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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-GU-0004
Fecha: 05/03/2023
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

Objetivo: establecer lineamientos para la correcta organización de la información recibida y producida de

manera física y electrónica por cada una de las oficinas productoras de la institución.

Alcance: se desarrolla las actividades de clasificación, ordenación y descripción de la información producida

por los funcionarios de la institución en el ejercicio de las funciones, asegurando la administración, custodia y
conservación de los archivos.

Contenido de la Actividad

1. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

El jefe de la oficina productora debe velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de
gestión de su dependencia, con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, sin
perjuicio de la responsabilidad señalada en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”.

1.1 RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.

 Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
 La institución será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
 Es deber de todo servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
 En caso de abandono del cargo, el jefe inmediato deberá designar el funcionario titular o en su defecto el
que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del jefe de gestión
documental y en constancia firmarán el acta correspondiente.
 El funcionario de la Policía Nacional que entregue el cargo o función, dependencia o unidad por cualquier
situación administrativa o legal, deberá hacer entrega de la información debidamente organizada e
inventariada, conforme lo establece el artículo 15 de la Ley 594.
 Respecto de los documentos de la Policía Nacional o de otras entidades públicas o privadas, los
funcionarios de la institución no podrán cometer las conductas descritas en los artículos 45 y 46 de la Ley
2196 del 18 de enero de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto Disciplinario Policial”1
 El servidor público por ningún motivo podrá apropiarse de la documentación producida en ejercicio del
cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad de la institución.
 Los comandantes o jefes de unidad deberán dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución nro. 04919
del 4 de agosto de 2016 “Por la cual se establecen los parámetros institucionales para la entrega y
recepción de unidades en la Policía Nacional”2

2. PROCESO DE ORGANIZACIÓN.

Este proceso consiste en desarrollar las siguientes actividades:

Clasificación + Ordenación + Descripción = Organización

1
Ley 2196 del 18 de enero de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto Disciplinario Policial”.
2
Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, Ley 1952 del 28
de enero de 2019 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, Ley 951 del 31 de marzo de 2005 “Por la cual se crea el acta de
informe de gestión” y Acuerdo 038 del 20 de diciembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594
de 2000”.
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Clasificación

Actividad de identificación de los tipos documentales producidos

en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los
mismos en expedientes, series y subseries, atendiendo a los
principios de procedencia y orden original.

Las series y subseries documentales se asignan de acuerdo

con la estructura orgánico - funcional de la institución, unidades
y dependencias.

Ordenación

Consiste en establecer un orden dentro de las agrupaciones

documentales definidas en la fase de clasificación, respetando el
principio de procedencia y orden original, organizando
internamente los documentos que conforman una carpeta, legajo,
tomo o expediente, tanto en la etapa de tramitación como en las
demás fases del archivo, es decir que no se puede realizar
ninguna intervención una vez estos han sido cerrados y
transferidos a los archivos centrales o históricos.

Descripción

Actividad archivística que consiste en identificar, analizar y

determinar las características de los documentos para la
elaboración de los formatos de descripción: hoja de control,
rótulos de identificación (carpetas y cajas) e inventario
documental.

3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.

Se deben conocer los principios mediante los cuales se organizan los Archivos de Gestión.

 Principio de Procedencia

Administración y conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen. Permite saber quién
produce los documentos (oficinas productoras) y por qué razones lo
hace (por asignación de funciones).

 Orden Original

Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la

secuencia original que dieron los trámites durante la circulación,
tratamiento y procesamiento de la información; (solicitud, respuesta
y antecedentes), se refiere precisamente al análisis sobre los
hechos o sobre la serie de actividades, pasos relacionados que se
debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema y su
secuencia en la producción documental.
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El principio de orden original busca mantener la integridad de las carpetas, legajos, tomos o expedientes
durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que estos reúnan la totalidad de los tipos documentales,
antecedentes o anexos que hacen parte de una unidad documental, que fueron gestionados durante la
etapa activa, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fue desarrollado el trámite; siendo
necesario aplicarlo a todos los documentos producidos por la Policía Nacional.

4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

 La organización de
vigente.
 La apertura e
oficina productora.
 Los tipos documentales
El documento con la fecha más antigua de producción,
será el primer documento que se encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la
misma.
 La organización de
vez termine la vigencia o la gestión de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre o en los
casos que se presente el cierre administrativo o definitivo se podrán revisar y culminar las actividades de
clasificación, ordenación, depuración, foliación y descripción de las carpetas, legajos, tomos o expedientes.
 Los tipos documentales que integran la carpeta, legajo, tomo o expediente, estarán debidamente foliados
con el fin de facilitar su ordenación, control y consulta.
 Las unidades de conservación carpetas y cajas, deberán presentar en cualquier etapa del ciclo vital, los
rótulos de identificación o descripción, utilizando los formatos estandarizados por la institución y asociados
al Proceso de Gestión Documental.
 Toda la información producida por la Policía Nacional, debe estar debidamente registrada y contralada a
través del diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental -FUID-, el cual siempre debe estar
disponible y actualizado en los archivos de gestión, centrales, intermedios e histórico, para garantizar la
consulta, recuperación y disponibilidad de la información.

Identificación de “Documentos de Apoyo”.

Son documentos generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de las
series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones 3, es importante resaltar que esta
información no deberá ser transferida al archivo central.

