Unidad II.
Planificación
Documento base para los temas:
1. Planificación
2. Principios de la Planificación
3. Elementos de la Planificación
4. Fases de la Planificación
5. Tipos de Planes
Introducción a la Administración
Unidad II. Planificación
Pág. 2
© Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín”
1a. Edición
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consentimiento previo y por escrito del editor.
Autor >> Victor Fernández
Diseño Instruccional >> Ana Contreras
Diseño Gráfico >> Juan Biancardi
Especialista en Computación >> Karla Pérez
Maracaibo, Venezuela. 2006
Introducción a la Administración
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Pág. 3
Unidad II. Planificación
Introducción
La finalidad de esta unidad es conocer la fase de la planificación, abarcando su
importancia y ventajas, los principios de la planificación, que son: factible, objetiva,
integral, flexible y cuantificable, también se estudian los elementos de la planificación,
que son: la Misión, las metas u objetivos, su clasificación, formulación de objetivos,
clasificación de las políticas, las reglas, normas, procedimientos y premisas, luego se
estudian las fases o etapas de la planificación y los tipos de planes incluyendo el análisis
FODA. Se destacan los tipos de planes: el estratégico con su respectivo análisis FODA el
plan táctico y el plan operativo, conocida la fase inicial del proceso administrativo se
está en condiciones de desarrollar la segunda fase del proceso que es la organización
Objetivos específicos
a. Establecer la importancia de la planificación
b. Determinar los elementos de la planificación
c. Determinar las fases del proceso de la planificación
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Contenido
Tema 1. Planificación ............................................................................. 6
1.1. Definición ................................................................................. 6
1.2. Importancia / Ventajas ................................................................. 7
Tema 2. Principios de la Planificación........................................................ 8
2.1. Factible ................................................................................... 8
2.2. Objetiva................................................................................... 8
2.3. Integral.................................................................................... 9
2.4. Flexible.................................................................................... 9
2.5. Cuantificable ............................................................................. 9
Tema 3. Elementos de la Planificación ........................................................ 10
3.1. Propósito o Misión ......................................................................10
3.2. Metas y Objetivos.......................................................................11
3.2.1. Importancia en la fijación de objetivos ..................................11
3.2.2. Objetivos operacionales.....................................................11
3.2.3. Características de los Objetivos ...........................................11
3.2.4. Clasificación de los objetivos según el tiempo ..........................12
3.2.5. Formulación de objetivos en los niveles organizacionales ............12
3.3. Estrategias ...............................................................................12
3.4. Tácticas ..................................................................................13
3.5. Políticas ..................................................................................13
3.5.1. Clasificación de las políticas .................................................13
3.6. Reglas ....................................................................................13
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3.7. Normas ...................................................................................14
3.8. Procedimientos .........................................................................14
3.9. Premisas .................................................................................14
Tema 4. Fases de la Planificación ............................................................... 15
4.1. Formulación .............................................................................15
4.2. Discusión .................................................................................15
4.3. Aprobación...............................................................................16
4.4. Ejecución ................................................................................16
Tema 5. Tipos de Planes .......................................................................... 17
5.1. Según el tiempo que abarca ..........................................................18
5.2. Según su frecuencia de uso ...........................................................18
5.2.1. De uso único.....................................................................18
5.2.2. De uso permanente ............................................................19
5.3. Según el alcance o amplitud dentro de la organización..........................19
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Tema 1. Planificación
La planificación es la etapa inicial del proceso Administrativo, es de vital importancia,
por que allí se formulan los objetivos a seguir, los cuales orientaran las demás etapas del
proceso.
1.1. Definición
Cuadro II.1. Definición de planificación
Autor Definición
Robbins Stephen Comprende la definición de objetivos o metas de la organización, el
establecimiento de una estrategia general para alcanzar estas
metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para
integrar y coordinar actividades.
Burt k. Scanlan Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas,
planes, procedimientos y cuenta con un método de
retroalimentación de información para adaptarse a cualquier
cambio en las circunstancias.
Ernest Dale Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro
y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y
procedimientos definidos.
Joseph l. Massie Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre
los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece
los objetivos.
Jorge l. Oria Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre
diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y
programas de una organización
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1.2. Importancia / Ventajas
La planificación es el proceso de establecer objetivos y seleccionar los medios y cursos
de acción para ser eficaz, sin planificación las funciones gerenciales no alcanzarían sus
metas, tampoco existiría un curso de acción determinado por el cual guiarse, el control
no podría detectar las desviaciones del desempeño, tampoco podría comparar el
desempeño real con el planificado, por todo esto la planificación es de vital
importancia. La planificación aligera el proceso de toma de decisiones, facilita la
aplicación del control y hace eficiente la utilización de los recursos. Al establecer metas
u objetivos se logra ser más competitivo.
