Manejo del proceso de control de gestión
RA 1.1. Identifica el proceso de control de gestión
de acuerdo con sus etapas y enfoques
Control de Gestión.
Es el proceso de guiar la organización a través de estándares viables de
actividades en un medio ambiente de cambios. En el mundo competitivo moderno,
constituye el conjunto de procedimientos que orientan la gestión empresarial a la
consecución del máximo valor de la empresa para el cliente, que es la premisa
necesaria para maximizar el valor de la empresa para el accionista.
En la actualidad, la calidad de la información destinada a la dirección de la
empresa, es uno de los aspectos básicos, que ayuda a que la organización
consiga sus objetivos de corto y largo plazos, al garantizar una selección
adecuada, entre las posibles opciones, de un determinado curso de acción.
Dentro de los sistemas útiles para la dirección empresarial, se ha destacado el
referido al Control de la Gestión, el que le aporta información fundamental, tanto
interna como externa, para todo el proceso de toma de decisiones.
La evolución que ha experimentado el Control de Gestión en estrecha vinculación
con el desarrollo de las organizaciones y sus relaciones con el entorno, ha
permitido asegurar, según afirman Mallo y Merlo, que «las empresas deben
reexaminar sus estrategias de negocios y determinar los factores claves del éxito
en orden de competir satisfactoriamente», más que ocuparse solamente de los
aspectos que tradicionalmente ha medido el Sistema de Control.
En su artículo Paradigmas del Control de Gestión Moderno publicado en diciembre
del 2003, Enzo Fabio define el Control de Gestión diferenciándolo de los términos
desagregados de Control o Gestión, señalando:
«es una herramienta de apoyo a la dirección de las organizaciones, la que por
medio de información generada periódicamente permite conocer qué está
ocurriendo en las áreas, divisiones o negocios que se consideren fundamentales,
alineando así el comportamiento organizacional con los fines estratégicos.
Características del control de gestión
Flexibilidad: un sistema de gestión eficaz debe ser flexible para adaptarse a
los cambios en el mercado o a otro tipo de factores externos, de este modo, se
podrán realizar tomas de decisiones rápidas acordes a los cambios
producidos.
Elemento comunicador: la comunicación interna que hay en la empresa es
bidireccional. Los responsables comunican los objetivos estratégicos a los
trabajadores y éstos los resultados de tus tareas de cara a la consecución de
las metas establecidas.
Concreción: no por contener mucha información se va a conseguir un mejor
resultado. El control de gestión debe basarse en un pequeño número de
variables o indicadores, serán aquellos más cruciales para el desarrollo
empresarial. De este modo se manejan pocos datos, pero muy valiosos.
Interpretación: entre las funciones del controller destaca la interpretación de
los datos recogidos por el sistema de control de gestión para poder emitir un
veredicto sobre la evaluación de la situación.
Por qué se necesitan controles?
Si todo el personal hiciera todo bien en una organización, no se necesitaría el
control. Por ello, se debe implementar un conjunto de controles para alentar
acciones deseables. Además, se tendrá un mejor conocimiento sobre las
operaciones de la empresa.
Una clase importante de problemas contra los cuales los sistemas de control
protegen puede llamarse limitaciones personales. Las personas no siempre
entienden lo que se espera de ellos ni cómo pueden realizar mejor sus trabajos.
Por tanto, es normal que no tengan alguna habilidad, capacitación o información
necesaria.
Además, los seres humanos tienen una serie de sesgos perceptivos y cognitivos
innatos, como la incapacidad de procesar nueva información de manera óptima o
tomar decisiones consistentes. Estos sesgos pueden reducir la eficacia
organizacional. Algunas de estas limitaciones personales son corregibles o
evitables, pero para otros, se requieren controles para protegerse de sus efectos
perjudiciales.
Incluso si los empleados están debidamente equipados para realizar bien un
trabajo, algunos optan por no hacerlo. Es entendible que los objetivos individuales
y organizativos puedan no coincidir perfectamente. En otras palabras: hay que
prepararse si existe congruencia respecto a las metas. Para ello, un control de
gestión es una buena forma de hacerlo.
A menudo se deben tomar medidas para aumentar la congruencia de los
objetivos. Si no se hace nada para proteger a la organización, se producen graves
repercusiones. Como mínimo, un control inadecuado tiene como resultado un
menor rendimiento o un mayor riesgo de un rendimiento. Si el rendimiento no se
controla en una o más dimensiones, repercutirá en un error organizativo.