Ejemplo: actos administrativos, catálogos, informes de otras dependencias, listados de personal, encuestas,
boletines, ordenes, notas adhesivas, fotocopias de otras carpetas o legajos etc.).

Nota: los documentos de apoyo deben estar identificados, ubicados en un sitio aparte donde puedan ser
consultados, si aún se necesitan; asimismo, no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia de acuerdo al tiempo
establecido por cada una de las dependencias.4

El Jefe del Grupo de Gestión Documental deberá realizar acompañamiento y verificación a la actividad de
eliminación de esta información, constatando que la propuesta no contenga información producida por la
dependencia y la cual debe ser clasificada de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, en consecuencia,
se deberá suscribir acta de eliminación suscrita por el respectivo jefe de dependencia, con los siguientes datos:

3
Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”.
4
Acuerdo 042 de 2002 “Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas”.
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 Tipos y características de los soportes documentales.

 Descripción de los documentos a eliminar (asuntos, folios y fechas extremas, entre otros)
 Cantidad de soportes eliminados (carpetas y cajas).
 Nombre de la dependencia que realiza el proceso.
 Soporte fotográfico de la actividad.

Selección Documental

Consiste en retirar de las carpetas, legajos, tomos o expedientes, todos aquellos documentos que no son de
archivo como, por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, papel fax, tarjetas de
invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros.

Nota: para evitar la pérdida de información que se encuentra en papel químico, papel multicopia o fax, se
deberá fotocopiar el documento, con el fin de garantizar la permanencia y consulta de la información, realizando
el procedimiento de depuración de este tipo de papel de la carpeta, tomo, legajo o expediente.

En caso de que se genere o recepcione alto volumen documental de papel químico o papel multicopia, como
por ejemplo los comparendos de tránsito o medidas correctivas del Código Nacional de Seguridad y
Convivencia Ciudadana, se dispone no fotocopiarlos; sin embargo, se hace necesario garantizar la
conservación, adoptar buenas prácticas en la producción, manejo y uso de este tipo de soporte, almacenarlo en
carpetas desacidificadas de dos tapas o tipo cuatro aletas, almacenando en cada unidad de conservación
carpeta un máximo de 200 folios, impidiendo con esta práctica alterar o perder la información 5.

5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series y subseries documentales, en los
archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: numéricos (simples y
cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es
importante advertir que el sistema de ordenación está sujeto a las características de cada serie o subserie.

Nota: Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su

aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado
indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (fondo o
sección) y no a series documentales, igualmente, se ha aplicado el mismo
sistema de ordenación a todas las series sin observar las características
propias de cada una de ellas. Resulta pues incorrecto ordenar
cronológicamente todos los documentos de un archivo o todos los
documentos de una misma oficina productora, pues se corre el riesgo de
perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite
original6.

 Sistema de ordenación numérico

Se dividen en:

a) Ordinal: este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar, consiste en disponer los documentos
en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo, las
cuentas o los contratos, etc.

Ejemplo:

5
Instructivo 003 DISEC SEGEN del 27/03/2020 “Parámetros para la administración conservación y custodia del formato de orden de
comparendo y/o medida correctiva”.
6
Cartilla de Ordenación Documental, Archivo General de la Nación, Bogotá 2003.
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CUENTA DE SERVICIOS CONTRATOS

Cuenta Interna nro. 0464304-4 Contrato de Arrendamiento nro. 01-1-10001-22
Cuenta Interna nro. 0464305-4 Contrato de Arrendamiento nro. 01-1-10002-22
Cuenta Interna nro. 0464306-4 Contrato de Arrendamiento nro. 01-1-10003-22

b) Cronológico: este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido producida o tramitada, teniendo en
cuenta el año, mes y día. La ordenación cronológica es fundamental para ordenar las carpetas, legajos,
tomos o expedientes.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan por ejemplo en la Serie 2
“Actas” y Subserie 2.25 “Actas de Reuniones de Trabajo”.

Ejemplo:

 2021/01/12
 2021/01/13
 12/01/2022
 13/01/2022

 Sistema de ordenación alfabético

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:

a) Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por carpetas, legajos, tomos o expedientes
que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo: expedientes académicos de
alumnos, investigaciones, historias laborales, etc. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre
al final. Por ejemplo:

Ejemplo:

 Acosta López, Andrés

 Bermúdez Dimaté, Fabián
 Gómez Orjuela, Ángela
 Herrera Salcedo, Bayron
 Perilla León, Heiner
 Rodríguez Rojas, Nelson
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 Sánchez Aldana, Thomas

b) Toponímico (o Alfabético Geográfico): se ordena la carpeta, legajo, tomo o expediente de acuerdo a la

serie o subserie documental y para los casos en que sea necesario identificarlos por nombres de lugares,
se indicará en el título del mismo. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el
municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la
documentación y a las necesidades administrativas.

Ejemplo:

 Amazonas
 Arauca
 Boyacá
 Cauca
 Cesar
 Putumayo
 Valle del Cauca

Nota: La serie empleada en el ejemplo corresponde a una serie nueva del listado maestro de series y subseries
aprobado por el AGN para las unidades que se han presentado a esa entidad para convalidación.

c) Temático: se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.

Ejemplo: Serie/subserie 20.1 “INFORMES DE

ACTIVIDADES”.

 ACTIVIDADES CAPACITACIÓN
PROCESO GACOD.
 ACTIVIDADES CLIMA LABORAL
GACOD.
 ACTIVIDADES PAUSAS ACTIVAS
GACOD.

