ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO PÁGINA

INTRODUCCIÓN i

CAPÍTULO I
AUDITORÍA OPERACIONAL 01

1.1 AUDITORÍA 01

1.2 AUDITORÍA OPERACIONAL 02

1.2.1 Definición 02
1.2.2 Propósitos de la auditoría operacional 03
1.2.3 Diferencias básicas entre auditoría financiera y la auditoría
Operacional 03
1.2.4 La auditoría interna y la auditoría operacional 04
1.2.5 Funciones de la auditoría operacional 05
1.2.6 Conceptos relacionados con la auditoría operacional 06
1.2.7 Justificación de la necesidad de realizar una auditoría operacional 07
1.2.8 Ciclos de transacciones 07
1.2.9 Regularidad de aplicación de la auditoría operacional 07
1.2.10 Auditoría operacional como auditoría de las tres “e”
(Eficacia, Eficiencia y economía) 08
A) Eficacia 08
B) Eficiencia 09
C) Economía 10
1.2.11 Programa de auditoría 11
1.2.12 Metodología de la auditoría operacional 12
A) Familiarización 13
B) Investigación y análisis 14
C) Informe de auditoría operacional 14
1.2.13 Evidencia de auditoría 18
A) Importancia 18
B) Tipos de evidencia 18
C) Definición de fuentes de evidencia 19
1.2.14 Técnicas de auditoría operacional aplicables 20
 1.2.15 Referencia técnica para la práctica de la auditoría operacional 22

CAPÍTULO II

AUDITORÍA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Y ALMACENAMIENTO EN EMPRESAS COMERCIALES 23
2.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 24

2.2 FUNCIONES Y CONTROLES INTERNOS QUE DEBEN

AUDITARSE EN UNA AUDITORÍA OPERACIONAL A LA
ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS 24
a) Procesamiento de órdenes de compra 24
b) Recepción de mercaderías 25
c) Procesamiento de ventas 26
d) Almacenamiento de mercaderías 27
e) Despacho 27
f) Archivo maestro de inventario perpetuo 27

2.3 RIESGOS OPERATIVOS EN LA AUDITORÍA

OPERACIONAL DE INVENTARIOS 28
2.3.1 Enfoque COSO 28
a) Elementos 29
b) Beneficios del enfoque COSO 32
c) Alcances y limitaciones 32
2.3.2 Selección de áreas débiles o críticas 33

2.4 METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA

OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS EN
EMPRESAS COMERCIALIZADORAS 38
2.4.1 Fase de familiarización 38
2.4.2 Fase de investigación y análisis 39
2.4.3 Fase de diagnóstico 41
2.4.4 Comunicación de resultados 42

CAPÍTULO III
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 43
3.1 INVENTARIO 43
3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS 44
3.3 TIPOS DE INVENTARIOS EN EMPRESAS COMERCIALES 45
3.3.1 Inventario adquirido de proveedores locales 45
3.3.2 Inventario adquirido de proveedores del exterior 46
3.3.3 Mercaderías recibidas a consignación 46

3.4 MÉTODOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 46

3.4.1 Método ABC de inventario 47
3.4.2 Método de inventario justo a tiempo 49
3.4.3 El punto de re-orden 50
3.4.3.1 El nivel de inventario 51
3.4.3.2 Determinación de reservas de seguridad de inventarios 52
3.4.4 Lote económico de pedido 52
3.4.4.1 Modelo del tamaño del lote económico (E o Q) 53

3.5 COSTOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 56

3.5.1 Valuación de inventarios 56
3.5.2 Costos de almacenaje de inventarios 57
A) Costo unitario 57
B) Costo de almacenamiento 57
C) Costo de pedido 58
D) Costo de mantenimiento de inventario 58
E) Costo total incrementado 59

3.6 CONTROL DE INVENTARIOS 59

3.6.1 Registro de inventario 59
3.6.2 Control Contable 59
3.6.3 Control Físico 60
3.6.4 Control del nivel de inversión 60
3.6.5 Control de almacenamiento 61

3.7 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN 62

3.7.1 Organización de almacenes 64
A) Área de recepción e inspección 64
B) Área de almacenamiento 65
C) Área de distribución y despacho 66

CAPÍTULO IV
EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR 67
 4.1 COMERCIALIZADORAS DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR 67

4.2 FORMAS DE CONSTITUCIÓN 67

4.2.1 Empresas individuales 67
4.2.2 Sociedades Mercantiles 68
4.2.3 Sociedad Anónima 68

4.3 CARACTERÍSTICAS DE ESTAS EMPRESAS 68

4.4 LEGISLACIÓN APLICABLE 69

4.4.1 Código de comercio (Decreto 2-70) 69
4.4.2 Código Tributario (Decreto 6-91) 69
4.4.3 Ley del impuesto al valor agregado (Decreto 27-92) 69
4.4.4 Ley del impuesto sobre la Renta (Decreto 26-92) 70
4.4.5 Código de Trabajo (Decreto 14-41) 70
4.5 INVENTARIO DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR 71

CAPÍTULO V
AUDITORÍA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO Y
ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍAS, EN UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA
DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR. (CASO PRÁCTICO) 72

5.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA MULTIHOGAR, S.A. 73

5.1.1 Antecedentes de la empresa. 74
5.1.2 Elementos de la planificación Administrativa 75
A) Misión del negocio 75
B) Visión empresarial 76
5.1.3 Aspectos de la organización de la empresa 76
5.1.4 Marco Jurídico-legal 76
5.1.5 Funciones de la empresa 77
A) Administrativa-financiera 77
B) Contable 77
C) Compras 77
D) De ventas 77
E) De Cobros 78

5.1.6 Organización Administrativa 78

5.1.7 Mercado objetivo 79
5.1.8 Políticas de ventas de la empresa 79
 5.1.9 Productos que ofrece la empresa 81
5.1.10 Método de aprovisionamiento del producto 81
5.1.11 Situación financiera de la empresa 82
5.1.12 Competidores 83
5.1.13 Ubicación de la empresa 84
5.1.14 Objetivos de la empresa 84
A) Generales 84
B) Específicos 84
5.1.15 Puntos críticos o débiles a auditar 85

5.2 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 85

5.2.1 Índice de papeles de trabajo 86
5.2.2 Carta Compromiso y Memorándum para
la ejecución de la auditoría 87
5.2.3 Desarrollo de la fase de familiarización 96
5.2.4 Desarrollo de la fase de investigación y análisis 106
5.2.5 Desarrollo de la fase de diagnóstico 144
5.2.6 Presentación de resultados 151

CONCLUSIONES 177

RECOMENDACIONES 179

BIBLIOGRAFÍA 181
 INTRODUCCIÓN

El agitado y cambiante entorno actual presenta un cúmulo de condiciones de operación

que exigen a las empresas una mayor consideración de la auditoría como la herramienta
principal para realizar una evaluación constante y profunda de sus operaciones internas en
términos de verificar si las mismas cumplen con los objetivos para el cual se fundó el ente
organizacional.

Dada la configuración de la empresa como un conjunto de ciclos interrelacionados e

interdependientes, es viable dividir las distintas operaciones en una tipología de ciclos
que, en primera instancia, sean abordables desde el punto de vista de una metodología de
evaluación concreta que permita obtener resultados específicos, así como también que
permita atender las diversas necesidades de evaluación y mejoramiento del control interno
como la actividad continua de asegurar que la estructura funcional de la empresa se adapta
a sus propósitos fundamentales de existencia.

Dentro de ese contexto, la auditoría operacional reviste vital importancia en cualquier

organización, puesto que su aplicación supone un examen y evaluación de las operaciones
de la empresa buscando determinar si estas se realizan de forma eficiente, efectiva y
económica; además, permite establecer si las políticas, métodos y procedimientos
congruentes con el giro de negocios y la misión empresarial, se cumplen.

Este examen meticuloso, en el entendido de que es un proceso formal, crítico e intensivo

de auditoría de ciclos de transacciones, es un medio por el cual la organización puede
identificar de forma oportuna, situaciones y hechos que le afecten, y desarrollar acciones
encaminadas a corregirlas para acoplarlas al marco estratégico del negocio.

i Auditoría Operacional
Para la empresa Multihogar, S.A., dedicada a la comercialización de productos
domésticos en general, las condiciones actuales de operación del área de inventarios y
almacenamiento presentaban ciertas deficiencias, por lo cual la Gerencia de la empresa
solicitó la realización de una auditoría operacional para establecer las operaciones críticas
que obstaculizaban el logro de sus objetivos de comercialización de productos para el
hogar.

Considerando la solicitud de la empresa, a través del presente informe de tesis se

procedió a realizar la auditoría, utilizando la metodología que describen los Boletines de
Auditoría Operacional y los lineamientos básicos que proveen las Normas Internacionales
de Auditoría.

Los resultados del estudio mostraron ciertos hallazgos de ineficiencias que afectaban el
área del inventario y almacenamiento de mercarías de la empresa, generando riesgos tanto
operativos como financieros para el logro de sus objetivos de comercialización. Estos
resultados se discutieron para posteriormente ser consolidados en un informe de auditoría
que se presentó a la Gerencia General y a los Departamentos involucrados, con
recomendaciones específicas para reducir las actividades críticas o débiles que afectaban a
la empresa.

En el Capítulo I de la presente investigación se desarrollan los aspectos generales de la

auditoría operacional como metodología del estudio de los ciclos de transacciones de la
empresa. El Capítulo II aborda los elementos de la auditoría específica de la
administración de inventarios y almacenamiento, así como lo relacionado con la
evaluación de riesgos operativos dentro de las actividades de negocio de las empresas.

El Capítulo III describe la administración de inventarios, con su clasificación, tipología,

sistemas y costos de administración. Capítulo IV describe a las empresas
comercializadoras de productos para el hogar.

ii
Por su parte, el Capítulo V presenta el caso práctico de la auditoría operacional realizada a
la administración del inventario y almacenamiento de mercaderías en la empresa
Multihogar, que además de sus generalidades, muestra el desarrollo de la auditoría a
través de las fases de familiarización, investigación y análisis, diagnóstico y comunicación
de resultados por medio del informe de auditoría dirigido a la Gerencia General y al
personal involucrado.

En la parte final del informe se incluyen las conclusiones y recomendaciones derivadas de

la auditoría operacional realizada.

iii
 CAPÍTULO I
AUDITORÍA OPERACIONAL

El empresario moderno se ve en la necesidad de evaluar constantemente los procesos y

operaciones del giro normal del negocio, para asegurar su correspondencia con los
objetivos establecidos. Esto sucede dado que en la era moderna, las empresas asisten a un
fenómeno en el que teorías como la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de
información, justo a tiempo y otros nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión
empresarial en forma cualitativa y mensurable, surgen para asegurar que la empresa
satisfaga con precisión las necesidades de su mercado, de sus colaboradores y accionistas.

Es bajo este contexto que los sistemas de control asumen un papel relevante al permitir
realizar y obtener evaluaciones permanentes de procesos que posibilitan la maximización
de la eficiencia, eficacia y productividad de la empresa. La instrumentalización de estos
sistemas de control se da a través de las auditorías que se aplican en las empresas dentro
de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como
parte de la evaluación.

Para este propósito de evaluación se cuenta hoy con una metodología que permite la
evaluación de procesos, denominada en la presente investigación como auditoria
operacional. Con el objetivo de brindar al auditor los suficientes elementos de juicio para
la ejecución de una auditoria operacional, se presentan en este capítulo las diferentes
definiciones y conceptos aplicables en la actualidad para la misma.

1.1 AUDITORÍA

“Es la recopilación y evaluación de datos sobre información cuantificable de una entidad

económica para determinar el grado de correspondencia entre la información y los
criterios establecidos” (1:1).

1 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2 AUDITORÍA OPERACIONAL

La auditoría operativa tiene marcadamente un enfoque moderno como una vía para hacer
a la empresa más competitiva. A través de su aplicación se obtiene un examen cuidadoso
y preciso que fundamenta la realimentación de procesos internos organizacionales, para
realizar mejoras, adaptaciones o cambios que se justifiquen según el propósito establecido
por el ente empresarial.

1.2.1 Definición

“Es examinar y evaluar sistemáticamente las operaciones de una entidad con el propósito
de determinar si está operando en forma efectiva y eficiente, así como establecer el
cumplimiento de las políticas, métodos y procedimientos de la entidad efectuando
recomendaciones para asegurar la observancia de dichas políticas”.(12:2)

Es el proceso de valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en

forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y
procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas; si se utilizan los recursos
de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para
así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

Se puede afirmar que esta auditoría es la que se encarga de promover y asegurar el

mantenimiento de la alta eficiencia en las operaciones de negocio de la empresa, además
de evaluar la calidad de sus operaciones.

En resumen, la auditoría operacional permite evaluar la calidad de las operaciones

enfocando su examen, herramientas y metodología, a la contribución de una mayor
eficiencia operativa y a la optimización en el uso de los recursos organizacionales.

2 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2.2 Propósito de la auditoría operacional

La auditoría operativa formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos,
gerenciales y operativos de la empresa, poniendo énfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros; mediante
aplicación de políticas, controles operativos y acciones correctivas, desarrolla la habilidad
para identificar las causas de problemas operacionales y explicar los síntomas adversos
derivados de la ineficiente administración.

En ese sentido, el objetivo de la auditoría operacional es identificar las áreas de reducción

de costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines
constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas, evaluando si la función o
actividad bajo examen, podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno
de sus objetivos es determinar si la producción o distribución de un departamento, cumple
con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y
pronósticos, así como también los Estados Financieros.

1.2.3 Diferencias básicas entre la auditoría financiera y la auditoría

operacional

La auditoría operacional difiere desde el enfoque que toma la evaluación, dado que el
auditor operacional va enfocado a la evaluación de las operaciones para elevar la
rentabilidad de la empresa, mientras que el enfoque financiero busca fundamentalmente
dictaminar acerca de la razonabilidad de los estados financieros de la empresa.

A continuación se presenta un análisis comparativo para entender las diferencias entre la

auditoría financiera y la operacional.

3 Capítulo I – Auditoría Operacional

 Tabla 1
Diferencias entre Auditoría Financiera y Operacional

En Cuanto a: Financiera Operacional

• Evaluar la eficiencia, eficacia y economía de las
• Opinar o dictaminar sobre la razonabilidad de
operaciones para formular las recomendaciones
las cifras presentadas en los estados financieros
que corrijan dichas deficiencias o mejores las
de una entidad a de un periodo determinado.
mismas.
OBJETIVO
• Proporcionar confiabilidad de dichos estados • Contribuir al logro razonable de los objetivos
para usarlos en la toma de decisiones de para la de empresa.
gestión de la empresa.
• Limitado a las transacciones financieras y de • Ilimitado porque puede abarcar todas los
ALCANCE
control interno procesos y operaciones de la empresa.
• Hacia la situación financiera y resultados de las
• Hacia las operaciones y procesos del negocio en
ORIENTACIÓN operaciones de la entidad desde un punto de
el presente con proyección a futuro.
vista histórico.
• Principios de gestión de los diversos flujos de
• Normas internacionales de contabilidad y de
MEDICIÓN procesos que aseguran eficiencia, eficacia y
información financiera.
economía en las operaciones
• El método lo determina el auditor de acuerdo a
su criterio y experiencia. Pueden adaptarse
MÉTODO • Las normas internacionales de auditoría. normas internacionales de auditoría financiera y
normas internacionales de auditoria interna.
• En primer plano usuarios internos tales como:
• Principalmente usuarios externos tales como:
la alta dirección, gerentes de áreas y
INTERESADOS Accionistas, ente fiscal, Bancos e Inversionistas
supervisores. Y en segundo plano el punto de
potenciales.
vista externo los accionistas.
• Un equipo formado Contadores públicos y
EJECUTOR • Un equipo de contadores públicos y auditores. profesionales de otras disciplinas especialistas
del área.
• Contenido cualquier aspecto de importancia de
• Su contenido esta basado esencialmente en
INFORME la administración o de las operaciones de la
aspectos de los estados financieros
empresa.
• Determinar las áreas débiles o críticas más
OBJETIVO DE EVALUACIÓN DE • Determinar la naturaleza y alcance de los
importantes para hacia ellas orientar todos los
CONTROL INTERNO procedimientos de auditoría que se aplicaran.
esfuerzos de auditoría operacional.

Fuente: Adaptado de http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm

1.2.4 La Auditoría Interna y la Auditoría Operacional

Actualmente los auditores internos han adoptado el término de auditor operacional, lo

cual obedece a que tradicionalmente la auditoría interna se ha ligado a brindar asesoría
gerencial, aunque el auditor interno no es también operacional. Desde luego debe
entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de evaluar el proceso
generador de información financiera, particularmente cuando en esta área se detecten
fallas de consideración.

4 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2.5 Funciones de la auditoría operacional

Entre las principales funciones de la auditoría operacional están las siguientes:

 Determinar el cumplimiento, en su ámbito de acción, de las disposiciones legales,

reglamentarias y administrativas.
 Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los
procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de cumplimiento.
 Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación de la
empresa.
 Evaluar el sistema de control interno del área operacional seleccionada, con base
en manuales de procedimientos y cuestionarios.
 Preparar, con base en la investigación inicial, el programa de auditoría dirigido a
las áreas críticas.
 Recopilar la información general del área operacional y documentar el estudio
mediante la preparación de papeles de trabajo.
 Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y controles
establecidos para lograr los objetivos.
 Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de las
recomendaciones emitidas por la auditoría.
 Atender todas aquellas labores concernientes a la auditoría que le sean
encomendadas.
 Participar en la elaboración del Plan de Trabajo anual de la Auditoría.
 Asesorar a otros departamentos y a las demás áreas de la auditoría, en materia de
su competencia y de legalidad.
 Preparar el Informe anual de Labores de la auditoría Interna.
 Realizar el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de información que
emita la auditoría externa.

5 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2.6 Conceptos relacionados con la auditoría operacional

La auditoría operacional abarca distintos conceptos, entre los que se pueden mencionar
los siguientes:

 Operaciones: “Es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u

objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir,
etc.” (9:59)
 Proceso: Es la clave fundamental en la realización de una auditoria operacional,
entendido como “la secuencia ordenada de actividades que deben realizarse para
completar un trabajo al final del cual se obtiene un producto o servicio” (15:144).
Los procesos sostienen toda actividad de trabajo y están presentes en todas las
empresas. Como ejemplo, contabilidad realiza una serie de procesos para realizar
el registro de las transacciones económicas del negocio, obteniendo como
resultado, información financiera que es útil para la toma de decisiones a nivel
interno gerencial.
 Auditoría de procesos: Es el examen sistemático y lógico que se realiza en los
procesos de una empresa, el cual consta de las siguientes etapas:
a) Identificación del proceso: Es la revisión del estado del proceso identificando
alarmas que justifican la realización de una auditoria de procesos.
b) Indicadores o Alarmas: Es un punto establecido de una relación cuantitativa
entre dos o más cantidades las cuales adquieren importancia cuando son
comparadas con otras de su misma naturaleza. Son vitales cuando se pretende
evaluar la efectividad de un sistema o realizar comparaciones y estudios de
tendencias.

6 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2.7 Justificación de la necesidad de realizar una auditoría operacional

La auditoría operativa es importante dado que es el instrumento de control posterior sobre

la administración en general. Algunas de las circunstancias que indican la necesidad de
realizar una auditoría operacional, las cuales los administradores de entidades y los
auditores internos deben tomar en cuenta, son las siguientes:

 La necesidad de evaluar el desarrollo y funcionamiento de un proceso

implementado en la empresa, el cual debe efectuarse de manera periódica.
 Cuando se presentan indicadores o alarmas de ineficiencia y se desconocen las
causas.
 Para prevenir ineficiencias y promover el desarrollo de la empresa.
 Para anticipar cambios de procesos según lo requiere el mercado de la empresa o
su sector industrial.

1.2.8 Ciclos de Transacciones

Las auditorías se realizan dividiendo los procesos u operaciones en segmentos o

componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más manejable y
ayuda a la asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoría. La
mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como
dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por
completo independiente uno de otro.

1.2.9 Regularidad de aplicación de la auditoria operacional

Una auditoria operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado

específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo
requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de

7 Capítulo I – Auditoría Operacional

realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen.

Por lo tanto, la auditoria operacional es recomendable que se practique periódicamente, a

fin de que cumpla su objetivo de prevenir riesgos presentes y futuros para el negocio, de
una manera confiable y oportuna.

Debe prepararse un programa de revisiones que incluya la evaluación de todos los

procesos de la empresa en forma periódica, manteniendo especial atención en aquellas
operaciones de mayor riesgo, sea por monto de recursos invertidos o por el rendimiento
asociado.

1.2.10 Auditoría operacional como auditoría de las tres e (eficacia, eficiencia

y economía)

La auditoría ha evolucionado en las últimas décadas de tal forma que en la actualidad su

primordial objetivo es la evaluación de las distintas operaciones de la empresa que
permita aumentar su grado de eficacia, eficiencia y economía; tales criterios son
conocidos en la ciencia administrativa como las tres ¨E¨ de la gerencia. Estos criterios son
los que maneja la auditoría operacional, con el alcance que transciende los propósitos de
la auditoría financiera. Es conveniente por tanto, que antes de la ejecución de esta
especialidad de la auditoría, el auditor tenga claro el significado de los términos eficacia,
eficiencia y economía.

a) Eficacia: También denominada efectividad, consiste en alcanza r los objetivos

propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados por la administración del
negocio, de tal forma que las actividades, operaciones, proyectos, programas y gestiones,
sean efectivas. La eficacia es la esencia de cualquier gestión pues su misión es conducir a
la empresa hacia el logro de sus objetivos. Por principio no puede concebirse ningún ente
sin propósitos, pues no tendría razón de ser.

8 Capítulo I – Auditoría Operacional

El logro de los objetivos estratégicos es responsabilidad de la gerencia de la empresa, para
lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos
objetivos de la organización, fijando metas a alcanzar, las cuales podrán ser cuantitativas
y cualitativas.

 Metas cuantitativas: Son aquellas que son medibles y cuantificables para un

determinado periodo de tiempo, como por ejemplo el volumen de ventas para un
determinado periodo de tiempo .Este tipo de metas debe estar claramente señalado en
la programación de operaciones de cada año.
 Metas Cualitativas: Son metas difíciles de cuantificar porque están influenciadas
por la subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atención a los clientes, mejorar la
calidad de la capacitación, mejorar la calidad de la mercadería, etc. Este tipo de metas
corresponde a los objetivos de los diferentes programas que deben desarrollar en la
empresa y su medición presenta mayor dificultad, que de las metas cuantitativas.

b) Eficiencia: La eficiencia es el criterio principal que fundamenta la auditoría

operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones, con un estándar de
desempeño a una medida que se utiliza para criterio de comparación.

No obstante, para la auditoría operacional se manejan en forma independiente los

criterios de eficacia, eficiencia y economía. La eficiencia se expresa normalmente en
términos porcentuales.

Estándar de Desempeño
EFICIENCIA = Índice Actual x 100

9 Capítulo I – Auditoría Operacional

Por ejemplo, la medición de la eficiencia en las recepciones de bobinas de plástico en una
industria maquiladora de bolsas, contado desde que el producto arriba a las instalaciones
de la empresa, puede ser medida de la siguiente forma:

23 minutos
EFICIENCIA =
x 100

31 minutos

EFICIENCIA = 74%

c) Economía: Economía desde el punto de vista de la auditoría operacional,

consiste en el desarrollo de las operaciones al costo mínimo posible, o sea gastar
solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta o
resultado deseado.

En auditoría operacional lo más económico es no gastar dinero, pero el no gastar impide

alcanzar los objetivos y las metas deseadas para la organización, por lo tanto la economía
debe visualizarse en función de dichos objetivos y metas optimizando el uso de los
recursos disponibles.

La administración financiera, el control interno y la auditoría, tienen como piedra angular

suministrar información razonable y oportuna acerca de los costos en el logro de los
objetivos, metas y resultados deseados; o en el proceso para lograrlos, por lo tanto la
economía de las operaciones en las empresas se expresa en términos monetarios.

1.2.11 Programa de auditoría

Es un documento que prepara el auditor operacional en el cual plasma las instrucciones

detalladas para la recuperación total de evidencias de un área evaluada o de toda la
auditoria, que incluye los procesos de auditoría, pruebas de auditoría, tamaños de la
muestra a evaluar y oportunidad de las pruebas.

10 Capítulo I – Auditoría Operacional

Este programa se adecúa en función de las áreas que se quieren evaluar, así como del tipo
de negocio que desarrolle la empresa. Como ejemplo de este programa se tiene el
siguiente:

AUDITORÍA OPERACIONAL
EMPRESA XYZ, S.A.
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2009
Auditor Responsable: PT: AA Fecha:
Tiempo Previsto: Hecho por:

 GENERALIDADES DE LA EMPRESA:
 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA:
 ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL:

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
1 Est. Real Realizó
FAMILIARIZACIÓN
A) Estudio Ambiental
Solicite información para establecer y valuar la rotación de inventarios,
razones financieras, estructura organizacional, procedimientos y
políticas operacionales, verifique y recopile información sobre
reglamentación y leyes aplicables; así como en la medida de lo posible
solicite información sobre la competencia.
B) Estudio de la Gestión Administrativa
Obtenga información sobre los órganos de planeación, organización,
dirección y control de la empresa objeto de estudio.
C) Visitas y Entrevistas
Observe cada proceso relacionado con la administración de inventarios,
entreviste a los involucrados.
PASO Horas Horas Se
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
2 Est. Real Realizó
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
A) Entrevistas
Efectué cuestionarios, entrevistas tanto a nivel ejecutivo como
operacional para obtener información de políticas y procedimientos.
B) Evaluación de la Gestión Administrativa
De la información obtenida en la fase anterior verifique:
 El grado de efectividad para anticipar los problemas que
emplea la administración.
 La estructura organizacional para establecer si son claras las
líneas de mando, autorización y responsabilidad de cada área.
 La calidad de información y oportunidad con que la
administración cuenta para la toma de decisiones.
 Compare los procedimientos y políticas con lo ejecutado.
C) Examen de Documentación

11 Capítulo I – Auditoría Operacional

 AUDITORÍA OPERACIONAL
EMPRESA XYZ, S.A.
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2009
Auditor Responsable: PT: AA Fecha:
Tiempo Previsto: Hecho por:
Efectúe el examen a la documentación obtenida para identificar HAO.

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
3 Est. Real Realizó
DIAGNÓSTICO
A) Fase Creativa
 Establezca estrategias administrativas para los HAO
 Establezca prioridad a los hallazgos de auditoría operacional
B) Revisión de Hallazgos
 Compare esquema con modelo existente y asegure la
importancia de la sugerencia
 Liste las diferencias encontradas de la comparación anterior.
 Ratifique los hallazgos, comentándolos con las personas
directamente involucradas.
 Asegúrese que son problemas cuya solución es factible.
PASO Horas Horas Se
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
4 Est. Real Realizó
INFORME DE AUDITORÍA
Elaborar el Borrador del Informe de la Auditoría, presentarlo a discusión
con el personal involucrado. Posteriormente elaborar el informe final a
presentar a la Gerencia General.
TOTALES

ELABORADO POR:
REVISADO POR:

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental.

1.2.12 Metodología de la auditoría operacional

“La metodología que se comenta en el Boletín de auditoría operacional, se simplifica en

tres pasos fundamentales: familiarización, investigación, análisis y diagnóstico, tiene un
carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el
desarrollo de la revisión.” (13:60)

12 Capítulo I – Auditoría Operacional

Esta metodología o pasos secuenciales a ser ejecutados por el auditor, se muestra de
forma esquemática en la Figura 1

Figura 1

Fuente: Tomado de http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm

a) Familiarización

El auditor debe familiarizarse con la operación que revisará dentro del contexto de la
empresa que está auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitirán
al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la
operación que se revisará en particular.

 Estudio ambiental
 Estudio de la gestión administrativa
 Visita a las instalaciones

13 Capítulo I – Auditoría Operacional

b) Investigación y Análisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar

la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en
cuestión. En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico.
Para lograr la objetividad referida es recomendable la utilización de técnicas como las que
enseguida se mencionan.

 Entrevistas
 Evaluación de la gestión administrativa
 Examen de la documentación

c) Informe auditoría operacional

“El informe sobre auditoría operacional es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor
del auditor.” (9:10)

Para que la auditoría operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado
a la acción. Además siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los
problemas existentes y de los posibles cambios.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en

relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales
establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Este enfoque permitirá así mismo proponer una adecuada solución a dichos problemas y
que surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejorar la eficiencia operativa.

14 Capítulo I – Auditoría Operacional

El auditor operacional para despertar interés en el lector debe evitar en lo posible el uso de
lenguaje muy especializado y poco común; evitando párrafos largos y complicados, así
como expresiones confusas. La redacción del Informe debe merecer especial atención por
parte del auditor para que tenga la aceptación que los empresarios esperan de él, en este
sentido el Informe debe:
 Despertar interés.
 Convencer mediante información sencilla, veraz y objetiva.
 Debe presentar propuestas constructivas que mejoren la situación
detectada.

La claridad y simplicidad, consisten en introducir al lector sin mayor dificultad en lo que

el Auditor desea comunicar. Muchas veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y
simplicidad de un informe operacional es la falta de claridad en los conceptos que el
Auditor tiene en mente, es decir, no hay comprensión de lo que realmente quiere
comunicar, asimismo cuando el Informe está ambiguo, puede dar lugar a una doble
interpretación, ocasionando de este modo que, se torne confuso y pierda su utilidad.

No existe una estructura modelo en la redacción del Informe de Auditoría Operacional, ya

que es muy difícil opinar uniformemente sobre una gran variedad de actividades
operativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como
cuando se trata del los estados financieros en la Auditoría Financiera; en consecuencia en
este tipo de examen operativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones,
considerando una serie de factores o características propias de la actividad, operación o
área examinada, además de los principios administrativos y normatividad existente.

La síntesis del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del Auditor operacional
indicando las observaciones más significativas e importantes.

15 Capítulo I – Auditoría Operacional

El informe se prepara principalmente lectores que generalmente son personas importantes
que no disponen del tiempo suficiente para analizar un documento muy extenso, por lo
tanto el contenido fundamental de éste, debe estar orientado a motivarlo a la lectura
mediante la propuesta de tomar las acciones correctivas.
La estructura del informe de auditoría operacional es la siguiente:

 Introducción
Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos relativos a la empresa
o entidad auditada. La Información introductoria que se presenta expone los
Antecedentes, Objetivos, Alcance y Naturaleza de la Empresa y/o área a
examinar.

 Antecedentes. En esta parte de la información introductoria, el auditor

señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. La manifestación
puede ser presentada según el caso, si obedece la realización del examen al
cumplimiento del plan de auditoría anual (cuando se cuenta con un
departamento o unidad de auditoría interna), o si es hecha por que se tienen
situaciones de ineficiencia e ineficacia de las operaciones. Finalmente se
debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y Término de Trabajo de Campo
o la Auditoría propiamente dicha.

 Objetivo. Se consideran los objetivos de la auditoría operacional, que varían

de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada.

 Alcance. Se debe especificar el alcance del área examinada, los aspectos a

examinar, las funciones a auditar.

 Hallazgos de auditoría operacional (Condición)

16 Capítulo I – Auditoría Operacional

 Los hallazgos de la Auditoría operacional son las informaciones que el auditor
presenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas durante el examen,
debiendo contener en forma clara y lógica los asuntos de importancia
suficientemente comprensible para los que leerán el informe. Todas las
observaciones deberán ser objetivas, basadas en hechos y respaldadas en los
Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría presentarán las observaciones que
no tienen solución inmediata, las de menor importancia deben ser dados a
conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo para su solución
inmediata. El hallazgo de Auditoría operacional refleja la Condición y Constituye
la situación deficiente encontrada, referente a la actividad u operación refleja "lo
que es".

 Criterio:
Es la norma o principio en la cual el auditor mide la condición. Son las
metas que la entidad está tratando de lograr o las nomas relacionadas con su
logro. Unidades de medida o normas aplicables "lo que debe ser".

 Causa:
Son las razones que provocaron la condición, razones de la desviación "por
qué sucedió".

 Efecto:
Es el resultado contrario que resulta de la comparación entre la condición y
el criterio que debió ser aplicado. Generalmente representa perdida de
dinero, eficiencia, efectividad que causa el fracaso en las metas y objetivos.
Importancia relativa del asunto en términos monetarios. "La diferencia entre
lo que es y lo que debe ser".

17 Capítulo I – Auditoría Operacional

  Recomendación:
Las recomendaciones que presenta el auditor, son las sugerencias positivas
que tienen por finalidad la solución de los problemas para coadyuvar a la
eficiencia de la administración.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los
recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.

 Conclusiones
Constituyen el resumen de las observaciones sobre las irregularidades y
deficiencias que son el producto del juicio profesional del auditor.

 Anexos
Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías operacionales
cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamento a las observaciones
planteadas.

Lo importante en la comunicación a través del informe, como se subrayó antes, es que el

contenido sea factible al personal según los beneficios esperados del fortalecimiento de
áreas débiles o hallazgos encontrados.

1.2.13 Evidencia de la auditoría operacional

Son las bases sólidas, documentales, materiales y personales sobre las que yace la
realidad de los hallazgos y recomendaciones de la auditoría.