Tipos de control de gestión
Según Reference For Business, el control de gestión se puede dividir en estas dos
categorías. A continuación vamos a definir ambos tipos de controles.
Controles
Controles normativos
regulativos
Burocráticos Normas de equipo
Controles Normas culturales
financieros organizativas
Controles de
calidad
Controles Burocráticos: Los controles burocráticos provienen de líneas de
autoridad y esta autoridad viene con su posición en la jerarquía organizativa. Por
tanto, cuando mayor sea la cadena de mando, más tendrá autoridad un individuo
para dictar políticas y procedimientos
Financiero: Los controles financieros incluyen objetivos financieros clave de los
que los gerentes son responsables. Este tipo de controles son comunes entre las
empresas que se organizan como múltiples unidades de negocio estratégicas
(SBO).
De calidad: Los controles de calidad describen el grado de variación en los
procesos o productos que se considera aceptable. Los controles de calidad
influyen en el resultado final del producto o servicio ofrecido a los clientes.
Normativos: rigen el comportamiento de los empleados y de la gerencia a través
de patrones de acción generalmente aceptados. Una forma de pensar en los
controles normativos es en términos de cómo ciertos comportamientos son
apropiados y otros son menos apropiados.
¿Qué funciones tiene un sistema de control de gestión?
Según Cleverism, esencialmente el control de gestión permite a los
administradores realizar las siguientes funciones. Aquí repasamos algunas
funciones a destacar.
Documentar objetivos operativos: describe lo que la organización quiere lograr
en términos de objetivos a corto y largo plazo. Esto podría estar directamente
relacionado con los resultados financieros. También podría implicar objetivos
sociales como la reducción de residuos, por ejemplo.
Documentar las estrategias y políticas operativas: Debes asegurarse de que
está al tanto del cómo. ¿Cómo lograrás lo anterior? Deberá documentar las
directivas vigentes en la organización, los diferentes equipos y recursos
necesarios y las estrategias que implemente. Esto podría tratar con cosas como la
gestión de trabajadores (salario, horas de trabajo, etc.)
Evaluar el rendimiento de los procesos organizativos: Necesitarás las
herramientas para evaluar el rendimiento de lo que quieres intentando lograr y
cómo. Esto incluye la recopilación de información de diferentes fuentes, ya sean
financieras o no financieras. Veremos esto más en la siguiente sección.
Comparar rendimiento en relación con los objetivos y las directivas: Se
compara el rendimiento real con los objetivos que se establecen al principio. Esta
es la esencia del sistema de negocios. Tienes las estructuras en su lugar, agregas
los recursos y ves cuál es el resultado. Después, podrás comprobar lo que tienes
en comparación con lo que querías obtener.
5 fases del proceso de control de gestión
El control de gestión es un proceso que nos sirve para evaluar en qué punto está
nuestra empresa, y si cumplimos o no los objetivos marcados. Nos permite
responder a algunas preguntas, como ¿qué tal va la empresa?, ¿cuál es nuestra
visión a largo plazo?, ¿qué miembro del equipo es más eficiente?… Para
responderlas, debemos seguir las fases del proceso de control de gestión.
Las fases del proceso de control de gestión administrativa
Este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y
recursos que pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada,
con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más
eficiente. Dado que con este sistema pretendemos analizar la situación de la
empresa, marcar objetivos a largo plazo, y aprovecharnos de los datos para
mejorar, debemos comenzar trazando un plan y evolucionar a partir del mismo:
FASE UNO: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN
La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a
corto, medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que
aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así
como determinar las herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan
estratégico al que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de
un controller, o responsable del proceso de control. También se pueden fijar
variables de control, que nos vendrán bien en la fase de medición.
FASE DOS: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS
Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que
una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico,
debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución.
También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos
necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos. Quizás
necesitemos un software de gestión administrativa, por ejemplo, o refuerzo en
algún área concreta. Conviene tener una visión global y real del estado financiero
de la empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda esta información, así
como el plan estratégico, puede ser recogida en un único documento. Se puede
preparar un presupuesto detallado para ajustarnos mejor.
FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN
Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a
destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora
de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del
proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma
eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: inteligencia
emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede retribuir
en función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y recurrir a
técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema de control interno.
FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL
Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que
hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos
habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que
marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A partir
de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas. También
podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin,
observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los
objetivos marcados.
FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES
Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los
objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También
conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión de
futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las desviaciones
son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero con las fases del
proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan estratégico. En cualquier
caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para futuro proyectos que debamos
ejecutar. Conviene anotar los resultados en el mismo documento.
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