Instructivo Trazabilidad
Índice
1.- Abastecimientos............................................................................................................................3
1.1.- recepción de documentos......................................................................................................3
1.2.- incorporación de datos en sistema Innova.............................................................................3
1.2.1.- Guías Centro....................................................................................................................3
1.2.2.- Envíos recepcionados......................................................................................................4
1.2.3.- Lotes................................................................................................................................5
1.3.- Incorporación de datos en tabla de abastecimientos............................................................5
2.- Producción....................................................................................................................................5
obtención de datos........................................................................................................................5
Actualización y registro de tablas de producción...........................................................................8
Actualización de base de datos..................................................................................................9
Registro de datos en tabla de producción................................................................................10
Cierre y cuadratura de lote.......................................................................................................12
Destinación......................................................................................................................................13
Despacho Frigorifico.....................................................................................................................13
Base Despachos............................................................................................................................13
Control interno.................................................................................................................................15
Actualización BD Innova...........................................................................................................15
Actualización BD Traza SP.........................................................................................................16
Match de datos........................................................................................................................16
Otros................................................................................................................................................19
Estados de lotes...........................................................................................................................19
Desechos......................................................................................................................................22
Cuadratura de RE.........................................................................................................................23
1.- Abastecimientos
1.1.- recepción de documentos
La recepción de documentos se realiza de manera virtual (correo electrónico), esta se recibe antes
de la llegada de los TT a planta con el objetivo de que se realice un “Pre-lote” de registro
Existen registros de documentaciones referentes a las MMPP de clientes en el que se identifican
sus tiempos de cosecha, traslado, salida desde centro de cultivo y llegada a planta, así como
también se verifica que la documentación que de ingreso sea correctamente asociada entre CAM,
CSM, declaraciones de garantía, archivo de carga, certificados y guías de despacho. Si alguna de
estas presenta algún dato anómalo que perjudique la trazabilidad de producto en planta debe
informarse y aclarar la situación a la brevedad.
1.2.- incorporación de datos en sistema Innova
Una vez validada la información y verificado que estas correspondan entre sus documentos
asociados se procederá a realizar la incorporación de datos en las consultas “Guía Centro”, “Envíos
Recepcionados” y “Lotes”
1.2.1.- Guías Centro
(ruta de acceso: Grupo recepciones\carpeta trazabilidad\Guía centro)
Ilustración 1
Ilustración 2
Ilustración 3
Los datos resaltados en la ilustración 1, para incorporar en guía centro, principalmente se obtienen
de archivo de carga y guía de despacho (GD).
Fecha salida centro: Fecha de emisión de primera GD asociada
Fecha de recalada: Fecha indicada en archivo de carga
Transporte: Nombre de transporte indicado en GD y archivo de carga
Matadero: Nombre de planta de faenamiento indicada en GD
Los datos resaltados en la ilustración 2 para incorporar en guía de centro principalmente se
obtienen de los documentos de declaración de garantía y certificado sanitario.
Como observación, estos detalles en la ilustración 2 y 3 están asociados a un lote, por lo tanto,
pueden tener 1 o números de documento por cada campo con un límite de registro de 5 por fila
para no perjudicar las declaraciones juradas en “sistema trazabilidad”
Declaración de garantía: N.º de declaración de garantía
Jaula: N.º de jaula en declaración de garantía
Cepa: Código de cepa en certificado sanitario
Piezas: Cantidad de piezas en declaración de garantía
Los datos resaltados en la ilustración 3 para incorporar en guía de centro principalmente se
obtienen de los documentos de GD, certificado sanitario y Certificado de autorización de
movimiento (CAM).
