SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
26922323 – TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE COMPETENCIA: ATENDER CLIENTES DE ACUERDO CON LOS
PROCEDIMIENTOS DE SERVICIO Y NORMATIVA
COMPETENCIA: TRÁMITE DE DOCUMENTOS
ELABORADO POR
JUAN DANIEL CALDERON PACACIRA
INSTRUCTORA
MARLENY SALAZAR
FUENTE DE ORO – META
2023
2692323 PROGRAMA DE FORMACION ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
COMPETENCIA: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y
normativa.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE: Reconocer los pasos legales establecidos para
enviar y recibir correspondencia de acuerdo con normativa.
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
1-Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas,
aplicadas al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y
política que cumplan con los parámetros organizacionales.
El trámite documental se define como un conjunto de
procesos que permiten a las organizaciones tener el
control de la ubicación física y estatus actual y pasado
de la documentación que llega y se genera dentro de
ellas, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.
ACTIVIDAD:
1. Según los documentos y normativas acuerdo 027 de 2006, acuerdo 060 de
2001 guía administración de las comunicaciones oficiales, escriba y explique
los siguientes términos.
REGISTRO DE COMUNICACIONES: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como:
° Nombre de la persona /o entidad remitente o destinatario.
° Nombre o código de la dependencia – número radicado.
° Nombre del funcionario responsable del trámite.
° Anexos y tiempo de respuesta (Entre otros).
RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES: Procedimiento por medio del cual se
ingresa en el sistema todas las comunicaciones recibidas, detallando datos tales
como nombre, área competente, fecha, anexos etc.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES: Procedimientos por medio del cual las
entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envió, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establece la ley.
DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES: Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distinto que sirven como
elementos para clasificarlos, describirle y asignarle categoría diplomática.
COMUNICACIONES OFICIALES: Recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del
término “Correspondencia” hasta el momento en que se adoptó la definición de
“Comunicaciones oficiales”.
CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario.
FUNCIONES DE LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA: La unidad o área de
correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y
despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los
archivos de trámite.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los tramites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, seres y unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con las de otras.
VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y /o contables.
VALOR SECUNDARIO: Los documentos secundarios son documentos que se
refieren a los documentos primarios y que no existirían sin ellos; contienen la
descripción de los documentos primarios: bibliografías, catálogos, revistas de
resúmenes, etcétera.
SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA: Las entidades
deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia
que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos
procedimientos contribuyen al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación integrándose a los procesos que se llevaran en los
archivos de gestión centrales e históricos.
MUEBLES Y EQUIPOS PARA LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA:
Equipo y mobiliaria en la unidad de correspondencia son: Computador, impresora,
escáner, fax, fotocopiadora, teléfono, reloj, máquina de escribir.
PROCESO PARA EL TRÁMITE COMUNICACIONES EN UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA: La unidad de correspondencia verificara firmas, folios,
copias, anexos y todos aquellos datos de la entidad haya regulado en
procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación
documental.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere de archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que, por decisión de correspondencia comité
de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para
la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, deposito voluntario,
adquisición o expropiación.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN SIMPLE: Cuerpo que contiene un conjunto de
documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN COMPLEJA: Cuando la constituye varios,
formando un expediente.
NIVELES ORGANIZACIONALES DE UNA EMPRESA: Los niveles
organizacionales representan los tres niveles de gestión utilizados en la mayoría
de las empresas: gerencia de nivel inferior, de nivel medio y de nivel superior. Se
clasifican según se jerarquía y autoridad, y pueden realizar diversas tareas
destinadas a cumplir un propósito especifico.
QUÉ ES EL ORGANIGRAMA: Representación grafica de la estructura de una
institución. En archivística se usa para identificarlas.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
2. Elabore un gráfico que puede ser un diagrama de flujo que ilustre el paso a
paso del trámite que se realiza en la unidad de correspondencia para el
despacho de documentos producidos por la entidad, según acuerdo 060 de
2001.
DESPACHO
ELABORACIÓN FIRMA
TRASLADO DE
VERIFICACIÓN ELABORACIÓN
DOCUMENTOS
REGISTRO
ENVÍO SEPARACIÓN
3. Elabore un gráfico puede ser un diagrama de flujo que ilustre el paso a paso
del trámite que se realiza en la unidad de correspondencia para el recibo de
documentos que llegan a la entidad, acuerdo 060 de 2001.
RECIBO
Usuario
interno o RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN APERTURA
externo
entrega
REVISIÓN
RADICACIÓN
REPARTO REGISTRO
4. Explique e ilustre cada uno de los procedimientos para el trámite de
comunicaciones oficiales en la unidad de correspondencia, acuerdo 060 de
2001.
COMUNICACIONES OFICIALES
1 PROCESOS RECEPCIÓN INTERNAS EXTERNAS
DOCUMENTOS
RECIBIDAS – ENVIADAS
INTERNOS EXTERNOS 2 COMUNICACIONES PERSONALES
3 DESPACHO GENERAL
5. Describa la diferencia entre manual de funciones y procedimientos. De un
ejemplo.
MANUAL DEFINICIÓN ELEMENTOS
PROCEDIMIENTOS Un manual de Identificación
procedimientos es una Contenido
gula con el propósito de Introducción
establecer la secuencia Normas
de pasos para que una operacionales
empresa, organización o Diagrama de flujos
área consiga realizar
funciones.
FUNCIONES Es un instrumento o Identificación del
herramienta que cargo
contienen las diferentes Nombre del cargo
actividades y tareas, las Dependencia
responsabilidades y roles Competencias
que se deben asumir en básicas
el desempeño de un Competencias
cargo o puesto de funcionales
trabajo.
El manual de funciones esta dirigido fundamentalmente a los niveles de
responsabilidad gerencial o similar, pautando su operatividad y autoridad en las
áreas y departamentos que les compete.
El manual de procedimientos contiene metodologías puntuales, que
generalmente se refieren a las áreas de producción, administración,
comercialización y control.
