Google Drive y Documentos de Google
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Unidad 1. ¿Qué es Google Drive?
Cloud computing (nube) se refiere al almacenamiento y procesamiento masivo de datos en
servidores que alojan la información del usuario en Internet.
Tener toda nuestra información en la nube facilita, entre otras cosas, poder compartirla
entre nuestros distintos dispositivos (smartphone, Tablet, portátil y otros dispositivos con acceso a
Internet) e incluso con otros usuarios de manera sencilla.
Google Drive es un servicio en la nube que ofrece un espacio de 15 Gigabytes de forma
gratuita al usuario (ampliables mediante pago), para que pueda crear, almacenar, modificar,
compartir y acceder a sus archivos y documentos.
Google Drive es actualmente compatible con casi todos los formatos de documentos,
dibujos, grabaciones, imágenes y vídeos:
Y además tiene una aplicación propia para los dispositivos móviles, tales como smartphone
o tablet, que permite compartir estos archivos entre nuestros dispositivos.
El 21 de abril de 2012, Google incorporó dentro de
Drive el servicio Google Docs, por lo que ahora se
pueden usar las aplicaciones ofimáticas en la nube para
la creación de textos, hojas de cálculo y presentaciones,
entre otras.
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Puesta en funcionamiento de Drive
A) ACCEDER MEDIANTE UNA CUENTA DE GOOGLE:
Para poder acceder a Google Drive debemos disponer de una cuenta de Google. Es
totalmente gratuita y podremos acceder a multitud de servicios ofrecidos por Google, como
por ejemplo, Gmail, Maps o Youtube.
Si disponemos ya de una cuenta de Google, accederemos mediante nuestro usuario y
contraseña.
B) INSTALAR GOOGLE DRIVE EN DISPOSITIVOS MÓVILES:
Podemos configurar Google Drive en nuestro dispositivo móvil. Para ello, tenemos que
descargar la app de Google Drive accediendo a la tienda de aplicaciones de nuestro proveedor
(Play store de Android, App store de Apple u otros), y buscando la aplicación Drive. Una vez que
hayamos instalado la aplicación, el servicio sincronizará nuestro dispositivo con nuestra cuenta y
tendremos acceso a toda nuestra información.
Unidad 2. El entorno general de Drive
En esta unidad conoceremos el entorno general de la plataforma Drive, las diferentes
secciones en las que se estructura la información y aprenderemos a realizar las actividades y
operaciones más básicas: subir o descargar ficheros entre nuestro equipo o dispositivo y Drive,
crear nuevos tipos de documentos o compartirlos con diferentes usuarios. La interfaz general de
Google Drive presenta el siguiente aspecto:
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1.- Nuevo: Este botón permite acceder a un menú desplegable para elaborar nuevas carpetas, documentos,
hojas de cálculo, presentaciones y formularios.
2.- Prioritario: Permite tener a mano los archivos importantes o de uso frecuente, estos archivos se pueden
añadir a un espacio de trabajo en el apartado Prioritario de Drive.
3.- Mi unidad: Brinda una visión general de los archivos creados y los archivos subidos existentes en la
aplicación.
4.- Compartido conmigo: Mostrará los archivos que otros miembros de Google Drive han compartido
conmigo.
5.- Reciente: En este apartado se encontrará todo lo que se haya abierto o editado recientemente desde la
aplicación de Google Drive.
6.- Destacados: Permite destacar archivos y carpetas importantes, para utilizarlo solamente hay que marcar
archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante. Únicamente haz clic con el
botón derecho en un archivo o una carpeta y selecciona Añadir a Destacados.
7.- Papelera: Es el lugar donde se envían los archivos que borras de tu cuenta.
8.- Buscar en Drive: Es una barra de búsqueda que permite encontrar archivos almacenados.
9.- Mi unidad: Al igual que nuevo, este botón permite acceder a un menú desplegable para elaborar nuevas
carpetas, documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios.
10.- Sugerida: Permite sugerencias de archivos de Google Drive para usuarios que hayan iniciado sesión cada
vez que se realice una búsqueda.
11.- Carpetas: Muestra las carpetas creadas en Google Drive por el usuario.
12.- Archivos: Muestra los archivos subidos o creados en Google Drive.
