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MEDICIÓN Página 1 de 10
CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVOS..................................................................................................................................................2
2. DESTINATARIOS..........................................................................................................................................2
3. GLOSARIO...................................................................................................................................................2
4. REFERENCIAS............................................................................................................................................3
5. GENERALIDADES.......................................................................................................................................3
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES...................................................................3
6.1 Solicitud..........................................................................................................................................................3
6.2 Cotización y programación.............................................................................................................................4
6.3 Recepción de equipos....................................................................................................................................5
6.4 Calibración de equipos...................................................................................................................................7
6.5 Entrega de equipos – certificado/ reporte.......................................................................................................8
7. DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................................................9
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS..............................................................................................................9
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Carlos Porras Porras Nombre: María Teresa Pineda Nombre: Gustavo Valbuena Quiñones
Gonzalo Leal Cargo: Delegado para la Protección Cargo: Superintendente de Industria y
Cargo: Jefe División de Metrología del Consumidor Comercio
Profesional de Metrología Fecha: Fecha: 2008-04-30
Fecha:
Firma Firma: Original firmado por Gustavo
Valbuena Quiñones
Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos,
se constituye en copia no controlada.
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1. OBJETIVOS
Establecer los pasos a seguir para atender las solicitudes de calibración que han sido pagadas por el usuario
y programadas por la División de Metrología.
2. DESTINATARIOS
Este documento debe ser conocido y aplicado por todos aquellos funcionarios que participen directa o
indirectamente en el procedimiento de calibración de instrumentos de medición.
3. GLOSARIO
CALIBRACIÓN: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los
valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores
representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes
de esa magnitud realizados por patrones. (VIM 6.11).
MEDICIÓN: Conjunto de operaciones que tiene por finalidad determinar un valor de una magnitud. (VIM 2.1)
MÉTODO DE MEDICIÓN: Sucesión lógica de operaciones, descritas de una forma genérica utilizadas en la
ejecución de mediciones. (VIM 2.4)
PATRÓN: Medida materializada, instrumento de medida, material de referencia o sistema de medida
destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o varios valores de una magnitud para
que sirvan de referencia. (VIM 6.1)
PATRÓN DE REFERENCIA: Patrón, en general de la más alta calidad metrológica disponible en un lugar
dado o en una organización determinada, del cual se derivan las mediciones realizadas en dicho lugar.
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN: Conjunto de operaciones descritas en una forma específica, utilizadas en
la ejecución de mediciones particulares según un método dado. (VIM 2.5).
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE METROLOGÍA (ASM): base de datos que reemplazará
al sistema de prestación de servicios metrológicos con los mismos propósitos.
TRAZABILIDAD: Propiedad del resultado de una medición, consistente en poder relacionarlo con los patrones
apropiados, generalmente internacionales o nacionales, por medio de una cadena ininterrumpida de
comparaciones.
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4. REFERENCIAS
Normograma LM01-P01.
5. GENERALIDADES
La División de Metrología garantiza y se responsabiliza que los equipos que recibe de los usuarios, son
manejados apropiadamente durante todo el tiempo que permanezcan en las instalaciones.
Sólo cuando la División de Metrología haya recibido el comprobante de pago del valor total del servicio junto
con la información con las características técnicas del instrumento a calibrar, se reservará un turno de
calibración y será comunicado al cliente por escrito.
Para las calibraciones internas se siguen los pasos establecidos en este procedimiento, exceptuando en el
numeral 6.2 - pago de servicios.
Asignación de funcionarios: Dentro del desarrollo de actividades de operación de la dependencia, toda
documentación que sea entregada a los funcionarios debe ser asignada por medio del sistema de trámites.
Radicación: Todos los documentos generados en la comunicación entre usuario y la Superintendencia por la
prestación del servicio, deben estar registrados en el sistema de trámites con el número de radicación inicial
de la solicitud interpuesta.
Gestión Documental: Para el manejo y conservación de la documentación que se genere como resultado del
desarrollo del procedimiento se tendrá en cuenta lo establecido en el Manual de Archivo y Retención
Documental.