Es la información obtenida por el auditor para llegar a conclusiones sobre las cuales se
basa la opinión de auditoría.

a) Importancia

18 Capítulo I – Auditoría Operacional

Derivado de la delicada actividad que realiza el auditor, se ve en la obligación de
respaldar los comentarios sobre el trabajo ejecutado obteniendo evidencias que permitan
demostrar su valoración sobre el hecho o desviación detectada. La experiencia del auditor
es uno de los elementos fundamentales que le permitirá o no, respaldar correctamente sus
comentarios.

b) Tipos de evidencia

 Suficiente: Es la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los

hallazgos, observaciones y recomendaciones del auditor. La evidencia será
suficiente, cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas,
el auditor pueda adquirir la certeza razonable que los hechos revelados se
encuentran comprobados.
 Competente: Es la evidencia válida y confiable. A fin de evaluar la competencia
de la evidencia, el auditor deberá si existen razones para dudar de su validez o de
su integridad, de ser así, deberá obtener evidencia adicional o difundir esa
situación en su informe.
 Pertinente: Es la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información
que se utilice para demostrar un hecho, será pertinente si guarda una relación
lógica y clara con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y por consiguiente no
deberá incluirse como evidencia. Cuando lo estime conveniente, el auditor deberá
obtener de los ejecutivos de la entidad auditada, declaraciones por escrito respecto
a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

c) Definición de las fuentes de evidencia

Se refiere a los documentos utilizados para obtener información, que pueden ser:

 La Estructura orgánica: Proporciona el marco general que utiliza la entidad para

planear, dirigir y controlar las operaciones, incluyendo la forma y la

19 Capítulo I – Auditoría Operacional

 naturaleza de las unidades administrativas, su interrelación operativa, la
organización del procesamiento de datos, las funciones gerenciales y las relaciones
de información.
 Las políticas manuales de procedimientos y leyes: Permite conocer
regulaciones establecidas por la administración, para proveer una seguridad
razonable sobre el control y la información de las operaciones, así como los
objetivos específicos de la entidad serán logrados.
 El sistema contable como integrador de la información: Forma parte del plan de
contabilidad, los registros contables, los documentos de respaldo y los
procedimientos diseñados para captar y procesar las transacciones y resumir toda
la evidencia de la entidad.
 El ambiente de control interno: Permite conocer y comprobar la filosofía, actitud y
compromiso de los directivos para crear un ambiente positivo al implementar y
ejecutar las operaciones.
 Los archivos de datos: Toda la información que poseen los archivos del área,
unidad o sistema dentro de la organización, sirve para obtener información acerca
del control interno existente y la evidencia comprobatoria.
 Instituciones y personas relaciones con el asunto examinado: El auditor debe
establecer la relación entre el asunto examinado con otras unidades administrativas
y terceras personas, de tal manera que le permita obtener la evidencia en los casos
específicos.
 Partes relacionadas: Es recurrir a todas las fuentes de evidencia que tengan
relación con el área examinada , para obtener un grado de seguridad razonable
sobre la veracidad de los hechos evaluados, en el marco de la estructura del control
interno y los procedimientos utilizados.
 Otros: En los casos que exista evidencia que necesita consulta, principalmente
para efectos legales, se debe coordinar con todas las fuentes posibles.

20 Capítulo I – Auditoría Operacional

1.2.14 Técnicas de auditoría operacional aplicables

Las técnicas de auditoría de estados financieros son aplicables a la auditoría operacional

tales como las siguientes.

 Estudio general: Apreciación que el auditor hace del perfil, antecedentes y

entorno de la empresa, de su estructura administrativa y operativa, de los
elementos principales de los métodos y sistemas de control establecidos para el
buen desarrollo de las operaciones.
 Análisis: Es descomponer el proceso en sus diferentes elementos ya sea por flujo
de movimientos de operaciones, de puestos, de tiempos de desarrollo.
 Inspección: Examen físico de documentos o bienes que amparen y controlen el
desarrollo de las operaciones normales de la empresa.
 Confirmación: el obtener información de terceras personas o instituciones la
validación de la información de la empresa.
 Investigación: Consiste en la obtención de información de parte de funcionarios
y empleados de la propia empresa.
 Observación: Es la técnica que el auditor utiliza para validar por medio de su
apreciación visual ciertos hechos, principalmente relativos a la forma como las
operaciones se realizan.
 Cálculo: Consiste en la validación de los datos mediante la verificación de las
operaciones aritméticas.
 Diagrama de flujo: Son instrumentos que presentan por medio de gráficas, la
secuencia de los diferentes pasos de las operaciones a través de los sistemas en los
distintos departamentos operativos.
 Cuestionarios operativos: Son una valiosa e indispensable herramienta para
la ejecución de auditoría operacional. Estos cuestionarios están

21 Capítulo I – Auditoría Operacional

 basados en el conocimiento específico de cómo se realizan las
operaciones.
1.2.15 Referencia técnica para la práctica de la Auditoría Operacional.

Debido a que la práctica de auditoría Operacional es nueva en Guatemala, no existe un

organismo profesional a nivel local que haya emitido normas o pronunciamientos técnicos
relativos a la Auditoría Operacional, sin embargo en la práctica se han adoptado los
boletines emitidos por la comisión de auditoría operacional del Instituto Mexicano de
Contadores públicos .Actualmente se han emitido los siguientes:
Boletín No. Nombre del Boletín
1 Esquema básico de la Auditoría operacional
2 Metodología de la Auditoría operacional
3 Auditoría Operacional de Compras
4 Auditoría Operacional de Ventas
5 Auditoría Operacional de Cobranzas
6 Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos
7 Auditoría Operacional del Centro de Proceso Electrónico de Datos
8 Auditoría Operacional de Otorgamiento de Créditos
9 Auditoría Operacional de la Administración de Inventarios
10 Auditoría Operacional de los Sistemas Administrativos de Información

Sin embargo el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores formo la

comisión de normas de Auditoría operacional, la que se encuentra realizando un análisis
correspondiente previo a emitir sus pronunciamientos.

Actualmente a través de una Comisión de Investigación contable se inicio el proceso de

difusión de los boletines de Auditoría operacional del instituto Mexicano de Contadores
Públicos,,A.C los cuales son los siguientes:

No Titulado
Esquema Básico de la Auditoría Operacional y Metodología
96/86
de la Auditoría Operacional.

97/86 Auditoría Operacional de compras,ventas y cobranzas.

22 Capítulo I – Auditoría Operacional

Tesis Auditoría Operacional

CAPÍTULO II
AUDITORÍA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍAS.

EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio.
Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el inventario más importante es la
mercancía a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye
alimentos, medicinas, y suministros médicos. Una compañía industrial tiene materias
primas, piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos en proceso de
fabricación y mercancía terminada disponible para su venta.

Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoría de inventarios es la parte más
compleja y que consume más tiempo en una auditoría:

 Por lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la

partida más grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
 El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo físico.
Las compañías tienen su inventario accesible para la venta eficiente del producto,
pero esta dispersión crea considerables problemas en una auditoría.
 La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas
como joyas, materias químicas y piezas electrónicas, presentan problemas de
observación y evaluación.
 La Evaluación del inventario también es difícil por factores como la obsolescencia
y la necesidad de distribuir costos relacionados al inventario.

23 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

2.1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN

DE INVENTARIOS

El objetivo global en la auditoría de las operaciones del inventario y almacenamiento es

determinar que las mercaderías y costo de ventas son eficaces, eficientes y económicos
que permitan alcanzar los objetivos de la empresa

Por lo que la auditoría Operacional de la Administración de Inventarios, es examinar en

conjunto de actividades que se interrelacionan, para cumplir con la función principal en
una empresa comercial, que le permita a la empresa identificar ineficacias en las
operaciones, deficiencias y oportunidades de mejorar los procesos existentes, a fin de
incrementar su eficiencia operativa que permita obtener mayor rentabilidad.

2.2 FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y CONTROLES

INTERNOS QUE DEBEN AUDITARSE EN UNA AUDITORÍA OPERACIONAL

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero

muy relacionados entre sí, uno que involucra el flujo real de la comercialización, y el otro
los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se
realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos
relacionados.

Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y

almacenamiento ayudará a entender estos controles y la evidencia de auditoría que se
necesita para comprobar su efectividad.

a) Procesamiento de Órdenes de Compra

Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y

control que fije órdenes para obtener diversos artículos para el inventario. El

24 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el
inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los
materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se inicia las órdenes a partir de un
conteo periódico de inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el método
que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra
relacionadas se evalúan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos.

Como ejemplo se muestra el procedimiento siguiente de procesamiento para una orden de

compra de servicios varios en una empresa del ramo hotelero.

Fuente: Tomado de http://blog.espol.edu.ec/procesocompras/files/2008/11/diagrama21.jpg

b) Recepción de Mercaderías

La recepción de mercaderías también forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los
materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepción
elabora un reporte de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria
antes de efectuarse el pago. Después de la

25 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

inspección, se envía la mercadería al almacén y los documentos de recepción por lo

general se envían a compras, almacén y cuentas por pagar.

Este procedimiento específico puede ejemplificarse a través de la figura que se muestra a

continuación, la cual permite observar el procedimiento de recepción de materiales para
las compras de una empresa que ofrece servicios de repuestos, incluyendo los
responsables de cada fase y los registros asociados a las recepciones, en el balance general
de la empresa.

Fuente: Tomado de h ttp://iesprimerodemayo.files.wordpress.com/2008/03/poc-pa0202-a.jpg

c) Procesamiento de Ventas

La determinación de las partidas y la cantidad a requerirse se basa por lo general en

órdenes específicas de clientes, pronósticos de ventas, niveles predeterminados de
inventario.

26 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

d) Almacenamiento de Mercadería

A medida que el departamento de compras requiere mercadería y el proveedor despacha,

se colocan en el almacén en espera de su venta al cliente final. En compañías con buenos
controles internos, la mercadería se guarda bajo control físico en área separada de acceso
limitado. A menudo se considera que el control de mercadería forma parte del ciclo de
ventas y cobranza.

e) Despacho

El despacho de mercadería es parte integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier

despacho o transferencia de mercadería es autorizado por un documento de embarque
debidamente aprobado. El diagrama siguiente ejemplifica este procedimiento.

Fuente: Tomado de http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/c6/ _image004.gif

f) Archivos Maestros de Inventario Perpetuo

Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca de las
unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye información
acerca de los costos unitarios, los cueles subministran información

27 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

para la adecuada toma de decisiones en la gestión de inventarios, por lo cual son parte
importante a auditar desde el punto de vista de la oportunidad y exactitud de la
información en las operaciones de inventario.

2.3 RIESGOS EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS

Se define a los riesgos son fenómenos o eventos de los cuales no se tiene la seguridad de
que ocurran pero su presencia siempre está latente y en ocasiones pueden dañar de una
manera importante alguna etapa en el proceso de negocio de una organización y en casos
extremos provocar pérdidas económicas a la misma.

La identificación de riesgos en el proceso de auditoría operacional permite identificar,

analizar y solucionar eventos que se pueden convertir en un problema o repercusiones
negativas para la organización.

El objetivo de la identificación de riesgos no es otro, que maximizar las repercusiones

positivas (oportunidades) y minimizar las negativas (pérdidas) asociadas al riesgo de
operación en alguna entidad. Solo una política efectiva puede asegurar un equilibrio entre
riesgo y oportunidades.

2.3.1 Enfoque COSO

Es un marco reconocido para la gestión del riesgo, del cual las organizaciones pueden
beneficiarse de un enfoque reconocido para identificar y analizar los riesgos.

El informe COSO define el control interno, describe sus componentes, y provee criterios
contra los cuales pueden evaluarse los sistemas de control. El informe ofrece una guía
para la elaboración de informes públicos sobre control interno y provee materiales que la
gerencia, los auditores y otros pueden utilizar para evaluar un sistema de control interno.

28 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Dos objetivos principales del informe son:

 Establecer una definición común de control interno que sirve a muchas partes
diferentes
 Proveer un estándar contra el cual las organizaciones pueden evaluar sus
sistemas de control y determinar cómo mejorarlos.

La Gestión de Riesgos considera componentes que están presentes en todas las actividades
de una organización; por lo anterior, el marco COSO contribuye a la identificación y
coordinación de todos los aspectos que deben estar presentes para una efectiva gestión del
riesgo.

El informe COSO define control interno como un proceso, efectuado por el directorio, la
gerencia y otro personal de la entidad, diseñado para proveer un aseguramiento razonable
en relación al logro de los objetivos en las siguientes categorías:

 efectividad y eficiencia de las operaciones

 confiabilidad de los reportes financieros
 cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
 Aunque el informe define el control interno como un proceso, recomienda
 evaluar la efectividad del control interno a un momento dado.

a) Elementos del Enfoque COSO

El sistema de control interno consiste en cinco componentes interrelacionados:

 Ambiente interno
 Establecimiento de objetivos

29 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Identificación de eventos
 Evaluación de riesgos
 Respuesta a los riegos
 Actividades de control
 Información y comunicación
 Supervisión

El ambiente de control provee la base para los otros componentes. El mismo abarca
factores tales como filosofía y estilo operativo de la gerencia, políticas y prácticas de
recursos humanos, la integridad y valores éticos de los empleados, la estructura
organizacional, y la atención y dirección del directorio.

El informe COSO brinda una guía para evaluar cada uno de estos factores. Por ejemplo, la
filosofía gerencial y el estilo operativo pueden ser evaluados examinando la naturaleza de
los riesgos del negocio que acepta la gerencia, la frecuencia de su interacción con los
subordinados, y su actitud hacia los informes financieros.

Fuente: www.kpmg.cl / Luis Castellani / [email protected]

30 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

La evaluación de riesgo consiste en la identificación del riesgo y el análisis del riesgo. La

identificación del riesgo incluye examinar factores externos tales como los desarrollos
tecnológicos, la competencia y los cambios económicos, y factores internos tales como
calidad del personal, la naturaleza de las actividades de la entidad, y las características de
procesamiento del sistema de información.

El análisis de riesgo involucra estimar la significación del riesgo, evaluar la probabilidad

de que ocurra y considerar cómo administrarlo. Las actividades de control consisten en las
políticas y procedimientos que aseguran que los empleados lleven a cabo las directivas de
la gerencia. Las actividades de control incluyen revisiones del sistema de control, los
controles físicos, la segregación de tareas y los controles de los sistemas de información.

Los controles sobre los sistemas de información incluyen los controles generales y los
controles de las aplicaciones. Controles generales son aquellos que cubren el acceso, el
desarrollo de software y sistemas.

Controles de las aplicaciones son aquellos que previenen que ingresen errores en el
sistema o detectan y corrigen errores presentes en el sistema.

El sistema COSO existe en dos versiones de modelos, cuya relación se puede observan en
la gráfica:

31 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Fuente: www.kpmg.cl / Luis Castellani / [email protected]

b) Beneficios del Enfoque de COSO

 Incrementa la capacidad para asumir en forma apropiada los riesgos

necesarios para crear valor.
 Facilita la comprensión de los riesgos en la toma de decisiones.
 Mejora el seguimiento del desempeño.
 Facilita la incorporación de procedimientos consistentes y alineados con los
objetivos estratégicos.
 Mitiga la volatilidad de las ganancias y del valor de los accionistas.

c) Alcances y Limitaciones

 El juicio humano puede ser erróneo en el proceso de toma de decisiones.

 Las decisiones sobre la respuesta al riesgo deben tener en cuenta la relación
costo beneficio.

32 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Pueden darse fallas por error humano.

 Las personas pueden concertarse para eludir los controles.
 La dirección superior puede hacer caso omiso a las decisiones
relacionadas con la gestión de riesgos corporativos.

2.3.2 Selección de las Áreas Débiles o Críticas

El alcance de la auditoría estará relacionado con los recursos disponibles para efectuar el
trabajo y la disponibilidad de criterios de medición y de información sobre los resultados
obtenidos en la ejecución de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto
también se podrá reducir el alcance a las operaciones o actividades más importantes del
área crítica seleccionada para efectuar la evaluación en un tiempo razonable.

Para poder identificar las áreas débiles o críticas, se debe elaborar una matriz que permita
ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles
internos tienen en los sistemas de administración y en las áreas tanto de administración
como sustantivas.

La matriz de riesgo de un proceso, es una descripción organizada y calificada de sus

actividades, de sus riesgos y controles.

Cobra real importancia cuando los datos a incorporar tienen un grado aceptable de
confiabilidad, para ello hay que realizar algunos trabajos previos sobre:

• La arquitectura de procesos y análisis de la criticidad de los mismos;

• La revisión de los objetivos y metas de cada proceso;

• La asignación de responsabilidades en el proceso;

• Contar con un método que permita calificarlos;

33 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

• Evaluación de los controles de cada riesgo.

• Culturización en riesgos y controles internos

La matriz de riesgo por proceso, constituye un elemento de gestión muy importante para
el responsable de ese proceso permitiéndole una visión clara y fácilmente actualizable de
sus riesgos.

Forma parte de la documentación de procesos, brindando a los usuarios un mayor

conocimiento de los mismos, de sus actividades, riesgos y controles.

Para el Auditor, es una fuente de información que le permitirá ahorrar muchas horas de
trabajo, reconvirtiendo parte de sus tareas hacia funciones de mayor análisis y,
obviamente mayor exigencia. Al mismo tiempo la revisión especializada del Auditor
brinda el necesario monitoreo.

Estos son los posibles riesgos que el auditor operacional debe tomar en cuenta en el área
de recepción de mercaderías; aquí ingresa física y contablemente el inventario a la
empresa.

34 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

PROCESO: INGRESO DE MERCAERÍA AL ALMACEN

Nº RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS.
1 Términos del contrato de seguros Que el contrato se haya vencido y que se reciban Disminución patrimonial en el caso de sucesos
vencidos. mercaderías en almacén. naturales o fortuitos.

2 Cantidades de mercaderías incorrectas Que se ingresen al almacén cantidades de Disminución patrimonial, inventarios erróneos.
respecto a la factura mercaderías distintas a las reportadas en la
factura.
3 Que al momento del conteo de las Que se ingresen al almacén elementos diferentes a los Disminución patrimonial, inventarios erróneos.
mercaderías facturadas frente a los reportados en la factura.
recibidas físicamente no coincidan.

4 Calidades diferentes a las que Que se ingresen al almacén mercaderías con calidades Disminución patrimonial, inventarios erróneos.
menciona la factura diferentes a las reportadas en la factura.

5 Elementos de mayor costo a los pactados Que se reciban mercaderías con mayor costos a los Disminución patrimonial.
en la orden de compra según negociación. estipulados en la orden de compra.

6 Soportes sin Firma. Que no se firmen las facturas o envíos Cambios de documentos, Disminución
patrimonial.
5 Diferencia entre valores de factura y
entrada de almacén
Los soportes de los ingresos (Facturas) no registren
costos individuales que permitan asignar a cada
Costos alterados, que no permiten establecer con
mercadería los costos correctos.
certeza el precio de venta.
4 Factura sin requisitos fiscales
Los soportes de la mercaderías no se ajusten a las
normas sobre valuación de inventarios
Favorecer la evasión de impuestos, Contrabando
7 Dificultad para verificar la mercadería. Que por cantidad, tamaños o complejidad de las Inventarios erróneos.
características de la mercadería no se puedan
verificar en su totalidad.
8 Dificultad para verificar cuando no se Cuando por la naturaleza de la mercadería se entregan Inventarios erróneos.
entregan en almacén directamente. en dependencias distintas al almacén no se puedan
verificar cabalmente.

Plazos de entrega determinados por los Que se incumpla con las fechas designadas para la Ventas no realizadas, por no tener el inventario
proveedores entrega de los pedidos
9 Soportes mal elaborados. Que se diligencie mal el comprobante de ingreso. Disminución patrimonial, inventarios erróneos,
estados financieros erróneos.
10 Soportes inapropiados para ingresos Efectuar un ingreso a almacén sin los soportes Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
adecuados. Disminución patrimonial.
11 Recibir mercadería de mala calidad Permitir el ingreso de mercaderías que no
cumplan con los requerimientos básicos de
calidad, que ofrece la empresa a sus clientes,
(condiciones de garantía) Trabajar con mercadería de baja calidad que afecte
la credibilidad e imagen de la empresa.
12 Diligencia erróneamente los No tener un archivo adecuado para los documentos
comprobantes de ingreso de almacén. de soporte de ingreso al almacén
Extracción de información confidencial, no permite
verificar operaciones.
13 Reportar en fecha distinta a la real la transacción del Registros no actualizados para la generación de
ingreso reportes de compras.
Error en las fechas de ingreso
14 Mala codificación de la mercadería que Que se clasifiquen mal la mercaderías en las Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
afecte las cuentas contables. cuentas contables de almacén. Disminución patrimonial.

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental.

El proceso de almacenamiento presenta riesgos debidos que aquí se resguardan las

mercaderías que estarán en reserva para satisfacer la demanda de los clientes de la
empresa. Dichos riesgos deben ser tomados en cuenta por el auditor operacional en la
planificación de la auditoría.

35 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

PROCESO: ALMACENAJE DE MERCADERÍA

Nº RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS.
1 Deterioro de los mercaderías Que por factores diversos la mercaderías se Pérdida de dinero teniendo en cuenta la inversión
deterioren en su permanencia en la bodega realizada, además de la entrega a los funcionarios de
elementos dañados
2 Obsolescencia de mercadería por Que por tiempos prolongados de almacenaje la Disminución patrimonial.
bodegaje. mercadería se vuelvan obsoletos.
3 Costos elevados en bodegaje. Que por tiempos prolongados de almacenaje Disminución patrimonial.
pierdan valor la mercadería.
4 Que ocurran robos de mercadería estando en Disminución patrimonial.
bodega.
Perdida de mercadería en bodega.
5 Baja rotación de mercadería. Que exista exceso de mercadería en bodega Disminución patrimonial.
ocasionando baja rotación de los mismos.

6 Saldos inexactos de existencias. Inventarios erróneos, contabilidad errónea.

Que las cantidades en almacén no sean correctas con

relación a los registro contables.
7 No codificación o incorrecta. Que no se codifiquen la mercadería para Inventarios inconsistentes, contabilidad errónea.
identificación o se haga incorrectamente.
8 Pruebas de verificación de inventarios Que las pruebas para realizar inventarios distorsionen la Inventarios incorrectos, Disminución patrimonial.
inadecuadas o no realizar las información de inventarios.
verificaciones físicas de inventarios

9 Reintegro de bienes diferentes a los Dificulta localización en el almacén, inversión de

asignados tiempo y esfuerzos.
Los operarios que s trasladen o retiren mercadería que
no correspondan a los asignados
10 Reemplazo de mercadería por otros Para conservar las cantidades mercadería en Mantener inventario deteriorado
deteriorados durante el bodegaje stock se intercambien bienes nuevos por
obsoletos o deteriorados

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental

Se presentan los riesgos más importantes que el auditor operacional debe tomar en cuenta
en la ejecución de una auditoria en el área de despacho.

SALIDA DE MERCADERÍA DEL ALMACEN.

Nº RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS.
1 Inoportunidad en despachos a clientes Que haya demoras en el despacho de pedidos a los Disminución patrimonial. Afecta políticas de
cliente, deficiente calidad del servicio. servicio al cliente
2 Soportes mal elaborados. Que se hayan malos registros de salida de Contabilidad errónea, inventarios incorrectos.
almacén.
3 Entregar cantidades de mercadería Que se entreguen cantidades de mercaderías Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
incorrectas respecto ala factura de distintas a las reportadas en factura. Disminución patrimonial.
4 Entregar mercaderías diferentes a los que Que se entreguen mercadería distinta a los Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
menciona la factura. facturados. Disminución patrimonial.
5 Calidades diferentes a los estipulados en Que se entreguen mercaderías con calidades Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
al factura diferentes a las pactadas con las expectativas del Disminución patrimonial, afecta política de servicio al
cliente cliente..
6 Documentos soportes sin Firma Que no se hagan firmar salidas de almacén o Perdidas, Disminución patrimonial.
actas de entrega.
7 Salidas sin soporte de justificación No contar con la debida autorización o soporte Perdidas, Disminución patrimonial.
para la entrega de mercaderías.
8 Perdidas, Disminución patrimonial.
Salidas en cantidad o valor superior a las Que se simule una entrega superior a la que
disponibilidades de inventario físicamente se está efectuando
9 Costos de salida distintos a los del Desconocer los costos de ingreso o promedio al Contabilidad errónea, valuación de inventarios
ingreso efectuar las salidas incorrectos.
10 Salida de devoluciones como de Efectuar un movimiento o transacción en una Contabilidad errónea.
autoconsumo cuenta que no corresponde

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental

36 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

La observación física del inventario del cliente que conduce un inventario físico es
necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del
balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera área
de auditoría por la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para
verificar el saldo de una cuenta.

PROCESO:TOMA FISICA DE INVENTARIOS

Nº RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS.
1 Dar de baja mercadería existente y en Que se den de baja mercadería existente o que no Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
buenas condiciones físicas. amerite, afectando crear pedidos que crean Disminución patrimonial.
sobre stock en el almacén
2 Conservar en inventarios mercadería Que no se descarguen de los inventarios la Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
dañada dada de baja. mercadería que debe darse de baja, evitando generar Disminución patrimonial.
pedidos para despachar las ventas.

3 Reportes inadecuados o inoportunos a Que no se reporte oportunamente a contabilidad las Contabilidad errónea, inventarios inconsistentes.
contabilidad. correcciones de inventario existente.

4 Contabilidad errónea, inventarios inconsistentes.

Descuadre de los kardex individuales No realizar cruces de mercadería y costos.

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental

Los registros de inventarios deben ser fieles reflejar costos reales por lo cual los
reportes financieros de inventarios deben ser evaluados en una auditoría operacional
tomando en consideración los principales los riesgos siguientes:

REPORTES DE INFORMACION FINANCIERA

Nº RIESGO DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS.
1 Inconsistencia en cifras financieras Que las cifras de las facturas no concuerden con los Inventarios erróneos, contabilidad errónea.
datos de los costos registrados.

2 Sobrevaloración de inventarios. Que se les de mayor valor a la mercadería que los Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
establecidos en las facturas de soporte. Disminución patrimonial.

3 Subvaloración de inventarios. Que se les de menor valor a la mercadería que los Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
establecidos en las facturas de soporte. Disminución patrimonial.

4 Demora en envío de documentos. Que no se remitan oportunamente a contabilidad los Contabilidad inconsistente.
documentos soportes.
5 Des actualizar cifras del software de Que el sistema de información no se mantenga Información inoportuna para la toma de
almacén actualizado decisiones
6 Reportes atrasados a contabilidad. Que no se reporte oportunamente a contabilidad los Disminución patrimonial, inventarios erróneos,
ingresos de mercaderías estados financieros erróneos.

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación documental

37 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

2.4 METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL A LA

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN
COMERCIALIZADORAS

La metodología aplicable para la administración de inventarios es similar a la de la

revisión operacional de cualquier otra operación; sin embargo se tratarán de explicar
aspectos particulares de la administración del inventario y almacenamiento de
mercaderías para lo cual se tomara como base la metodología que establece el Boletín No.
9 de la comisión del instituto mexicano de contadores públicos y auditores.

2.4.1 Fase de familiarización.

Es el primer paso en la realización del trabajo operacional debido a que el auditor debe
familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco económico y legal
en que se desenvuelve, asimismo, con la actividad específica de administración de
inventarios.
EL auditor operacional con el objetivo de agenciarse de información deberá aplicar la
técnica de la entrevista lo cual le permitirá recabar información en cuanto a:

 Conocer al detalle cómo se llevan a cabo las diferentes actividades, relacionadas

con la operación de los inventarios.
 Enterarse de las políticas de inventarios con el personal que ejecuta las
actividades y también con personal de otras áreas o departamentos
relacionados, como compras, ventas, mercadotecnia, etc.

Es importante que el auditor operacional obtenga información adicional mediante el

análisis de documentación y la observación preliminar a las instalaciones de la empresa,
la información necesaria a recabar es la siguiente:

38 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos.

 Estructura organizacional de las áreas o departamentos correlacionados, directa o
indirectamente, con la administración de inventarios.
 Características de los artículos de la empresa y del mercado de su ramo de
actividad.
 Importancia de los inventarios en relación a la situación financiera de la empresa y
del costo de ventas en relación a los resultados de operación de la misma
 Recomendaciones o sugerencias de auditorías o revisiones anteriores, cuando esto
sea aplicable.
 Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicación y características de
las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios.

2.4.2 Fase de Investigación y Análisis.

El segundo paso para el auditor operacional es efectuar análisis de Información operativa

y financiera, para lo cual utiliza toda la serie de cedulas analíticas (papeles de trabajo) que
documentan la revisión.
El equipo de auditoría operacional deberá obtener la información toda la información
necesaria y aplicar las pruebas convenientes que le permitan formularse un juicio de la
situación operacional de los inventarios. Las cédulas analíticas de inventarios deben
evaluar los aspectos tales como:
 Estadísticas de consumo
 Composición de existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento,
 Rotación de inventarios, tendencias y otras razones financieras,
 Puntos de reorden, optimización y aprovisionamiento,
 Procedimientos de valuación.

39 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren gráficamente la

secuencia que sigue la operación en sus diferentes fases.
 Cuestionarios de evaluación de control interno y administrativo
 Evaluación de toma física de inventario

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el análisis de información y en las

entrevistas, así como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deberá examinar
la documentación selectivamente y realizar las investigaciones específicas que considere
necesarias. A continuación se mencionan algunas de ellas:

 Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su

actualización y cumplimiento.
 Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su
funcionalidad.
 Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad
de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de inventarios.
 Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar
resultados reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.
 Analizar las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero
como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y métodos de valuación de
inventarios, en comparación con los que utiliza la empresa.
 Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad
de recursos humanos.
 Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios y
evaluar su razonabilidad.
 Investigar las técnicas de almacenaje y funcionalidad de las mismas.

40 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos

de existencias y posibles siniestros.
 Identificar excesos o necesidad de espacio para almacenaje,
movimiento y distribución de mercancías.

2.4.3 Fase de diagnóstico

Es trasladar cada uno de los hallazgos formulados en el desarrollo de la auditoría

operativa, lo cual se traduce en un resumen de observaciones para discusión previa.
Conceptuar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto,
considerando los siguientes aspectos:

 Asegurar que se trate de problemas cuya solución es factible, en las circunstancias

prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato.
 Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operación y resultados de la
empresa.
 Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras áreas
operativas.
 Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a sugerir.
 Asignar a las recomendaciones prioridades para la implementación.

Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista,
aprovechar su experiencia y afinar la interpretación del auditor, esto permite obtener el
borrador del informe de auditoría operacional.

41 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

2.4.4 Comunicación de resultados.

El informe de auditoría operacional es documento obtenido por el trabajo realizado por

el equipo de auditoría operación que frecuentemente es lo único que conocen los altos
funcionarios de la Empresa. A continuación se mencionan algunos ejemplos de aspectos
que puede contener un informe como resultado de la auditoria operacional de
inventarios:

INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO DE

MERCADERÍAS EN UNA EMPRESA COMERCIAL.

A la junta de accionistas y personal directivo:

Introducción:
Aquí se mencionan aspectos importantes que describan el proceso evaluado, y la metodología y alcance aplicado.

Presentación de Hallazgos:

Estos son ejemplos de algunas situaciones a informar en una auditoria operacional de inventarios:

 HALLAZGO
 CRITERIO
 CAUSA
 EFECTO
 RECOMENDACIÓN

 Falta de definición, carencia o cumplimiento de objetivos y política para la operación de inventarios.

 Fallas en la estructura orgánica del Departamento de inventarios.

 Deficiencia en el control físico y/o contable de los inventarios.

 Falta de planeación de requerimientos de materiales.

 Niveles de inventarios óptimo, alto costo en la administración de los mismos.

 Inadecuada coordinación del área de inventarios con las áreas de compras, producción, ventas, control de calidad,
mercadotecnia, etc.

 Desconocimiento de costo de ordenar, reponer y mantener el inventario.

 Inadecuada información para toma de decisiones.

 Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y fianzas,

 Falta de manuales de operación

42 Capítulo II – Auditoría Operacional de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

CAPÍTULO III
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventarios en las empresas comercializadoras es una de las áreas

más importantes que desarrollan los directivos, dado que representa la actividad principal
del giro normal del negocio en empresas comerciales.

El control de los inventarios está íntimamente relacionado con la administración

financiera de inventarios, para lo cual implica la participación activa de varios segmentos
de la organización tales como ventas, finanzas, compras, almacén y contabilidad.

El objetivo de una adecuada administración del inventario es llevar la cuenta de todo el

inventario según su cantidad, costo y ubicación física. Los registros de inventarios deben
suministrar información a los departamentos de ventas y compras sobre las existencias; a
contabilidad y finanzas, sobre el valor real de las existencias; a la auditoría (externa y
fiscal), debe proporcionar información verificable; al área de operaciones debe
proporcionar suficientes elementos que le permitan incrementar el nivel de servicio,
racionalizar el nivel de inventarios, aumentar la eficiencia y eficacia, así como mejorar la
toma de decisiones.

3.1 INVENTARIO

“El inventario se refiere al conjunto de bienes tangibles que serán vendidos” (2:607). Es
por lo general, el activo mayor en el estado de situación general de una empresa
comercial; así también los gastos por inventarios, llamados costos de ventas, son
usualmente los gastos mayores en el estado de pérdidas y ganancias.

En las empresas comerciales, por tener como actividad principal, la compra y venta de
mercaderías, necesitan de una constante información resumida que

43 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

facilite el análisis sobre inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuales se pueden
mencionar las siguientes:

 Inventarios (inicial)
 Compras
 Devoluciones sobre compras
 Gastos de compras
 Ventas
 Devoluciones de ventas
 Mercancías en transito
 Mercancías en consignación
 Inventarios (final)

3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Dada su conformación o posterior utilización, los inventarios se clasifican dentro de las

siguientes categorías más comunes:

 Materias Primas: Comprende todas clases de materiales comprados por el

fabricante y que pueden someterse a otras operaciones de transformación o
manufactura antes de que se puedan vender como producto terminado.
 Productos en proceso: representan la producción parcialmente
manufacturada; su costo comprende materiales, mano de obra y gastos indirectos
de fabricación (o carga fabril) que les son aplicables.
 Productos terminados: están constituidos por todos los artículos fabricados
que están aptos y disponibles para su venta.
 Suministros de fábrica: se distinguen del inventario de materiales, porque
pueden asociarse directamente con el producto terminado y llegar

44 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

a convertirse en partes del mismo; son utilizados en cantidades suficientes para

que sea práctico asignar su costo al producto.
 Mercaderías: están constituidos por aquellos productos terminados que son
comercializadas para distintos usos y aplicaciones. Pueden ser obtenidas de la
manufactura interna o de la compra al fabricante directo para la posterior
transacción con el público.

3.3 TIPOS DE INVENTARIO EN EMPRESAS COMERCIALES

Los inventarios en las empresas comerciales se pueden clasificar de acuerdo a su

procedencia en:

 Inventario de proveedor local (compras locales)

 Inventario de proveedores del exterior (Importaciones)
 Inventario de mercaderías en consignación

3.3.1 Inventario adquirido de proveedores locales

Es el inventario adquirido de un proveedor que su domicilio lo tiene dentro del territorio

nacional. Para la administración de la logística de este, se debe considerar que el tiempo
que transcurre entre la emisión del pedido hasta que ingresa al almacén es corto, y por lo
general no se incurre en costos adicionales a los que se cancela por la mercadería, por lo
tanto el único costo que se registra es el valor de la factura a liquidar al proveedor. El
principal aspecto que debe considerar el comprador o administrador de este inventario son
los términos de negociación con el proveedor en aspectos tales como:

 Condiciones de Reparto (transporte)

 Tiempo de entrega
 Garantía del producto mediante cambios y devoluciones
 Condiciones de Crédito 30, 60, 90 y más días

45 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

3.3.2 Inventario adquirido de proveedores del exterior

A este tipo de inventario se le denomina “importaciones”, el cual desde el punto de vista

operativo, tiene la principal característica del tiempo que transcurre desde la emisión del
pedido hasta la recepción física de la mercadería en el almacén, debido a factores tales
como distancia, logística, transporte y trámites aduanales. Por lo tanto este inventario
registra una serie de costos desde el valor de factura (FOB) hasta llegar al costo de venta
(C.I.F).

