PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
● Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa
● Código del Programa de Formación: 134101 V1
● Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procedimientos en las unidades administrativas de
MiPymes.
● Fase del Proyecto:
● Actividad de Proyecto: Establecer las actividades y tareas procedimentales de cada una de las áreas
de la empresa, su importancia, ejecución y actividades propias de cada una de ellas, documentadas
mediante informe.
Competencia 2: 210601027 Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento
técnico. Fase II.
Resultados de aprendizaje a alcanzar competencia 2:
21060102703: Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo con las necesidades de las
unidades administrativas.
21060102704: Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la tecnología
disponible.
21060102705: Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información.
Duración de la Guía: 60 horas
2. PRESENTACIÓN
Estimados aprendices, la formación por proyectos del SENA ofrece una base sólida de formación académica
y fortalece el conocimiento aplicado a situaciones reales que acontecen en el diario vivir de las
organizaciones, de manera que sean aplicadas de forma didáctica, pero en contextos reales y apropiados,
en particular en los momentos de verdad.
En nuestro proyecto formativo SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE MIPYMES se trabaja con la intención de acercar el ejercicio de las labores propias del
Asistente Administrativo en ambientes de aprendizaje simulados en los que se espera que el aprendiz
apropie sus conocimientos para la vida laboral y social.
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Por esta razón, para empoderarse en su nuevo rol como aprendiz en la Formación por proyectos y alcance
el perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su especialidad, es
necesario desarrollar la siguiente guía de aprendizaje.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1. REFLEXIÓN INICIAL
Identificar las fortalezas y debilidades que usted posee frente a la elaboración de documentos a fin de
reconocer sus aprendizajes y/o experiencias previas, para iniciar el proceso de formación profesional
integral.
Descripción de la actividad:
1. Leer, analizar, comprender cada una de las preguntas que aparecen en el siguiente cuadro.
2. Responder cada una de las preguntas con honestidad y objetividad.
3. Elaborar un documento word con calidad donde plasme las respuestas del cuadro.
PREGUNTAS EXPLICACIÓN
¿Que sé? Realice el autodiagnóstico de los conocimientos que posee de
cada una de las competencias.
¿Qué quiero saber o aprender? Elabore una lista de los conocimientos que quiere aprender
acerca de cada una de las competencias.
Qué conocimiento puedo transferir Realice una reflexión de su propio aprendizaje, cuál sería la
a mi entorno laboral, personal y aplicación que usted le daría a estos nuevos conocimientos en su
social, ¿de este aprendizaje? entorno personal y laboral.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca,
LMS, laboratorio, cámara Gesell, taller, ambientes externos, tecnoparque.
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
3.2. SITUACIÓN PROBLÉMICA: la actualidad las MiPymes no cuentan con una estructura administrativa
adecuada que les permita ser competitiva en un mercado cada vez más exigente. No cuentan con canales
de comunicación ascendente y descendente, comunicaciones escritas o electrónicas coherentes, funciones
claras, procesos y procedimientos organizados para optimizar recursos y agilizar procesos.
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Actualmente. los problemas administrativos en cuanto a la identificación de los procesos y procedimientos
están obstaculizando el crecimiento de las MiPymes, ya que carecen de una adecuada estructura
administrativa, que conlleva a que las MiPymes no sean competitivas en el mercado y que en el futuro
presenten problemas que dificulten la continuidad del negocio. Por esta razón, se hace necesario
cuestionar ¿ Es viable identificar las actividades y tareas procedimentales de cada una de las áreas de la
empresa con el fin de optimizar los recursos y agilizar procesos ¿
Describir las funciones que un Técnico en Asistente Administrativo realiza en una Mipyme,
determinando los procesos y procedimientos para alcanzar resultados oportunos y garantizar la prestación
de un servicio efectivo y eficiente.
Descripción de la actividad:
1. Conformar equipos de tres aprendices.
2. Construir en medio electrónico o físico una UVE heurística que describa los conocimientos, cargo y
procedimientos que ejecuta un Asistente Administrativo en una mipyme
3. Explicar la Uve heurística con propiedad ante el instructor y compañeros de trabajo.
4. Comparar las Uve heurísticas con los demás equipos de trabajo para identificar relaciones o
diferencias.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
3.3- ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL
APRENDIZAJE
ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN 3.3.1
identificar las partes, estilos y usos de los documentos empresariales que producen las funciones
administrativas de las diferentes áreas de una mipyme , teniendo en cuenta el protocolo de la empresa y
la normatividad legal vigente.
Descripción de la actividad:
1. Conformar equipos de tres personas.
2. Elaborar un folleto donde describa los diferentes documentos que produce una mipyme,
explicando sus partes, estilos, usos y su respectivo ejemplo.
