Tema: Google

Workspace
Nombre:Wainer Ederson herrers Torres

Grado:5to.

Carrera de estudio: perito Contador

Indice
Introducción..........................................................................................................................................3
..............................................................................................................................................................3
..............................................................................................................................................................3
¿Qué es Google Workspace?................................................................................................................4
Herramientas incluidas en Google Workspace.....................................................................................6
Gmail...............................................................................................................................................6
Calendario de Google......................................................................................................................7
Google Drive....................................................................................................................................7
Google Docs, hojas de cálculo, formularios, presentaciones y notas..............................................8

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 Introducción
Es un conjunto de soluciones Cloud que te ayudarán a mejorar la operativa
de tu compañía independientemente de si tus empleados trabajan desde la
oficina o si optan por el teletrabajo. Permite crear Hojas de Cálculo de una
forma sencilla y directamente en el navegador. Su contenido puede variar
según las necesidades: listas de tareas, gráficos, tablas dinámicas, filtros
PRESENTACIONES
Crea y edita presentaciones directamente en el navegador. Varios usuarios
pueden trabajar simultáneamente en ella y tienen la opción de chatear, de
dejar comentarios y de editarla en tiempo real .Con Google Meet puedes
participar en videoconferencias desde tu portátil, teléfono móvil o tablet.
Habla cara a cara con hasta 25 compañeros o clientes ubicados en cualquier
país del mundo con tan sólo un clic o compartir documentos para colaborar
con ellos en tiempo real

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 ¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace es el nuevo nombre que recibe la solución de gestión documental,
cloud computing y ofimática de Google para las empresas. En 2006, Google lanzó
esta solución bajo el nombre de Google Apps for Work y pasó a llamarse Google G
Suite en 2016.

El paquete completo, que incluye almacenamiento de archivos, procesadores de texto

y herramientas de comunicación, también se conoce como Google Apps for Business.
En 2016, Google cambió la marca fusionando varias aplicaciones bajo el nombre de

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Google Workspace y añadió nuevas funciones a la serie. Con esta medida Google
quería competir contra Microsoft. Muchos componentes de la serie App son similares
a las aplicaciones de Office y a la solución basada en la nube Microsoft 365 de
Microsoft. Desde entonces, Google ofrece sus herramientas recogidas en un modelo
de suscripción. En el modelo de pago de Google Workspace se ofrecen los siguientes
servicios:

➢ Gmail (programa de correo electrónico)

➢ Google Drive (almacenamiento en la nube)
➢ Google Calender (planificación online)
➢ Google Hangouts (servicio de mensajería y videollamadas)
➢ Herramientas para el tratamiento de textos, presentación y creación de
formularios y tablas
➢ Bloc de notas digital
➢ Google Vault y consola de administración (función de archivo y
administración)
➢ Google Sites (herramienta para la creación de páginas web tanto públicas como
internas)
➢ App Maker (herramienta para crear aplicaciones empresariales)

A pesar de que determinados servicios, como el programa de correo electrónico

Gmail o el calendario de Google, están disponibles gratis para usuarios privados, la
versión gratuita suele ofrecer menos funciones. La Google Workspace también difiere
de una cuenta privada de Google en otros aspectos. Por ejemplo, solo a través de una
cuenta Google Workspace es posible configurar una cuenta corporativa de Gmail y
utilizar una dirección de correo electrónico de la empresa.

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La versión de suscripción está dirigida a pequeñas y medianas empresas, pero
también puede ser muy útil para grandes empresas o trabajadores autónomos. A
cambio de una cuota mensual o anual, obtienes un paquete completo que te permitirá
utilizar toda la gama de funciones sin restricciones y beneficiarte de herramientas
adicionales de gestión. Estas últimas permiten a los gestores de proyectos,
administradores y supervisores definir opciones para compartir archivos específicos a
través de un panel de control central, así como la posibilidad de vincular mejor
diferentes aplicaciones entre sí. Además, se dispone en todo momento de soporte vía
telefónica.

Las versiones Business y Premium ofrecen a las empresas un espacio de

almacenamiento casi ilimitado. También se ha mejorado la compatibilidad con
soluciones de software de otros proveedores, de modo que se pueden integrar, por
ejemplo, funciones de archivo externas. Aquellos que valoran más la seguridad de los
datos pueden obtener opciones de seguridad adicionales. Por ejemplo, un
procedimiento de autenticación de varios niveles dificulta el acceso a personas no
autorizadas.