Nota: La serie empleada en el ejemplo corresponde a una serie nueva del listado maestro de series y subseries
aprobado por el AGN para las unidades que se han presentado a esa entidad para convalidación.

 Sistema de ordenación Mixtos.

a) Alfanumérico: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.
En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.

Ejemplo: los contratos de prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del
contrato y el nombre del contratista, así:
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 2016 ESPAÑOL ULLOA CATALINA

 2016 RODRÍGUEZ VANEGAS JOHN
 2016 ZAPATA CRISTIAN JOSÉ

 2018 BELTRÁN LÓPEZ TATIANA

 2018 TORRES ROZO HERNÁN
 2018 VALDERRAMA ROJAS ANGIE

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el
nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con
expedientes de funcionarios en la institución.

Ejemplo: tenemos las Historias Clínicas, las Historias Laborales, entre otros.

 1014227256 FAJARDO SALDAÑA BRAYAN

 1022356987 QUINTERO ROA MACKALISTER
 1032556874 ZARATE CESAR ERMINIO

 AMARANTO PEREA CRISTIANO DAVID - 1024568953

 BETANCOURT RAMOS JAMES – 1030255988
 GOMEZ ORJUELA MARCELA - 51756258

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están
representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de
series y subseries.

Ejemplo: la Secretaría General:

 SG-2.5 Actas Comité de Gestión Documental

 SG-2.6 Actas Comité de Gestión Humana y Cultura
 SG-20.1 Informes de Actividades
 SG-20.7 Informes de Novedades Policiales

De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente
por procedencia y por series documentales.

b) Ordinal Cronológico: aplica a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples
y a la vez cronológicas.

Ejemplo: resoluciones, instructivos, directivas las cuales se controlan en primer lugar por el número
consecutivo de tipo documental y después por la fecha de forma cronológica, así:

 Resolución 0001 – 2018/01/31

 Resolución 0002 – 2018/02/01
 Resolución 0003 – 2018/02/02
 Resolución 0004 – 2018/03/04

 Resolución 0001 – 31/01/2019

 Resolución 0002 – 01/02/2019
 Resolución 0003 – 02/02/2019
 Resolución 0004 – 04/03/2019
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PUNTO DE CONTROL:
Qué: aplicar el sistema de ordenación documental para proporcionar seguridad y
oportunidad en la localización de la información. En todo caso, dicha elección dependerá
de las características y el volumen de la serie.
Quién: productor documental.
Cuando: se apliquen los criterios para la organización de archivos.
Evidencia: carpetas, expedientes, tomos o legajos debidamente descritos.

6. EXPEDIENTE HÍBRIDO

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar
separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación 7, el cual deberá presentar el
código de identificación de serie y subserie para todas las tipologías documentales que lo componen.

El ciclo de vida y la disposición final de esta clase de expedientes, corresponderá al establecido en la Tabla de
Retención Documental aprobada para la dependencia productora. El método para vincular los documentos
análogos con los electrónicos será la referencia cruzada a través de los formatos de descripción y el Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA- dispuesto por la institución.

6.1 REFERENCIA CRUZADA

La referencia cruzada permite vincular tipologías documentales generadas en diferentes soportes que hacen
parte de un mismo documento, garantizando la unidad documental y respetando la secuencia de eventos que
dieron lugar al trámite.

Ejemplo: Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, realizando una breve descripción de la imagen en la parte inferior de la hoja, y
se registra el folio en la hoja de control; si se opta por separar este material de la carpeta o expediente se
hará la correspondiente referencia cruzada, dejando el testigo documental.

Referencia cruzada para los tipos documentales electrónicos a través del Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA.

Para las tipologías documentales que se produzcan electrónicamente dentro un trámite administrativo como
parte integral de un expediente hibrido, se deberán registrar en el formato hoja de control “1GD-FR-0007”,
respetando la ubicación dada en la ordenación cronológica y las características del trámite, diligenciando los
7
Acuerdo nro. 002 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de
los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.
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campos de fecha y asunto, describiendo el número de radicado asignado y el número de expediente

electrónico, garantizando la identificación de la producción física como electrónica como una sola unidad
documental. No se diligencia el campo folios.

De igual forma, desde el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, se deberá
realizar la referencia cruzada para asociar el documento electrónico con el expediente físico que hace parte del
mismo trámite, actividad que se realizará al momento de producir el documento desde el sistema, diligenciado
el módulo denominado “Información Básica” campo “Observaciones”, en donde se describirán los datos que
permitan relacionar la producción de información como una unidad documental.
Ejemplo: el documento hace parte integral del expediente identificado con la subserie 25.29 “Expediente
Prestaciones Sociales”, que se configura como expediente híbrido, con soporte físico del archivo de
gestión del Grupo de Pensionados del Área de Prestaciones Sociales, con título de carpeta ANDRÉS
WILLIAM SALAH DIMATÉ.
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Descrita la información en el campo “Observaciones”, la misma se verá reflejada una vez firmado el documento
electrónico en el sistema en la pestaña “Datos”, así:

Nota: el productor
documental deberá identificar previamente las series y subseries que cuenten con características para ser
consideradas como expedientes híbridos, las mismas deben estar habilitadas en la Tabla de Retención
Documental aprobada, de tal forma que, todas las tipologías documentales que se produzcan como parte del
trámite, estén identificadas con el nombre y código de la serie o subserie, de igual forma se dará inicio al
diligenciamiento del formato hoja de control “1GD-FR-0007” de manera digital como método de control, una vez
se configure el cierre definitivo del expediente, se impriman los soportes (hojas de control) y se ingresarán a la
unidad de conservación carpeta, de esta forma se garantiza la referencia cruzada.
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Para las tipologías documentales que se produzcan físicamente dentro un trámite administrativo como parte
integral de un expediente hibrido, se deberá registrar en el campo denominado “Comentarios” del módulo para
la radicación de comunicaciones del sistema para la gestión de documentos, describiendo el número de
expediente electrónico y su denominación, garantizando de esta forma la identificación tanto de la producción
física como electrónica como una sola unidad documental.