3.3.3 Mercaderías recibidas a consignación

Es aquel inventario de mercadería en custodia de la empresa que se encuentra disponible

para la venta, cuyo título de propiedad lo conserva el proveedor. Este tipo de
administración de inventarios desde el punto de vista operativo, no difiere de la
administración y control de inventarios de los artículos propiedad de la empresa, debido a
que la mercadería se recibe bajo la responsabilidad de pagar al proveedor cuando esta
es vendida. Las unidades que no pudieron comercializarse son propiedad del
proveedor, el cual puede disponer de ellas y retirarlas cuando lo considere necesario, por
lo tanto el control interno en la administración de este inventario es de suma importancia
para la empresa. En lo que respecta a los registros contables en el contexto de los estados
financieros de la empresa, estos surgen a partir de que la mercadería sea vendida o fuera
extraviada.

3.4 MÉTODOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

“Es el conjunto de políticas y controles que regulan los niveles de inventario y determinan
qué niveles mantener, cuando se deben reabastecer las existencias y cuál debe ser el
volumen de los pedidos.” (2:610)

46 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Un buen sistema de administración de inventarios es aquel que permite presentar datos

analizables que sirvan para tomar decisiones de los niveles de inventario, que incluya
reglas de decisión basados en modelos matemáticos, una estructura organizacional y
procedimientos adecuados. El éxito de la administración de inventarios depende en un alto
grado de la información que se utilice para desarrollar esta actividad; de allí la
importancia de manejar registros exactos.

Si los registros no son exactos darán como resultado la existencia de subsistemas

erróneos, en vez de utilizar la planeación como el sistema que permite tener el artículo
correcto en el momento correcto. El tener registros exactos es indispensable para
cualquier sistema formal de planeación de inventarios, lo cual tendrá como beneficios el
tener una mayor eficiencia en el almacén, teniendo una disminución de pérdidas de
mercancías por obsolescencia y deterioro, permitiendo mejorar la eficiencia del personal,
evitando esfuerzos corridos extraordinarios o el costo de tiempo extra; se reduce el
proceso de preparación de una orden de compra y como consecuencia de esto se
incrementa el nivel de servicio.

3.4.1 Método ABC de Inventario

El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de

inversión o categorías con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los
inventarios, que por su número y monto merecen un mayor control, vigilancia y atención
permanente.

Para este análisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos, de acuerdo al
número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está
representado por el 20% de artículos y el 80% de los artículos representa el 20% de su
inversión.

47 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20%
de los artículos. Con la misma idea deben integrarse los grupos B y C. Los artículos B,
con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos de este
grupo; y por último los artículos de grupo C tienen un valor reducido y constituyen un
gran número de artículos.

Clasificación de Inventarios a través del Método ABC

Fuente: Tomado de http://www.uco.es/~p42abluj/web/7texto4.htm

Los inventarios de categorías A deben ser administrados y atendidos permanentemente,

asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de
administración de inventarios y de operación de la empresa. Los ahorros que se
experimentan son espectaculares. Esto significa que con un 20 % de la inversión se puede
satisfacer el 80% de la demanda.

48 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

3.4.2 Método de Inventario Justo A Tiempo

El enfoque de justo a tiempo o Just In Time (JIT) es una filosofía aplicable a las
operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento continúo y la eliminación de pérdidas en
todas las áreas de la empresa.

El Sistema de Inventario Justo a Tiempo busca minimizar o eliminar el inventario con el

objetivo de desarrollar un sistema de despachos y sea eficaz en relación con los costos.

El sistema JIT busca organizar los sistemas haciendo una buena distribución, con el
objetivo de que haya mayor flujo y se puedan disminuir costos.

Debido a que el inventario es considerado la raíz de muchos problemas en las

operaciones, este debe ser eliminado o reducido al mínimo.

Justo a Tiempo significa no tener mercadería en ninguna parte del punto de venta, más
que el mínimo requerido para una operación fluida.

Entre los principales objetivos del Sistema de Inventario Justo a Tiempo están:

 Disminución del tamaño de lote necesario para despachar productos. Por ejemplo;
cuando se produce para almacenar y luego el cliente decide cambiar el producto
por otro, entonces, esto implica una pérdida para la empresa.
 Reducción del tamaño de los inventarios de productos en proceso y de la inversión
en éstos.
 Reducción del tiempo requerido para que los productos fluyan hacia el sistema de
ventas.
 Eliminación de la demanda desproporcionada de componentes.

49 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

El siguiente diagrama muestra la configuración del sistema justo a tiempo para la gestión
de inventarios en una empresa industrial.

Fuente: http://www.barandilleros.com/el-sistema-justo-a-tiempo-just-in-time.html

3.4.3 El Punto de Re-orden

El punto de re-orden es una práctica bastante utilizada en las empresas comerciales que
administran una gran diversidad de artículos. Consiste en determinar los niveles de stock
deseados que utiliza el departamento de compras como indicador de que la existencia de
determinado artículo ha llegado al nivel en que debe hacerse un nuevo pedido. El punto
debe ser aquel que le permita seguir vendiendo en lo que ingresa al almacén la
mercadería del nuevo pedido.

Existen diversas técnicas para señalar el punto de re-orden, desde registros estadísticos
hasta estudios de oportunidad de venta de un producto, los cuales son de gran utilidad
para los sistemas informativos cuando se persigue solicitar los pedidos automáticamente
en el nivel mínimo de inventarios.

Los puntos de re-orden deben ser aprobados y estudiados por el departamento de compras
para su establecimiento y será responsabilidad del almacén, su

50 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

control y vigilancia. Sin embargo el departamento de compras debe señalar instrucciones

claras y precisas de lo que debe hacerse con los pedidos colocados.

Por ejemplo, una compañía tiene un material que es vital para el proceso de producción;
su consumo anual es de 1,100 unidades. El proveedor tarda en surtir 3 días y se requiere
un inventarío de seguridad de 2 días adicionales. Los días trabajados por año son 250. Con
esta información se puede determinar el punto de re-orden, según la fórmula siguiente:

Punto de Re-orden = Demanda Diaria x Tiempo de despacho+ Inventario de Seguridad

Punto de Re-orden = 3 x (1,100/250) + 2 (1,100/250)
Punto de Re-orden = 22 unidades

Esto indica que se debe emitir una orden en el nivel de inventario en que la demanda a
satisfacer sea igual al stock remanente hasta completar el tiempo de despacho del
proveedor.

3.4.3.1 El Nivel de Inventario

Para determinar el punto de re-orden es necesario tomar en cuenta las ventas diarias por
artículos, tiempo de envió, surtido de pedido, tiempo de transportación y entrega,
recepción, revisión de calidad y almacenaje.

 Ventas diarias de artículos: es el promedio de dividir la demanda entre los días

de cobertura de pedido. Por ejemplo, si una empresa posee una demanda anual
de 2,340 pares de zapatos del modelo A, y si opera un total de 295 días al año,
sus ventas diarias se calcularían de la siguiente forma:

2,040 pares
= 7
295 días

51 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Tiempo de envió de pedido: es el tiempo que tarda el departamento de compras

en hacer: cotización, negociar, y formular orden de compra.
 Tiempo de surtido del proveedor: es el tiempo en el proveedor recibe el pedido
y ordena el surtido, facturación, embarque y sumarle el retardo que tenga en
entregas anteriores.
 Tiempo de transportación y entrega: tiempo que tarda en llegar la mercancía
desde que sale de la bodega del proveedor a las instalaciones de la empresa.
 Tiempo de recepción y revisión de la calidad: es el tiempo de recepción del
pedido, su revisión en cuanto a calidad y cantidad.
 Tiempo de almacenaje: es el tiempo de acomodo de la mercancía.

3.4.3.2 Determinación de Reservas de Seguridad de Inventarios

Las empresas suelen tener esta clase de inventarios con el fin de hacer frente a los
cambios impredecibles de las demandas de los consumidores. La existencia de reservas es
el precio que pagan los negocios por la filosofía de servicio al cliente que pretende que
con el tiempo la empresa alcance una posición competitiva y significativa en el mercado.

3.4.4 Lote Económico de Pedido

Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido, almacenaje y ruptura. Es aquella
cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se
logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en
inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la
reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves:

 ¿Cuánto pedir?
 ¿Cuándo pedir?

52 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Para determinar el lote económico se deben identificar cuáles son los costos asociados a
los inventarios:

 Costos de colocación del pedido C1: Este valor se considera fijo cualquiera sea la
cuantía del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de inventarios.
Está representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador, el
costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.
 Costos de mantenimiento/unid de tiempo C2: Se define como el costo de mantener
una unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los artículos que se
almacenan en inventario, además están sujetos a pérdidas por robo, obsolescencia
y deterioro.
 Costos de quedarse corto: Cuando una empresa por cualquier circunstancia no
puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan
lugar a dos tipos de costos:

 Costos de ruptura C3: Está representado por la falta de un artículo durante

un tiempo determinado. La característica principal es que a pesar del
incumplimiento, el cliente prefiere esperar.
 Costos de Faltantes C4: Está representado por la falta de un artículo
durante un tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se
pierde la venta y se pierde el cliente.

 Costos de sobrantes C5: Este costo es causado por deterioro, obsolescencia,

inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es utilizado
antes de determinado tiempo.

3.4.4.1 Modelo del tamaño del lote económico (EOQ)

Esta técnica es relativamente fácil de usar pero hace una gran cantidad de suposiciones.
Las más importantes son:

53 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 La demanda es conocida y constante

 El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la
recepción del pedido, se conoce y es constante.
 La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario
de una orden llega en un lote el mismo momento.
 Los descuentos por cantidad no son posibles.
 Los únicos costos variables son el costo de preparación o de colocación de
una orden (costos de preparación) y el costo del manejo o almacenamiento
del inventario a través del tiempo (costo de manejo).
 Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si
las órdenes se colocan en el momento adecuado.

Las variables del modelo son:

Q = número de piezas por orden.
Q* = número óptimo de piezas por orden (EOQ).
D = demanda anual en unidades para el producto del inventario. S
= costo de preparación para cada orden.
H = costo de manejo del inventario por unidad por año. N
= número esperado de órdenes.
T = tiempo esperado de órdenes. CT
= costo total.

Para ejemplificar la aplicación del modelo, se presenta el siguiente caso aplicado.

Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los
hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número
de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000
unidades; el costo de preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de
manejo por unidad de año es de 50 centavos de dólar. Utilizando estos datos, calcule el
número óptimo de unidades por orden

54 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

(Q*), el número de órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el costo total anual del
inventario. Utilizar un año laboral de 250 días.

1.Q*  2DS
H En este caso, se tendrían que
Q*  2(1000)(10) solicitar 200 unidades de agujas
0.50 para lograr un costo óptimo de
Q* 
40000 pedido.

Q*  200 unidades

D
2. N 
Q*
El número de órdenes a colocar al año
1000 para cubrir las necesidades de
N  200
producto sería de 5.
N  5 órdenes por año

Número de días
3.T 
laborales/año
N El tiempo que transcurre entre cada
orden, según el número calculado
250 días laborales/año
T previamente, sería de 50
5 órdenes
T  50 días entreórdenes

D Q
4.TC  S H
Q 2
1000 200 Con las cantidades y número de
TC  ($10)  ($0.50)
200 2 órdenes obtenidos, el costo de
TC  (5)($10)  (100)($0.50) inventario en el cual incurriría la
empresa sería de $100
TC  $50  $50
TC  $100

55 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

3.5 COSTOS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

El objetivo principal de una adecuada administración de inventarios consiste en

proporcionar los inventarios que se requieren para prestar un excelente servicio al cliente
al más bajo costo.

Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para
determinar si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario que concuerda
con las normas internacionales de información financiera y normas internacionales de
contabilidad, que sea consistentes con el que se ha utilizado en años anteriores.

Al respecto, la NIC 2 menciona que los sistemas para la determinación del costo de los
inventarios, tales como el método del costo estándar o el método de los minoristas,
pueden ser usados por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al
costo.

El valor de cada artículo en el inventario en términos contables puede ser valuado por
varios métodos; la selección depende del objetivo que se pretende cumplir en el sistema
con el volumen de artículos que se manejan.

3.5.1 Valuación de inventarios:

 Identificación especifica: En este método se valúan los artículos que se

compran y se venden en pequeñas cantidades que tienen un alto costo y precio de
venta (ejemplo automóviles).Constantemente se realiza toma física de inventario
para su control.
 Costo promedio ponderado: El método de cálculo es sencillo pues consiste
en promediar el costo de cada unidad el cual varía de acuerdo a la existencia y
nuevas adquisiciones de inventario. El procedimiento consiste en agregar el
costo de los nuevos artículos que ingresan al

56 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

almacén, se divide entre el número de unidades en existencia según el último

inventario registrado y el resultado es el costo promedio.

3.5.2 Costos de almacenaje de inventarios

Mantener altos inventarios afecta a los estados financieros, por lo que es conveniente
optimizar la administración de sus costos. Los costos de inventarios adquiridos son
amparados por el valor de factura, sin embargo el almacenaje, manejo y custodia de este
inventario conlleva la aplicación de costos de operación.

a) Costo unitario (Cu)

Generalmente el costo unitario es el precio de compra de los artículos. En lo relacionado

con producto importado, la suma de sus costos directos e indirectos está integrada por
impuestos, fletes, seguros, gastos aduanales, maniobras, etc.

El costo unitario es un factor básico para determinar el valor de cada unidad en el

inventario. Como por ejemplo, cuando se aplica el sistema de clasificación ABC, el costo
unitario es un elemento fundamental para el cálculo de los distintos porcentajes de valor
de cada clase y también es básico en los cálculos del lote económico de compra.

b) Costo de almacenamiento (Ca)

Manejar y mantener existencia en los almacenes genera gastos, por lo que a mayor
cantidad almacenada, mayor es el incremento del costo por unidad anual. Los costos de
almacenamiento más comunes son:

 Costo de inversión por cada unidad monetaria invertida en existencias, que aun
siendo de fondos propios, causa intereses sobre el capital. Los inventarios forman
una gran parte del capital de trabajo de una empresa.

57 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Tan malo es mantener el dinero ocioso como el tenerlo muerto en una sobre
existencia de artículos. Cuando el capital de trabajo se encuentra atado a estas
existencias se pierden oportunidades en otras inversiones que también son
productivas.
 El espacio necesario, puesto que todo espacio tiene una rentabilidad; aun siendo un
local de la empresa, el espacio ocupado tiene un valor de renta. El espacio
ocupado por el promedio de inventario se multiplica por el precio de renta, por
metro cuadrado o metro cúbico del almacén.
 Sueldos, prestaciones y tiempo extra: El personal que interviene en las áreas de
recepción, de almacenamiento y despacho, se incrementa por la cantidad de horas
hombre requeridas de acuerdo al volumen manejado.
 El costo de primas de seguros por el local y el valor de las existencias.
 Impuestos sobre la inversión.
 Obsolescencia.
 Mercadería dañada debido a que a mayor volumen almacenado mayor es el riesgo
de que se estropee.

c) Costo de pedido (Cp)

Este es uno de los factores que se utilizan en las formulas de lotes económicos de compra.
Cada vez que se formula un pedido de compra se gasta tiempo, y en consecuencia, dinero
en todos los departamentos que trabajan en él.

d) Costo de mantenimiento en inventario (Cm)

Este es un costo que varía según el volumen almacenado y el costo unitario del artículo, y
se emplea como uno de los factores en las formulas del lote económico de compra. El
costo porcentual anual por el mantenimiento de inventario (Ca), multiplicado por el costo
total del inventario promedio (Ct) resulta en el costo de mantenimiento de existencia en
los almacenes.

58 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

Cm = Ct x Ca

Por ejemplo, supóngase que una empresa metalúrgica tiene un costo porcentual de
mantenimiento de sus accesorios de ensamble por 17% y un monto promedio de
inventario de dichos accesorios de $2.350, su costo de mantenimiento de existencias
resultaría en:

Cm = 17% x $2,350 = $399.50

e) Costo total Incrementado (CTI)

Es la suma de los costos de preparación y de almacenamiento. En la fórmula del lote

económico varía de acuerdo con los diferentes tamaños del lote y con las veces de
adquisición anuales.

3.6 CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios debe ser amplio y diversificado tomando los aspectos de control
contable, control físico y del nivel de la inversión, siendo este último el que tendrá que
ver con el aspecto financiero de los inventarios que se reflejará en uno de los conceptos
más importantes que forman parte del capital de trabajo.

3.6.2 Registro de inventario

Los registros de inventario “son solo un medio para el fin que se persigue en el control de
los inventarios.” (4:498)

3.6.3 Control contable

Existe una diversidad de medios y sistemas de control contable de inventarios para contar
con un inventario perpetuo, que van desde un simple kardex hasta un sofisticado
sistema computarizado. Puede decirse que dependiendo del

59 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

tamaño de las empresas y la complejidad de los inventarios, así será el control contable
que se adopte según las necesidades de la empresa.

Una condición propia del control contable, es que el sistema debe satisfacer plenamente
las necesidades de información que fije la dirección de la empresa, para la administración
eficiente de los inventarios.

3.6.4 Control físico

El sistema de inventario debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y manejo

eficiente de los productos. Debe brindar facilidad de localización y almacenamiento
apropiado en lugares destinados especialmente para la guarda y custodia de todos los
artículos que integra el inventario de la empresa.

3.6.5 Control del nivel de inversión

Este será el resultado de las diferentes políticas fijadas por las áreas de ventas y finanzas
para la administración financiera de los inventarios, y consistirá en la fijación de
parámetros de control, los que deben ser cuidadosamente estudiados, pues reflejarán el
dinero invertido en inventarios, que tendrá mucho que ver con la rentabilidad de la
empresa al rotar rápidamente sus inventarios durante el año. La fijación de las políticas de
nivel de inventarios es compleja y debe satisfacer a las partes involucradas.

En la administración financiera de la empresa se deberá implementar todas aquellas

medidas de control operativo que salvaguarden los activos y el patrimonio de los socios o
accionistas, manteniendo así su funcionalidad e integridad.

La dirección de la empresa debe asegurarse que el control del inventario existente dentro
de la empresa esté encaminado a proporcionar información suficiente sobre si los
inventarios están siendo administrados en forma eficiente.

60 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

La empresa debe adaptar un sistema de control y administración de inventarios que tome

en cuenta sus necesidades de una manera íntegra, para lo cual se debe tomar en cuenta
algunos aspectos tales como los siguientes:

 Oportunidad y cantidad de realizar un pedido: Es el nivel de inventario

que determina el momento en que se debe colocar una orden, tomando en cuenta
las necesidad del articulo y los costos de negociación.
 Mercancías en tránsito: Son los productos que se han pedido pero que aún no
llegan y entran al inventario, los cuales conllevan inversión dependiendo del plazo
desde que se formula el pedido y este ingresa al almacén.
 Inventarios de seguridad: Es el inventario adicional que se mantiene para
proteger a la empresa contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en el
abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario
promedio que se tiene durante el año y como consecuencia también aumenta el
costo anual de mantenimiento.
 Descuentos por cantidad: Cuando se ofrece un descuento por incrementar el
número de piezas compradas se debe tomar en cuenta que el costo de
mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se
aumenta; así como que también se tiene un ahorro en los productos comprados al
disminuir su precio: entonces se deben comparar los resultados de estos dos
aspectos para determinar si es conveniente aceptar el descuento y comprar una
mayor cantidad.

3.6.6 Control del almacenamiento

En lo que corresponde a la administración de inventarios, cuando la mayor parte de su

inventario es adquirido mediante importaciones es fundamental considerar el almacén
como un medio para lograr los objetivos establecidos, debido a que la principal
característica de un producto importado es el tiempo que transcurre

61 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

desde que se genera el pedido hasta cuando se tiene disponible para la venta. Se debe
tener en cuenta la importancia que tiene dentro de la organización el almacenamiento,
considerando lo siguiente:

 Su localización,
 Medidas de sus áreas,
 División de sus espacios,
 Los medios de almacenamiento,
 Manejo de productos
 Diseños de estantería
 Procedimientos y políticas de control interno.

3.7 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN

El almacén es un lugar estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los

artículos, antes de ser requeridos para la venta en las distribuidoras o salas de ventas.

Todo almacén puede considerarse útil según el apoyo que preste a las funciones de las
distribuidoras o salas de ventas, así como también es importante que lo almacenado tenga
un movimiento rápido de entradas y salidas. La misión del almacén es ofrecer un alto
nivel de servicio a clientes internos y externos, mediante una adecuada administración de
los recursos y actividades relacionados con el almacenaje. Los siguientes principios son
básicos para todo tipo de almacén.

 La custodia fiel y eficiente de las mercaderías debe encontrarse en la medida de lo

posible bajo la responsabilidad de una sola persona.
 Al personal del almacén se le deben asignar funciones específicas hasta donde sea
posible, de recepción, de almacenamiento, despacho y ayuda en el control de los
inventarios (segregación de funciones).

62 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

 Debe existir una sola puerta o bien una de entrada y una de salida y las dos bajo
control y medidas de seguridad necesarias.
 Llevar un registro de entradas y salidas al día, afectándolas en el momento que se
hace la operación de carga y descarga de inventario.
 Asignar una identificación especifica a cada producto unificando el nombre y
código.
 Cada material o producto se tiene que ubicar de acuerdo a su clasificación e
identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que
facilite la colocación y ubicación.
 Toda la operación de entada o de salida del almacén debe ir documentada según se
encuentre previamente establecido.
 La entrada al almacén debe de estar prohibida a toda persona que no esté
autorizada por la gerencia del departamento.
 Las mercaderías almacenadas deben poder localizarse fácilmente cuando se
necesiten.
 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir se debe
disponer de los artículos de manera que puedan hacerse modificaciones o
ampliaciones con una inversión minina adicional.
 Primeras entradas, primeras salidas para evitar producto deteriorado.
 Colocar los artículos de mayor demanda a la mano cerca de las puertas de
recepción y entrega. El 80% de la demanda deberá ser satisfecha con el 20% de los
artículos.
 Reducir las distancias que recorren los artículos para reducir el esfuerzo físico del
personal involucrado.
 Reducir movimientos y maniobras, ya que cada qué vez que se mueve una
mercancía hay más posibilidades que se estropee.
 Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la
medida de lo que se almacena.

63 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

3.7.2 Organización de los almacenes

Un almacén tradicional debe de tener tres áreas, las cuales son: Recepción e inspección;
Almacenamiento; y Distribución o despacho.

El tamaño y distribución de estas tres áreas dependerán del volumen de operación y de la

organización de cada empresa. Estas pueden estar completamente separadas o bien dentro
de un solo local. Cuando se presenta este último caso basta con señalar en el piso o
levantar divisiones.

a) Área de recepción e inspección

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. El
objetivo que se persigue es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de
la mercancía en el área de recepción sea mínima. El espacio necesario dependerá del
volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Deben analizarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras
de descarga. Estas maniobras pueden realizarse en un muelle elevado a la altura
aproximada de la plataforma o bien al ras del piso del almacén, y en cualquiera de estos
casos los medios más usuales son:

 Montacargas eléctricos, gas o gasolina

 Gato neumático
 Gato manual
 Tarimas de madera, o plástico
 Contenedores
 Transportes de rodillos

64 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

El flujo rápido de mercaderías que se reciben, requiere también un espacio óptimo para la
descarga y almacenamiento provisional, para la revisión física y cotejamiento contra la
documentación del proveedor tanto de compras locales como de compras del exterior; acá
se debe elaborar la documentación de registro de entrada de los distintos artículos.

b) Área de almacenamiento

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de

mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y
de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo.

La mercancía que se custodia, controla y abastece en un almacén puede ser:

 Almacén de stock de seguridad: Este almacén tiene como función principal

el abastecimiento oportuno de mercaderías al área de ventas, guardando y
controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos a los
clientes.
 Almacén de stock dañado: Las mercaderías rechazadas por área de inspección
o calidad y que no tienen salvamento y no pueden ser cambiados y o rechazados al
proveedor por tratarse de productos importados, deben tener un control por
separado; este queda por lo general, bajo el cuidado de un área de dañado en
particular, ya que el renglón de rechazos o desperdicio es un elemento que afecta
directamente los costos de venta, por lo cual debe destinársele un almacén de
control.
 Almacén de mercadería obsoleta: Los artículos obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programación del departamento de compras por falta de
ventas. La razón para tenerlo en otro almacén o por separado del stock de
seguridad disponible es porque los artículos

65 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles de los que se encuentran en

buenas condiciones.
 Mercadería para devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes.
En él se separan y se clasifican los productos para cambio por garantía del
proveedor (únicamente al tratarse de compras locales), de destrucción, de
reingresos a stock de seguridad.

c) Área de Distribución y Despacho: Proporciona los artículos solicitados para que

las tiendas se encuentren abastecidas de las mercaderías necesarias para el flujo
continuo de trabajo y ventas a realizar, procurando enviar la mercadería solicitada en
despachos, con el mínimo de tiempo y con el manejo adecuado, realizando los
registros de existencia actualizados y con la mayor exactitud posible.

66 Capítulo III – Administración de Inventarios

Tesis Auditoría Operacional

CAPÍTULO IV
EMPRESAS COMERCIALIZADORAS
DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR
En este apartado se describen los aspectos generales de las empresas
comercializadores para el hogar, tales como sus características generales, las
formas en que pueden quedar legalmente constituidas, así como la legislación
aplicable a las mismas.

4.1 COMERCIALIZADORAS DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR

Son agentes económicos que se forman con capitales de uno o varias personas, las cuales
están facultadas para realizar transacciones comerciales de compra y venta de artículos
diversos para el hogar, con fines de lucro, con el propósito de entregar valores de uso a
sus clientes y obtener una renta de dicho valor, que puede ser retribuido de forma
inmediata o a plazos.

Su conformación empresarial puede ser individual o jurídica, a través de la cual

conforman una estructura órgano-funcional-administrativa que genera un valor económico
a sus clientes, entregando diversidad de productos, según sean sus necesidades.

4.2 FORMAS DE CONSTITUCIÓN

Las comercializadoras pueden formalizarse legalmente ya sea en forma individual o en

sociedades.

4.2.1 Empresas individuales

Son aquellas comercializadoras en las que una persona natural por su cuenta y riesgo
desarrolla actividades comerciales.

67 Capítulo IV – Empresas Comercializadoras

Tesis Auditoría Operacional

4.2.2 Sociedades mercantiles

“Son aquellas que nacen con personalidad jurídica propia por la unión de bienes de varias
personas naturales. Entre estos tipos de sociedades están:

 La sociedad colectiva
 La sociedad en comandita simple
 La sociedad de responsabilidad limitada
 La sociedad anónima
 La sociedad en comandita por acciones.” ( 3:382)

4.2.3 Sociedad anónima

“Es la que tiene el capital dividido y representado por acciones. La responsabilidad de

cada accionista está limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito.” (3:391)

4.3 CARACTERÍSTICAS DE ESTAS EMPRESAS

Las características de estas empresas son comunes a los de otras cuyo ramo de negocios lo
constituye la comercialización de bienes, servicios o valores. Tales características son:

 Representan una unidad económica, es decir, una mezcla de capital, trabajo,

recursos y capacidad empresarial que crea valor de uso y de cambio.
 Son organizaciones formalmente establecidas
 Están sujetas a la legislación aplicable a este tipo de organizaciones que poseen
representación jurídica y legal

68 Capítulo IV – Empresas Comercializadoras

Tesis Auditoría Operacional

 Desarrollan un proceso de administración y gestión de recursos para asegurar el

cumplimiento de objetivos y entrega de bienes y servicios a los clientes
 Son entes sujetos a contraer distintos derechos y obligaciones en representación de
sus propietarios; en su calidad de persona jurídica, posee amplitud de acción,
obligaciones y derechos.

4.4 LEGISLACIÓN APLICABLE

Entre las principales leyes y códigos aplicables a las empresas mercantiles están las
siguientes:

4.4.1 Código de Comercio, Decreto 2-70

Establece las normas y lineamientos jurídicos generales que deben ser cumplidos por
cualquier empresa comercial para el desarrollo de sus actividades continuas de
intercambio, producción, comercialización y ventas.

4.4.2 Código Tributario, Decreto 6-91

“Las normas de este Código regirán las relaciones jurídicas que se originen de los
tributos establecidos con el Estado, con excepción de las relaciones tributarias aduaneras
y municipales a las que se aplicarán de forma supletoria.”(5:5)

4.4.3 Ley del impuesto al valor Agregado, Decreto 27-92

“Se establece un Impuesto al Valor Agregado sobre los actos y contratos gravados por las
normas de esta ley”. (6:1)

69 Capítulo IV – Empresas Comercializadoras

Tesis Auditoría Operacional

Entre algunos hechos generadores de este impuesto se encuentran:

 La venta o permuta de bienes muebles o derechos reales constituidos sobre
ellos.
 La prestación de servicios en el territorio nacional.
 Las importaciones
 El arrendamiento de bienes muebles o inmuebles.

4.4.4 Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto 26-92

“Se establece un impuesto, sobre la renta que obtenga toda persona individual o jurídica,
nacional o extranjera, domiciliada o no en el país, así como cualquier ente, patrimonio o
bien que especifique esta ley, que provenga de la inversión de capital, del trabajo o de la
combinación de ambos. “(7:1)

4.4.5 Código de Trabajo, Decreto 14-41

“Regula los derechos y obligaciones de patronos y trabajadores, con ocasión del trabajo y
crea instituciones para resolver sus conflictos.”(4:2)

Establece los fundamentos legales de la legislación laboral guatemalteca, incluyendo

dentro de sus preceptos las normas, requisitos, procedimientos y otros aspectos de la
relación entre trabajadores y patronos.

Dentro de este se establece las características ideológicas del derecho de trabajo,

resumiéndose así: el derecho de trabajo trata de compensar la desigualdad económica de
los trabajadores, otorgándoles una protección jurídica preferente.

70 Capítulo IV – Empresas Comercializadoras

Tesis Auditoría Operacional

4.5 INVENTARIO DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR

Las empresas comercializadoras manejan un amplio stock de productos que es el

inventario compuesto por todas aquellas mercaderías que sirven para la satisfacción de las
necesidades de la familia en el hogar, los cuales se pueden clasificar en los grupos
siguientes:

 Artículos de Cocina
 Cristalería
 Blancos
 Línea blanca
 Electrodomésticos
 Decoración
 Muebles
 Artículos de jardinería.

71 Capítulo IV – Empresas Comercializadoras

Tesis Auditoría Operacional

CAPÍTULO V
AUDITORÍA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN
DEL INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍAS, EN UNA
COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS PARA EL HOGAR
(CASO PRÁCTICO)

En esta parte se presenta la aplicación de la auditoría operacional realizada en las instalaciones de

la empresa Multihogar, S.A. Para el desarrollo del caso práctico se utilizaron números
modificados de acuerdo a un factor, para proteger la privacidad de la información presentada.

El Gerente General de la empresa indicó que actualmente se registra un cúmulo de problemas

relacionados con el inventario de mercaderías, entre los que se encuentran faltantes de producto;
stock insuficiente de algunos productos; errores de envío de pedidos a clientes; ausencia de un
registro claro de inventario dañado y recuperado; costos financieros derivados de inventario de
baja rotación, y otros problemas que no se han podido clarificar.

Partiendo de esta base, el directivo solicitó la realización de una auditoría operacional a la

administración del inventario y almacenamiento de la empresa Multihogar, con el objetivo de
mejorar la gestión actual de este ciclo de transacciones de la empresa, el cual es sumamente
importante, considerando que la comercialización de mercaderías es el principal aspecto del
negocio para el que se fundó la organización, por lo cual reviste relevante importancia la
observancia de políticas, normas y detección de deficiencias que la afecten.

Por lo anterior, se procedió a realizar el plan para la ejecución de la auditoría durante el período
comprendido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2008, siguiendo la metodología de la
auditoría operacional.

72 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA MULTIHOGAR, S.A.

MultiHogar es una empresa nacional dedicada a la comercialización de productos domésticos en

general, que mejoren la vida de de los guatemaltecos. La empresa comercializa alrededor de 25
artículos diferentes para un variado segmento de mercado localizado en los áreas de Villa Nueva,
Ciudad Capital y zonas aledañas, que busca constantemente mantener un adecuado orden en su
hogar, en un ambiente agradable, a quienes les ofrece productos de la más alta calidad y
tecnología, respaldados con un excelente servicio, garantía y disponibilidad, con alternativas de
compra que permitan a los clientes adquirir diversos artículos para el hogar, al más bajo precio y
en las mejores facilidades de pago. Su especialidad son las ventas al crédito y en compras al
contado ofrece los precios más ventajosos.

El negocio de la empresa se apoya en distintas alianzas estratégicas suscritas con proveedores, lo

que le permite importar mercadería de Estados Unidos. La diversificación y expansión han sido
constantes en el portafolio de productos, lo cual ha atraído a un mercado más selecto y variado,
que es atendido presencialmente en las dos salas de ventas de la empresa, o por alguna vía de
comunicación según el tipo de cliente.

Al inicio de operaciones Multihogar, S.A. emitió 120 acciones por un total de Q.120,000.00
(Q1000.00 de valor nominal cada una). El Gerente General en funciones fue asignado desde el
año de fundación de la empresa (1992), quien posee potestad de dirección de los negocios y
reporta a los accionistas de la entidad.

Para el tercer trimestre del año 2009 (julio, agosto, septiembre), la empresa apostaba por una
inversión estimada en operaciones por un total de Q250,000, con lo cual esperaba obtener
ganancias brutas aproximadas de Q103,000.00, ampliando el mercado captado actualmente
mediante la aplicación la diversificación de nuevas líneas de productos para el hogar, por lo cual
la gerencia como medida de emergencia decidió rotar el inventario que posee actualmente
mediante una campaña de

73 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

descuentos masivos debido a que por deficiencia operacionales no se han llenado las expectativas
de los clientes.

