BP-DOC-1

INFORMACIÒN DOCUMENTADA
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Elaboró Revisó Aprobó

FECHA
INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO
LYP /ASE Q AB /GER AB /GER
Firma Firma Firma Ago / 17

ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Y ES PROPIEDAD DE BERSA PROYECTOS SAS, PUEDE CONTENER INFORMACIÓN PRODUCTO DE SU PROPIEDAD
INTELECTUAL Y SE CONSIDERA COMERCIALMENTE SENSIBLE. DEBE SER UTILIZADO SÓLO PARA PROPÓSITOS DE LAS LABORES REALIZADAS POR BERSA PROYECTOS
SAS. PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL PARA CUALQUIER PROPÓSITO QUE NO SEA EL TRABAJO REALIZADO Y AUTORIZADO POR BERSA PROYECTOS
SAS.
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1. OBJETO

Establecer los lineamientos para elaborar, codificar, revisar, actualizar, aprobar, anular, distribuir y y
conservar la información documentada (documentos internos) asociados al Sistema de Gestión de
Seguridad y salud en el trabajo

Definir los parámetros para la identificación y la distribución de la información documentada de origen

externo que se requieran en las compañías para BERSA.

2. ALCANCE

Cargos / Procesos: Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los cargos y
procesos de BERSA

Actividades: Comprende las actividades desarrolladas desde la detección de la necesidad de elaboración,

actualización y/o eliminación del documento hasta la oficialización divulgación de la novedad y
conservación de los registros.

3. DEFINICIONES

COPIA CONTROLADA: Es aquella sobre la cual existe la obligación por parte de la organización de
mantenerla actualizada.

COPIA NO CONTROLADA: No existe la obligación de mantenerla actualizada.

NOTA 1: Los documentos impresos o guardados localmente en los computadores asignados a los
colaboradores para el desarrollo de sus funciones se consideren copias no controladas.

DIVULGACIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información de los
procesos documentados

DOCUMENTO: Información y el medio en el que está contenida:

Nota 1 a la entrada: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos,
Nota 2 a la entrada: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y
registros, se denominan “Documentación”. (NTC-ISO 9000:2015).

DOCUMENTO EXTERNO: Son todos aquellos documentos que no son generados por BERSA, sin embargo,
su contenido apoya y/o soporta el desarrollo de las actividades de BERSA. Se consideran documentos
externos: normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros

DOCUMENTO INTERNO: Es el documento elaborado por los procesos de BERSA, incluidos los registros
con los que se demuestra el cumplimiento de las funciones y permite asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.

FORMATO: Herramienta diseñada para recolectar una información específica, registrar resultados y
evidencias de una actividad.

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INFORMACIÓN: Datos que poseen significado (NTC-ISO 9000:2015)

INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el
medio que la contiene.
Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede
provenir de cualquier fuente.
Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a: el sistema de gestión,
incluidos los procesos relacionados; la información generada para que la organización opere
(documentación); La evidencia de los resultados alcanzados. (NTC-ISO 9000:2015)

INFORMACIÓN DOCUMENTADA OBSOLETA: información desactualizada total o parcialmente y por ello

no es adecuado para uso.

INSTRUCTIVO: Tipo de documento que especifica los pasos a seguir en una actividad específica
generalmente asociada a una sola área o proceso y ejecutada por un cargo específico. Por lo general se
desprende de un documento tipo Manual o Procedimiento

LISTADO MAESTRO INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Registro que relaciona toda la documentación

existente en el Sistema de Gestión de BERSA.

LISTADO DISTRIBUCIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Registro que relaciona toda la documentación

del Sistema de Gestión de calidad de BERSA que se distribuye como copia controlada.

MANUAL: Documento que especifica un sistema de gestión de una organización o la recopilación de

procedimientos o instructivos para un área o proyecto específica, guía que constituye el cómo se deben
hacer las cosas por los miembros de la organización.

