INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código: PR- SST - SG - PEC - 001 Aprobación: Revisión: Página: 1-11
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA.
OBRA, TRAVESIA DEL DESIERTO II, CALAMA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Mutual de Seguridad Mónica Carrasco
Cargo. Jefa departamento de
prevención de Riesgos
Fecha.
Firma.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código: PR- SST - SG - PEC - 001 Aprobación: Revisión: Página: 2-11
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1. Objetivo.
Este documento describe la metodología que se deberá utilizar para la creación, identificación y
descripción de la información documentada del Sistema de Gestión PEC Competitiva, para
asegurar y establecer la creación, revisión, aprobación, estandarización, distribución, actualización
y uso. Este documento debe ser aplicado como base de desarrollo para la información
documentada (documentos y registros) del Sistema de Gestión PEC Competitiva de la Obra
Travesía del Desierto II.
La información documentada sirve para la aplicación y proporciona evidencia con la conformidad
del Sistema de Gestión PEC Competitiva.
2. Alcance.
El presente documento es aplicable para la revisión, aprobación, estandarización, distribución,
actualización y uso de manuales, procedimientos, instructivos, documentos internos y externos,
reglamentos, registros, etc.).
3. Responsabilidades.
Gerente General.
Debe Participar, revisar y aprobar los documentos estructurales del Sistema de Gestión
PEC Competitiva.
Comité Ejecutivo.
Revisar y aprobar los documentos de sus centros de Trabajo;
Aprobar los Recursos necesarios para la aplicación de cada documento del Sistema de
Gestión PEC Competitiva.
Coordinador del Sistema.
Revisar, distribuir y mantener documentos vigentes del Sistema de Gestión en los puntos
de uso. Además, debe gestionar las modificaciones y actualizaciones de la documentación
y comunicar los cambios de revisiones en la información documentada.
Prevención de Riesgo.
Prestar la asesoría técnica a los equipos de trabajo en la confección de documentos.
Revisar y aprobar los documentos y registros de la organización.
Supervisores y/o capataces.
Elaborar y revisar los documentos y registros correspondientes a sus procesos.
Son los responsables de entrenar en los procedimientos a todo su personal a cargo.
Monitorear el correcto uso y control de registros en sus procesos.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Trabajadores.
Interiorizarse del contenido de los documentos.
Participar activamente cuando sea necesario en la elaboración de documentos.
Almacenar y conservar los registros utilizados en sus tareas.
4. Definiciones.
Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene. La información documentada puede estar en
cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. La información
documentada puede hacer referencia a:
El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;
La información generada para que la organización opere (documentación);
La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
Documento: información generada para que la organización opere. (información y su
medio de soporte).
Documentos controlados: son todos aquellos documentos que tienen validez y por tanto
deben ser controlados.
Documento obsoleto: son todos aquellos documentos que no tienen validez y deben ser
retirados, de modo de prevenir el uso no intencionado.
Medio de soporte: la forma o manera en que se presenta almacena un documento tal
como: papel, disco eléctrico, magnético, óptico, fotografía, etc.
Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Procedimientos de trabajo u operativos: son todos aquellos documentos definidos por la
empresa que regulan actividades específicas de un área o proceso determinado.
Instructivos: son todos aquellos documentos operativos definidos por la empresa que
describen en forma secuencial sus procesos, actividades o tareas.
Registros: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas. (evidencia de los resultados alcanzados).
5. Referencias.
Manual PEC Competitivo, Módulo 3.2 Información documentada.
Norma ISO 45001:2018, Capitulo 7.5 Información documentada.
6. Descripción del Procedimiento.
6.1.1 Formato de la información Documentada.
Los documentos estructurales deben ser elaborados según el formato indicado en este
procedimiento, incluidos márgenes, tipo de papel, tipo de letra, justificación del texto,
interlineado.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Al crear y actualizar la información documentada se debe tener en consideración:
El idioma, versión de softwares, gráficos, etc.
Los medios de soporte en papel, magnético, electrónico, etc.
Los registros generados deben estar identificados, administrados y dispuestos de forma tal
que éstos se mantengan legibles, fácilmente identificables, recuperables y que aseguren,
en caso de ser necesario, la confidencialidad de la información.
