Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa

Solistica

Informe final

Práctica Empresarial

Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta

Business Case de la empresa Solistica

Consultorio de desarrollo empresarial

Lizeth Natalia Forero Pachón

Docente Ivette Lucia Dauder Montiel

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PREGRADO ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS (C)

Bogotá, mayo de 2022

1
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Presentación Informe Final

Práctica Profesional

Consultorio de Desarrollo Empresarial

Presentado por:

Lizeth Natalia Forero Pachón

Presentado para optar al título de: Administrador de Empresas

Docente:

Ivette Lucia Dauder Montiel

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

PREGRADO ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS (C)

Bogotá, mayo de 2022

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

ÍNDICE DE CONTENIDO

Pág.

TEMA Y TÍTULO 10

INTRODUCCIÓN 10

JUSTIFICACIÓN 12

CARÁCTER SITUACIONAL DE LA EMPRESA 14

Nombre de la empresa 14

Razón social 14

Visión 14

Misión 14

Historia 14

Tipo de influencia social 15

Tipo de actividad 15

Cobertura de la actividad 15

Ubicación Geográfica 16

Estructura de la empresa u organización 17

Servicios 17

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 18

Pregunta Problema 19

OBJETIVOS 19

3
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Solistica

Objetivo General 19

Objetivos Específicos 19

MARCO TEÓRICO 20

Marco referencial 20

Marco conceptual 22

Marco normativo 25

PLAN DE TRABAJO 26

CRONOGRAMA DE TRABAJO 28

PRESUPUESTO 29

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 29

Metodología 29

Antecedentes 30

Análisis del entorno de la organización 30

Matriz MEFE 30

Matriz PEYEA 31

Condiciones políticas 33

Condiciones tecnológicas 34

Condiciones ambientales 34

Condiciones mercado 35

Análisis Interno de la organización 35

Matriz MEFI 35
4
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Recursos humanos 37

Recursos tecnológicos 37

Infraestructura 37

Producción/ operatividad 38

Comercialización/ ventas 38

Matriz FODA 39

DISEÑO METODOLÓGICO 41

Metodología 42

Fuentes de información 42

Instrumento de medición 43

Población 43

Censo 43

Procesamiento de los datos 43

Análisis de datos 44

TRABAJO DE CAMPO 44

Resultado de instrumento de recolección de datos 44

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 53

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 53

Introducción 53

Objetivo 53

Alcance 53

5
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Solistica

Glosario 53

Mapa de procesos 55

INDICADORES DE LOGRO 64

CONCLUSIONES 67

RECOMENDACIONES 68

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 69

ANEXOS 71

6
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Solistica

INDICE DE TABLAS

Págs.

TABLA 1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 28

TABLA 2 PRESUPUESTO 29
TABLA 3 MATRIZ EFE 31
TABLA 4 ELEMENTOS DE ANÁLISIS PARA MATRIZ PEYEA 32
TABLA 5 CUADRANTE MATRIZ PEYEA 32
TABLA 6 MATRIZ EFI 36
TABLA 7: MATRIZ DOFA 39
TABLA 8 ESTRATEGIAS FODA 40
TABLA 9 DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DEL ÁREA DE SOLUCIONES
LOGÍSTICAS DE LA EMPRESA SOLISTICA 43
TABLA 10 EN PROMEDIO, ¿CUÁNTOS PERFILES DE CLIENTES HACE USTED
EN UNA SEMANA? 44
TABLA 11 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE ESTACIONALIDAD DE LOS PRODUCTOS QUE
DESPACHA O RECIBE UN CLIENTE? 45
TABLA 12 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE PARETO DE LOS PRODUCTOS QUE ROTA EN
EL PEDIDO DE UN CLIENTE? 47
TABLA 13 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE RECIBO PARA ALMACENAJE DE LOS
PRODUCTOS DE UN CLIENTE? 48
TABLA 14 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE PERFILACIÓN DE LOS PRODUCTOS QUE ROTA
UN CLIENTE? 49
TABLA 15 ¿CONSIDERA USTED NECESARIO QUE EL ÁREA DISEÑE UNA
HERRAMIENTA PARA AGILIZAR EL PROCESO DE PERFILACIÓN? 50
TABLA 16 INDICADORES DE LOGRO 65

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Solistica

ÍNDICE DE FIGURAS

Págs.

FIGURA 1 EN PROMEDIO, ¿CUÁNTOS PERFILES DE CLIENTES HACE USTED EN

UNA SEMANA? 45
FIGURA 2 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE ESTACIONALIDAD DE LOS PRODUCTOS QUE
DESPACHA O RECIBE UN CLIENTE? 46
FIGURA 3 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE PARETO DE LOS PRODUCTOS QUE ROTA EN EL
PEDIDO DE UN CLIENTE? 47
FIGURA 4 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE RECIBO PARA ALMACENAJE DE LOS
PRODUCTOS DE UN CLIENTE? 48
FIGURA 5 ¿CUÁNTO TIEMPO INVIERTE REALIZANDO EL PROCESO DE
OBTENER EL INFORME DE PERFILACIÓN DE LOS PRODUCTOS QUE ROTA
UN CLIENTE? 49
FIGURA 6 ¿CUÁLES DE LAS SIGUIENTES CAUSALES IMPACTAN EN QUE NO SE
DESARROLLEN MÁS PERFILES OPERATIVOS? 50
FIGURA 7 ¿CONSIDERA USTED NECESARIO QUE EL ÁREA DISEÑE UNA
HERRAMIENTA PARA AGILIZAR EL PROCESO DE PERFILACIÓN? 51

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ÍNDICE DE ILUSTRACIÓN

Pág.

ILUSTRACIÓN 1 LOGOTIPO DE LA EMPRESA SOLISTICA 14

ILUSTRACIÓN 2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA 16
ILUSTRACIÓN 3 ESTRUCTURA DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN 17
ILUSTRACIÓN 4 EJEMPLO DE EJECUCIÓN BUSINESS CASE 24
ILUSTRACIÓN 5 IMAGEN DE REFERENCIA BUSINESS CASE SOLISTICA 24
ILUSTRACIÓN 6 MATRIZ PEYEA 33
ILUSTRACIÓN 7 DIAGRAMA DE PROCESOS 55
ILUSTRACIÓN 8 FLUJOGRAMA PARA MACRO DE ESTACIONALIDAD 56
ILUSTRACIÓN 9 FLUJOGRAMA PARA MACRO DE PICKING 59
ILUSTRACIÓN 10 FLUJOGRAMA PARA MACRO PARETO 61
ILUSTRACIÓN 11 FLUJOGRAMA PARA MACRO DE PERFILACIÓN 63

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Solistica

TEMA Y TÍTULO

Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta

Business Case de la empresa Solistica.

INTRODUCCIÓN

Solistica Ltda., es una empresa dedicada al desarrollo de Operaciones Nacionales

de Mercadeo – Open Market, tiene como propósito misional “Ser el socio preferido de 3PL

en América latina, reconocido por nuestra experiencia regional y soluciones innovadoras,

pero también por exceder constantemente las expectativas del cliente. (Solistica, 2018)”.

En la actualidad, se presentan problemas en el área de soluciones logísticas relacionadas

con la información, que es considerada como aspecto fundamental en esta era moderna de

la economía.

Por lo antes expuesto, y en áreas de contribuir desde la práctica empresarial a la

solución de esta problemática que ha venido creciendo con el paso del tiempo, se elaborará

el proyecto con la finalidad de implementarlo en la empresa Operaciones Nacionales de

Mercadeo LTDA, el cual consiste en la creación de un instrumento que permita optimizar

diferentes recursos en el área de soluciones logísticas. Para ello se analizará la información

general de la empresa y del área, con el objetivo de encontrar una problemática con la cual

trabajar e implementar dicho instrumento. Se llevará a cabo la realización de un flujo de

actividades, estipulando la parte experimental, junto con el cronograma y el presupuesto

que se necesitará para la implementación.

La importancia de este proyecto radica en que es una necesidad inmediata para la

empresa y que le genera valor agregado en el futuro. Solistica Ltda., es una organización

que tiene como objetivo principal “generar valor económico y social a través de

soluciones logísticas integrales contribuyendo al éxito de los clientes (…) “. La necesidad

10
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

de información sobre sus clientes y la no obtención de forma oportuna, genera la necesidad

de un instrumento administrativo para optimizar recursos en Business Case.

El proyecto se elaborará en cinco fases articuladas con los lineamientos dados

desde el Centro de Desarrollo Empresarial CDEM de la Facultad de Ciencias

Administrativas. Estas fases van desde la identificación del direccionamiento estratégico

de la empresa hasta el diseño de la propuesta enunciada en párrafos anteriores. Las fases

darán origen a los capítulos porque se encuentran articuladas con los objetivos y

específicos, el proyecto se desarrollará en cinco capítulos así:

Capítulo I: contiene el direccionamiento estratégico de la organización, el cual

abarca aspectos relacionados con la descripción de la empresa que está compuesta por:

nombre, historia, ubicación geográfica, misión, visión, compromisos, estructura

organizacional y productos y servicios entre otros.

Capítulo II: en él se presentará el marco teórico, compuesto por los submarcas

referencial, conceptual y legal. Las teorías abordadas son de relevancia académica y

científica, lo que permite dar una explicación correcta a la creación de un instrumento que

permita optimizar diferentes recursos en el área de soluciones logísticas

Capítulo III: abarca el diagnóstico organizacional interno y externo a la

organización y se apoya en matrices de planeación estratégica, presentando análisis e

interpretación de los resultados arrojados, dando origen a recomendaciones pertinentes

para la empresa.

Capítulo IV: contiene el trabajo de campo realizado y el diseño metodológico,

generando teorías que soportan el diseño del manual de procesos para el registro y

elaboración del estado integral de resultados.

11
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Capítulo V: es el diseño del instrumento que permita que permita optimizar

diferentes recursos en el área de soluciones logísticas.

Capítulo VI que obedece a las conclusiones y recomendaciones y diseño de

algunos indicadores que den cuenta del cumplimiento de los objetivos del proyecto.

JUSTIFICACIÓN

El diseño de este trabajo obedece a una investigación realizada en el área de

Soluciones logísticas para la empresa Solistica, mediante observación y conversación con

los integrantes del equipo del área, donde se ha concretado un acuerdo para crear un

instrumento por medio de diferentes programas digitales que organizaran y facilitaran el

análisis de la información que se plasma en bases de datos necesarios para alimentar el

Business Case que perfila la propuesta de servicios para los clientes de la empresa. Esta

herramienta se genera porque actualmente la empresa tiene perdidas de recursos

financieros y productivos en el proceso de perfilación.

