REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
INGENIERIA DE SISTEMAS

PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y
OBRAS INTEGRALES NATURALES SLL, BARCELONA,
ESPAÑA, AÑO 2022.

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Título de

Ingeniero de Sistemas

Autora: María Cova

Tutor Académico: Ing. José Castillo

Barcelona, Febrero del 2022.

 ÍNDICE GENERAL

P/p
LISTA DE CUADROS…………………………………………………............ iii
LISTA DE FIGURAS…………………………………………………………... iv
LISTA DE GRÁFICOS………………………………………………………….. v
LISTA DE ECUACIONES………………………………………………….…. vi
RESUMEN……………………………………………………………………….. vii
INTRODUCCIÓN........................................................................................... 1
CAPÍTULOS

I.- EL PROBLEMA
Contextualización del Problema……………………………………… 2
Objetivos de la Investigación………………………………………..… 5
Justificación de la Investigación……………………………………….. 5

II.- MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigación……………………………………… 7
Bases Teóricas…………………………………...………………....…… 10
Sistema de variables……………………………………………………. 14
Bases Legales…………………………………………………….…….. 16
Definición de Términos Básicos…………………….………….……… 16
Contexto Operacional………………………………………………….. 17

III.- MARCO METOLÓGICO

Modalidad de la Investigación…………………….……………………. 21
Diseño de la Investigación………………….………............................ 21
Tipo de Investigación…………………….……………..…………….. 22
Población y Muestra………………………………………………..….. 22
Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos…………..……..... 23
Técnicas de Análisis de Datos………………………………..………. 25
Procedimiento de la Investigación………………..…………………... 26

REFERENCIAS
Bibliográficas ……………………………..………………………………. 33
Electronicas…………………….……………..…………………………… 34
 LISTA DE CUADROS

CUADRO P/p
1 Operacionalización de las Variables………………………………… 14
2 Resultados del indicador “Registro de Clientes” ……………………38
3 Resultados del indicador “Registro de Productos” …………………39
4 Resultados del indicador “Tiempo de Consulta” ……………………40
5 Resultados del indicador “Exactitud de Cálculos” ………………… 41
6 Resultados del indicador “Reportes de Servicios” ………………… 42
7 Resultados del indicador “Reportes de Productos” ……………… 43
8 Resumen de la fase diagnóstico………………………………… 44
9 Resultados del indicador “Método de Registro” …………………… 45
10 Resultados del indicador “Perdida de Datos” …………………… 46
11 Resultados del indicador “Ingreso de Compra” …………………… 47
12 Resultados del indicador “Orden de Almacenamiento” ……………48
13 Resultados del indicador “Emisión Eficaz” ….………………… 49
14 Resumen de la fase II………………………………………… 50
15 Alternativas de Solución Para el Indicador “Método de Registro” 51
16 Alternativas de Solución Para el Indicador “Perdida de Datos”… 52
17 A. de Solución Para el Indicador “Orden de Almacenamiento” … 53
18 Alternativas de Solución Para el Indicador “Emisión Eficaz”…… 54
19 Requisitos Funcionales y No Funcionales ……………………… 59
20 Recursos Materiales………………………………………………. 63
21 Recursos Humanos……………..…………………………………. 63
22 Costos de Desarrollo ……………..………………………………… 64
23 Actores del Sistema…………………………………………………. 68
24 Pruebas del Sistema……………………………………………….. 69
 LISTA DE FIGURAS

FIGURA P/p
1 Ubicación de la empresa………………………………………… 18
2 Estructura organizacional ………………………………………… 20
3 Modelo de dominio………………………………………………… 67
4 Diagrama de caso de uso para “Validar Usuario” ……………… 68
5 Diagrama de caso de uso general de sistema………………………69
6 Diagrama de caso de uso general para “Registros” …………… 70
7 Diagrama de caso de uso detallado para “Ventas”…………………71
8 Diagrama de caso de uso detallado para “Consultas”…………… 71
9 Diagrama de caso de uso detallado para “Reportes”……………… 72
10 Diagrama de Clase de Análisis general…..……………………… 73
11 Diagrama de secuencia para Validar Usuario……………………… 74
12 Diagrama de secuencia para “Registrar Venta”…………………… 76
13 Diagrama de secuencia para “Generar Consulta”………………… 76
14 Diagrama de secuencia para “Generar Reporte”……………… 77
15 Diagrama de capas……..………………………………………… 78
16 Pantalla de acceso al sistema…………………………………… 80
17 Pantalla Principal del Sistema…………………………………… 81
18 Pantalla para registrar cliente………………………………………… 82
19 Pantalla para registrar cliente………………………………………… 83
 LISTA DE ECUACIONES

ECUACIÓN P/p
1 Registro de clientes ………………………………………………… 27
2 Registro de productos ……………………………………………… 27
3 Tiempo de consulta…………………………………………………. 28
4 Exactitud de Cálculos……………………………………………….. 29
5 Reportes de Servicios.................................................................. 29
6 Reportes de productos………………………………………………. 30
7 Método de Registro..................................................................... 31
8 Pérdida de Datos…………………………………………………… 32
9 Ingreso de Compra.................................................................. 33
10 Orden de Almacenamiento…………………………………………….34
11 Emisión Eficaz............................................................................ 35
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
INGENIERÍA DE SISTEMAS

PROPUESTA DE MEJORAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CONSTRUCCIONES Y
OBRAS INTEGRALES NATURALES SLL, BARCELONA,
ESPAÑA, AÑO 2022.
LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN: Sistema de información / Aplicaciones
cliente-servidor.

Propuesta de Trabajo de Grado

Autora: María Cova

Tutor Académico: Ing. Jose Castillo
Febrero, 2022

Resumen

La presente investigación tiene como finalidad proporcionarle una

herramienta sofisticada al departamento administrativo de la empresa en
cuestión. Tiene como objetivo general Proponer un sistema de información
para la gestión administrativa de la Empresa Construcciones y Obras
Integrales Naturales SLL, Barcelona, España, año 2021. Los objetivos
específicos de indican a continuación; Diagnosticar la situación actual del
sistema de información en cuanto a su captura, procesamiento y distribución
de la información, Identificar las causas que afectan negativamente al
sistema de información determinando su impacto y Elaborar una propuesta
de mejoras al sistema de información minimizando el impacto de las causas
determinadas. Se pretende utilizar la metodología RUP para el desarrollo de
la propuesta, la muestra estará conformada por el total de la población, las
técnicas de recolección de datos serán la observación directa y la entrevista,
como instrumentos la lista de cotejos, formato de registro y la guía de
entrevista.
Palabras Claves: Sistema de información, captura, procesamiento,
distribución de la información.
 INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información empresariales son una necesidad hoy en

día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales
pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar la información
relevante para tomar diferentes decisiones. Además, los sistemas de
información aseguran que la información se comparta con todos los usuarios
que necesiten utilizarla.
Con el desarrollo del presente proyecto de investigación se busca
brindar una herramienta al departamento administrativo que permita realizar
todos los procesos de una manera eficiente y relativamente sencilla. El
presente trabajo está estructurado de la siguiente manera:
Capítulo I, El Problema está conformado por la contextualización del
problema, objetivo general, objetivos específicos y la justificación e
importancia de la investigación.
Capítulo II, Marco Referencial; está conformado por los Antecedentes
de la Investigación, Bases Teóricas, Sistema de Variable, Operacionalización
de Variable, Bases Legales, descripción del Contexto de Estudio y Definición
de Términos Básicos.
Capítulo III, Marco Metodológico; está conformado por la Modalidad,
Diseño y Tipo de investigación, Población y Muestra, Técnicas e
Instrumentos de Recolección de Datos, Técnicas de Análisis, Limitaciones de
la Investigación y procedimientos a seguir.
Capitulo IV, La Propuesta. Consiste en los Resultados, Alternativas de
Solución, Fase de la Propuesta, Objetivos de la Propuesta, Justificación de la
Propuesta, Alcance, Delimitación, La Propuesta.
Al cierre del trabajo se ubican las referencias bibliográficas y
electrónicas, y los anexos.

1
 CAPITULO I
EL PROBLEMA

Para efectos de esta investigación el presente capitulo contemplará la

contextualización del problema en donde se describe la problemática
presentada por la empresa, los objetivos de la investigación incluyendo el
objetivo general y los objetivos específicos; finalmente se hará una
justificación de la investigación.

Contextualización Del Problema

El sistema de información empresarial constituye el conjunto de

recursos de la empresa que sirven como soporte para el proceso básico de
captación, transformación y comunicación de la información. Un sistema de
información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la información
necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.
Según Peña (2006) Dice:
“Un sistema de información es un conjunto de elementos
interrelacionados con el propósito de capturar los datos de una
organización, para posteriormente realizar el procesamiento
respectivo y distribuir información elaborada con la finalidad de
elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la
toma de decisiones y desarrollo de acciones”.
Los sistemas de información juegan un papel muy importante en la
sociedad, por ser una herramienta poderosa y alterna para apoyar a los
gerentes individuales a tomar mejores decisiones cuando los problemas no
sean los habituales y cambien constantemente y a la gente que trabaja en
grupo a tomar decisiones de manera más eficiente, así como también,

2
ayudan a la alta dirección a monitorear el desempeño de la empresa o
institución a identificar problemas estratégicos y oportunidades.
En nuestro país, los sistemas de información están cambiando en la
actualidad la forma en que operan las organizaciones. Mediante su uso se
obtienen grandes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos que
se pueden llevar a cabo en toda empresa, proporcionan información de
apoyo al proceso de tomas de decisiones y facilitan el logro de ventajas
competitivas a través de su implantación dentro de la organización.
La empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL ubicada
en Viladecans (Barcelona, España), dedicada a la construcción paisajística y
medioambiental, con especialización en proyectos de espacios verdes y de
bioingeniería, priorizando la utilización de sistemas constructivos que faciliten
la integración en el entorno y se muestren respetuosos con el paisaje y con
el ecosistema. Actualmente la empresa viene presentando una serie de
debilidades al momento de llevar sus registros de información referente a los
clientes, facturación y proyectos en desarrollo.
Se evidencia una desviación de información significativa en cuanto a los
datos referentes a su cartera de clientes y de los productos registrados en su
inventario ya que estos procesos son realizados de manera poco sofisticada,
registrando de manera manual los datos en formatos a los que no se le
aplica ningún tipo de validación automatizada que garantice la integridad y
calidad de los datos. Esto trae como consecuencia que no se controle de
manera eficaz las deudas adquiridas por sus clientes, afectando
directamente al seguimiento de estas cuentas por cobrar y por ende a los
ingresos de la organización.
Además estos registros son almenados en carpetas, cuadernos o libros
de registro los cuales en ocasiones se deterioran y se pierde la información
contenida en los mismos. Lo antes mencionado conlleva a que no se
realicen de manera adecuada el proceso de cálculos en cuanto a costos y
ganancias por las venta de productos y servicios, pero también perjudica al

3
proceso de reposición del inventario que le permita a la empresa mantener
un stock disponible para sus clientes, también resulta complejo ubicar la
disponibilidad en tiempo real de los productos por parte del personal. Todo
esto afecta de manera significativa la operatividad de la empresa y disminuye
la calidad de los productos y servicios ofrecidos a sus clientes.
Por otro lado, la distribución de información que apoye a la tome de
decisiones no es correcta debido a que la misma no es exacta. No se
manejan reportes de los clientes deudores de la empresa y tampoco se lleva
un reporte mensual de la facturación. Todo esto afecta a la toma de
decisiones por parte de la gerencia para optimizar los procesos y trazar las
estrategias correctas.
Los descrito con anterioridad tiene como consecuencia que exista
pérdida total o parcial de información relevante para la empresa, mayor
inversión de horas hombres, descontento en el personal, perdida de
materiales y productos, inversiones innecesarias en reposición de inventario,
desmejoras en la calidad del servicio prestado, así como también pérdida de
clientes y por ende baja rentabilidad para la empresa. De continuar
ejecutando las actividades de la manera antes descrita se estaría
condenando a la empresa al fracaso organizacional.
El propósito principal de esta investigación consiste en proporcionar un
sistema de información automatizado que le permita a la empresa llevar a
cabo sus actividades administrativas de manera eficiente, seguras y con un
alto grado de confiabilidad, garantizando la disponibilidad de los servicios a
sus principales clientes.
De acuerdo con lo antes descrito se plantean las siguientes
interrogantes: ¿Cuál es la situación actual del sistema de información para la
gestión administrativa de la Empresa Construcciones y Obras Integrales
Naturales SLL?, ¿Cuáles son los factores que afectan negativamente a la
situación actual del sistema de información para la gestión administrativa de
la Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL?, ¿Cómo sería

4
una propuesta para mejorar el sistema de información para la gestión
administrativa de la Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales
SLL?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer mejoras al sistema de información para la gestión

administrativa de la Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales
SLL, Barcelona, España, año 2021.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del sistema de información en cuanto a

su captura, procesamiento y distribución de la información.
Identificar las causas que afectan negativamente al sistema de
información determinando su impacto.
Elaborar una propuesta de mejoras al sistema de información
minimizando el impacto de las causas determinadas.