Ejemplo: la comunicación oficial hace parte del trámite dentro del expediente híbrido electrónico nro.
1245785, bajo la serie 25 Expedientes, subserie 25.29 Expediente Prestaciones Sociales, denominado
proceso ANDRÉS WILLIAM SALAH DIMATÉ.

Nota 1: la Oficina de Telemática propenderá por realizar los ajustes, actualizaciones o desarrollos que requiera
el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, que garanticen la adecuada gestión
de los expedientes electrónicos y mixtos (híbridos), de conformidad con lo establecido en el capítulo VII del
Decreto 1080 del 2015, sobre la responsabilidad de las entidades públicas respecto a la garantía de
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los
documentos electrónicos mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, previa aprobación y
viabilidad de la Secretaría General.

Nota 2: las oficinas productoras que de acuerdo a su misionalidad y de conformidad con el marco legal que
determine la necesidad de documentar sus actuaciones únicamente en soportes físicos, no deberán producir
tipologías documentales electrónicas, que luego demanden su descarga, impresión e ingreso al expediente
físico8; toda vez que no es posible verificar la autenticidad electrónica y cumplir la neutralidad tecnológica, como
garantía de preservación a largo plazo los datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes
electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de la verificación del
certificado electrónico con el que se hubieran firmado. 9

7. SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL.

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades generadas por funcionarios
públicos, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo el productor. El conjunto de
actividades de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrollaron las acciones de las oficinas o
unidades productoras, que al interior del fondo o subfondo documental son las secciones y subsecciones. Estas
están integradas por documentos agrupados en series que reflejan documentalmente la continuidad de las
actividades que sistemáticamente desarrollan.

La serie documental está compuesta por documentos, resultado de la repetitividad de los procesos y
procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas.

Generalmente las series están formadas por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también
responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.

Ejemplo: el Grupo de Tesorería tendrá como series propias del desarrollo de sus funciones:

 Órdenes de pago
 Cuentas corrientes
 Facturas de pago

8
Resolución nro. 01000 del 31/03/2021 “Por la cual se establecen los lineamientos generales para la implementación y operacionalización
del sistema de información Gestor de Documentos Policiales -GEPOL- Art.9-”
9
Acuerdo 003 de 2015 "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de
documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de
la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".
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 Declaraciones tributarias

También existen dos clases de series: las formadas por unidades documentales simples como (órdenes,
circulares, resoluciones, etc.) y las desarrolladas por unidades documentales complejas como (investigaciones
disciplinarias, procesos judiciales, historias laborales, procesos administrativos, contratos, etc.).

a) Series con unidades documentales simples: son series

conformadas por unidades documentales simples, donde cada una
es independiente de la otra por contenido, aunque comparten entre
sí los mismos rasgos estructurales o formales.

Los tipos documentales que integran las series documentales

simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a
continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el
anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y
la información es diversa. Su ordenación permite controlar su
producción.

Ejemplo: resoluciones, actas, circulares, informes, memorandos, derechos de petición, conceptos,

instructivos, etc.

b) Series con unidades documentales complejas: son

expedientes compuestos por varios tipos documentales
diferentes entre sí, pero relacionados en razón de un mismo
trámite, según su extensión se pueden componer de varios
tomos, los cuales deben estar debidamente relacionados a
través de los formatos de descripción (rótulos de
identificación carpeta). Cada expediente (serie o subserie
compleja), se presentan como una unidad documental, es
decir son un único documento, y su organización deberá
respetar el principio archivístico de orden original.

Ejemplo: contratos, historias laborales, historias clínicas, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos,
planes de mejoramiento, planes de auditoría, etc.
8. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES.

Los documentos que conforman una carpeta, legajo, tomo o expediente se deben organizar siguiendo la
secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con la gestión, actividad o procedimiento; si esto no fuera
posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales
simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha
secuencia.

 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental simple.

1. Identificar la serie o subserie documental.

2. Seleccionar y aplicar el sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga
de acuerdo con las características de la serie o subserie.
3. Ordenar internamente los documentos cumpliendo con el principio de orden original.
4. Determinar el título de la carpeta, identificando la información que contiene, y una vez determinado su
título mantenerse en el tiempo.
5. Almacenar las series documentales en las unidades de conservación (carpetas).
6. Foliar los documentos de 1 hasta 250 folios, para capetas dos tapas yute o propalcote y de 1 hasta 200
folios, para carpetas tipo cuatro aletas.
7. Elaborar la Hoja de Control.
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8. Identificar y describir cada una de las unidades de conservación con los Rótulos de Identificación
Carpetas o Libros “1GD-FR-0008” y Caja “1GD-FR-0009”. No se describirán las carpetas o legajos
como tomos con dependencia uno del otro, excepto en los casos especiales en donde una serie simple
se extienda por el mismo trámite como una unidad documental a dos o más tomos, en tal caso, se
vincularán en el rótulo de identificación carpeta como tomo 1 de N.
9. Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental “1GD-FR-0010”.