13.- Opciones de Búsqueda: Permite filtrar la búsqueda de archivos refinando opciones.
14.- Asistencia: Archivos de ayuda sobre el uso de Google Drive.
15.- Configuración: En este engranaje se podrá cambiar la configuración de la cuenta, manejar aplicaciones
conectadas o cambiar la interfaz de usuario.
16.- Tipo de vista: Permite alternar entre ver los archivos en forma de lista o verlos en forma de cuadrícula con
una vista previa de su contenido.
17.- Ver detalles: Muestra información sobre un archivo o carpeta seleccionada.
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1.- MENÚ LATERAL IZQUIERDO:
• "Nuevo": Este botón nos permite crear o subir nuevas carpetas o documentos a nuestra
unidad de Drive.
• “Prioritario”: vista que muestra los archivos importantes y los que usas con más
frecuencia. Además muestran los espacios de trabajo creados.
• "Mi unidad": Este botón presentará en el área principal de la pantalla todos nuestros
documentos, archivos y carpetas que hayamos creado o subido a Drive.
• "Compartido conmigo": Mostrará en el área principal todos aquellos archivos y carpetas
que han sido compartidos con nosotros.
• "Reciente": Presentará en el área principal de la pantalla todos los archivos que se hayan
abierto o editado recientemente.
• “Destacados”: Este botón listará en el área principal todos aquellos archivos y carpetas
marcadas como destacadas, para poder encontrarlos fácilmente más adelante.
• "Papelera": Mostrará los archivos, carpetas y documentos eliminados previamente, desde
donde se podrán restaurar a su ubicación anterior o eliminarlos de manera definitiva.
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2.- ÁREA PRINCIPAL:
Se encuentra en el centro de la interfaz general de Drive, a la derecha del menú lateral
izquierdo explicado anteriormente. En esta zona podremos ver diferentes archivos, carpetas y
documentos en función del botón pulsado en alguno de los menús.
3.- MENÚ SUPERIOR:
[Capte la
• "Cuadro de búsqueda": Desde este cuadro, se puede hacer una búsqueda de archivos,
carpetas y documentos. Para ello es posible utilizar varios criterios de búsqueda, como el
nombre, tipo de archivo específico, aplicación que abre el documento o el propietario.
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[Capte la
• "Vista de lista o cuadrícula": Este botón permite alternar
la vista de los elementos del área principal, entre forma de
lista o forma de cuadrícula.
• "Visualizar detalles": Despliega un panel en la parte derecha
de la pantalla que nos dará una mayor información sobre los
detalles del elemento seleccionado y la actividad del usuario.
• "Configuración": Este botón nos permite acceder a las
opciones de configuración que permite opciones avanzadas,
como por ejemplo, definir si los archivos cargados deben ser
convertidos al formato de Google Docs o no, la elección del
idioma o la sincronización de los archivos entre los diferentes
dispositivos con Drive que poseamos.
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2. Gestión de la información en Drive
Tipos de archivo admitidos en Google Drive:
Archivos generales
• Archivos de almacenamiento (.ZIP, .RAR, tar y gzip) Formatos de
audio (MP3, MPEG, WAV, .ogg y .opus) Archivos de imagen (.JPEG,
.PNG, .GIF, .BMP, .TIFF y .SVG)
• Marcado o código (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java y .py) Archivos de
texto (.TXT)
• Archivos de vídeo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV
• y .ogg)
Archivos de Adobe
• Autodesk AutoCad
(.DXF) Illustrator (.AI)
Photoshop (.PSD)
• Formato de documento portátil (.PDF) PostScript
(.EPS y .PS)
• Gráficos vectoriales escalables (.SVG)
• Tagged Image File Format (.TIFF) (mejor con imágenes .TIFF RGB) TrueType (.TTF)
Archivos de Microsoft
• Excel (.XLS y .XLSX)
• PowerPoint (.PPT y .PPTX)
Word (.DOC y .DOCX)
• Especificación de papel XML (.XPS)
• Archivos de Microsoft Office protegidos por contraseña
Archivos de Apple
• Archivos de editor (.key, .numbers)
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2.1. ¿Cómo subir un archivo o carpeta?
Para subir a Drive un archivo o carpeta, seguiremos estos pasos:
1. - Pulsar el botón "Nuevo" y a continuación "Subir archivo" o "Subir carpeta" en función de lo
que queramos realizar.
