que mide éste y aquello que realmente se
pretende medir. Sobre la validez, Palella y Martins (2006:172) señalan que “existen
varios métodos para garantizar su evidencia: la validez de contenido, de criterio y de
constructo”.

Al respecto de la validez de contenido, Palella y Martins (2006:172) refieren que

se “trata de determinar hasta donde los ítems de un instrumento son representativos
de las propiedades que se quieren medir”; mientras la validez de constructo, también
llamada validez estructural, “implica que los distintos indicadores para elaborar un
instrumento, son el producto de una buena operacionalización, es decir, cuando
reflejan la definición teórica de la variable que se pretende medir”.

En el caso de esta investigación, se verificaron la validez de contenido y

constructo, mediante la técnica del juicio de expertos. Esta técnica, según Palella y
Martins (2006:173) consiste en entregarle a personas con conocimiento y experiencia
en el área de la investigación, el instrumento, con su respectiva matriz de respuesta,
acompañado de los objetivos de la investigación, el sistema de variables, para que las
preguntas sean revisadas bajo el criterio de contenido, redacción y pertinencia y
puedan analizar y corregir las debilidades que presente el instrumento y brindar
sugerencias para su mejora, para que luego de aprobado, pueda ser aplicado por los
investigadores.

En cuanto a la confiabilidad del instrumento de recolección de datos, ésta se

define como la ausencia de errores de tipo aleatorio. Para determinar la confiabilidad

55
del instrumento se utilizó la técnica del coeficiente Alpha de Cronbach, la cual, según
Palella y Martins (2006:180), “permite establecer el nivel de confiabilidad que es,
junto con la validez, un requisito mínimo de un buen instrumento de medición
presentando con una escala tipo Likert”. Los mencionados autores, presentan la
siguiente ecuación para el cálculo de este coeficiente:


N  
* 1  2
Si 2 

N  1  STotal 

Donde:
 = Coeficiente Alpha de Cronbach
∑Si2 = Sumatoria de la varianza de los ítems
1
S2total = Varianza de los puntajes de cada unidad maestral
N = Total de itmes

El resultado para el Coeficiente de Alpha de Cronbach de xx, indica que el

instrumento tuvo una confiabilidad ----, por lo que se puede decir que la información
que se recolecta a través del mismo tiene una capacidad muy alta de ser congruente y
confiable, según los criterios de decisión de la confiabilidad son presentados por
Palella S. y Martins F. (2006:181) mediante el siguiente cuadro:

Cuadro No. 3
Ponderación de la Confiabilidad por Alpha de Cronbach
Rango Confiabilidad (Dimensión)
0,81 – 1 Muy alta
0,61 – 0,80 Alta
0,41 – 0,60 Media
0,21 – 0,40 Baja
0,0 – 0,20 Muy Baja

56
 Fuente: Palella S. y Martins F. (2006)
Procesamiento de Datos

El procedimiento llevado a cabo a fin de conocer la situación actual del control

interno para así poder lograr el mejoramiento de la actividad de facturación y
cobranza en la Empresa Seguin de Venezuela II, C.A., es el uso de un instrumento de
recolección de datos (Encuesta) el cual será aplicado a una muestra de cinco (5)
individuos, a objeto de que los mismos puedan expresar su voluntariedad y formar
parte de la investigación, como miembros principales para la recolección y análisis de
datos.

57
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