Con la solución en la nube, Google Workspace se ha comprometido con el concepto

de groupware. Ya sea durante el teletrabajo o en un viaje de negocios, todos los
empleados utilizan el espacio de trabajo digital sin importar el momento ni el lugar.
Además, las aplicaciones están optimizadas para dispositivos móviles y, gracias a la
computación en la nube, las empresas pueden externalizar su infraestructura de TI a
la nube virtual mientras disponen de una capacidad de almacenamiento inagotable. El
único requisito es una conexión rápida a Internet, ya que la gama de servicios al
completo solo se puede utilizar online. Si así se desea, también es posible almacenar
los datos en el ordenador o en un centro de datos propio y procesarlos sin conexión.

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 Herramientas incluidas en Google Workspace
Merece la pena echar un vistazo pormenorizado a las herramientas que ofrece Google
Workspace. Esto te permitirá evaluar mejor si el paquete de software de pago
facilitará tu trabajo diario, así como diferenciar las aplicaciones individuales de las
herramientas populares de Microsoft Office y otras aplicaciones.

Gmail
El conocido programa de correo electrónico también tiene disponible una versión
para empresas que forma parte de Google Workspace. Después de iniciar sesión, los
empleados acceden a su correo electrónico y ven el estado actual de su
correspondencia, sin importar desde qué dispositivo o ubicación estén accediendo.
Los administradores también pueden gestionar cuentas desde un solo lugar. A
diferencia de una cuenta privada, en este caso es posible utilizar direcciones
personalizadas y añadir el nombre de la empresa en el dominio. Además, la versión
de pago no incluye publicidad.

Otras funciones han demostrado ser también muy prácticas, como, por ejemplo, la
función de chat disponible en la bandeja de entrada. Dado que Gmail también está
conectado a Hangouts de Google Workspace, puedes hacer videollamadas, por
ejemplo, cuando necesites formular correos electrónicos de trabajo con la ayuda de
otros compañeros de trabajo.

Calendario de Google
Con un calendario digital, los empleados llevan un registro de las próximas reuniones
con clientes y de la expiración de los plazos y, si así lo desean, pueden configurar un
recordatorio para estas fechas límite. De hecho, equipos enteros pueden usar un
calendario compartido para anotar las reuniones periódicas del equipo o para hacer un
seguimiento de los días festivos y otras ausencias. En lugar de tener que concertar

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citas con cada persona, la herramienta comprueba automáticamente si un compañero
está disponible para una reunión a una hora determinada. Google Calendar también es
compatible con otros planificadores online, permitiendo guardar entradas duplicadas.

Si deseas mantener al día a todo el departamento o a la empresa colaboradora sobre los eventos
importantes y los flujos de trabajo de los proyectos, integra el calendario en una página de la
intranet, que puedes crear con Google Sites. Aquí los administradores siempre pueden determinar
quién tiene acceso al calendario y qué detalles son visibles. Otra característica central es la función
de planificación del espacio: puedes integrar un plan de salas de reuniones libres o hacer que la
herramienta busque salas de conferencias disponibles externamente y reservarlas a través de Google
Workspace.

Google Drive
Google Drive es el corazón de Google Workspace. Este sistema en la nube te proporciona una
ubicación central donde puedes almacenar todos los datos que necesitas para el trabajo conjunto,
información a la que se puede acceder desde cualquier lugar. Esta función es imprescindible para
compartir y procesar datos actualizados y en tiempo real.

Si no quieres construir tu propio centro de datos, puedes mover todo a la nube. El espacio de
almacenamiento es, con 1 TB por usuario, casi ilimitado. Solo la suscripción básica limita la
capacidad a 30 GB. Es importante saber que los datos de todas las herramientas se almacenan en
Google Drive, lo que incluye a todos los correos electrónicos gestionados a través de Gmail. Todos
estos datos hacen que la cuota de almacenamiento se reduzca. Si deseas prescindir de una
infraestructura de TI, probablemente la versión básica reducida no será suficiente.

¿Prefieres guardar datos importantes localmente y que estén disponibles sin conexión para los
ordenadores de sobremesa? Gracias a la sincronización automática de los datos con la nube, esto
también es posible. Varios controles te permiten configurar opciones de uso compartido y regular el
acceso para empleados y departamentos específicos. Además, se integra una función basada en
machine learning que evalúa de forma independiente qué datos son actualmente relevantes y los
hace visibles para un acceso rápido. El espacio de almacenamiento también se puede subdividir
para disponer de una mejor visión global. Cualquiera que haya utilizado anteriormente Microsoft
Office puede importar los documentos a través de un plugin en Google Drive sin más complicación.