Justificación de la investigación

La información confiable es crucial para el proceso de toma de decisiones

tanto operativas como estratégicas, siendo éstas más certeras cuando están
basadas en fuentes de información que ayudan a la empresa a reducir la
incertidumbre y el riesgo. Para este efecto las tecnologías de información
resultan una herramienta muy valiosa que permite recolectar, procesar y
almacenar datos que son generados de la misma operación del negocio en el

5
día a día. Así se facilita el acceso a la información y se reduce el margen de
error que pudiera existir al realizar una misma captura en varias ocasiones.
Mediante este estudio se creará una propuesta de planteamiento para un
modelo de Sistema de Información para la gestión administrativa, para que
este proceso de selección le permita a la dirección de relaciones de trabajo,
tomar decisiones, apropiada y precisas orientadas al desarrollo de procesos
y sistemas con los fines de satisfacer los requerimientos de suministro,
desarrollo, mantenimiento y control de materiales, como también de las
morosidades adquiridas por la clientela de la empresa. Esto garantizara el
correcto funcionamiento de los procesos fortaleciendo a cada uno de los
proyectos adquiridos.
Por otro lado, Esta investigación según las pautas del IUPSM, se ubican
en la Matriz de Investigación Documental Línea, Potencial Sistemas De
Información.

6
 CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL

En este capítulo se hará mención a los antecedentes que apoyaran el

desarrollo de la presente investigación, además de las bases teóricas, bases
legales, sistema de variables, operacionalización de la variable, términos
básicos y el contexto operacional.

Antecedentes de la Investigación

De acuerdo a la naturaleza de la presente investigación titulada;

Sistema de información para la gestión administrativa de la Empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL, Barcelona, España, año
2021, no se identificaron estudios similares en la empresa. Por ende, para
sustentar y apoyar este estudio se consultaron antecedentes de
investigaciones referentes al área de Sistemas de información realizadas en
el Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño y son mencionados a
continuación:

Rondón D. (2020), realizó un trabajo titulado: Sistema de

información para la gestión de materiales en el departamento de
almacén de la empresa Inversiones TFW C.A, Barcelona Estado
Anzoátegui, año 2020. La presente investigación tiene como finalidad
proporcionarle una herramienta sofisticada a la empresa Inversiones TFW
C.A para la gestión de materiales en el departamento de almacén.

7
Tuvo como objetivos específicos, Diagnosticar la situación actual del sistema
de información en cuanto a su captura, procesamiento y distribución de la
información, Identificar los factores que afectan negativamente a la situación
actual con la finalidad de determinar su impacto, Elaborar mejoras al sistema
de información que permitan eliminar o minimizar el impacto de los factores
determinados. Apoyándose en la investigación de campo, tipo descriptiva y
proyectiva.
Las técnicas e instrumentos para la recolección de datos fueron: la
observación directa con la lista de cotejo y el formulario de registro y la
entrevista con el guion de entrevista respectivamente. Se trabajó con una
población de: empleados 05, Registro de clientes 50, Registros de productos
50, Notas de entregas 50 y Reportes de inventario 50. Como metodología se
utilizará la de RUP (Rational Unified Process) y sus fases serán inicio,
elaboración, construcción y transición. La herramienta a utilizar es: PHP y
como SGBD MySql.
Dicha investigación sirvió de guía para la elaboración de la
contextualización del problema, las bases legales y el sistema de variables.

Hernández (2019), realizó un trabajo titulado: Sistema De

Información Para La Gestión De Inventario De La Empresa Repuestos
“San Elías” C.A. En La Fase De Entrada, Proceso Y Salida De
Mercancía, Barcelona Estado Anzoátegui 2019. Trabajo de grado
presentado para optar por el título de Ingeniero de Sistemas en el Instituto
Universitario Politécnico Santiago Mariño. La presente investigación tuvo
como finalidad proponer mejoras en el sistema de información para la gestión
de inventario, dado que su actividad actual está generando resultados muy
desfavorables, las cuales van desde perdida de repuestos, mala
organización dentro de los anaqueles, hasta perdidas de clientes. En este
trabajo se describió la situación del sistema de información en cuanto a
entrada, proceso y salida de la información, se identificaron las causas de

8
mayor impacto. La variable de estudio del trabajo fue: sistema de información
y los indicadores a medir: información del producto, facilidad de registro,
gestión al cliente, búsqueda de productos, reportes diarios y formatos. La
investigación se ubica dentro de la modalidad de proyecto factible, tipo
proyectiva, con poblaciones finitas correspondientes a Tres (3) Vendedores,
dos (2) Directores, setecientos setenta y ocho (778) Registros de Productos y
ochenta y seis (86) reportes diarios. Las muestras corresponden a las
mismas poblaciones, a excepción de los registros de productos y los reportes
diarios. Las técnicas que se utilizaron para la recolección de datos fue la
observación directa. Los instrumentos fueron la lista de cotejos, la guía de
observación. Las técnicas de análisis fueron el promedio y el porcentaje.
Dicha investigación sirvió de gran aporte para el desarrollo de este
trabajo de grado, además de servir como ejemplo de cómo se debe redactar
la contextualización del problema y los objetivos de la investigación.

Carvajal (2018), realizó un trabajo titulado: Propuesta para mejorar el

sistema de información para el control y seguimiento de las actividades
elementales de la Compañía Transporte y Almacenadora ANA S.A.
Barcelona-Estado Anzoátegui. 2018. Trabajo especial de grado para optar
al título de ingeniero de sistemas, realizado al instituto universitario
politécnico Santiago Marino (IUPSM).
El desarrollo de este proyecto se realizó con el fin de mejorar el sistema
existente, en relación al seguimiento de sus actividades más importantes ya
que los procesos actuales no cumplen a cabalidad con las funciones
requeridas, debido a que la información es administrada manualmente,
originando ineficiencia y lentitud en los procesos por la gran cantidad de
datos suministrados diariamente, pérdida de tiempo, redundancia de la
información y en la elaboración de reportes; trayendo como consecuencia
demora en la toma de decisiones y unido a esto fallas en los cálculos. Por
ello se propone la construcción de un sistema de apoyo a la toma de

9
decisiones que contribuya a optimizar las actividades, de manera que cuente
con una herramienta capaz de apoyar los procesos funcionales y mejorar el
desempeño de cada departamento. Sus objetivos específicos estuvieron
enfocados a diagnosticar la situación actual del sistema de información para
el control y seguimiento de las actividades elementales a fin de conocer las
entradas, procesos, salidas y almacenamiento, identificar las causas que
originan la problemática existente en el sistema de información de la
Compañía Trasporte y Almacenadora ANA, S.A. a fin de determinar su
impacto. Para los efectos de esta investigación, la población estará
conformada por 15 personas, y al ser una población menor a 100 personas
se tomó en su totalidad las 15 personas de la población como muestra. Este
proyecto se realizó a través de la metodología RUP “proceso unificado
racional”. En cuanto la variable de la investigación, se define como: sistema
de información y sus dimensiones; entrada, proceso, almacenamiento y
salida. Contemplando en sus indicadores de medición los datos del personal,
veracidad de los datos, eficiencia, rapidez, integridad de la data, seguridad
de los datos, reportes y estadísticas.
Este trabajo de investigación será de utilidad por su orientación hacia el
manejo y control eficaz de la información, el cual será un apoyo para esta la
investigación al momento de realizar el sistema de variable y indicadores de
medición.

Bases teóricas

A continuación se presentan las bases teóricas que sustentan la

investigación sobre el sistema de información en la empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL.

10
 Sistema de información

De acuerdo con Peña (2016) “Un sistema de información es un conjunto

de datos que interactúan entre sí con un fin común. En informática, los
sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar,
procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos
fundamentales y las particularidades de cada organización”. Para efectos de
esta investigación se evaluaran las dimensiones Captura, Procesamiento y
Distribución de la Información.

Captura

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos

que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Para
efectos de esta investigación se evaluaran los indicadores Registro de
Clientes y Registro de Productos.

Registro de Clientes. Se refiere a la toma de los datos básicos de cada uno

de los clientes que obtienen los productos y servicios de la empresa que
deben ser registrados en el sistema. Este indicador medio el porcentaje de
registros de clientes completos.

Registro de Productos. Se refiere a la actividad de registro de los datos

principales de los productos y servicios ofrecidos por la empresa. En este
caso, tiene como finalidad medir el porcentaje de registros completos en el
sistema.

11
Procesamiento

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de

acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas
permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones. En el caso de esta investigación se
estudiaran los indicadores: Tempo de consulta y Exactitud de los cálculos.

Tempo de consulta. Se refiere al tiempo que se necesita para ubicar

cualquier información que se requiera en un momento determinado. Para
efectos de esta investigación se refiere a la disponibilidad de la información y
si es posible ubicarla rápidamente por parte de los empleados. Se medió el
promedio de tiempo que se necesita para ubicar cualquier registro en el
departamento de administración de la empresa.

Exactitud de los cálculos. Para efectos de esta investigación exactitud de los

cálculos se refiere a l capacidad del sistema para llevar cabo los cálculos
necesarios para determinar el precio de producto y servicios así como
también las deudas adquiridas por cada uno de sus clientes. Para efectos de
esta investigación se medió el porcentaje de cálculos realizados
correctamente.

Distribución de la Información

Es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la

información procesada o bien datos de entrada al exterior. Para efectos de
esta investigación se evaluaran lo indicadores Reportes de Servicios y
Reporte de Productos.

12
Reportes de Servicios. Proporciona información detallada las deudas
adquiridas por los clientes de la empresa ya sea al contado o a crédito. Para
efectos de esta investigación medir el porcentaje de reportes de servicio que
son realizados correctamente.

Reporte de Productos. Proporciona información detallada sobre los

productos o servicios ofrecidos por la empresa. Permite tener una
información estadística de estos. Para efectos de esta investigación medir el
porcentaje de reportes de productos que son realizados correctamente.

13
 Sistema de variables

Se presenta la operacionalización de la variable para el desarrollo del

estudio titulado. Sistema de información para la gestión administrativa de la
Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL, Barcelona,
España, año 2021.

Cuadro 1:

Operacionalización de las Variables

VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES

Registro de Clientes.
Captura
Registro de Productos

Sistemas de Tiempo de consulta

Información Procesamiento Exactitud de Cálculos

Reportes de Servicios
Distribución de
Información Reportes de Productos

Bases Legales

Son documentos oficiales que previenen tanto a la marca como al

participante de todas las acciones relacionadas a una promoción online.

Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos

Artículo 1. El objetivo de esta ley. La presente ley tiene por objetivo la

protección integral de los sistemas que utilicen tecnología de información, asi
como la prevención y sanciones de los delitos cometidos contra tales

14
sistemas o cualquier de sus componentes o los cometidos mediantes el uso
de dicha tecnología, en los términos previstos en esta ley.

Artículo 6. Acceso indebido. Toda persona que sin autorización o

excediendo la que hubiera obtenido, acceda intercepte interfiera o use un
sistema que utilice tecnología de información, será penado como prisión de
uno a 5 años y multas de 100 a 500 unidades tributarias.

Artículo 7. Sabotaje o daño a sistemas. Todo aquel que con intención

de destruya, dañe, modifique o realice cualquier acto que altere el
funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnología de información o
cualquiera de los componentes que lo conformen será penado con prisión de
4 a 8 años y multa de 400 a 800 unidades tributarias. Incurrirá en la misma
pena quien destruya, dañe, modifique o inutilice la data o la información
contenida en cualquier sistema que utilice tecnologías de información o en
cualquiera de los componentes. La pena será de 5 a 10 años de prisión y
multa de 500 a 1000 unidades tributarias, si los efectos indicados en el
presente artículo se realizaren mediante la creación, introducción o
transmisión, por cualquier medio, de un virus o programa análogo.

Artículo 8. Sabotaje o daño culposos. Si el delito previsto en el artículo

anterior se cometiere por impudencia, negligencia, impericia o inobservancia
de las normas establecidas se aplicara la pena correspondiente según el
caso, con unas reducciones en la mitad y dos tercios.

Artículo 12. Falsificación de Documentos. Quien, a través de cualquier

medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre
incorporado a un sistema que utilice tecnología de información o cree,
modifique o elimine datos del mimo, o incorpore a dicho sistema un
documento inexistente, será penado con prisión de 3 a 6 años y multas de

15
400 a 600 unidades tributarias. Cuando el agente hubiera actuado con el fin
de procurar para así o para otro algún tipo de beneficio, la pena se aumenta
entre un tercio la mitad.

Definición de Términos Básicos

La definición de términos básicos es un glosario de los conceptos

principales involucrados en las variables de investigación. Los términos
básicos que se definen deben ser los que a juicio del investigador posibilitará
a que otros investigadores puedan conocer términos nuevos en la
especialidad.

Cliente

Es una persona física o jurídica que recibe un servicio o adquiere un

bien a cambio de un dinero u otro tipo de retribución.

Gestión

Es asumir y llevar a cabo las responsabilidades sobre un proceso (es

decir, sobre un conjunto de actividades), esto puede ser empresarial o
personal, lo que incluye la disposición de los recursos y estructuras
necesarias para que tenga lugar. La coordinación de sus actividades (y
correspondientes interacciones). y sus semejantes.