2. - En la ventana que aparece, seleccionar el archivo o carpeta a subir y a continuación en
"Abrir".
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3. - Para finalizar, ya podremos visualizar el archivo o carpeta en el área principal de Drive:
2.2. Crear un nuevo documento
Para crear en Drive un nuevo documento, seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar el botón "Nuevo" y, a continuación, una de las siguientes opciones: "Documentos",
"Hojas de Cálculo", "Presentaciones" o “Formularios”, en función de lo que queramos
realizar.
A través del botón "Más", aparecen otros tipos de documentos como, por ejemplo,
"Dibujos", "Mapas",....
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2.- En función de la opción elegida, aparecerá la aplicación necesaria para trabajar con un nuevo
documento de texto, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario que se muestran en
las siguientes imágenes.
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Para poner un nombre al documento, bastará con pulsar sobre el nombre por defecto
(documento sin título) que aparecerá en la parte superior izquierda y cambiarlo por otro.
Una vez creado, la información que agreguemos como contenido se va guardando de
forma automática mientras vamos trabajando. Estos documentos creados ya estarán accesibles
desde nuestra unidad de Drive.
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2.3. Otras acciones en Google Drive
Una vez que tenemos un archivo, carpeta o documento seleccionado en el área principal de
Google Drive, podremos llevar a cabo las siguientes acciones:
• "Obtener enlace": Permite compartir un enlace al elemento y determinan qué permisos
tendrán todas aquellas personas que lo reciban. La opción Restringido sólo permiten a las
personas añadidas abrir el enlace.
Con la opción Cualquier persona con el enlace podremos permitir las operaciones:
ver, editar o comentar, que podrán hacer las personas que reciban el enlace.
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•"Compartir": Parecida a la opción anterior; pero, en lugar de compartirlo con aquellos que
reciban el enlace, lo haremos con usuarios concretos, que determinaremos introduciendo su
nombre (si tienen cuenta en Google) o correo electrónico. Aquí podemos añadir restricciones
para compartir, controlando quién podrá ver, descargar, copiar e imprimir este archivo. Para
ello, pinchamos en la rueda.
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•"Vista Previa": Esta opción ofrecerá una vista previa del archivo seleccionado si su formato es
compatible con Drive.
•"Quitar": Manda a la Papelera los archivos que hayamos seleccionado previamente.
•“Más acciones”: En este desplegable tenemos más acciones a realizar sobre el archivo
seleccionado. Algunas de estas opciones sirven para abrir el archivo con un determinado
programa, moverlo a otra carpeta o marcarlo como destacado. También es posible cambiar
el nombre, hacer una copia y descargarlo desde Drive a nuestro equipo o dispositivo.
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Unidad 3. Trabajar con el procesador de textos
La aplicación Documentos de Drive es un procesador de textos que nos permitirá
elaborar cualquier escrito, incluyendo en él varios tipos de contenidos que lo enriquezcan, como
imágenes, enlaces, dibujos o tablas. A continuación, para mejorar su presentación, aplicaremos
formato y atributos visuales a dichos elementos. Para finalizar, se tratará el manejo de opciones
avanzadas de corrección y traducción de textos a otros idiomas y la revisión de las diferentes
versiones del documento.
1. Configuración de las propiedades del
documento
El primer paso, antes de elaborar el contenido del documento, será configurar
adecuadamente las propiedades de página del documento donde vamos a trabajar.
Para acceder a dichas propiedades seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Archivo" del menú superior:
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2.- Seleccionar la opción "Configuración de página" para acceder a la siguiente pantalla:
a) Para cambiar la orientación de la página, seleccionaremos entre los botones
"Vertical" y "Horizontal".
b) Para definir el tamaño del papel usaremos la lista y seleccionaremos uno de los
estándares de tamaño mostrados:
c) El color de la página puede ser elegido desde colores preestablecidos o
personalizar a nuestro criterio.
d) Es posible fijar los márgenes superiores, inferiores y laterales de la página
rellenando en formato centímetros cada uno de los valores en las cajas de texto
asociadas.
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2. Creación y edición de contenido
En este apartado aprenderemos a crear y editar diferentes tipos de contenido dentro del
documento: imágenes, enlaces, dibujos y tablas.