NOTIFICACIÓN: Todos los documentos del sistema deben ser debidamente comunicados y conocidos a
cada una de los procesos en que se necesite sin excepción por el líder del proceso, según la distribución.

NORMA: Regla u ordenación del comportamiento humano dictado por la autoridad competente del
caso, con un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.

POLÍTICA: Tipo de documento que establece una directriz corporativa o gerencial que manifiesta la
intención u orientación general sobre el comportamiento o compromiso de la organización frente a un
tema específico. Por lo general el nivel de aprobación se limita al primer nivel de la organización (Ej.
Política de Calidad).

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevará a cabo una actividad o un proceso. (NTC-ISO
9000:2015) / o una serie de actividades en las que se involucran diferentes procesos y/o responsables.
Generalmente un proceso tiene asociado al menos un procedimiento.

PROGRAMA: Conjunto de actividades específicas para alcanzar un objetivo concreto y medible con
metodología, sistemas de evaluación y/o verificación y cronograma de actividades.

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REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

realizadas
Nota 1 a la entrada: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Nota 2 a la entrada: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
(NTC-ISO 9000:2015)

RIESGOS: Matriz que organiza la información que describe la identificación, valoración, análisis y
tratamiento de los riesgos de BERSA.

SG SST: Sistema de Gestión y seguridad y salud en el trabajo

4. RESPONSABILIDADES

GERENTE
 Asume el mayor nivel de responsabilidad atribuido en la asignación de los recursos económicos,
humanos, físicos y aprobación de las directrices del SG SST
 Respaldo al SG SST para el cumplimiento del procedimiento de información documentada a toda
la organización

PERSONA ASIGNADA DEL SG SST

 Divulgación del documento
 Establecer las políticas, procedimiento, y normas generales de gestión de documentos
 Asegurar la rigurosa y continua aplicación de este procedimiento
 Asegurar la calidad de los documentos según los lineamientos de este procedimiento
 Controlar la asignación de los códigos de los documentos
 Divulgar el presente documento a todos los Empleados de BERSA y Contratistas.

FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS
 Ejecutar las actividades siguiendo estrictamente lo descrito en los documentos
 Reportar las desviaciones de la implementación de los documentos
 No pueden modificar, eliminar o sustituir ningún documento sin la autorización del revisor y
aprobador del documento.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 DECRETO 1072 MAYO 2015

6. DESARROLLO

6.1. CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ELIMINACIÓN

El objetivo es determinar las actividades y lineamientos para asegurar la creación de los documentos de
acuerdo con las necesidades de la organización que se puede realizar en cualquier momento y es
responsabilidad del dueño del documento seguir los criterios establecidos en el presente procedimiento.

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 Creación y actualización: Los documentos se pueden generar a partir de la necesidad de

 Estandarizar método de trabajo
 Exigencia legal o de normas que se decida adoptar
 Exigencia Corporativa
 Exigencia del Cliente
 Riesgos asociados en la ejecución de la(s) actividad (es)

 Eliminación
El responsable del SG SST debe retirar el documento como el oficial con la aprobación respectiva del
responsable de aprobación del documento

6.2. DESCRIPCIÓN DE LAS VERSIONES

Siempre que se realice un cambio en la información documentada (documento), se asigna el número

de versión que le corresponde y se indican los cambios en control de cambio y en la portada del
documento (Descripción de los cambios de la versión).