Los documentos se identifican a través de un código (el cual está formado por un conjunto de
caracteres, letras, números) los que realizan referencia al proceso al que pertenece, la codificación
de los documentos se define de la siguiente manera:
Tipo de Código Gerencia, Proceso, Número de Requerimientos de
documento (x) área (Y) correlativo (Z) diseño
Manual MA
Reglamento RG GG: Gerencia Desde 00 en Incluir el Logo, Tipo de
General. adelante. documento, Nombre del
Procedimiento PR GC: Gerencia documento, código,
Comercial. nombre y firmas del o
Instructivo IN GO: Gerencia los cargos que
Operaciones. elaboraron, revisaron y
Norma NO GR: Gerencia de aprobaron, N° de
[Link]. revisión, fecha de
Lista, tabla LT IN: Informática. revisión y número de
LO: Logística. páginas. Como, por
Organigrama OR SST: Sistema de ejemplo:
Seguridad y Salud en
Plan PL el Trabajo. “SGPEC-Tipo y nombre
MA: Medio del documento-x-y-z”
Programa PO Ambiente
CO: Contabilidad.
Registro RE
Respecto a la estructura y contenido de los documentos se estable lo siguiente:
En cuanto a los contenidos, se ha establecido que los procedimientos e instructivos de la
empresa tengan la estructura o contenido indicado en el presente documento.
La redacción de los documentos debe ser clara, precisa, sin utilizar frases largas o
ambiguas ni tiempos verbales condicionales.
Se debe utilizar la misma numeración y orden en la estructura de los documentos. Cuando
alguna sección de la estructura no sea aplicable, se escribe "No aplicable" o "No contiene"
en la sección correspondiente.
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El texto del documento debe estar estructurado en párrafos y sub- párrafos.
6.1.2 Encabezado de página.
Todos los documentos deben ser confeccionados en el siguiente formato, el cual es utilizado en la
parte superior de todas las páginas del documento:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Código: Aprobación: REV: N° Página
Donde:
NOMBRE DEL indica el tipo y nombre del documento
DOCUMENTO
CÓDIGO indica la codificación asignada al documento X-Y-Z.
APROBACIÓN indica la fecha de aprobación del documento.
REV. N.º indica el N.º de la revisión del documento. Para todos los documentos de la
empresa emitidos por primera vez, se escribe 00.
PÁGINA indica la página actual respecto del total del documento, por ejemplo: 1 de
3.
6.1.3 Pie de página.
Todos los procedimientos, instructivos y manuales son confeccionados en el siguiente formato, el
cual es utilizado en la parte inferior de la portada del documento:
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Cargo
Fecha
Firma
Donde:
Se debe identificar el cargo de quien elabora, revisa y aprueba.
Fecha y firma de los responsables en la elaboración, revisión y aprobación de los
documentos.
6.1.4 Estructura y contenido de los documentos.
Los documentos del Sistema de Gestión PEC Competitiva deben contener como mínimo la
siguiente estructura y contenido:
Objetivo.
Alcance.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Responsabilidades.
Definiciones o Terminología.
Desarrollo del Procedimiento, instructivo.
Registros para dar cumplimiento al documento.
Control de cambios.
6.1.5 Elaboración y/o actualización de información documentada.
La necesidad de elaboración, revisión y aprobación de un documento (Política, procedimiento,
registro) surge como consecuencia de:
La propuesta de cualquier miembro de la empresa;
Resultados de auditorías;
Resultado de inspecciones, observaciones, hallazgos;
Controles operacionales;
Inquietudes, oportunidades de mejora que indique el personal;
Las revisiones periódicas por parte de la Gerencia;
Existencia de incidentes (accidentes fatales, graves, cuasi accidentes);
Emergencias y/o desastres;
Cambios o existencia de nuevos procesos, maquinaria y/o equipos.
Auditorías internas y/o externas;
Fiscalizaciones.
Toda actualización debe quedar reflejada en el apartado de control de cambios.