Inventario

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los

elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado. Antiguamente lo normal era que los inventarios se

16
realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero ahora se suelen
mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una empresa,
aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con papel.

Material

Un material es un elemento que puede transformarse y agruparse en

un conjunto. Los elementos del conjunto pueden tener naturaleza real
(tangibles), naturaleza virtual o ser totalmente abstractos.

Productos

Un producto es una opción elegible, viable y repetible que la oferta

pone a disposición de la demanda, para satisfacer una necesidad o atender
un deseo a través de su uso o consumo.

Reportes

Es un informe detallado de datos de información de un producto

correspondiente a lo que esté buscando el usuario, se visualiza de manera
digital e impresa.

Contexto Operacional

El contexto operacional define un entorno físico, ambiental y

organizacional de un activo o sistema; ósea las condiciones que se
encuentran alrededor de él para poder desempeñar la función que se le
solicita.

17
 Reseña Histórica

Connatura, empresa acreditada por la Generealitat de Catalunya (REA

09000036894), nace en el año 2011 aunando los esfuerzos, las ilusiones y
los conocimientos de un grupo de profesionales de contrastada capacidad y
experiencia. La realización de nuestros trabajos se centra en la construcción
paisajística y medioambiental, con especialización en proyectos de espacios
verdes y de bioingeniería, priorizando la utilización de sistemas constructivos
que faciliten la integración en el entorno y se muestren respetuosos con el
paisaje y con el ecosistema.

Razón social

Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL. Rin 3455544,

teléfonos 610 520 039 y 936 476 411, direccione de correo electrónico
[email protected].
Ubicación

La empresa se encuentra ubicada en la C/Tecnología 19, plta Baixa

08840 – Viladecans (Barcelona).

Figura 1. Ubicación de la empresa

FUENTE: Google Maps (2021)

18
 Objetivos

Connatura tiene como objetivo principal valorar el territorio como

elemento clave para definir las intervenciones constructivas, respetando el
entorno natural y utilizando, de manera prioritaria, elementos naturales que
facilitan la integración paisajística de las obras.

Misión

Ser una empresa innovadora, seria, activa y comprometida con el

entorno natural y la biodiversidad.

Visión

Porque formamos un equipo conjuntado y equilibrado, con técnicos de

una alta cualificación, tanto académica, como práctica, y con encargados y
operarios con una elevada competencia, respaldada a través de una amplia
experiencia en los sectores de la construcción y la jardinería.

Estructura organizativa

La estructura organizacional es el patrón de relaciones entre los

componentes o partes de la misma y por ser un concepto abstracto puede
confundirse con los procesos organizacionales.

19
Figura 2. Estructura organizacional
FUENTE: Gerencia (2021)

20
 CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Para efectos de esta investigación en este capítulo profundizara la

modalidad, diseño y tipo de investigación, población y muestra, técnicas e
instrumentos de recolección de datos, técnicas de análisis de datos y los
procedimientos de la investigación.

Modalidad de la Investigación

De acuerdo a las pautas metodológicas que son establecidas por el

Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño la presente investigación
se basa en la modalidad de la investigación tecnológica. Según Arias (1999)
La investigación tecnológica consiste en la búsqueda del conocimiento que
se pueda definir como útil para el apoyo y resolución de problemas. Esta
resolución de problemas normalmente está orientada a desarrollar una
sociedad mejor, mejorando procesos, activos o convenciones tecnológicas.

Diseño de la Investigación

Según con lo establecido dentro de las metodologías, esta

investigación se encuentra comprendida en una metodología de campo,
donde Según Arias (2012), define: La investigación de campo es aquella que
consiste en la recolección de todos directamente de los sujetos investigados,

21
o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o
controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información,
pero no altera las condiciones existentes.

La investigación de campo consiste en la obtención de la información de

la problemática a investigar, o casos donde esté ocurriendo las actividades o
hechos directamente, el usuario no puede dominar, manipular ningún tipo de
variable, datos de información del problema.

Tipo de Investigación

Por las características de la investigación, según las pautas

metodológicas establecidas por el Instituto Universitario Politécnico
Santiago Mariño es de tipo proyecto factible, al respecto Sabino (1986),
La noción de proyecto factible refiere a aquellas propuestas que, por sus
características, pueden materializarse para brindar solución a
determinados problemas. Esto quiere decir que los proyectos factibles son
viables y permiten satisfacer una necesidad concreta, detectada tras un
análisis.
Población y Muestra

Población

Sabino (1986) indica que la población se define población como la

totalidad de un conjunto de elementos, seres y objetos que se sean
investigar y de la cual se estudiaran una fracción que se pretende las
mismas características a igual proporción. Para efectos de esta
investigación se tomaran en cuenta los 7 empleados del departamento
administrativo, 25 registros de clientes frecuentes, 25 registros de
productos y 12 reportes correspondientes a los últimos 3 meses.

22
 Muestra

Sabino (1986) se define como muestra a la selección de un

conjunto de individuos, elementos u objetos representativos de la totalidad
del universo objeto de estudio, reunidos como una representación valida
de interés.

Por su parte Castro (2003), expresa que si la población es menor a

cincuentas (50) individuos, la Población es igual a la Muestra. En tal sentido,
para efectos de esta investigación la muestra será igual a la totalidad de la
población (P=M).

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Castro (2003), menciona que las técnicas de recolección de datos son

las distintas formas de obtener información. Las técnicas de recolección de
datos que serán utilizadas en la presente investigación son la observación
directa y la entrevista.

Observación directa

En relación a la observación Castro (2003), señala que ésta se hace a

través de formularios, los cuales tienen aplicación a aquellos problemas que
se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes
documentales y demás sistemas de conocimiento. Para efectos de esta
investigación se pretende utilizar como instrumento de recolección de datos
la lista de cotejo y el formato de registro.

Lista de cotejo

23
 Es un instrumento que sirve para registrar la observación estructurada
que permite al que la realiza detectar la presencia o ausencia de un
comportamiento o aspecto definido previamente. Se utilizara para medir el
porcentaje de registros de clientes, registro de productos y reportes que se
encuentran con datos completos en el sistema.

Formato de registro

Es una herramienta para anotar observaciones de un evento

determinado del que se quiera llevar un registro para ser utilizado en un
futuro. Se utilizara para medir el promedio de tiempo en la búsqueda de
información al evaluar el indicador tiempo de consulta.

La entrevista

Para Castro (2003), una entrevista es un diálogo entablado entre dos

o más personas: el entrevistador formula preguntas y el entrevistado las
responde. Se trata de una técnica empleada para diversos motivos,
investigación, medicina y selección de persona. Por otro lado, se usara como
instrumento la guía de entrevista.

Guía de entrevista

La guía de entrevista es un documento que contiene los temas,

preguntas sugeridas y aspectos a analizar en una entrevista. Es una guía de
observación, por lo tanto, es un documento que permite encausar la acción
de observar ciertos fenómenos. En este caso se usara para obtener
información de los empleados de la organización.

24
 Técnicas de Análisis de Datos

El análisis de datos consiste en la realización de las operaciones a las

que el investigador someterá los datos con la finalidad de alcanzar los
objetivos del estudio. En el caso de la presente investigación se utilizara el
análisis cuantitativo.

Análisis Cuantitativo

Según Hurtado (2006) consiste en registrar sistemáticamente los

comportamientos o conductas a los cuales generalmente, se les codifica con
números para darle tratamientos estadísticos. En este caso se utilizará el
porcentaje y el promedio para la evaluación de los distintos indicadores.

Porcentaje

Se define al porcentaje como un tanto por ciento. Puede decirse que el

porcentaje es la cantidad que corresponde proporcionalmente a una parte de
cien o a la cantidad de rendimiento útil que brindan cien unidades de algo en
su estado normal, forma de reescribir un número como una fracción de cien.

Promedio

Se conoce con el término de promedio a aquella cantidad o valor

medio que resulta de dividir la suma de todos los valores entre el número de
estos, esto con la finalidad de que ese valor obtenido pueda representar de
la mejor manera a todos los valores del conjunto. Se utilizó para obtener un
valor que represente el promedio de tiempo requerido por los empleados
para ubicar información específica.

25
 Procedimientos

Fase I. Diagnóstico

Diagnóstico de la situación actual del sistema de información en

cuanto a su captura, procesamiento y distribución de la información.

En la primera fase de esta investigación se realizara un diagnóstico

detallado en cuanto al funcionamiento del sistema utilizado actualmente en el
departamento administrativo, esto mediante la definición de dimensiones e
indicadores que permitan la medición en cuanto a la efectividad de los
procesos llevados a cabo por el sistema actual. Dichas dimensiones fueron
captura, procesamiento y distribución de información.

Captura

Es la recopilación manual o automatizada de datos; por ejemplo,

mediante la medición o el recuento. En el caso de este proyecto de
investigación de evaluaran los indicadores registro de clientes y registro de
productos.

Registro de clientes. Para efectos de esta investigación se refiere a la toma

de los datos básicos de cada uno de los clientes que obtienen los productos
y servicios de la empresa que deben ser registrados en el sistema. Se
aplicara la siguiente interrogante ¿Cuál es el porcentaje de registros de
clientes que cuentan con los datos completos? Se pretende utilizar la técnica
de observación directa, vaciando los datos en una lista de cotejo, para luego
utilizar la técnica de análisis del porcentaje. Midiendo así, el porcentaje de
registro de clientes que poseen los datos completos, la empresa estipula que
al menos el 90% de los registros deben contener toda la información

26
requerida. Se utilizó la fórmula que se define a continuación para la medición
del indicador.

Ecuación 1. Registro de clientes

𝑅𝐶𝐶
𝑅𝐶 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
RC = Registro de clientes.(%)
RCC = Registros completos.(∑)
TR= Total de registros. (∑)

Registro de Productos. Para efectos de esta investigación se refiere al

registro de la información básica de los productos y servicios ofrecidos por la
empresa que deben ser registrados en el sistema. Se usara la interrogante
¿Cuál es el porcentaje de registros de productos que cuentan con los datos
completos? Se pretende utilizar la técnica de observación directa, vaciando
los datos en una lista de cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del
porcentaje. Midiendo así, el porcentaje de registro de clientes que poseen los
datos completos, la empresa estipula que al menos el 100% de los registros
deben contener toda la información requerida. Se utilizó la fórmula que se
define a continuación para la medición del indicador.

Ecuación 2. Registro de productos

𝑅𝑃𝐶
𝑅𝑃 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
RP= Registro de productos. (%)
RPC = Registros completos. (∑)
TR= Total de registros. (∑)

27
Procesamiento

El procesamiento de datos es, en general, la acumulación y

manipulación de elementos de datos para producir información significativa.
Para efectos de esta investigación se evaluaron los indicadores Tiempo de
consulta y Exactitud de Cálculos.

Tiempo de consulta. Para efectos de esta investigación se refiere a la

disponibilidad de la información y si es posible ubicarla rápidamente por parte
de los empleados. Se aplicara la interrogante ¿Cuál es el promedio de
tiempo para ubicar la información requerida? se medió el promedio de tiempo
que se necesita para ubicar cualquier registro en el departamento
administrativo. Se usara la técnica de observación directa, vaciando los datos
en un formato de registro, para luego utilizar la técnica de análisis del
promedio. La empresa estipula que los empleados deberían tardar solo 6
minutos como máximo para ubicar cualquier registro en cuanto a la gestión
de materiales. Se utilizó la fórmula que se define a continuación para la
medición del indicador.

Ecuación 3. Tiempo de consulta

∑𝐵
𝑇𝐶 =
𝑇𝐵

Donde:

TC= Tiempo de consulta. (x̄)

B = Búsquedas. (∑)
TB= Total de búsquedas. (∑)

Exactitud de Cálculos. Este indicador medirá el porcentaje de cálculos

realizados correctamente en los procesos ejecutados en el departamento

28
administrativo. Se aplicara la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de cálculos
realizados correctamente? Se usara la técnica de observación directa,
vaciando los datos en una lista de cotejo, para luego utilizar la técnica de
análisis del porcentaje. La empresa estipula que el 100% de los cálculos
sean realizados correctamente. Aplicando la fórmula que se define a
continuación para la medición del indicador.

Ecuación 4. Exactitud de Cálculos

𝐶𝐶
𝐸𝐶 = 𝑥100%
𝑇𝐶

Donde:
EC= Exactitud de Cálculos.(%)
CC= Cálculos correctos. (∑)
TR= Total de cálculos. (∑)

Distribución de Información

La Distribución de la Información implica poner la información

necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera
oportuna y veraz. Para efectos de esta investigación se avaluaran los
indicadores Reportes de Servicios y Reportes de Productos.

Reportes de Servicios. Este indicador mide el porcentaje de reportes de

servicios que se encuentran completos. Aplicando la interrogante ¿Cuál es el
porcentaje de reportes de servicios que tienen los datos completos? Se
aplicara la técnica de observación directa, vaciando los datos en una lista de
cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del porcentaje. Además se
usara la fórmula que se describe a continuación.