Términos: Los términos o plazo para atender etapas del trámite no podrán ser superiores a los definidos en
las normas legales vigentes o las directrices definidas por el Superintendente de Industria y Comercio.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES
6.1 Solicitud
Objetivo: Verificar las diferentes solicitudes para establecer si son procedentes para su trámite, caso en el cual
se da inicio al proceso de calibración.
El FUNCIONARIO DESIGNADO del Centro de Documentación e Información recibe la solicitud o remisión de
información, radica de acuerdo con la codificación establecida y traslada a la dependencia destino.
La SECRETARIA de la dependencia o quien haga sus veces verifica si es competencia de la dependencia y que
haya sido radicada la solicitud de acuerdo con la codificación establecida, y:
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a- Si el código de radicación está errado devuelve la solicitud para su corrección ó si el trámite corresponde a
otra dependencia de la Entidad, se da traslado a la dependencia, en ambos casos se diligencia el
formato errores en el subsistema de trámites GD01-F01.
b- Si está correcto entrega la solicitud al FUNCIONARIO COMPETENTE de la dependencia o al funcionario
designado quién hace el reparto respectivo para que se continúe el trámite. Esta asignación es registrada
en el sistema de trámites por la secretaria de la dependencia o a quien se le haya asignado esta función.
El PROFESIONAL DESIGNADO revisa la solicitud, verifica y determina:
Si hace falta información para la cotización del servicio solicitado, hace un requerimiento de información:
En caso que el solicitante necesite ampliación del plazo para completar la información presenta una
solicitud de prórroga, la cual debe ser atendida según lo establecido por el FUNCIONARIO
COMPETENTE, determinando el plazo, si éste le es otorgado.
Si la solicitud de requisitos no es atendida dentro del término establecido, se debe dar por terminado el
asunto y radicarlo con la actuación archivo. Si se obtiene respuesta a la solicitud de requisitos, dentro de
los términos, es revisada y determina la competencia de la Superintendencia.
6.2 Cotización y programación
Objetivo: Establecer si los laboratorios pueden prestar el servicio de calibración y enviar cotización al cliente
para su aceptación y posterior pago.
El FUNCIONARIO COMPETENTE envía al FUNCIONARIO DESIGNADO para la recepción y entrega de
equipos las solicitudes de cotización de servicios de calibración, quien procede a ingresar los datos y la
información de la solicitud al Sistema de Administración de Servicios de Metrología, instructivo LM01-I06.
1. Si la Superintendencia no es competente y corresponde a otra entidad administrativa, elabora oficio de
remisión a la entidad competente y envía copia al solicitante para su información.
2. Si la Superintendencia es competente y corresponde su trámite a la dependencia, el FUNCIONARIO
COMPETENTE de la División de Metrología firma las cotizaciones de los servicios a realizar en las
instalaciones de la Sede CAN; las cotizaciones – formato LM01-F07 y que correspondan a servicios “en
sitio”, se envían con un memorando de remisión a la Secretaria General para su conocimiento y firma; las
cotizaciones firmadas, ya sea por parte del FUNCIONARIO COMPETENTE de la División de Metrología o
por la Secretaria General son enviadas al cliente por correo y fax a través del Centro de Documentación e
Información. Para calibraciones en sitio, la cotización va acompañada de un anexo, donde se informan
las condiciones técnicas previas que debe cumplir el usuario para poder realizar el servicio por parte de la
División de Metrología.
Si el interesado en el servicio acepta la cotización, debe seguir los pasos para el pago que se le indican en el
formato en el cual se le notificó y hacer llegar de vuelta a la Superintendencia el comprobante de la
correspondiente consignación y la aceptación de la cotización en el mismo formato mencionado. Estos
documentos son recibidos en el Centro de Documentación e Información y entregados al funcionario
encargado de la División Financiera para que expida el recibo oficial, de allí retorna al Centro de
Documentación e Información para luego ser enviado a la División de Metrología.
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Una vez recibido el pago, el FUNCIONARIO del área de recepción de equipos e instrumentos ingresa los
datos al Sistema de Administración de Servicios de Metrología instructivo LM01-I06 y los servicios son
programados automáticamente por el sistema previo visto bueno de los funcionarios del laboratorio
respectivo. Una vez impresa la programación formato LM01-F08 es enviada al cliente vía fax.