Este instrumento se construirá como aporte académico de los conocimientos

adquiridos durante la carrera universitaria a la empresa y así obtener un beneficio mutuo

debido a que la estudiante aportará su trabajo y la organización le dará a la estudiante

experiencia en un entorno laboral real que le permitirá adquirir nuevos aprendizajes y así

mismo, asumir nuevos retos que contribuirán a su estudio y al inicio de vida laboral

ejerciendo el título de pregrado.

Es así como se ha optado por implementar una ayuda que dará como resultado un

valor agregado al trabajo que se desarrolla en el área, cubriendo una necesidad actual en

donde se pretende dar un análisis completo por medio de matrices que mejorarían la

productividad en la empresa y es allí donde se indica que participe así mismo de la mano

con la empresa, llevando un registro para medir su funcionalidad y de esta manera

12
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

comprobar que se ha cumplido con lo establecido con los directivos de la empresa Solistica

y de la universidad cooperativa de Colombia. Para ello ha sido necesario investigar y

conocer la actividad económica de la organización, razón de ser, conceptos de las

herramientas actuales que se implementan, referencias, constitución legal y demás

elementos que estructuran un soporte sin el cual no sería posible implementar o diseñar

nuevos instrumentos debido a que todo nuevo proyecto debe estar proporcionalmente

alineado de manera que no se pierda el rumbo que la empresa ha construido y la trayectoria

que la diferencia de sus competidores, además que por esto mismo se ha creado una

imagen diferenciadora con los clientes. Es por ello que se propone un instrumento

administrativo que agilice estos procesos, de manera que proporcione los datos requeridos

de forma automática con un formato que tenga como base inicial la data básica que el

cliente brinda, y con ella generar la información que Solistica usa para perfilar los procesos

del servicio.

Finalmente se enfatiza en el impacto que tendrá el proyecto para el área de

soluciones logísticas de la empresa Solistica, pues se produciría una disminución

importante en recursos operativos que finalmente tendrán consecuencias positivas en el

área financiera ya que el tiempo ahorrado será clave para dedicar a otros detalles, evitando

fallas en las propuestas comerciales y esperando que conlleve a una efectiva toma de

decisiones con los clientes.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

CARÁCTER SITUACIONAL DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa

Solistica

Ilustración 1 Logotipo de la Empresa Solistica

Fuente: [Link]
NIT: [Link] LTDA

Razón social

Operaciones Nacionales de Mercadeo – Open Market

NIT: 860.350.940-1

Visión

Ser el socio preferido de 3PL en América latina, reconocido por nuestra experiencia

regional y soluciones innovadoras, pero también por exceder constantemente las

expectativas del cliente. (Solistica, 2018).

Misión

Generar valor económico y social a través de soluciones logísticas integrales que

contribuyan al éxito de nuestros clientes y la sociedad. (Solistica, 2018).

Historia

La historia de Solistica comienza en 1998 cuando nace dentro de FEMSA un

departamento de logística para dar servicio vehicular a las flotas de distribución de sus más

importantes unidades de negocio: Coca-Cola FEMSA, Heineken y OXXO. De esta

manera, el área de FEMSA Logística creció en experiencia operativa en las actividades de

transporte y distribución durante 15 años, asegurando una cobertura total en México.

(Solistica, 2018).

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Debido a la presencia nacional de las unidades de negocio de FEMSA, FEMSA

Logística se convirtió en uno de los operadores logístico más importantes del país. Con un

vasto conocimiento del negocio de logística y una visión de crecimiento como empresa y

marca independiente, FEMSA Logística arrancó un ambicioso proyecto de expansión con

la integración de diferentes empresas del ramo en México y Latinoamérica. Fue así que a

partir de 2013 y hasta 2017 adquirió cuatro importantes empresas de distintas áreas del

sector logístico de la región, consolidando así una robusta oferta de soluciones de logística

integral para el mercado en general. (Solistica, 2018).

Gracias a este importante crecimiento, en 2017 FEMSA Logística se convierte en

Solistica, una empresa FEMSA que forma parte de su unidad de negocios estratégicos

ofreciendo soluciones logísticas integrales 3PL, con operaciones en siete países

latinoamericanos en donde atiende a más de 3 mil 500 clientes a través de 126 centros

operativos. (Solistica, 2018).

Tipo de influencia social

Protección y conservación del medio ambiente como nuestro compromiso social, el

cual es una responsabilidad compartida por todos y en la empresa nadie asume que esta

tarea le corresponde a alguien más.

Tipo de actividad

Transporte de carga por carretera, almacenamiento y deposito, actividades

inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados, actividades de envase y

empaque.

Cobertura de la actividad

Presencia en 7 países: Colombia, México, Estados Unidos, Brasil, Guatemala,

Costa Rica, Panamá. 1. la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor

de carga por carretera a nivel nacional e internacional. 2. recibir, transportar, almacenar,

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
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acondicionar, distribuir, mercadear y movilizar toda clase de bienes muebles y mercancías

e intermediar en el transporte y distribución de los mismos ya sea en forma individual o

colectiva, en vehículos propios o de terceros, tanto en Bogotá como a otras ciudades y

regiones del país y del exterior. 3. el acondicionamiento final y/o empaque de: a) productos

farmacéuticos para uso humano y veterinario, cosméticos, productos de aseo e higiene

personal, comestibles, industria editorial, productos de aseo, hogar, artículos de oficina y

en general para todas las diferentes líneas de productos que requieran de estos procesos de

maquilado y acondicionamiento. Presencia en 7 países: Colombia, México, Estados

Unidos, Brasil, Guatemala, Costa Rica, Panamá. (Open Market, 2018).

Ubicación Geográfica

Dirección: Cra 69 #21-63, Bogotá, Cundinamarca (Google Maps, 2022).

Ilustración 2 Ubicación Geográfica de la Empresa

Fuente: [Link]

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Estructura de la empresa u organización

Ilustración 3 Estructura de la empresa u organización

Fuente: [Link]

Servicios

La empresa Solistica tiene diferentes portafolios de servicios que presta a sus

clientes en conjunto o individual como:

• Transporte (FTL)

• Distribución (LTL)

• Servicios multimodal

• Almacenaje

17
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

• Valor agregado

• Logística internacional y Mantenimiento vehicular

• Valor añadido: Empacado, etiquetado y reacondicionamiento

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa Solistica es una multinacional con amplia experiencia en servicios 3PL,

en lo que se encarga de transportar y almacenar productos de compañías dedicadas a

diferentes industrias como lo son la automotriz, nutritiva, electrónica, textil, farmacéutica y

entre otras. En su mayoría se ha enfocado en el área farmacéutica, prestando servicios a

grandes marcas de todo tipo de productos médicos como por ejemplo algunas de ellas han

sido Pfizer, Sanofi, Genfar y Johnson & Johnson. Debido a su gran trayectoria, Solistica ha

desarrollado diferentes enfoques de funcionamiento, dividiéndose en una gran variedad de

departamentos por regiones que informan directamente a la sede principal ubicada en

México. Estos departamentos tienen funciones específicas como el diseño de proyectos, el

diseño de publicidad, la contabilidad de la empresa, la administración, el diseño de

propuestas, perfilación de clientes, etc.

El área de soluciones logísticas es uno de estos departamentos, su función es

encargarse de generar propuestas comerciales para los clientes, perfilando de manera

detallada la condición actual y la necesidad que se resolverá con el servicio a prestar, para

ello requieren de información sobre sus usuarios, proveedores, proyecciones financieras y

gráficas que toman una gran cantidad de tiempo y uso de recursos operativos que no son

beneficiosos para la empresa. Esta realiza un formato de perfilación sobre sus clientes,

llamado “Business Case” que contiene toda esta información requerida. El problema es que

la compañía tiene diversos contratos y licitaciones que necesitan agilizar y dar respuesta de

forma rápida por lo que en algunos días puede provocar una sobre carga laboral para los

colaboradores del área, esto debido a que el planteamiento de la información solicitada

18
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

conlleva bastante tiempo para estipularse ya que contiene formulas y análisis extensos y

específicos. Es por ello que se requiere una herramienta que la empresa pueda utilizar para

contribuir a generar la información que Solistica usa para perfilar los procesos del servicio

de forma eficiente, minimizando así la carga laboral y el tiempo que se invierte allí.

Pregunta Problema

¿Es posible diseñar un instrumento que proporcione al área de soluciones logísticas

de la empresa Solistica la información requerida para la perfilación de los clientes de una

de formar rápida y segura?

OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar una herramienta para optimizar recursos operativos e infraestructurales

durante el primer semestre del 2022 en el área de soluciones logísticas para la empresa

Operaciones Nacionales de Mercadeo LTDA.

Objetivos Específicos

• Realizar el carácter situacional de Solistica con el fin de conocer su

direccionamiento estratégico, en especial las políticas o directrices del Área de

Soluciones Logísticas en relación a servicios.

• Realizar diagnóstico situacional mediante la aplicación de matrices de

planeación estratégica que permita definir las necesidades del área de

Soluciones Logísticas de la empresa para tener bases en el diseño de la

herramienta.

• Elaborar el marco teórico que soporte el diseño de la herramienta para la

optimización de recursos operativos e infraestructurales en el área de

Soluciones Logísticas de la empresa Solistica Ltda.

19
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

• Definir la estructura de la herramienta para la optimización de recursos

operativos e infraestructurales en el área de Soluciones Logísticas de la

empresa Solistica Ltda.

• Elaborar el diseño metodológico con el fin de establecer el recorrido

sistemático en el diseño de la herramienta para la organización de recursos

operativos e infraestructurales de la empresa Solistica Ltda.

• Presentar conclusiones de los resultados del diagnóstico situacional, el trabajo

de campo, marco referencial y el diseño herramienta para la organización de

recursos operativos e infraestructurales de la empresa Solistica Ltda.

MARCO TEÓRICO

El marco teórico es un conjunto de información dada por una investigación

profunda sobre la herramienta que utiliza la empresa para presentar sus propuestas

comerciales y las leyes sobre las cuales establece su actividad económica, para ello se

divide el estudio teórico en tres marcos: referencial, conceptual y normativo.

Marco referencial

Este marco tiene como propósito explicar algunas referencias de la manera en la

que se ejecuta un Business case y la forma en la que se programa una macro tomando

algunas explicaciones de diferentes autores.

“Se trabaja con la dimensión de alineación al plan estratégico, pues la ejecución del

proyecto debe apegarse al plan en al menos una de las siguientes perspectivas:

• Operativa. Relacionada con reducir costos o evitar pérdidas, mantener la

operación aún en su mínima expresión.