6.1 Control de la Información Documentada.
El Coordinador del Sistema de Gestión es responsable de gestionar la confección y actualización de
información documentada de acuerdo con los siguientes criterios:
Información Elaboración / Revisión Aprobación Control del
documentada Modificación Ejemplos: documento
Manual Encargado del Sistema Comité Gerente General Listado
de Gestión ejecutivo Maestro del
Control de
Documentos
Norma Quien defina el gerente Comité Gerente del Listado Maestro
del Control de
y/o responsable del ejecutivo proceso
Documentos
proceso.
Reglamento Quien defina el gerente Comité Listado Maestro
del Control de
y/o responsable del ejecutivo Adm. De Obra
Documentos
proceso.
Procedimiento Quien defina el gerente Responsable del Listado
y/o responsable del Maestro del
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proceso. área o gerente Adm. De Obra Control de
de área. Documentos
Instructivo Responsable de cada Responsable del Supervisor Listado
área área o gerente Maestro del
de área. Control de
Documentos
Lista, tabla Quien defina el gerente Listado
y/o responsable del Adm. De Obra Maestro del
proceso. Control de
Documentos
Organigrama Encargado del Sistema Listado
de Gestión No aplica Maestro del
Control de
Documentos
Plan Quien defina el gerente Comité Listado
y/o responsable del ejecutivo Adm. De Obra Maestro del
proceso. Control de
Documentos
Programa Quien defina el gerente
y/o responsable del Comité Adm. De Obra
proceso. ejecutivo
Registro Quien defina el gerente
y/o responsable del
proceso.
6.2.1 Distribución y difusión de la información.
Una vez aprobado un documento, el Coordinador del sistema de gestión, inicia el proceso de
distribución y difusión con el objeto de disponer los documentos aplicables vigentes en los puntos
y/o lugares que requieras de uso.
La distribución y difusión consiste en la transmisión de información de los documentos, (la
organización debe describir la modalidad de difusión y distribución de los documentos y adoptarlo
según su propia metodología de trabajo), “como, por ejemplo; para lo cual el personal que no
pueda acceder a la intranet de la empresa, y su jefatura directa lo solicite, se entregará una copia
en papel con la última versión a los usuarios del documento requerido”. Toda modificación
efectuada a los documentos debe ser registrada en la sección "Control de cambios" que viene
incluida al final de cada documento (manual, procedimiento e instructivo), por el responsable de
realizar la modificación.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Una vez aprobado el documento (Manuales, Reglamentos, Normas, Procedimientos, instructivos,
registros), el Coordinador del sistema de gestión o quien éste designe, lo incorpora al "Listado
Maestro del Control de Documentos" y modifica la revisión del documento, siempre que aplique.
Todos los documentos del SGSST PEC Competitiva vigentes deben estar disponibles en (la
organización debe definir metodologías o plataformas de almacenamiento, y recuperación, tal
como la red y/o plataforma web de la empresa, archivadores físicos, u otros). Es de
responsabilidad del Coordinador del sistema de gestión o quien éste designe, publicar en la red de
la empresa la información documentada, además, de mantener los documentos originales en
archivadores según corresponda.
El Coordinador del SGSST o quien éste designe, controlará la distribución de las copias controladas
de los documentos a través del formulario "Distribución de Documentos", donde se identifica el
destinatario y el detalle de la documentación que se adjunta. El registro es devuelto firmado por el
destinatario en señal de recepción.
Cada destinatario de la documentación es responsable por:
Interiorizarse del contenido del documento (dependiendo del grado técnico);
No fotocopiarlos;
No extraviarlos;
No dañarlos ni maltratarlos;
Devolver al Coordinador del sistema de gestión o quien éste designe, la(s) copia(s)
anterior(es) (obsoleta) cuando se le entregue una nueva revisión;
Dar a conocer, cuando se requiera, los tópicos principales del documento a quienes no
posean copia controlada.
La información documentada será difundida a través de la (indicar como, por ejemplo: intranet,
portal, plataforma web, capacitación presencial, etc..), y a través del correo electrónico de la
organización a todos los involucrados en el proceso.