Fecha informe despacho: Fecha de GD
Fecha Certificado Mov.: Fecha CAM
Certificado Sanitario: N.º. certificado sanitario
Informe despacho: N.º de GD
Certificado movimiento: N.º de CAM
1.2.2.- Envíos recepcionados
(ruta de acceso: Grupo recepciones\carpeta trazabilidad\envíos recepcionados)
Ilustración 4
Los datos resaltados en la ilustración 4, para incorporar en la consulta “envíos recepcionados” se
obtienen de la consulta “declaración de Abastecimiento – Guías” y desde información
SERNAPESCA (abastecimientos)
Pieza: N.º de piezas por GD de la columna Piezas Recep. En “declaración de
Abastecimiento – Guías”
Peso (kg): Peso por GD de la columna WFE Recep. En “declaración de Abastecimiento
– Guías”
Carta de porte: N.º de CAM asociada a la GD
Cantidad máxima: Cantidad de piezas por CAM en sistema SERNAPESCA\abastecimientos
inweigth: Cantidad de peso por CAM en sistema SERNAPESCA\abastecimientos
1.2.3.- Lotes
(ruta de acceso: Grupo Administración de procesos\Carpeta procesos\Lotes)
En el momento que se validen los datos de recepción en planta y se identifique que no habrá mas
ingreso asociado al lote se procede al llenado de datos de las columnas resaltadas en la ilustración
5
Dimensión 1: Cantidad de piezas del Lote
Dimensión 2: Cantidad de peso del Lote
1.3.- Incorporación de datos en tabla de abastecimientos
2.- Producción
obtención de datos
Debido a que las cuadraturas de producción deben ser exactas para no levantar datos falsos o
erróneos para las declaraciones en SERNAPESCA, los datos serán extraídos de la consulta
“base_Cierre Mes”
Se seleccionará el cliente y periodo del mes hasta la fecha actual, con el fin de llevar un registro
mensual de materia prima procesada y empacada. La columna para filtrar es “Estado” dejando
solo los que incluyan el término “Paquete”
Se extrae la información en formato Excel desde “Herramientas/Exportar/Excel…
Seleccionar la dirección de guardado, exportar en modo “value” y finalizar con “Export>”
Actualización y registro de tablas de producción
Para iniciar los documentos a actualizar se encuentran en la dirección:
-OneDrive - Entrevientos S.A\Trazabilidad\2_Producción\”AÑO”\”MES” para las lotes de años
anteriores
-OneDrive - Entrevientos S.A\Trazabilidad\2_Producción\”MES” para los lotes del año en curso
Los nombres de los archivos varían de acuerdo el lote que se esté trabajando y con el estado del
lote, ya sea si este se encuentra con sus producciones terminadas o con producciones pendientes.
-Producción 032-01 BRS.xlsx (Lote cerrado)
-Pre-producción 039-01 BRS.xlsx (lote con producción pendiente)
Adicionalmente existe un archivo mensual que se debe actualizar día a día, este permite revisar las
producciones diarias identificando sus lotes, código de producto, conservación, toneladas, piezas y
fechas.
-Análisis Lote “Mes”
Actualización de base de datos
Para llevar el registro de las producciones y después de haber exportado la información de
empaque desde “Base_Cierre mes” es necesario actualizar la base de datos, para ello es primordial
limpiar la base existente sin eliminar las columnas finales en amarillo y manteniendo los
enunciados y luego, solo seleccionando los datos de lo exportado, llevarlo a la matriz de datos de
producción.
“Base_Cierre mes”
Hoja “sheet” BD Lote
Registro de datos en tabla de producción
Para el registro de datos en la tabla de producción se debe considerar que las declaraciones de
producción planta (DPP) en SERNAPESCA se digitarán con fecha y cantidad de toneladas iguales a
las indicadas por las tablas y existirán excepciones por validación del encargado de trazabilidad.
Para la lectura de la tabla, se considerarán las columnas:
-Toneladas netas Toneladas empacadas por fecha y código de producto
-Toneladas recepción Toneladas de MMPP utilizada para el producto en su fecha y código
referente
-Toneladas desechos Toneladas diferenciales Tn Recepcion−Tn Netas
-Piezas reales suma de piezas enteras procesadas
Para el registro de producciones del día incompletas se usarán cálculos dinámicos en un apartado
lateral de la tabla. A esta será necesario llenar los campos de condiciones para su cálculo, los
campos son:
- Año - Conservación - Tn recepción
- Mes - Código producto - Tn desecho
- Día - Tn netas
Cierre y cuadratura de lote
Al momento de que el lote se considere sin producto en tránsito se procede a abastecer la ultima
CAM disponible, con ésta se cuadrará al total de piezas y toneladas de la tabla dinámica de
producción del lote, así la ultima CAM tomara como dato la diferencia entre lo sus totales de tabla
dinámica menos totales declarados en abastecimiento.
Tomar en cuenta que los filtros a considerar en la tabla dinámica deben ser
Lote lote en producción y cuadratura
Estado solo considerar Estado “paquetes”
IS En instrucción de salida, se deben considerar todos los datos disponibles
Tipo proceso solo proceso normal
Tipo Caja todos menos en “blanco”
Destinación
Para el proceso de destinación se declaran los kilos correspondientes a la guía de despacho
enviada por el departamento de frigorífico, la cual debe ser validada por el cliente para luego ser
destinada a la base de SERNAPESCA.
Despacho Frigorifico
En la pestaña “Despachos Frigorifico”, se verifican las guías de despacho correspondientes a los
camiones que serán despachados.
Base Despachos
La pestaña “Base Despachos”, es una base que lleva el registro del “caja a caja” de cada guía de
despacho, esta base se exporta a una base de Excel “Despachos
Febrero”
La base de excel “Despachos Febreros”, debe ser actualizada para cada nueva guía de despacho
que se genere.
Luego se actualiza, se confirma que el peso objetivo y los productos coincidan con el peso indicado
en la guía de despacho.