• Táctica. Reducir costos, optimizar o lograr un uso más eficiente de los recursos

disponibles.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
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• Estratégica. Ganar más, generar una ventaja competitiva o un beneficio no

antes logrado.

En esta etapa también se debe determinar en un alto nivel, los marcos de tiempo y

los beneficios esperados que se constituyan como el cimiento de la justificación para la

ejecución del proyecto.” (Garciatorres, 2016) pág. 1

En este punto, los autores Francisco Olvera y Jorge Valdés García Torres explican

el concepto y la forma en que un Business case debe aplicarse que sería en tres

dimensiones teniendo en cuenta la operación, la táctica y la estrategia. Esto daría como

resultado la optimización de recursos y el buen uso de los mismos al momento de

implementar el instrumento.

“No se debe simplificar o acortar el proceso de desarrollo de un “Business case”. Es

fundamental hacer bien el trabajo: realizar las preguntas adecuadas, efectuar una

recopilación exhaustiva de datos, desarrollar un análisis riguroso de posibles escenarios, y

contemplar todas las implicaciones de negocio, organizativas, legales y fiscales que una

estrategia de “Global Sourcing” pueda tener en una organización” (Gamero, 2021, pág. 1) .

Así mismo señalan las autoras Belén y Naira, que es importante tener en cuenta las

claves para su construcción:

• Definir los objetivos.

• Entender los componentes de un “business case” sólido y realista.

• Evaluar todas las alternativas. Empezar con una hoja en blanco.

• Basar la decisión de “Sourcing” en variables e hipótesis sólidas y

cuantificables.

• Navegar en un mar de complejidad.

21
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
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• Mantenerse vigilante: monitorizar los costes, el desempeño y el plan de

transición

• Monitorizar todo el plan de transición

• Gestionar con el “business case” siempre presente

• Estar atento a cualquier cambio en las condiciones de mercado

• Tener en cuenta todas las partes implicadas

Adicionalmente se tiene en cuenta el concepto de lo que es una macro ya que es la

forma en la que se implementará dicho instrumento, la macro es “Es una herramienta

imprescindible para el ahorro de tiempo en las tareas más rutinarias y con ello se puede:

• Programar y crear macros para eliminar contenido en un clic.

• Programar macros para dar un formato determinado.

• Programar macros para que nos creen gráficos obteniendo datos de un rango

determinado.

• Asignar una macro a un botón o una imagen para no tener que buscarla en la

Pestaña Programador.” (Koecklin, 2019, pág. 4) .

Según el autor Brais Koeclin la forma de usar una macro de forma correcta es

dando un formato al programa, empezar la grabación, agregar las secuencias que se

quieren asignar y al asegurarse de que todo este implementado, se detiene la grabación.

Después de eso, solo se deberá ejecutar la macro cada vez que se necesite la secuencia.

Marco conceptual

En la construcción del marco conceptual se tiene en cuenta la indagación de tres

diferentes autores los cuales definen el Business Case como una herramienta

administrativa, y el tema de diseño de macros para su construcción como se pretende en

22
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

este proyecto. Esto con el propósito de dar a conocer el significado de los instrumentos

utilizados por la empresa Solistica.

“Un Business case o análisis de rentabilidad es un ejercicio en el que se evalúan los

ingresos y los costes asociados a un evento que se pretende acometer, aislando del análisis

todos los ingresos y costes que no están involucrados en el evento de forma directa. Puede

analizarse una acción que ya se ha llevado a cabo o que va a implantarse” (Lopez, 2017).

En primera instancia se explica el concepto y el significado de la herramienta

Business case, contemplando los elementos de ingresos y costes del proyecto según

consideración de la autora. Esto con el propósito de entender el tipo de herramienta que se

maneja en el área de soluciones logísticas para presentar las propuestas comerciales y de

esta manera contextualizar sobre el instrumento que se tiene planeado diseñar.

“El Business Case es la herramienta que permite a las organizaciones justificar la

inversión en un proyecto (u otra actividad de cambio). Debe permitir a la organización (al

nivel de dirección o gobernanza correspondiente) tomar las decisiones más

importantes con relación al proyecto: autorizar su inicio, parar el proyecto, confirmar el

cierre, etc.” (Aztarain, 2012, pág. 12).

El autor Aztarain, hace referencia a la herramienta como un medio de justificación

del proyecto general donde se hace importante para la toma de decisiones administrativas.

Dado que este formato de Business case contiene información importante y de relevancia

para ejecutar un negocio, es necesario en primer lugar conocer la base del programa y

adaptarse, las diferentes opciones que se tiene para su ejecución. Para ello se tomará un

caso referencial de internet donde se muestran los factores que intervienen para

implementar el BC y también un ejemplo de cómo se implementa actualmente en Solistica

con el programa Excel.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Ilustración 4 Ejemplo de ejecución Business Case

Fuente: [Link]

Ilustración 5 Imagen de referencia Business Case Solistica

Fuente: Business case de Solistica

“Los Macros de Excel son una especie de automatismos capaces de ejecutar un

conjunto personalizado de acciones. Así, con sólo pulsar el atajo de teclado que hayas

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
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configurado para ejecutar el macro creado, Excel se encargará de ir haciendo una por una

todas las acciones que hayas configurado previamente.” (Fernández, 2021)

Adicional es importante conocer también el concepto de lo que es una macro, ya

que como se pudo evidenciar en el Business Case que se implementa en Solistica, este se

realiza en Excel.

Marco normativo

La empresa Operaciones Nacionales de Mercadeo o comercialmente llamada

Solistica, ha implementado un formato de perfilación para sus clientes, llamado Business

Case que funciona con el objetivo de estudiar el negocio que se propone y esta ha sido

estructurada según las necesidades de cada empresa, independientemente de su tamaño o

necesidad de servicio, por lo cual, esta herramienta no se rige bajo una norma legal vigente

ni está respaldada por alguna ley que la clasifique como la única fuente de confiabilidad de

la empresa, sin embargo se han indagado sobre las normas generales y expuesto la

legalidad de la organización bajo leyes colombianas y también en cumplimiento a las de

México ya que su origen es en ese país. Es así como explica en su código de ética la

relación que tiene con los externos, donde se especifica que “Cumplimos con las leyes,

regulaciones y ordenamientos de los países en los que operamos, así como con el presente

código, las políticas, normas y procedimientos que establece la Administración de

Solistica” (Solistica, 2021).

Una de las actividades principales de la empresa Open Market es el transporte, bajo

lo cual debe cumplir con el código de comercio Título IV del contrato de transporte,

capítulo I art 981 “El transporte es un contrato por medio del cual una de las partes se

obliga para con la otra, a cambio de un precio, a conducir de un lugar a otro, por

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
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determinado medio y en el plazo fijado, personas o cosas y entregar éstas al destinatario.”

(Encolombia, 1990).

En el área del almacenamiento se cuenta con el Artículo 121º.- El almacenamiento

de materiales u objetos de cualquier naturaleza deberá hacerse sin que se creen riesgos para

la salud o el bienestar de los trabajadores o de la comunidad. (Congreso de la republica,

1979).

De esta manera, la empresa se fundamenta bajo diferentes aspectos normativos de

manera que se evidencia que, en el área de soluciones logísticas, no solo se tiene un

contacto directo con los clientes, sino que además también se logra llegar a acuerdos

comerciales con los proveedores, ya que el objetivo es obtener beneficios comunes en

donde se establece una política de fidelidad y confidencialidad de datos. Estableciendo que

“Quienes negociamos la adquisición de los bienes y servicios que Solistica requiere,

ofrecemos y exigimos a los proveedores un trato equitativo y honesto en cada transacción,

buscando siempre los mejores intereses de la empresa.” (Solistica, 2021)

PLAN DE TRABAJO

El plan de trabajo consiste en dividir la creación de la herramienta en 6 fases que se

basarán en los requerimientos de cada uno de los servicios principales que presta la

compañía. Cada fase tendrá un tiempo aproximado de un mes para su diseño, revisión y

corrección. Finalmente, se realizará un manual en el que se explicará el funcionamiento,

composición y características del instrumento con el objetivo de capacitar al personal que

lo requiera. Las fases son:

FASE UNO: aborda el carácter situacional de la organización, tomando como eje

central el direccionamiento estratégico de la misma, con el propósito de conocer sus

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Solistica

intenciones misionales y visiónales, al igual que la estructura organizacional y con base en

ello alinear los propósitos de la práctica empresarial.

FASE DOS: tiene como fin principal, desarrollar el marco de referencia del

documento del cual hace parte este plan de trabajo, derivado de los propósitos del proyecto

o práctica empresarial.

FASE TRES: denominada diagnóstico organizacional, se trabajará en dos niveles,

interno y externo. Para este propósito se tomará como referente los lineamientos dados por

el Centro de Desarrollo Empresarial de la Facultad de Ciencias Económicas y

Administrativas CEDEM. Por otro lado, este diagnóstico se apoyará en las matrices de

planeación estratégica como: MEFE, MEFI, PYA, FODA y el análisis de las condiciones:

económicas, educativas, políticas, culturales, sociales, ambientales entre otras, relacionadas

con el entorno externo. Para lo interno se analizará: los recursos financieros,

comercialización, infraestructura, entre otros.

FASE CUATRO: se determinará la metodología, enmarcada en el recorrido del

proyecto, es decir el conjunto de pasos a seguir, organizados de forma sistemática. De

igual forma, se definirá el trabajo de campo y su desarrollo, los instrumentos de medición

que se aplicarán en la organización y que proporcionarán los elementos para el diseño de la

propuesta final.

FASE CINCO: proyecto diseño de herramienta para la optimización de recursos

operativos e infraestructurales en el área de Soluciones Logísticas Ltda.

FASE SEIS: conclusiones y recomendaciones, a partir de la situación abordada, el

procedimiento desarrollado para la obtención del producto final a presentar.