La revisión se identifica así en el ÍTEM 9 CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla:

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

“Emisión Original”: Primera vez que se origina el documento
“Este documento sustituye al xxxxxxxxx , Ver #, fecha ”: o en el caso de que este documento
1
sustituya a otro(s) por cambios de estructura organizacional, indicar a que documento(s)
sustituye.
Particularizar la razón de la revisión.
“Revisión General”: En caso de que las modificaciones afecten varias secciones
1...n
“Revisión sin comentario”: Si después de la revisión del documento se establece que este no
requiere cambios y que permanece vigente
“Cambios”: Cuando el documento se realizan cambios de una versión a otra, al divulgarlo se
0C eliminan los cambios y se aumenta la versión que es el oficial
Tabla 1 Descripción De Las Versiones

Como parte de nuestro compromiso con el Ambiente, los documentos Internos no se imprimen, a no
ser que se requiera por algún motivo especial; las aprobaciones de los mismos se realizan por medios
electrónicos (correos electrónicos)

En los sitios donde no se tenga acceso a internet, se entregan en un medio electrónico los documentos
aplicables y cuando existan cambios son actualizados para garantizar la utilización de las últimas
versiones.

Los siguientes tipos de cambios son excepciones a la regla general de aprobaciones y revisiones y se
denominan cambios por consistencia:

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TIPO DE CAMBIO PROCEDIMIENTO

Correcciones de forma: ortográficas y gramaticales que
no modifican semánticamente el documento o de Publicación Directa, no cambia la versión.
espacio (Tamaño y distribución)
Publicación Directa, no cambia la versión.
Ajuste de Nombres de Cargos o áreas El cambio se registra en el documento en ítem de
control de cambios.
Publicación Directa, no cambia la versión.
Los cambios en las rutas de almacenamiento (de la
El cambio se registra en el documento en el ítem de
Tabla de Registros)
control de cambios.
Publicación Directa, no cambia la versión.
Los cambios en formatos asociados al documentos El cambio se registra en el documento en el ítem de
control de cambios.
Publicación Directa, no cambia la versión.
Anexo: cuando no implica cambio sustanciales de las
El cambio se registra en el documento en el ítem de
actividades
control de cambios.
Tabla 2. Tipos de cambios por consistencia

 El responsable asignado del SG SST coordina la capacitación del personal que se ha designado a
la operación de procedimiento y/o actividades derivadas de cambio de responsable.
 Toda la información documentada que sea actualiza se difunde a todas las personas que
participan en el desarrollo del proceso involucrado.
 Los documentos editables en estado: vigente, borrador u obsoleto, están protegidos mediante
acceso restringido solo al personal responsable del SG SST, salvaguardar toda la información, y
evitar el uso no intencional de documentación obsoleta.

6.3. IDENTIFICACIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios en los documentos internos se identifican

Tabla 3 Identificación de cambios
CONTROL DE CAMBIOS
 Se coloca una línea vertical (TRACK-CHANGE) al lado izquierdo de cada línea ó párrafo
Microsoft® Office modificado.
Word  De haber modificado la sección completa, el (TRACK-CHANGE) se coloca al lado derecho
del título de la sección modificada (ejemplo xxxxxxxxx )
 De acuerdo con el tipo de formato en Excel se establecen las siguientes opciones:
®
Microsoft Office  Se identifica el cambia en letra cursiva
Excel  Se incluye en el formato una columna que indique la Revisión y el texto modificado está
en negrita cursivo y subrayado. (ejemplo : Nkkkk)

 Al sufrir un cambio cualquier tipo de información documentada se deberá registrar en el ítem 9

Control de cambios
 Se eliminan el control de cambios aplicado con anterioridad

6.4. PIRÁMIDE DOCUMENTAL

La estructura de los documentos se define así:

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Figura 1 Piramide documental

6.5. CODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La asignación de códigos es una responsabilidad exclusiva del responsable del SG SST de BERSA el código
se establece a partir de la clasificación del proceso, proceso al cual pertenece el documento, tipo de
documento y consecutivo como se muestra a continuación:

6.5.1. Codificación Información Documentada

BERSA TIPO DOCUMENTO ###

DOCUMENTO: DOC
BP 001…. n
FORMATO: FOR
Tabla 4 codificación Información documentada (Documentos)

EJEMPLO: Procedimiento Seguridad de la Información # BERSA-TI-PRO-001

6.6. ESTRUCTURA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Se establece la siguiente estructura según tipo de documento