Una vez verificada la GD y haber generado el folio de DDP, se toma registro de este referente a la
fecha de la GD su correlativo, su folio de DDP, cliente, guía cliente y destino. En caso de que esta
tenga alguna observación, se indica en la columna correspondiente a su campo “observacion”
para indicar si esta guía sufre modificaciones, redestinos por decisiones comerciales u otra
ocasional.
Control interno
El objetivo del control interno es validar los datos ingresados en sistema de SERNAPESCA y que
sean congruentes con los datos de producción de planta.
El archivo se actualiza de manera semanal.
Por el peso del cruce de bases de datos, éste se encuentra en la ruta:
-OneDrive - Entrevientos S.A\Trazabilidad\traza.PBI
Actualización BD Innova
Para iniciar, las bases de datos se actualizan por semana, todos los lunes, en primera instancia la
se procede con los datos que entrega “Base Cierre_Mes” del mes en cuestión, la información de la
consulta de innova se incorpora en el documento de ruta:
- OneDrive - Entrevientos S.A\Trazabilidad EV 2022\00_BDs\Bases de datos_\Bases Innova
- Nombre del documento “año”&“numero mes”-Bases de Datos “nombre de mes”, ejemplo
(2303Bases de Datos Marzo.xlsx)
luego se actualiza la el archivo traza.PBI
Actualización BD Traza SP
Para la actualización de la segunda base de datos visitar ruta
- Entrevientos S.A\Trazabilidad EV 2022\00_BDs\Bases de datos_\SP
En el documento “Bases sernapesca” se debe tomar el reporte de la página de SERNAPESCA de
producción de planta, se copian los datos sin sus títulos y se incorporan desde la celda “C2”.
considerar que la revisión de los datos en campos calculados como lo es la columna AI “Bbodega”
es imprescindible para un cálculo correcto. Es necesario que todos los campos estén completos
con un nombre de bodega referente en donde fue extraído el producto y donde se almaceno para
considerar todos los cambios realizados en sistema, es por ello por lo que los resultados variaran
dependiendo de su folio de origen, para ello se filtraran los campos con celdas vacías y se
rellenaran de manera manual al igual que los campos con siglas “#N/D”
Match de datos
Una vez finalizado el ingreso de datos en BD y haber actualizado la información en Power BI
Al tener ambas tablas actualizadas el match se genera al momento de tener ambos códigos y
fechas coincidentes, así se verifica que las producciones sean iguales tanto en planta como los
datos ingresados en SERNAPESCA
Los colores indicaran si la producción es correcta referente a su código y fecha:
sin desviación
con sobre producción
con falta de producción
Es de esta forma el cómo se verifica la existencia de movimientos de RE en el proceso, con el fin de
corroborar fechas de movimiento de producto y en qué fecha se empaca, además indica de
manera preventiva donde existen kilos mal producidos para aplicar acciones correctivas e incluso
en qué fecha y código falta declarar producción, así poder generar con mayor seguridad los
despachos o declaraciones de destino
Otros
Estados de lotes
- Identificación de lotes Planta
Para la identificación por semana de Lotes en proceso en planta se visita la consulta “Estado
avance de lotes”
Se selección la semana en revisión
- Identificación de guías de centro asociadas al lote
Una vez revisada la información que se comparte por parte de los clientes como archivo de carga y
detalles de guías de despacho, CSM, CAM, declaraciones de garantía, se puede recurrir a
“declaración abastecimiento guía” para el detalle de ingreso registrado por cada TT o guía de
despacho
Luego, se completa la tabla del archivo “Estado de lotes” y se envía por correo a quienes
corresponda a las 4 pm.
En este reporte se detalla de manera adicional la fecha de cierre productivo del lote
Desechos
Para el complemento de descartes disponibles, existe un registro de cada descarte reportado a
Sernapesca en el que se incorpora el lote fecha de lote, fecha productiva y su declaración asociada
para distintos balances internos de planta. De esta forma, se va realizando un balance de
producción y destino con el fin de demostrar un stock disponible de la planta.
El stock disponible de planta se reporta a cierre de turno (16:00 hrs) con copia al encargado de
patio para mantener un flujo de información optimo y actualizado.
Imagen de registros
Matriz de stock y despachos pendientes de descartes
Control de stock por lote
Creación de anexos
Los datos ingresados en Excel con ruta OneDrive\OneDrive - Entrevientos S.A\Trazabilidad EV
2022\01_Trazabilidad SP\04_Desechos.
En la ruta mencionada anteriormente se encuentra el archivo Excel “Desechos -año-”, en el cual,
se debe actualizar los datos de los lotes que ingresan con MMPP como se muestra a continuación.
Finalmente, se extrae el Stock del código de producto 22153 de la página de sernapesca que nos
indican los kilos disponibles para destinar según fecha de producción. Se completan los datos de la
pestaña “Anexo” con los kilos entregados por el stock y dependiendo de la cantidad de bins que
van a ser retirados, calculados con un peso promedio de 650 kilos.
El detalle se envía vía correo al Encargado de Medio Ambiente.