27
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Solistica

CRONOGRAMA DE TRABAJO

Tabla 1 Cronograma de actividades

Etapa Objetivos TIEMPO
estratégicos Actividades Febrero Marzo Abril Mayo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 Realizar carácter Buscar información de varias
situacional de la fuentes secundarias, internas a
empresa la empresa
Analizar información de fuente
secundaria
Procesar información de fuente
secundaria
2 Elaborar marco Consulta de información de
referencial del fuentes secundarias
proyecto Consolidar información y
elaboración del marco teórico
3 Elaborar Diseñar los factores a medir a
diagnóstico través de las matrices de
organizacional planeación estratégica en la
empresa.
Aplicar matrices de planeación
estratégica
Procesar información e
interpretar los resultados
4 Elaborar diseño Diseñar instrumentos de
metodológico medición a aplicar en la
organización
Aplicar los instrumentos de
medición y procesar la
información
Realizar charlas con
funcionarios de la organización
Detectar necesidades y definir
estructura de la herramienta con
el apoyo del funcionario
responsable de la práctica en la
empresa
5 Definir Indagar sobre cada uno de los
estructura de la servicios de la empresa para
propuesta estructurar una herramienta
herramienta para integra que pueda resolver
optimizar los necesidades.
recursos Generar una serie de macros en
operativos e el programa Excel que
infraestructurales permitan agilizar el proceso
administrativo

6 Realizar Revisar el documento y concluir

conclusión y sobre el proceso de práctica
recomendaciones empresarial
7 Aplicar norma Aplicar norma APA versión 7.0
APA al Entregar documento final para
documento final socialización
Fuente: elaboración propia

28
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Solistica

PRESUPUESTO

Tabla 2 Presupuesto

Concepto Unidad de Cantidad Costo unitario Costo total

medida
Servicios personales
Personas 1 1.000.000 4.000.000
Investigador
Bienes
Computador Unidad 1 2.500.000 2.500.000
Internet Megas 250 MB 150.000 600.000
Energía Cantidad 1 75.000 300.000
Agua Cantidad 1 40.000 160.000

Servicios
Resmas de papel 10 15.000 150.000
Papelería
Unidades 5 10.000 50.000
Esferos
Unidades 10 15.000 60.000
Marcadores
Otros servicios
Personas 30 100.000 3.000.000
Transporte
Unidades 50 2.000 100.000
Refrigerios
Unidades 50 10.000 500.000
Alimentación
Imprevistos 5.000.000 5.000.000
TOTAL 16.420.000
Fuente: elaboración propia

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Se realiza por medio de un análisis del entono y un análisis interno que pretende

diagnosticar la empresa desde sus condiciones externas y aquellas que están ligadas a

determinar el estado de las áreas funcionales de la empresa.

Metodología

La metodología utilizada para llevar a cabo el diagnostico corresponde a una

investigación interna de la empresa para identificar los factores que se analizarán, además

de encontrar fundamentos externos a la compañía en los que se evidencie el soporte para el

cual ha sido fundamentada. En general se hará un análisis a la empresa para entender el

objetivo de existencia de las diferentes áreas, entre las que se encuentra el área de

soluciones logísticas.

29
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Antecedentes

La práctica empresarial nace de una necesidad evidente en el área de soluciones

logísticas como lo es la implementación de herramientas administrativas que contribuyan a

generar eficiencia en la operación. Anteriormente no se han llevado a cabo proyectos

similares a la misma debido a que los practicantes del área habían sido estudiantes de la

carrera ingeniería industrial, por lo cual los proyectos que se realizaron fueron desde aquel

campo, es así como se parte de una base teórica proporcionada por la empresa, en donde se

estipula la meta que se espera alcanzar a nivel administrativo.

Análisis del entorno de la organización

Inicialmente se presenta un diagnóstico de la empresa por medio de las matrices

MEFE y PEYEA. Adicionalmente se tienen en cuenta los procesos que evidencian la

situación actual de la empresa a nivel externo para llevar a cabo el estudio de las

condiciones de la compañía económicas, políticas, sociales, tecnológicas, educativas,

culturales, de mercado y ambientales.

Matriz MEFE

La Matriz de Evaluación de Factores Externos corresponde al análisis de

oportunidades y amenazas de la empresa por medio de una serie de elementos que

impactan directamente e identifican la respuesta de la misma ante las situaciones que le

genera el entono. Es así como se le otorga un peso según la importancia a los factores

críticos y una calificación a cada uno, dando como resultado un puntaje que se totaliza en

un valor con el cual se puede identificar la posición de Solistica para enfrentar dichos

eventos.

30
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Tabla 3 Matriz EFE

Factor crítico de éxito Peso Clasificación Puntuación

OPORTUNIDADES
Avance tecnológico 0,11 3 0,33
Aumento de exportación e importación 0,12 4 0,48
Alianza con empresas del sector 0,09 3 0,27

Políticas restrictivas a otros sectores para el almacenaje,

transporte y maquila 0,11 3 0,33
Ingreso al país de nuevas macroempresas 0,13 4 0,52
Subtotal oportunidades 1,93
AMENAZAS
Políticas gubernamentales de restricción al sector industrial 0,1 1 0,1
Aumento de carga impositiva al sector 0,09 2 0,18
Saturación de movilidad en las ciudades 0,08 1 0,08
Restricción de tránsito para vehículos de carga en las ciudades 0,1 2 0,2
Aumento de competencia 0,07 1 0,07
Subtotal amenazas 0,63
TOTAL GENERAL 1 2,56
Fuente: elaboración propia

De acuerdo con el resultado obtenido en la matriz EFE, se encuentra que la empresa

se encuentra unos puntos por encima de los términos medio que es 2.50, por lo cual se

puede analizar que Solistica responde de manera correcta ante las situaciones externas que

se le presentan y teniendo en cuenta que el puntaje más alto lo genera en las oportunidades,

se puede concluir que se ha aprovechado de buena manera el entorno, reduciendo el

impacto de las amenazas.

Matriz PEYEA

El resultado de la matriz PEYEA revela el tipo de estrategias recomendadas para la

empresa, teniendo en cuenta su participación en el mercado definida por factores:

financieros, competitivos, ambientales y posición en la industria. Los cuales se miden por

una puntuación que define el tipo de estrategia recomendada para la empresa, entendiendo

que puede ser competitiva, agresiva, conservadora o defensiva.

31
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Tabla 4 Elementos de análisis para matriz PEYEA

Dimensiones internas

POSICIÓN FINANCIERA PONDERACIÓ VENTAJAS COMPETITIVAS PONDERACIÓ

N N

Capital de trabajo 3 Participación en el mercado -3

Retorno de inversión 4 Calidad de servicio -2

Economías de escala 5 Lealtad del cliente -2

Apalancamiento 3 Control sobre proveedores -1

TOTAL 3,75 TOTAL -2

Dimensiones externas

POSICIÓN EN LA PONDERACIÓ ESTABILIDAD DEL PONDERACIÓ

INDUSTRIA N AMBIENTE N

Conocimiento tecnológico 5 Tasa de inflación -3

Demanda 4 Estabilidad política -5

Productividad 4 Presión competitiva -5

Aprovechamiento de recursos 4 Barreras de entrada al mercado -3

TOTAL 4,25 TOTAL -4

Fuente: elaboración propia

Tabla 5 Cuadrante matriz PEYEA

Resultados Valores

RESULTADO EJE Y = -0,25

RESULTADO EJE X = 2,25

Fuente: elaboración propia

32
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Ilustración 6 Matriz PEYEA

MATRIZ PEYEA

FUERZA
FINANCIERA

10
CONSERVADORA 9 AGRESIVA
8
7
6
5
4
3
VENTAJA FUERZA
2
COMPETITIVA INDUSTRIAL
1
-10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
-1
-2
-3
-4
-5
-6
-7
DEFENSIVA -8 COMPETITIVA
-9
-10

ESTABILIDAD
DEL AMBIENTE

Fuente: Elaboración propia

La estrategia recomendada para la empresa es competitiva, lo que indica que tiene

ventajas competitivas importantes en la industria y por lo tal tiene posibilidades de rápido

crecimiento. Es decir, que debe buscar impactar el entorno por medio de estrategias que le

permitan abarcar un mayor nicho de mercado frente a empresas que ofrezcan los mismos

servicios.

Condiciones políticas

Solistica cumple con las leyes gubernamentales para ejercer su función en cada

área, teniendo en cuenta que no solo se adapta a las políticas de un país sino también a las

leyes de todo país en el que hace presencia a nivel de Latinoamérica. Contando con un

código ética que establece el comportamiento y el funcionamiento correcto de la empresa

para evitar infringir normas como lo son la adaptación al Invima, lo que también le

33
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

proporciona una ventaja competitiva a raíz de confiabilidad frente a sus clientes,

mostrando sus certificaciones de seguridad:

• ISO 3[Link] Busca reducir el número de muertes y heridas graves derivados

de accidentes de tráfico.

• ISO [Link] Ayuda a controlar y mejorar el rendimiento y conduce a la

eficiencia y excelencia en el servicio al cliente.

• SELLO DE BUENAS PRÁCTICAS EN INNOVACIÓN.

• OHSAS 1[Link] Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• ISO 1[Link] Sistema de Gestión Ambiental Bogotá, Colombia.

• PREAD: Excelencia Ambiental Empresarial.

• ISO 2[Link] Sistema de Gestión de la Seguridad de la Cadena de Suministro.

• Obtenido de: (Solistica, 2018).

Condiciones tecnológicas

Los avances tecnológicos que ha tenido la empresa durante años responden de

manera competitiva al mercado en el que se encuentra, por lo tanto, ha proporcionado

credibilidad e impacto en los servicios que se ofrecen como lo es el rastreo en tiempo real

del transporte en el cual va la carga o el acondicionamiento tecnológico que se hace para

conservar de forma óptima los productos refrigerados.

Condiciones ambientales

En cuanto a las condiciones ambientales se evidencia ha tratado de convertirse en

una empresa sostenible con el entorno, apegándose a la legalidad y estándares de ética para

impactar de manera positiva a las comunidades en donde ofrece su operación. Para ello

tiene planes de acción en instituciones que fomentan el empoderamiento y la buena

convivencia como lo es la capacitación de seguridad vial, o el programa de movilidad

sostenible que busca reducir las emisiones de CO2 en la atmosfera. (Solistica, 2018)

34
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Condiciones mercado

La organización tiene un reconocimiento diferenciador frente a otros competidores

y que es una empresa que ofrece soluciones 3PL lo que le hacen más eficiente y a nivel

nacional, es una de las únicas empresas que cuentan con estos servicios. Es decir que esta

certificada y especializada en labores de almacenamiento, distribución y comercio exterior

que proporcionan al cliente las posibilidades de ver resultados en su rentabilidad, prestando

un servicio que no solo es beneficioso para Solistica, sino también para la empresa que

pone su confianza en ella.

Análisis Interno de la organización

Se lleva a cabo por medio del diagnóstico interno de la empresa desde diferentes

herramientas como lo son la matriz EFI y del estudio de factores que impactan el interior

de la empresa, por consiguiente, su productividad en la actividad que se lleva a cabo como

lo son los recursos humanos, la infraestructura, recursos tecnológicos, producción y

operatividad, comercialización y ventas. Por ultimo se construye una DOFA con

estrategias y conclusiones generales con respecto a los diagnósticos externos e internos

analizados.