29
 Ecuación 5. Reportes de Servicios
𝑅𝐶
𝑅𝑆 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
RS= Reportes de Servicios. (%)
RC= Reportes completos. (∑)
TR= Total de Reportes. (∑)

Reportes de Productos. Este indicador mide el porcentaje de reportes de

productos que se encuentran completos. Aplicando la interrogante ¿Cuál es
el porcentaje de reportes de productos que tienen los datos completos? Se
aplicara la técnica de observación directa, vaciando los datos en una lista de
cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del porcentaje. Además se
usara la fórmula que se describe a continuación.

Ecuación 6. Reportes de productos

𝑅𝑃𝐶
𝑅𝑃 = 𝑥100%
𝑇𝑅𝑃

Donde:
RP= Reportes de productos. (%)
RPC= Reportes completos. (∑)
TRP= Total de Reportes. (∑)

Fase II. Alternativas de Solución

Identificación de las causas que afectan negativamente al sistema

de información determinando su impacto.

En esta fase se dará como resultado la formulación de las alternativas

de solución para las causas resultantes en la fase anterior, que contrarresten

30
las barreras impuestas y permitan el desarrollo continuo de la organización
en estudio. Éstas alternativas de solución se plasmarán en un contexto real
para que sirvan de sustento inmediato a la empresa. Para efectos de esta
investigación y como resultado de la fase anterior, se determinaron las
siguientes dimensiones: Registros de Clientes, Registro de Productos,
Tiempo de consulta y Reportes de Productos.

Registros de Clientes

Para efectos de esta investigación, se refiere a la toma de los datos

básicos de cada uno de los clientes que obtienen los productos y servicios de
la empresa que deben ser registrados en el sistema. El registro de clientes es
una excelente oportunidad para que la empresa vendedora reúna datos y
mantenga contactos posteriores. Además de, claro, ser una alternativa para
aproximarse al consumidor y amplificar las ventas. En este caso, se
procederá a medir el indicador Método de Registro y Pérdida de Datos.

Método de Registro: Este indicador busca determinar la confiabilidad de los

métodos utilizados. Mide el porcentaje de empleados que consideran
confiable el método utilizado por la empresa para el registro de información
de los clientes. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de
empleados que consideran confiables el método de registro? Además, se
aplicó formula que se muestra a continuación.

Ecuación 7. Método de Registro

𝑅𝑃
𝑀𝑅 = 𝑥100%
𝑇𝐸

Donde:
RP= Método de Registro. (%)
RP= Respuestas positivas. (∑)

31
TE= Total de empleados. (∑).

La empresa estimada que al menos el 90% de los empleados tengan

confianza en los métodos aplicados en la empresa.

Pérdida de Datos: Para efectos de la presente investigación mide el

porcentaje de registros de clientes que presentan perdida de datos por el
método utilizado para su almacenamiento. Por medio de la interrogante
¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes con pérdida de datos?, por
otro lado, se aplicó la fórmula que se menciona a continuación.

Ecuación 8. Pérdida de Datos

𝑇𝐷𝑃
𝑃𝐷 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
PD= Pérdida de Datos. (%)
TDP= Total con datos perdidos. (∑)
TR= Total de registros. (∑).

La empresa espera que la perdida de dato no supere el 10% de los

registros.

Registro de Productos

La dimensión registro de productos, la cual fue estudiada en el

objetivo anterior arrojando resultados negativos, por tal motivo se procede a
identificar los factores que intervienen en dicho proceso. Esto será
determinado por medio de la medición del indicador Ingreso de Compra.

32
Ingreso de Compra: En la presente investigación, este indicador se refiere al
ingreso de compras de productos al sistema, es decir una vez recibido el
pedido por parte de los proveedores; estos deben ser ingresados
oportunamente al sistema para que se encuentre disponible para su
facturación a los clientes. Mide el porcentaje de empleados que considera
que existe un responsable asignado por la empresa para realizar dicho
proceso. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de empleados que
considera existe un responsable para el ingreso de las compras? Además se
aplicó la fórmula que se describe a continuación.

Ecuación 9. Ingreso de Compra

𝑅𝑃
𝐼𝐶 = 𝑥100%
𝑇𝐸

Donde:
PD= Ingreso de Compra. (%)
RP= Respuestas positivas. (∑)
TE= Total de empleados. (∑).

Se espera que el 80% de los empleados tenga conocimiento del

responsable del procedimiento antes mencionado.

Tiempo de consulta

Luego de estudiar dicho indicador en la fase anterior, se logró

determinar que se presenta un sobre tiempo en las labores de búsqueda de
información por lo que en adelante se pretende identificar los factores que
intervienen para que ocurra los antes mencionado. En esta nueva dimensión
se evaluó el indicador Orden de Almacenamiento.

33
Orden de Almacenamiento: Este indicador se refiere al conjunto de datos
desordenados que contienen toda la información que se requiere para dar
una pronta respuesta. Mide el porcentaje de registros que se encuentran con
un orden específico. Se aplicó la siguiente interrogante; ¿Cuál es el
porcentaje de registro que se encuentran ordenados?, el cálculo se realizo
por medio de la siguiente formula.

Ecuación 10. Orden de Almacenamiento

𝑅𝑂
𝑂𝐴 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
PD= Orden de Almacenamiento. (%)
RP= Registros ordenados. (∑)
TE= Total de registros. (∑).

Se estima que al menos el 90% de los registros estén ordenados en el

sistema actual.

Reportes de Productos

Para efectos de esta investigación, es un informe donde se recogen los

datos principales de los productos disponibles en la empresa. Son de suma
importancia, ya que apoyan la toma de decisiones respecto a la presencia de
las marcas, las ventas en canales físicos y ahorro en costes. Es decir,
garantizan una reposición oportuna del inventario por parte de la empresa.
En esta dimensión se medió el indicador Emisión.

Emisión Eficaz: Este indicador se refiere a la emisión oportuna de los

reportes del sistema. Mide el porcentaje de reportes que son generados en el
tiempo establecido por la empresa. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el

34
porcentaje de reportes emitidos en el tiempo establecido? Además, se aplicó
la fórmula que se describe a continuación.

Ecuación 11. Emisión Eficaz

𝑅𝐴𝑇
𝐸𝐸 = 𝑥100%
𝑇𝑅

Donde:
PD= Emisión Eficaz. (%)
RP= Reportes a tiempo. (∑)
TE= Total de reportes. (∑).

La empresa estima que el 100% de los reportes deben ser generados y

entregados a la gerencia en el tiempo establecido.

Fase III. Propuesta

Elaboración de una propuesta de mejoras al sistema de información

minimizando el impacto de las causas determinadas.

Para el desarrollo de la propuesta, se pretende utilizar la metodología

la RUP (Proceso Racional Unificado) que propone el desarrollo de sistemas y
aplicaciones mediante el uso de un proceso compuesto por cuatro fases,
fase de inicio, fase de elaboración, fase de construcción y fase de transición.

El proceso unificado conocido como RUP, es un modelo de software que

permite el desarrollo de software a gran escala, mediante un proceso
continuo de pruebas y retroalimentación, garantizando el cumplimiento de
ciertos estándares de calidad. Aunque con el inconveniente de generar
mayor complejidad en los controles de administración del mismo. Sin
embargo, los beneficios obtenidos recompensan el esfuerzo invertido en este
aspecto.

35
Fase de inicio

Esta fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del proyecto
con los patrocinadores, identificar los riesgos potenciales asociados al
proyecto, proponer una visión muy general de la arquitectura de software y
producir el plan de las fases y el de iteraciones.

Fase de elaboración

En la fase de elaboración se seleccionan los casos de uso que permiten

definir la arquitectura base del sistema y fueron desarrollados en esta fase,
se realiza la especificación de los casos de uso seleccionados y el primer
análisis del dominio del problema, se diseña la solución preliminar.

Fase de construcción

El propósito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema, para

ello se deben clarificar los requerimientos pendientes, administrar los
cambios de acuerdo a las evaluaciones realizados por los usuarios y se
realizan las mejoras para el proyecto.

Fase de transición

El propósito de esta fase es asegurar que el software esté disponible para

los usuarios finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las
pruebas de aceptación, capacitar a los usuarios y proveer el soporte técnico
necesario. Se debe verificar que el producto cumpla con las especificaciones
entregadas por las personas involucradas en el proyecto.

36
 CAPITULO IV
RESULTADOS

En este capítulo se mostraran los resultados de los datos obtenidos

por medios de los instrumentos aplicados a los indicadores de la fase
diagnóstico y la fase de alternativas de solución. Posterior al análisis de la
información antes mencionada se procederá al diseño de un sistema de
información automatizado que dé solución a la problemática planteada.

Fase I. Diagnóstico

Diagnóstico de la situación actual del sistema de información en

cuanto a su captura, procesamiento y distribución de la información.

En esta fase de diagnóstico se utilizaron diferentes técnicas para la

recolección de datos como la observación directa y la encuesta. De acuerdo
con nuestra variable principal que es sistema de información; se estudiaron
tres dimensiones que fueron captura, procesamiento y distribución de
información.

Captura

Es la recopilación manual o automatizada de datos; por ejemplo,

mediante la medición o el recuento. En el caso de este proyecto de
investigación de evaluaran los indicadores registro de clientes y registro de
productos.

37
Registro de clientes. Para efectos de esta investigación se refiere a la toma
de los datos básicos de cada uno de los clientes que obtienen los productos
y servicios de la empresa que deben ser registrados en el sistema. Se
aplicara la siguiente interrogante ¿Cuál es el porcentaje de registros de
clientes que cuentan con los datos completos? Se utilizó la técnica de
observación directa, vaciando los datos en una lista de cotejo, para luego
utilizar la técnica de análisis del porcentaje. Midiendo así, el porcentaje de
registro de clientes que poseen los datos completos, la empresa estipula que
al menos el 90% de los registros deben contener toda la información
requerida. A continuación se muestra el cuadro resumen con los resultados
obtenidos (Ver Anexo A)..

Cuadro 2:

Resultados del indicador “Registro de Clientes”

¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes que cuentan

con los datos completos?
Registros Completos
25 No Si % Esperado
Total 5 20
% 20% 80%
90%

Los resultados observados en el cuadro 2 indican que solo el 80% de

los registro de clientes consultados se encuentra completos en el sistema
actual; mientras que el 20% de estos no lo están. Esto no cumple con el
resultado por la empresa que estipula que al menos el 90% de los registros
tengan toda la información requerida; lo antes mencionado trae como
consecuencia retrasos en los pedidos, fallas en la facturación o debilidades
al momento de informa a sus clientes las cuentas por cobrar. Este indicador
por presentar deficiencia será estudiado en la siguiente fase.

38
Registro de Productos. Para efectos de esta investigación se refiere al
registro de la información básica de los productos y servicios ofrecidos por la
empresa que deben ser registrados en el sistema. Se aplicó la interrogante
¿Cuál es el porcentaje de registros de productos que cuentan con los datos
completos? Se pretende utilizar la técnica de observación directa, vaciando
los datos en una lista de cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del
porcentaje. Midiendo así, el porcentaje de registro de clientes que poseen los
datos completos, la empresa estipula que al menos el 100% de los registros
deben contener toda la información requerida. A continuación se muestran
los resultados obtenidos (Ver Anexo B).

Cuadro 3:

Resultados del indicador “Registro de Productos”

¿Cuál es el porcentaje de registros de productos que cuentan con los datos

completos?
Registros Completos
25 No Si % Esperado
Total 9 16
% 36% 64%
100%

En el cuadro anterior se puede observar que solo el 64% de los

registros de productos cuentan con los datos completos en el sistema actual,
esto no cumple con el criterio establecido por la empresa que es de un
100%. Esto representa una debilidad para la organización ya que no se lleva
un control de los productos disponibles para sus clientes, no permite realizar
reposición oportuna del inventario lo que puede ocasionar perdida de
algunas ventas. Este indicador por presentar deficiencias será analizado en
la siguiente fase.

39
Procesamiento

Para efectos de esta investigación se evaluaron los indicadores

Tiempo de consulta y Exactitud de Cálculos.

Tiempo de consulta. Se refiere a la disponibilidad de la información y si es

posible ubicarla rápidamente por parte de los empleados. Se aplicó la
interrogante ¿Cuál es el promedio de tiempo para ubicar la información
requerida? se medió el promedio de tiempo que se necesita para ubicar
cualquier registro en el departamento administrativo. Se usó la técnica de
observación directa, vaciando los datos en un formato de registro, para
luego utilizar la técnica de análisis del promedio. La empresa estipula que los
empleados deberían tardar solo 6 minutos como máximo para ubicar
cualquier registro. A continuación se muestran los resultados obtenidos (Ver
Anexo C).

Cuadro 4:

Resultados del indicador “Tiempo de Consulta”

Tiempo Esperado
Tiempo

Tiempo Total 98 min

Tiempo Promedio de 14 Min 6 min

Búsqueda

Empleados 7

En el cuadro anterior se puede observar que los resultados obtenidos,

indican que el promedio de tiempo que se deben invertir en la búsqueda de
cualquier información en el departamento es de 14 minutos, lo cual no
cumple con la expectativa de la empresa que estima unos 6 minutos. Esto

40
conlleva a que se pierda demasiado tiempo en tareas sencillas pero que
además puede influir en los costos y malestar en los empleados. Dicho
indicador por presentar debilidades será estudiado en la siguiente fase.