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Tema 2. Principios de la Planificación
Estos principios, son los que rigen en toda actividad panificadora, estando presentes al
momento de planificar, facilitando el proceso administrativo y de esta forma mejorando
su efectividad.
2.1. Factible
La planificación debe de ser posible, no podemos planificar lo imposibles, debe estar
acorde con la situación actual, se planifica en base a situaciones reales, es inoperante
elaborar planes muy amplios que no puedan lograrse.
2.2. Objetiva
La planificación debe ser precisa, no se puede improvisar, ni estar basada en
apreciaciones subjetivas, tampoco en información poco confiable, ésta debe ser objetiva
y utilizar datos como: estudios de factibilidad, mercado, análisis numéricos precisos,
para minimizar los riesgos, se debe basar en datos reales y no en apreciaciones,
especulaciones, interpretaciones, este principio se le conoce como principio de
precisión.
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2.3. Integral
Todos los planes específicos de la empresa deben de seguir los lineamientos de un plan
general y estar encaminados al logro y objetivos generales de la organización, debe
existir coordinación para alcanzar un funcionamiento armonioso, la planificación
operacional debe seguir los lineamientos de la planificación táctica y ésta los
lineamientos de la planificación estratégica.
2.4. Flexible
La planificación debe ser flexible, para poder afrontar los imprevistos, por lo tanto al
establecer los cursos de acción se deben tomar también los posibles imprevistos, así
como el futuro es incierto, la planificación siempre está enfocada a ese futuro, por lo
tanto si las variables que se tomaron en cuenta a la hora de planificar cambian,
entonces el mejor de los planes quedaría obsoleto, en consecuencia la planificación
debe ser flexible presentando márgenes de holgura para los imprevistos.
2.5. Cuantificable
La planificación para ser más precisa debe basarse en cantidades como: tiempo,
porcentaje, unidades producidas, peso, así es más objetiva la cuantificación facilita el
proceso de control.
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Tema 3. Elementos de la Planificación
La planificación se caracteriza por tener ciertos elementos que la hacen posible, sin
éstos seria imposible planificar, y por lo tanto deben estar presentes en todo proceso de
planificación.
Gráfico II.1 Elementos de la planificación
3.1. Propósito o Misión
La misión responde a la pregunta ¿que somos? Todas las organizaciones tienen misión o
propósito, la misión es el objetivo superior del cual se desprenden los demás objetivos,
la misión es establecida por los dueños de la empresa, tiene carácter estable.
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3.2. Metas y Objetivos
Es lo que se quiere lograr, dan dirección a todas las decisiones gerenciales y sirven de
patrón para controlar el desempeño real.
3.2.1. Importancia en la fijación de objetivos
Al fijar objetivos se tiene un rumbo claro de lo que se quiere lograr, ayuda al proceso de
toma de decisiones, al establecer la meta se deben tomar muchas decisiones en
consecución de esa meta establecida sin los objetivos no puede funcionar el control al
no tener con que comparar, sirve para evaluar el avance, además se es más competitivo,
el objetivo orienta la acción hacia lo establecido en la misión.
3.2.2. Objetivos operacionales
Son los que se establecen a nivel operativo, generalmente a corto plazo y el alcance es
la labor o tarea realizada por el empleado.
3.2.3. Características de los Objetivos
El siguiente cuadro describe las características de los objetivos:
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Cuadro II.2 Características de los objetivos
Objetivos Característica
Realistas Los objetivos deben de ser alcanzables, desde lo humanamente
posible un objetivo inalcanzable carecería de sentido, debido a su
constante reformulación.
Retadores El objetivo se debe alcanzar con esfuerzo, que motive al logro, la
motivación, incremente el desempeño laboral.
Mensurables Los objetivos tienen que ser medibles, de esta manera se puede
establecer cuantificadamente el logro alcanzado y conocer si se
logrará en el tiempo establecido.
Claros La claridad en el objetivo es elemental, conocer con exactitud lo
que se quiere lograr, es la base para emprender su logro.
3.2.4. Clasificación de los objetivos según el tiempo
Se clasifican en largo plazo, más de cinco años, mediano plazo, entre un año y cinco
años y a corto plazo, menos de un año.
3.2.5. Formulación de objetivos en los niveles organizacionales
A largo plazo, se elaboran a nivel estratégico y generalmente, cubren todo la empresa a
mediano plazo, se elaboran a nivel táctico, cubren los departamentos, los objetivos a
corto plazo se establecen a nivel operativo, cubren las actividades a nivel operativo.
3.3. Estrategias
Son cursos de acción generales, que determinan el propósito de la empresa, muestran la
dirección y la asignación de los recursos para lograr las metas.