Matriz MEFI

La Matriz de Evaluación de Factores Internos identifica la posición de la empresa

en su interior por medio de una valoración de fortalezas y debilidades, resultantes del

estudio realizado a una serie de elementos que se han observado e investigado en la

organización. A cada factor se le atribuye un puntaje, obteniendo una ponderación que da

como resultado un valor con el cual se puede analizar la posición de Solistica para

enfrentar estas situaciones.

35
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Tabla 6 Matriz EFI

Factor crítico de éxito Peso Clasificación Puntuación

FORTALEZAS
Personal calificado 0,15 3 0,45
Trabajo distribuido en múltiples áreas 0,09 4 0,36
Precios competitivos 0,12 4 0,48
Visibilidad de transporte en tiempo real 0,08 3 0,24
Implementación del Big Data en logística 0,1 4 0,4
Subtotal fortalezas 1,93
DEBILIDADES
La empresa no tiene instalaciones propias 0,12 1 0,12
Genera un impacto ambiental negativo 0,1 1 0,1
No realiza publicidad a nivel general 0,07 2 0,14
Tiene alta rotación de personal 0,09 2 0,18
Poco reconocimiento de marca en el mercado 0,08 2 0,16
Subtotal debilidades 0,7
TOTAL GENERAL 1 2,63
Fuente: Elaboración propia

El resultado de esta matriz arroja un puntaje de 2,63 lo que indica que la empresa

teóricamente se encuentra por encima del promedio, lo que conlleva a identificar que el

manejo que se le da a su operación internamente ha sido satisfactorio sin embargo tiene

puntos a mejorar como la precaución de diferentes debilidades que podrían afectar su

actividad, ya que uno de los elementos que mayor puntaje tiene es la debilidad de que no

cuentan con instalaciones propias. Esto les generaría perdidas en caso de que los

propietarios de dichos terrenos decidieran vender o alquilar a otra empresa, por tal motivo

este factor debe tenerse en cuenta para contar siempre con otras opciones en las diferentes

sedes. Se destaca también el elemento humano, ya que se encuentra que la empresa tiene la

fortaleza de contar con personal calificado y capacitado para realizar la operación en sus

diferentes áreas, teniendo en cuenta que la calidad de sus servicios depende de ello.

36
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Recursos humanos

La empresa cuenta con más de 23.000 colaboradores de diferentes profesiones y

lugares que proporcionan un talento humano óptimo para responder a la actividad de la

empresa.

Recursos tecnológicos

La organización cuenta con diferentes soluciones de innovación para proporciona

a sus clientes el mejor servicio, modernizando sus datos y su operación. para ello cuenta

con:

• Centros de inteligencia que tienen la función de aplicar tecnología y software.

• Centros de monitorio que generan reportes de productividad y realizan

seguimiento al servicio de transporte que se ofrece.

• Centros de seguridad que tienen la función de alertar en tiempo real incidencias

ocurridas con los productos de transporte, además de evaluar el personal,

implementando protocolos.

• Business Analytics que realiza análisis estadísticos para mejorar

continuamente.

Infraestructura

La empresa Solistica actualmente dispones de una amplia infraestructura

conformado por plataformas y bodegas ubicadas en diferentes lugares de Latinoamérica.

Su capacidad de respuesta para los clientes ha dado como resultado una organización

competente para afrontar la demanda de licitaciones en almacenaje, maquila y transporte

de productos de clientes minoristas y también de grandes marcas reconocidas por su

trayectoria y calidad. Por lo que las instalaciones de la empresa deben estar aptas para la

conservación optima de cada elemento que ingresa y sale de ellas. De esta forma, se

37
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

encuentra que Solistica actualmente cuenta con 12 plataformas de transporte en Colombia

y 126 centros operativos en Latinoamérica.

Producción/ operatividad

Solistica es una empresa perteneciente al sector de servicios, ya que su operación

depende de la producción y venta de otras empresas que la contratan para llevar a cabo el

paso final de su actividad que es la entrega a sus consumidores. De manera que este

proceso se mide por la operación que se tiene en la empresa, cuenta con más de 23.000

colaboradores en todas sus sedes, distribuyéndolos en área administrativa, operativa,

transporte, almacenaje y demás. Cada una de sus áreas ha sido previamente analizada para

conocer el número de colaboradores que necesita para ofrecer respuestas rápidas y

productividades elevadas.

Comercialización/ ventas

Actualmente cuenta con 4324 clientes en Colombia de diferentes sectores como lo

son:

• Farmacéuticos.

• Textilería.

• Maquinaria.

• Maquila.

• Consumo.

• Electrónico.

• Veterinario.

• Minorista.

• Cuidado personal.

• Nutrición.

38
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Sin embargo, su enfoque se encuentra en la industria farmacéutica ya que se

especializa en almacenar productos de carga seca y carga refrigerada. Contando con una

amplia experiencia en cadena de frio (proceso de productos que son almacenados a

temperaturas bajas) y acondicionamiento para productos tóxicos y peligrosos. Es por ello

por lo que su reconocimiento y gestión en el mercado, le ha proporcionado confianza de

diferentes laboratorios que se encuentran en Colombia.

Matriz FODA

Por medio de la matriz FODA se realizará una evaluación de procesos a la

empresa Solistica, identificando factores internos y externos mediante variables de

Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas donde permitirá conocer el nivel de

competitividad de la empresa para enfrentar situaciones actuales y futuras. El resultado de

esto será la construcción de estrategias que permitirán proporcionarle herramientas tácticas

para aprovechar las ventajas que tiene sobre sus desventajas.

Tabla 7: Matriz DOFA

Matriz FODA
Puntos fuertes Puntos débiles
Fortalezas Debilidades
- Optimización de costos - La operación tiene un alto impacto en
- Buenas experiencias con clientes de marcas contaminación ambiental
reconocidas - Bajo reconocimiento de marca en el mercado
Interno

- Validación en Cadena de frío - Se hacen compromisos comerciales con el

cliente sin medir capacidades

Oportunidades Amenazas
- Abarcar nuevos segmentos de mercado - Inestabilidad de comercio internacional
- Nuevas tecnologías - Imposición de nuevos peajes en el país
Externo

- Ingreso de nuevas grandes empresas al país - Políticas de restricción industrial en las

grandes superficies

Fuente: elaboración propia

39
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

De acuerdo con las variables externas e internas encontradas en la matriz FODA, se

procede a realizar un análisis que permita tomar decisiones en cuanto a las variables que le

han ayudado a la empresa a cumplir sus objetivos y también frente a los inconvenientes

que debe anticipar para minimizar su impacto negativo y alcanzar resultados deseados.

Tabla 8 Estrategias FODA

FODA Fortalezas - F Debilidades - D

- Optimización de costos - La operación tiene un alto

- Buenas experiencias con clientes impacto en contaminación
de marcas reconocidas ambiental
- Validación en Cadena de frío - Bajo reconocimiento de marca
en el mercado
- Se hacen compromisos
comerciales con el cliente sin
medir capacidades

Oportunidades - O Estrategias - FO Estrategias - DO

- Abarcar nuevos segmentos de - Utilizar la experiencia adquirida - Adquisición de nuevas
mercado con marcas reconocidas para tecnologías que permitan
- Nuevas tecnologías ofrecer servicios de calidad y contrarrestar el impacto ambiental
- Ingreso de nuevas grandes amplia trayectoria a nuevas negativo.
empresas al país empresas. - Abarcar nuevos segmentos de
- Ofrecer el servicio de mercado en sectores importantes
configuración de CF para abarcar del país para obtener un mayor
nuevos segmentos de mercado, en reconocimiento de marca.
especial aquellos que tienen alta - Utilizar nuevas experiencias con
producción en Colombia como la clientes nuevos para hacer nuevos
pescadería o la floricultura. estudios de capacidades.
- Invertir en nuevas tecnologías
que permitan la eficiencia de los
procesos administrativos y
operativos y se continue
optimizando costos.

40
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Amenazas - A Estrategias - FA Estrategias - DA

- Inestabilidad de comercio - Crear planes de mejora continua - Crear acuerdos gubernamentales
internacional con resultados obtenidos en el para ofrecer soluciones que
- Imposición de nuevos peajes en exterior por clientes de marcas contribuyan a reducir el impacto
el país internacionales para adelantar la ambiental negativo y con ello
- Políticas de restricción industrial operación y planeación a obtener beneficios tributarios.
en las grandes superficies confrontar los posibles cambios de - Trasladar la operación de las
políticas gubernamentales que grandes empresas a pequeñas
tengan restricción en la industria. superficies que permita aumentar
- Crear propuestas para ofrecer la eficiencia en la operación y
diseños de imprevistos a los crear empleo en estas zonas.
clientes que permitan continuar - Ofrecer propuestas de alta
con la operación en caso de rentabilidad para empresas
confrontar problemas de comercio internacionales en casos de pasar
internacional por medio de la por imprevistos comerciales y de
optimización eficiente de costos esta manera aumentar el
que se ha implementado en la reconocimiento en el mercado.
empresa.

Fuente: Elaboración propia

• FO (Estrategias ofensivas): Aprovechar fortalezas para potencializar

oportunidades.

• DO (Convertir en fortalezas que generen estrategias ofensivas): Minimizar

debilidades para maximizar oportunidades.

• FA (Estrategias defensivas): Aprovechar fortalezas para confrontar amenazas.

• DA (Convertir en fortalezas que generen estrategias defensivas): Minimizar

debilidades y amenazas.

DISEÑO METODOLÓGICO

Se ha realizado en base a la información obtenida en los análisis de factores

internos y externos de la empresa Solistica a través de las condiciones del entorno y de las

diferentes matrices correspondientes a la Matriz de Evaluación de Factores Externos EFE,

la Matriz de Evaluación de Factores Internos EFI, la Matriz de Posición Estratégica y la

Evaluación de la Acción PEYEA, y la Matriz DOFA, las cuales han arrojado resultados

que serán utilizados para generar estrategias que conlleven a la organización a entrar en un

crecimiento, evitando y minimizando riesgos de equivocación en el área administrativa, los

41
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

cuales en su mayoría ocurren por descuidos mínimos que no son muy usuales pero influyen

en la operación de ciertos clientes.

Metodología

La metodología que se ha diseñado para el entregable final consiste en el

seguimiento de unas fases que tienen en cuenta una investigación técnica de la empresa, un

estudio de la actividad económica, un diagnóstico de la empresa, el análisis del entorno y

el interior de la empresa, hasta llegar a implementar un instrumento de recolección de

datos que ayude a tomar decisiones para la consecución de los objetivos de la practica

empresarial.

Una vez se lleven acabo los anteriores puntos que corresponden a las cuatro

primeras fases, se dará inicio a la fase cinco que corresponde a la implementación del

proyecto sugerido en la empresa. En esta fase se realizarán entregables para la empresa y la

universidad que explicaran la implementación del proyecto, donde se concluirá con

resultados y recomendaciones basadas en la experiencia obtenida en la práctica

empresarial.