Exactitud de Cálculos. Este indicador midió el porcentaje de cálculos

realizados correctamente en los procesos ejecutados en el departamento
administrativo. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de cálculos
realizados correctamente? Se usara la técnica de observación directa,
vaciando los datos en una lista de cotejo, para luego utilizar la técnica de
análisis del porcentaje. La empresa estipula que el 100% de los cálculos
sean realizados correctamente. A continuación se muestran los resultados
obtenidos (Ver Anexo D)

Cuadro 5:

Resultados del indicador “Exactitud de Cálculos”

¿Cuál es el porcentaje de cálculos realizados correctamente?

Cálculos correctos

Reportes Si No % Esperado

12 12 0

% 100% 0% 100%

En el cuadro 5 se evidencia que el 100% de los cálculos realizados en

el departamento son correctos. Esto cumple con los parámetros establecidos
por la organización. De acuerdo con lo antes mencionado este indicador no
representa ninguna amenaza.

41
Distribución de Información

Para efectos de esta investigación se avaluaran los indicadores

Reportes de Servicios y Reportes de Productos.

Reportes de Servicios. Este indicador midió el porcentaje de reportes de

servicios que se encuentran completos. Aplicando la interrogante ¿Cuál es el
porcentaje de reportes de servicios que tienen los datos completos? Se
aplicó la técnica de observación directa, vaciando los datos en una lista de
cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del porcentaje, se estima que
al menos el 90% tengan los datos completos. A continuación se muestran los
resultados obtenidos (Ver Anexo E).

Cuadro 6:

Resultados del indicador “Reportes de Servicios”

¿Cuál es el porcentaje de reportes de servicios que tienen los datos

completos?
Repor Reportes completos % Esperado
tes
Si No
12 11 1

% 91% 9% 90%

En el cuadro 6 se evidencia que el 91% de los reportes generados por

el departamento tienen los datos completos. Esto cumple con los parámetros
establecidos por la organización. De acuerdo con lo antes mencionado este
indicador no representa ninguna amenaza.

Reportes de Productos. Este indicador mide el porcentaje de reportes de

productos que se encuentran completos. Aplicando la interrogante ¿Cuál es

42
el porcentaje de reportes de productos que tienen los datos completos? Se
aplicó la técnica de observación directa, vaciando los datos en una lista de
cotejo, para luego utilizar la técnica de análisis del porcentaje. Se estima que
al menos el 90% tengan los datos completos. A continuación se muestran los
resultados obtenidos (Ver Anexo F)

Cuadro 7:

Resultados del indicador “Reportes de Productos”

¿Cuál es el porcentaje de reportes de productos que tienen los datos

completos?
Repor Reportes completos % Esperado
tes
Si No
12 9 3

% 75% 25% 90%

Los resultados observados en el cuadro 7 indican que solo el 75% de

los reportes de productos cuentan con los datos completos, mientras que el
25% no los tienen. Esto no cumple con los esperado por la empresa quien
estima que sea el 90% de los reportes de productos cuenten con toda la
información requerida. Este indicador por presentar debilidad será analizado
en la siguiente fase.

A continuación se muestra el resumen de la fase diagnostico con los

resultados de cada uno de los indicadores estudiados y analizados.

43
Cuadro 8:

Resumen de la fase diagnóstico.

Categoría Indicador % Resultado Resultado

Esperado obtenido

Registro de
Clientes. 90% 80% Falla
Captura
Registro de
Productos 100% 64% Falla
Tiempo de 6
consulta minutos 14 minutos Falla
Procesamiento Exactitud de
Bueno
Cálculos 100% 100%
Reportes de
Servicios 90% 91% Bueno
Distribución de
Reportes de
Información
Productos 90% 75% Falla

Los indicadores que se estudiaran en la siguiente fase por presentar

deficiencia serán: Registros de clientes, Registro de Productos, Tiempo de
Consulta y Reporte de Productos.

Fase II. Alternativas de Solución

Identificación de las causas que afectan negativamente al sistema

de información determinando su impacto.

Para efectos de esta investigación y como resultado de la fase anterior,

se determinaron las siguientes dimensiones: Registros de Clientes, Registro
de Productos, Tiempo de consulta y Reportes de Productos. Se procedió a

44
identificar las causas afectan negativamente dichas características el sistema
de información actual.

Registros de Clientes

En este caso, se procedió a medir el indicador Método de Registro y

Pérdida de Datos.

Método de Registro: Mide el porcentaje de empleados que consideran

confiable el método utilizado por la empresa para el registro de información
de los clientes. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de
empleados que consideran confiables el método de registro? A continuación
se muestran los resultados obtenidos del Anexo G.

Cuadro 9:

Resultados del indicador “Método de Registro”.

¿Cuál es el porcentaje de empleados que consideran confiables el método de

registro?
Empleados Confiabilidad del Método de Registro % Esperado
Si No

7 0 7

90%
Total (%) 0% 100%

De acuerdo con los resultados mostrados en el cuadro 9, se observa

que ningún empleado, es decir el 0% de estos; considera que el método
utilizado es confiable. Mientras que el 100% no confía en los métodos
utilizados. Esto no cumple en lo absoluto lo esperado por la empresa que es
de un 90%. Claramente esto perjudica a la empresa ya que al no contar con
una herramienta sofisticada, el personal no cumple a cabalidad los procesos

45
para el registro de datos lo cual afecta directamente la recopilación de la
información que será almacenada en el sistema actual. Esto no ayuda a la
toma de decisiones y tampoco permite realizar una auditoria confiable de la
información que maneja la organización. Se procederá a diseñar una
alternativa de solución que tenga como meta próxima solventar dicha
situación.

Pérdida de Datos: Mide el porcentaje de registros de clientes que presentan

perdida de datos por el método utilizado para su almacenamiento. Por medio
de la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes con pérdida
de datos?, a continuación se muestran los resultados obtenidos del Anexo H.

Cuadro 10:
Resultados del indicador “Perdida de Datos”.

¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes con pérdida de datos?

Registro Datos Omitidos Datos Perdidos % Esperado

De Clientes
25 8 17
10%
% 32% 68%

En el cuadro anterior se observa los resultados obtenidos en dicho

indicador. Actualmente el 68% de los registros presentan perdida de datos,
mientras que la empresa que no supere el 10% de los registros con pérdida
de datos. Esto se debe al mal manejo que se le da a la información, es
registradas en formatos ineficientes y almacenada en archivos que en
ocasiones de deterioran y por ende se presenta la perdida de información.
Esto representa un gran problema para la empresa ya que sin información
veraz no se toman las mejores decisiones que para que la empresa de
mantenga y crezca en el tiempo. Por lo tanto, es necesario definir
alternativas de que den solución a esta situación.

46
Registro de Productos

La dimensión registro de productos, la cual fue estudiada en el

objetivo anterior arrojando resultados negativos, por tal motivo se procede a
identificar los factores que intervienen en dicho proceso. Esto será
determinado por medio de la medición del indicador Ingreso de Compra.

Ingreso de Compra: Mide el porcentaje de empleados que considera que

existe un responsable asignado por la empresa para realizar dicho proceso.
Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el porcentaje de empleados que considera
existe un responsable para el ingreso de las compras? a continuación se
muestran los resultados obtenidos del Anexo I.

Cuadro 11:
Resultados del indicador “Ingreso de Compra”.

¿Cuál es el porcentaje de empleados que considera existe un responsable

para el ingreso de las compras?
Empleados Responsable de Ingreso de Compras % Esperado
No Si
7 1 6
% 15% 85% 80%

De acuerdo con los resultados obtenidos, el 8% de los empleados

tienen conocimiento de quien es el responsable de cargar las compras al
sistema. Esto cumple satisfactoriamente lo esperado por la empresa, por
ende; este indicador no representa ninguna amenaza para la misma.

47
Tiempo de consulta

Para efectos de esta investigación, en esta nueva dimensión se evaluó

el indicador Orden de Almacenamiento.

Orden de Almacenamiento: Mide el porcentaje de registros que se

encuentran con un orden específico. Se aplicó la siguiente interrogante;
¿Cuál es el porcentaje de registro que se encuentran ordenados?, a
continuación se muestran los resultados obtenidos del Anexo J.

Cuadro 12:
Resultados del indicador “Orden de Almacenamiento”.

¿Cuál es el porcentaje de registro que se encuentran ordenados?

Registros Registros Ordenados % Esperado
NO SI
25 8 17
90%
% 32% 68%

En el cuadro anterior se observa que solo el 68% de los registros

observados se encuentran ordenados. Mientras que el 32% no lo están. Esto
no cumple con el 90% estipulado por la empresa. Esto implica que no se
ubican de manera eficaz los registros de clientes ni de productos, afectando
al tiempo invertido para dicha actividad; generando malestar en lo empleados
y la clientela. Debido a esto, es necesario determinar alterativas de solución
para mitigar dicha situación.

Reportes de Productos

Para efectos de esta investigación, es un informe donde se recogen los

datos principales de los productos disponibles en la empresa. Son de suma

48
importancia, ya que apoyan la toma de decisiones respecto a la presencia de
las marcas, las ventas en canales físicos y ahorro en costes. Es decir,
garantizan una reposición oportuna del inventario por parte de la empresa.
En esta dimensión se medió el indicador Emisión.

Emisión Eficaz: Mide el porcentaje de reportes que son generados en el

tiempo establecido por la empresa. Se aplicó la interrogante ¿Cuál es el
porcentaje de reportes emitidos en el tiempo establecido? a continuación se
muestran los resultados obtenidos del Anexo K.

Cuadro 13:
Resultados del indicador “Emisión Eficaz”.

¿Cuál es el porcentaje de reportes emitidos en el tiempo establecido?

Report Emitidos a Tiempo % Esperado
es Si No
Total 8 4

% 67% 33% 100%

De acuerdo con los resultados obtenidos, reflejados en el cuadro 12,

evidencia q solo el 67% de los reportes fueron emitidos en el tiempo
estipulado por la empresa. Esto no cumple con lo esperado por la empresa q
es de un 100% de cumplimiento. Esto conlleva a que existan dificultades a la
hora de reponer los productos y servicios, perdida de clientela, malestar en
los empleados y en la toma de decisiones. Este indicador por presentar
debilidad es necesario buscar alternativas de solución.

49
Cuadro 14:

Resumen de la fase II.

Categoría Indicador % Resultado Resultado

Esperado obtenido

Método de Registro 90% 0% Falla

Registros de
Clientes Perdida de Datos 10% 68% Falla
Registro de Ingreso de Compra 80% 85% Bueno
Productos
Orden de
Tiempo de
consulta Almacenamiento 90% 68% Falla

Reportes de Emisión Eficaz

Productos 100% 67% Falla

Una vez identificados los factores o las causas que afectan el

funcionamiento del sistema actual a fin de determinar el impacto en el mismo,
se procederá a buscar alternativas factibles que serán aplicadas a fin de
eliminar las deficiencias detectadas. En este caso se procedió a diseñar
alternativas de solución para los indicadores Método de registro, Perdida de
Datos, Orden de Almacenamiento y Emisión Eficaz.

Alternativas de Solución

Por alternativa de solución se puede entender a una acción o conjunto

de acciones que pueden llevar acabo las dependencias y entidades de los
distintos niveles de la organizacion con el propósito de solucionar o atender
en cierta medida una problemática. A continuacion se presentan las
alternativas de solucion para las causas identificadas en esta fase.

50
Cuadro 15:

Alternativas de Solución Para el Indicador “Método de Registro”

Alternativas Solución Ventajas Desventajas

Crear un - Facilidad de - Duplicación
Formulario en formato Registro. de la
Excel estandarizad - Fácil Información
con campos entendimiento. Registrada.
para cada - Bajos costos de - Complicación
dato. operación de
actualización.
- Factor
humano
Diseñar un - Eficiencia de - Elaboración
formulario de tiempo en el extensa.
Formulario con registro con registro de - Costos
validación de campos para información. elevados.
datos los datos, - Se garantiza el - Posibles
debidamente registro de los complicacion
validados datos. es por parte
según el tipo - Minimiza los del personal.
de dato a errores
registrar humanos

De acuerdo con las necesidades de la empresa y analizando cada una

de las ventajas que proporciona, se llegó a la conclusión que la alternativa
seleccionada sería la de un formulario con validación de datos. Esta
garantizara un registro de datos eficiente, con información veraz y facilitara el
almacenamiento de la misma.

51
Cuadro 16:

Alternativas de Solución Para el Indicador “Perdida de Datos”

Alternativas Solución Ventajas Desventajas

Almacenamie - Fácil - Duplicación
nto de los entendimiento de la
formatos por parte del Información
Información estandarizad personal, Registrada.
almacenada en os en libros bajos costos - Complicación
libros Excel Excel, en de operación de
discos actualización.
locales y - Factor
respaldos humano
periódicos
Diseñar - Eficiencia de - Elaboración
formularios tiempo en el extensa.
Almacenamiento para registro de - Costos
automatizado. recolectar los información. elevados.
datos y - Se garantiza - Posibles
almacenarlos el registro de complicacion
automáticam los datos. es por parte
ente en - Minimiza los del personal.
bases de errores
datos del humanos
sistema.

Ya que la empresa necesita una herramienta que minimice la perdida

de información y garantice la integridad de los datos, la alternativa
seleccionada sería el de un almacenamiento automatizado por medio de los
formatos de registro que incluirían toda la información necesaria.