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3.4. Tácticas
Son los planes de acción para la ejecución de las estrategias, conjunto de medios que se
emplean para conseguir un resultado.
3.5. Políticas
Es el lineamiento general para el proceso de toma de decisiones, define el área sobre el
cual deben tomarse decisiones sobre problemas que se repiten en forma reiterada
dentro de la organización, evitan el tener que analizar la situación nuevamente cada ves
que se presente, son discrecionales, generalmente se acompañan de procedimientos.
3.5.1. Clasificación de las políticas
• Generales o fundamentales: son las que se aplican a toda la empresa, guían la toma
de decisiones de la alta gerencia.
• Específicas o departamentales: son las que orientan la toma de decisiones en el
departamento, ante las situaciones recurrentes, no son de carácter obligatorio.
3.6. Reglas
Son patrones de conductas no sujeta a la discrecionalidad de cada persona y de
obligatorio cumplimiento, Ej.: utilice el casco de seguridad.
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3.7. Normas
Son las reglas generales sobre la manera de cómo se debe obrar o hacer una cosa, Ej:
normas para solicitar los libros en biblioteca
3.8. Procedimientos
Generalmente acompañan a las políticas, son una serie de tareas secuenciales, dan una
sucesión cronológica a las operaciones, enmarcadas en la política establecida y el
objetivo predeterminado, el procedimiento contiene al método que es una tarea que
comprende un paso de un procedimiento, nos indica el cómo ejecutar dicho paso, por lo
tanto forman parte de los procedimientos.
3.9. Premisas
Consisten en suposiciones del planificador, basado en su experiencia y conocimiento,
que se deben considerar ante aquellas circunstancias futuras que afectaran el curso de
lo planificado.
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Tema 4. Fases de la Planificación
La planificación se elabora siguiendo un procedimiento que comienza con la formulación
luego la discusión, aprobación y finalmente la ejecución.
Gráfico II.2. Proceso de planificación
4.1. Formulación
Es la fase inicial, es donde una ves identificada la estrategia óptima, se procede ha
plasmarla en un plan con objetivos concretos, una descripción de los recursos necesarios
y mecanismos de control y seguimiento a posibles desviaciones de los objetivos.
4.2. Discusión
En esta fase se intercambian opiniones, en cuanto a: su contenido, puntos de vista,
premisas, recursos, cursos de acción, coordinación para decidir si existe integración
para lograr los objetivos. En la discusión se plantean diferentes alternativas.
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4.3. Aprobación
En esta fase existe un acuerdo para que lo planificado se lleve a cabo, este acuerdo
debe ser mayoritario y lo aprobado se debe basar en los principios básicos.
4.4. Ejecución
Es la puesta en marcha de la planificación, es ir de lo planificado a lo real, es
importante que las variables no cambien de manera considerable y así la mejor
estrategia continué vigente.
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Tema 5. Tipos de Planes
Existen una gran diversidad de planes, estos se caracterizan según: el tiempo de uso, la
frecuencia y, su alcance, por lo tanto es necesario conocer que tipo de plan se debe
aplicar en determinadas circunstancias.
Cuadro II.3. Tipos de planes y sus características
Tipos de Planes
Planes según el tiempo A largo plazo
que abarca A mediano plazo
A corto plazo
Planes según la De uso único
frecuencia de uso Programa
Proyecto
Presupuesto
De uso Permanente
Política
Norma
Regla
Procedimiento
Planes según el alcance Plan estratégico
o amplitud dentro de la Análisis Interno (Debilidades y Fortalezas)
organización Análisis Externo (Fuerzas y Amenazas)
Fijación de objetivos
Determinación de estrategias (FODA)
Plan Táctico
Plan Operacional
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5.1. Según el tiempo que abarca
• A largo plazo: cubre más de cinco años
• A mediano plazo: cubre entre un año a cinco años
• A corto plazo: cubre menos de un año
5.2. Según su frecuencia de uso
5.2.1. De uso único
Es el plan que no se repite, sirve para afrontar situaciones excepcionales surgidas por
decisiones no programadas de la gerencia. Ej.: el plan para afrontar la incongruencia de
culturas organizacionales al fusionarse dos empresas:
• Programa: un programa es un plan que especifica periodos para la terminación de
actividades específicas y sus secuencias, para así lograr los objetivos, generalmente
se apoyan en presupuestos
• Proyecto: según Stoner (1996: 324) son las partes más pequeñas e independientes de
los programas, su alcance es limitado y contienen directrices claras en cuanto a las
asignaciones y los tiempos. Si un programa consiste en un ciclo de conferencias, un
proyecto sería evaluar el lugar a utilizar respecto a su capacidad
• Presupuesto: para Stoner (1996: 324) es la definición de los recursos financieros que
se separan para actividades especificas, o para toda la empresa dentro de un periodo
dado, son principalmente instrumentos para controlar las actividades de la
organización en términos financieros y por lo tanto son un componente importante
de los programas y proyectos”
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5.2.2. De uso permanente
Son planes recurrentes que proporcionan guías para actividades repetitivas dentro de la
organización, los planes permanentes se crean como respuestas a decisiones
programadas de la gerencia e incluyen políticas, reglas y procedimientos dentro de éstos
están los métodos:
• Política: es una guía de acción para tomar decisiones ante situaciones recurrentes,
no es de obligatorio cumplimiento, establecen límites en la toma de decisiones
• Norma: son reglas generales de estricto cumplimiento
• Regla: establecen las acciones específicas a realizar, ante una situación dada. Es de
carácter obligatorio.