2.1. Imágenes
Para poder insertar una imagen en nuestro documento, debemos pulsar en la parte del
área de trabajo donde queremos incluirla. Una vez realizada esta acción, llevaremos a cabo los
siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionar la opción "Imagen" para acceder a la siguiente pantalla:
Aparecerán varias posibilidades de incorporar imágenes según su fuente de origen:
a) Podemos seleccionar una imagen, desde una carpeta o escritorio de nuestro equipo,
pinchando en la opción "Subir del ordenador", que nos permitirá navegar hacia la
ubicación donde se encuentra almacenada la imagen.
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b) Búsqueda en la Web: Realiza una búsqueda en Internet sobre un
término que escribamos y nos devuelve las imágenes resultantes para
insertarlas, justo a la derecha
c) Google Drive: Nos ofrece en un panel a la derecha buscar las imágenes dentro de
nuestra unidad de Drive para insertarlas.
d) Fotos: Nos ofrece en un panel a la derecha buscar las imágenes en
Google Fotos.
e) Desde una URL, si la imagen procede de Internet. Podemos copiar la dirección del
enlace a la foto y pegarla en el cuadro correspondiente:
f) Cámara: Tomar una instantánea desde la cámara de nuestro equipo. Para ello
debemos darle a Drive el permiso de acceso a nuestra cámara cuando lo solicite.
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2.2. Enlaces
Para poder insertar un enlace en nuestro documento, debemos previamente seleccionar
qué parte del documento determinará el enlace. Puede ser desde una parte de texto, una imagen
u otro recurso. Seguiremos los siguientes pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú
superior.
2.- A continuación, seleccionar la opción
"Enlace" para acceder a la siguiente pantalla:
En ella indica, como texto del enlace,
el que se había seleccionado previamente en
el documento; mientras que en el cuadro del
enlace se puede escribir una dirección de
Internet o
hacer una búsqueda mediante palabras y enlazar con aquellos resultados que deseemos.
Para modificar o eliminar un enlace, bastará con volver a seleccionarlo y aplicar una
de las tres opciones disponibles: copiar, editar o quitar.
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2.3. Dibujos
Para poder insertar un dibujo en nuestro documento, debemos pulsar en la parte del área
de trabajo donde queremos incluirlo. Después seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Insertar" del menú superior.
2.- A continuación, seleccionar "Dibujo" y luego pinchar en Nuevo.
Aparecerá la siguiente pantalla:
En ella disponemos de un lienzo en blanco, con un menú superior formado por diferentes
herramientas y acciones, como por ejemplo:
a) Herramientas:
• Selector con forma de flecha para desplazar los diferentes elementos del
dibujo.
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• Líneas, conectores, flechas y otras formas.
• Cuadros de texto: Para añadir texto a nuestro dibujo.
• Imágenes: Para añadir a nuestras composiciones.
b) Acciones:
• Opciones de deshacer y rehacer la última operación.
• Zoom: Para ajustar las opciones de vista del dibujo.
• WordArt: Para crear textos estilizados y con efectos.
• Descargar el dibujo en diversos formatos.
3.- Para finalizar, seleccionar la opción "Guardar y cerrar" para incorporar el dibujo al
documento.
2.4. Tablas
Para enriquecer nuestro documento añadiendo una tabla, deberemos seguir estos pasos:
1.- Pulsaremos en la opción "Insertar" del menú superior:
2.- A continuación, seleccionaremos la opción "Tabla" y, en el siguiente desplegable,
podremos elegir el tamaño (en filas y columnas) de la tabla que deseamos incorporar: por
ejemplo 3x3.
Una vez seleccionado, veremos la nueva tabla en el documento:
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3.- Para insertar o eliminar filas y columnas, tendremos que seleccionar una celda de la tabla
y pulsar en la opción "Formato" del menú superior, y luego colocar el ratón sobre la opción
“Tabla”:
A través del menú que aparece, seleccionaremos una de las opciones, en función del aspecto que
queramos modificar de la tabla.
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3. Aplicando formato al documento
En este apartado aprenderemos a dar formato al contenido de un documento,
utilizando las siguientes opciones: fuente, párrafo y listas.