Google Docs, hojas de cálculo, formularios, presentaciones y notas

Con estas aplicaciones, Google Workspace ofrece un completo paquete ofimático que
te permite crear documentos de texto, iniciar encuestas, compartir hojas de cálculo y
crear diapositivas para una reunión con clientes. También aquí obtienes los beneficios
de una solución basada en la nube, pues todos los empleados autorizados pueden
trabajar en un documento al mismo tiempo. Los cambios son inmediatamente visibles
para todos y también se pueden deshacer. Las funciones de chat evitan tener que
enviar paquetes de datos de un lado a otro y recurrir a la función de comentarios para

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indicar cambios que se quieren introducir en el documento. Todas las herramientas se
pueden utilizar también en modo offline, pero solo a través del navegador Chrome.

El diseño, las funciones y la interfaz de usuario son muy similares a las de las
aplicaciones de Microsoft. Por lo tanto, si estás acostumbrado a Microsoft Word, tú y
tu personal tendréis pocos problemas para realizar el cambio. No obstante, deberás
hacer determinadas concesiones debido a las limitaciones de Google Workspace: si
para tu trabajo necesitas presentaciones con gráficas sofisticadas y una gran variedad
de opciones de formato, Google Workspace no puede seguir el ritmo del producto de
la competencia Microsoft 365. Por lo tanto, considera si puedes prescindir de esta y si
las demás herramientas de Google Workspace superan esta desventaja. Dado que el
conjunto de aplicaciones de Google es compatible con las aplicaciones de Office,
también puedes utilizarlas.

Documentos:
Este procesador de texto es muy similar a Microsoft Word. Tiene todas las
herramientas básicas para el formato de texto y el diseño de página. Aunque las
opciones de diseño son mucho más limitadas, puedes añadir fuentes y otros
elementos mediante complementos. También puedes importar fácilmente muchos
formatos ajenos desde Microsoft y Adobe o guardar tus documentos en estos
formatos.

Hojas de cálculo: con las hojas de cálculo puedes realizar cálculos, evaluar los datos
y visualizarlos en forma de diagrama. Las hojas de cálculo de Excel suelen ser fáciles
de importar, solo los comandos para introducir fórmulas difieren en cierta medida. La
versión de Excel desarrollada por Google contiene todas las fórmulas comunes de
celdas, aunque, para trabajar con hojas de cálculo complicadas, Excel sigue siendo la
mejor opción.

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Formularios: con esta herramienta puedes crear rápidamente una encuesta o
cuestionario. Hay muchos elementos predeterminados disponibles para diferentes
tipos de preguntas. Puedes añadir imágenes e incrustar el logotipo de la empresa para
crear un formulario visualmente atractivo. También en este caso, las ventajas de un
paquete de software son evidentes, pues la herramienta de formularios evalúa las
respuestas en tiempo real y muestra los resultados gráficamente.

Presentaciones: con esta función cada empleado muestra los resultados de su

proyecto en un diagrama o ilustra sus ideas con dibujos, vídeos o animaciones.
Utilizando varias plantillas, incluso los empleados menos experimentados pueden
hacerlo gráficamente. Sin embargo, esta aplicación no puede hacer competencia a la
variedad de plantillas y funciones de diseño que ofrece PowerPoint.

Notas (Keep): tomar notas de un brainstorming y compartir un mapa mental para el

inicio de un proyecto sin correr el riesgo de perder o extraviar el papel donde se
escribe, todo esto es posible con Google Keep. Además, la aplicación es adecuada
para una organización efectiva: por ejemplo, puedes crear listas y configurar
funciones de recordatorio para tareas y citas. Puedes resaltar notas en color y añadir
fotos, dibujos y archivos de audio. También puedes utilizar la función de búsqueda
para filtrar las anotaciones por color, etiqueta y otras categorías.

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Conclusiones
• Acceso a herramientas de trabajo. La accesibilidad a las diversas
herramientas de trabajo es una de las facilidades indiscutibles de Google
Workspace para empresas.
• Almacena y comparte archivos en la nube.
• Protege tus datos y dispositivos.
• puedes crear direcciones de correo electrónico personalizadas para tu
dominio, como [email protected], agregar alias de correo
electrónico

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