52
Cuadro 17:

Alternativas de Solución Para el Indicador “Orden de Almacenamiento”

Alternativas Solución Ventajas Desventajas

Almacenamie - Fácil - Duplicación
nto de los entendimiento de la
formatos por parte del Información
Información estandarizad personal, Registrada.
almacenada en os en libros bajos costos - Complicación
libros Excel Excel, en de operación de
discos actualización.
locales y - Factor
respaldos humano
periódicos
Diseñar una - Información - Elaboración
base de actualizada en extensa.
Diseño de una datos tiempo real, - Costos
base de datos mediante una consultas de elevados.
del sistema manejador manera rápida - Posibles
enlaza al y con complicacion
sistema para precisión, fácil es por parte
la gestión de uso por parte del personal.
materiales del personal.

En este caso la alternativa de solución que le conviene a la empresa

seria el diseño de una base datos en la que se orden automáticamente la
información de los registros y que puedan ser consultados la veces que sean
necesario.

53
Cuadro 18:

Alternativas de Solución Para el Indicador “Emisión Eficaz”

Alternativas Solución Ventajas Desventajas

Se filtraran - Fácil - Duplicación
los registros entendimiento de la
de materiales por parte del Información
Repordes de los realizados en personal, Registrada.
libros Excel formatos y bajos costos - Complicación
libros de de operación de
Excel. actualización.
- Factor
humano
Diseñar - Información - Elaboración
consultas a la actualizada en extensa.
Reportes base de tiempo real, - Costos
filtrados desde la datos consultas de elevados.
Base de datos mediante una manera rápida - Posibles
herramienta y con complicacion
que permita precisión, fácil es por parte
filtrar reportes uso por parte del personal.
por distintos del personal.
Ítems

En este caso, lo más conveniente es que el sistema permita filtrar los

reportes con la información contenido en la base de datos con la finalidad de
que sean lo más exacto posible y en el menor tiempo.

Fase III. Propuesta

Elaboración de una propuesta de mejoras al sistema de información

minimizando el impacto de las causas determinadas.

En esta fase se explica detalladamente en todos los aspectos la

propuesta que permite dar cumplimiento al objetivo general de esta
investigación, que se basa en proponer mejoras al sistema de información

54
para la gestión administrativa de la Empresa Construcciones y Obras
Integrales Naturales SLL.
La metodología utilizada fue la del Proceso Unificado Modelado
(RUP), la cual sirve de base para modelar, visualizar, especificar y
documentar un software de calidad. Esta metodología está compuesta por
cuatro fases: inicio, Elaboración, Construcción y Transición.

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Elaborar de una propuesta de mejoras al sistema de información

minimizando el impacto de las causas determinadas.

Objetivos Específicos

Definir los requisitos y los posibles conflictos del sistema propuesto

determinando su confiabilidad.

Establecer la herramienta de programación para el desarrollo del

sistema propuesto.

Analizar los casos de usos a fin de especificar la funcionalidad del

sistema.

Diseñar las bases de datos con sus relaciones y dependencias a fin de

almacenar eficientemente la información

Desarrollar la interfaz de usuario del sistema garantizando una buena

operatividad por parte de los usuarios.

Realizar pruebas al sistema con la finalidad de identificar y corregir

posibles fallas.

55
 Justificación de la Propuesta

Dicha propuesta tiene como objetivo principal incluir un sistema de

información automatizado que permita el registro de información de manera
exacta recolectando todos los datos necesarios que conformen la
información del departamento para la gestión administrativa de la Empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL. Lo antes mencionado
conlleva a que el personal de dicha área realice sus funciones de la mejor
manera posible, desarrollando las técnicas necesarias que permitan el
crecimiento de la organización, cumpliendo así las expectativas de sus
clientes.

Alcance de la Propuesta

La presente investigación se centró en el departamento para la gestión

administrativa de la Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales
SLL, teniendo en cuenta la importancia para la empresa en general ya que
con esta herramienta se estaría contribuyendo al crecimiento de la misma e
impactando de manera positiva la relación con sus clientes y empleados.

Desarrollo de la propuesta

El desarrollo de la propuesta se realizó utilizando herramientas como

el sistema operativo Windows (10), Visual Basic 6.0 como lenguaje de
programación y como manejador de bases de datos se utilizó un servidor
Access, y UML como lenguaje con modelado para la notación de diagramas
que permiten el entendimiento más detallado del sistema.

Fase I: Inicio

Esta fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del

proyecto con los patrocinadores o involucrados del proyecto en el cual

56
tenemos que, identificar los riesgos asociados al proyecto, proponer una
visión muy general de la arquitectura de software y producir el plan de las
fases y el de iteraciones posteriores. A continuación, se presentan las
características antes mencionadas del sistema de información propuesto
para el departamento para la gestión administrativa de la Empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL.
Riesgos del Sistema

El riesgo es la incertidumbre de que ocurra un acontecimiento que

pueda afectar el cumplimiento de las metas, objetivos y gestión de la
aplicación. Tal incertidumbre se mide en función de la importancia y
probabilidad de ocurrencia. A continuación, se presentan los posibles
riesgos del sistema propuesto para el departamento administrativo.

Cuadro 18:

Riesgos del sistema propuesto

RIESGOS POSIBLES DESCRIPCION

Que no sea posible la visualización de datos La disponibilidad de la información

almacenados en tiempo real. actualizada, hace más fácil la gestión para su
control.

Poca experiencia del usuario con respecto al De la agilidad de los usuarios con respecto al
manejo del equipo de computación. manejo del equipo, dependerá el proceso
de aprendizaje de la aplicación.

Que los equipos a utilizar por los usuarios Si los equipos que poseen los usuarios
no cumplan los requerimientos mínimos cumplen las exigencias mínimas para
exigidos para acceder a la aplicación. ejecutar la aplicación, los mismos no
tendrán ningún obstáculo al momento de
acceder y utilizar dicha aplicación.

57
 Identificación de requisitos previos

Con la realización de esta tarea, se pretende comprender lo que los

usuarios esperan que realice la aplicación. Para identificar esta situación, se
visitó el departamento de gestión administrativa de la Empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales. Así se estableció contacto
directo con las actividades de entrada, proceso y salida del mismo. Una vez
recolectada toda la información necesaria, se identificaron los siguientes
requerimientos:
- Tener información actualizada sobre los clientes frecuentes de la
empresa, así como también del estatus de sus facturaciones, registros de
productos y en la emisión de reportes.
- Tener información actualizada de los pagos que realizan los proveedores,
así como llevar el registro de los montos correspondiente al mes para
facilitar la utilidad en las cuentas.

Una vez identificados los requerimientos previos, se identificaron los

requisitos funcionales y no funcionales.

58
Cuadro 19:

Requisitos Funcionales y No Funcionales

FUNCIONALIDAD CATEGORIA

El sistema debe validar y autenticar a los Interfaz

usuarios que accedan a la aplicación.

El usuario debe iniciar una sesión con Funcional

usuario y contraseña para permitir el uso de
la aplicación.

El sistema debe contar con una interfaz de Interfaz

usuario amigable y de fácil manejo y acceso,
incluyendo gráficos y ventanas para facilitar
su uso.

El sistema debe estar apta para realizarle Funcional

cambios y modificaciones.

El sistema debe contar con una ayuda o

manual de usuario que esté incluido en el
Funcional/ Interfaz
mismo, y sea de fácil visualización y
entendimiento para el usuario.

Permitir a usuario realizar consultas de

información al día. Proporcionar a los
Funcional
usuarios una interfaz que permita visualizar
los reportes en tiempo real.

59
 Requerimiento de Hardware

Intel(R) Core(TM) i3-3220 CPU @ 3.30GHz 3.29 GHz

4 GB de memoria RAM
Disco duro de 250 GB
Unidad de DVD/CD ROM
Monitor
Mouse
Teclado

Estos requerimientos mínimos se colocan como una sugerencia, en

virtud de que la empresa cuenta con sus propios equipos.

Requerimientos de Software

Sistema operativo: Microsoft Windows 7 o superior.

Lenguaje de programación: Visual Basic 6.0.
Gestor de base de datos: Microsoft Access 2013 o superior
Servidor: Windows Server 2016 o superior.

Cabe destacar, que la empresa cuenta con los requerimientos, tanto

de hardware como de software.

Estudio de Factibilidad

Después de definir la problemática existente y establecer las causas

que ameritan de un nuevo sistema, es pertinente realizar un estudio de
factibilidad para determinar la infraestructura tecnológica y la capacidad
técnica que implica la implantación del sistema en cuestión, así como los
costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta genera en la

60
empresa. Este análisis permitió determinar las posibilidades de diseñar el
sistema propuesto y su puesta en marcha. Los aspectos tomados en cuenta
para este estudio fueron clasificados en tres áreas, las cuales se describen a
continuación.
Factibilidad Técnica

La Factibilidad Técnica se refiere a los recursos necesarios como

herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, etc., que son
necesarios para efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto.
De acuerdo con la naturaleza de la propuesta, la tecnología necesaria para la
implantación del sistema de información para la gestión administrativa de la
Empresa Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL está orientada a
bajo dos enfoques: Hardware y Software.

Hardware: Evaluando el hardware existente y tomando en cuenta la

configuración mínima necesaria, la empresa no deberá realizar ninguna
inversión para la adquisición de los equipos ya que cuenta con lo necesario
para el desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema.

Software: Para el uso general de las estaciones de trabajo en actividades

diversas se debe poseer las herramientas de escritorio y un sistema
operativo que sea compatible con el lenguaje de programación del sistema.

Factibilidad Operativa

La necesidad y deseo de un cambio en el sistema actual, expresada

por los usuarios y el personal, llevó a la aceptación de un nuevo sistema,
que, de una manera más sencilla y amigable, cubra todos sus
requerimientos, expectativas y proporcione la información en forma oportuna
y confiable. Con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento del sistema

61
y que este impactará, en forma positiva a los usuarios, el mismo será
desarrollado bajo una interfaz amigable y podrá ser manejado por personas
con conocimientos mínimos de computación, lo que se traduce en una
herramienta de fácil manejo y compresión para todos los usuarios del
sistema.

Factibilidad económica

Se presenta un estudio que da como resultado la factibilidad

económica del desarrollo del nuevo sistema de información. Se determinaron
los recursos para desarrollar, implantar y mantener en operación, haciendo
una evaluación donde se pone de manifiesto el equilibrio existente entre los
costos intrínsecos del sistema y los beneficios que se derivan de este, lo cual
permitió observar de una manera más precisa las bondades del sistema
propuesto.
Análisis Costo – Beneficio

Este análisis permitió hacer una comparación entre los costos del
sistema actual y los costos que tendría un nuevo sistema, conociendo de
antemano los beneficios que la automatización de los procesos ofrece. Como
se mencionó anteriormente en la factibilidad técnica, la empresa dispone de
todos los equipos (computadoras) necesarios para la puesta en marcha del
programa, requiriendo solamente invertir en los recursos materiales y
humanos. A continuación, se presenta un resumen de los costos específicos
del sistema propuesto, una lista de los costos que conlleva implantar el
mismo y los costos de operación. Luego a través de un análisis de valor se
determinaron los beneficios del mismo.

Costos de Desarrollo

62
 Comprende los gastos generados durante el desarrollo del sistema,
incluyendo todas sus fases desde el análisis. En este caso se tendrán en
cuenta los recursos materiales utilizados para el desarrollo de la propuesta.
Recursos Materiales: Estos incluyen los materiales de oficina (bolígrafos,
libretas, pendrive, hojas, tinta, cartuchos de impresoras, etc.), necesarios
para la elaboración del sistema. Estos son mostrados en el siguiente Cuadro.

Cuadro 20:

Recursos Materiales

Recursos Materiales
Descripción Categoría Cantidad Costo P/U Costo Total
Impresora Equipo 1 650,00 650,00
Tóner Material 1 670,00 670,00
Resma Material 5 70,00 350,00
Total 1670,00

Recursos Humanos: Comprende todas las personas involucradas con el

desarrollo del proyecto (desarrollador, analista del sistema), bajo los cuales
está la responsabilidad directa de la operación y funcionamiento del sistema.
El diseño de esta propuesta requiere de un desarrollador o programador para
la obtención de mejores resultados en el tiempo previsto. Los gastos
generados por estos recursos están resumidos en el siguiente cuadro.

Cuadro 21:

Recursos Humanos
Recursos Humanos
Descripción Categoría Cantidad Costo P/H Costo Total
(H)
Analista TT/Hr 80 65,00 5.200,00
Programador TT/Hr 75 65,00 4.875,00
Total 10.075,00

63
Cuadro 22:

Costos de Desarrollo
Costos de Desarrollo
Recursos Materiales 1.670,00
Recursos Humanos 10.075,00
Total del Costo de Desarrollo 11.745,00

Beneficios Tangibles

Son todos los beneficios tangibles o palpables que observara la

empresa a partir de la implantación del sistema, estos se mencionan a
continuación.

 Ahorro de recursos materiales

 Reducción de horas de trabajo
 Reducción de tiempo en la búsqueda de la información
 Ejecución de reportes de manera rápida, con todos los datos de
información de la gestión de inventario.