Procedimiento

Instructivo

Programas

Formatos
Directriz

Manual
Política

Otros

CONTENIDO

Portada O O R R R O R N
Propiedad intelectual / copia controlada R O R R R O O O
Encabezado / *Logo R R R R R R R *R
Responsable Elaboración Revisión y Aprobación O O R R R R R N(*)
Fecha R R R R R R R R
Número de Versión R R R R R R R R
Tabla Contenido N O R R R N O N
Objetivo N N R R R R O N

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Procedimiento

Instructivo

Programas

Formatos
Directriz

Manual
Política

Otros
CONTENIDO

Alcance N N R R R R O N
Definiciones N N R R R N O N
Documentos de referencia N N R R O O O N
Responsabilidades N N R R O N O N
DESARROLLO (Párrafo o Flujograma) N N R R R N N N
Anexos N N O O O O N N
Control de Cambios R R R R R R N N(*)
R = Requerido
O = Opcional (Cuando el elemento exista se debe incluir)
N = No Aplica (NA)
Notas:
 El contenido puede ser modificado de acuerdo con exigencias normativas
 (*) Los cambios realizados sobre los formatos se deben registrar en la tabla de control de cambios en el
documento que lo Origina.
 Si en el contenido del documento algunos de los elementos opcionales no se incluyen se debe conservar la
numeración y colocar en el elemento No aplica
Tabla 6 Estructura Documentación

6.7. EDICIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6.7.1. Configuración de las Paginas / Formato de Presentación

la configuración establecida para las páginas, en los documentos tipo política, directriz, manual,
procedimiento, instructivo, programas y otros:

[Link]. Word
 Papel: Documentos Tamaño Carta
 Letra: Calibri Normal 11
 Espaciado Interlineal: Sencillo
 Márgenes de la hoja: Superior 2.5 cm (hojas de portada) – 2.5 cm (hojas internas), Inferior 2.5
cm, Derecho 2.5 cm, Izquierdo 2.5 cm
 Encabezado y pie de página deben comenzar a 1,25 cm del borde de la página
 Redacción de los Documentos: La redacción debe realizarse en tiempo verbal presente (ar–er-ir-
or-ur)

[Link]. Formatos / Excel

 Encabezado logo BERSA

 Nombre
 Código del formato en lugar visible (excepto software) y su número de versión, fecha

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 El esqueleto y contenido son establecidos de acuerdo con la necesidad del documento y sus
usuarios.

6.7.2. Encabezado
Logo BERSA, ubicado en la parte superior derecha, código y Versión superior izquierda, Nombre del
documento superior centrado para el cuerpo del documento.

6.7.3. Portada del Documento

Un Cuadro compuesto por: Nombre del documento, iniciales de nombre, apellido y cargo de la (s)
persona (s) que elaboró, revisó y aprobó, fecha de publicación.

En la portada la paginación es reemplazada por un texto de propiedad intelectual y copia controlada

6.7.4. Pie de Página

Número de paginación inferior derecho.

6.7.5. Tipo y Tamaño de Letra

Todos los documentos internos deben ir escritos en letra Calibri tamaño 11, excepto: El título en la
portada (tamaño 24), la paginación (tamaño 11), Notas pie de página (tamaño 8), Control retención
información documentada (tamaño 10).
6.7.6. Descripción de las Actividades

Las formas de describir las actividades se establecen según tipo de documento flujograma y/o párrafo

 Tabla

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

 Párrafo
Se describe en prosa
Relacionar el nombre de la actividad Indica
Describir las acciones en infinitivo (verbos terminados en” ar”,” ir”, “ir”. Ejemplo: Elaborar, medir,
inspeccionar.
Área(s) y/o cargo(s) responsable de ejecutar la actividad
Que documentos se requieren
Que registros quedan.
Normas regulaciones
Relacionar la codificación del riesgo según Matriz de riesgos