Si el servicio solicitado, cotizado y programado corresponde a una calibración en sitio, las pautas a seguir
son:
– Si la calibración es fuera de Bogotá, con la programación impresa, el funcionario del laboratorio que va a
realizar la calibración, solicita al FUNCIONARIO DESIGNADO de la División de Metrología la elaboración
del memorando de solicitud de comisión de servicios para la fecha y ciudad programadas. Este
memorando va firmado por el FUNCIONARIO COMPETENTE de la División de Metrología y con el visto
bueno del Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor. El memorando es radicado y
enviado a Secretaría General para visto bueno y luego es trasladado al Grupo de Recursos Humanos,
donde es tramitado.
Este memorando debe ser enviado a Secretaría General con quince (15) días hábiles de anticipación a la
fecha programada de calibración.
Una vez aprobada la comisión de servicios, para la prestación del servicio de calibración, se envía la
programación vía fax al cliente.
– Si la calibración es dentro del área de influencia de Bogotá no es necesario la solicitud de comisión de
servicios.
6.3 Recepción de equipos
Objetivo: Recibir, identificar y verificar el estado de los equipos de medición para establecer si es posible su
calibración.
1. El equipo o instrumento debe llegar a las instalaciones de la sede CAN de la Superintendencia de
Industria y Comercio el día programado para su recepción; en las condiciones solicitadas de aseo y
funcionamiento, contando con los accesorios y elementos solicitados en la programación.
En caso que el instrumento no llegue el día programado, se le informa al cliente, telefónicamente al
siguiente día hábil, que cuenta con tres (3) días hábiles para traer el instrumento; si no llega dentro del
plazo establecido, pasará al último turno de programación.
Tan pronto como se recibe el equipo, el funcionario encargado de la recepción de equipos solicita a la
persona que trae el equipo el formato de programación o un antecedente del trámite para calibrar dicho
equipo. Ingresa al software de Administración de Servicios de Metrología, ingresa nombre de usuario y
clave oprime el icono de recepción de equipos, busca el número de cotización o radicación
correspondiente, con el fin de verificar la información.
Si un equipo programado para un servicio llega antes de la fecha de programación, se recibe y se expide
el comprobante respectivo, dejando constancia en él de que “el equipo se recibe pero entra a calibración
en la fecha programada por el laboratorio”.
Si el equipo NO corresponde a un servicio programado, no se recibe.
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2. Luego el funcionario asignado en el área de recepción de equipos realiza una inspección visual de
acuerdo a las indicaciones previamente dadas por cada laboratorio.
Esta inspección se limita a observaciones del estado físico de los instrumentos, limpieza y accesorios,
para los laboratorios de volumen, masa, presión y tiempo y frecuencia ver instructivo LM01-I09
Recepción de equipos – inspección visual. Cuando la disponibilidad de los funcionarios lo permite, se
acude a personal del laboratorio para que en presencia de la persona que trae el equipo, verifique el
estado del mismo. La inspección visual determina si el instrumento se recibe o no.
En caso de que hagan falta accesorios solicitados en el formato de programación, o de encontrar daños o
defectos en los instrumentos a ser recibidos, se comunica al usuario que el instrumento no puede ser
calibrado.
Se le da la posibilidad al usuario de que solucione la no conformidad dentro un plazo de 5 días hábiles,
ya sea, enviando los accesorios faltantes, cambiando el instrumento por uno de similares características
o comunicando la reparación del mismo. En este último caso, se le asigna una nueva fecha de
programación del servicio.
Si el usuario no se comunica con la División de Metrología dentro de un plazo de dos meses, se
entenderá por desistido el servicio y tendrá que comunicarse con la División Financiera de la
Superintendencia de Industria y Comercio para que el dinero sea devuelto. En este caso el usuario debe
realizar una solicitud de devolución del dinero. La División Financiera verifica con la División de
Metrología, los motivos de la solicitud, valida la realización del pago e indica al usuario que realice la
solicitud de devolución ante el Tesoro Nacional.