Beneficios Intangibles

Este tipo de beneficios viene representado por las ventajas que

brindan el uso del nuevo sistema y que son difíciles de cuantificar pero que
de igual forma tienen mucha relevancia e influencia en el desempeño de los
procesos involucrados, entre éstos se pueden nombrar:

 Mayor rapidez de repuesta.

 Acceso confiable y oportuno a la información.
 Incremento del desarrollo tecnológico de la empresa.
 Ahorro de tiempo de los empleados en la toma de la información.

64
 Mayor fluidez de información.
 Satisfacción de algunos usuarios por el mejoramiento de los procesos.

Análisis de retorno de inversión

El retorno de la inversión es un método que permite calcular el tiempo

que debe transcurrir operando el sistema para que se amortice la inversión
realizada, es decir, para que la Empresa comience a percibir la utilidad
lograda con la puesta en práctica de la aplicación. Como se refleja en el
siguiente cuadro:

Cuadro 23.

Análisis de Retorno de Inversión

Meses Costos Costos Beneficios Beneficios Beneficio

Acumulados Acumulados Costo
0 11.745,00 11.745,00 0 0 -11.745,00
1 1.350,00 13.095,00 4.700,00 4.700,00 -8.395,00
2 1.350,00 14.445,00 4.700,00 9.400,00 -5.045,00
3 1.350,00 15.795,00 4.700,00 14.100,00 -1.695,00
4 1.350,00 17.145,00 4.700,00 18.800,00 1.655,00
5 1.350,00 18.495,00 4.700,00 23.500,00 5.005,0

N= Costo de desarrollo/ (Beneficios- Costo de operaciones)

N= 11.745,00/(4.700,00 – 1.350,00)
N= 3,51  4 meses.

La inversión se recuperará a finales del mes cuatro, una vez

implantado el sistema, garantizando beneficios para la empresa, mejorando
así el desarrollo de los procesos realizados en el departamento

65
administrativo, agilizando, reduciendo costos de papelería, horas hombres,
entre otros.
Flujo de Caja

El flujo de caja permite visualizar gráficamente el tiempo en que la

empresa recupera la inversión a realizar para la puesta en funcionamiento
del sistema propuesto, en donde se evidencian los cuatro meses necesarios
para ver los beneficios de la implantación del sistema de información, como
se muestra en la siguiente figura:

Figura 2. Estructura organizacional

FUENTE: El Autor (2022)

Nota: La inversión se recuperará a finales del mes 4, una vez implantado el

sistema, es beneficioso para la empresa porque esto va a mejorar el
desarrollo de los procesos, agilizando, reduciendo costos de papelería, horas
hombres, entre otros.

Modelo de dominio

Un modelo de dominio consiste en conocer el dominio para el que se

va a desarrollar el sistema. Este puede representar objetos del mundo real y
conceptos de los que el sistema debe hacer un seguimiento, es decir, un
modelo de dominio captura los tipos más importantes de objetos en el

66
contexto del sistema. A continuación, se muestra el modelo de dominio del
sistema de información para la gestión administrativa de la Empresa
Construcciones y Obras Integrales Naturales SLL

Figura 4. Modelo de dominio

FUENTE: El Autor (2022)

Casos de uso y actores

Un diagrama de casos de uso es una descripción detallada de un
conjunto de secuencias de acciones, incluyendo variantes, que ejecuta un
sistema para producir un resultado observable de valor para un actor.
Gráficamente, un caso de uso se representa como una elipse. Los diagramas
de casos de uso cubren la vista de casos de uso estática de un sistema. A
continuacion se presentan los actores y los casos de usos del sistema
propuesto.

67
Cuadro 24.

Actores del Sistema

Actores del Sistema

Actor Funciones
Es aquel usuario que tiene acceso a
todas las funciones del sistema,
pudiendo realizar cualquier
Administrador operación en el mismo. Su función
principal es velar que el sistema
funcione de manera óptima durante
su funcionamiento.
Tiene acceso limitado a las
funciones del sistema. Sus
funciones principales son las de
Analista gestionar los reportes de inventario
y generar las proformas,
documentos de ventas, reportes.

Diagrama de caso de uso detallado para “Validar Usuario”

Figura 5. Diagrama de caso de uso para “Validar Usuario”

FUENTE: El Autor (2022)
Actores: Usuario y SGBD.

Casos de uso: Validar Usuario, Ingresar datos de usuario, Iniciar, Salir.

68
Descripción: Este diagrama describe el procedimiento que debe realizar cada
usuario del sistema para poder tener acceso a sus funciones. El usuario
deberá ingresar sus datos de identificación almacenados en la base de datos
del sistema.

Diagrama de caso de uso general de sistema

Figura 6. Diagrama de caso de uso general de sistema

FUENTE: El Autor (2022)

Actores: Usuario Administrador y SGBD.

Descripción: Este diagrama muestra las opciones a las que tiene acceso el
usuario administrador del sistema, las cuales son todas. Sólo este usuario
tiene acceso a todas las opciones del sistema y podrá realizar cualquier
modificación de información de acuerdo con situaciones específicas que se
puedan presentar.

69
 Diagrama de caso de uso detallado para “Registros”

Figura 7. Diagrama de caso de uso general para “Registros”

FUENTE: El Autor (2022)

Actores: Usuario Administrador y SGBD.

Descripción: En este diagrama se muestran las opciones a las que tiene

acceso el usuario aprobado para realizar los registros de información en
cuanto a clientes, artículos, empleados, proveedores y categorías.

70
 Diagrama de caso de uso detallado para “Ventas”

Figura 8. Diagrama de caso de uso detallado para “Ventas”

FUENTE: El Autor (2022)

Actores: Usuario Administrador y SGBD.

Descripción: En este diagrama se muestran las opciones a las que tiene

acceso el usuario aprobado para registras ventas o cotizaciones, es decir, se
puede realizar proformas y generar documentos de ventas.

Diagrama de caso de uso detallado para “Consultas”

Figura 9. Diagrama de caso de uso detallado para “Consultas”

FUENTE: El Autor (2022)

71
Actores: Usuario Administrador y SGBD.

Descripción: En este diagrama se muestran las opciones a las que tiene

acceso el usuario aprobado para realizar consultas de clientes, artículos y
proveedores.

Diagrama de caso de uso detallado para “Reportes”

Figura 10. Diagrama de caso de uso detallado para “Reportes”

FUENTE: El Autor (2022)

Actores: Usuario Administrador y SGBD.

Descripción: En este diagrama se muestran las opciones a las que tiene

acceso el usuario aprobado para realizar reportes de artículos, facturas,
clientes y proveedores.

Diagrama de Clase de Análisis general del sistema propuesto

Los diagramas de clases son diagramas que muestran un conjunto de

clases, interfaces y sus relaciones; estos cubren la vista de diseño estática
de un sistema. Las clases de diseño son presentadas por las clases de

72
análisis que a su vez se forman a partir de los requisitos funcionales. Estas
poseen, relaciones, atributos y estereotipos que la definen. Los estereotipos
estandarizados de UML son: clase de interfaz, de control y de entidad.

Figura 11. Diagrama de Clase de Análisis general

FUENTE: El Autor (2022)

En la figura 12, se muestra el modelado del nuevo sistema de

información, identificando las opciones principales del sistema para cada uno
de los usuarios.
Resumen de la Fase de Inicio

Una vez culminados los distintos puntos que conforman la fase de

inicio, se lograron identificar los posibles riesgos que pueden influenciar en el
desarrollo del sistema y en su funcionamiento, obteniendo así las posibles
soluciones para minimizarlas o eliminar dichos riesgos. Al definir los
requerimientos del sistema, fue necesario realizar un estudio de factibilidad y
el modelo Costo-Beneficio para determinar que el desarrollo de un nuevo

73
sistema está entre las posibilidades económicas de la empresa. Por otro lado
se realizó el modelo de dominio del sistema y se identificaron los actores
principales que interactúan con el mismo; posteriormente se definió la
estructura del sistema modelando los casos de usos general y detallados
mostrando gráficamente las funciones que ejecutará el nuevo sistema para
finalmente realizar el diagrama de clase de análisis general del sistema y el
diagrama de colaboración.

Fase de Elaboración
En esta fase, las iteraciones se centran al desarrollo de la base del
diseño, encierran más los flujos de trabajo de requerimientos, modelo de la
organización, análisis, diseño y una parte de implementación orientada a la
base de la construcción. Se realizó la identificación de la arquitectura que
será representada a través de vistas de los diferentes modelos del sistema
que conforman las líneas bases de la arquitectura

Diagramas de secuencia

Los diagramas de secuencias muestran la forma en que un grupo de

objetos interactúan entre sí a lo largo del tiempo. Estos diagramas constan
de objetos, mensajes entre estos objetos y una línea de vida del objeto
representada por una línea vertical. A continuacion se presentan los
diagramas de secuencias de los procesos principales del sistema propuesto.

74
 Diagrama de secuencia para Validar Usuario

Figura 12. Diagrama de secuencia para Validar Usuario

FUENTE: El Autor (2022)

Diagrama de secuencia para “Registrar Cliente”

Figura 13. Diagrama de secuencia para “Registrar Cliente”

FUENTE: El Autor (2022)

75
 Diagrama de secuencia para “Registrar Venta”

Figura 14. Diagrama de secuencia para “Registrar Venta”

FUENTE: El Autor (2022)

Diagrama de secuencia para “Generar Consulta”

Figura 15. Diagrama de secuencia para “Generar Consulta”

FUENTE: El Autor (2022)

76
 Diagrama de secuencia para “Generar Reporte”

Figura 16. Diagrama de secuencia para “Generar Reporte”

FUENTE: El Autor (2022)

Diagrama de capas

Este diagrama está dividido en cuatro capas las cuales distribuyen la

funcionalidad del sistema junto con otros sistemas necesarios para su
desarrollo. Las cuatro capas que conforman a este diagrama son capa de:
interfaz, servicios, de aplicación y de software. Cada una de las capas
describe según su contexto lo que sucede en cada una de ellas respecto al
sistema propuesto. En la figura mostrada a continuación se detalla cada una
de las acciones que lleva a cabo el sistema de información para la gestión
administrativa de la empresa Connatura.

77
 Figura 17. Diagrama de capas

FUENTE: El Autor (2022)

Resumen de la fase de elaboración

La fase de elaboración permitió abordar el desarrollo concreto del

software a ser realizado, ya que se analizaron profundamente las
necesidades del sistema actual utilizado en el departamento, para construir y
plantear los diagramas de secuencia que muestran en detalle los casos de
uso planteados en la fase de inicio, afirmando la visualización interna de la
estructura del programa. Especificamente en este fase se mostraron los
diagramas de casos de uso y actores, diagramas de secuencia, diagramas
de colaboracion y el diagrama de capas.

78
 Fase de construcción

Esta fase tiene por objeto la construcción del software. El producto

debe estar asociado a las necesidades anteriormente detectadas y tener la
calidad adecuada para su aplicación. Las fases previas han reducido los
riesgos críticos y significativos a niveles rutinarios que pueden ser
gestionados durante el plan de construcción.
Para la construcción del sistema planteado se escogió como lenguaje
de programación Visual Basic 6.0 y como manejador de base de datos
Microsoft Access, el cual es de fácil manejo y mantenimiento.

Diseño de la Interfaz de Usuario

El objetivo de la Interfaz de Usuario es mantener la interacción con

ellos de una forma más atractiva, centrando el diseño en ellos. Normalmente
es una actividad multidisciplinar que involucra a varias ramas del diseño y el
conocimiento como el diseño gráfico. Para efectos de la presente propuesta
se buscó diseñar la aplicación tomando en cuenta los requerimientos y
opiniones del personal de la empresa Connatura. A continuación, se
muestran casa unas de las pantallas del sistema.

Interfaz de Inicio de sistema

En este caso se presenta la interfaz de validación de usuario, en el

mismo se deben ingresar el nombre de usuario y la contraseña para poder
tener acceso a las opciones principales de la aplicación. En caso de que las
credenciales ingresadas no seas las correctas el sistema arrojara una
notificación al usuario indicando que verifique sus datos o en su defecto
contacta el administrador del sistema.

79
 Figura 18. Pantalla de acceso al sistema

FUENTE: El Autor (2022)

Pantalla Principal del Sistema

Una vez que el sistema valida los datos ingresados por el usuario,
este podrá tener accesos a las opciones principales del sistema de acuerdo a
su rol le fue asignado. En este caso tomares como ejemplo el usuario
administrador que de acuerdo con la definición en los casos de uso y actores
es quien tiene el acceso a todas las funciones de la aplicación. Dicho usuario
será el encargado de realizar el mantenimiento de las funciones del sistema;
también tendrá la responsabilidad de agregar más usuarios con distintos
roles. A continuación de muestra la pantalla principal del nuevo sistema de
información para la gestión administrativa en la empresa Connatura.

80
 Figura 19. Pantalla Principal del Sistema
FUENTE: El Autor (2022)

Pantalla para registrar cliente

De acuerdo con las opciones de registro, el usuario aprobado según el

rol que se le fue asignado podrá realizar el registro de los clientes que no se
encuentren registrados en el sistema. La interfaz solicitara datos del cliente
como el nombre, cedula, direcciona, teléfono, email, etc. Por otro lado, se
podrán modificar registros existentes o eliminar definitivamente registros de
la base de datos. A continuación, se muestra la interfaz para realizar dicha
función en la aplicación.