 Pasos metodológicos para la ordenación de una unidad documental compleja.

1. Analizar el contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso
ya sea administrativo o técnico.
2. Identificar la serie o subserie documental.
3. Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.
4. Seleccionar y aplicar el sistema de ordenación que más se adecue a las características del expediente y
descritos en la presente guía.
5. Determinar el título del expediente, identificando el tipo de información que contienen, y una vez
determinado su título mantenerse en el tiempo.
6. Almacenar cada expediente en la unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación
seleccionado.
7. Foliar todos y cada uno de documentos que conforman el expediente iniciando la foliación continúa a
partir de 1 hasta terminar el último folio, guardando máximo 250 folios, para capetas dos tapas yute o
propalcote y hasta 200 folios, para carpetas tipo cuatro aletas.
8. Diligenciar la Hoja de Control “1GD-FR-0007”.
9. Identificar y describir cada una de las unidades de conservación con los Rótulos de Identificación
Carpetas o Libros “1GD-FR-0008” y Caja “1GD-FR-0009”. Las series complejas que se extiendan por el
mismo trámite como una unidad documental a dos o más tomos, se vincularán en el rótulo de
identificación carpeta como tomo 1 de N.
10.Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental “1GD-FR-0010”.
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 Pasos metodológicos para la perforación de los documentos.

1. La perforación de los documentos solo aplica para carpetas dos tapas yute o propalcote.
2. Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio, en
caso contrario, se deben alinear respetando el tamaño original del documento.
3. Al perforar los documentos se debe tener en cuenta la posición de la hoja, en el caso de aquellos
documentos que contengan información en forma horizontal, se deben ubicar teniendo en cuenta que el
título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados.

 Aspectos a tener en cuenta en la organización de las unidades documentales.

1. Se debe tener en cuenta la fecha final de los expedientes o libros para establecer su agrupación y
ordenación dentro de la vigencia a la cual corresponde la información.
2. La agrupación y ordenación de la información deberá reflejar la independencia entre series y subseries,
las cuales no podrán mezclarse entre sí, excepto en los expedientes complejos, donde el desarrollo del
trámite demande la producción de diferentes documentos, en tal caso, dicha información perderá las
características de series o subseries independientes, para hacer parte del expediente complejo como
tipologías documentales, conformando de esta manera una unidad documental.
3. No use como títulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, oficios
llegados, oficios recibidos, etc.
4. Los criterios para la conformación de una carpeta o expediente deben ser uniformes, constantes y
conocidos por todo el personal de la unidad.
5. Se deben respetar las unidades documentales, es decir no pueden dividirse, aislarse o superarse las
tipologías documentales que hacen parte de un mismo trámite.
6. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevas carpetas sin tomar la precaución de saber si ya
existe una carpeta dispuesta para la conservación de la misma información.
7. Para préstamo y consulta, no extraiga documentos originales de los expedientes, en los casos que sea
estrictamente necesario realice fotocopias, ejecute las pautas establecidas en la Guía Préstamo,
Consulta y Acceso de Información “1GD-GU-0011”, formato solicitud consulta “1GD-FR-0003” y el
formato testigo documental “1GD-FR-0014”.
8. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe
usarse el original, sino una copia preferiblemente digital, en los casos que sea estrictamente necesario,
la cual debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando
concluya su utilización.
9. El expediente producto de un trámite iniciado por un productor, continuado y finalizado por otro, será
producción documental de la unidad que finaliza la gestión y genera el cierre administrativo o definitivo
de la unidad documental, de acuerdo con las funciones dispuestas en el acto administrativo de
estructura orgánica. No se podrá separar, desmembrar o desintegrar el expediente.
10.No debe incluirse como parte de la carpeta o expediente la documentación de apoyo, que se ha usado
para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias, catálogos comerciales, fotocopias de
otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras
constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este
tipo de documentación de apoyo es causa de desorganización de los archivos.
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11.La organización dada a las carpetas, legajos, tomos y expedientes, se deben mantener sin alteración de
ninguna clase en su organización, en las fases de archivo central e histórico.

 Cierre del expediente

El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos.

 Cierre administrativo: una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento
administrativo que dio origen. Durante esta fase puede agregarse o incluirse nuevas unidades
documentales, mientras se encuentre dentro del tiempo de retención establecido en la TRD para el
archivo de gestión.

 Cierre definitivo: una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción
de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase puede agregarse nuevos documentos
a la carpeta, legajo, tomo o expediente, mientras se encuentre dentro del tiempo de retención
establecido en la TRD para el archivo de gestión; una vez sea transferido al archivo central o intermedio
no se podrá agregar documentos.10

Nota: para los casos en que surtan actuaciones que hagan parte de los trámites de un expediente ya
transferido al archivo central o intermedio, estos soportes deberán hacer parte integral del mismo; por lo
cual, el jefe de la dependencia productora deberá solicitar el reintegro del expediente al Jefe del Grupo
de Gestión Documental o Responsable de Archivo y realizar su activación, dando continuidad a los
lineamientos de organización y aplicación de instrumentos archivísticos. Adicionalmente, estos casos
excepcionales se pondrán en conocimiento del Comité de Gestión Documental de la Unidad.

9. INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS O TRANSFERIDOS.

Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas que los gestionaron, no podrán someterse a ningún
tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas;
igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación, así como la eliminación de documentos, la unificación de
expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos.

En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuentan con hoja de control, debido a que ésta se
debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente evitando
alteraciones que afecten su autenticidad, no está permitida su elaboración una vez cerrado el expediente; el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño o el Comité de Archivo de la Policía Nacional, según el caso,
deberá adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta previo análisis de las implicaciones económicas de
dicha decisión11.

10. DEPURACIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS.

La ordenación interna, depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en
proceso de organización, deberá ser autorizado por el Comité de Archivo o Comité Institucional de Gestión y
Desempeño de la Policía Nacional, según sea el caso y constar en el acta de reunión respectiva en la cual se
tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

 Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden original, debido a casos
fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervención.
 Cuando se trate de procesos de liquidación, supresión o fusión de entidades en los que se requiera que una
parte de los documentos se entreguen a la otra entidad o unidad por ser esenciales para el cumplimiento de

10
Acuerdo Nro. 002 del 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”, artículo 10.
11
Ibidem Art. 14.
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su misión, previo análisis de las implicaciones legales y económicas de dicha intervención antes de tomar la
decisión.
 Cuando existan copias idénticas de un mismo documento en la carpeta o expediente.
 Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea
técnicamente posible.
 Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.
 Documentos de apoyo.
 Documentos en blanco, siempre y cuando estos no cumplen una función específica.

11. FOLIACIÓN.
Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación se procede a
la foliación, la cual consiste en asignar un número consecutivo a cada folio (desde 1 hasta 250 para carpetas de
dos tapas yute o propalcote y desde 1 hasta 200 para carpetas tipo cuatro aletas). Este procedimiento debe
hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o
complejas y estén perfectamente ordenadas.
Sin embargo, se debe tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual
consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie
documental, si existe duplicidad (documentos repetidos), si además de los tipos documentales propios de la
serie existen otros de apoyo, y si están correctamente ordenados. Esto con el fin de proceder a depurar si fuere
el caso lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no integran la serie o subserie.

 Requisitos para la Foliación.

 La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. En ningún caso debe
foliarse con lápiz de mina roja u otro color ya que dichos tonos no son capturados por las máquinas de
reprografía.

 Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio y en sentido del
texto del documento.

 Cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos,
como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe otra foliación, ésta se anulará con una línea
diagonal (/) y quedará como válida la última realizada.

 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliación.



Se deben foliar todos y cada uno de los documentos de una serie o subserie. En el caso de series
documentales simples (circulares, resoluciones, instructivos, entre otras), la foliación se ejecutará de
manera independiente por carpeta, tomo o legajo.
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 En el caso de expedientes o unidades documentales complejas, contenidos en más de una unidad de

conservación (carpeta), la foliación se hará consecutiva.

Ejemplo: un contrato de obra X, está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la
primera terminó en 250, la segunda carpeta iniciará en el folio 251, para el caso de las carpetas tipo
cuatro aletas si la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201.

 En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número
correspondiente en la cara recta del folio, adicionándole a la numeración las letras R/V, lo cual indica
que el folio contiene información por ambas caras de la hoja, cara “recta” y cara “vuelta”.

 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin
alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

 Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse
consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse
ninguna diferenciación entre unos y otros, debe mantenerse la foliación.
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 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño se deben adherir a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio, dejando el registro en la hoja de control, indicando
características como: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

 Las radiografías, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de

protección de manera independiente y se hará la foliación al mismo antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en la hoja de control, en los casos en que dichos soportes sean
retirados del expediente se utilizará el testigo documental.

 En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de

contabilidad o minuta, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de volver a foliar a mano. Debe registrarse en la
apertura del libro la cantidad de páginas o folios que contiene el mismo.

 No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en
tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en la hoja de
control o inventario documental.

 No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
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12. ELABORACIÓN DE LA HOJA DE CONTROL.

Este instrumento permite realizar la descripción de los documentos que se encuentran al interior de la carpeta,
se recomienda realizar esta actividad de tal forma que la hoja de control permita realizar una ubicación rápida
de los documentos que la componen, por otra parte, es pertinente indicar que esta cumple la misma función que
tiene el índice en un libro. Es importante diligenciar la hoja de control de manera paralela con la producción de
información y su inserción dentro de la unidad de conservación (carpeta), con el fin de propender por la agilidad
en la consulta, control en la administración y agilidad en la organización, impresión y firma al finalizar la
vigencia.

Se debe registrar la siguiente información:

1. FECHA: hace referencia a la fecha (DD/MM/AAAA) del tipo documental que reposa en el expediente o
carpeta de acuerdo a su ordenación.
2. TIPO DOCUMENTAL: en este campo deberá relacionarse el nombre de la unidad documental, el número
consecutivo, una breve descripción del asunto que contiene el documento y de sus anexos cuando aplique.
3. FOLIO (S): número que se le asigna a los documentos que previamente han sido clasificados y ordenados
en la unidad de conservación (carpeta) de acuerdo al principio de orden original, es decir, que esté de
acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.