5.1.1 Antecedentes de la empresa Multihogar, S.A.

La distribuidora Multihogar, S.A. fue fundada en el año de 1992 en el municipio de Bárcenas,

Villa Nueva. Su propósito principal era comercializar productos de uso común en el hogar de
bajo tamaño y reducido costo. Su visión era proveer lo necesario para el cuidado del hogar a las
amas de casa de su comunidad y zonas adyacentes, de manera constante, amable, confiable y
segura, con amplias facilidades de crédito. El lugar donde operaba habitualmente al inicio era la
propia residencia de su fundador, situada en el mismo municipio, desde el cual efectuaba las
labores propias de la dirección: básicamente planificar, coordinar y controlar sus actividades,
basado en lo que la experiencia y la intuición le dictaban.

En el primer semestre de operación, las ventas al crédito generaron beneficios de hasta del 60%,
razón por la cual decidió ampliar su inversión con el objetivo de expandir el mercado hasta ese
momento captado.

Durante el siguiente quinquenio (93-97), Multihogar, S.A. fue objeto de un crecimiento

significativo y debido a las utilidades acumuladas se realizó una ampliación del capital
autorizado para la capitalización de utilidades, por un monto de Q450, 000.00.

Con una cartera de clientes que mostraba un constante crecimiento debido en gran parte a las
facilidades de crédito que la empresa ofrecía, cuya base era la concesión de productos sin ningún
requisito más que el de una cuota inicial de pago del 20% del producto.

La constancia y perspicacia de su Director General permitió a la empresa expandir sus

operaciones comerciales con un mínimo de perdidas por cuentas incobrables, razón por la cual en
el año de 1998 decide trasladarse a la zona central del municipio de Villa Nueva en donde se
aprovisiona de un local propio, el cual es más amplio y adecuado a

74 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

la naturaleza de sus actividades, motivo por el cual decide contratar a sus primeros 5 empleados,
entre vendedores y cobradores.

La ubicación geográfica estratégica de Multihogar, S.A. permitió aumentar el segmento de

mercado cubierto, la variedad de los productos, los sistemas de crédito y cobros, la atención al
cliente, la publicidad y propaganda, capacidad instalada, inversión financiera, adoptar nuevas
modalidades de mercadeo, ampliación del recurso humano, refuerzo de la imagen corporativa,
cesión de garantías, facilitación de entregas de producto, y otras que coadyuvaron a su
crecimiento del negocio; todo ello sobre la base de la experiencia de su propietario.

Actualmente, la estructura de la empresa Multihogar, S.A. es significativa y posee mayor

capacidad financiera, técnica y humana, obteniendo utilidades brutas en operaciones crediticias
del 45% y en operaciones instantáneas del 30%, obteniendo altos coeficientes de rentabilidad en
operaciones comerciales con una ampliación del segmento del mercado captado por la empresa,
colocándose como una de las más importantes proveedoras de productos domésticos de Villa
Nueva y sus alrededores, constituyéndose en una fuente de renta. Sin embargo a partir del año
2,004 la empresa ha presentado un notable descenso en sus utilidades según informes contables
derivados del una fuerte alza de costos de ventas y costos operativos.

Para el año 2008, su capital suscrito y pagado es de Q.1, 500,000 (dividido en 1,500 acciones con
valor nominal de Q.1, 000 cada una).

5.1.2 Elementos de planificación administrativa de Multihogar, S.A.

a) Misión de negocio: Atendiendo a las características y a la actividad que Multihogar,

S.A. realiza, su misión ha sido definida así: “Ser una empresa competitiva en la
comercialización de productos domésticos orientada a la satisfacción total de
las demandas de los clientes, enfocada en las estrategias del mercado y en la
continua capacitación de sus miembros, apoyada en los valores y creencias de
todo el personal”.

75 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

b) Visión empresarial: Multihogar, S.A. ve las potencialidades del mercado financiero y

comercial de Guatemala, así como las demandas de la población en cuanto a productos
electrodomésticos, de la más alta calidad y de menor precio. Por ello, ve con optimismo
su actuación dentro del mercado nacional, y en especial dentro del mercado villanovano,
que es uno de los más amplios del departamento de Guatemala.

5.1.3 Aspectos de la organización de la empresa Multihogar, S.A.

Razón Social Comercializadora Multihogar, Sociedad Anónima

NIT 406678-4

Domicilio 6ª. Calle 4-71 Zona 1, Villa Nueva, Guatemala

Teléfonos 66356667 – 66357857

Actividad Económica Comercio de productos para el hogar

Representante Legal P.C. Candelario Ramírez

Gerente General P.C. Candelario Ramírez

Marco Legal Según estatutos del Código de Comercio

Régimen Tributario IVA Régimen General

Régimen Tributario IETAAP Acreditado al ISR (sustituido por ISO en 2,009)

Régimen Tributario ISR Régimen General

5.1.4 Marco Jurídico-Legal de Multihogar, S.A.

La empresa quedó formalmente establecida como sociedad el 9 de Agosto 1992, bajo la

denominación comercial de MULTIHOGAR, S.A., con domicilio y sede en el municipio de
Bárcenas, Villa Nueva, pudiendo establecer sucursales en cualquier parte del territorio nacional.
Se constituye con un capital inicial de Q.120,000.00, como consta en la Escritura Publica
896,402 de Sociedades Mercantiles, redactada en la ciudad de Guatemala ante Notario Público
Jefferson Josué Castillo Ramírez, en hojas Protocolo con Registro No. 906920, 906921, 906922,
920923, 9069241995.

76 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

La representación legal y comercial está a cargo del Gerente General. Para su mejor operación,
cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo con el objeto de normar todas y cada una de las
acciones de sus integrantes dentro de la estructura, y de lograr armonía en el desarrollo de las
labores.

5.1.5 Funciones de Multihogar, S.A.

a) Administrativa-Financiera

Tiene a su cargo la gestión de los aspectos administrativos y financieros que permitan lograr el
equilibrio entre todos los recursos de que dispone la empresa a fin de hacerlos más rentables y
óptimos, en cada una de las áreas de trabajo.

b) Contable

Esta función se encarga de elaborar los registros contables para cada una de las transacciones de
la empresa; también de la elaboración de informes, balances, estados financieros, y cumplimiento
de las obligaciones tributarias que establece la ley; está función cubre el control de entradas y
salidas de mercadería, para lo cual debe elaborar informes del stock existente.

c) Compras

Es la función que se dedica a la compra de los distintos productos que conforman el portafolio de
la empresa, a través del contacto con proveedores, manejo de la logística de compra, negociación
de precios y descuentos por compras.

d) De Ventas

A través de esta función la empresa logra comercializar y distribuir la distinta mercadería que
ofrece a sus clientes. Esta función provee información indispensable tanto a la Gerencia como al
departamento de Cobranzas, acerca de pedidos y demanda, así como también vela por
mantener medidas estandarizadas de ventas,

77 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

elaborar informes, emitir la facturación por ventas, controlar la mercadería a entrega o

devolución, para lo cual se apoya de personal de ventas específico.

e) De créditos y Cobros

Es la función encargada de realizar el cobro oportuno de las operaciones de ventas efectuadas al

crédito o al contado, controlar saldos, elaborar informes de las cuentas cobradas y/o por cobrar;
provee información a la gerencia y al departamento de ventas del estado general de cobros. Su
actividad está respaldada por personal de cobranzas.

5.1.6 Organización Administrativa

Para efectos de que su labor de negocio sea más comprensiva, Multihogar ha elaborado un
organigrama en el que se muestra su estructura órgano-funcional, así como las relaciones que
existen entre cada Departamento de trabajo. El total de empleados de la empresa es de 28,
incluyendo al Gerente General.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE MULTIHOGAR, S.A.

- Incluyendo número de empleados -

Contabilidad 5

Compras 2 Almacén 4

Gerencia General

Sala de Ventas A 4

Ventas 1

Sala de Ventas B 4

Créditos 2

Créditos y Cobros 1

78 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Cobros 4

Fuente: Elaboración propia, en base a investigación de campo.

79 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.1.7 Mercado objetivo

El segmento de mercado captado por la empresa está constituido por todas aquellas personas que
se circunscriben al municipio de Villa Nueva y áreas circunvecinas (San Miguel Petapa, Villa
Canales, Villa Hermosa, Amatitlán y zonas cercanas de la ciudad capital) mayores de edad, entre
18 y 60 años, con un ingreso en términos monetarios reales de Q.1, 600.00 como mínimo, que
actualmente se encuentran económicamente activas.

5.1.8 Políticas de ventas de la empresa

 Las decisiones en cuanto a autorización de crédito y financiamiento son exclusivas de la

Gerencia General, en conjunto con el Jefe de créditos y cobros.
 La mercadería solo se transporta para entrega, previa autorización de la Gerencia o de la
Jefatura Administrativa. Para efectos de promoción y ventas, deberá solicitarse
autorización a la Jefatura de Ventas a través de envío debidamente llenado, firmado y
sellado. Ningún empleado tiene autorizado transportar mercadería para muestra, prueba o
cualquier otro motivo.
 Los vendedores y cobradores deben presentar informes diarios de las ventas y cobros
realizados.
 Los planes de crédito no serán mayores de un año.
 Los compradores en calidad de empleados en condición de dependencia deberán poseer
dos años de estabilidad laboral como mínimo.
 Las cuotas mensuales que deberán pagar los compradores en compras al crédito no
deberán ser mayores del 25% de su salario.
 En compras al crédito el cliente, denominado en adelante “comprador”, deberá presentar
documento único de identificación (Cédula), un avalista con casa propia, factura del
servicio de agua potable o factura por concepto de consumo de energía eléctrica del
último mes (aplica documento que confirme la titularidad de la propiedad), dos
referencias personales y/o comerciales, y constancia de ingresos, de la siguiente forma:

80 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Monto Contado Q.1000 Q.2000 Q.3000

Cédula de Vecindad – X X X
Avalista con casa propia – X
Requisitos

Recibo por concepto de consumo

de agua potable o energía – X X
eléctrica
2 referencias personales y/o
comerciales – X X X
Carta de ingresos1 – X
1 Documento opcional para empleados en condición de dependencia.

 El comprador deberá llenar los requisitos establecidos en la solicitud de crédito y en

cualquier otro formulario de control que se le solicite.
 En compras al crédito el comprador deberá dar un anticipo en calidad de principal,
entrada o enganche, equivalente al 20% del valor total a plazos del producto.
 El monto máximo de crédito a autorizar a un comprador será por Q.10,000.00
 El atraso en los pagos mensuales o cuotas niveladas por 3 o más meses, o su reincidencia,
acarreará suspensión del contrato de compra por incumplimiento del mismo por parte del
comprador, con lo cual se recogerá inmediatamente y de manera improrrogable, el
articulo objeto de la transacción. Ésta disposición será obviada únicamente en aquellos
casos en que las negociaciones con el comprador compensen la pérdida por la inversión
realizada en él, previamente autorizada y sancionada por la Gerencia General, y aceptada
de manera explícita, formal, principal y solemne por el comprador.
 La devolución de mercadería de cualquier tipo se hará sin la devolución del enganche o
entrada, y/o de las cuotas pagadas, sin responsabilidad por parte de la empresa.
 No se harán entregas de mercadería en lugares de alto riesgo. Ésta deberá ser transportada
a cuenta y riesgo del comprador.
 Para efectos de muestra de mercadería, los vendedores poseerán un catalogo ilustrado de
los productos que se ofrecen con especificaciones de planes de crédito y de contado.
 Para otorgar crédito el monto de la compra deberá ser mayor a Q.1,000.00

81 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

 Los créditos se aprobaran en un máximo de 48 horas y un mínimo de 24 horas.

 Cualquier situación no contenida en las presentes políticas será resuelta bajo el criterio
único de la Gerencia.

5.1.9 Productos que ofrece la empresa

La amplia gama de productos que Multihogar, S.A. ofrece está constituida por aquellos que
poseen alta demanda debido a su uso indispensable o a su avance tecnológico en el hogar, de las
mejores marcas y de la más confiable garantía, con lo cual busca dotar a los demandantes de
productos innovadores y/o tradicionales con alto valor de uso y reducido valor de cambio. Entre
estos productos están los siguientes grupos:
 Línea blanca
 Muebles para sala, cocina y dormitorio
 Artículos para la cocina
 Electrodomésticos

5.1.10 Método de aprovisionamiento de producto

Para llevar a cabo sus operaciones, la empresa se aprovisiona de un amplio stock de productos al
por mayor, en intervalos periódicos de tiempo a través del sistema de punto de reorden. Los
proveedores de tales productos han sido seleccionados de acuerdo a su experiencia, a las
condiciones de compra y a los precios que ofrecen, que según comparaciones son de los más
bajos y ventajosos del mercado. Estos son:

 TRADE BUSINESS INC.: Empresa importadora comercial que provee los productos
que conforman la línea blanca y electrodomésticos de todo tipo (refrigeradoras, estufas,
lavanderas, secadoras, hornos, televisores, radio grabadoras, equipo de sonido, licuadoras,
batidoras, videograbadoras, planchas, cafeteras y otros).

82 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

 Muebles la Económica: Distribuidora fabricante que provee variedad de amueblados

(de cocina, sala, comedor, oficina, dormitorio y otros) en diversos estilos y diseños,
atendiendo pedidos especiales o particulares de los clientes.
 VECESA: Empresa que provee lotes al por mayor y menor de bicicletas de varios
tamaños y modelos (tigrillo, formula 1, montañesa, MayaTour, BMX, otras) y una
amplia variedad de accesorios (platos, aros, bocinas, luces, loderas, etc.).
 Comercializadora del País: Es la empresa encargada de proveer artículos varios para
el hogar (aspiradoras, ollas de presión, vajillas, ventiladores, radio grabadoras, tv´s blanco
y negro, maquinas de coser y escribir, discman y walkman, colchas, estufas de mesa,
etc.).

5.1.11 Situación Financiera de la empresa Multihogar

COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.

Estado de Resultados
Del 01-Enero-2008 al 31-Diciembre-2008
Cifras en Quetzales

Ventas Brutas Q 1,469,344.88

Devoluciones y Rebajas sobre Ventas Q (12,586.00)
VENTA NETA Q 1,456,758.88
COSTO DE VENTAS Q (762,038.93)
UTILIDAD BRUTA Q 694,719.95

GASTOS DE OPERACIÓN
Gastos de distribución Q (314,834.13)
Gastos de administración Q (273,937.34)
GANANCIA EN OPERACIÓN Q 105,948.48

OTROS GASTOS Y/O PRODUCTOS

Descuentos sobre Ventas Q (107,384.43)
Intereses Pagados Q (74,837.34)
TOTAL GASTOS Q (182,221.77)

UTILIDAD ANTES DE ISR Q (76,273.29)

ISR 31% Q (13,547.86)
RESERVA LEGAL Q -
PERDIDA DESPUES DE IMPUESTO Q (89,821.15)

83 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.

Estado de Situación General
Al 31 de Diciembre 2008
(Cifras en Quetzales)

ACTIVOS PASIVO Y CAPITAL SOCIAL

ACTIVOS CORRIENTES Q 959,499.25 PASIVOS CORRIENTES Q 184,981.19
Caja y Bancos Q 117,693.25 Proveedores Q 171,433.33
Cuentas por cobrar Q 302,457.24 ISR por pagar Q 13,547.86
Inventarios Q 539,348.76 PASIVOS NO CORRIENTES Q 203,820.97
ACTIVOS NO CORRIENTES Q 1,028,428.76 Préstamos Bancarios Q 203,820.97
Edificios Q 980,000.00
Maquinaria y equipo Q 166,480.00 CAPITAL SOCIAL Q 1,599,125.85
Vehículos Q 322,800.00 Capital Autorizado, suscrito y pagado Q 1,600,000.00
Mobiliario de oficina Q 112,640.00 Ganancia/Pérdida Acumulada Q 88,947.00
Equipo de cómputo Q 36,200.00 Ganacia/Pérdida del Ejercicio Q (89,821.15)
(-) Depreciacion acumulada Q (589,691.24)
TOTAL DE ACTIVO Q 1,987,928.01
TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL Q 1,987,928.01

5.1.12 Competidores

En cuanto a la competencia, según datos tomados del Directorio Nacional de Empresas y sus
locales –DINEL-, elaborado por el banco de Guatemala y el Instituto Nacional de Estadística en
el año 2007, en Villa Nueva operan 28 empresas comercializadoras de aparatos, artículos y
equipos domésticos de todo tipo; 22 de ellas representan competencia efectiva debido a que se
dedican exclusivamente a la venta de productos domésticos y según clasificación por amplitud de
capital, tres de ellas son grandes empresas, una mediana empresa y las restantes pequeñas
empresas.

Cinco empresas del total de 22 operan específicamente en el parque central de Villa Nueva,
cercanas al local de Multihogar, S.A.: Elektra, que representa una de las más grandes captadores
de demandantes del mercado, y 4 pequeñas empresas que son Muebles Galilea, Distribuidora
Estefani, Muebles El Éxito y Mueblería Noemí respectivamente.

84 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.1.13 Ubicación de la empresa

El área donde Multihogar, S.A. se ha establecido para llevar a cabo sus operaciones se encuentra
ubicada en la zona 1 y 4 del municipio de Villa Nueva (a un costado del parque central); y en la
zona 5 de San Miguel Petapa.

ESTABLECIMIENTO UBICACIÓN ÁREA (Mts 2)

Sala de Ventas “El Tabacal” Zona 4 de Villa Nueva 1,500 ms2
Sala de Ventas “Los Eucaliptos” Zona 5 de San Miguel Petapa 1,600 ms2
Almacén de Productos Zona 1 de Villa Nueva 1,600 ms2

Los tres establecimientos que cuentan con servicios básicos (agua, energía eléctrica, teléfono),
amplia infraestructura, (segundo nivel, oficinas, baños, área de bodega, garaje, parqueo y alarma
de seguridad). Estas zonas representan el principal mercado comercial de dicho municipio con un
número aceptable de establecimientos comerciales de diversa índole.

5.1.14 Objetivos de la empresa

a) Generales

 Incrementar su porcentaje de participación en el mercado local villanovano por

medio del mejoramiento continuo del servicio y sus procesos.
 Ampliar la cartera de clientes e introducir productos nuevos que sean requeridos
por los clientes.

b) Específicos

 Obtener una mayor posición competitiva en el mercado

 Incrementar el volumen de ventas a través de mejor y mayor publicidad
 Mejorar los procesos de venta y distribución
 Comercializar productos domésticos de la más alta calidad
 Capacitar constantemente al personal en la realización de sus tareas
 Apertura nuevas sucursales de la empresa en municipios aledaños

85 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.1.15 Áreas Críticas o Débiles a Auditar

Según lo solicitado por el Gerente General de Multihogar, S.A., de acuerdo a los problemas
recientes de gestión, el área a auditar comprenderá la administración de inventarios, desde su
compra, recepción hasta el almacenamiento respectivo. Al finalizar la auditoría, se emitirá un
informe de hallazgos y evidencias que permita mejorar la gestión de dichas áreas dentro de la
empresa.

5.2 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

El presente trabajo de auditoría surge luego del contacto que se estableció con el Gerente General
de la empresa Multihogar, a quien luego de entrevistar acerca de los distintos problemas de
control que atraviesa su organización, se le propuso el presente estudio como una forma de
mejorar su gestión directiva, a través del examen detallado de los aspectos relacionados con la
administración de inventarios y almacenamiento de los distintos productos que la empresa
comercializa, para identificar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o
ineficientes, concebidas estas como el hallazgo de la auditoría que representa una operación o
actividad afectada negativamente o lesionada en la eficiencia, eficacia y economía.

Con este propósito, la ejecución de la auditoría se planificó a través de los lineamientos que se
describen en los Boletines de Auditoría Operacional emitidos por el Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, cuyos requerimientos fueron cubiertos según las necesidades y
particularidades de la empresa Multihogar.

La metodología utilizada incluye las fases de estudio preliminar, análisis e investigación, así
como de presentación del informe. Para cada una de estas fases se desarrollan los papeles de
trabajo y las cédulas de soporte correspondientes, que fundamentan los hallazgos, las
conclusiones y las recomendaciones de la presente auditoría.

86 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.2.1 Índice de los Papeles de Trabajo

A continuación se incluye el índice de los papeles de trabajo realizados para el estudio; posteriormente se
analizan y consolidan en cédulas narrativas de hallazgos.

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO

REF. CONTENIDO PÁGINA

ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

A-1 Memorándum de Planificación 089

AA Programa de Ejecución de la Auditoría Operacional de Inventarios 092
AAa Cédula de Marcas de Auditoría 095

FASE I: FAMILIARIZACIÓN
AB Programa Específico de la Fase I 096
AB-1 Cédula Sumaria de Recopilación de Información 098
AB-2 Calendario de Entrevistas (2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5) 099

FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

AC Programa General de la Fase II 106
AC-1 Análisis de Antecedentes de la Empresa 108
AC-2 Análisis de la Planificación Estratégica 109
AC-3 Organización Interna para la Administración de Inventarios 110
AC-3-1 - Flujograma del Proceso Administrativo de Inventario 113
AC-3-2 - Flujograma del Proceso Administrativo de Inventario Propuesto 115
AC-4 Análisis del Marco Legal de la Empresa 116
AC-5 Cédula Analítica de Recopilación de Información 117
AC-5-1 – Cédula Analítica Proceso de Recepción de Mercaderías Actual 119
AC-5-2 - Cédula Analítica Proceso de Recepción de Mercaderías Propuesto 120
AC-5-3 – Cédula Analítica Proceso de Almacenaje Actual 121
AC-5-4 - Cédula Analítica Proceso de Almacenaje Propuesto 122
AC-5-5 - Cédula Analítica de Despacho Actual 123
AC-5-6 - Cédula Analítica de Despacho Propuesto 124
AC-6 Árbol de Misión, Objetivos y Actividades Relevantes 125
AC-7 Razones Financieras Relevantes 126
AC-8 Análisis de los Registros de Inventario: Método ABC 130
AC-9 Análisis de la Toma Física de Inventarios 132

87 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO

AC-10 Análisis del Punto de Re-orden 135

AC-11 Cuestionarios de Evaluación de Control Interno 136
AC-12 Evaluación de Control Interno de Inventarios 139
AC-13 Análisis de riesgos del Proceso de Inventario y Almacenamiento 141

FASE III: DIAGNÓSTICO

AD Programa General de la Fase III 144
AD-1 Cédula centralizadora de Hallazgos 146
AD-2 Cédula Resumen – Eficiencias de Procesos 148

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Informe de Auditoría operacional de inventarios 152

PREPARADO POR: Jonathan Alexander Reyes

Responsable de Auditoría

5.2.2 Carta de Compromiso y Memorándum para la Ejecución de la Auditoría

La ejecución de la auditoría requiere una planificación cuidadosa que permita cumplir con éxito
la evaluación de las áreas críticas de la empresa Multihogar, de tal forma que se pueda contribuir
al mejoramiento de la gestión de sus inventarios y el correspondiente almacenamiento. Este plan
previo a la ejecución debe incluir objetivos, responsables, programación, así como detallar la
información clave a utilizar, y el resultado final de la auditoría.

El memorándum para la presente auditoría se elabora considerando la metodología de auditoría

operacional y las fases correspondientes para su ejecución. Previo a su presentación, se incluye
también la carta compromiso del equipo de auditores para la realización del trabajo en la empresa
Multihogar, S.A.

88 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

CARTA DE COMPROMISO DE AUDITORÍA OPERACIONAL

Guatemala, agosto del 2008

Gerente General
Empresa Multihogar, S.A.

Usted nos ha solicitado que auditemos la administración de inventarios y almacenamiento de su empresa para el
período del 1 de Enero al 31 de Diciembre del año 2008. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar
nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con boletines de auditoría operacional y Normas Internacionales de
Auditoría. Dichas boletines y Nias requieren que planeemos y desempeñemos la auditoría para obtener una certeza
razonable sobre si las áreas en evaluación están libres de errores, omisiones o cualquier otra situación que afecte su
eficiencia, eficacia y economía.

En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las
limitaciones inherentes de cualquier sistema operacional y de control interno, hay un riesgo inevitable de que aún
algunas representaciones erróneas importantes puedan permanecer sin ser descubiertas.

Al finalizar la auditoría, se emitirá un informe dirigido a los directivos de las áreas involucras en cual contendrá los
hallazgos y sus respectivas recomendaciones que permita mejorar la gestión de las áreas auditadas dentro de la
empresa. En nuestro informe sobre el área de inventarios y almacenamiento, esperamos proporcionarle aspectos
referentes a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que sean detectados por nuestro
equipo como una forma de mejorar la gestión directiva.

Le recordamos que la responsabilidad de los procesos aplicados en la gestión del inventario y almacenamiento,
corresponde a la administración de la empresa. Esto incluye el registro y control adecuado de las recepciones de
producto, inventario, costo, almacenamiento y despacho, así como la aplicación de políticas de manejo y la
salvaguarda de dichos activos de la empresa.

Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los
registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para
nuestra auditoría del área de inventarios y almacenamiento.

Lic. Rubén Acajabón Pérez

Socio Director

Reyes, Acajabon & Asociados Consultores

89 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT # A-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

INTRODUCCIÓN:
Este memorándum se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional al área de
administración de inventarios y almacenamiento en la empresa Multihogar, como una forma de
clarificar las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos, áreas específicas a evaluar,
información a recopilar y otros aspectos relevantes.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA:

En su calidad de evaluador objetivos, crítico y constructivo, de los aspectos relacionados con el

negocio de las empresas, el Contador Público y Auditor cumple un papel importante para el alcance de
los siguientes objetivos:
 Contribuir al mejoramiento de la gestión directiva de la empresa Multihogar, a través del
examen detallado de los aspectos relacionados con el área de inventarios y almacenamiento de
los distintos productos que la empresa comercializa
 Identificar las operaciones o actividades inefectivas, antieconómicas o ineficientes, concebidas
estas como el hallazgo de la auditoría que representa una operación o actividad afectada
negativamente o lesionada en la eficacia, economía o eficiencia dentro de la empresa.
 Verificar el cumplimiento de políticas y normas de control interno dentro de la empresa
Multihogar, para asegurar que las áreas de administración de inventarios y almacenamiento de
mercaderías, contribuyen al logro de los objetivos establecidos por la empresa.

INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA AUDITORÍA:

a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA

Gerente General y Representante Legal P.C. Candelario Ramírez
Contador General P.C. Carlos Ayala
Encargado de Compras P.C. Augusto Pocop
Encargado de Almacén Mario Solórzano
Encargados de Sala de Ventas Mynor Quinac; José Luis González

90 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT # A-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Cierre Fiscal 31 de Diciembre 2008

Período a Revisar 01 de Enero al 31 de Diciembre 2008
Conteo de Inventario 02 de Enero de 2009
Visita Exploratoria 01 de Julio del 2008
Entrega del Informe 15 de Marzo de 2009

c) GENERALIDADES Y OPERACIONES:

La empresa se dedica a la comercialización de productos diversos para el hogar, en el territorio de

Guatemala. Su capital es nacional; fue fundada en el año de 1992; tiene personería jurídica (sociedad
anónima); se encuentra ubicada en el municipio de Villa Nueva. Su método de valuación de inventarios
es por costo promedio; los ingresos por ventas se registran considerando el principio de lo devengado.

d) CONTROL INTERNO:

La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de compra, venta y cobros. La
supervisión es ejercida por los jefes de Departamento según las revisiones semanales que se realizan
para darle seguimiento a los negocios en cada área. El control interno será evaluado para verificar
cualquier desviación a las políticas o criterios en coherencia con las operaciones de gestión
inventarios y su almacenamiento de mercaderías.

TRABAJO A REALIZAR:

El trabajo de auditoría en la empresa Multihogar se apoyará en la metodología de auditoría

operacional, papeles de trabajo, guías de revisión, cuestionarios y entrevistas. Las áreas a evaluar son
las siguientes:
 Procedimientos operacionales relacionados con inventarios
 El método de costo promedio para la valuación de inventarios
 Conteo físico de inventarios de mercaderías
 Proceso de compras de mercaderías, punto de reorden, cotizaciones y órdenes de compra
 Almacenamiento de mercaderías, clasificación, registro, disposición, despacho y reparto
 Cualquier otro procedimiento relacionado con inventarios y almacenamiento de mercaderías

91 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT # A-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

INFORME A PRESENTAR:

Como resultado de la auditoría se presentará un informe escrito dirigido al Gerente General y personal
involucrado, el cual incluirá los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes que sean útiles
para mejorar la gestión de los inventarios y almacenamiento de mercaderías dentro de la empresa.

EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA:

El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estará a cargo
de un equipo de auditores que realizará todas las actividades incluidas en la metodología, clasificará y
analizará la información; elaborará los papeles de trabajo necesarios, y presentará el informe de los
principales hallazgos de la auditoría. El equipo está conformado de la siguiente forma:

PUESTO QUE OCUPA NOMBRE

Jefe del Equipo de Auditoría Lic. Rubén Acajabón Pérez
Encargado de Auditoría Lic. Jonathan Alexander Reyes
Encargado de Auditoría Lic. Germán Salomón López
Asistente de Auditoría Lic. Mynor Enrique Morataya
Asistente de Auditoría Licda. Claudia Lucrecia Ramos

Preparado por: Jonathan Alexander Reyes Fecha: 25-Jul-08

Revisado por: Rubén Acajabón Fecha: 30-Jul-08
Enterado: Germán Salomón López Fecha: 10-Ago-08
Enterado: Mynor Enrique Morataya Fecha: 13-Ago-08
Enterada: Claudia Lucrecia Ramos Fecha: 13-Ago-08

92 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PTT: AA Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

GENERALIDADES DE LA EMPRESA:

MULTIHOGAR, S.A. es una empresa dedicada a la comercialización de productos para el hogar. Se

encuentra ubicada en la 6ª. Calle 4-71 Zona 1, Villa Nueva. Inicia operaciones en el año de 1992, y desde
entonces se ha expandido en la compra y venta de productos al mercado local de Villa Nueva y áreas
aledañas.

El giro de negocio de la empresa es la compra-venta de productos a clientes específicos, para lo cual

posee personería jurídica propia, regulada por el Código de Comercio y demás leyes aplicables a este
tipo de empresas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA:

a) GENERALES
 Realizar una evaluación de la administración de inventarios y almacenamiento en la empresa
Multihogar, para encontrar áreas deficientes que obstaculicen el logro de los objetivos de la
empresa, y emitir recomendaciones que permitan mejorar este proceso dentro de la empresa.
b) ESPECÍFICOS
 Realizar un plan de ejecución de auditoría dirigido al estudio del área de inventarios y
almacenamiento de la empresa Multihogar, S.A.
 Identificar hallazgos y evidencias de hechos económicos que estén afectando el giro normal de
negocios de la empresa, en lo relacionado a la administración de inventarios y almacenamiento.
 Evaluar de forma detallada, las actividades de compras, recepción, almacenamiento, disposición
y despacho de inventarios.
 Verificar el cumplimiento de políticas y normas de control interno dentro de la empresa
Multihogar, para asegurar que las áreas de administración de inventarios y almacenamiento de
mercaderías, contribuyen al logro de los objetivos establecidos por la empresa.
 Elaborar un informe de auditoría operacional que muestre los hallazgos y recomendaciones
resultantes de la evaluación realizada.

93 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PTT: AA Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL:

Para la presente auditoría, el alcance está definido de tal forma que incluya la evaluación de los
controles internos administrativos relativos a las áreas de inventarios y almacenamiento de mercaderías.
El alcance se detalla a continuación:

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
1 Est. Real Realizó
FAMILIARIZACIÓN

D) Estudio Ambiental
Solicite información para establecer y valuar la rotación de inventarios,
razones financieras, estructura organizacional, procedimientos y políticas
operacionales, verifique y recopile información sobre reglamentación y
leyes aplicables; así como en la medida de lo posible solicite información
sobre la competencia.

30 35 AB SI 15/09/08
E) Estudio de la Gestión Administrativa
Obtenga información sobre los órganos de planeación, organización,
dirección y control de la empresa objeto de estudio.

F) Visitas y Entrevistas
Observe cada proceso relacionado con la administración de inventarios,
entreviste a los involucrados.

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
2 Est. Real Realizó
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS

D) Entrevistas
Efectué cuestionarios, entrevistas tanto a nivel ejecutivo como
operacional para obtener información de políticas y procedimientos.

45 33 AC SI 15/09/08
E) Evaluación de la Gestión Administrativa
De la información obtenida en la fase anterior verifique:
 El grado de efectividad para anticipar los problemas que emplea
la administración.
 La estructura organizacional para establecer si son claras las

94 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PTT: AA Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

líneas de mando, autorización y responsabilidad de cada área.

 La calidad de información y oportunidad con que la
administración cuenta para la toma de decisiones.
 Compare los procedimientos y políticas con lo ejecutado.

F) Examen de Documentación
Efectúe el examen a la documentación obtenida para identificar
Hallazgos de Auditoría Operacional.

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
3 Est. Real Realizó
DIAGNÓSTICO

C) Fase Creativa
 Establezca estrategias administrativas convenientes para los
HAO
 Establezca prioridad a los hallazgos de auditoría operacional

D) Revisión de Hallazgos
80 89 AD SI 20/10/08
 Compare esquema con modelo existente y asegure la
importancia de la sugerencia
 Liste las diferencias encontradas de la comparación anterior.
 Ratifique los hallazgos, comentándolos con las personas
directamente involucradas.
 Asegúrese que son problemas cuya solución es factible.

PASO Horas Horas Se

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REF Fecha
4 Est. Real Realizó
INFORME DE AUDITORÍA
Elaborar el Borrador del Informe de la Auditoría, presentarlo a discusión
con el personal involucrado. Posteriormente elaborar el informe final a 20 35 SI 15/04/09
presentar a la Gerencia General.

TOTALES 175 193

ELABORADO POR: JONATHAN REYES

REVISADO POR: RUBÉN ACAJABÓN PÉREZ

95 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA DE MARCAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AAa Fecha:

Hecho por: M.M 20-jul-08
Revisado por: R.A 30-jul-08

DESCRIPCIÓN MARCA

Se realizó toma física de inventarios

Suma vertical de los datos de la columna

Suma horizontal de los datos de la fila

Saldo confirmado en libros

Proceso evaluado

Conteo verificado

Proceso verificado con repercusión económica

Confrontado contra Documento Original

Observado físicamente OBS

eficiencia inspeccionada

Enlace de operación

Totalizado ∑
Eficacia examinada ©
Proceso inspeccionado ¥
Hallazgo de auditoría operacional HAO

ELABORADO POR: MYNOR MORATAYA

96 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.2.3 Desarrollo de la Fase de Familiarización

Esta fase tiene como objetivo que el auditor se familiarice tanto con la estructura de negocios de
la empresa, como con las áreas en las cuales se enfocará la auditoría, a través del estudio
ambiental de la organización, de su gestión administrativa y de una visita programada a las
instalaciones, para observar el desarrollo de las operaciones.