Fuentes de información

Será elaborado utilizando fuentes secundarias externas e internas, siguiendo el

procedimiento que garantiza llevar a cabo las diferentes referencias. De esta manera se

tendrán en cuenta los siguientes pasos:

• Consulta.

• Selección.

• Análisis.

• Procesamiento de la información.

42
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

El procesamiento de la información irá acompañado de la aplicación de la norma

APA, versión 7.0, 2020, como norma de calidad con la cual se desarrollará el documento

final.

Instrumento de medición

El instrumento de recolección de datos que se llevara a cabo es una encuesta que

cuenta con 9 preguntas, en donde las preguntas 1 y 9 son de respuestas abiertas, la pregunta

7, es de selección múltiple, 2,3,4,5, y 6 son preguntas de respuestas cerradas, y la pregunta

8, es de respuesta dicotómica (ver anexo A).

Población

La población está integrada por las personas correspondientes a los colaboradores

del área de Soluciones Logísticas que se compone por la gerente de Solución Design,

coordinador de proyectos y analistas de proyectos, distribuidos de la siguiente manera:

Tabla 9 Distribución de cargos del área de Soluciones Logísticas de la empresa Solistica

Cargo N. Colaboradores
Gerente Solución Design 1
Coordinador de proyectos 1
Analista de proyectos 4
Fuente: Elaboración propia

Censo

El universo poblacional está conformado por 6 personas, al ser una población baja se

procederá a hacer un censo de la totalidad. Es decir que serán encuestados el número total

de integrantes que actualmente se encuentran en el área de Soluciones logísticas.

Procesamiento de los datos

Los datos serán procesados mediante herramienta de cálculo ofrecida por Google

en su versión “Formularios de Google”. El aplicativo de Google Drive, arroja un archivo

43
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

en Excel con las gráficas de cada pregunta aplicada. Esta información será complementada

y se hará el análisis cualitativo y cuantitativo por cada pregunta.

Análisis de datos

Los datos serán analizados por medio de las gráficas arrojadas por la plataforma de

Google Forms, en la cual se puede apreciar las respuestas de manera visual, haciendo que

se pueda interpretar cuantitativa y cualitativamente. Cada pregunta que se ha llevado a

cabo ha sido formulada con el objetivo de que su interpretación sea verídica y arroje datos

de la operación reales, además de alinearse entre sí, siento totalmente dependientes una con

la otra para generar un análisis integral.

TRABAJO DE CAMPO

Resultado de instrumento de recolección de datos

Los resultados obtenidos en la encuesta implementada en el área de Soluciones

Logísticas serán analizados pregunta por pregunta para llegar a una conclusión general de

la herramienta que se realizara en el área y son las siguientes:

1. Por favor indique ¿Qué cargo cumple en el área?

• 1 gerente de soluciones logísticas

• 1 coordinador de proyecto

• 4 analistas de proyectos

Esta pregunta se considera importante debido a que el cargo de la persona influye

en la cantidad de perfiles que se puedan realizar en una semana por el grado de experiencia

y conocimiento que se tiene en el area, en los clientes, en los arfchivos y demas. Por lo

tanto, el cargo influye directamente porque da una base para inferir un promedio y un

maximo de perfiles evaluados.

Tabla 10 En promedio, ¿cuántos perfiles de clientes hace usted en una semana?

44
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Colaborador Respuesta
1 2
2 2
3 2
4 2
5 1
6 1
MEDIA 1,67
MODA 2,00
VARIANZA 0,27
Fuente: elaboración propia

Figura 1 En promedio, ¿cuántos perfiles de clientes hace usted en una semana?

Fuente: elaboración propia

La figura 1 muestra que, la cantidad de perfiles que se llegarían a hacer en una

semana es relativa ya que depende de muchos factores. Por lo cual la respuesta más común

fue entre 1 y 2 perfiles. Menos de 1 perfil no se puede realizar porque no sería eficiente y

quiere decir que la persona no está llevando a cabo más proyectos, lo cual no es productivo

ya que semanalmente cada colaborador puede llegar a estar encargado de 3 a 6 proyectos.

No significa que sea la misma cantidad de perfiles que debe realizar, pero por lo menos

debe sacar 1 o 2 perfiles en esa misma semana.

Tabla 11 ¿cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de

estacionalidad de los productos que despacha o recibe un cliente?

Colaborador Respuesta

45
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

1 2
2 2
3 2
4 2
5 2
6 2
MEDIA 2,00
MODA 2,00
VARIANZA 0,00
Fuente: elaboración propia

Figura 2 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de

estacionalidad de los productos que despacha o recibe un cliente?

Fuente: elaboración propia

Análisis:

La figura 2 muestra el tiempo que se tomaría una persona para obtener el informe

de estacionalidad de los productos que despacha o recibe un cliente ya que para el cálculo

de las dos situaciones se utiliza la misma dinámica. El estudio podría llegar a ser relativo

ya que depende de factores como los datos que se tengan del cliente, el proceso de

limpieza de la base de datos e incluso de la consecución de los datos faltantes. En este

caso, los resultados fueron proporcionales.

46
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Tabla 12 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de Pareto

de los productos que rota en el pedido de un cliente?

Colaborador Respuesta
1 2
2 1
3 2
4 1
5 2
6 2
MEDIA 1,67
MODA 2,00
VARIANZA 0,27
Fuente: elaboración propia

Figura 3 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de Pareto

de los productos que rota en el pedido de un cliente?

Fuente: elaboración propia

Análisis:

La figura 3 muestra el tiempo que invierten los funcionarios realizando el proceso

de obtener el informe de Pareto que se genera en el área con el objetivo de conocer la

cantidad y el tipo de productos que más rotan en la operación de un cliente; el 16,7%

demora una hora, el 33.3% dos horas, el 16.7% menos de una horas y el 33.3% más de tres

horas Este dato es importante porque contribuye a la toma de decisiones en la solución que

se le brindará al cliente, identificando qué producto mueve una mayor cantidad de líneas

proporcionando el parámetro en frecuencia. El proceso para obtener el dato final necesita

47
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

de dos tablas dinámicas con una formulación especifica y posteriormente se genera una

tabla final que proporciona el Pareto en unos porcentajes definidos por la operación de

Solistica.

Tabla 13 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de recibo

para almacenaje de los productos de un cliente?

Colaborador Respuesta
1 1
2 1
3 1
4 2
5 3
6 3
MEDIA 1,83
MODA 1,00
VARIANZA 0,97
Fuente: Elaboración propia

Figura 4 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de recibo

para almacenaje de los productos de un cliente?

Fuente: elaboración propia

La figura 4 hace referencia al tiempo que se invierte obteniendo el proceso de

recibo en una operación, el máximo estimado es de 3 horas, pero podría ser que se invierta

más tiempo porque depende de la operación y los recibos del cliente. El 16.7% demora dos

horas, el 50% una hora.

48
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Solistica

Tabla 14 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de

perfilación de los productos que rota un cliente?

Colaborador Respuesta
1 1
2 1
3 2
4 2
5 3
6 3
MEDIA 2,00
MODA 1,00
VARIANZA 0,80
Fuente: Elaboración propia

Figura 5 ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de

perfilación de los productos que rota un cliente?

Fuente: elaboración propia

La figura 5 hace referencia al análisis final. Se espera obtener una tabla con los

movimientos en promedio, percentil 80 y máximo de las líneas de los productos que mueve

un cliente a diario, de esta forma se encuentra que la varianza entre los colaboradores es

mínima y el promedio es de 2 porque 2 personas respondieron que tardan 1 hora, 2

personas respondieron que tardan 2 horas y 2 personas respondieron que podrían tardar

entre 3 horas o más.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Figura 6 ¿Cuáles de las siguientes causales impactan en que no se desarrollen más

perfiles operativos?

Fuente: elaboración propia

La figura 6 pretende conocer la principal causa por la cual los colaboradores del

área de soluciones logísticas no realizan más perfilaciones. En este caso se propusieron 4

opciones y la que tuvo una mayor participación fue “falta de una herramienta que ayude al

proceso”, esto conlleva a identificar que la solución para la problemática seria la

construcción de una herramienta que permita reducir recursos.

Tabla 15 ¿Considera usted necesario que el área diseñe una herramienta para agilizar el
proceso de perfilación?

Colaborador Respuesta
1 1
2 1
3 1
4 1
5 1
6 1
MEDIA 1,00
MODA 1,00
VARIANZA 0,00
Fuente: Elaboración propia

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Figura 7 ¿Considera usted necesario que el área diseñe una herramienta para agilizar el
proceso de perfilación?

Fuente: elaboración propia

La figura 7 pretende conocer finalmente la opinión y el acuerdo de los

colaboradores con respecto al instrumento administrativo que se creara, en donde la

respuesta del 100% fue “si” ya que encuentran la herramienta viable y una solución que

optimizaría de gran manera los recursos de la empresa. En este caso no se realizó una tabla

de frecuencia ya que no hay varianza en las respuestas.

9. ¿Qué programa considera usted que sería la mejor opción para estructurar la

herramienta? 6 respuestas

• Power BI y Macro en Excel

• Macros y Power BI

• Excel / Power Bi

• Excel

• Power BI - Macros

• Power bi y access

Esta fue una pregunta abierta y proporciona una idea a nivel general del software

que se podría utilizar para diseñar el instrumento administrativo que se está proponiendo

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

para el área de soluciones logísticas. Las respuestas de mayor sugerencia fueron en el

programa de Power BI y Microsoft Excel, lo que deja como opción primordial la

investigación para el planteamiento en estas herramientas.

Conclusión de la encuesta

Se puede concluir de la encuesta que hay una falla evidente en el proceso de perfilación y

que por ende los colaboradores del área se encuentran constantemente con sobre carga

laboral ya que utilizan más tiempo del esperado en esta parte de los proyectos. De esta

manera se propone el diseño de una herramienta que proporcione facilidad y ahorro de

tiempo para realizar esta fase, considerándose viable por el equipo de soluciones logísticas.

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Solistica

DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

Introducción

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que permite obtener

información detallada, ordenada, sistemática e integral, considerándose un documento

esencial para implementar el sistema de control interno donde se incluyen las

instrucciones, actividades, sistemas y procedimientos que se realizarán y los factores

implicados para cumplir los objetivos de la empresa. (Gomez, 2020) .

El manual contiene una explicación detallada del procedimiento de la herramienta

creada para el área de Soluciones Logísticas, diseñada en el programa de Microsoft Excel

por medio de macros.

