Corporación universitaria iberoamericana
Contaduría publica
Carlos Soñeth Espitia
Estados financieros y sistemas contables
Valencia – Córdoba
26-05-2023
Taller 2 – Unidad 2
Taller
1. ¿Qué es un sistema contable?
un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones que se utiliza para llevar las cuentas de una organización.
2. Explique las características de un sistema contable.
Simplicidad
Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos
transaccionales de
un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a
operarlos. Así,
cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos.
La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar,
pues se
puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a
Internet.
En otras palabras, QuickBooks no es exigente con el hardware que utilices.
2.- Procesos contables rápidos
Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión
y
recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos
servicios y
estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
En el caso de QuickBooks, estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su diseño y
adopción,
las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores
ventajas que
otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de
consulta y
versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).
3.- Operaciones contables en tiempo real
El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso
debe
ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener
cada factura
solicitada.
Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación y
contabilidad,
esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al
momento de
utilizarla.
4.- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales
Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación
fiscal y
corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de
causa y
con información completa. Nadie quiere problemas con el SAT, y menos por errores que se
pueden evitar
con el uso de un software.[CITATION Pér16 \p 12 \l 3082 ]
Ahora, si te preguntas un poco respecto a su funcionamiento, en la plataforma de QuickBooks se
crean
todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden
contar con
todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y
forma.
Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances
generales, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta
cotejarla.
5.- Homologación de información entre sistemas
Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los
impuestos,
gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software
brinde las
operaciones y servicios necesarios para el contribuyente.
Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no considera este
cambio: sería
un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo.
En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks contemplan las
novedades
y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena
confianza
en que su operación está garantizada por la plataforma más actual.
6.- Servicios y valores agregados
Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que
organizan y
sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los
pagos, las
deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes.
Por ejemplo, ¿qué harías si supieras que puedes tener a la mano un balance general o un reporte
de
ganancias y pérdidas? Esta información es valiosa para determinar si es momento de solicitar un
crédito o
hacer una inversión en tu empresa.
Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la
rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la
contabilidad,
sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu
negocio.
Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real.
7. Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo tanto, uno
de los
principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar
seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu organización.
QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se
ejercen con
cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la
empresa
y se contabilizan las ganancias.
8. Control de gastos
El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier negocio, ya que
maximiza los
beneficios y evita realizar gastos innecesarios.
Sin embargo, muchas empresas no aplican este tipo de estrategias, lo que complica su estabilidad
financiera.
Al no contar con un control de gastos, se pueden generar fugas de recursos, las cuales repercuten
directamente en la salud financiera de las organizaciones, es por ello que un sistema contable
debe de
contar con esta característica.
3. Realice y explique la estructura de las etapas para la implementación de un sistema de
información financiera.
La estructura de las etapas de implementación.
1. Fase de planificación. En esta fase se prepara el diseño y posterior implementación del sistema.
Es necesario definir el alcance del proyecto, justificarlo y escoger una metodología para su
desarrollo. También es preciso asociar las diferentes actividades a plazos de tiempo y designar
roles y responsabilidades.
2. Fase de análisis. Una vez que el equipo de proyecto se decide por una metodología de
desarrollo
determinada, da comienzo la segunda etapa en el ciclo de vida de un sistema de información. Es la
que tiene que ver con el análisis y donde se busca concretar una serie de requisitos, que son los
que
regirán el nuevo sistema o los cambios a introducir en el antiguo, si con el proyecto se busca su
actualización.
3. Fase de diseño. En este estadio el equipo de proyecto tendrá que determinar cómo el nuevo
sistema de información cumplirá con los requisitos aplicables. Es por ello que, a estas alturas del
ciclo de vida de un sistema de información conviene identificar soluciones potenciales, evaluarlas
y elegir la más conveniente. Ésta será o la más efectiva, o la más eficiente en costes o la menos
compleja. Una vez completadas esas tareas, habrá que continuar haciendo la selección tecnológica
de software y hardware, desarrollando las especificaciones para las distintas aplicaciones y
obteniendo aprobación de la gerencia para poder proceder a la implementación del nuevo
sistema.
4. Fase de desarrollo. El desarrollo software marca un antes y un después en la vida del sistema y
significa, además, el inicio de la producción. El cambio es una constante durante esta etapa, en
laque suele ser recomendable poner el foco en la formación y capacitación de los usuarios y el
equipo técnico.
5. Fase de integración y periodo de pruebas. El objetivo de esta etapa es corroborar que el diseño
propuesto cumple con los requisitos de negocio establecidos. Puede ser necesario repetir las
pruebas tantas veces como haga falta para evitar errores y, de hecho, conviene que el usuario final
dé su conformidad con el resultado. Por último, este estadio concluye con la verificación y
validación, que ayudan a asegurar la compleción del programa con éxito.
6. Fase de implementación. En esta etapa del ciclo de vida de un sistema de información hay que
proceder a la instalación del hardware y software elegidos, crear las aplicaciones
correspondientes,
someterlas a pruebas, crear la documentación pertinente y capacitar a los usuarios. La conversión
de datos es importante en este estadio, en el que ya se empieza a trabajar en el nuevo sistema.