3. Compartir y socializar ante los compañeros e instructor el folleto elaborado de una manera
asertiva.
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Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
3.4. ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN
Explicar los aspectos o criterios necesarios para redactar un documento empresarial con precisión,
claridad, modernidad y que cumpla con los requisitos que se requiere para iniciar un trámite personal o
comercial.
Descripción actividad:
1. Conformar equipos de trabajo de cuatro aprendices
2. Identificar los tipos de documentos que se producen en las MiPymes.
3. Elaborar un cuadro sinóptico en físico donde explique cada uno de los documentos identificados
en una Mipyme y sus respectivos criterios de redacción.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
Actividades de apropiación Competencia 2 Registrar información de acuerdo con normativa y
procedimiento técnico:
Sub actividad 1 : Aplicar el procesamiento de datos utilizando las herramientas informáticas requeridas
para dicho proceso..
Descripción de la actividad:
Conforme equipos de trabajo.
Tabulen la información suministrada por el instructor en tablas de frecuencia.
Determine las características de la información utilizando tablas de frecuencia.
Analice la información y elabore gráficos en el software especializado.
Socialice de acuerdo a las indicaciones del instructor su presentación, resaltando cada una de las
herramientas.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
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Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
Sub actividad 2: Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico :
Utilizar herramientas ofimáticas en el proceso de elaboración de información, teniendo en cuenta normas y
políticas organizacionales.
Descripción de la actividad:
Actividad Individual:
Utilizando herramientas informáticas, elabore cada uno de los siguientes documentos, teniendo en cuenta
el uso que se les da en la empresa.
Elabore un documento en procesador de palabras una carta de referencia donde se combine
correspondencia dentro de la empresa, teniendo en cuenta normas de presentación y ortografía.
Diseñe una presentación digital en la cual se evidencie la presentación de un producto o servicio de la
empresa.
Elabore una hoja de cálculo donde se determinen datos de 10 trabajadores de la empresa, como puede ser
la hoja de vida, estudios realizados y experiencia relacionada en meses.
Luego de terminado su trabajo, expóngalo a sus compañeros de acuerdo a las indicaciones del instructor y
socialicen cada uno de ellos y el impacto del mismo en las empresas.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
3.5. ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
Redactar documentos empresariales teniendo en cuenta las funciones productivas, herramientas TIC, el
asunto, la normatividad GTC 185 y protocolo utilizado por las mipymes.
Descripción de la actividad:
1. Conformar equipos de cuatro personas.
2. Construir una guía práctica y didáctica utilizando herramientas TIC que contenga información
sistémica ordenada en la cual explique claramente las instrucciones para elaborar y redactar un
documento según las necesidades, el asunto, normas gramaticales, tipo de texto y protocolo
utilizado por una mipyme.
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3. Socializar con creatividad, dinamismo y empoderamiento la guía práctica, sustentando la
importancia del uso de este documento en las funciones administrativas de las mipymes.
Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva, biblioteca
Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores, hojas
blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
ELABORAR DOCUMENTOS Estructura el documento PRUEBAS ESCRITAS:
empresarial y el texto de
Evidencias de acuerdo el asunto, la norma
Conocimiento : Instrumentos. Lista de chqueo
técnica gramatical tipo de texto
Responde cuestionario sobre y la política organizacional Tecnica: preguntas
aspectos comunes y Transcribe documentos
esenciales contemplados en empresariales y textos teniendo
normativa para elaboración en cuenta las técnicas de
de documentos. digitación.
Evidencias de Desempeño Utiliza la tecnología para la
Opera los equipos de elaboración de documentos de
digitación de acuerdo con las acuerdo con los recursos de la
técnicas, manuales de organización.
usuario y las normas de Aplica procedimientos técnicos
seguridad. normativos y organizacionales
Redacta documentos en la redacción de documentos
organizacionales aplicando y textos.
las normas gramaticales, de Elabora documentos finales de
sintaxis y las de redacción acuerdo a las normas técnicas.
haciendo uso de las Tic. gramaticales, de redacción y las
Evidencias de Producto: Políticas organizacionales.
Verifica que el documento o
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Redacta un informe sobre las texto cumpla con las normas
normas técnicas para la técnicas y las políticas
elaboración de documentos organizacionales
organizacionales más
utilizados en el entorno
empresarial.