6.8. WORK FLOW (RESPONSABLE DE ELABORACION, REVISIÓN Y APROBACIÓN)

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En los documentos que aplique, en la página de la portada, se debe especificar el nombre y cargo de la(s)
persona(s) responsables por realizar la revisión y aprobación.

la responsabilidad por revisar y/o aprobar los documentos depende del tipo de documento que se
genere
 Elaboró: Es la persona responsable de la elaboración o actualización de la información
documentada, asignada por el área responsable para la realización de dicho documento
(funcionarios)
 Revisó: Es responsable de verificar que la información mantenido coincida con la realidad de las
actividades que se desarrollan en el proceso, dicha revisión es realizada por la máxima autoridad
del área (Director / Coordinador)
 Aprobó: La máxima autoridad de BERSA (Gerente).

Para los Proyectos la autorización es responsabilidad del Gerente de Proyecto o su delegado. Es

responsabilidad de cada persona firmar el documento de acuerdo a la ruta de aprobación establecida.

6.8.1. Aprobación documentos

La aprobación de los documentos se realiza digitalmente a través de firma de los mismos, la cual se debe
realiza en la portada. Con aprobación por correo electrónico.
Elaboró Revisó Aprobó
FECHA
INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO

Mmm /aa
Firma Firma Firma

 Determinar si el documento genera valor para el proceso y si permite mejorar los controles
existentes por el usuario que detecta la necesidad
 Establecer, si existen documentos anteriores que traten o contengan el tema a documentar y
determinar si es necesario modificarlos o eliminarlos por el Usuario que detecta la necesidad
 Se debe determinar el (los) responsable(s) de revisión y aprobación del documento por el
responsable del área Actividad / Proceso
 Identificar los demás cargos relacionados con la ejecución de las actividades o procesos a
documentar y recolectar la información necesaria para elaborar el documento correspondiente
por el cargo asignado
 Determinar el (los) documento(s) que requiere(n) ser actualizado(s), recolectar la información
necesaria para implementar los ajustes solicitados e identifica las áreas, procesos y cargos que
intervienen en los documentos para realizar el consenso de los cambios
 Revisar el consecutivo de códigos de acuerdo con el tipo de documento y notificar al solicitante
mediante correo electrónico el código asignado por el responsable SG SST
 Elaborar de acuerdo con las directrices este procedimiento el tipo de documento(s) requerido(s).
por el Cargo asignado
 Revisar en conjunto con la persona responsable SG SST del proceso la estructura del documento
y con los cargos relacionados con la ejecución de las actividades el contenido del mismo.

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Nota: La revisión incluye que la validación de riesgos cuando aplique por el responsable por
revisar el documento
 Recolectar la información necesaria para justificar la eliminación del documento e identificar
documentos relacionados para hacer ajustes o eliminar de ser necesario. Se requiere el visto
bueno del cargo que aprobó el documento por cualquier medio escrito o electrónico para
eliminar el documento. Se debe guardar la evidencia de la aprobación de la eliminación
por el Cargo Asignado
 Enviar el documento por medio electrónico a los responsables correspondientes de revisión y
aprobación Para el caso de la eliminación, es necesario realizar un acta o un correo electrónico,
solicitando la autorización al responsable de aprobación para la eliminación del documento. Por
el responsable por aprobar el documento
 Una vez revisado el documento y de requerir algún tipo de adecuación o ajuste, notificar al Cargo
Asignado de elaborar el documento especificando los cambios que se desea sean
implementados. Esto se puede realizar en el archivo original digital o en copia impresa por el
responsable por aprobar el documento
 Realizar los ajustes al documento y validar con el solicitante del cambio antes de enviarlo a
aprobación por el Cargo Asignado
 Una vez aprobado el documento debe enviar al responsable de calidad, vía correo electrónico el
documento digital(editable) y en caso necesario especificar el número de las copias controladas
a entregar y a quién se le deben entregar. En caso de ser un formato se deben especificar los
cambios que se realizaron sobre el documento de origen. Para el caso de la eliminación se debe
enviar al SG SST la evidencia de la autorización de la eliminación por el Cargo Asignado
 Actualizar en el dropbox y realizar prueba de acceso a los documentos publicados.
 Actualizar listado Maestro Información documentada BP-FOR-1 Responsable SG SST
 Notificar a los diferentes involucrados en el documento el contenido y aplicación del mismo por
el medio más apropiado dependiendo de la naturaleza del documento, se debe dejar evidencia
de este comunicado por el cargo Asignado