3. Si el instrumento cumple con la inspección visual, se oprime el icono de Detalles en el software de
Administración de Servicios de Metrología, instructivo LM01-I06 y diligencia comprobante de recepción de
equipos formato LM01-F12. En la columna de recibir coloca un visto bueno ([Link].) y oprime aceptar;
imprime dos copias del comprobante de recepción e imprime dos desprendibles Formato LM01-F09 para
entrega del equipo al laboratorio.
Si el instrumento tiene embalaje, este se almacena en el cuarto posterior al área de recepción de equipos
y se señala en el desprendible que lleva el instrumento en el icono correspondiente.
Se informa a la persona que trae el equipo que al momento de recogerlo traiga consigo una autorización
escrita de la empresa propietaria del equipo, para su devolución. Si se realiza por empresa
transportadora, esta también debe tener dicha autorización.
4. El funcionario del área de recepción de equipos diligencia las casillas de: fecha, recibe, embalaje (si el
equipo lo trae consigo) en los desprendibles LM01-F09 se traslada el equipo al laboratorio que realizará
la calibración, en donde es entregado uno de los desprendibles para ser anexado al equipo como
etiqueta de identificación durante toda su estadía en la división.
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El otro desprendible es archivado en el área de recepción de equipos como constancia de la entrega del
equipo al funcionario del laboratorio respectivo mediante firma y fecha.
El funcionario que recibe el equipo, lo lleva al laboratorio correspondiente.
5. El FUNCIONARIO DESIGNADO del laboratorio realiza la inspección detallada con el fin de verificar el
correcto funcionamiento del instrumento antes de proceder a la prestación del servicio. En caso que el
equipo presente fallas de funcionamiento y no se pueda realizar el servicio, el equipo es devuelto al área
de recepción de equipos y se le informa al cliente para que este solucione la no conformidad dentro un
plazo de 5 días hábiles, ya sea, cambiando el instrumento por uno de similares características o
comunicando la reparación del mismo. En este último caso, se le asigna una nueva fecha de
programación del servicio.
Si el equipo cumple con la inspección detallada es almacenado en el área de “equipo por calibrar“ hasta
el momento en que se inicia la calibración. Si una vez empezada la calibración, el instrumento presenta
fallas de funcionamiento, se genera un reporte de prueba, de acuerdo con el instructivo LM01-I07
“Elaboración de certificados de calibración”.
Calibración en sitio
La empresa solicitante del servicio de calibración en sitio, deberá realizar con la suficiente anticipación a la
fecha programada para la calibración, las actividades de limpieza, ajuste, mantenimiento o reparaciones que
sean necesarias de los equipos que van a ser calibrados, para garantizar su correcto funcionamiento.
De acuerdo con la magnitud de medición y la clase de equipo, existen requisitos adicionales que se
especifican en los anexos 1, 2, 3, 4, 5 y 6.
6.4 Calibración de equipos
Objetivo: Realizar la calibración de los equipos de medición.
El funcionario del laboratorio sigue los procedimientos de calibración y/o medición que apliquen para el equipo
y el trabajo programado.
Diligencia los siguientes campos en la etiqueta de identificación (LM01-F09) que porta el equipo: No.
consecutivo, Fecha de calibración y No. de certificado /informe.
Después de realizado el trabajo, el equipo se almacena en el área de “Equipos calibrados” del laboratorio,
hasta el momento en el que es entregado de vuelta al área de recepción de equipos.
Se realiza el certificado de calibración de acuerdo con el instructivo LM01-I07 “Elaboración de certificados de
calibración”.
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Calibración en sitio
El funcionario asignado diligencia el formato LM01-F02 “Entrada y salida de equipos, el cual debe ser
autorizado por el FUNCIONARIO COMPETENTE de la División de metrología y debe reposar en los archivos
de la vigilancia.
Si es necesario, se elabora una carta dirigida a las autoridades aeroportuarias o terrestres, para el libre
tránsito de el(los) equipo(s) patrón por parte del funcionario que va a realizar la calibración.