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA ESPECÍFICO DE LA FASE I: FAMILIARIZACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS Ref. P/T Ejec. Por

2.1 Preparar un calendario para entrevistar al Gerente General de la
empresa y al personal operativo clave en los procesos de administración de
inventarios y almacenamiento, con el propósito de explicar los objetivos de AB-2 JR
la auditoría a realizar, identificar y solicitar información adicional a la ya
identificada en la elaboración de los Términos de Referencia y que no se
encuentre en los archivos de la empresa.

2.2 Recopilar información escrita sobre:

a. Antecedentes
b. Marco legal
AB-1 JR
c. Organización
d. Operaciones, Proyectos y Programas
e. Razones Financieras
f. Control
g. Información Adicional

2.3 Obtener información verbal sobre aquellos aspectos para los cuales no
exista información escrita, con el apoyo de un calendario de entrevistas que AB-2 JR
cuente con la aprobación de la Gerencia General.

97 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

2.4 Visitar las instalaciones de la empresa para establecer con claridad la

ubicación y envergadura de sus instalaciones, anotando la respectiva
dirección. Realizar una presentación formal con los responsables de cada
AB-2 JR
área de la empresa y explicar el enfoque de mejoría de gestión que persigue
la presente auditoría. Este programa debe servir como una constancia
escrita de la visita que se realice.

2.5 Clasificar la información recopilada según los aspectos mencionados en

el numeral 2.2. Para cada aspecto es necesario referenciar cada uno de los
AB-1 JR
documentos de la información obtenida con una relación sumaria del
respectivo aspecto, elaborando una cédula para cada aspecto obtenido

REVISADO POR: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 19 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 27-AGO-2008

98 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA SUMARIA PARA RECOPILAR INFORMACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

DESCRIPCIÓN Referencia Fecha Horas

Generalidades de la Empresa* Numeral 5.1 10-Ago-08 4
Antecedentes de la Organización* Numeral 5.1.1 10-Ago-08 3
Organización Administrativa* Numeral 5.1.6 10-Ago-08 1
Marco Legal* Numeral 5.1.4 10-Ago-08 1
Misión y Visión de la Empresa* Numeral 5.1.2 10-Ago-08 1
Objetivos de la Entidad* Numeral 5.1.14 10-Ago-08 1
Funciones de la Empresa* Numeral 5.1.5 10-Ago-08 1
Productos que ofrece la Empresa* Numeral 5.1.9 10-Ago-08 1
Competidores* Numeral 5.1.12 10-Ago-08 2
Ubicación de la Empresa* Numeral 5.1.12 10-Ago-08 1
Calendario de Entrevistas AB-2 26-Ago-08 6
TOTAL Tiempo Dedicado a Esta Fase ∑12

CONCLUSIONES:
* Para estos aspectos consultar los numerales correspondientes incluidos en la parte inicial del caso práctico, los
cuales se obtuvieron a través de la obtención de la documentación de la empresa y entrevistas a directivos.

REVISADO POR: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 28 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 10-AGO-2008

99 Capítulo V – Caso Práctico

 Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CALENDARIO DE ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Fecha Fecha de
ENTREVISTAS A REALIZAR Referencia
Programada Realizada
1. Entrevista con el Gerente General 26-Ago-08 26-Ago-08 AB-2.1
2. Entrevista con el Contador General 26-Ago-08 26-Ago-08 AB-2.2
3. Entrevista con el Encargado de Compras 27-Ago-08 28-Ago-08 AB-2.3
4. Entrevista con el Encargado de Almacén 27-Ago-08 28-Ago-08 AB-2.4
5. Entrevista con el Encargado de Bodega 28-Ago-08 29-Ago-08 AB-2.5

VISITAS A REALIZAR Fecha

a) Primera Visita
Trasladar al personal de la empresa, el objetivo de la
auditoría, así como solicitar información para la 25-Jul-08
elaboración del programa de auditoría operacional.
b) Segunda Visita
Ejecución de la auditoría de forma preliminar, a través de
la aplicación de cuestionarios de evaluación de las áreas 25-Ago-08 al
de inventarios y almacenamiento. 25-Sep-08
c) Tercera Visita
Ejecución de la auditoría operacional en su fase final. 10-Nov-08
d) Cuarta Visita
Discusión de resultados y presentación del informe final
12-Mar-09
de la auditoría operacional.
OBSERVACIONES:
La Gerencia General de la empresa avaló este calendario de entrevistas y de visitas, según la propuesta que
se le presentó previamente.

REVISADO POR: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 26-AGO-2008

100 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB-2.1 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Entrevista Realizada a: P.C. CANDELARIO QUINAC

Puesto: GERENTE GENERAL (Representante Legal)

Propósito o Finalidad del Puesto:

Es responsable de la administración general de la empresa sobre la base de los acuerdos y reglamentos
internos de la misma.

Objetivos del Puesto:

 Lograr el cumplimiento de la misión empresarial con exactitud y eficiencia.
 Concretar las metas establecidas en los planes y programas de la empresa.
 Crear y mantener un medio ambiente interno propicio para el trabajo en equipo y logro de los
objetivos.
 Maximizar las utilidades de la empresa, velando porque éstas se mantengan dentro de los límites
proyectados.

Principales Funciones:
 Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades generales de la empresa.
 Coordinar con los Jefes de Departamentos las actividades a desarrollar periódicamente.
 Diseñar, desarrollar y supervisar el cumplimiento de las normas y de las políticas de la empresa.
 Mantener estrecha relación con el personal subalterno y fomentar que dicha relación sea de beneficio
constante para la empresa.
 Mantener vigilancia sobre los resultados financieros de la empresa, dictando las normas para el
cumplimiento de las metas organizacionales

Firma del Entrevistado:

OBSERVACIONES:
El Gerente General es el accionista mayoritario de la empresa Multihogar, con el 80% de las acciones.

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2 HORAS

FECHA DE FINALIZACIÓN: 26-AGO-2008

101 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB-2.2 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Entrevista Realizada a: P.C. CARLOS AYALA

Puesto: CONTADOR GENERAL

Finalidad del Puesto:

Es responsable del control y registro de todas las operaciones contables de movimientos financieros y fiscales
de la empresa.

Principales Funciones que Realiza:

 Controlar y efectuar los registros de los movimientos financieros de la empresa, tales como pago de
sueldos, compras, gastos de operación, ventas y otros.
 Efectuar los procesos de compra de mercadería a nivel local e internacional mediante
los procedimientos establecidos, y con apego a las normas vigentes para dicho efecto.
 Establecer los niveles óptimos de los inventarios de mercadería con base en el comportamiento de
la demanda y los períodos de entrega por parte de los proveedores.
 Crear y mantener los ambientes necesarios para el resguardo seguro y apropiado de la mercadería,
procurando su buena conservación
 Elaborar registros detallados de compras y recepciones.

Procedimientos:

Control Interno:
 Controlar y efectuar los registros de los movimientos financieros de la empresa, tales como pago de
sueldos, compras, gastos de operación, distribución y otros.

Firma del Entrevistado:

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 HORA

FECHA DE FINALIZACIÓN: 26-AGO-2008

102 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AB-2.3 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Entrevista Realizada a: P.C. AUGUSTO POCOP

Puesto: ENCARGADO DE COMPRAS

Propósito o Finalidad del Puesto:

Realizar las compras de productos del portafolio que ofrece la empresa, para cumplir con las demandas del
área de ventas en calidad y cantidad.

Principales Funciones que Realiza:

 Planificar las compras de productos, a partir de las ventas previstas o negociadas y el establecimiento
de mínimos y máximos en el almacén.
 Seleccionar a proveedores y negociar condiciones de compra según las necesidades internas.
 Colocar los pedidos para mantener los niveles óptimos de inventario que aseguren la disponibilidad de
productos para la venta a los clientes.
 Controlar las compras a través de procedimientos y documentación específica, que avalen las
recepciones y los gastos logísticos de compras.
 Encargarse de las inversiones en inventarios y reducir las pérdidas y costos al mínimo.
 Administrar las relaciones con proveedores.

Firma del Entrevistado:

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 HORA

FECHA DE FINALIZACIÓN: 27-AG0-2008

103 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes Código: AB-2.4 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Entrevista Realizada a: MARIO SOLÓRZANO

Puesto: ENCARGADO DE ALMACÉN

Propósito Principal:
La ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de
guardar artículos o materiales desde que se reciben hasta que se despachan.

Principales Funciones que Realiza:

 Control de la exactitud de las existencias de productos en el almacén.
 Mantenimiento de la seguridad en el almacén para evitar robos o pérdidas similares.
 Conservación de los productos y reposición oportuna según las necesidades de ventas
 Mantener condiciones óptimas de almacenamiento para evitar incendios y deterioros.
 Regular el acceso a las personas al almacén según sea estrictamente necesario.
 Proveer información oportuna sobre las existencias reales de productos.
 Administrar los inventarios de productos, tanto en su disposición física, salidas y condiciones,
como también en lo relativo a conteos físicos de inventarios.

Procedimiento para el Conteo Físico del Inventario (según el paso secuencial actual):
 Determinar el día de conteo y sus respectivos horarios. Elaborar calendario de conteo. Comprobar que
no interrumpan los días festivos, horarios de mantenimiento, cambios de turno, etc.
 Ubicar todas las instalaciones en donde se encuentre producto.
 Nombrar un Supervisor del área de Contabilidad como encargado del inventario y hacerle saber a
todos quien es el responsable.
 Definir el equipo participante, determinando las parejas para contar artículos específicos.
 Distribuir la siguiente papelería: Listados manuales con los artículos, clasificados por orden, tablas de
apoyo, lápices, borrador, calculadora de bolsillo, maskin tape, marcadores.
 Repartir el trabajo entre cada pareja, distribuyendo equitativamente la carga.
 Una vez contado, tener la seguridad de que cada grupo no va a repetir el conteo porque
inmediatamente puede iniciar atrás de ellos, la entrada y salida de mercancía.

Control Interno:
 Acomodar los artículos a contar. Lograr que el conteo se realice ágil, confiable y seguro. Los artículos
iguales deben estar en un mismo sitio. Comprobar el acomodo, orden distribución, pasillos, flujo del
conteo, necesidades para el conteo: Llaves de acceso, Horario y asistencia del personal del almacén.

104 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes Código: AB-2.4 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

 Identificar las mercancías en tránsito de compra y de venta.

 Separar mercancía facturada no entregada.
 Identificar mercancía recibida, no registrada.
 El día del conteo deben estar registradas todas las entradas y salidas de Almacén, previas al conteo.
 Efectuar antes del inicio un corte de formas, guardando fotocopia de la siguiente forma en blanco
(no utilizada). Comprobando que el último movimiento fue registrado en almacén. Facturas, Entradas,
Salidas, Pedidos, Informes de Mercancía en Transito.
 Marcar previo al conteo, áreas que correspondan a cada pareja, con claves que determinan los grupos
de trabajo, separadas por grupos de artículos de tal manera que no se invadan los territorios de cada
uno.
 Verificar la autenticidad del producto: Que sea el producto que se menciona y que esté debidamente y
en su totalidad (especialmente cuando está cerrado, cubierto o empacado).
 Marcar cada área que haya sido contada (anaquel, pared, piso, etc. con etiquetas, maskin tape,
marcador, pintura, etc.) para no repetir el conteo.

Firma del Entrevistado:

CONCLUSIONES:
El procedimiento de conteo físico de inventario no está debidamente escrito. El mismo se obtuvo de una hoja
manuscrita, según se han realizado los conteos anteriores. HAO
Las normas de control interno para el conteo de inventarios tampoco se encuentran documentadas HAO.
Las funciones de conteo físico no están incluidas en el Manual de Puestos, como tampoco se encuentra
documentado el procedimiento de conteo en el Manual de Normas y Procedimientos de la empresa. HAO
AD-1

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 HORA

FECHA DE FINALIZACIÓN: 27-AGO-2008

105 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ENTREVISTAS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes

PT: AB-2.5 Fecha:
Tiempo Previsto: 4 Horas
Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08

Entrevista Realizada a: MYNOR QUINAC; JOSÉ GONZALEZ

Puesto: ENCARGADOS DE SALA DE VENTAS
Finalidad del Puesto:
Es un puesto técnico que consiste en vender al detalle ofreciendo los productos a los clientes en sus negocios o
residencias por medio de catálogos de muestra. Implica la organización de rutas y la elaboración de
estrategias de ventas.

Principales Funciones que Realiza:

 Elaborar informes mensuales del estado general de ventas y presentarlos al Jefe de Ventas
 Revisar periódicamente los registros y sistemas de ventas
 Planear totalmente el desempeño de su trabajo
 Solicitar la mercadería requerida al jefe de ventas
 Elaborar reportes de las ventas diarias
 Coordinar las operaciones de ventas
 Elaborar planes mensuales de trabajo
 Controlar las ventas emitidas al crédito y al contado
 Cumplir mensualmente con las metas de ventas establecidas
Procedimientos: Venta de Mercaderías, Cobro y Distribución de Facturas
 Todo vendedor para elaborar un pedido debe realizarlo en original y copia para su trámite. Sin estos
documentos no se procederá a la venta, por ser registro de prueba de toda acción.
 La persona encargada de verificación, deberá trasladarse a bodega para corroborar existencia física y
código respectivo de la mercadería.
 El cliente realiza el pago en la caja. Si el mismo es con cheque, se visa en bancos o por medio del
Departamento de Créditos, de donde se emitirá la respectiva autorización

Firma del Entrevistado:

CONCLUSIÓN:
Los dos encargados de tiendas ejecutan las mismas funciones los procedimientos aplica a ambos AD-1
HAO

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 HORA

106 Capítulo V – Caso Práctico
Tesis Auditoría Operacional

FECHA DE FINALIZACIÓN: 28-AGO-2008

107 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.2.4 Desarrollo de la Fase de Investigación y Análisis

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la

documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la administración de
inventarios y almacenamiento de la empresa Multihogar, S.A. Para el efecto se realizarán
distintas pruebas de evaluación, con el auxilio de técnicas como las entrevistas, evaluación de la
gestión y control interno, así como del examen meticuloso de la información recopilada.

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE LA FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditores Responsables: Jonathan Reyes, Claudia PT: AC Fecha:

Ramos, Mynor Morataya, Germán López Hecho por: JR 21-Ago-08
Tiempo Previsto: 17 Horas Revisado por: RA 25-Ago-08

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS Ref. P/T Ejec. Por

1. OBJETIVO DE LA FASE:
El propósito de esta Fase es que el responsable de la auditoría comprenda la
misión principal, los objetivos principales y las operaciones de importancia de
la empresa auditada. Igualmente, que tenga claridad sobre la organización, JR
procedimientos generales, fuentes de financiamiento y demás aspectos de
importancia, relativos al ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de
la Fase I de Estudio Preliminar.

2. PROCEDIMIENTOS
2.1 Analice la información sobre antecedentes recopilada en la Fase I y
determine con claridad:
a) Por qué y para qué se creó la empresa auditada (Ver los
considerandos de la Ley de Creación o la motivación). AC-1 CR

b) Si los objetivos iníciales han sido modificados desde su creación

hasta la fecha de inicio de la auditoría.

2.2 Analice los antecedentes, marco legal y planificación estratégica de la AC-1

entidad auditada y establezca con claridad la visión y misión primordial actual AC-2 CR
y los objetivos principales que debe desarrollar para cumplir su misión. AB-1

108 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE LA FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

2.3 Determine cuál es la organización actual que adopta la entidad para la

gestión de los inventarios y el almacenamiento; establezca cuáles son los
procedimientos asociados; evalúe a través de la observación, el flujo del AC-3/AC-13 JR
proceso e identifique áreas débiles en la ejecución, tomando en cuenta las
políticas y los objetivos de la empresa.

2.4 Analice la información sobre marco legal de la entidad auditada y AC-4

establezca o liste con precisión las disposiciones legales vigentes que regulan JR
las operaciones y actividades.

JR
AC-5/AC-13
2.5 Establezca las generalidades del sistema de control interno y externo para
la gestión del área de inventarios y almacenamiento.
AC-6
2.7 Elabore el árbol de la misión primordial, objetivos principales, operaciones y MM
actividades de importancia.
AC-7 / AC-8
AC-9 / AC-10
2.9 Analice los datos financieros; calcule razones financieras y evalúe la JR
eficiencia, eficacia y oportunidad de la información. Evalúe los inventarios.
AC-11/AC-12

2.10 Ejecute cuestionarios de control interno; haga pruebas selectivas. AC-12/AC-13 JR

2.11 Identifique áreas críticas. Deje constancia de los hallazgos. JR

REVISADO POR: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 27-NOV-2009

109 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LOS ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Germán López PT: AC-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: GL 21-ago-08
Revisado por: RA 25-ago-08

SEGÚN NUMERAL 5.1.1

La distribuidora Multihogar, S.A. fue fundada en el año de 1992 en el municipio de Bárcenas, Villa
Nueva. Su propósito principal era comercializar productos de uso común en el hogar de bajo tamaño y
reducido costo. Su visión era la de proveer lo necesario para el cuidado del hogar a las amas de casa
de su comunidad y zonas adyacentes, de manera constante, amable, confiable y segura, con amplias
facilidades de crédito. El lugar donde operaba habitualmente al inicio era la propia residencia de su
fundador, situada en el mismo municipio, desde el cual efectuaba las labores propias de la dirección.

La ubicación geográfica estratégica de Multihogar, S.A. permitió aumentar el segmento de mercado

cubierto, la variedad de los productos, los sistemas de crédito y cobros, la atención al cliente, la
publicidad y propaganda, capacidad instalada, inversión financiera, adoptar nuevas modalidades de
mercadeo, ampliación del recurso humano, refuerzo de la imagen corporativa, cesión de garantías,
facilitación de entregas de producto, y otras que coadyuvaron a su crecimiento y desarrollo, todo ello
sobre una base de experiencia de evaluación de riesgos de su propietario.
Actualmente, la estructura de la empresa Multihogar, S.A. es significativa y posee mayor capacidad
financiera, técnica y humana, obteniendo utilidades brutas en operaciones crediticias del 45% y en
operaciones instantáneas del 30%, sin .embargo en los últimos años ha presentado un descenso en sus
utilidades ampliando el mercado captado actualmente mediante la aplicación la diversificación de
nuevas líneas de productos para el hogar, por lo cual la gerencia como medida de emergencia decidió
rotar el inventario que posee actualmente mediante una campaña de descuentos masivos debido a que
por ineficacias operacionales no se han llenado las expectativas de los clientes transformarse en una
pérdida neta del ejercicio

CONCLUSIONES: La empresa continúa desarrollando el negocio para el cual se fundó. Sus accionistas
principales son el Sr. Candelario Ramírez y la Sra. Ericka de Ramírez, ambos esposos, quienes son los
socios fundadores originales de la empresa. Multihogar es una de las principales empresas reconocidas
en el área de Villa Nueva y San Miguel Petapa, dada la antigüedad del negocio y su prestigio en dicha
área de comercialización.

FIRMA AUDITOR:

110 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Germán López PT: AC-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: GL 21-ago-08
Revisado por: RA 25-ago-08

La Gerencia General de la empresa Multihogar, S.A. está a cargo del Sr. Candelario Ramírez, quien es el
socio que la fundó en el año de 1992. A su cargo se encuentra la planificación de la entidad, enfocada
en la cobertura de mercado y logro de objetivos de ventas. El Gerente desarrolla un plan estratégico
anual, el cual es comunicado a los Gerentes de Departamento para su consideración e implementación.

Dentro de la planificación estratégica, los aspectos más importantes son: volúmenes de ventas por línea
de producto; control de costos de compra; administración de créditos y cobros. La empresa se integra
por los siguientes profesionales en cada una de sus áreas:
Antigüedad
Nombre Puesto Sueldo Anual Edad (años) (en años)
Candelario Ramírez Gerente General Q 150,000 41 17
Carlos Ayala Contador General Q 90,000 38 12
Augusto Pocop Jefe de Compras Q 66,000 33 6
Karla Santizo Jefe de Ventas Q 94,800 29 3
Jaime Alvizurez Jefe Créditos y Cobros Q 60,000 34 4.5
Mario Solórzano Encargado de Almacén Q 55,200 37 3
Mynor Quinac Encargado Sala de Ventas Q 42,000 28 2
José Luis González Encargado Sala de Ventas Q 42,000 31 4

CONCLUSIONES:

Se verificó la existencia del plan anual de trabajo dentro de la empresa, el cual está disponible tanto en
la oficina de Gerencia como en los archivos de cada área. Constan en cada plan, las firmas de los Jefes
de Departamento y del Gerente General.

Los registros de personal en los archivos del Gerente General confirman los años de antigüedad del
personal listado en la tabla anterior.

FIRMA AUDITOR:

111 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ORGANIZACIÓN INTERNA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Claudia Ramos PT: AC-3 Fecha:

Tiempo Previsto: 1 Hora Hecho por: CR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

La empresa carece de un organigrama formalmente elaborado y documentado, que sea conocido en

todas las áreas. El organigrama provisto en el numeral 5.1.6 fue elaborado considerando las visitas
preliminares y la observación tanto de funciones como de personal interno. Para la gestión de los
inventarios y el almacén tampoco se tiene un organigrama disponible.

No obstante, a través de la entrevista realizada al Jefe de Compras se estableció que el procedimiento

que se sigue para las transacciones relacionadas con el inventario, es el siguiente:

 Las compras son colocadas por el Departamento de Compras, según los datos de puntos de
pedido y pedidos por ventas especiales solicitadas por la sala de ventas.
 Cada compra es realizada a través de una orden que cuenta con la autorización firmada del Jefe
de Compras, previo a ser colocada con el proveedor en cuestión
 Los productos solicitados a los proveedores son recibidos en el almacén de la empresa, el cual
cuenta con un Encargado específico para recepción, quien verifica órdenes de compra con los
pedidos recibidos; luego se encarga de su registro, para lo cual se comunica con el
Departamento de Contabilidad.
 El flujo de los inventarios es el siguiente: recepción de productos; determinación de costo
(contabilidad); inventario y almacenamiento; y por último el despacho de mercadería.
 En el almacén se cuenta con 3 personas que en conjunto se encargan de lo siguiente:
 La recepción, custodia y entrega de todos los productos adquiridos según los pedidos
realizados a través de las órdenes de compra, según los procedimientos establecidos.
 Mantener archivos actualizados de órdenes de compra recibidas, requisiciones de
entrega para ventas, y otros documentos afines.
 Ejecutar las actividades necesarias para abastecer de producto a las salas de ventas
 Mantener al día los registros de productos en bodega, controlando las entradas, salidas
y los saldos.
 Proveer información para que el área de compras pueda establecer el nivel máximo y
mínimo de mercancías en bodega, para gestionar el re-abastecimiento.
 Elaborar y aplicar normas de seguridad para la conservación y control de los productos
que se almacenen.
 Realizar los conteos físicos periódicos de inventario
 Elaborar reportes de inventarios
 Mantener la seguridad del almacén restringiendo la entrada a cualquier persona

112 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ORGANIZACIÓN INTERNA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Claudia Ramos PT: AC-3 Fecha:

Tiempo Previsto: 1 Hora Hecho por: CR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

CONCLUSIONES:

Se verificó que las órdenes de compra no tienen las firmas de autorización del Jefe de Compras para
todas aquellas órdenes colocadas durante el año 2007 y el año 2008. El Jefe de Compras explica que
esto se debe a una necesidad de acelerar el proceso de compras, por lo que su firma se omite de los
documentos. Sin embargo, la Gerencia General no proveyó ningún documento escrito que avale esta
política. HAO AD-1

En las visitas a la bodega se verificó que no existe un control estricto del acceso a la misma. Los 3
empleados que la gestionan, no cuentan con un procedimiento escrito o reglamento para regular el
acceso; se estableció que los proveedores permanecen en el área luego de entregar los pedidos, sin
tener razón justificada. HAO AD-1

El almacén muestra un desorden generalizado en la disposición de los productos. Mercancías como la

línea blanca no está separada según cada pedido, sino que simplemente se acumula en un área
disponible. Otros productos de menor valor pero mayor cantidad, son colocados en áreas indistintas.
HAO AD-1

También se determinó que el archivo de órdenes de compra está sin resguardo, por lo cual cualquier
persona puede tener acceso a dichos registros. HAO AD-1

FIRMA AUDITOR:

113 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO ACTUAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-3-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

No. DEPARTAMENTO DESCRPCIÓN DE OPERACIÓN

El encargado de la sala de ventas realiza pedido al encargado del
SALA DE VENTAS
1 almacén
El encargado del almacén revisa sus registros y verifica si tiene
ALMACÉN
2 existencias
Si tiene existencia física procede a enviar a sala de ventas, y traslada
ALMACÉN documentación de despacho al departamento de con-
tabilidad.
3

CONTABILIDAD Actualiza el kardex de inventario perpetuo y registra el costo de venta.

4

SALA DE VENTAS
5 Recibe orden para entregar al cliente.

Compras recibe solicitud con lo cual se pone el contacto con el proveedor

6 COMPRAS
para establecer negociación

COMPRAS El encargado de compras decide si realiza negociación, o realiza tres

7 cotizaciones
8 COMPRAS Prepara orden de compra y entrega al proveedor
Recibe orden de compra informando el día y hora que hará entrega del
PROVEEDOR
9 pedido
10 PROVEEDOR Realiza envió de mercadería
Recibe envió del proveedor amparado de orden de compra y de
ALMACÉN su respectiva factura.
11
Realizar registro de ingreso al almacén, verificando que las cantidades
ALMACÉN recibidas coincidan exactamente con la factura y a los
precios pactados en la orden de compra.
12

El encargado de almacén selecciona ubicación para mercadería dentro del

ALMACÉN área de stock de almacenamiento disponible para despachos, según
requerimientos de la sala de ventas y Traslada
13 documentación de soporte al departamento de contabilidad

CONTABILIDAD Registra el ingreso del inventario en unidades y valores al archivo

14 maestro de inventario perpetuo en el kardex de contabilidad.
CONCLUSIÓN:
CONCLUSIÓN:DichoDichoproceso
procesodebe
debeser
serrediseñado
modificado en cuanto a la verificación de existencias debido a
debido a que actualmente
que actualmente se confía no se confía
en los en de
registros losexistencias
registros de inventarios y contrae repercusiones
de existencias de inventarios.
porque se encuentran inexactos, incumpliendo con los despachos a los clientes.

114 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO ACTUAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-3-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

SALA DE VENTAS CONTABILIDAD ALMACEN DEPTO.DE COMPRASPROVEEDOR

INICIO

2.Revisa solicitud y revisa

1.Realiza solicitud
existencias teo-
ricas

SI NO
3.verifica
5.Entrega pedido al la existen- 6.Recibe punto de
cliente cia fisica pedido

4.Realiza
8.Realiza tres
registro
cotizaciones
contable

8.Emite orden de
compra 9.Recibe o/c y
confima envio

11.Recibe pedido contra 10 .Realiza envio

documentos

SI
12.Exite
diferenci a

NO

13.Emite contra-
14.Realiza regis- tro seña de pago
contable

FIN

115 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO PROPUESTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-3-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

No. DEPARTAMENTO DESCRIPCIÓN DE OPERACIÓN

Previo a facturar confirma existencia con el encargado del
1 SALA DE VENTAS
almacén.
Confirma existencia de mercadería. Los registros de inventa- rios deben
2 ALMACÉN
mantenerse fieles por lo que se realiza despacho
3 SALA DE VENTAS Factura pedido y requiere despacho del almacén.

4 SALA DE VENTAS Se realiza despacho al cliente.

5 ALMACÉN Actualizan las existencias de inventario

6 COMPRAS Revisa punto de pedido en el almacén.

Los inventarios actualizados cuando llegan al punto de mínimo
7 COMPRAS generan pedido. El comparador realiza negociación basado en
tres cotizaciones.

El comparador prepara orden de compra con las unidades

8 COMPRAS requeridas según dicta el lote económico de compra.

Recibe orden de compra informando el día y hora que hará entrega del
9 PROVEEDOR
pedido
10 PROVEEDOR Realiza envió de mercadería
Realizar registro de ingreso al almacén, verificando que las cantidades
11 ALMACÉN recibidas coincidan exactamente con la factura y a los precios de la orden
de compra, los cuales contabilizan en un solo
paso los registros de inventarios.
Revisa que las cantidades y calidades ,según lo pactado en la orden
12 ALMACÉN
de compra.
El encargado de almacén busca ubicación para mercadería y emite
13 ALMACÉN
contraseña de pago al proveedor.
Verifica el ingreso, al registrar los datos de factura coteja contra lo
14 CONTABILIDAD ingresado por el almacén. Dicho registro actualiza la cuenta por pagar al
proveedor y el impuesto acreditable.

Conclusion: Se propone el siguiente ciclo de operaciones de inventario el cual es presentado al gerente

general para su implementacion. HAO AD-1

116 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO PROPUESTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes

PT: AC-3-2 Fecha:
Tiempo Previsto: 6 Horas
Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08
SALA DE VENTAS CONTABILIDAD ALMACEN
DEPTO.DE COMPRAS PROVEEDOR
INICIO

1.Revisa existencias y
confirma existencia con 5.Se actualizan las
el encargado del 2.Confima existencia.
existencias
almacen. .

3. Factura pedido el
cual realiza registro
contable.
6.Revisa diariamente
los puntos de pedido.

4.Entrega pedido
al cliente 7.Realiza tres
cotizaciones

8.Emite orden de
9.Recibe o/c y
compra
confima envio

11.Recibe pedido
contra documentos
reliza registro 10 .Realiza envio
contable.

12. Revisa
si exiten
diferencias
SI

NO

13. Emite contra-

14.Realiza regis-
seña de pago
tro contable

FIN

117 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DEL MARCO LEGAL DE LA EMPRESA
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Germán López PT: AC-4 Fecha:

Tiempo Previsto: 1 Hora Hecho por: GL 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

SEGÚN NUMERAL 5.1.5

La empresa quedó formalmente establecida como sociedad el 9 de Agosto 1992, bajo la denominación
comercial de MULTIHOGAR, S.A., con domicilio y sede en el municipio de Bárcenas, Villa Nueva,
pudiendo establecer sucursales en cualquier parte del territorio nacional. Se constituye con un capital
inicial de Q.120,000.00, como consta en la Escritura Publica 896,402 de Sociedades Mercantiles,
redactada en la ciudad de Guatemala ante Notario Público Jefferson Josué Castillo Ramírez. La
representación legal y comercial está a cargo del Gerente General.

Aspectos Organizativos:

Razón Social Comercializadora Multihogar, Sociedad Anónima

NIT 406678-4

Domicilio 6ª. Calle 4-71 Zona 1, Villa Nueva, Guatemala

Teléfonos 66356667 – 66357857

Actividad Económica Comercio de productos para el hogar

Representante Legal P.C. Candelario Ramírez

Gerente General P.C. Candelario Ramírez

Marco Legal Según estatutos del Código de Comercio

Régimen Tributario IVA Régimen General

Régimen Tributario IETAAP Acreditado al ISR (Sustituido por ISO en 2009)

Régimen Tributario ISR Régimen General

CONCLUSIONES:
La empresa se encuentra legalmente constituida según la legislación vigente del territorio de
Guatemala.
FIRMA AUDITOR:

118 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Para realizar el examen de la gestión de inventarios y almacenamiento, se solicitó información específica

relacionada con el giro de la empresa. El detalle del análisis de dicha información se muestra a
continuación:

Actividades de Almacenamiento e Inventarios:

Se realizó una observación presencial de las actividades que realiza el Almacén para la gestión de los
inventarios y su disposición en el almacén, incluyendo lo siguiente:

 Recepción de mercadería OBS,AC-5-1

 Condiciones físicas del almacén OBS, AC-5-3
 Disposición, clasificación y resguardo de las mercaderías OBS
 Medidas de seguridad del almacén OBS
 Conteo del inventario OBS
 Personal de seguridad disponible para el almacén
AC-5-1
Se estableció que la recepción de mercadería se realiza sin observar un procedimiento de revisión y
comparación de documentos. Las órdenes de compra no tienen firmas de autorización del Jefe de
Compras, como tampoco se emite un reporte sobre el estado de las mercaderías. HAO AD-1

En el almacén se detectaron mercaderías dañadas sin un reporte específico sobre la causa del daño. El
encargado de almacén indica que las mercaderías se reciben así del proveedor, pero no hay una
documentación sobre producto dañado, reclamos a proveedores y solicitud de reemplazo. HAO AD-1
AC-5-3
El almacén no cuenta con una división o señalización para la clasificación de las distintas mercancías.
Tampoco se observan estantes adecuados. La mayoría de producto está apilado sin observar medidas
de seguridad. HAO AD-1
El almacén no posee medidas de seguridad escritas específicas; los encargados de entrega de producto
por parte de proveedores tienen acceso al almacén; el encargado explica que no hay normas escritas, y
que tampoco. Se verifica que los camiones de entrega estén vacíos al momento de dejar el almacén.
HAO AD-1

119 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Manuales de Normas y Procedimientos para la gestión de inventarios:

Se solicitó al Departamento de Compras y al Encargado del Almacén la documentación de los manuales
de normas y procedimientos utilizados para la gestión de los pedidos, las recepciones, inventario,
resguardo y despacho.

Se estableció que la empresa carece de manuales de Normas y Procedimientos para la gestión del
inventario y el almacenamiento de productos. Las operaciones en estas áreas se realizan de manera
informal, según el flujo de las mercancías. El personal no posee una delimitación clara de sus
atribuciones y responsabilidades, lo cual incide en que los empleados no se responsabilicen ante los
hallazgos que se detectaron en dicha área. HAO AD-1

Existe falta de coordinación para la colocación de pedidos, puesto que por un lado, las órdenes de
compra se traspapelan y no se comunican a tiempo; por otro lado, se indica que el almacén no informa
con tiempo sobre las existencias (punto de reorden), lo cual dificulta la planificación de las compras.
Esto ha provocado que existan faltantes de producto en el momento en que el Departamento de
Ventas lo requiere. HAO AD-1

CONCLUSIÓN:

Se verificó la operación del almacén a través del método de observación. No se obtuvo autorización
para incluir fotografías en el informe, por lo que se utiliza el método narrativo para exponer los
hallazgos obtenidos de la auditoría presencial al área de almacén.

FIRMA AUDITOR:

120 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS ACTUAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

PROPUESTO
DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION
¥

No DESCRIPCION DIST MTS TIEMPO SEG.