• Procedimiento: son los pasos a seguir en orden cronológico de las situaciones que se
presentan en forma recurrente.
5.3. Según el alcance o amplitud dentro de la organización
• Plan Estratégico: realizado por la alta gerencia, se aplica a toda la organización y
establece los objetivos generales de ésta.
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Cuadro II.4. Análisis FODA
Análisis interno
Fortalezas Está referida a actividades internas que se realizan bien, las
empresas exitosas formulan estrategias que le ayudan a
beneficiarse de sus fortalezas internas, las funciones de
gerencia, mercado, finanzas, deben de auditarse para poder
identificar y evaluar las fortalezas internas.
Debilidades Está se refiere a las actividades de gerencia, mercado, finanzas,
internas producción, investigación y desarrollo que limitan el éxito
general de una organización, las empresas deben seguir
estrategias que mejoren las debilidades internas.
Análisis externo
Oportunidades Se refiere a hechos económicos, sociales, culturales,
demográficos, ambientales, políticos, jurídicos,
gubernamentales, que podrían beneficiar a la organización en el
futuro.
Amenazas Es lo opuesto a la anterior, son: hechos económicos, sociales,
culturales, demográficos, ambientales, políticos, jurídicos,
gubernamentales, que podrían perjudicar a la organización, las
organizaciones exitosas crean estrategias para contrarrestar las
amenazas externas.
• Fijación de objetivos: luego que se realiza el análisis interno y externo, se trazan
los objetivos a largo plazo, estos son los resultados esperados al aplicar ciertas
estrategias
• Determinación de estrategias: con base en los objetivos y los análisis interno y
externo de la organización se fijan las estrategias para minimizar las amenazas y
contrarrestar das debilidades
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Ejemplo:
Matriz FODA de la División de estudios de Postgrado de la Facultad de Ciencias Jurídicas
y Políticas de la Universidad del Zulia.
Cuadro II.5. Matriz FODA
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Recurso humano Algunos programas sin
calificado acreditación ante el CNU
Apoyo de las autoridades Desconocimiento de las
de la facultad de normas de post grado
Ciencias Jurídicas y Entrega con retrazo de
FODA Políticas las calificaciones
Cuenta con post grado Falta de infraestructura
con los 3 niveles de moderna
grados académicos Falta de Tutores
Suscripción de acuerdos
con otras universidades
Horarios adecuados
Gran demanda de cursos ESTRATEGIAS F O ESTRATEGIAS D O
OPORTUNIDADES (O)
de post grado a nivel de Aperturar nuevos cursos Adiestrar a los docentes
la carrera judicial de post grado en cuanto a las normas
Disposición del personal Incorporación de de post grado de LUZ
docente de LUZ para docentes de LUZ a los Crear el departamento
incorporarse al post programas de post grado de educación a distancia
grado Aperturar cursos a con tecnología moderna
Existencia de plataforma distancia de cuarto y Entrega de calificaciones
tecnológica en LUZ para quinto nivel vía e-mail
dictar cursos a distancia
ESTRATEGIAS F A ESTRATEGIAS D A
Competencia Divulgación Inter y extra Exigir curso de
institucional de los post perfeccionamiento
AMENAZAS (A)
Interinstitucional
Otorgamiento de Becas grados docente
masivas de post grado a Dar mayor Motivar a los tutores de
través del gobierno financiamiento a los contenido
(misión post grado) pagos Facilidad de entrega de
Aumento en el costo de Realizar acuerdos con el calificaciones
la unidad crédito Gobierno relacionados al Divulgación de las
otorgamiento de becas normas de post grado
de post grado
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• Plan táctico: son realizado por la gerencia media, su ámbito de aplicación es el
departamental
• Plan Operacional: determinan la manera de cómo se van a lograr los objetivos
generales de la organización