Durante la prestación del servicio, el funcionario debe diligenciar el formato LM01-F18, el cuál debe ser
firmado tanto por el representante de la empresa como por el funcionario de la Superintendencia de Industria
y Comercio.
Finalmente, el registro de calibración en sitio (formato LM01-F18), es fotocopiado; la copia la archiva el
laboratorio que presta el servicio.
6.5 Entrega de equipos – certificado/ reporte
Objetivo: Entregar y almacenar equipo al área de recepción de equipos para su posterior entrega al cliente.
Duración: Un día.
Después de que el equipo ha sido calibrado, el laboratorio lo devuelve al área de recepción de equipos, junto
con su respectivo certificado de calibración.
El encargado del área de recepción diligencia el número de certificado correspondiente a ese instrumento en
el desprendible que guarda en su archivo y este lo adjunta al equipo calibrado; firma el desprendible (LM01-
F09) que venía con el equipo y lo devuelve al funcionario del laboratorio.
El instrumento es almacenado en el área de recepción de equipos y allí permanece almacenado hasta que el
usuario se acerque a recogerlo.
El certificado de calibración LM01-F10 ó LM01-F11 ó reporte de prueba según el caso, es generado y llevado
a la jefatura de la División para que el FUNCIONARIO COMPETENTE revise y firme el certificado. Una vez
firmado el certificado, la secretaria elabora la carta remisoria dirigida al usuario para que sea firmada por el
FUNCIONARIO COMPETENTE, luego envía una copia radicada al Centro de Documentación e Información
y otra es archivada en el área de recepción de equipos.
Si la calibración corresponde a un servicio en sitio, el certificado y la carta remisoria son enviadas por correo
certificado al usuario del servicio. De lo contrario, el certificado y sus copias regresan a la División de
Metrología; el certificado es guardado en el archivador tipo fuelle destinado para tal fin en el área de recepción
de equipos para ser entregado al cliente junto con el instrumento de medición.
Se verifica que la persona que va a retirar el equipo traiga autorización de la empresa, si no la trae se realiza
una llamada para confirmar la entrega del equipo. Confirmada la autorización, se diligencia el comprobante de
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entrega formato LM01-F13 donde se hace la anotación de que el equipo es entregado con su respectivo
certificado de calibración y se consigna el número asignado a ese documento. Si no se puede verificar la
autorización, no se entregan los equipos.
Se verifica que todos los accesorios que se enumeran en la etiqueta de identificación del equipo en el icono
de observaciones se entreguen con él.
Se verifica si trajo embalaje en el icono de embalaje, si lo tiene, tomarlo del cuarto posterior al área de
recepción.
La persona que recibe el equipo puede verificar su estado y firma en las copias de comprobante de entrega
como constancia.
Calibración en sitio
Una vez prestado el servicio de calibración en las instalaciones del cliente, el funcionario responsable de
dicha calibración entregará los datos, solicitados por el Sistema de Prestación de Servicios de Metrología, al
responsable de la recepción y entrega de equipos para la emisión del respectivo certificado de calibración.
El funcionario responsable de la calibración debe hacer entrega del certificado de calibración dentro de los
siguientes ocho (8) días hábiles después de terminada la calibración. El ingreso de los equipos que fueron
utilizados en la prestación del servicio se debe registrar en el formato LM01-F02.
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Anexo.
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
GD01-M01 Manual de archivo y retención documental
LM01-F09 Recepción de equipos - Inspección visual
SC01-F06 Normograma
LM01-F02 Entrada y salida de equipos.
LM01-F18 Registro de calibración en sitio o evaluación metrológica
LM01-F07 Cotización de servicio de calibración.
LM01-F08 Programación servicio de calibración.
LM01-F09. Desprendible
LM01-F10 Certificado de calibración
LM01-F11 Certificado de calibración – D.K.D
LM01-F12 Comprobante de recepción de equipos
LM01-F13 Comprobante de entrega de equipos
Anexo 1. Laboratorio de masa.
Anexo 2. Laboratorio de Volumen
Anexo 3. Metrología dimensional.
Anexo 4. Laboratorio de Densidad.
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Anexo 5. Laboratorio de Fuerza.
Anexo 6. Laboratorio de Medidores de energía.