1 Solicita al proveedor que se identifique 10 20 a)

Solicita presencia del oficial de seguridad para abrir la
2 120 b)
persiana
Abre la persiana y solicita a proveedor que ingrese la
3 10 20
unidad
Realiza la descarga de la mercaderia de la unidad de
4 5 900 c)
transporte.

5 Abre las cajas y/o empaques para verificar la mercaderia. 600

Procede a verificar calidad y cantidad para lo cual coteja

6 inspección física con los datos de la orden de compra 900 d)

Procede a cotejar la recepción de unidades físicas según

7 orden de compra contra la factura del proveedor y precios 900
pactados.
Verifica datos de factura en cuanto a nombre y nit de la
8 20
empresa

Verifica fecha de factura anotando fecha de ingreso,

9
procediendo simultaneamente a firmar y sellar copia del 20
documento.
Se traslada a su computador para imprimir comprobante
10 de recepción de facturas la cual entrega al proveedor como 10 45
contraseña de pago
11 Procede a realizar el registro al kardex del almacén 300 e)
Prepara orden de compra y factura la cual envia por
12 correo interno al departamento de contabilidad para su 300 f)
registro.
13
Archiva copia de documentcion de soporte de ingreso al 60
almecen.

35 4205
a) Se unificaron actividades uno y ocho debido a la importacia de verificar la documentacion previo a iniciar el proceso.
b) Proceso eliminado al contar con un guardia designado especificamene para el área de recepcion.
c) Se reduce la operación utilizando un vehiculo montacargas.
Las lineas en la factura deben estar en la misma secuencia la orden de compra por lo cual es factible ejecutar el paso siete simultameamente .
d)
e) El ingreso se realiza de manera agil porque la orden de compra es el documento de ingreso en el computador.
Unicamente Adjunta copia de contraseña de pago, la cual detalla las fcturas enviadas a contbilidad. Las contraseña debe tener tres copias (original
f)
proveedor,duplicado envio de facturas a contablidad y triplicdo archivo de control en el almacen.
Conclusiones: Se puede agilizar el proceso simplificando la operación de inspeccion de factura vrs orden de compra con el requeisito de solicitar que la factura
presente estrictamente las lineas en el misma secuencia de la orden
AC-5
121 Capítulo V – Caso Práctico
Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS PROPUESTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya

PT: AC-5-2 Fecha:
Tiempo Previsto: 2 Horas
Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora
DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION

No DESCRIPCION
DIST MTS TIEMPO SEG.
Solicita al proveedor que se identifique mostrando factura
1 y orden para verificar los datos correctos de la
20
documentación.

2 Abre la persiana y solicita a proveedor que ingrese la

unidad de transporte.
10 20
3 Realiza la descarga de la mercaderia de la unidad de
transporte.
5 60

4 Abre las cajas y/o empaques para verificar la mercaderia. 25

5 Procede a verificar calidad y cantidad para lo cual coteja

inspección física con orden de compra

300

Verifica fecha de factura anotando fecha de ingreso,

6 procediendo simultaneamente a firmar y sellar copia del 20
documento.

Se traslada a su computador para imprimir comprobante de

7 recepción de facturas la cual entrega al proveedor como 10 45
contraseña de pago

8 Procede a realizar el registro al kardex del almacén 10 60

Prepara orden de compra y factura la cual envia por

9 correo interno al departamento de contabilidad para su 60
registro.

Archiva copia de documentcion de soporte de ingreso al

10 almecen. 60

35 670

122 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE ALMACENAJE DE MERCADERÍAS ACTUAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5-3 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora

PROPUESTO
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO ¥

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

Recibe copia de documento de ingreso de acuerdo a

1 orden de compra 10 120 a)

Carga mercaderías a carretón para trasladar a

2 600 b)
almacenaje

3 Traslada mercaderia a las ubicaciones del almacen 30 300

Selecciona un espacio disponible donde a su criterio es

4 40 1200 c)
adecuado para el almacenje.
Procede al acomodo de la mercaderia estibando cajas
5 1200
en casos necesarios.

TOTAL 80 3420
No OBSERVACIÓN
Se debe contar con áreas señalizadas para el almacenamiento, que agrupen artículos homogéneos o con características similares
a)
b) Se sustituye carretón por vehículo montacargas.

c) Las ubicaciones dispo- nibles deben estar apartadas dentro del almacén. Por los las áreas de almacenaje deben estar previamente estipuladas.

Conclusiones: El proceso de almacenaje presenta condiciones inapropiadas , causadas por un sistema de almacenaje que carece de planificación
provocando mercaderia dañada y retraso en el proceso de entrega al cliente.

AC-5

123 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE ALMACENAJE DE MERCADERÍAS PROPUESTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5-4 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección

Traslado
O pera ción

Dem o ra
Alm ac én
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

Recibe copia de documento de ingreso de acuerdo

1 a orden de compra con lo cual asigna la 10 300
distribución de la mercadería en el almacén.

Por medio de vehículo montacargas carga

2 300
mercaderia para trasladarla a almacenaje

3 Traslada mercadería a las ubicaciones del almacén 30 300

Procede al acomodo de la mercadería estibando

5 300
cajas en casos necesarios.

TOTAL 40 1200

124 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERÍAS ACTUAL
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5-5 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección
Operación

Almacén
Traslado
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO ACTUAL

PROPUESTO
¥

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

El encargado de despacho recibe de la sala de ventas orden de

1 despacho amparado con su respectiva factura. 15 20

2 Inspecciona solicitud y verifica contra las existencias del día 15 300 a)

Procede a la búsqueda del articulo , comenzando de la primera

3 60 3600 b)
ubicación en forma secuencial.

4 Al encontrar mercadería inspecciona su estado físico. 900

Coloca la mercadería en el carretón y lo traslada a la puerta

5 30 600 c)
de salida.
Marca las líneas que han sido completadas según
6 60
requerimiento.

En base a los artículos localizados firma documento de salida

7 de traslado a sala de ventas o ruta entrega para el cliente. 60

8 Registra en el kardex de bodega la salida del articulo. 120

9 Carga mercadería a la unidad de transporte para despacho 10 300

Firma y sella documento de salida el cual envía al

10 departamento de contabilidad 300 d)
11 Archiva copia de documentos 300

No 130
OBSERVACIÓN 6560

a) Al facturar se verifico la existencia, este representa duplicidad de esfuerzos.

Las ubicaciones de la mercaderia deben ser claramente definidas, tomando en cuneta asociacion por rotacion o caraceristicas
b) fisicas.
c) Se debe utilizar el vehiculo montacargas
No deben trasladarse los documentos a contabilidad, porque la facturación de ventas es el soporte del la descarga del
inventario.
d)

CONCLUSIÓN:
Este proceso se agiliza con la sectorizacion de las areas de almacenaje e emplementacion de un vehiculo montacargas.

125 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERÍAS PROPUESTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-5-6 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

1 El encargado de despacho recibe de la sala de ventas 15 20

orden de despacho amparado con su respectiva
factura.

2 Procede a la búsqueda del articulo , comenzando de 15 300

la primera ubicación en forma secuencial.

3 Al encontrar mercadería inspecciona su estado físico. 900

Coloca la mercadería en el carretón y lo traslada a la

4 puerta de salida. 30 120

Marca las líneas que han sido completadas

5 60
según requerimiento.
En base a los artículos localizados firma documento de
6 salida de traslado a sala de ventas o ruta entrega para 60
el cliente.

7 Registra en el kardex de bodega la salida del articulo. 120

Carga mercadería a la unidad de transporte

8 10 300
para despacho

9 Archiva copia de documentos 300

TOTALES 70 2180

126 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ÁRBOL DE MISIÓN, OBJETIVOS Y ACTIVIDADES RELEVANTES
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya

PT: AC-6 Fecha:
Tiempo Previsto: 6 Horas
Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

La evaluación de los aspectos esenciales de la empresa permitió establecer la misión primordial, con sus
objetivos y actividades importantes relacionados con los mismos:

Misión Primordial

Ser una empresa competitiva en la

comercialización de productos domésticos,
orientada a la satisfacción total de las demandas
de los clientes, enfocada en las estrategias del
mercado y en la continua capacitación del
personal

Objetivo Principal Objetivo Principal Objetivo Principal

Adquirir productos de alta calidad, a bajo Alcanzar los volúmenes de ventas Aprobar créditos que aseguren la
precio, en las mejores condiciones de pago y preestablecidos para lograr los márgenes de recuperación de la inversión a plazos para
garantía, para ofrecerlos a los clientes rentabilidad de los accionistas cada cliente de la empresa, a través de los
cobros periódicos del valor de las mercancías

Negociación con Proveedores Comercialización de Producto Evaluación de Créditos

Colocación de Pedidos Promoción de Producto Cobros Periódicos

Registro de Compras Registro de Ventas Registro de Créditos y Cobros

Gestión de Inventario y Almacén Atención al Cliente Recuperación de Créditos

CONCLUSIONES:
La definición de misión primordial, objetivos y actividades importantes, no se encontraban
documentadas por la empresa al momento de la auditoría. Las mismas son correspondientes con sus
funciones, pero no se han comunicado de forma íntegra a todo el personal de la empresa. HAO AD-1

127 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
RAZONES FINANCIERAS RELEVANTES
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-7 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: MH 20-ago-08
Revisado por: RA 30-ago-08

Se solicitó información financiera de la empresa al Contador General, con el objetivo de realizar una
evaluación de la situación financiera de cinco años atrás a la fecha, aplicando un análisis horizontal de
razones financieras relevantes.

RESUMEN DEL ANÁLISIS DE LAS RAZONES FINANCIERAS

- EMPRESA MULTIHOGAR, S.A. -

RAZÓN FINANCIERA DEFINICIÓN RESULTADOS

A) DELIQUIDEZ 2004 2005 2006 2007 2008

1 Razón de Circulante Activos Circulantes 34.96 33.75 22.08 5.65 5.60

Pasivos Circulantes

2 Prueba Ácida (Activos Circulantes - Inventarios) 21.71 19.72 11.83 2.75 2.45
Pasivos Circulantes

La empresa registra una disminución evidente de su liquidez financiera para cumplir con las obligaciones de
corto plazo. Durante los últimos cinco años, el índice de liquidez muestra un cambio de 35 veces de
cobertura de pasivos en 2004, a 5.6 veces en el año 2008.
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios de Liquidez

40.00
35.00
30.00
25.00
20.00
15.00
10.00
5.00
0.00
2004 2005 2006 2007 2008
Razón Circulante Prueba Ácida

La prueba ácida realizada a los estados financieros confirmó esta tendencia a la baja en la liquidez de la
empresa, dado que, excluyendo el inventario, el resultado de la razón de prueba ácida muestra un cambio
significativo de 21.2 veces de cobertura de pasivos circulantes en 2004, hasta 2.5 veces en el año 2008, lo cual
implica una disminución de los activos circulantes más líquidos, como lo son el efectivo y las cuentas por
cobrar.
128 Capítulo V – Caso Práctico
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AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
RAZONES FINANCIERAS RELEVANTES
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-7 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: MH 20-ago-08
Revisado por: RA 30-ago-08

B) DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS 2004 2005 2006 2007 2008

3 Período Promedio de Cobro Cuentas por Cobrar 83.40 79.30 69.19 72.51
75.78 Ventas a Crédito/365

4 Rotación de Inventario Costo de Ventas 1.25 1.30 1.29 1.24 1.46

Inventario Promedio

5 Rotación de Activos Fijos Ventas 1.46 1.80 1.63 1.22 1.42

Activos Fijos Netos

6 Rotación de Activos Totales Ventas 0.59 0.67 0.71 0.65 0.73

Total de Activos

El período promedio de cobro de la empresa se ha mantenido entre 83 y 76 días durante los últimos cuatro
años, lo cual no es congruente con su política de crédito, la cual dicta que los cobros deben ser en un plazo
de 30 días para todos los clientes con crédito aprobado. En cuanto a la rotación de inventarios, la misma ha
disminuido significativamente desde el año 2004, pasando de 2.50 veces a 1.46 veces en relación con el costo
de ventas, lo cual es un índice muy bajo para el tipo de negocio de la empresa. De la misma forma, la rotación
de activos fijos y la de activos totales también se han mantenido más o menos estables durante el período,
con índices promedio de 1.51 y 0.67 veces de rotación, respectivamente. Estos indicadores no son los
óptimos, dado que la empresa se dedica a comercializar productos, por lo que se observa un aumento del
inventario en bodega.

EMPRESA MULTIHOGAR EMPRESA MULTIHOGAR

Tendencia: Ratios de Administración de Activos (1 de 2) Tendencia: Ratios de Administración de Activos (2 de 2)

3.00 90.00 2.00

80.00 1.80
2.50 1.60
70.00
1.40
2.00 60.00
1.20
50.00
1.50 1.00
40.00
0.80
1.00 30.00 0.60
20.00 0.40
0.50 10.00 0.20
0.00 0.00 0.00
2004 2005 2006 2007 2008 2004 2005 2006 2007 2008

Rotación de Inventario Período Promedio de Cobro Rotación Activos Fijos Rotación Activos Totales

129 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
RAZONES FINANCIERAS RELEVANTES
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-7 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: MH 20-ago-08
Revisado por: RA 30-ago-08

C) DE APALANCAMIENTO FINANCIERO 2004 2005 2006 2007 2008

7 Razón de Deuda Deuda Total 2% 2% 4% 17% 19%

Total de Activos

8 Deuda a Capital Deuda Total 2% 3% 4% 21% 23%

Capital Contable Total

9 Cobertura de Intereses Utilidades Antes Interes e Impuestos 15.67 4.59 3.92 2.77 0.58
Cargos por Intereses

La empresa registra un aumento de la deuda de terceros para financiar sus operaciones; durante los últimos
cinco años, este indicador pasó del 2% en relación con los activos de la empresa para 2004, a un 19% en
2008; la deuda a capital aumentó de forma similar, pasando de un 2% en 2004, a un 23% en 2008 sobre el
total del capital que es propiedad de los accionistas de la empresa. Como resultado, el índice de cobertura de
intereses disminuyó de 15.7 veces en 2004, a 0.58 veces en 2008. Esta situación implica que la empresa ha
aumentado el riesgo operativo al incluir en su estructura de capital, deuda externa que no ha tenido un
efecto positivo en la rotación de inventario y activos fijos.

EMPRESA MULTIHOGAR EMPRESA MULTIHOGAR

Tendencia: Ratios Apalancamiento Financiero (1 de 2) Tendencia: Ratios Apalancamiento Financiero (2 de 2)

20% 18.00 25%

18% 16.00
16% 14.00 20%
14%
12.00
12% 15%
10% 10.00
8.00
8% 10%
6.00
6%
4% 4.00 5%
2% 2.00
0% 0.00 0%
2004 2005 2006 2007 2008 2004 2005 2006 2007 2008

Razón de Deuda Cobertura de Intereses Deuda a Capital

130 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
RAZONES FINANCIERAS RELEVANTES
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-7 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: MH 20-ago-08
Revisado por: RA 30-ago-08

D) DE RENTABILIDAD 2004 2005 2006 2007 2008

10 Margen de Utilidad Bruta Ventas - Costo de Ventas 52.4% 52.1% 53.0% 56.2% 47.7%
Ventas

11 Margen de Utilidad Neta Utilidades después de Impuestos 13.8% 9.4% 11.0% 11.0% -5.2%
Ventas

12 Rendimiento sobre la Inversión Utilidades después de Impuestos 8.2% 6.3% 7.8% 7.2% -3.8%
Activo Total

13 Rendimiento sobre el Capital Contable Utilidades después de Impuestos 8.3% 6.4% 8.1% 8.7% -4.7%
Capital Contable

La empresa ha registrado un descenso en los índices de rentabilidad obtenidos en el período 2004-2008. Al

respecto, el margen de utilidad bruta ha descendido de 52.4% en 2008; a un 47.7% en 2008; la utilidad neta
cierra en -5.2% en 2008 cuando en 2004 se ubicó en 13.8%; como resultado, el rendimiento de la inversión de
la empresa es negativo para 2008 (-3.8%); y el rendimiento sobre el capital contable de los propietarios ha
descendido notablemente desde un 8.3% en 2004, a un -4.7% en 2008. HAO AD-1
EMPRESA MULTIHOGAR
EMPRESA MULTIHOGAR
Tend encia: Ratios Rentabilidad (1 de 2)
Tendencia: Ratios Rentabilidad (2 de 2)
15.0% 58.0%
10.0%
56.2% 56.0%
10.0% 8.0%
53.0% 54.0% 6.0%
52.4% 52.1% 52.0% 4.0%
5.0%
50.0% 2.0%

0.0% 48.0% 0.0%

2004 2005 2006 2007 200847.7% -2.0% 2004 2005 2006 2007 2008
46.0%
-5.0%
44.0% -4.0%
-6.0%
-10.0% 42.0%

Margen Utilidad Neta Margen Utilidad Bruta Rendimiento s/Inversión Rendimiento Capital Contable

CONCLUSIONES:
El Departamento de Contabilidad de la empresa no realiza ninguna evaluación financiera para examinar los resultados anuales de
ventas y patrimonio. Esto consta según se verificó en los registros y documentos contables y financieros del archivo del Departamento
Contable.HAO AD-1

131 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LOS REGISTROS DE INVENTARIO: MÉTODO ABC
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-8 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

El inventario de la empresa fue revisado solicitando información financiera relacionada al Departamento

Contable. Los registros de inventario fueron obtenidos, clasificados y ordenados según el método ABC.

Cantidad Descripción Costo Unitario Costo Total % % Acum ABC

15 Equipos de cómputo HP, Intel Core 2MHZ Q 5,324 Q 79,860 14.8% 15% A
21 Televisores SONY, pantalla plasma, 29" Q 3,373 Q 70,833 13.1% 28% A
17 Refrigeradoras 17', Marca LG Q 4,014 Q 68,238 12.7% 41% A
18 Televisores Samsung, LCD, 32" Q 3,765 Q 67,770 12.6% 53% A
17 Equipos de sonido Panasonic, 4800W Q 3,268 Q 55,548 10.3% 63% A
20 Lavadoras digitales Marca MABE, 30 Lbs. Q 2,587 Q 51,740 9.6% 73% A
19 Estufas de cocina con horno, 11', LG Q 2,424 Q 46,056 8.5% 82% A
8 Cama Fomtex Matrimonial Q 2,313 Q 18,504 3.4% 85% B
7 Secadoras MABE, 0454UI-LSP Q 1,706 Q 11,942 2.2% 87% B
10 Bicicletas Montañesa - Shimano Q 934 Q 9,340 1.7% 89% B
4 Amueblado de sala estilo Madeira (3-2-1) Q 1,899 Q 7,596 1.4% 90% B
3 Amueblado de sala estilo Clásico (3-2-1) Q 2,193 Q 6,579 1.2% 92% B
9 Bicicletas Tigrillo - Shimano Q 720 Q 6,480 1.2% 93% B
5 Plateras estilo colonial, palo blanco Q 1,194 Q 5,970 1.1% 94% B
2 Mueble de comedor tipo Carolina Q 2,949 Q 5,898 1.1% 95% B
29 Ollas de presión DEKO, 6 Lts Q 194 Q 5,626 1.0% 96% B
22 Reproductor DVD LG 5 Regiones Q 229 Q 5,038 0.9% 97% C
8 Hornos Microhondas digitales, GE Q 570 Q 4,560 0.8% 98% C
52 Planchas a vapor GE; 5 niveles Q 58 Q 2,990 0.6% 98% C
25 Licuadoras GE 6 velocidades Q 92 Q 2,288 0.4% 99% C
7 Aspiradoras eléctricas 12Lbs-70KW Q 344 Q 2,408 0.4% 99% C
10 Estufa de mesa 3 hornillas (tambo incluido) Q 223 Q 2,230 0.4% 100% C
16 Batidoras LG 4 velocidades color blanco Q 116 Q 1,856 0.3% 100% C
Total Inventario Q 539,349

132 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LOS REGISTROS DE INVENTARIO: MÉTODO ABC
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-8 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

CONCLUSIONES:

A través de la observación realizada en el área de Almacén se estableció que la empresa no realiza

ningún tipo de clasificación del inventario que no sea por tipo de producto o línea; el almacén no
presenta una señalización de las divisiones y la forma en que se almacenan los distintos productos, los
cuales se encuentran dispersos y no están ordenados. Esto provoca que cuando se emite una orden de
entrega o venta, se registren problemas para localizar productos pequeños; para movilizar productos de
gran tamaño que están mal colocados; o para realizar los conteos de inventario. HAO AD-1

El almacén tampoco posee un kardex computarizado que simplifique y agilice los registros de
entradas y salida de mercaderías, el registro que se maneja de manera más adecuada es el realizado
por Contabilidad cuando se registran compras y ventas; esto complica tener actualizados los registros
en forma paralela para verificar que físicamente el inventario se encuentre en el almacén de la
empresa. HAO AD-1

Se propuso al Encargado del Departamento de Compras adoptar la clasificación ABC de tal forma que
el control interno de los inventarios se focalice en los productos de mayor valor y menor volumen.

FIRMA AUDITOR:

133 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya

PT: AC-9 Fecha:
Tiempo Previsto: 6 Horas
Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

Se auditó la toma física de inventario de la empresa, para el cierre fiscal 2008. El equipo de auditores
se integró a los dos grupos que conforma el Departamento de Compras para realizar el conteo. De
forma aleatoria, se revisaron las cantidades de productos clasificado dentro de la categoría “A” y “B”,
según el método ABC de clasificación de inventarios que se expuso en la cédula AC-8.

Los resultados del conteo se compararon contra los saldos contables en libros al 31 de Diciembre 2008,
para verificar la correspondencia de existencias contra dichos registros.

RESULTADOS DEL CONTEO

A. LÍNEA BLANCA

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008 Q 177,976

1 Refrigeradora 17', Marca LG Q 4,014
2 Lavadora digitales Marca MABE, 30 Lbs. Q 5,174
1 Estufa de cocina con horno, 11', LG Q 2,424 Q 11,612
Inventario según Auditoría Q 166,364

CONCLUSIÓN:
El control interno sobre el inventario de línea blanca muestra deficiencias, puesto que se estableció que
1 refrigeradora que se encuentra en la Sala de Ventas 2, no fue dada de baja de los registros de
inventario de la empresa, estando registrada en el almacén; además, 1 lavadora digital se encuentra en
mal estado, sin poder funcionar; la misma no fue reportada, y se desconocen las causas del mal
funcionamiento (HAO); el encargado de almacén afirma que el desperfecto es de fábrica; 1 segunda
lavadora que se encuentra inventariada, no se encontró en el almacén, al igual que 1 estufa de cocina;
al respecto, el Gerente General afirmó que ambos productos fueron cargados para muestra a dos
clientes, sin que exista un documento que avale la salida, la cual para fines de muestra, no está
permitida por la política de la empresa; el Gerente General afirmó que él llevaba registro de esta salida
para su control y
posterior devolución (HAO)

La eficiencia del conteo físico de línea blanca, se situó en un 93% versus el valor en libros. El nivel de
aceptación para este tipo de productos, según la Gerencia General, es del 100%, por lo cual se califica
como deficiente la gestión del inventario de línea blanca (HAO). AD-1

134 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-9 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

B. ELECTRODOMÉSTICOS

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008 Q 293,150

2 Equipos de cómputo HP, Intel Core 2MHZ Q 10,648
3 Televisores SONY, pantalla plasma, 29" Q 10,119
1 Televisores Samsung, LCD, 32" Q 3,765
1 Equipos de sonido Panasonic, 4800W Q 3,268
3 Reproductor DVD LG 5 Regiones Q 687
4 Hornos Microhondas digitales, GE Q 2,280
6 Planchas a vapor GE; 5 niveles Q 345
9 Licuadoras GE 6 velocidades Q 824
1 Aspiradoras eléctricas 12Lbs-70KW Q 344 Q 32,279
Inventario según Auditoría Q 260,871

Eficiencia del Conteo 89%

CONCLUSIÓN:

El conteo físico de electrodomésticos registró deficiencias de control interno. Se estableció que 2

equipos de cómputo del inventario, no funcionan, habiendo sido registrados como compra, en el mes
de Noviembre 2008, para los cuales no existe un reporte de la causa de dicho desperfecto; 4 televisores
(de dos distintas marcas) registran daños considerables en las pantallas, para los cuales no existe una
justificación escrita de la causa de dicho daño.

La eficiencia del conteo físico de línea blanca, se situó en un 89% comparado con el valor en libros. El
nivel de aceptación para este tipo de productos, según la Gerencia General, es del 95%, por lo cual se
califica como deficiente la gestión del inventario de línea blanca (HAO). AD-1

135 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-9 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

C. MUEBLES

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008 Q 44,547

1 Cama Fomtex Matrimonial Q 1,899
1 Amueblado de sala estilo Madeira (3-2-1) Q 2,193
1 Amueblado de sala estilo Clásico (3-2-1) Q (1,194)
1 Plateras estilo colonial, palo blanco Q 2,949 Q 5,847
Inventario según Auditoría Q 38,700

Eficiencia del Conteo 87%

CONCLUSIÓN:

El conteo físico de muebles registró deficiencias de control interno. Se determinó un faltante de 1 cama
del inventario que no se pudo ubicar en el almacén, sin que exista una justificación documentada de
dicha falta; además se verificó el faltante y el sobrante de 1 amueblado de sala de similar modelo; el
encargado de almacén indicó que por error se registró un cruce en la contabilización de la salida de
estos muebles; además, se encontró 1 platera en mal estado, a lo cual el Encargado de Bodega explicó
que el daño se registró en el movimiento del artículo, lo cual fue comunicado a Gerencia pero no existe
un documento de respaldo de dicha documentación.

La eficacia del conteo físico de muebles se situó en un 87% comparado con el valor en libros. El nivel de
aceptación para este tipo de productos, según la Gerencia General, es del 95%, por lo cual se califica
como deficiente la gestión del inventario de muebles (HAO). AD-1

FIRMA AUDITOR:

136 Capítulo V – Caso Práctico

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AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DEL PUNTO DE REORDEN
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya

PT: AC-10 Fecha:
Tiempo Previsto: 6 Horas JR 21-ago-08
Hecho por:
Revisado por: RA 29-ago-08

Se solicitaron al Departamento de Compras, los registros de las cantidades mínimas y máximas de

pedido para cada uno de los productos que comercializa la empresa Multihogar. Estos registros se
ordenaron para verificar las cantidades que consignan las órdenes de compra, versus las que dicta el lote
económico de compra, con el propósito de verificar los niveles óptimos de inventario.
Punto de Demanda Lote Número Déficit/ %Sobre- COSTO DE
Stock Descripción
Costo Unitario Costo Total Pedido Anual Óptimo de pedidos Exceso Stock DE OPORTUNIDAD
10 Bicicletas Montañesa - Shimano Q 934 Q 9,340 2 24 2 12 6 168% Q 5,566
9 Bicicletas Tigrillo - Shimano Q 720 Q 6,480 2 12 1 8 6 62% Q 4,001
15 Equipo cómputo HP, Intel Core 2MHZ Q 5,324 Q 79,860 2 24 2 12 11 73% Q 58,349
21 Televisores SONY, pantalla plasma, 29" Q 3,373 Q 70,833 2 24 2 12 17 81% Q 57,205
18 Televisores Samsung, LCD, 32" Q 3,765 Q 67,770 2 24 2 12 14 78% Q 52,558
17 Equipos de sonido Panasonic, 4800W Q 3,268 Q 55,548 2 24 2 12 13 76% Q 42,345
22 Reproductor DVD LG 5 Regiones Q 229 Q 5,038 2 24 2 12 18 82% Q 4,113
8 Hornos Microhondas digitales, GE Q 570 Q 4,560 2 24 2 12 4 49% Q 2,257
52 Planchas a vapor GE; 5 niveles Q 58 Q 2,990 5 132 5 28 42 81% Q 2,427
25 Licuadoras GE 6 velocidades Q 92 Q 2,288 5 60 3 19 17 67% Q 1,535
7 Aspiradoras eléctricas 12Lbs-70KW Q 344 Q 2,408 2 24 2 12 3 42% Q 1,018
16 Batidoras LG 4 velocidades color blanco Q 116 Q 1,856 5 72 4 20 7 47% Q 866
7 Secadoras MABE, 0454UI-LSP Q 1,706 Q 11,942 3 24 2 12 2 28% Q 3,343
17 Refrigeradora 17', Marca LG Q 4,014 Q 68,238 3 36 2 14 12 68% Q 46,165
20 Lavadora digitales Marca MABE, 30 Lbs. Q 2,587 Q 51,740 3 24 2 12 15 75% Q 38,700
19 Estufa de cocina con horno, 11', LG Q 2,424 Q 46,056 3 36 2 14 14 71% Q 32,726
8 Cama Fomtex Matrimonial Q 2,313 Q 18,504 3 60 3 19 2 22% Q 4,103
4 Amueblado de sala estilo Madeira (3-2-1) Q 1,899 Q 7,596 2 24 2 12 (0) -1% Q (77)
3 Amueblado de sala estilo Clásico (3-2-1) Q 2,193 Q 6,579 2 24 2 12 (1) -35% Q (2,282)
5 Plateras estilo colonial, palo blanco Q 1,194 Q 5,970 2 24 2 12 1 19% Q 1,146
2 Mueble de comedor tipo Carolina Q 2,949 Q 5,898 2 24 2 12 (2) -102% Q (6,017)
29 Ollas de presión DEKO, 6 Lts Q 194 Q 5,626 2 24 2 12 25 86% Q 4,842
10 Estufa de mesa 3 hornillas Q 223 Q 2,230 2 24 2 12 6 60% Q 1,329

Q 356,219
CONCLUSIÓN:
Se seleccionaron aleatoriamente, mediante muestreo estadístico, 173 órdenes de compra de un total de 310, para el
período enero-diciembre 2008; la revisión permitió establecer que las cantidades de producto que se solicitaron a los
proveedores, excedían lo establecido por la cantidad óptima para cada pedido, de la siguiente forma: a) en el 85% de
los casos, los productos se solicitaron en cantidades que duplicaban la cantidad óptima de pedido; b) para el restante
15% se detectó que las cantidades solicitadas excedían entre un 55% y un 90% las cantidades óptima
Al respecto, el Gerente de Compras explicó que los pedidos se hicieron de esa forma, debido a expectativas mayores
de ventas, y a ofertas de descuento por volumen que ofrecieron los proveedores. Estos dos sucesos ocasionaron que
la empresa registrara niveles de inventario ostensiblemente mayores a los que dicta el lote óptimo de inventario, con
un promedio de exceso del 47% en unidades comparando el stock al 31 de Diciembre 2008, versus la cantidad
óptima de pedido calculada. (HAO). AD-1

137 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO OPERACIONAL/ADMINISTRATIVO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-11 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Revisado por: RA 30-jul-08
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008

PARTE A: ORGANIZACIÓN SI NO Observaciones

1 Existe organigrama de la empresa? x Se debe diseñar un organigrama
2 Se tienen claramente definidas las responsabilidades de: x No se cuenta con un manual específico
• Cada unidad y/o Departamento? x
• De Contabilidad? x
•
De Compras? x
• De Almacén? x
• De Inventarios? x
3 Cuenta la empresa con: x
• Un reglamento interno de trabajo? x
• Un código de conducta? x
• Manuales de trabajo en cada área? x
4 Participa adecuadamente la administración en el diseño No se han realizado cambios desde su fun-
y aprobación de cambios dentro de la estructura de x dación.
control de inventarios?
• Está vigilada adecuadamente la estructura? x Únicamente los controles contables.
• Existe un seguimiento adecuado sobre el incumpli- x Se carece de políticas y mecanismos
miento de controles? que registren errores
5 Existe un sistema presupuestal? x Únicamente las aprobaciones del gerente.
6 Existe un seguimiento de la administración respecto a N/A
resultados presupuestales? x
7 Existe un Departamento de Auditoría Interna? x
8 En caso de ser positiva la respuesta anterior, considera
usted que los auditores sean:
•
Objetivos N/A
• Competentes N/A
9 En caso de ser negativa la respuesta anterior, quién N/A
cumple la función de supervisión y vigilancia?
• El Gerente General X Porque a él reportan todos los departamentos
• El Contador General
• El Encargado de Compras
• El Encargado de Almacén
• El Encargado de Sala de Ventas
•
Auditoría Externa
138 Capítulo V – Caso Práctico
Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO OPERACIONAL/ADMINISTRATIVO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

PT: AC-11 Fecha:

Auditor Responsable: Jonathan Reyes
Hecho por: JR 20-jul-08
Tiempo Previsto: 4 Horas Revisado por: RA 30-jul-08
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008

PARTE A: ORGANIZACIÓN SI NO Observaciones

10 Las políticas de personal garantizan adecuada:
•
Contratación x Se carece de una evaluación previa
•
Adiestramiento x Se carece de manuales
• Supervisión x Se carece de una adecuada línea de autoridad
• Evaluación x Se carece del perfil de puesto,.
11 Existe rotación de personal en:
• La administración x
•
Almacén x
•
Compras x
•
Contabilidad x
• Cobros x
• Ventas x
12 Existe una estructura departamental en inventarios
13 Utiliza servicios profesionales para:
•
Asesoría Jurídica x Únicamente con la realización de cobros
•
Asesoría Fiscal x En la elaboración de cierre anual
•
Otros
PARTE B: POLÍTICAS SI NO Observaciones
1 Existen políticas para:
• Análisis de Mercado x
• Autorización de órdenes de compra x El procedimiento esta establecido
• Cotizaciones x En caso de incumplir negociación
•
Facturación y autorización para reparto a domicilio x
•
Cobro de ventas al crédito x
•
Índice de precios de compra x
•
Contratación de servicios según requerimiento x
• Límite de créditos autorizados para los proveedores x
• Realizar inventarios x
• Programación de pagos x
2 Están escritas las políticas de inventarios y se explican con x
claridad
3 Se tiene plazo para entregar a la gerencia los estados x Cinco días hábiles
financieros
4 En el almacén o sala de ventas, el espacio físico para la x
mercadería es adecuado

139 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5 Se cuenta con personal idóneo para desarrollar las x

actividades

140 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR,
S.A.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO OPERACIONAL/ADMINISTRATIVO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008
PT: AC-11 Fecha:
Hecho por: JR 20-jul-08
Auditor Responsable: Jonathan Reyes Revisado por: RA 30-jul-08
Tiempo Previsto: 4 Horas
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008
PARTE C: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES SI NO Observaciones
1 Se tiene claro y definido las actividades de cada elemento
de la empresa:
• Gerente x
• Contador x
• Encargado de Almacén x
• Encargado de Cobros x
• Encargado de Ventas x
PARTE C: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES SI NO Observaciones
1 Cuenta la empresa con instalaciones adecuadas para la
realización de inventarios
x
2 Utiliza medios electrónicos para valuar, controlar y
registrar los inventarios
• Internet
• Excel x Hojas de cálculo diseñadas por el encargado.
• Software a medida x El sistema de la empresa.
3 Cuenta con suficiente equipo de cómputo (hardware) x
acorde a las necesidades de la empresa para un adecuado
registro de inventario
4 Cuenta con programas de computación (Software) acorde
a las necesidades de la empresa para:
• Ingresos de mercadería a almacén x
• Egresos de efectivo x
• Egresos de mercadería de almacén x
• Clientes x
• Proveedores x
• Contabilidad x
5 Cuenta con suficientes vehículos para la entrega de los
pedidos x
CONCLUSION:
El presente cuestionario se conformó a través de la consolidación de los resultados obtenidos de las encuestas
realizadas al personal del área de Contabilidad, Compras y Ventas. El total de encuestas fue de 20; la recopilación
de información incluyó al Gerente General de la empresa.