Evidencias de Aprendizaje: Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Registrar información de
acuerdo con normativa y
procedimiento técnico. II
Conocimiento: Responde CLASIFICA LOS DATOS
cuestionario a cerca del RECOLECTADOS DE ACUERDO
procesamiento de datos. CON EL PROPÓSITO DE LA
ENCUESTA
Desempeño: Procesa
información utilizando - TABULA DATOS TENIENDO EN
herramientas tecnológicas. CUENTA LAS FUNCIONES
ESTADÍSTICAS
Producto: Elabora informe
del procesamiento de datos - ELABORA GRÁFICOS
utilizando la tecnología HACIENDO USO DE LAS HOJAS
disponible. DE CÁLCULO.
- COMPARA VERACIDAD DE LAS
TABLAS TENIENDO EN CUENTA
LOS DATOS RECOLECTADOS.
- SELECCIONA DEL TIPO DE
GRÁFICO DE ACUERDO CON LA
NECESIDAD DE INFORMACIÓN
DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
- ORGANIZA LA INFORMACIÓN
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DE ACUERDO CON LA POLÍTICA
INSTITUCIONAL.
- UTILIZA TECNOLOGÍAS
DISPONIBLES EN LA NUBE PARA
ALMACENAMIENTOS DE
INFORMACIÓN TENIENDO EN
CUENTA POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN.
- CLASIFICA LA INFORMACIÓN
DEL ORDENADOR TENIENDO EN
CUENTA LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN
- ELABORA REPORTES
TENIENDO EN CUENTA LA
TECNOLOGÍA DISPONIBLE DE
ACUERDO AL REQUERIMIENTO.
ENTREGA LOS REPORTES
TENIENDO EN CUENTA LA
NORMATIVIDAD AMBIENTAL.
- CONTROLA LA ENTREGA DE
LOS REPORTES DE ACUERDO A
LAS POLÍTICAS DE
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
● CARTA COMERCIAL ( NTC. 3393 ): comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales
entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus
empleados.
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● CIRCULAR ( NTC 3234 ): comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el miso
texto o contenido, dirigida a varios destinatarios
● MEMORANDO ( NTC 3397 ): comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza
para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, regionales,
nacionales o internacionales.
● ACTAS ADMINISTRATIVAS ( NTC 3394 ): documento que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos.
● CERTIFICADO ( NTC 4176 ): documento de carácter probatorio, público en el que se describen hechos
o circunstancias que no requieren solemnidad.
● CONSTANCIA ( NTC 4176 ): documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad
● BLOQUE EXTREMO: todas las líneas parten del margen izquierdo.
● BLOQUE: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro
del escrito hacia el margen derecho.
● ZONA 1: Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional): Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo
de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
● ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax,
teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad
y país. Ocupa entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar
todo el ancho del papel.
● ZONA 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de
registro o la fecha de recibido del documento
● ABREVIATURA: Grupo de palabras obtenida por la eliminación de alguna de las letras y siempre se
cierra con un punto.
● ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
● ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación
específica.
● ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para
complementar y aclarar.
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● ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
● CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
● COPIA: Fiel reproducción del documento.
● DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
● DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
● ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza, línea de identificación para indicar la
continuidad del documento.
● ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
● INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier
actividad, estudio o proyecto, relativo a una caso concreto para conocer resultados de procesos
administrativos.
● INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones.
● INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin escritura.
● LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor.
● LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.
● MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
● MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o
jurídica.
● MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su
papelería.
● OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.
● PORTADA: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del
documento.
● RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
● REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
● REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
● SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
● SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
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● SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
● TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Martínez, G., Curso de Redacción. Teoría y práctica de la composición y del estilo. Madrid Paraninfo 2000
Chiavenato, I., introducción a la teoría general de la administración. Bogotá Mc Graw Hill 2000.
Basulto, H., Ortografía actualizada. Bogotá Mc Graw Hill 1984
Castell de Dueñas, B., Beatriz. Curso Básico de Mecanografía. 4ª. ed. Nueva serie educación comercial.
Santafé de Bogotá Mc Graw Hill, 1998
Icontec., Compendio normas técnicas colombianas sobre documentación: Documentación comercial.
Santafé de Bogotá 2002.
Icontec., Guía Técnica Colombiana GTC 185. Bogotá 2009
Rincón, G-. Apuntes de léxico. Santafé de Bogotá Comercial Impresora, 1994.
Walter, J., Oralidad y escritura. Ong
Rojas, D. Redacción comercial estructurada. Bogotá Mc Graw Hill 2012
Rincón, G., Técnicas y prácticas de oficina- Bogotá Mc Graw Hill
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) GUILMER FARFAN INSTRUCTOR Asistencia y JULIO 2021
gestion
Administrativa
8. CONTROL DE CAMBIOS(diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
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Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
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