Contabilidad I
Hoja de Trabajo – Asientos Contables
(Ensayo)
Autor:
Br. Cruz Lathulerie
CI: 29.643.469
Puerto Ordaz, Mayo 2021
Introducción
Contenido
HOJA DE TRABAJO
Se puede establecer como un documento interno que contribuye a ordenar lógicamente las
actividades realizadas por una empresa durante un periodo determinado de tiempo en un estado
financiero (sólo es de uso y manejo del contador), siendo que su uso no es obligatorio, ni del
todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, además de no ser para uso de
la gerencia ni para ser publicada. En la Hoja de Trabajo, se puede analizar movimientos y
realizar ajustes de manera sencilla.
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO
Encabezado: Contiene:
• Nombre de la empresa.
• El nombre expreso de Hoja de Trabajo.
• El período del ciclo contable que cubre.
Columnas: Comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la
empresa o actividad económica a la que se dedique.
• Nombres de las cuentas
• Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y
créditos, con la siguiente discriminación:
• Sección 1: Balance de Comprobación; que se realiza tomando los saldos del libro
mayor de todas y cada una de las cuentas a la fecha en que se va a hacer la hoja de
trabajo.
• Sección 2: Ajustes; a tiempo del cierre del período que se va a procesar se deben
hacer los ajustes a la cuentas a las que no se efectuasen, y las correcciones por
montos o partidas mal, o no contabilizadas para ajustarlas a la realidad.
• Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado; el balance de comprobación más
o menos los ajustes a las respectivas cuentas nos dará el balance ajustado, que
serán los montos reales para la continuidad de la hoja.
• Sección 4: Costo de Ventas; se llevarán las cuentas tanto del inventario inicial
como el final, las compras y todo lo relacionado con éstas, únicamente el saldo
entre las cuentas deudoras o acreedoras se debe despazar al resultado,
indicándonos el costo de la venta efectuada, dándonos el primer valor que va a
afectar el resultado.
• Sección 5: Estado de Pérdidas y Ganancias; se trasladarán todos los saldos del
costo de ventas, gastos, costos e ingresos; dándonos la utilidad o pérdida del
período estudiado, que debe ser trasladado al balance general para poder cerrar el
período estudiado, se debe elaborar su revelación íntegra en anexo aparte.
• Sección 6: Balance General; aquí pasan tanto el resultado obtenido anteriormente,
el inventario final y todas las cuentas de activos y pasivos que mantengan saldo
para este momento, la sumatoria de estas cifras deben cuadrar exactamente; de
existir alguna diferencia deben revisarse todos las operaciones anteriores. Con las
cifras debidamente cuadradas elaboramos el anexo balance de situación
financiera.
PASOS PARA ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJO
Existen diversos modelos de hojas de trabajo, las de (8) ocho y (12) doce columnas son las más
comunes, también existen de (6) seis, (10) diez, (14) catorce y hasta (16) dieciséis columnas. Las
hojas de trabajo, no difieren únicamente en la cantidad de columnas, sino que sirven para
satisfacer distintas necesidades que están íntimamente ligadas a la finalidad con la que se
elaboren, a los residuos de la compañía o a base de la contabilidad (que puede
ser devengado o efectivo).
Los métodos y períodos de contabilidad: la base de efectivo sólo reconoce los ingresos en cuanto
el dinero entra o sale de la caja, mientras que la base devengado toma en cuenta los ingresos o
pagos pendientes de realización desde el momento en el que se contrae la obligación. La hoja de
trabajo de seis y la de ocho columnas se usan solamente sobre la base de efectivo, mientras que
el resto, que pueden tener un mínimo de diez y un máximo de dieciséis, funcionan para ambas
bases. Las más populares entre los contadores son las primeras dos, aunque la estructura usada
en cada caso responde a sus necesidades particulares.
La primera columna de una hoja de trabajo común suele dedicarse al balance de comprobación.
Allí se colocan los saldos contenidos en el libro mayor de todas las cuentas hasta el momento de
la elaboración de la hoja. Otra columna que no hayan sido contabilizados o que no sean del todo
precisos, todo esto cuando el contador cierra el período de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo
apunta a comprobar si los registros contables son exactos, dejando al contador realizar las
correcciones y los ajustes que correspondan y ordenar la información a presentar. La situación
financiera de una compañía queda plasmada en sus estados financieros: la hoja de trabajo es una
herramienta previa para el cierre de dichos estados.
En este contexto es necesario definir ligeramente el concepto de estados financieros. Otros
nombres por los que se conoce son informes financieros, cuentas anuales y estados contables, y
se trata de los informes que usan las organizaciones para presentar su situación económica y
financiera, así como los cambios que haya atravesado en un período o en un momento
determinados. La utilidad de esta información la aprovechan los gestores, los administradores y
los reguladores, pero también los acreedores, los propietarios y los accionistas.
PROCESO DE AJUSTE Y CIERRE.