3.1. Fuente
Para aplicar el formato de tipo de fuente, debemos seleccionar el texto sobre el que
queremos aplicarlo y seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior y luego colocamos el ratón sobre la
opción “Texto”:
2.- Aplicar una de las siguientes opciones de formato de fuente que muestra el
desplegable:
En el caso de querer aplicar otras opciones de formato como tipo de letra, tamaño,color o
estilos, lo haremos directamente desde los iconos de la barra de herramientas:
a) Tipo de letra: En Drive podemos aplicar los tipos de letra convencionales y las
nuevas "Google Fonts" (Tipos de letra de Google) con un aspecto más actual pinchando
en “Más fuentes” .
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b) Tamaño de letra.
c) Color del texto o del resaltado: El color puede ser elegido desde un cuadro
cromático con colores preestablecidos o lo podemos personalizar a nuestro criterio:
El color seleccionado se aplicará al texto o fondo del texto, en función de si marcamos la
opción "color del texto" o "color del resaltado".
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3.2. Párrafo
Para aplicar el formato al tipo de párrafo, debemos seleccionarlo y seguir estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del
menú superior:
2.- Aplicar una de las siguientes opciones de
formato de párrafo que muestra el
desplegable:
Con los Estilos de texto es posible aplicar diferentes estilos
como títulos, subtítulos y cuerpo del documento.
Al alinear un párrafo, lo que hacemos es ajustarlo respecto
al margen del documento, consiguiendo estos distintos tipos de
alineación:
También podemos aumentar y reducir la sangría, que es la separación (al principio del
texto o después del texto) entre el margen y el párrafo.
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El espaciado de un párrafo puede determinar la separación entre cada una de sus líneas o
añadir espacio antes y después de cada párrafo. En el caso de la separación de las líneas
(Interlineado), existen valores preestablecidos; aunque cabe la posibilidad de usar unos
personalizados:
También podemos dividir nuestro párrafo en 1, 2 o 3 columnas e incluso configurar la separación
entre columnas y si queremos incluir una línea de separación entre ellas.
Formato>Columnas>Más opciones.
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3.3. Listas
Si deseamos aplicar formato de lista de elementos, debemos seleccionar el texto a
convertir. Una vez realizada esta acción, llevaremos a cabo estos pasos:
1.- Pulsar en la opción "Formato" del menú superior.
2.- Seleccionar la opción "Viñetas y numeración" y aplicar una de las opciones del
desplegable:
Las listas se pueden usar con números o viñetas en función del tipo elegido. Para poder
organizar los elementos en diferentes niveles de organización, haremos uso de la tecla de
tabulación.
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4. Corrección y traducción de
documentos
A) CORRECCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para corregir un documento debemos seguir estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Ortografía y gramática" y luego
“Comprobación ortográfica y gramatical”.
3.- En la ventana que aparecerá, se nos mostrarán los errores ortográficos que hayamos
cometido y se nos propondrán opciones de corrección:
• Aceptar: Nos permite aceptar la modificación sugerida por el corrector ortográfico.
• Ignorar: Nos permite omitir la modificación sugerida por el corrector ortográfico, sin
que se produzca ningún cambio.
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Estas opciones son las mismas que si intentamos nosotros corregir los términos de forma
independiente, con las propiedades que aparecen al pulsar sobre ellos.
B) TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS:
Para traducir un documento seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Herramientas" del menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Traducir
Documento".
3.- En la ventana que aparecerá, realizaremos lo siguiente:
Proporcionaremos un nuevo titulo a la copia y seleccionaremos el idioma al que debe ser
convertido. Por último, pulsaremos sobre el botón "Traducir" para convertir el texto.
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5. Revisión de versiones
Para revisar el historial de versiones de un documento concreto
seguiremos estos pasos:
1.- Pulsar sobre la opción "Archivo" del menú superior de Documentos:
2.- Seleccionar de la lista desplegable la opción "Historial de
revisiones" y luego “Ver historial de versiones”.
3.- En la nueva ventana aparecerá una sección
con una lista de las versiones y si pinchas en
alguna de ellas se mostrará el documento con
todos los cambios realizados y quién lo llevó a
cabo, es decir, si vamos pulsando sobre las
entradas del historial de revisiones, tendremos
acceso al documento tal y como estaba en ese
preciso instante.
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