AUDITOR RESPONSABLE: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

141 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-12 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008 Revisado por: RA 30-jul-08

FASE DE EJECUCIÓN SI NO Observaciones

1 ¿El método de valuación de inventarios utilizado fue Se utiliza el de costo promedio debido al
debidamente autorizado por la administración de la X volumen de operaciones, y por carecer de
entidad? herramientas tecnológicas.
2 ¿Los procedimientos para valuación de inventarios son
aplicados correctamente?
x
3 ¿Se tienen procedimientos para realizar inventarios Se utilizan en base a la experiencia de los
selectivos periódicamente? X encargados.
4 ¿Se tienen procedimientos pre-establecidos para X Sin embargo no se tienen cotizaciones
elaborar algún documento al momento de comprar debido a que se trabaja con proveedores
mercadería? predefinidos.
5 ¿Se tienen procedimientos para practicar inventarios X Sin embargo el procedimiento se realiza en
físicos? forma empírica basado en la experiencia.
6 ¿Se cuenta y distribuyen a los bodegueros, X El almacén no tiene un adecuado orden para
procedimientos para despachar el producto con base a el almacenaje, por lo cual no han asignado
pedidos debidamente autorizados? personal para áreas de despacho especificas
7 ¿Existe un control adecuado de las compras realizadas en X No las compras se han realizado con la o por-
el período? dad del descuento por cantidad, sin tomar en
en cuenta las ventas y el lote económico..
FASE DE REGISTRO SI NO Observaciones
1 ¿Se utilizan formas pre-numeradas para el registro de todas Se utiliza el documento de despacho y la fac-
las salidas de mercaderías? X tura de venta.
2 ¿Se revisan los costos de los productos? X
3 ¿Es adecuado el sistema de costos? X
4 ¿Las existencias de mercadería en mal estado se X Se observo mercadería dañada que aun esta
facturan para darles de baja? cargada al inventario
5 ¿El registro del ingreso de mercadería y el registro del docu- X Esta operación de registro de ingreso al almacén
mento lo realizan departamentos distintos ? la realiza el encargado del almacén y el registro
de la factura la realiza contabilidad.
6 ¿Se realiza integración de cuentas de proveedores? X Se realizan mensualmente
7 ¿Se realiza integración de las devoluciones sobre Se lleva un registro en base a las devolución-
compras realizadas? x nes reportadas por el encargado del almacén, las
devoluciones son por las compras locales.

142 Capítulo V – Caso Práctico

 Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AC-12 Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-jul-08
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008 Revisado por: RA 30-jul-08

FASE DE CUSTODIA SI NO Observaciones

1 ¿La empresa cuenta con procedimientos para que todos No se calcula el lote económico de compra
los gastos en la compra y manejo de mercadería se X los gastos de almacenaje se registran en el
carguen al costo de adquisición de estas? rubor de gastos de operación. el costo de la mercadería
2 ¿Existe custodia física y acceso restringido a zonas de X No existen normas establecidas ni procedi-
almacenaje? mientos de control.
3 ¿Se comprueba periódicamente la existencia y X No existen controles de calidad dentro del al-
condiciones físicas de los bienes resguardados? macen.

Es necesario implementar un software adecuado, que

permitir identificar movimientos de inventarios, generar
4 ¿Existe un control adecuado de existencias? X
reportes y agilice el proceso de registro mejorando
mensurablemente la exactitud de los registros.

Carecen de una adecuada supervisión y segregación de

5 ¿Están todas las existencias bajo el cargo de un bodeguero? X
funciones dentro de la bodega.

6 ¿Personas ajenas al departamento de bodega tienen X No existe una política formal al respecto, se
acceso a esta? observo gente ajena al almacén.
Se encuentra sobre stock en el almacén y no cuentan
7 ¿Están las existencias debidamente protegidas? X
con un seguro para su protección.

NOTAS/COMENTARIOS:
El presente cuestionario se realizó al personal del Departamento de Compras y Área de Almacén, el que está
directamente relacionado con las operaciones de gestión de inventarios y almacenamiento de la empresa.

AUDITOR RESPONSABLE:
LIC. JONATHAN REYES

Se encontraron deficiencias operativas y de control interno provocadas por lo siguiente:

 Inadecuada organización que permita definir claramente la segregación de
funciones.
 La empresa cuenta con un sistema de software adecuado para la
administración del inventario, sin embargo es sub-utilizado.
 Se carecen de manuales de normas y procedimientos internos.HAO AD-1

143 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-13 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

MODERADO
ALTO

BAJO
PROCESO: INGRESO DE MERCAERÍA AL ALMACEN
Nº DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS. OBSERVACIÓN REF
Revisión de contratos seguro en forma
Que el contrato seguro se haya vencido y se reciban mercadería en Disminución patrimonial, perdidas económicas en caso de un
mensual por parte de contabilidad, la
1 el almacén. suceso natural o fortuito.
cobertura es adecuada AC-12 X
En el proceso del recepción, no se coteja
todas las unidades físicas contra la factura,
Que se ingresen al almacén cantidades de mercaderías Registos de existencias de Inventarios erróneos, perdidas debido a que el proceso se recepción se torna
2 distintas a las reportadas en la factura. económicas. complicado. AC-5-1 x
Registros de existencias de inventarios erróneos, perdidas
económicas, deficiente calidad del producto para la venta,
En el proceso de recepción, no se coteja la
Permitir el ingreso de mercaderías que no cumplan con los incremento de devoluciones de clientes por deficiente calidad. factura contra las cantidades físicas. Se
requerimientos básicos de calidad que ofrece la empresa a sus Trabajar con mercadería de baja calidad que afecte la trabaja con proveedores confiables que AC-5-1 X
3 clientes (condiciones de garantía). credibilidad e imagen de la empresa.
ofrecen garantía total.
Que se reciban mercaderías con mayor costos a los Perdidas económicas, registros de costos Se coteja costo según orden de compra
5 estipulados en la orden de compra. inconsistentes, contabilidad errónea. contra factura. AC-5-1 x
Todas las factura son selladas y firmadas al
Cambios de documentos, alteración de los mismos,
momento de su recepción y se acompañan de
Que no se firmen las factura y no se emita contraseña de pago. registro de documentos que no son validados con la
6 su respectiva contraseña de pago. AC-5-1 x
recepción de mercaderías en el almacén.

Los soportes de los ingresos (Facturas) no registren costos Toda la facturación viene con el detalle de
individuales que permitan asignar a cada mercadería los costos Costos alterados, que no permiten establecer con precio unitario y total por cada articulo, según
7 correctos.
AC-5-1 X
certeza el precio de venta. requerimiento legal.

Se cuenta con un agente aduanero y las pólizas

de importación han sido debidamente
Los soportes de la mercaderías no se ajusten a las normas sobre declaradas. (no se tienen AC-11 x
8 fiscales derechos de importación. Favorecer la evasión de impuestos y al contrabando
reparos del fisco)
Que por cantidad, tamaños y/o complejidad de las características Se realizaran pedidos moderados, al
Registros de inventarios erróneos y complicada recepción en AC-5-1 /
de la mercadería no se puedan verificar en su totalidad. contar con un vehículo de apoyo es
9 el almacén. AC-11
factible su revisión total sin dificultad. x
Cuando por la naturaleza de la mercadería se entregan en
Registros de inventarios erróneos y perdidas de mercadería. Solo el almacén es el designado para AC-11/AC-
dependencias distintas al almacén no se puedan verificar
10 cabalmente. recibir mercadería . 12/AC-5-1 x
Que se incumpla con las fechas designadas para la entrega de los Ventas no realizadas, por no contar con el inventario en el Se trabaja con proveedores de confianza y se
11 pedidos momento que se requiere. cuenta con stock de seguridad. AC-5/AC-3 x
No tener un archivo adecuado para los documentos de soporte de Extracción de información confidencial y complicado Se cuenta con un archivo sin adecuadas
12 ingreso al almacén proceso de verificación de operaciones. medidas de seguridad AC-5 X
La documentación pasa por el proceso de
registro en el almacén y posteriormente a los
Reportar en fecha distinta a la real la transacción del Registros no actualizados para la generación de reportes de registros de contabilidad, lo cual puede
provocar desfase en la información.
13 ingreso compras. AC-5 X
Provocado por registros de inventarios
inexactos que provocan que no se realicen
Que se clasifiquen mal la mercaderías en las cuentas contables de Inventarios erróneos, contabilidad errónea, Disminución de manera oportuna los ajustes contables. AC-5-1 /AC- x
14 almacén. patrimonial. 3/AC-8

144 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-13 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

MODERADO
BAJO
ALTO
PROCESO: ALMACENAJE DE MERCADERÍA
No DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS. OBSERVACION REF

Pérdida de económicas teniendo en cuenta la inversión

Inadecuadas condiciones de almacenaje,
realizada, además posibles despachos no realizados por
desorden generalizado en en almacén y estiba
15
Que por factores diversos la mercaderías se deterioren en su mantener elementos dañados en el stock de AC-5-3 x
permanencia en la bodega inadecuada.
disponibles.

Pérdida de económica teniendo en cuenta la inversión sobre stock e una adecuada clasificación de
Que por tiempos prolongados de almacenaje la mercadería se realizada, mantener costos de operación y almacenaje de mercaderías, sin embargos son 25 líneas de AC-5-3 x
16 vuelvan obsoletos. mercadería que no es apta para la venta. productos las que se manejan

Se cuenta con una sola puerta de ingreso y una

de salida, se cuenta con dos guardias de
Disminución patrimonial, perdidas económicas y registros seguridad, sin embargo la carencia de una AC-11/AC-
inexactos por robo no detectado ni operado en el tiempo normativa documentada provoca no una bajo 12/AC-5-1 X
17 Que ocurran robos de mercadería estando en bodega. oportuno. nivel de seguridad.

La bodega presenta altos índices de sobre

stock de acuerdo a los puntos de pedido y el AC-9/AC-
Que exista exceso de mercadería en bodega ocasionando baja
18 rotación de los mismos.
Inversión innecesaria de capital de trabajo, y tiene relación con lote económico de compra 10 x
los riesgos de deterioro y obsolescencia calculado.

Se tiene duplicidad de esfuerzos al no contar

con registros en línea, debido a que el registro
del almacén y el registro de contabilidad son
interdependientes y deben mantenerse AC-5/AC- X
conciliación y provocan desfases. 11 /AC-12
19 Que las cantidades en almacén no sean correctas con relación a los Registros de Inventarios erróneos, contabilidad errónea,
registro contables. despachos no realizados por inadecuados registros.
Se revisa la codificación en el proceso de
Que no se codifiquen la mercadería para identificación o se haga
recepción, por lo que en el almacenaje ya
20 incorrectamente. Inventarios inconsistentes, contabilidad errónea. no se codifica. AC-5 x
PROCESO: DESPACHO DE MERCADERIA DEL ALMACÉN
DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS. OBSERVACION REF

Por inadecuadas condiciones de almacenaje,

difícil localización de mercaría en el almacén
Que haya demoras en el despacho de pedidos a los cliente, Afecta políticas de servicio al cliente, provocando la mala provocando AC-5-5 / AC- x
21
deficiente calidad del servicio. imagen de la empresa y estrategias de ventas. retraso en el proceso de despacho. 3/ AC-11

El despacho de mercadería se realiza de

acuerdo a un listado de requerimientos de la
Contabilidad errónea, registros de inventarios incorrectos, sala de venta, se propuso que se valide contra x
22 Que se registren erróneamente la salida del almacén. perdidas económicas(costos diferentes) la facturación. AC-3/AC-5-5

El encargado de despachos realiza traslado

Que se entreguen cantidades de mercaderías distintas a las
contra factura la cual es verificada al
reportadas en factura y/o que se entreguen mercadería distinta a Inventarios erróneos, contabilidad errónea, perdidas AC-5-5/AC-
23 los facturados. momento de cargar la móvil x
económicas y fraudes. para el despacho 11/AC-3

La mercadería no es revisada previo a la

Inventarios erróneos, contabilidad errónea, perdidas solicitud de facturación, por lo que se propuso
Que se entreguen mercaderías con calidades diferentes a las económicas, afecta política de servicio al cliente y el cambio de confirmación de existencia y X
24 pactadas con las expectativas del cliente provoca devoluciones de clientes. calidad de la misma. AC-3/AC-5-5

La copia de la factura debe ser firmada

Que no se hagan firmar salidas de almacén o actas de entrega. Perdidas económicas, por robos y errores en los AC-5/AC-
por el cliente al momento de recibir de
registros, se carece de evidencia. 11/AC-12
25 conformidad su mercadería X
Al no mantener actualizados los registros de
Desconocer los costos de ingreso o promedio al efectuar las Contabilidad errónea, valuación de inventarios existencia en línea con los registros contables AC-5/AC- x
26 salidas incorrectos. de costos de mercaderías. 11/AC-12

Incumplimiento del procedimiento establecido por la gerencia,

Saltar u omitir el procedimiento de entrega de los elementos para Se carece de manuales, organigrama y la
perdidas económicas provocadas por fraudes AC-5/AC-6 X
27 poderlos entregarlos más rápido. o robos.
misión de la empresa.

145 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Mynor Morataya PT: AC-13 Fecha:

Tiempo Previsto: 2 Horas Hecho por: MM 21-ago-08
Revisado por: RA 29-ago-08

MODERADO

BAJO
ALTO
PROCESO:TOMA FISICA DE INVENTARIOS
No. DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS. OBSERVACIÓN
Se carece de un manual de normas y
Que se den de baja mercadería existente o que no amerite,
procedimientos debidamente documentado y AC-5/AC-
afectando crear pedidos que crean sobre stock en el almacén Inventarios erróneos, contabilidad errónea, perdidas X
económicas.
aprobado para la 11/AC-12
28 actividad de toma física de inventario.
Debido a la inadecuada organización y
Que no se descarguen de los inventarios la mercadería que debe Inventarios erróneos, contabilidad errónea, afectar ventas por
clasificación de la mercadería en el
darse de baja, evitando generar pedidos para despachar las realizar y tomas de decisiones mediante los reportes de AC-9/AC-10 x
almacén, así como las condiciones
ventas. inventarios.
29 inadecuadas de almacenaje.
Se realizan tomas físicas por lo menos una
Que no se reporte oportunamente a contabilidad las correcciones AC-5/AC-
vez al año, con lo cual se reportan los
30 de inventario existente. Contabilidad errónea, inventarios inconsistentes. ajuste a contabilidad. 11/AC-12 x
REPORTES DE INFORMACION FINANCIERA
DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS. OBSERVACIÓN

Al momento de la recepción de la
mercadería se verifica que los costos de la
Que las cifras de las facturas no concuerden con los datos de los Valuación de Inventarios erróneas, contabilidad errónea. factura correspondan a los registrados AC-3/AC-12 x
costos registrados. en la orden de compra
31
La documentación se traslada a
Que no se remitan oportunamente a contabilidad los documentos AC-3/AC-
contabilidad luego de la recepción en el
32 soportes. Contabilidad inconsistente. almacén, 12/AC-5 X
Información inoportuna para la toma de decisiones, Que no
Que no se remitan oportunamente a AC-3/AC-
se remitan oportunamente a contabilidad los X
33 Que el sistema de información no se mantenga actualizado documentos soportes.
contabilidad los documentos soportes. 11/AC-12

146 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

CONCLUSIÓN:
Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso administración del inventario y almacenamiento de mercaderías de
la empresa Multihogar, S.A., se detectaron los siguientes:

Riesgos operativos
 Las mercaderías no se encuentran disponibles cuando se necesitan
 Duplicidad de esfuerzos del personal al realizar la misma actividad en los procesos de registro.
 Recepción complicada de mercaderías en bodega.
 Desorden y difícil localización de la mercadería, lo que provoca retrasos en el proceso de despacho.
 Condiciones inadecuadas de almacenaje.

Financieros
 Inversión innecesaria de capital de trabajo en inventario de mercaderías.
 Ventas no realizadas, porque no se tuvo la mercadería en el momento que se requería.
 Incremento del costo de venta que repercute en el precio de venta, lo cual no permite que la empresa
sea competitiva.
 Controles internos complicados e inadecuados con las operaciones.

147 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.2.5 Desarrollo de la Fase de Diagnóstico

Esta fase se enfoca principalmente en la evaluación de los hallazgos generados de la evaluación

al área de administración de inventarios y almacenamiento de la empresa, para emitir dictamen
sobre el grado de efectividad y economía con que son ejecutadas las distintas operaciones, que
permitan general conclusiones y recomendaciones de mejora para la empresa Multihogar, S.A.

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE LA FASE III: DIAGNÓSTICO DE HAO’s
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-feb-09
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008 Revisado por: RA 28-feb-09

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS Ref. P/T Ejec. Por

1. OBJETIVO DE LA FASE:
Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas
seleccionadas, para determinar el grado de efectividad, economía y eficiencia de las AD-2 JR
operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones para mejorar dicho
grado.

2. PROCEDIMIENTOS
2.1 Realice una cédula centralizadora de Hallazgos de Auditoría Operacional (HAO)
detectados. AD-1 JR

2.2 Recopile información adicional sobre el área por medio de entrevistas,

AB-2
inspecciones físicas, observación directa de las operaciones y por otros medios que JR
AC-3
considere convenientes.
AC-5

2.3 Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la Información para uso de la

gerencia o dirección. JR
AD-1
2.5 Determine la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no
esté involucrado en las operaciones examinadas. N/A
2.6 Identifique y desarrolle las características de los posibles Hallazgos de Auditoría
INFORME JR
Operacional (HAO)
FINAL

148 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
PROGRAMA DE LA FASE III: DIAGNÓSTICO DE HAO’s
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD Fecha:

Tiempo Previsto: 4 Horas Hecho por: JR 20-feb-09
Fecha de Inicio: 10-Ago-2008 Revisado por: RA 28-feb-09

2.7 Establezca sí las operaciones seleccionadas del área examinada están logrando BORRADOR
los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos generales del área o INFORME JR
unidad y de la entidad
AD-2
2.8 Establezca la economía y eficiencia de las operaciones JR
BORRADOR
2.9 Redacte las conclusiones de los HAO INFORME
JR
BORRADOR
2.10 Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o efectividad, INFORME
economía y eficiencia de las operaciones involucradas en los HAO JR
BORRADOR
2.11 Discuta los HAO con los funcionarios responsables de las operaciones, para INFORME
llegar a un acuerdo sobre los mismos. JR

REVISADO POR: LIC. RUBÉN ACAJABÓN

TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 15-MARZO-2009

149 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-02-09
Revisado por: RA 22-02-09

No. REF HALLAZGO

La definición de misión primordial, objetivos y actividades importantes, no se

1 AC-6 encontraba documentada por la empresa al momento de la auditoría. Las mismas
son correspondientes con sus funciones, sin embargo no se
han comunicado de forma íntegra a todo el personal de la empresa.

2 AC-5 Se detectó falta de coordinación, planificación y seguimiento para la colocación

de pedidos por parte del departamento de compras y almacén.
Se verificó que las órdenes de compra no tienen las firmas de autorización
3 AC-3 del Jefe de Compras para todas aquellas órdenes colocadas durante el año 2007
y el año 2008.
Las normas y procedimientos de control interno para el conteo físico de inventarios
no se encuentran documentadas. Este procedimiento se obtuvo mediante la
4 AB.2 ,AC-9
narrativa del encargado y observación directa del
proceso, según se han realizado los conteos anteriores.
En las visitas al almacén se verificó que no existe un control estricto del acceso a la
5 AC-3,AC-5 misma. Los tres empleados que la gestionan, no cuentan con un procedimiento
escrito o reglamento para regular el acceso.
Se determinó que el archivo de órdenes de compra, registros de ingresos y salida
6 AC-3, AC-11
de mercadería del almacén y registros en el sistema, no cuentan
con un adecuado nivel de seguridad.
Se estableció que la empresa carece de manuales de Normas y Procedimientos para
la gestión del inventario y el almacenamiento de mercaderías. Las operaciones en
7 AC-5
estas áreas se realizan basadas en la
experiencia del personal a cargo y según el flujo normal del proceso.
El Departamento de Contabilidad de la empresa no realiza ninguna evaluación
8 AC-7
financiera para examinar los resultados anuales de ventas y patrimonio. Esto
consta según se verificó en los registros y documentos
contables y financieros del archivo del Departamento Contable.

150 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD-1 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-02-09
Revisado por: RA 22-02-09

No. REF
HALLAZGO

Se detecto duplicidad de esfuerzos en los registros de inventarios, debido a que los registros de
AC-8,AC-3-1, ingresos y salidas de mercaderías del almacén son anotados en los kardex del almacén y
9
AC-3-3 posteriormente por el departamento de contabilidad, provocando la
necesidad de realizar conciliaciones diarias para evitar desfases en la información.
El almacén muestra desorden y desorganización generalizado en la disposición de las
10 AC-3,AC-5-2
mercaderías.
AC-5, AC-3, En el almacén se detectaron mercaderías dañadas sin un reporte específico sobre la causa del
11 AC-9
daño.

Se detectó la realización de doble trabajo y el consumo de tiempo innecesario en el procedimiento

12 AC-3,AC-5-1 de recepción de mercaderías en almacén; esto se debe a que la recepción del producto se realiza
en la factura y luego en la orden de compra.

Dichos hallazgos fueron presentados y discutidos con cada uno de los encargados de las áreas, los
cuales fueron aceptados y se trasladaran al informe final.

151 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA DE EFICIENCIA DE PROCESOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-02-09
Revisado por: RA 22-02-09

RESUMEN DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION AUDITADO

RESUMEN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES 3 1540
INPECCIONES 5 2440
TRASLADO 3 35 45
DEMORA 1 120
ALMACEN 1 0 60
TOTAL 13 35 4205

RESUMEN DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION PROPUESTO

DESCRIPCIÓN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES 4 365
INPECCIONES 2 320
TRASLADO 3 35 45
DEMORA 0 0
ALMACEN 1 60
TOTAL 10 35 790

EFICIENCIA EN PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERIAS EN TIEMPO= 790

4205 19%
©

EFICIENCIA EN PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERIAS EN DISTANCIA = 35

35 100% ©
El proceso de recepción mostró una ejecución deficiente en cuanto al tiempo utilizado en comparación
con la propuesta de proceso realizada a la empresa. Los datos de contabilidad muestran que el costo de
hora-hombre para este proceso es de Q. 28.75, lo que representa un costo adicional en que incurre el
almacén de Q 27.27 por cada pedido ingresado, siendo un total promedio de 112 pedidos anuales, con
un impacto en gastos de operación por Q. 3,054 anuales.

152 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA DE EFICIENCIA DE PROCESOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-02-09
Revisado por: RA 22-02-09

RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO PROPUESTO

DESCRIPCIÓN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES 1 0 600
INPECCIONES 0 0 0
TRASLADO 2 40 300
DEMORA
TOTAL 40 0
40 0
1200
ALMACEN 1 0 300

RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO AUDITADO

RESUMEN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES
TOTAL 51 0
80 720
3420
INPECCIONES 0 0 1200
TRASLADO 3 80 300
DEMORA 0 0 0
EFICIENCIA PROCESO DE ALMACEJE DE MERCADERIAS EN TIEMPO = 1200
ALMACEN 1 0 1200
3420 35% ©

EFICIENCIA PROCESO DE ALMACEJE DE MERCADERIAS EN DISTANCIA = 40 ©

80 50%
La medición del proceso de almacenamiento mostró que la eficiencia actual en tiempo de ejecución es
del 35%, con un impacto en costos operativos de Q.2, 687.00 considerando un costo de hora-hombre de
Q.28.75 para dicho proceso.

153 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

AUDITORÍA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
CÉDULA ANALÍTICA DE EFICIENCIA DE PROCESOS
Período del 01-Enero al 31 de Diciembre de 2008

Auditor Responsable: Jonathan Reyes PT: AD-2 Fecha:

Tiempo Previsto: 6 Horas Hecho por: JR 20-02-09
Revisado por: RA 22-02-09

RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO AUDITADO

RESUMEN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES 3 3860
INPECCIONES 2 1200
TRASLADO 5 130 1200
DEMORA 0 0
ALMACEN 1 300
TOTAL 11 130 6560

RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO PROPUESTO

RESUMEN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES 3 560
INPECCIONES 1 900
TRASLADO 4 70 420
DEMORA 0 0
ALMACEN 1 300
TOTAL 9 70 2180

EFICIENCIA PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERIAS EN TIEMPO = 2180

6560 33%
©
EFICIENCIA PROCESO DE DESPACHO DE MERCADERIAS EN DISTANCIA = 70
130 54%
El proceso de despacho mostró eficiencia de 33% en tiempo, con un impacto de costos de Q. 3,918 para
©
un costo hora-hombre establecido de Q. 28.75

CONCLUSIÓN:
Los procesos de recepción, almacenaje y despacho se encontraron deficientes al comparar las soluciones
propuestas con las actuales; para lo cual se simularon pruebas con operaciones normales del negocio.
Los cambios propuestos fueron aceptados por el gerente general para su implementación.

154 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

5.2.6 Elaboración y Presentación del Informe de Auditoría Operacional

La parte final de la auditoría operacional en la empresa Multihogar abarca la presentación del

informe para el conocimiento de la situación por parte del Gerente General y personal
involucrado en las áreas evaluadas.

Previo a la elaboración de este informe, se discutió con los responsables e involucrados de cada
área, los resultados obtenidos de la evaluación de las distintas operaciones de administración de
inventarios y almacenamiento, para asegurar que el informe tuviera el suficiente sustento como
para ser emitido y comunicado a todas las áreas.

La narrativa se realizará de tal forma que sea objetiva en cuanto a la descripción de los problemas
y áreas de mejora detectadas en la auditoría, con un enfoque constructivo que permita la
generación de cursos de acción para mejorar la eficiencia operativa y de gestión de la entidad. La
estructura del informe se definió de acuerdo a una secuencia que fuera comprensible, concreta y
concisa, para el personal de la empresa.

155 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Guatemala, Marzo del 2,009

A los accionistas y personal directivo

MULTIHOGAR, S.A.

Respetables señores:

De conformidad con lo programado y pactado en carta compromiso, hemos concluido

con la revisión del flujo de transacciones de la administración de inventarios de la
empresa Multihogar, S.A. del periodo 1 de enero al 31 de diciembre del 2008. La
auditoria fue planificada y ejecutada en base a los boletines de auditoría operacional
emitidos por el instituto mexicano de contadores públicos.

Dichos boletines indican que una auditoría debe ser adecuadamente planificada y
ejecutada de tal forma que permita identificar las causas de las deficiencias e ineficacia
de los procesos operativos, realizando un análisis y un diagnóstico que permitan
encontrar soluciones viables para mejorar la rentabilidad de empresa, las cuales se
presentan en las respectivas recomendaciones del presente informe.

Los procesos son responsabilidad de la administración; nuestra responsabilidad se

limita en emitir una opinión acerca de las debilidades y deficiencias detectadas
mediante la aplicación de pruebas de auditoría de procesos, coadyuvando a subsanarlos
mediante la propuesta de recomendaciones cuya implementación se deja a discreción
de la administración de la empresa.

156 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

FLUJO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO DE LA EMPRESA

El flujo evaluado del inventario y almacenamiento de la empresa Multihogar,

S.A. es de la siguiente manera:

COMPRAS LOCALES:

Los compradores de Multihogar utilizan el punto de re-orden, con el cual señalan

máximos y mínimos para controlar sus existencias, los cuales son establecidos por el
departamento de compras teniendo como base la proyección de ventas realizada con
datos históricos, con lo señalado generan órdenes de compra a través de un sistema de
procesamiento elaborado específicamente para este fin. Dicho proceso es utilizado para
productos que forman parte del inventario y para la mercadería que se reciba en
consignación.

La valuación de inventarios es por costo promedio, el cual es aplicado debido a la

practicidad del método y a la cantidad de movimientos de mercaderías que se generan,
tomando en consideración que el único costo que se registra es el valor de factura. La
empresa aplica registros de inventarios perpetuos.

En cuanto a artículos de proveedores locales, maneja almacén debido a que los

compradores aprovechan los descuentos por cantidad.

COMPRAS DEL PROVEEDORES DEL EXTERIOR (IMPORTACIONES)

Multihogar planifica sus compras al exterior en base a puntos de re-orden, para lo cual
maneja stock de seguridad resguardado en un almacén con las dimensiones de
aproximadamente 1,600 mts cuadrados, el cual se encuentra sub-dividido en áreas
presentado en primer lugar el área de recepción de mercaderías, en la cual se realiza la
descarga de los contenedores, conteo de mercaderías y le permite verificar los
sobrantes, faltantes y productos dañados. Con esto se genera el registro de unidades
ingresando el valor de Factura y las unidades ingresadas en moneda extranjera al tipo
de cambio fiscal, así como el prorrateo de gastos por transporte, embarque, honorarios
de agente aduanero, seguridad del transporte y otra serie de gastos. Al finalizar este
proceso la mercadería física se traslada a ubicaciones de almacenaje para que esté
disponible para despachos de la sala de ventas. De la investigación y análisis del
proceso descrito de la administración del inventario y almacenamiento se obtuvieron
los siguientes aspectos a informar.

157 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

HALLAZGOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL (CRITERIO), CAUSAS,

EFECTOS Y RECOMENDACIONES

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

1- DEFINICIÓN DE ASPECTOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

La definición de misión primordial, objetivos y actividades importantes, no se

encontraban documentadas por la empresa al momento de la auditoría. Las mismas son
correspondientes con sus funciones, sin embargo no se han comunicado de forma
íntegra a todo el personal de la empresa.

CRITERIO:

Desde el punto de vista de la Administración de Empresas, las organizaciones deben

establecer una misión que debe ser difundida a todo el personal como un aspecto
imprescindible de la planificación estratégica para contribuir a alcanzar las metas
establecidas.

CAUSA:

No publicar y colocar en un lugar visible la misión primordial de la empresa y sus

objetivos ha provocado el desconocimiento y no contribución al alcance de los mismos
por parte de todo el personal de la empresa

EFECTO:

Carencia de visualización de los objetivos de la empresa, ha repercutido en la no

contribución de esfuerzos del personal a eliminar los obstáculos que provocan
producto no despachado o de calidad deficiente.

RECOMENDACIÓN:

El árbol de misión propuesto debe colocarse en un lugar visible dentro de las

instalaciones de la empresa, publicado para que sea observado por todos los
colaboradores, de tal forma que conozcan la misión y los objetivos establecidos para el
negocio. Se presenta el árbol diseñado para tal propósito

158 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Misión Primordial

Ser una empresa competitiva en la comercialización de

productos domésticos, orientada a la satisfacción total
de las demandas de los clientes, enfocada en las
estrategias del mercado y en la continua capacitación
del personal

Objetivo Principal Objetivo Principal Objetivo Principal

Adquirir productos de alta calidad, a bajo precio, Alcanzar los volúmenes de ventas preestablecidos Aprobar créditos que aseguren la recuperación de
en las mejores condiciones de pago y garantía, para lograr los márgenes de rentabilidad de los la inversión a plazos para cada cliente de la
para ofrecerlos a los clientes accionistas empresa, a través de los cobros periódicos del

Negociación con Proveedores Comercialización de Producto Evaluación de Créditos

Colocación de Pedidos Promoción de Producto Cobros Periódicos

Registro de Compras Registro de Ventas Registro de Créditos y Cobros

Gestión de Inventario y Almacén Atención al Cliente Recuperación de Créditos

PROCESO DE COMPRAS

2- PROCEDIMIENTO DE COLOCACIÓN DE PEDIDOS

Se detectó falta de coordinación, planificación y seguimiento para la colocación de

pedidos por parte del departamento de compras y almacén.

CRITERIO:

De acuerdo a la teoría administrativa un proceso encierra las partes de planificación,

organización, dirección y control, de tal forma que se logre la coordinación de los
departamentos involucrados y se alcancen los objetivos trazados. Multihogar cuenta
con un proceso para administración del inventario.

CAUSA:

 Las órdenes de compra se traspapelan por lo cual no se comunican a tiempo

al proveedor.
 El almacén no informa de manera oportuna sobre las existencias (punto de re-
orden).

159 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

EFECTO:

Dicha situación dificulta la planificación de las compras. Esto ha provocado que existan
faltantes de producto en el momento que el departamento de Ventas lo requiere y
consecuentemente ha impactado en ventas no realizadas, derivado de dicha situación, la
gerencia para compensar a los clientes autorizó que se otorguen descuentos que
representan el 7.3% para un total de ventas anuales, según la siguiente relación:

Descuento sobre ventas Q107,384.43

Ventas netas =
Q1,456,758.88 7.37%

RECOMENDACIÓN:

Lo comunicación y coordinación entre los departamentos de compras, almacén, ventas

y con el proveedor debe realizarse de manera eficiente; por lo tanto la Gerencia debe
diseñar instrumentos que permitan establecer canales de comunicación apropiados.

Para el proceso administrativo de inventario se propuso un re-diseño, que enfoca que se

confirmen existencias previo a facturar al cliente para evitar inconvenientes y molestias
por producto que no puede ser entregado. El flujo del proceso propuesto se muestra en
el diagrama del ANEXO 1.

3- AUTORIZACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

Se verificó que las órdenes de compra no tienen las firmas de autorización del Jefe de
Compras para todas aquellas órdenes colocadas durante el año 2007 y el año 2008.

CRITERIO:

Todas las órdenes de compra deben estar autorizadas por el gerente de compras según
lo estipula la normativa de control interno administrativo de la empresa Multihogar,
S.A, lo cual persigue mantener supervisión y control de las compras.