Proceso de ajuste: Se realiza al terminar un período contable, todo esto con el objetivo de
actualizar todas las cuentas sobre una base acumulativa, de modo que sea posible alcanzar
estados financieros donde las cuentas presenten su valor real. Los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la
autorización de los ajustes a realizar.
El principal propósito del mencionado proceso es el de actualizar los saldos de las cuentas para la
creación de los estados financieros, como también que es continuo para lograr la mejor
asociación de ingresos y gastos al determinar la utilidad neta real lograda en el ejercicio actual y
tener una imágen correcta además de exacta del activo y el capital existentes al culminar el
ejercicio.
Proceso de cierre: Consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su
resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable es necesario el
continuar a cerrar las cuentas de resultado para encontrar el resultado económico del ejercicio o
del periodo que bien puede ser una pérdida o utilidad. Se realiza con el objetivo de saber si su
año económico fue favorable o no. En si consiste en lograr cuadrar las cuentas de los grupos 6 y
7 de manera de que el saldo final sea de “0”.
AJUSTES DE GASTOS.
Gastos Acumulados: Al final de cada periodo contable es necesario efectuar asientos de ajuste
para registrar aquellos gastos en que se ha incurrido pero que no han sido reconocidos en las
cuentas. Estos son los gastos que se acumulan cada día pero que generalmente se registran al
final del mes y representan un Aumento de Pasivo, ya que no ha llegado la fecha de pagarlos.
Ejemplos los Sueldos, los Intereses sobre Préstamos, alquileres entre otros.
Ingresos Acumulados: Resulta ser cualquier ingreso devengado pero no registrado o no cobrado
durante el periodo contable; es decir, ingresos que se han sido acumulando durante el periodo y
que no han sido registrados antes de la fecha de cierre.
Gastos Pagados por Anticipado: esta representado por todos aquellos artículos, suministros o
servicios; los cuales al momento de comprarse, se han registrado como Gastos y que, al final del
ejercicio económico, no se han consumido en su totalidad. En vista de ello, es necesario realizar
un ajuste que registre la parte consumida como un Gasto y como un Activo la parte que aún no se
ha consumido.
Cargos Diferidos: se dice que son gastos que benefician a la empresa por más de un ejercicio
económico; por lo que no se deben cargar totalmente al ejercicio en el cual se realizan, sino que
se han de distribuir entre varios ejercicios.
Créditos Diferidos: también son llamados Ingresos o Pasivos Diferidos, están formados por
todos aquellos cobros que se han hecho por anticipado, por un servicio o contraprestación que se
hará más tarde.
Créditos Diferidos: también son llamados Ingresos o Pasivos Diferidos, están formados por
todos aquellos cobros que se han hecho por anticipado, por un servicio o contraprestación que se
hará más tarde.
Depreciación de Activos Fijos Tangibles: entendemos por Depreciación, la porción del costo
del activo que se considera consumida durante el periodo, por efectos del transcurso del tiempo,
el uso o deterioro del Activo.
Amortización de Activos Fijos Intangibles: cuando se habla de amortizar nos referimos a un
Gasto; ya que cuando amortizamos un Activo Intangible lo representamos como la perdida del
valor que sufre debido a su disfrute o al simple transcurso del tiempo. De igual forma, algunos de
los Activos Fijos Intangibles están sujetos a amortización porque sus vidas están limitadas por la
Ley, por algún contrato o por la naturaleza del Activo.
Agotamiento de Activos Fijos Agotables: es un gasto similar al de la Amortización; pero
proviene de la reducción del valor de aquellos activos representados por Recursosn Naturales en
explotación, tales como: Minas, Canteras, Yacimientos, Bosques etc. Esten viene dado en
función al volumen de la explotación a que se someten los activos agotables; por lo tanto, la
mejor forma de calcularlo será de acuerdo al Número de Unidades de Productos extraídos y la
Reserva estimada.
Contrapartidas y Rectificaciones: prevenir o evitar errores en los registros de contabilidad es
realmente imposible, por lo que, toda empresa deberá adoptar procedimientos de comprobación
interna, si desea reducir al mínimo dichos errores. Los asientos de ajuste para corrección de
errores tienen por objeto restituir el verdadero saldo de la cuenta que haya sido afectada por
errores involuntarios, cometidos al registrar las operaciones, por aplicación incorrecta de los
principios de contabilidad; por equivocaciones de tipo aritmético al hacer el computo de
determinadas operaciones, o bien, por emisión del registro. También puede darse el caso de faltas
intencionales de los administradores de las empresas con el objeto de presentar presentar una
situación situación falsa del resultado resultado de las operaciones.
ASIENTOS DE AJUSTES.
Se denominan asientos de ajuste al conjunto de operaciones o transacciones practicadas
periódicamente en una empresa, aplicando la base del devengado con la finalidad de determinar
razonablemente las variaciones patrimoniales y los resultados obtenidos en esta.
Referencias Bibliográficas
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