Versión: 03
Código:
GD-F-018
Fecha: 2023-07-12
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
RÓTULO CAJA DE ARCHIVO
UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA CÓDIGO 110
OFICINA PRODUCTORA CONTRATACION CÓDIGO 110.28
SERIE DOCUMENTAL CONTRATOS CÓDIGO 110.28.8
SUBSERIE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS CÓDIGO 110.28.8.5
FECHA INICIAL: FECHA FINAL
FECHAS EXTREMAS
2022-10-28 2022-12-31
CARPETAS DE: 1 A: 3
TRANSFERENCIA NÚMERO: AÑO:
CAJA 1 DEPOSITO 1 ESTANTE
Proceso Gestión Documental
Formato Rótulo de Carpeta
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
NO IMPRIMIR
1. Generalidades
a). El formato rótulo de caja es uno de los instrumentos de descripción archivistica que permite identificar la unidad
(caja) facilitando su descripción, busqueda, recuperación y consulta dentro del fondo documental.
b). El formato rótulo de caja se diligencia en la ejecución del Procedimiento de Organización de Archivos de Gestión
c). El diligenciamiento del rótulo de la carpeta es un requisito para el diligenciamiento del inventario documental GD
procedimiento de transferencia documental primaria al Archivo Central
d). El diligenciamiento es responsabilidad de Servidores Públicos que intervengan en la fase de organización de los e
Archivo de Gestión o en la organización del Archivo Central.
e). Su diligenciamiento se debe realizar cuando inicia la vigencia previendo la adecuada conservación de las carpeta
transferencia documental o cuando se realice el programa de almacenamiento y realmacenamiento
f). Se sugiere diligenciar los campos a esfero de mina negra
2. Instrucciones para diligenciar las casillas
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES TENER EN C
Registre el Nombre de dirección General o de la Regional Organigrama SENA - TRD-
SEDE Documental
Transcriba el código de la Regional, de acuerdo con los RESOLUCION 806 Del 12 d
CÓDIGO asignados por el DANE para la División Político RESOLUCIÓN 1215 24 junio
Administrativa establecidas por el Decreto 0249 de 2004
Registre el nombre de la dependencia de mayor jerarquía de Organigrama SENA - TRD-
UNIDAD ADMINISTRATIVA acuerdo a la estructura organizacional del SENA
Documental
Transcriba el código de la Dirección o del Despacho de las Organigrama SENA - TRD-
CÓDIGO Direcciones Regionales de acuerdo con el organigrama Documental
estipulado mediante el decreto 249 de 2004
Registre el nombre del grupo u oficina productor de los
OFICINA PRODUCTORA documentos Organigrama SENA - TRD-
Documental
Transcriba el código del grupo u oficina productora Organigrama SENA - TRD-
CÓDIGO
Documental
Transcriba la denominación dada a la serie documental en TRD- Tablas de Retención D
SERIE DOCUMENTAL las el instrumento archivistico Tablas de Retención Cuadro de Clasificación Do
Documental
Transcriba el código dado a la serie documental en las el TRD- Tablas de Retención D
CÓDIGO instrumento archivistico Tablas de Retención Documental Cuadro de Clasificación Do
Transcriba la denominación de la subserie documental TRD- Tablas de Retención D
SUBSERIE DOCUMENTAL plasmado en el instrumento archivistico Tablas de Cuadro de Clasificación Do
Retención Documental
Transcriba el código dado a la subserie documental en las el TRD- Tablas de Retención D
CÓDIGO instrumento archivistico Tablas de Retención Documental Cuadro de Clasificación Do
consignar en la respectiva casilla las fechas extremas (inicial y
final) en la línea correspondiente con los dígitos requeridos
FECHAS EXTREMAS completos AAAA=1983, 2001, 1999, etc. Formato Único de Inventario
NÚMERO
NÚMERO DE
DE CAJA
CARPETAS EN Asignar el número consecutivo de caja Formato Único de Inventario
LA CAJA Registrar la cantidad de carpetas almacenadas dentro de la caja Formato Único de Inventario
se sugiere 1 DE 6
LOS SIGUIENTES CAMPOS SON DE USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL
BODEGA Identifique la ubicación física de la caja en la bodega
Identifique el número de estante de acuerdo a la ubicación física
ESTANTE de la caja
Versión: 03
Código:
GD-F-018
ORMATO
mite identificar la unidad de conservación
mental.
n de Archivos de Gestión GD-P-004
nventario documental GD-F-004 y el
e de organización de los expedientes del
nservación de las carpetas, cuando se realice la
namiento
TENER EN CUENTA
rganigrama SENA - TRD- Tablas de Retención
ocumental
ESOLUCION 806 Del 12 de mayo de 2004 -
ESOLUCIÓN 1215 24 junio de 2016
rganigrama SENA - TRD- Tablas de Retención
ocumental
rganigrama SENA - TRD- Tablas de Retención
ocumental
rganigrama SENA - TRD- Tablas de Retención
ocumental
rganigrama SENA - TRD- Tablas de Retención
ocumental
RD- Tablas de Retención Documental - CCD
uadro de Clasificación Documental
RD- Tablas de Retención Documental - CCD
uadro de Clasificación Documental
RD- Tablas de Retención Documental - CCD
uadro de Clasificación Documental
RD- Tablas de Retención Documental - CCD
uadro de Clasificación Documental
ormato Único de Inventario Documental -FUID
ormato Único de Inventario Documental -FUID
ormato Único de Inventario Documental -FUID
HIVO CENTRAL