7. Fase de mantenimiento. Esta etapa del ciclo de vida de un sistema de información está
relacionada con las operaciones del día a día. Por lo general, consiste en introducir los ajustes
necesarios para mejorar el rendimiento y corregir los problemas que puedan surgir. Una vez
concluye la etapa de implementación se suele abrir un periodo de operación supervisada, durante
el que las actividades de mantenimiento cobran una especial importancia, al orientarse a hacer
backups, dar soporte a los usuarios, resolver fallos, optimizar el sistema para cuestiones
relacionadas con la seguridad o la velocidad y revisar el software para garantizar la alineación con
las metas del negocio.
4. Mencione los procedimientos para instalar un sistema de contabilidad.
Procedimientos para instalar un Sistema de Contabilidad
•1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
•2- Preparar una lista de chequeo.
•3- Elaborar informes.
•4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
•5- Diseñar formularios para todas las operaciones.
•6- Diseñar reportes
•7- Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón
social,
ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos
generales,
etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
•1- El Balance General
•2- Estado de G y P
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
•1- Estado de Costo Estimado
•2- Estadísticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.
Presentan
cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
•Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
•Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.
Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de
instalar
un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las
cuentas que
en el futuro deberán agregarse al sistema.
Objetivos.
•Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación
de un catálogo de cuenta similar.
•Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
•Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o
entidad.
Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico
decimal.
Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General
como del
estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
•1- Activo
•2- Pasivo
•3- Capital
Estado de Resultado
•4- Ingreso
•5- Costos
•6- Gastos
7- Otros ingresos
8- Otros egresos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el catálogo. Nos indica
cuales
son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las
diferentes
áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado)
podrá
servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional
del
régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
•1) Numeración
•2) Que contenga todos los datos necesarios para facilitar el control.
•3) Redacción clara, sin errores.
•4) Además del original, emitir las copias necesarias
•5) Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Órdenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En
él se
hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de
pago y otros
datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las
copias
se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma
de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los
recibos por
lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia
es
conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado
al
cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es
detallar la
mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el
departamento
de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que
desea
comprar una compañía.
La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un
acreedor o
cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar
con su
importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor
auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se
orientan a
favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario
de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados en
cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una
persona/empresa
ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o
autorización para
girar, aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un agredo de dinero para realizar
pagos
por distintos conceptos.
La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una
compañía
para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de
suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.[ CITATION Fel12 \l 3082 ]
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que
instale el
sistema de contabilidad.
La nómina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El
Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos
líquidos
y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación, así
como sus
deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un
período
determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las
informaciones que
aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir
las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios
para
conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y
pérdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro
diario de
las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es
conocido
como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para
conformar
los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las
existencias finales listas para la venta valoradas al costo.[ CITATION Día12 \l 3082 ]
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e
interpreta
toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.
Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la
finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente
con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas
impuestas por la
gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la
protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
5. Mencione tres ventajas y tres desventajas de un sistema contable.
Permiten ahorrar tiempo y dinero
Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que permite a las
empresas
ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros contables, ya que necesitan una cantidad
de
recursos mucho menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de errores.
Mejoran la gestión del negocio
Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos unificados y
almacenados
en un solo lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten administrar mejor los
recursos
de la empresa.
Simplifican los procesos administrativos
Una de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta para ellas
mantener todos
sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos programas es mucho más fácil
automatizar
el trabajo y agilizar las tareas del día a día.
Desventajas de implementar un sistema contable.
Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que tengamos
presente también
algunos problemas que pueden causar el uso de estos sistemas en la administración de las
empresas.
Requieren un conocimiento previo para su uso
La mayoría de los softwares administrativos están diseñados y pensados para personas con un
alto
conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir programas con una interfaz amigable y
que
ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas sacarle el mayor provecho a todas sus
funciones.
Necesitan constante mantenimiento
Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que algunos requieren de un
mantenimiento y
actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una aplicación que se actualice de
forma
automática para evitar la instalación de paquetes adicionales.
Ocasionan gastos extras
Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables, muchos de ellos necesitan la
instalación
de RAM adicional o modernos procesadores para su uso, es por ello que recomendamos usar
aplicaciones
contables en la nube que no necesiten de instalaciones locales para funcionar.
Ahora que ya conoces todas las ventajas y desventajas de los sistemas contables ya no tienes
excusa para
automatizar las tareas administrativas de tu negocio, por lo que recomendamos estudiar las
diferentes
opciones que existen el mercado y seleccionar el programa que mejor se adapte a tus
necesidades.
Bibliografía
2016., P. P. (2016). Pérez. Porto. Julián y Merino M. Publicado el 2014 y actualizado el 2016. Pérez.
Porto. Julián y Merino M.
Publicado el 2014 y actualizado el 2016., 12.
contabilidad., F. I. (2012). Feliz. Isabel. C. 2001. Conceptos básicos de sistemas de contabilidad.
Feliz. Isabel. C. 2001.
Conceptos básicos de sistemas de contabilidad., 24.
Díaz Moreno, H. (. (2012). Díaz Moreno, H. (2011). Contabilidad general : enfoque práctico con
aplicaciones informáticas (3
ed.). Bogotá: Pearson. Díaz Moreno, H. (2011). Contabilidad general : enfoque práctico con
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informáticas (3 ed.). Bogotá: Pearson., 45