Objetivo

Diseñar y presentar los procesos y procedimientos del instrumento administrativo

creado para optimizar recursos.

Alcance

El manual está dirigido a los colaboradores del área de Soluciones Logísticas de la

empresa Solistica y abarca la descripción de los componentes del instrumento realizado por

medio de macros en el programa Microsoft Excel.

Glosario

• Proceso: Es un conjunto de fases u operaciones de una situación para elaborar

o transformar.

53
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

• Business Case: También llamado Caso de negocios, es un documento en el

cual se plantea un estudio de negocio explicando el valor de la inversión que se

obtendrá de una propuesta comercial.

• Perfilación: Hace referencia a la dinámica del cliente que genera las

características que tiene una operación para establecer estacionalidad y

movimiento de productos.

• Estacionalidad: Se refiere a la variación temporal de un periodo de tiempo.

• Picking: Preparación del pedido.

• Packing: Alistamiento del pedido.

• Labor model: Es una herramienta que permite definir el personal operativo de

acuerdo con unas actividades y productividades específicas.

• Inbound: Ingreso de producto.

• Outbound: Salida de producto.

• Pallet: Es una estructura de transporte y se utiliza como unidad de medida para

definir el tamaño y espacio de almacenamiento. Soporta mercancías ya que es

se utiliza como unidad de carga que permite mover y manipular el producto.

• SKU: Es la referencia de almacén que incluye detalles específicos del producto

como tamaño y color.

• Percentil 80: Es el 80% de la ocurrencia de un evento.

• Línea: Es el registro de un artículo que determina el detalle como lote o serial.

• RFP: Sigla en inglés de “Request For Proposal” traducido significa “Solicitud

para propuesta.

• Centro de distribución: Edificios que cuentan con capacidad para realizar

actividad de almacenaje y distribución de producto en función logística.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Abreviaturas:

• BC: Business Case.

• CEDI: Centro de distribución.

• RFP: Request for Proposal.

• CTRL: Control.

• BD: Base de datos.

Mapa de procesos

Se presenta por medio de un diagrama que se ha realizado en base al modelo de

procesos en el cual se opera en el área de Soluciones Logísticas.

Ilustración 7 Diagrama de procesos

Fuente: elaboración propia

La estructura que se ha escogido para diagramar el proceso es circular debido a que

se busca evidenciar la interacción y comunión entre sí de todos los procesos que se realizan

en el área. En el centro del mapa de procesos se representa al cliente de la empresa ya que

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Solistica debe enfocar sus procesos hacia estos, implementando la mejora continua en la

prestación de sus servicios.

Instructivo

La herramienta se compone de cuatro macros diferentes

1. Macro de estacionalidad:

Ilustración 8 Flujograma para macro de estacionalidad

Fuente: elaboración propia

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Solistica

La macro está diseñada con el objetivo de reducir el tiempo de formulación y las

probabilidades de error ya que ha sido previamente configurada para ingresar bases de

datos y se genere automáticamente las estacionalidades en las que rotan los productos.

Puede ser activada con los botones que se encontrarán en la parte superior de las hojas o

con los comandos "Ctrl + letra asignada"

Pasos para funcionamiento:

Paso 1: Ingresar datos solicitados en la hoja de Estacionalidades: fecha,

orden/pedido, SKU, descripción y cantidad despachada. Verificar que los datos estén

ingresados desde la fecha más antigua a la más reciente, en caso de no estarlo, ir a la

columna de la fecha, dar clic derecho, ir a la opción "ordenar" y luego en opción "ordenar

de más antiguo a más reciente"

Paso 2: Posteriormente la macro generará automáticamente el número de mes,

número de semana en el año, número de semana en el mes y día. En caso de no hacerlo de

forma automática, se debe dar clic en la primera casilla de la columna "mes" o en la casilla

"F2" y generar manualmente dando Ctrl + l, después se hará lo mismo en la columna "# de

semana" o "I2" dando clic en la casilla y activando comando "Ctrl + n"

Paso 3: Una vez obtenidos los datos, se debe verificar que los datos de la columna

"# de semana" sean los correctos ya que la macro está diseñada para empezar a contar

desde la primera semana del mes. En caso de que la fecha de la base de datos sea diferente,

colocar en la casilla "I2" el número de semana al que pertenece el dato. Ejemplo: Si la base

de datos empieza desde la tercera semana del mes, colocar el número 3 en esta casilla y

automáticamente toda la macro se actualizará.

Paso 4: Dirigirse a la hoja "Gráfica Estacionalidades" verificar que no haya tablas

dinámicas o gráficas y en caso de hacerlo, presionar el botón "Nueva tabla" o presionar el

57
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

comando "Ctrl + x" para limpiar la hoja y no tener inconvenientes al generar la nueva

información. El cuadro donde aparece la gráfica también debe eliminarse del todo o

cuando se genere la nueva tabla, aparecerán 2 gráficas.

Paso 5: Esta hoja mostrará una tabla dinámica y una gráfica con los datos

analizados de la base de datos, donde se podrá ver la estacionalidad diaria, semanal y

mensual. Cada vez que se requiera generar una nueva tabla dinámica se debe presionar en

el botón ""Nueva tabla"" o comando ""Ctrl + x"". Cada tabla dinámica tiene un botón en la

parte superior de la hoja y un comando establecido que se puede verificar en el inicio del

instructivo.

Estacionalidad diaria: Ctrl + d

Estacionalidad semanal: Ctrl + s

Estacionalidad mensual: Ctrl + m"

Paso 6: Después de generar la tabla dinámica, dar clic derecho encima de la misma y

luego en la opción "actualizar". Las tablas siempre deben actualizarse o se entregará

información de bases de datos anteriores. Una vez actualizada la tabla dinámica, la gráfica

se actualizará de forma automática.

2. Macro de picking:

La macro está diseñada con el objetivo de reducir el tiempo de formulación y las

probabilidades de error ya que ha sido previamente configurada para ingresar bases de

datos y se genere automáticamente la base de datos Inbout. Puede ser activada con los

botones que se encontrarán en la parte superior de las hojas o con los comandos "Ctrl +

letra asignada"

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Ilustración 9 Flujograma para macro de picking

Fuente: elaboración propia

Pasos para funcionamiento:

Paso 1: Ingresar datos solicitados en la hoja de Entradas Clean: fecha, SKU,

descripción, cantidad recibida, cajas/pallet, Unids pallet y Unids/caja.

Paso 2: Posteriormente la macro generará automáticamente los datos de picking.

En caso de no hacerlo de forma automática, se debe dar clic en la primera casilla de la

columna del ""Pallet pick"" o en la casilla ""L6"" y generar manualmente dando Ctrl + f"

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Paso 3: Una vez obtenidos los datos, dirigirse a la hoja "Dinámica picking" que

mostrará una tabla en la cual se identificará el número total de cantidades de productos que

han entrado en unidades, cajas y pallets. Además, se encontrará el total porcentual que

representa cada uno y la gráfica del mismo.

Paso 4: Cada tabla dinámica tiene un botón en la parte superior de la hoja y un

comando establecido que se puede verificar en el inicio del instructivo. En caso de que la

tabla no este generada en la hoja de "Dinámica picking", verificar que el espacio de la

dinámica este limpio presionando el botón "Borrar tabla" o con el comando "Ctrl + p" y

eliminar el cuadro donde aparece la gráfica o cuando se genere la nueva tabla, aparecerán 2

gráficas. Luego presionar en el botón "Tabla picking “o presionar el comando "Ctrl + f".

Paso 5: Después de generar la dinámica, dar clic derecho encima de la misma y

luego en la opción "actualizar". Las tablas siempre deben actualizarse o se entregará

información de bases de datos anteriores. Una vez actualizada la tabla dinámica, la gráfica

se actualizará de forma automática.

Nota: La gráfica que se genera tendrá un formato básico, se debe agregar un título al

gráfico, colocar Etiquetas de datos y la persona puede elegir cambiar el color. Igual pasa

con la tabla dinámica, de sebe cambiar la letra por tipo Trebuchet MS, 12 puntos.

3. Macro Pareto

La macro está diseñada con el objetivo de reducir el tiempo de formulación y las

probabilidades de error ya que ha sido previamente configurada para ingresar bases de

datos y generar automáticamente resultados del Pareto. Puede ser activada con los botones

que se encontrarán en la parte superior de las hojas o con los comandos "Ctrl + letra

asignada" que se encuentran al inicio del instructivo.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Ilustración 10 Flujograma para macro Pareto

Fuente: Elaboración propia

Pasos para funcionamiento:

Paso 1: Ingresar datos solicitados en la hoja de Base de datos o BD: fecha,

orden/pedido, SKU, descripción y cantidad despachada. Una vez el programa tenga los

datos solicitados, procederá a generar la estacionalidad automáticamente, pero en caso de

no hacerlo, se debe dar clic en la primera casilla de la columna "mes" o en la casilla "F2" y

generar manualmente dando Ctrl + l, después se hará lo mismo en la columna "# de

semana" o "I2" dando clic en la casilla y activando comando "Ctrl + n".

61
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Paso 2: Una vez obtenidos los datos necesarios, ir a la tabla dinámica ubicada en la

hoja de "dinámica salidas" y dar clic en alguna casilla que contenga un valor dentro de la

tabla para actualizar los datos con la información agregada.

Paso 3: El siguiente paso será dirigirse a la hoja "Pareto" en donde se encuentra la

tabla generada de los resultados de participación por producto. En caso de no ejecutarse

automáticamente, dar clic en la celda B3 o en la primera casilla de "Etiquetas de fila" y

ejecutar macro con el comando Ctrl + r para obtener datos. Esta macro requiere un mayor

tiempo de espera para llevarse a cabo de manera correcta, por lo tanto, se recomienda no

mover nada mientras carga para no saturar el programa.

Paso 4: Después de tener la información anterior, ir a la primera casilla de la

columna "# referencias" o "H3" ubicada en la tabla de porcentajes y presionar el botón

"Generar Pareto". Esto dará como resultado, la tabla final con el porcentaje y cantidad de

producto que tiene mayor rotación del cliente.

Nota: La tabla dinámica no tiene opción para eliminar los datos debido a que podría

dañarse al hacer el proceso por completo. En caso de eliminar la tabla por error, ir a

"diseño de tabla" y en la opción de "Totales generales" activarlos para filas y columnas,

luego organizar los totales de mayor a menor y volver a desactivar los totales en el "diseño

de tabla" para visualizar los valores correctos en hoja "Pareto".

4. Macro Perfilación

La macro está diseñada con el objetivo de reducir el tiempo de formulación y las

probabilidades de error ya que ha sido previamente configurada para ingresar bases de

datos y generar automáticamente la tabla que proporcionará los datos para el informe de

perfilación. Puede ser activada con los botones que se encontrarán en la parte superior de

las hojas o con los comandos "Ctrl + letra asignada".