6.2.2 Documentación obsoleta.
Las ediciones anuladas u obsoletas de los documentos de la empresa relativas al SGSST PEC
Competitiva se mantienen en un (archivo electrónico histórico, físico, etc.), debidamente
identificadas como OBSOLETAS por el Coordinador del sistema de gestión o quien éste designe. El
Coordinador del sistema de gestión o quien éste designe, es responsable de retirar de la (intranet,
red de la empresa, plataforma web, etc.) y destruir las ediciones anuladas o copias obsoletas de
documentos distribuidos en papel, y en caso de mantenerlos por algún motivo debe identificarse
como "OBSOLETO". Se debe registrar en el “Listado Maestro del Control de Documentos”.
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6.2.3 Documentación externa y otra documentación.
La documentación a que se aplica es:
Documentos normativos (normas, códigos, reglamentos, leyes, decretos, etc.).
Documentos técnicos (manuales, instructivos de equipos o maquinarias, etc.).
Documentos contractuales (contratos, aclaraciones a contratos, etc.).
El Coordinador del SGSST o quien éste designe, archiva la documentación externa cuando sea
requerido; es de responsabilidad del usuario del documento su mantención e informar su
actualización, si corresponde, a fin de conservar actualizado el "Listado Maestro de Control del
Documentos y registros".
De ser necesaria la distribución de algún documento de origen externo, la distribución de éstos a
las partes interesadas internas se debe realizar mediante el registro de (Distribución de
Documentos" donde se identifica el destinatario, el detalle de la documentación que se adjunta y
fecha de entrega, u otro medio que la empresa considere efectivo).
En caso de distribuir nuevas versiones de alguno de estos documentos, los poseedores de copias
de documentos en papel o informáticas son responsables de retirar y destruir las ediciones
anuladas, y en caso de mantenerlos por algún motivo deben estar adecuadamente identificados,
con una nota en la portada de "OBSOLETO". (El Coordinador del Sistema de Gestión deberá
reforzar la sustitución de las nuevas versiones en los puntos de uso).
6.2.4 Control de los registros.
Los registros son un tipo particular de documento, que presenta resultados obtenidos y/o
proporciona evidencia de actividades realizadas. Los registros deben ser identificados,
administrados y dispuestos de forma tal que se mantengan legibles, identificables, trazables y
recuperables.
En los procedimientos se deberá incluir una tabla en donde se debe hacer referencia a:
Los registros generados del procedimiento en particular;
Si el procedimiento no genera ningún registro, se rellenará éste con la anotación N.A., No
Aplica o una raya que lo invalide.
La tabla por utilizar corresponde a la siguiente:
Control
Almacenamiento Conservación
Identificación Distribución Acceso Recuperación de
y preservación y disposición
cambios
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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Cada persona que tenga uno o más registros bajo su responsabilidad debe, como mínimo, velar
por que se cumplan los siguientes requisitos:
Completar, incluir toda la información solicitada en cada campo en el formato del registro;
Distribución, acceso, se encuentre disponible para su uso, dónde y cuándo se requiera
utilizar;
Recuperación
Almacenamiento y preservación, para el buen estado, evitando riesgo de daño o
deterioro, se deben proteger contra la húmedad, polvo y otros factores que puedan
afectar su estado y durabilidad;
Control de cambios, al día (última actualización);
Conservación y disposición, permanecer como respaldo de las actividades durante el
tiempo definido por la empresa y/o centro de trabajo.
El registro conlleva el llenado de todos los campos incluidos en los formatos. En el caso que el
llenado de algún campo no proceda, se rellenará éste con la anotación N.A., No Aplica o una raya
que lo invalide.
Los registros de datos se soportan en papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o
una combinación de estos, según lo estipulado en el "Listado Maestro de documentos", en la celda
"almacenamiento y preservación".
Los distintos registros de datos resultantes de las actividades del Sistema de gestión PEC
Competitiva serán mantenidos en archivo por los responsables indicados en el registro " Listado
Maestro de documentos " en la celda "distribución".
La modificación de un registro solo la puede efectuar la persona que completó el registro,
tachando los errores de modo que resulte clara su invalidez, pero al mismo tiempo se mantenga
su legibilidad, debiendo dejar evidencia de la hora y fecha de realización.
7. Registros.
Identificación Distribución Acceso Recuperación Almacenamiento Control de Conservación
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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y uso y preservación cambios y disposición
8. Control de Cambios.
Fecha Revisión Realizado por Descripción u observación del cambio