81
 Figura 20. Pantalla para registrar cliente
FUENTE: El Autor (2022)

Pantalla para registrar producto

En este caso, el usuario aprobado según el rol que se le fue asignado

podrá realizar el registro de los productos que no se encuentren registrados
en el sistema. La interfaz solicitara datos del producto como descripción,
precio, stock mínimo y máximo, unidad, categoría etc. Por otro lado, se
podrán modificar registros existentes o eliminar definitivamente registros de
la base de datos. A continuación, se muestra la interfaz para realizar dicha
función en la aplicación.

82
 Figura 21. Pantalla para registrar cliente
FUENTE: El Autor (2022)

Resumen de la fase de construcción

Al finalizar los flujos de trabajo necesarios para la culminación de la
fase construcción, se logró desarrollar la interfaz del sistema propuesto de
manera en que puede haber la interacción de manera fácil y amigable entre
usuario y sistema. Con el fin de garantizar la utilización de manera sencilla y
natural mostrando un grupo de ventanas que permiten usar opciones
específicas.
Fase de Transición

Una vez que el sistema ha sido puesto en manos de los usuarios

finales, a menudo aparecen fallas que requieren un desarrollo adicional para
ajustar el sistema, corregir algunos problemas no detectados o finalizar
algunas características que habían sido propuestas. En esta fase de
transición, se despliega el sistema en la comunidad de usuarios. Esta fase

83
comienza con una versión beta del sistema, que luego será reemplazada con
el sistema de producción.

Pruebas del Sistema

Una vez construido el sistema, se accedió repetidas veces, con la

intensión de detectar fallas y probar todas sus funciones para garantizar el
buen funcionamiento del mismo. Se realizaron pruebas de seguridad,
pruebas de sistema operativo. El detalle de las mismas a continuación se
presentan en siguiente cuadro.

Cuadro 25.

Pruebas del Sistema

Actividad Descripción
Se ingresaron datos inválidos con la finalidad de
comprobar si el sistema detectaba dichos errores
Insertar códigos erróneos automáticamente.

La validación se realizó de forma correcta ya que

al ingresar al sistema el usuario tenía las
Validar usuarios restricciones respectivas.

Para determinar que los datos de entrada son

almacenados correctamente en la base de datos
Conexión con la base de datos para su posterior uso. Se llevó a cabo el registro
de los datos de un producto nuevo en el sistema.
El almacenamiento en la base de datos fue
exitoso.

Se realizó el registro de nuevo usuarios en donde

se presentó un pequeño error de forma en el
formulario para dicha función. Se procedió a
ejecutar acciones de corrección y la falla fue
Registro de nuevos usuarios solventada.

84
 Resumen de la Fase de Transición

En esta fase se realizó la instalación y configuración del sistema para

la puesta en marcha y ejecución de pruebas con los usuarios. Ademas se
verificó el funcionamiento de los componentes del sistema de forma
individual mediante las pruebas, lo que permitió encontrar y corregir errores y
obtener una versión beta de la aplicación.
La versión beta se probó con los usuarios finales, quienes reportaron
las fallas que aún no se habían detectado durante las pruebas de la fase
anterior. Por otro lado, se realizaron pruebas de seguridad, aunque las fallas
fueron solventadas para el momento del término de este proyecto.

85
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Para la elaboración de este proyecto, primero se realizó un

diagnóstico de la situación actual del sistema de información de la empresa
en cuanto a su captura, procesamiento y distribución de la información. Por
medio de la aplicación de técnicas como la observación directa y la
entrevistas, utilizando instrumentos como las listas de cotejos y guía de
entrevistas o cuestionarios, se recolectaron los datos directamente en el
lugar de los acontecimientos. Posterior a ello, se procesaron y analizaron a
fin de realizar la comparación con los valores esperados por la organización.
Se encontraron debilidades en los registros de clientes, registros de
productos, tiempos de consultas y en los reportes de los productos.
Observando pérdida total o parcial de la información registrada y altos
tiempos de respuesta, trayendo como consecuencia la prestación de un mal
servicio por parte de la empresa.

Seguidamente, se realizó la identificación las causas que afectan

negativamente al sistema de información con la finalidad de determinar su
impacto. En esta fase se defecaron debilidades en los métodos de registros
utilizados, existía perdida de los datos o la información, no existía un orden
de almacenamiento y la emisión de los reportes no era eficaz. Esto conlleva
a que no se realizan correctamente los procesos y perjudica al ambiente
laboral ya que no se logran los objetivos. Posteriormente se diseñaron
alternativas de solución a fin de minimizar o eliminar las debilidades
existentes.
Por último, se diseñó una propuesta para mejorar al sistema de
información utilizado por la empresa, minimizando las cusas y su impacto.
Dicha propuesta consto del desarrollo de un sistema automatizado por medio
de la metodología RUP, el cual permitió modelar el sistema propuesto por

86
medio de diagramas UML. Se diseñaron los diagramas de casos de uso,
diagramas de secuencia y el de capas. Por otro lado, el sistema fue diseñado
con el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 utilizando una base de
datos en Microsoft Access. Finalmente se aplicó un plan de implantación del
sistema y se realizaron las pruebas respectivas a fin de optimizar el diseño y
funcionamiento.

Recomendaciones

- Realizar actualizaciones continuas al sistema, a fin de adaptarlo a nuevos

procesos y funciones implementadas por la empresa.
- Diseñar un plan de marketing digital paras dar a conocer la empresa,
productos y servicios que ofrece.
- Implementar un plan para el mantenimiento preventivo y correctivo de los
equipos de computación de la empresa.
- Realizar una planificación estratégica que permita optimizar la distribución
de sus recursos y la elaboración de los proyectos.

87
 REFERENCIAS

Bibliográficas

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en el departamento de almacén de la empresa Inversiones TFW C.A,
Barcelona Estado Anzoátegui, año 2020. Tesis de pregrado, Instituto
Universitario Politécnico Santiago Mariño, Barcelona.

Hernández (2019), Sistema De Información Para La Gestión De

Inventario De La Empresa Repuestos “San Elías” C.A. En La Fase
De Entrada, Proceso Y Salida De Mercancía, Barcelona Estado
Anzoátegui 2019. Tesis de pregrado, Instituto Universitario Politécnico
Santiago Mariño, Barcelona.

Carvajal (2018), Propuesta para mejorar el sistema de información para

el control y seguimiento de las actividades elementales de la
Compañía Transporte y Almacenadora ANA S.A. Barcelona-Estado
Anzoátegui. 2018. Tesis de pregrado, Instituto Universitario Politécnico
Santiago Mariño, Barcelona.

Hurtado, J. (2000). Metodología de la investigación holística. (3ª, ed).

Caracas, Venezuela. Editorial Fundación Sypal.

Arias, F. (1999). El proyecto de Investigación Guía para la Elaboración.

(3ª, ed). Caracas, Venezuela. Editorial Episteme.

Balestrini, P (1997), Cómo se Elabora un Proyecto de Investigación.

(3era. Edición). Caracas: Consultores Asociados. OBL.

Barrios. (2001). Revista Publicidad y Mercadeo. Número 548. Venezuela.

Ley Especial Contra Los Delitos Informáticos. (2001, Octubre 30). Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nro. 37.313.

88
 Electrónicas

Carquin Educacion-school-publications. (2008), Variables y

Operacionalización [Página web en línea]. Disponible:
www.scribb.com/.../variable-y-operacionalizacion. [Consulta: 2001,
marzo 11].

Laudon y Laudon (2004), Definición de Proceso [Página web en línea].

Disponible:https://es.slideshare.net/gioalvarezherrera/laudon-30094790.
[Consulta: 2001, marzo 11]

Castro (2003). Definición de población igual a muestra. [Publicación en

línea]. Disponible: https://www.monografias.com/trabajos67/descripcion-
sistematica-estructura/descripcion-sistematica-estructura2.shtml
[Consulta:2001,Mayo 5]

89
 Anexo A

Dimensión: Captura
Indicador: Registro de Clientes.
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de Cotejo
Fuente: Registro de Clientes

¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes que cuentan con los datos completos?

Registro Cedula Nombre Apellido Dirección Teléfono Tipo de Completa

De Clientes Cliente
No Si

1       

2    x x x 

3  x    x 

4       

5   x    

6 x      

7 x x     

8       

9  X X    

10       

11 x      

12 x x     

13       

14  x  X x x 

15   x x x  

90
16 x  x   x 

17    

18    

20    

21    

22    

23    

24    

25    

5 20
Total

20 80
%
% %

91
 Anexo B

Dimensión: Captura
Indicador: Registro de Productos.
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de Cotejo
Fuente: Registro de Productos

¿Cuál es el porcentaje de registros de productos que cuentan con los datos completos?

Registro Código Descrip Cantida Fecha de Marca Tipo de Completa

De Clientes ción d ingreso producto
No Si

1       

2    x x x 

3  x    x 

4       

5   x    

6 x      

7 x x     

8       

9  X X    

10       

11 x      

12 x x     

13       

14  x  X x x 

15   x x x  

92
16 x  x   x 

17    

18    

20    

21    

22    

23    

24    

25    

9 16
Total

36 64
%
% %

93
 Anexo C

Dimensión: Procesamiento.
Indicador: Tiempo de consulta
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Formato de registro
Fuente: Empleados

¿Cuál es el promedio de tiempo para ubicar la información

requerida?
Empleados Búsqueda Búsqueda Búsqueda Tiempo
Nro. 1 Nro.2 Nro. 3
T T- (Min)
1 5 min 3 min 2 min 10 min

2 8 min 5 min 1 min 14 min

3 6 min 6 min 1 min 13 min

4 3 min 5 min 10 min 18 min

5 6 min 5 min 5 min 16 min

6 8 min 5 min 1 min 14 min

7 6 min 6 min 1 min 13 min

Total 98 min

Promedio 14 min

94
 Anexo D

Dimensión: Procesamiento.
Indicador: Exactitud de Cálculos
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de cotejos
Fuente: Reportes

¿Cuál es el porcentaje de cálculos realizados correctamente?

Reprotes Cálculos correctos
Si No
1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X

10 X

11 X

12 X

Total 12 0

% 100% 0%

95
 Anexo E

Dimensión: Distribución de Información.

Indicador: Reportes de Servicios
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de cotejos
Fuente: Reportes

¿Cuál es el porcentaje de reportes de servicios que tienen los datos

completos?
Reportes Cálculos correctos
Si No
1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X

10 X

11 X

12 X

Total 11 1

% 91% 9%

96
 Anexo F

Dimensión: Distribución de Información.

Indicador: Reportes de Productos
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de cotejos
Fuente: Reportes

¿Cuál es el porcentaje de reportes de productos que tienen los datos

completos?
Reportes Cálculos correctos
Si No
1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X X

10 X

11 X

12 X

Total 9 3

% 75% 25%

97
 Anexo G

Dimensión: Registro de clientes

Indicador: Método de registro
Técnica: Entrevista
Instrumento: Guía de entrevista
Fuente: Empleados

¿Cuál es el porcentaje de empleados que consideran confiables

el método de registro?
Empleados Confiabilidad del Método de Registro
Si No
1  

2  

3  

4  

5  

6  

7  

Total 0 7

% 0% 100%

98
 Anexo H

Dimensión: Registro de Clientes.

Indicador: Perdida de datos
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de Cotejo
Fuente: Registro de Clientes

¿Cuál es el porcentaje de registros de clientes con pérdida de datos?

Registro Datos Omitidos Datos Perdidos
De Clientes
1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10

11 

12 

13 

14 

15 

16 

99
 17 

18 

19 

20 

21 

22 

23 

24 

25 

Total 8 17

% 32% 68%

100
 Anexo I
Dimensión: Registro de Productos
Indicador: Ingreso de Compras
Técnica: Entrevista
Instrumento: Guía de entrevista
Fuente: Empleados

¿Cuál es el porcentaje de empleados que considera existe un

responsable para el ingreso de las compras?
Empleados Responsable de Ingreso de Compras
No Si
1  

2  

3  

4  

5  

6  

7  

Total 1 6

% 15% 85%

101
 Anexo J

Dimensión: Tiempo de consulta.

Indicador: Orden de Almacenamiento
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de Cotejo
Fuente: Registro de Clientes

¿Cuál es el porcentaje de registro que se encuentran ordenados?

Registros Registros Ordenados
NO SI
1  

2  

3  

4  

5  

6  

7 

8 

9  

10  

11  

12  

13  

14  

15  

16  

102
 17  

18  

19  

20  

21  

22  

23  

24  

25  

Total 8 17

% 32% 68%

103
 Anexo K

Dimensión: Reportes de Productos.

Indicador: Emisión Eficaz
Técnica: Observación Directa
Instrumento: Lista de cotejos
Fuente: Reportes

¿Cuál es el porcentaje de reportes emitidos en el tiempo

establecido?
Reportes Emitidos a Tiempo
Si No
1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X X

10 X

11 X

12 X

Total 8 4

% 67% 33%

104