6.9. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Para garantizar la disposición, acceso y almacenamiento de la información en su última versión se

establece la estructura documental

6.9.1. Control de Documentos de Origen interno

El control de los documentos se hace a través de la publicación oficial en el SACI, en PDF como solo
lectura y se mantiene el Listado Maestro Información documentada BERSA-HSEQ-PRO-001-1

6.9.2. Documentos de Origen Externo

Los documentos de origen externo se controlan de tres maneras diferentes:

 Las normas técnicas, por medio de un acceso a través del vínculo en el SACI
 Los documentos específicos para los proyectos, los cuales serán controlados en las carpetas de
trabajo de cada proyecto.

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 Los documentos de consulta general, que se encuentran relacionados en un vínculo específico

en el SACI en donde está disponible una copia electrónica de los mismos o la referencia del
sitio en el cual se encuentran disponibles los mismos.

6.9.3. Impresión y Distribución

Cuando se requiera imprimir un documento de forma controlada para distribución a destinatarios que
no tienen acceso a la información en el DROPBOX

6.9.4. Confidencialidad de Los Documentos

Se debe identificar en el documento cuando éste sea de carácter confidencial, cada documento deber
tener establecido si corresponde a un documento público, interno de BERSA o restringido a ciertos
niveles de la organización

6.9.5. Registros a Disposición del Cliente

Si contractualmente se establecen registros propiedad de los clientes y/o registros propios que se
controlen bajo condiciones diferentes a las definidas internamente, aplicarán los lineamientos
contractuales, indicando claramente dicha directriz mediante un comunicado o en el plan de calidad
del proyecto.

6.9.6. Extravió Control de Información Documentada (Registros)

Cuando se presenten el extravío de registros y teniendo en cuenta la naturaleza de los mismos (facturas,
cheques u otros que revistan valor comercial, expedientes, etc.), el responsable de la pérdida reporta
ante las autoridades el suceso quedando como evidencia el denuncio.

6.9.7. Diligenciar Control de Información Documentada (Registros)

 Diligenciar los registros manuales con bolígrafo de tinta indeleble

 Diligenciar la totalidad de los campos con la información adecuada, en caso de no contar con los
datos para diligenciar un campo, se debe trazar una línea o escribir palabras o abreviaturas tales
como “no aplica”, “sin datos”, “n/a”, “n.a.”, “s.d.” U otra que indique que no se conoce el dato.
 Si se requiere el uso de abreviaturas, estas deben ser adecuadas al tema y entendidas por los
usuarios del registro
 Los registros, en lo posible, no deben tener enmendaduras, en caso de ser necesario realizar una
corrección sobre un registro manual, se debe trazar una línea sobre el error, sin borrar ni
deteriorar su legibilidad, y colocar al lado el dato correcto, la firma de quien realiza la corrección
y la fecha en que se realiza la corrección.
 Cuando un registro entregado previamente al usuario requiera una corrección posterior (por
error de BERSA) este debe reportarse dentro de las salidas no conformes del proceso. Aplica
para los procesos misionales.
 No está autorizado el uso de corrector.

7. ANEXOS

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No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios que se realicen al presente documento se consignan en la siguiente tabla:

Versión Descripción del cambio Fecha

1 Emisión Original Mar 2018

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8.1.

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