160 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

CAUSA:

El Jefe de Compras explica que esto se debe a una necesidad de acelerar el proceso de
compras, por lo que su firma se omite de los documentos. Sin embargo, la Gerencia
General no proveyó ningún documento escrito que avale el incumplimiento de esta
política.

EFECTO:

Se solicitaron a los proveedores pedidos que excedían lo establecido por la cantidad

óptima para cada pedido, de la siguiente forma:

 En el 85% de los casos, los productos se solicitaron en cantidades que

duplicaban la cantidad óptima de pedido
 Para el restante 15% se detectó que las cantidades solicitadas excedían entre un
55% y un 90% las cantidades óptimas.

Como consecuencia, la empresa ha incurrido en un costo de oportunidad por el capital

invertido de forma adicional sin retorno alguno sobre la inversión, puesto que su
inventario rota 1.46 veces al año.

Inversión adicional por sobre-stock Q 356,219

Costo de Capital actual de la empresa* 13.20%
Capital Ocioso de la empresa Q 47,020.97

* El costo de capital corresponde a la deuda actual contraída por la empresa, que es del
13.2%

RECOMENDACIÓN:

Debido a que la actividad de compras es la principal salida de efectivo del negocio, es

necesario que el gerente de compras supervise y controle dicha actividad, por lo tanto
debe autorizar todas las compras por medio de su firma.

Es importante fomentar una cultura organizacional eficiente en el proceso de compras,

debido a que se trabaja con proveedores confiables, por lo cual es factible implementar
la cultura justo a tiempo para las compras de proveedores locales, lo cual eliminaría la
inversión y los gastos en el proceso de almacenaje.

161 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

4- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTEO FÍSICO

Las normas y procedimientos para el conteo físico de inventarios no se encuentran

documentadas. Este procedimiento se verifico y describió mediante la narrativa del
encargado y observación directa del proceso, según se han realizado los conteos
anteriores.

CRITERIO:

Todos los procesos que se ejecutan dentro de una empresa, deben estar debidamente
documentados, actualizados y aprobados por el nivel directivo para que sean de
observancia obligatoria y que permitan obtener los parámetros de eficiencia esperados.

CAUSA

La experiencia del personal ha permitido realizar tomas físicas de inventario sin un

documento de soporte, sin obligar a la gerencia a su emisión, sin embargo se
detectaron deficiencias por no contar con una metodología uniforme y previamente
analizada

EFECTO:

Los recuentos periódicos no han permitido corregir las diferencias de inventario de

manera oportuna según se describe lo siguiente:

Una lavadora que se encuentra inventariada, no se encontró en el almacén, al igual que

una estufa de cocina; al respecto, el Gerente General afirmó que ambos productos
fueron cargados para muestra a dos clientes, sin que exista un documento que avale la
salida, la cual para fines de muestra, no está permitida por la política de la empresa; el
Gerente General afirmó que él llevaba registro de esta salida para su control y posterior
devolución.

La eficiencia del conteo físico de línea blanca, se situó en un 89% comparado con el
valor en libros. El nivel de aceptación para este tipo de productos, según

162 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

la Gerencia General, es del 95%, por lo cual se califica como deficiente la gestión del
inventario de línea blanca.

LÍNEA BLANCA

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008Q177,976

1 Refrigeradora 17', Marca LG Q 4,014
2 Lavadora digitales Marca MABE, 30 Lbs. Q 5,174
1 Estufa de cocina con horno, 11', LG Q 2,424 Q 11,612
Inventario según Auditoría Q 166,364

ELECTRODOMÉSTICOS

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008 Q 293,150

2 Equipos de cómputo HP, Intel Core 2MHZ Q 10,648
3 Televisores SONY, pantalla plasma, 29" Q 10,119
1 Televisores Samsung, LCD, 32" Q 3,765
1 Equipos de sonido Panasonic, 4800W Q 3,268
3 Reproductor DVD LG 5 Regiones Q 687
4 Hornos Microhondas digitales, GE Q 2,280
6 Planchas a vapor GE; 5 niveles Q 345
9 Licuadoras GE 6 velocidades Q 824
1 Aspiradoras eléctricas 12Lbs-70KW Q 344 Q 32,279
Inventario según Auditoría Q 260,871

Eficiencia del Conteo 89%

MUEBLES

Inventario según Contabilidad al 31-Dic-2008Q44,547

1 Cama Fomtex Matrimonial Q 1,899
1 Amueblado de sala estilo Madeira (3-2-1) Q 2,193
1 Amueblado de sala estilo Clásico (3-2-1) Q (1,194)
1 Plateras estilo colonial, palo blanco Q 2,949 Q 5,847
Inventario según Auditoría Q 38,700

Eficiencia del Conteo 87%

163 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

RECOMENDACIÓN:

El encargado del almacén debe documentar el proceso, en coordinación con el

encargado de compras y la gerencia general, para su aprobación e
implementación, para lo cual debe tomar en cuenta el flujo actual del proceso:

Procedimiento para el Conteo Físico del Inventario (según el paso secuencial

actual):
 Determinar el día de conteo y sus respectivos horarios. Elaborar calendario de conteo.
Comprobar que no interrumpan los días festivos, horarios de mantenimiento, cambios de
turno, etc.
 Ubicar todas las instalaciones en donde se encuentre producto.
 Nombrar un Supervisor del área de Contabilidad como encargado del inventario y
hacerle saber a todos quien es el responsable.
 Definir el equipo participante, determinando las parejas para contar artículos específicos.
 Distribuir la siguiente papelería: Listados manuales con los artículos, clasificados por
orden, tablas de apoyo, lápices, borrador, calculadora de bolsillo, maskin tape,
marcadores.
 Repartir el trabajo entre cada pareja, distribuyendo equitativamente la carga.
 Una vez contado, tener la seguridad de que cada grupo no va a repetir el conteo porque
inmediatamente puede iniciar atrás de ellos, la entrada y salida de mercancía.

Control Interno:
 Acomodar los artículos a contar. Lograr que el conteo se realice ágil, confiable y seguro.
Los artículos iguales deben estar en un mismo sitio. Comprobar el acomodo, orden
distribución, pasillos, flujo del conteo, necesidades para el conteo: Llaves de acceso,
Horario y asistencia del personal del almacén.
 Identificar las mercancías en tránsito de compra y de venta.
 Separar mercancía facturada no entregada.
 Identificar mercancía recibida, no registrada.
 El día del conteo deben estar registradas todas las entradas y salidas de Almacén, previas
al conteo.
 Efectuar antes del inicio un corte de formas, guardando fotocopia de la siguiente forma en
blanco (no utilizada). Comprobando que el último movimiento fue registrado en almacén.
Facturas, Entradas, Salidas, Pedidos, Informes de Mercancía en Transito.
 Marcar previo al conteo, áreas que correspondan a cada pareja, con claves que determinan
los grupos de trabajo, separadas por grupos de artículos de tal manera que no se invadan
los territorios de cada uno.

164 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

 Verificar la autenticidad del producto: Que sea el producto que se menciona y que
esté debidamente y en su totalidad (especialmente cuando está cerrado, cubierto o
empacado).
 Marcar cada área que haya sido contada (anaquel, pared, piso, etc. con etiquetas, maskin
tape, marcador, pintura, etc.) para no repetir el conteo.

5- ACCESO AL ALMACÉN DE MERCADERÍAS

En las visitas al almacén se verificó que no existe un control estricto del acceso a la
misma.

CRITERIO

Las medidas de control interno de la empresa deben estar documentadas para su

observación y cumplimiento obligatorio. Los procedimientos de control interno deben
encontrarse claramente establecidos y autorizados por la gerencia general de la
empresa.

CAUSA:

Los tres empleados gestionan el almacén no cuentan con un procedimiento escrito o

reglamento debidamente autorizado para regular el acceso.

EFECTO:

No se verifica que los camiones de entrega estén vacíos al momento de dejar el

almacén. Los encargados de entrega de productos de los proveedores tienen acceso al
almacén y el guardia no los registra cuando se retiran del mismo, provocando riesgo de
extracción de mercaderías.

RECOMENDACIÓN:

El acceso al almacén debe estar restringido, para lo cual deben contar únicamente con
una puerta de ingreso de mercadería y una de salida, en las que debe estar asignado un
guardia con instrucciones de la gerencia de controlar el acceso porque es restringido. Se
verifico que dicho procedimiento de seguridad se encuentra entre las funciones del
encargado del almacén por lo tanto debe ser documentado y aprobado por la gerencia
para su cumplimiento obligatorio.

165 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

6- SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS DE INVENTARIOS

Se determinó que el archivo de órdenes de compra, registros de ingresos y salida de

mercadería del almacén y registros en el sistema no cuentan con un adecuado nivel de
seguridad.

CRITERIO:

La documentación e información de los registro de inventarios de la empresa son

confidenciales, por lo que se deben manejar niveles de seguridad adecuados.

CAUSA:

La carencia de un procedimiento debidamente documentado y autorizado por la

gerencia de la empresa provoca la inobservancia de medidas de seguridad de la
información de la empresa por parte del personal de del área de almacén.

EFECTO:

Los documentos e información está sin resguardo, por lo cual cualquier persona puede
tener acceso a dichos registros corriendo el riesgo de ser modificados o extraídos.

RECOMENDACIÓN:

Es necesario implementar un proceso de seguridad para la información a través del

cual se asegure que los registros y documentación de soporte tengan acceso restringido
únicamente para el personal autorizado. Por tanto el jefe del almacén debe supervisar
que se observe lo siguiente:

 Que los encargados de almacén controlen y respeten los correlativos de las

formas pre-numeradas para gestión de inventarios.
 Mantener un archivo adecuado (ordenado y con llave) para la
documentación.
 Control de perfil de usuarios y claves de acceso del sistema.

166 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

7- CARENCIA DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Se estableció que la empresa carece de manuales de Normas y Procedimientos para la

gestión del inventario y el almacenamiento de mercaderías. Las operaciones en estas
áreas se realizan basadas en la experiencia del personal a cargo y según el flujo normal
del proceso.

CRITERIO:

La teoría administrativa indica que para que todos los procesos empresariales para que
sean eficientes y eficaces deben estar documentados, con el fin de estar estandarizados
y permitan a la gerencia evaluar el rendimiento a través de estándares de calidad y
cumplimiento.

CAUSA:

El personal no posee una delimitación clara de sus atribuciones y responsabilidades.

EFECTO:

Incide en que los empleados no se responsabilicen ante los hallazgos que se detectaron
en dicha área.

RECOMENDACIÓN:

En base a los procesos que fueron levantados durante el desarrollo de la auditoria, se

proporciono un borrador el jefe de cada área, es necesario que generen manuales
formales para que sean aprobados por el gerencia general, se propuso cambios en los
procesos para elevar la eficiencia y eficacia de las operaciones de recepción,
almacenamiento y despacho para lo cual de adjuntan en el ANEXO 2.

ÁREA FINANCIERA

8- EVALUACIÓN FINANCIERA DE RESULTADOS Y PATRIMONIO

El Departamento de Contabilidad de la empresa no realiza ninguna evaluación financiera

para examinar los resultados anuales de ventas y patrimonio. Esto

167 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

consta según se verificó en los registros, documentos contables y financieros del

archivo del Departamento Contable.

CRITERIO:

La contabilidad es una herramienta que permite obtener información de las operaciones

de la empresa expresado en cifras financieras, dicha información es útil para el análisis
de la toma de decisiones gerenciales.

CAUSA:

No se encuentra dentro de las funciones del contador, realizar análisis financiero y

presentarlos a la gerencia para la toma de decisiones.

EFECTO:

Los indicadores de eficiencia y eficacia financiera son observados por medio del uso de
las principales razones financieras, las cueles reflejan el descenso de la rentabilidad de
la empresa, y no aplicarlas a tornado inoportuna la información según se muestra en los
análisis horizontal realizado para los últimos cinco años durante el desarrollo de la
auditoría.

La prueba ácida realizada a los estados financieros confirmó que existe una tendencia a
la baja en la liquidez de la empresa, dado que, excluyendo el inventario, el resultado de
dicha razón muestra un cambio significativo de 21.2 veces de cobertura de pasivos
circulantes en 2004, hasta 2.5 veces en el año 2008, lo cual implica una disminución de
los activos circulantes más líquidos, como lo son el efectivo y las cuentas por cobrar.

RESUMEN DEL ANÁLISIS DE LAS RAZONES FINANCIERAS

- EMPRESA MULTIHOGAR, S.A. -

RAZÓN FINANCIERA DEFINICIÓN RESULTADOS

A) DELIQUIDEZ 2004 2005 2006 2007 2008

1 Razón de Circulante
Activos Circulantes 34.96 33.75 22.08 5.65 5.60
Pasivos Circulantes
2 Prueba Ácida
(Activos Circulantes - Inventarios) 21.71 19.72 11.83 2.75 2.45
Pasivos Circulantes

168 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios de Liquidez

40.00
35.00
30.00
25.00
20.00
15.00
10.00
5.00
0.00
2004 2005 2006 2007 2008
Razón Circulante Prueba Ácida

En cuanto a la rotación de inventarios, la misma ha disminuido significativamente

desde el año 2004, pasando de 2.50 veces a 1.46 veces en relación con el costo de
ventas, lo cual es un índice muy bajo para el tipo de negocio de la empresa.

B) DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS 2004 2005 2006 2007 2008

3 Período Promedio de Cobro Cuentas por Cobrar 83.40 79.30 69.19 72.51 75.78
Ventas a Crédito/365

Costo de Ventas
4 Rotación de Inventario 1.25 1.30 1.29 1.24 1.46
Inventario Promedio

Ventas
5 Rotación de Activos Fijos 1.46 1.80 1.63 1.22 1.42
Activos Fijos Netos

6 Rotación de Activos Totales Ventas 0.59 0.67 0.71 0.65 0.73

Total de Activos

EMPRESA MULTIHOGAR EMPRESA MULTIHOGAR

Tendencia: Ratios de Administración de Activos (1 de 2) Tendencia: Ratios de Administración de Activos (2 de 2)

3.00 90.00 2.00

80.00 1.80
2.50 1.60
70.00
1.40
2.00 60.00
1.20
50.00
1.50 1.00
40.00
0.80
1.00 30.00 0.60
20.00 0.40
0.50
10.00 0.20
0.00 0.00 0.00
2004 2005 2006 2007 2008 2004 2005 2006 2007 2008

Rotación de Inventario Período Promedio de Cobro Rotación Activos Fijos Rotación Activos Totales

La empresa ha registrado un descenso en los índices de rentabilidad obtenidos en el

período 2004-2008. Al respecto, el margen de utilidad bruta ha descendido de 52.4% en
2004; a un 47.7% en 2008; la utilidad neta cierra en (-5.2%) en 2008 cuando en 2004 se
ubicó en 13.8%; como resultado, el rendimiento de la inversión de la empresa es
negativo para 2008 (-3.8%); y el

169 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

rendimiento sobre el capital contable de los propietarios ha descendido notablemente

desde un 8.3% en 2004, a un -4.7% en 2008.

D) DE RENTABILIDAD 2004 2005 2006 2007 2008

10 Margen de Utilidad Bruta Ventas - Costo de Ventas 52.4% 52.1% 53.0% 56.2% 47.7%
Ventas

11 Margen de Utilidad Neta Utilidades después de Impuestos 13.8% 9.4% 11.0% 11.0% -5.2%
Ventas

12 Rendimiento sobre la Inversión Utilidades después de Impuestos 8.2% 6.3% 7.8% 7.2% -3.8%
Activo Total

13 Rendimiento sobre el Capital Contable Utilidades después de Impuestos 8.3% 6.4% 8.1% 8.7% -4.7%
Capital Contable

EMPRESA MULTIHOGAR EMPRESA MULTIHOGAR

Tendencia: Ratios Rentabilidad (1 de 2) Tendencia: Ratios Rentabilidad (2 de 2)

15.0% 58.0% 10.0%

56.2% 56.0% 8.0%
10.0% 6.0%
54.0%
53.0% 4.0%
52.4% 52.1%
5.0% 52.0%
2.0%
50.0%
0.0%
0.0% 48.0%
47.7% 2004 2005 2006 2007 2008
2004 2005 2006 2007 -2.0%
2008
46.0%
-5.0% -4.0%
44.0%
-6.0%
-10.0% 42.0%
Rendimiento s/Inversión Rendimiento Capital Contable
Margen Utilidad Neta Margen Utilidad Bruta

RECOMENDACIÓN:

Se proveyó de los formularios adecuados al contador general para el análisis financiero,

por lo cual es necesario que la gerencia analice en conjunto las principales razones
financieras, como mínimo, una vez al año. El análisis de razones financieras será la
herramienta básica para la detección del descenso en la rentabilidad de la empresa de
manera oportuna.

CONTROL INTERNO OPERACIONAL

9- DUPLICIDAD DE ESFUERZOS

Se detectó duplicidad de esfuerzos en los registros de inventarios, debido a que los

registros de ingresos y salidas de mercaderías del almacén son

170 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

registrados en los kardex del almacén y posteriormente en los registros del

departamento de contabilidad, provocando la necesidad de realizar conciliaciones
diarias para evitar desfases en la información.

CRITERIO:

Los registros de inventario de la empresa permiten ser uno evitando desfases y en

trabajo invertido en la realización de conciliaciones diarias.

Los registros de inventario de las operaciones de recepción almacenaje y despacho de la

multihogar cuentan con un kardex computarizado que permite actualizar en línea los
registros de entradas y salida de mercaderías con el registro de inventario perpetuo que
opera el departamento de contabilidad.

CAUSA:

Se tienen implementados actualmente registros independientes paralelos que se ven en

la necesidad de realizar conciliaciones diarias entre el kardex computarizado del
almacén y los registros de contabilidad.

EFECTO:

Esto complica tener actualizados los registros en forma paralela para verificar la
existencia física del inventario de la empresa, lo cual repercute en riesgos de no
mantener costos y precios de venta actualizados.

RECOMENDACIÓN:

El contador general de la empresa y en encargado del almacén deben implementar que

solo el software del almacén sea la base para los registros de ingresos y egresos de
unidades, los cuales son operados por el almacén, y lo registros de costos
(documentación contable de soporte) sea registrada por el departamento de
contabilidad, esto provee segregación de funciones y agiliza los registros porque todo
se trabaja sobre una misma base de datos, permitiendo mantener registros actualizados
en línea.

171 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

PROCESO DE ALMACENAMIENTO:

10-ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

El almacén muestra desorden y desorganización generalizado en la disposición de las

mercaderías.

CRITERIO:

Los principios de administración eficiente y eficaz del inventario establecen que el

adecuado orden en el almacenamiento físico del los productos permiten agilizar su
localización y asegurar su calidad.

CAUSA:

La empresa no posee un área debidamente señalizada que identifique claramente

ubicaciones, cantidades y condiciones físicas del producto.

EFECTO:

Mercaderías como la línea blanca no están separadas según cada pedido, sino que
simplemente se acumulan en un área disponible. Otros productos de menor valor pero
mayor cantidad, son colocados en áreas indistintas.

Se torna complicado y engorroso el proceso de despacho debido al tiempo y distancia

que se recorrerá para ubicar las mercancías derivado del desorden generalizado del
almacén, se consumen un promedio de 5 minutos y se realiza un recorrido de 20
metros por producto que es localizado para confirmar existencia y condiciones físicas
de la mercadería, lo cual provoca que no se confirme existencia a los clientes previo a
facturar e implica el riesgo de inconvenientes al momento del despacho.

RECOMENDACIÓN:

La empresa debe realizar una reorganización del inventario físico y contable según el
método ABC, se presentó a los encargados del almacén y gerencia en el transcurso de
la auditoria una señalización por colores aplicando importancia relativa a los
inventarios que permita asignar prioridades según se muestra en el ANEXO 3. El
mismo les permitirá monitorear los artículos de mayor costo.

172 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Adicionalmente el segmento “C” el encargado del almacén lo debe organizar según el

movimiento de rotación de ventas de tal manera que sea el artículo de mayor
requerimiento para venta el que esté más a la mano.

11- MERCADERÍAS EN MAL ESTADO

En el almacén se detectaron mercaderías dañadas sin un reporte específico sobre la

causa del daño.

CRITERIO:

La teoría administrativa indica que la eficaz gestión del almacenaje persigue mantener
en condiciones óptimas el inventario, para mantener un stock que se encuentre
disponible para la venta, por lo se deben mantener condiciones adecuadas de acuerdo al
producto que se almacena

CAUSA:

Los estantes para el almacenamiento no son adecuados. La mayoría de productos se

encuentran apilados sin observar medidas que permitan cuidar la calidad, implicando
un riesgo de daño.

EFECTO:

El encargado de almacén indica que las mercaderías se reciben así del proveedor, sin
embargo no hay una documentación sobre producto dañado, reclamos a proveedores y
solicitud de reemplazo; esto afecta los costos de almacenaje y costos de venta de la
empresa. El control interno sobre el inventario de línea blanca muestra deficiencias,
puesto que se estableció que una lavadora digital con un costo de Q2587.00 se
encuentra en mal estado, sin poder funcionar; la misma no fue reportada, y se
desconocen las causas del mal funcionamiento. El encargado de almacén afirma que el
desperfecto es de fábrica, por la empresa tendrá que realizar el ajuste para registrar la
perdida.

173 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

RECOMENDACIÓN:

Se debe realizar los siguientes procedimientos para controlar la mercadería dañada en el

almacén:

 En el área de recepción se debe ejecutar el procedimiento de control de calidad

al momento de recibir la mercadería; si se trata de proveedor local no se recibe
el pedido, y si es proveedor del exterior se realiza la gestión de reclamo por
garantía.
 Se debe realizar un re-acondicionamiento de los espacios del almacén, que
permita mantener un adecuado resguardo de la mercadería, como se muestra la
figura siguiente:

 Al realizar toma física de inventario se debe realizar el ajuste para que se

descarguen los productos dañados y se trasladen a un reporte de inventario
dañado, tanto físico como en registros contables. Esto permitirá realizar el
procedimiento fiscal para la rebaja del inventario y evitar problemas de
despacho por contar con mercadería en mal estado.
 La gerencia debe establecer el mecanismo cuando la mercadería dañada se deba
a desidia del operario.

174 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

12- INEFICIENCIAS EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

Se detectó la realización de doble trabajo y el consumo de tiempo innecesario en el

procedimiento de recepción de mercaderías en almacén.

CRITERIO:
De acuerdo a principios de administración de inventarios y políticas de Multihogar,
S.A. dictan que el proceso de recepción es el encargado de validar que la mercadería
que ingresa al inventario de la empresa cumpla con los requisitos de calidad, cantidad y
precios pactados según orden de compra.

CAUSA:

Carencia de coordinación, reglas y supervisión de las necesidades del almacén para

agilizar el proceso de recepción, debido a que el producto que ingresa es verificado en
la factura y luego en la orden de compra tornándose complicado.

EFECTO

Se estableció que la recepción de mercadería se realiza (según se observó en nuestras

inspecciones presenciales) sin observar un procedimiento de revisión y comparación de
documentos, debido a la cantidad de tiempo que invierten en el proceso, provocando el
riesgos de ingresar inventario que difiera de calidad, cantidad y precios pactados en la
negociación, según lo indica la orden de compra.

RECOMENDACIÓN:

La verificación de factura, orden de compra, costos, calidad y cantidad del producto son
procedimientos que pueden ejecutarse paralelamente, asegurando que la factura
contenga el mismo orden o secuencia con la que se solicitaron los artículos en la orden
de compra.

El gerente de compras debe pactar con el proveedor, entre las condiciones de entrega,
las siguientes:

175 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

 El orden de las líneas de facturación deben coincidir exactamente con la orden

de compra.
 La factura debe respetar el precio pactado en la orden de compra.

Esto simplificara el proceso, y el gerente debe supervisar que los ingresos al almacén
cumplan con el proceso de verificación establecido.

CONCLUSIÓN

Es necesario que la gerencia de Multihogar, S.A. documente y reestructure sus

procesos de compras, toma física de inventario, análisis de rotación de inventarios,
control interno de inventarios, almacenamiento y recepción de mercaderías, tomando en
cuenta los hallazgos operativos del presente informe.

El ciclo de operaciones de inventarios es la parte principal del crecimiento de la

organización, de acuerdo a la importancia que encierran la administración eficiente,
eficaz y económica de este rubro dentro la empresa, elevando el nivel de servicio se
incrementan ventas, se disminuyen costos operativos y costos financieros, según el
cuadro siguiente se ejemplifica como es factible contra restar la perdida Multihogar.

(Cifras en Q)
PERDIDA DEL EJERCICIO 2008 -89,821.15
ELIMINAR DESCUENTO SOBRE VENTAS 107,384.43
ESTIMACIÓN DE COSTO DE CAPITAL OCIOSO POR SOBRE STOCK 47,020.97
PERDIDA POR MERCADERÍA DAÑADA 2,587.00
GANANCIA POSIBLE MEDIANTE SOLUCIONES INMEDIATAS 67,171.25

Es necesario que el gerente general preste el debido seguimiento a los hallazgos

detectados con la presente revisión, así como a la implementación de las
recomendaciones propuestas que considere convenientes.

Atentamente,

Lic. Jonathan Reyes

Contador Público y Auditor

176 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

ANEXOS DEL INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACIÓN

DEL INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍAS, A COMERCIALI-
ZADORA MULTIHOGAR, S.A.

ANEXO 1. FLUJO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO.

SALA DE VENTAS CONTABILIDAD ALMACEN DEPTO.DE COMPRASPROVEEDOR

INICIO

5.Se actualizan las

1.Revisa existencias y existencias
confirma existencia con el 2.Confima existencia.
.
encargado del almacen.

3.Factura pedido el
cual realiza registro
contable.
6.Revisa diariamente los
puntos de pedido.

4.Entrega pedido al
7.Realiza tres
cliente
cotizaciones

8.Emite orden de
9.Recibe o/c y
compra
confima envio

11.Recibe pedido
contra documentos
10 .Realiza envio
reliza registro
contable.

12.Revisa si
exiten
diferencias
SI

NO

13.Emite contra-
14.Realiza regis-
seña de pago
tro contable

FIN

177 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

ANEXO 2. DIAGRAMAS DE PROCESOS DE RECEPCIÓN, ALMACENAJE Y

DESPACHO PROPUESTOS

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora
DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION

No DESCRIPCION DIST MTS TIEMPO SEG.

Solicita al proveedor que se identifique mostrando factura 1 y orden

para verificar los datos correctos de la 20
documentación.

2 Abre la persiana y solicita a proveedor que ingrese la

unidad de transporte. 10 20

3 Realiza la descarga de la mercaderia de la unidad de

transporte. 5 60

4 Abre las cajas y/o empaques para verificar la mercaderia.

25

5 Procede a verificar calidad y cantidad para lo cual coteja 300

inspección física con orden de compra

Verifica fecha de factura anotando fecha de ingreso, 6

procediendo simultaneamente a firmar y sellar copia del 20
documento.

Se traslada a su computador para imprimir comprobante de 7

recepción de facturas la cual entrega al proveedor como 10 45
contraseña de pago

8 Procede a realizar el registro al kardex del almacén 10 60

Prepara orden de compra y factura la cual envia por 9

correo interno al departamento de contabilidad para su 60
registro.

10 Archiva copia de documentcion de soporte de ingreso al

60
almecen.

35 670

178 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

Recibe copia de documento de ingreso de

1 acuerdo a orden de compra con lo cual asigna la 10 300
distribución de la mercadería en el almacén.

Por medio de vehículo montacargas carga

2 mercaderia para trasladarla a almacenaje 300

3 Traslada mercadería a las ubicaciones del almacén 30 300

Procede al acomodo de la mercadería estibando

5 300
cajas en casos necesarios.

TOTAL 40 1200

Inspección
Operación

Almacén
Traslado

Demora
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO

No. Descripción DIST MTS TIEMPO SEG.

1 El encargado de despacho recibe de la sala de ventas 15 20

orden de despacho amparado con su respectiva
factura.

2 Procede a la búsqueda del articulo , comenzando de 15 300

la primera ubicación en forma secuencial.

3 Al encontrar mercadería inspecciona su estado físico. 900

Coloca la mercadería en el carretón y lo traslada a la

4 puerta de salida. 30 120

Marca las líneas que han sido completadas

5 60
según requerimiento.
En base a los artículos localizados firma documento de
6 salida de traslado a sala de ventas o ruta entrega para 60
el cliente.

7 Registra en el kardex de bodega la salida del articulo. 120

Carga mercadería a la unidad de transporte para

8 10 300
despacho

9 Archiva copia de documentos 300 Capítulo V – Caso Práctico

175 TOTALES 70 2180
Tesis Auditoría Operacional

ANEXO 3. CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO MÉTODO ABC.

Cantidad Descripción Costo Unitario Costo Total % % Acum ABC
15 Equipos de cómputo HP, Intel Core 2MHZ Q 5,324 Q 79,860 14.8% 15% A
21 Televisores SONY, pantalla plasma, 29" Q 3,373 Q 70,833 13.1% 28% A
17 Refrigeradoras 17', Marca LG Q 4,014 Q 68,238 12.7% 41% A
18 Televisores Samsung, LCD, 32" Q 3,765 Q 67,770 12.6% 53% A
17 Equipos de sonido Panasonic, 4800W Q 3,268 Q 55,548 10.3% 63% A
20 Lavadoras digitales Marca MABE, 30 Lbs. Q 2,587 Q 51,740 9.6% 73% A
19 Estufas de cocina con horno, 11', LG Q 2,424 Q 46,056 8.5% 82% A
8 Cama Fomtex Matrimonial Q 2,313 Q 18,504 3.4% 85% B
7 Secadoras MABE, 0454UI-LSP Q 1,706 Q 11,942 2.2% 87% B
10 Bicicletas Montañesa - Shimano Q 934 Q 9,340 1.7% 89% B
4 Amueblado de sala estilo Madeira (3-2-1) Q 1,899 Q 7,596 1.4% 90% B
3 Amueblado de sala estilo Clásico (3-2-1) Q 2,193 Q 6,579 1.2% 92% B
9 Bicicletas Tigrillo - Shimano Q 720 Q 6,480 1.2% 93% B
5 Plateras estilo colonial, palo blanco Q 1,194 Q 5,970 1.1% 94% B
2 Mueble de comedor tipo Carolina Q 2,949 Q 5,898 1.1% 95% B
29 Ollas de presión DEKO, 6 Lts Q 194 Q 5,626 1.0% 96% B
22 Reproductor DVD LG 5 Regiones Q 229 Q 5,038 0.9% 97% C
8 Hornos Microhondas digitales, GE Q 570 Q 4,560 0.8% 98% C
52 Planchas a vapor GE; 5 niveles Q 58 Q 2,990 0.6% 98% C
25 Licuadoras GE 6 velocidades Q 92 Q 2,288 0.4% 99% C
7 Aspiradoras eléctricas 12Lbs-70KW Q 344 Q 2,408 0.4% 99% C
10 Estufa de mesa 3 hornillas (tambo incluido) Q 223 Q 2,230 0.4% 100% C
16 Batidoras LG 4 velocidades color blanco Q 116 Q 1,856 0.3% 100% C
Total Inventario Q 539,349

176 Capítulo V – Caso Práctico

Tesis Auditoría Operacional

CONCLUSIONES

1. No aplicar los servicios de auditoría operacional de manera oportuna ha provocado

que la empresa objeto de estudio presentara deficiencias e ineficacia en las
operaciones del inventario y proceso de almacenamiento, lo que ha repercutido en
pérdida para el ejercicio del año 2008, debido a la baja rotación de inventario,
inadecuadas condiciones de almacenaje, y registros inexactos; lo cual ha
provocado no llenar la expectativa de los clientes lo cual la gerencia de la
empresa ha venido contrarrestando con la concesión de descuentos sobre ventas
que representan un 7% del monto total de las ventas netas realizadas.

2. Por la carencia de una evaluación sistemática y analítica de la administración de

inventarios, la empresa Multihogar presentó las deficiencias operacionales y
financieras de las cuales se desconocían las causas, lo cual se llegó a determinar
con el desarrollo de la auditoría.

3. El conocimiento de los riesgos operativos y financieros a los que se enfrenta la

empresa Multihogar, S.A permite a la gerencia de la empresa tomar medidas
preventivas o correctivas, lo cual logrará determinar en la medida que logre
establecer los procedimientos e indicadores que le permitan medir su eficiencia,
eficacia y economía.

4. Las operaciones de inventario de la empresa Multihogar, S.A. son la fuente

principal de su renta o de la disminución patrimonial, debido a que el giro
normal del negocio se basa en estas operaciones.

177 Conclusiones
Tesis Auditoría Operacional

5. El Contador público y auditor es el profesional competente para brindar los

servicios de auditoría operacional, debido a que cuenta con la metodología y
experiencia adecuada para elaborar dicha evaluación de manera eficiente y eficaz;
ya que en casos especiales que así lo requieran se apoya de la consultoría de un
especialista que le permite prestar un servicio profesional que supera las
expectativas del cliente.

178 Conclusiones
Tesis Auditoría Operacional

RECOMENDACIONES

1. Es necesario que la gerencia de Multihogar, S.A programe realizar auditoría

operacional de manera adecuada y oportuna a sus demás ciclos de operaciones. El
seguimiento a los hallazgos presentados permitirán superar la situación actual por
la que atraviesa la empresa en las deficiencias en las operaciones de inventario y
almacenamiento de mercaderías.

2. La gerencia de Multihogar debe implementar métodos de evaluación sistemática y

analítica en la administración del inventario y almacenamiento que le permitan
elevar el nivel de servicio en las ventas de productos de la más alta calidad y al
más bajo costo, con atención inmediata que le permita superar las expectativas de
sus clientes.

3. Los riesgos son posibles sucesos negativos que pudieran afectar financiera y
operativamente a la comercializadora Multihogar, S.A, por lo que el gerente de la
empresa debe enfocar su planificación estratégica en la prevención de los mismos,
valiéndose de la herramienta como los servicios profesionales de auditoría
operacional.

4. La comercializadora Multihogar, S.A. se tornará competitiva y con la rentabilidad

adecuada en la medida que mantenga una constante evaluación y mejora en los
procesos de inventario que son la razón de la existencia del negocio.

179 Recomendaciones
Tesis Auditoría Operacional

5. Es fundamental que actualmente el contador público y auditor se encuentre

técnicamente capacitado para prestar un servicio profesional de auditoría
operacional, esto debido a que las exigencias de este mundo cambiante así lo
ameritan.

180 Recomendaciones
 181

BIBLIOGRAFÍA

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