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Ilustración 11 Flujograma para macro de Perfilación

Fuente: Elaboración propia

Pasos para funcionamiento:

Paso 1: Ingresar datos solicitados en la hoja de base de datos o BD: fecha,

orden/pedido, SKU, descripción y cantidad. Una vez el programa tenga los datos,

procederá a generar la estacionalidad automáticamente, pero en caso de no hacerlo,

presionar la función "Ctrl + l" para ejecutar la macro de estacionalidad y "Ctrl + n" para

generar el # de semana en la base de datos.

Paso 2: Una vez obtenidos los datos necesarios, ir a la tabla dinámica ubicada en la

hoja de "Dinámica cta", dar clic derecho en alguna casilla que contenga un valor dentro de

la tabla y dar en la opción "actualizar". También se puede eliminar para generar desde cero,

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

en ese caso, dar clic en el botón "borrar dinámica" y generar la nueva con el botón "generar

dinámica cuenta pedidos".

Paso 3: Después de actualizar la primera dinámica, la tabla de "dinámica suma", se

actualizará automáticamente. Sin embargo, se recomienda verificar que se ha actualizado.

Paso 4: Por último, ir a la hoja "Perfilación" y verificar que los datos estén

relacionados, de lo contrario, se deben eliminar los datos existentes y en la primera casilla

del "total general" o C3 dar clic en el botón "generar perfil" para obtener los resultados

generales.

Paso 5: En la tabla de resultado, dar clic en la primera casilla de líneas/día y luego

dar clic en el botón "Generar tabla perfil" u oprimir el comando "Crtl + t" y se generarán

los datos que se utilizarán en la presentación de perfilación.

INDICADORES DE LOGRO

Los indicadores de logro se han diseñado con el objetivo de presentar las

cualidades y requisitos cumplidos en el proceso de implementación del manual de procesos

y procedimientos generado de la practica empresarial “Diseño de instrumento

administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa

Solistica”. De esta manera se logra comprobar los resultados de éxito por medio de

medición a los factores de manera cualitativa donde se presenta el indicador como la

variable clave a la cual se ha dado respuesta, el grado de cumplimiento en donde se mide el

resultado final del proyecto generado y se justifica de manera detallada la razón objetiva de

la calificación en el grado de cumplimiento con el objetivo de establecer el alcance que

representa el proyecto.

Se presentan por medio de una tabla en donde se medirá el cumplimiento de la

correcta identificación de necesidades, la aplicación de conocimientos adquiridos, la

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

construcción del manual de procesos, herramienta de glosario y el resultado final de la

práctica.

Tabla 16 Indicadores de logro

Indicador Grado de cumplimiento Justificación

Se ha realizado cobertura de Por medio del instrumento
la necesidad identificada por de recolección de datos se
medio del instrumento de ha logrado identificar la
recolección de datos problemática principal de
aplicado en el área de los colaboradores en el área,
Soluciones Logisticas. en donde se determinó y
concluyó que la
construcción de perfiles
requiere de tiempo que la
Alto operación puede no tener en
muchas ocasiones. Por esta
razón se determina la
construcción de un
instrumento que agilice este
proceso con datos verídicos
y precisos, generando tablas
y graficas que serán
utilizadas para el análisis del
cliente.
Aplicación de Se ha obtenido aprobación y
conocimientos en la práctica satisfacción por parte de la
empresarial con el empresa con el proyecto
cumplimiento de generar un administrativo realizado,
proyecto administrativo que debido a la importancia e
abarca las necesidades de la impacto que ha tenido el
empresa Operaciones Alto instrumento en el área de
Nacionales de Mercadeo con Soluciones Logisticas ya
la cual la Universidad que, ha generado
Cooperativa de Colombia optimización de procesos y
tiene convenio. recursos desde que se ha
puesto a prueba su
implementación.
Construcción de manual de La construcción del manual
procesos y procedimientos de procesos y
que permita identificar el procedimientos se ha
funcionamiento del realizado de acuerdo con la
instrumento administrativo planeación ya que responde
Alto
diseñado para dejar un a las necesidades y paso a
entregable que les permita a paso del instrumento.
los colaboradores tener una Permitiendo conocer el
guía práctica y entendible. funcionamiento y soluciones
a posibles fallas que podrían
65
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

generarse durante el uso de

las macros. El manual es
integral y define de manera
correcta el alcance que
tendrá, facilitando y
optimizando su lectura y
entendimiento.
Elaboración de un glosario El glosario se ha elaborado
técnico que permite conocer como una herramienta base
las definiciones de términos para dar un entendimiento
logísticos y abreviaciones amplio y preciso del
que se utilizan en el área con lenguaje técnico que se
el objetivo de que sea de utiliza en la herramienta de
total entendimiento para macros ya que es importante
Alto
cualquier persona que tenga conocer la terminología
acceso a él. logística para así mismo
entender el objetivo,
importancia y
funcionamiento de la
herramienta de Excel en
macros.
Conclusiones y resultados Los resultados obtenidos en
obtenidos en el convenio de la práctica son un indicador
la práctica empresarial entre importante del logro ya que
la empresa y la Universidad se logra identificar las
Cooperativa de Colombia. competencias esperadas, el
Alto aprendizaje adquirido y el
trabajo desarrollado durante
el proceso, evidenciando la
eficiencia y calidad de los
programas educativos
ofrecidos por la universidad.
Fuente: Elaboración propia

66
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

CONCLUSIONES

El diseño de un instrumento administrativo para optimizar recursos en la

herramienta Business Case en la empresa Solistica, representó la puesta en marcha de un

conjunto de actividades que permitieron obtener información y realizar trabajo de campo

con el apoyo de los funcionarios del área.

Los resultados arrojados por el diagnóstico externo e interno indicaron la

necesidad sentida de los funcionarios del área de contar con una herramienta que coadyuve

al registro rápido y oportuno de la información de perfilación de clientes y por ende la

optimización del tiempo que permite la toma de decisiones oportuna y en tiempo real.

Por otro lado, los diagnóstico interno y externo realizados con base en la

aplicación de matrices de planeación estratégica, arrojó que la empresa Operaciones

Nacionales de Mercadeo LTDA ha estado en una etapa de crecimiento desde la compra de

FEMSA a Open Market en 2016, para convertirse comercialmente en la empresa Solistica.

A partir de 2017 se vienen dando una serie de inversiones que fortalecen las diferentes

áreas de la compañía, teniendo una dirección estratégica alineada a una empresa líder a

nivel mundial que posee gran cantidad del mercado de diferentes unidades de negocio

como lo son almacenaje, transporte y acondicionamiento de bebidas, textiles, productos

farmacéuticos, entre otros.

Este conocimiento se ha ido permeando a los diferentes niveles de la compañía

protegiendo factores internos como; capacitación, adquisición de nuevos talentos,

herramientas tecnológicas, repotenciación de las áreas actuales y la apertura de nuevas

áreas de soporte. Así mismo se han potenciado factores externos como; negociaciones

globales para la disminución de costes de producción, disponibilidad de insumos, materia

prima, y flujo de activos entre otros.

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

Es importante destacar que las políticas más agresivas de la compañía han

resultado favorables, puesto que ha realizado inversiones importantes por encima del

millón de dólares, lo que ayudó a soportar operaciones que durante la pandemia crecieron

como el sector farmacéutico. De esta manera se concluye que la empresa Operaciones

Nacionales de Mercadeo LTDA, incentiva, crea e implementa nuevas ideas que le permiten

crecer como organización, de esa manera se ha encontrado que el diseño de la herramienta

administrativa para optimizar los recursos en el Business Case ha tenido un buen

recibimiento y acoplo en el área de Soluciones Logísticas. Se determina que la compañía

ofrece un ambiente laboral óptimo para el aprendizaje y la práctica de los conocimientos

adquiridos durante el Pregrado de Administración de empresas.

RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el presente proyecto, se

recomienda al área generar e incentivar la elaboración de nuevos planes para la

automatización de procesos, en donde se evalúen e implementen software de programas

que permitan facilitar el análisis de información y por ende la toma de decisiones.

Lo anterior, con el objetivo de incrementar el ritmo de trabajo y la productividad

que actualmente se tiene en el área, puesto que se ha encontrado que la operación

constantemente tiene sobrecarga laboral pues con base al análisis de la situación actual de

la compañía en el área de Soluciones Logísticas se identificó el cuello de botella que se

presentaba durante la limpieza de bases de datos y estudio de esta, de tal manera que los

tiempos para los análisis y elaboración de perfil operativo no eran eficientes, es así como

se recomienda llevar a cabo la inversión y capacitación en nuevas tecnologías que permitan

una mejor distribución de los recursos que se tienen en la empresa.

68
Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

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Solistica. (2021). Codigo de etica. Obtenido de Codigo de etica: [Link]

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ANEXOS

Anexo 1

Encuesta sin responder

1. Por favor indique ¿Qué cargo cumple en el área?

___________________________________________________________________

2. En promedio, ¿Cuántos perfiles de clientes hace usted en una semana?

• Menos de 1 perfil

• 1 perfil

• 2 perfiles

• 3 o más perfiles

3. ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de

estacionalidad de los productos que despacha un cliente?

• Menos de 1 hora

• 1 hora

• 2 horas

• 3 o más horas

4. ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de Pareto de

los productos que rota en el pedido de un cliente?

• Menos de 1 hora

• 1 hora

71
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• 2 horas

• 3 o más horas

5. ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de recibo para

almacenaje de los productos de un cliente?

• Menos de 1 hora

• 1 hora

• 2 horas

• 3 o más horas

6. ¿Cuánto tiempo invierte realizando el proceso de obtener el informe de perfilación

de los productos que rota un cliente?

• Menos de 1 hora

• 1 hora

• 2 horas

• 3 o más horas

7. ¿Cuáles de las siguientes causales impactan en que no se desarrollen más perfiles

operativos? (Puede elegir más de una opción)

• No cuenta con más proyectos asignados

• Limitación de tiempo para elaborar la propuesta

• Saturación de proyectos

• Falta de una herramienta que ayude al proceso

• Otra, ¿Cuál?

8. ¿Considera usted necesario que el área diseñe una herramienta para agilizar el

proceso de perfilación?

• Si

• No

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Diseño de instrumento administrativo para optimizar recursos en la herramienta Business Case de la empresa
Solistica

9. ¿Qué programa considera usted que sería la mejor opción para estructurar la

herramienta?

Figura 12 Encuestas área Soluciones Logisticas

Fuente: Elaboración propia

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