NOTA: la hoja de control podrá ser elaborada a mano (letra legible y cumpliendo con las reglas ortográficas) o a
computador en el formato vigente que se encuentre publicado en la Suite Visión Empresarial bajo el código
“1GD-FR-0007”.

PUNTO DE CONTROL:
Qué: Diligenciar correctamente el formato hoja de control “1GD-FR-0007”.
Quién: productor documental.
Cuando: aplique los criterios de organización de archivos.
Evidencia: las carpetas, legajos, tomos o expedientes debidamente descritos.

13. ROTULACIÓN.

Es la acción de elaborar, describir e identificar la unidad de conservación (carpeta y caja), mediante el formato
de identificación estandarizado en la Suite Visión Empresarial, en el cual deben ir registrados los datos que
permitan ubicar rápidamente la información.

Nota 1: las carpetas, legajos, tomos o expedientes que han sido aperturados deberán identificarse utilizando el
rótulo vigente, con los datos mínimos que a la fecha se conocen (unidad, dependencia, código-nombre de serie
o subserie y título de la carpeta), cuando se apliquen los criterios de organización se deberá prever que el
formato se encuentre en la versión vigente complementando los datos.

Nota 2: si al efectuar una transferencia primaria se presentan observaciones por parte del archivo central de la
unidad, que afecten la organización interna de la carpeta, legajo, tomo o expediente (retiro de duplicados,
foliación, ausencia de documentos, etc.) se hace necesario actualizar los rótulos, utilizando el formato que se
encuentre vigente, para la descripción de las unidades de conservación (cajas o carpetas) que fueron objeto de
dicha observación.
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Rótulo de identificación de carpetas

Debe ubicarse en la parte inferior derecha a 1 cm de los bordes de la carpeta, legajo, tomo o expediente
(sentido vertical). Este formato será el que se encuentre controlado y vigente en la Suite Visión Empresarial.

Medida: 8.5 cm de alto x 11,5 cm de largo.

Rótulo de identificación de cajas

El rótulo debe estar centrado, es preciso tener presente que el rótulo de archivo de Gestión y Central es
diferente al del Archivo Histórico. Este formato será el que se encuentre controlado y vigente en la institución.

Medida archivo gestión y Central: 17.5 cm de alto x 12.5 cm de largo.

Medida Archivo Histórico: 16 cm de alto x 14 cm de largo.

NOTA 1: el rotulo de identificación de carpeta o caja podrá ser elaborada a mano (letra legible y cumpliendo con
las reglas ortográficas) o a computador en el formato vigente que se encuentre publicado en la Suite Visión
Empresarial.
NOTA 2: en los casos en que las unidades de conservación cambien sus dimensiones (nómina, planos o libros
de gran formato) se podrá hacer uso del rótulo de identificación carpeta o caja, de acuerdo a los formatos
estandarizados.

PUNTO DE CONTROL:
Qué: Diligenciar correctamente los rótulos de identificación carpeta o libro “1GD-FR-0008”
y caja “1GD-FR-0009”.
Quién: productor documental.
Cuando: aplique los criterios de organización de archivos.
Evidencia: las carpetas, legajos, tomos, expedientes y cajas debidamente rotulados.

14. ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL.

Instrumento archivístico para la descripción de la información administrada y custodiada en las diferentes fases
de archivo, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación, acceso y consulta de la información.
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Aspectos a tener en cuenta:

 El Formato Único de Inventario Documental – FUID debe diligenciarse anualmente por vigencias,
registrándose el volumen documental producido por la dependencia.
 La entrega y recibo de los documentos y archivos, se hará de conformidad con la Tabla de Retención
Documental. Para tal efecto, se diligenciará el Formato Único de Inventario Documental. 12
 Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de dependencias o
unidades policiales, se deberá diligenciar el Formato Único de Inventario Documental.
 Cuando no se puedan identificar la información por series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
 Cuando se realiza el inventario de acervo documental que hace parte del fondo acumulado, los asuntos
deben registrarse en orden alfabético.
 Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán en el campo de “observaciones” los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Asimismo, dentro del campo
de “observaciones” se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes),
químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). Para el
caso en que existan demasiadas observaciones para una carpeta, libro, legajo, tomo o expediente u otro
soporte, se formalizará un informe de novedades, posteriormente dicho número de radicado se digitará en el
campo de observaciones, documento que conformará la unidad documental del inventario como tipología
anexa.

PUNTO DE CONTROL:
Qué: Diligenciar correctamente los formatos únicos de inventario documental “1GD-FR-
0010”.
Quién: productor documental.
Cuando: aplique los criterios de organización de archivos.
Evidencia: inventario documental.

15. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN.

Los documentos deben gozar de unidades de conservación adecuadas y almacenarse en la estantería

adecuada de conformidad con las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Sistema Integrado de
Conservación.

Ubicación física de las carpetas dentro de la caja de archivo: las carpetas se deben almacenar físicamente
dentro de las cajas, respetando la secuencia lógica en que aparecen relacionados los códigos de serie y
subserie en las Tablas de Retención Documental de la oficina productora, estas se ubicarán de izquierda a
derecha con el lomo soportado en la base de la caja o unidad de conservación. Como se muestra en la figura.

12
Acuerdo Nro. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”
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La cantidad de carpetas que se van a almacenar en la unidad de conservación (cajas) debe ser acorde a la
capacidad de la misma, de manera que las carpetas, legajos, tomos, libros o expedientes no queden ajustados
o sueltos en el interior de la unidad de conservación. Se recomienda conservar un total de máximo 1.250 folios
por caja, con máximo 5 carpetas que contengan 250 folios cada una para carpetas tipo yute de dos tapas y
1.200 folios por caja, con máximo 6 carpetas que contengan 200 folios cada una para carpetas tipo cuatro
aletas.

Apertura de las cajas X200: se deben ubicar con la pestaña de apertura hacia el lado izquierdo, de tal forma
que al momento de abrir la tapa frontal se realice la apertura con un movimiento de izquierda a derecha.

Ubicación de las cajas en la estantería o mobiliario de archivo: la continuidad que se debe seguir para
organizar las unidades de conservación cajas en la estantería es de izquierda a derecha en el primer entrepaño
y en el segundo se comienza de derecha a izquierda continuando sucesivamente la secuencia por cada
entrepaño o bandeja (arriba hacia abajo), teniendo en cuenta la continuidad y la numeración como se muestra
en la figura.

16. FUSIÓN, SUPRESIÓN O DIVISIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS O UNIDADES POLICIALES.

La Policía Nacional, como entidad pública dispone que, en caso de presentarse fusión, supresión o división de
una dependencia productora o una unidad policial, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

 Aplicar los criterios de organización a los activos de información institucional producidos en el ejercicio
de sus funciones y atribuciones, atendiendo los parámetros establecidos por el proceso de Gestión
Documental, asimismo se adoptarán las medidas necesarias para asegurar la disponibilidad,
conservación, preservación y protección del acervo documental.

 Cuando se fusionen dependencias o unidades productoras, los activos de información deberán

continuar siendo administrados y custodiados por la unidad policial que asume las funciones.

 Para los casos de supresión, los activos de información con cierre definitivo y valor secundario, deberán
ser entregados al archivo histórico de la Policía Nacional; ahora bien, la información identificada con
valor primario, deberá ser transferida a la unidad policial de la cual dependía administrativamente, para
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continuar con la administración y custodia de la información.

 En situaciones de división de funciones, los activos de información deberán ser asumidos por cada
unidad policial, de acuerdo a su misionalidad.13

17. ORGANIZACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS CENTRAL, INTERMEDIO E

HISTÓRICO.

De conformidad con el Programa de Gestión Documental de la institución, en el Archivo Central o Intermedio se

custodiará la información producto de las transferencias primarias y en el Archivo Histórico la información de
valor secundario (características culturales, históricas, científicas y de Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario), de conformidad con los instrumentos archivísticos (TVD y TRD).

Nota: De acuerdo a lo estipulado en el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional, los Grupos de
Gestión Documental de las unidades policiales que dentro de su despliegue y estructura orgánico funcional
cuenten con unidades desconcentradas, serán responsables de realizar seguimiento, control y supervisión a las
actividades archivísticas realizadas por sus responsables de archivo, bajo la figura de archivos intermedios.

De igual forma, los Grupos de Gestión Documental, deberán incluir en la agenda del Comité de Gestión
Documental, las novedades, planes, resultados, necesidades y demás asuntos relacionados con el Proceso de
Gestión Documental de los archivos intermedios, en aras de propender por el control y protección de la totalidad
de los acervos; asimismo, las unidades desconcentradas deberán ser incluidas en la planificación, cronograma
y ejecución de las transferencias documentales.

Ubicación física de las cajas en los depósitos de Archivo Central, Intermedio e Histórico .

1. Las unidades de conservación (cajas) deben estar organizadas conforme a la estructura orgánica por
cada vigencia.
2. Las unidades de conservación (cajas) deben identificarse numéricamente, iniciando en 1 y continuar la
numeración hasta culminar la última caja de la vigencia, sin perder el consecutivo.
3. Se debe complementar los datos en el rótulo de identificación de carpeta y caja en el “Espacio
exclusivo para el archivo central e histórico”, diligenciando estos a mano (letra legible y cumpliendo con
las reglas ortográficas).
4. Una vez se culmine esta actividad, se procede a actualizar el inventario documental del Archivo Central,
Intermedio e Histórico, por cada dependencia o unidad, teniendo en cuenta la nueva ubicación
topográfica.

18. DE LOS LIBROS.

13
GS-2022-016151-SEGEN “custodia información por modificación de estructura orgánica”
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 La anotación de apertura y cierre debe escribirse a mano con lapicero de tinta negra insoluble; se prohíbe
la utilización de hojas impresas.
 La letra utilizada deberá ser legible para todos los lectores y los escritos elaborados atendiendo a las
reglas ortográficas de la Real Academia de la Lengua Española.
 La apertura de un libro, se escribirá en el primer folio útil y el cierre del libro se escribirá en el último folio
útil. Estas deberán estar debidamente firmadas.
 En el caso de cierres por término de año, este se escribirá en el folio siguiente de la última anotación
registrada en el respectivo libro; y la nueva apertura se escribirá en el folio subsiguiente.
 Tenga en cuenta que deben diligenciarse con claridad, en orden cronológico, sin dejar espacios en blanco
entre renglones, sin enmendaduras, tachones ni alteraciones, de presentar novedad en el escrito por error
humano, se deberá realizar una nueva anotación redactando la observación y plasmando nuevamente el
escrito producto del cumplimiento a las funciones asignadas.
 Está absolutamente prohibido arrancar hojas o alterar la encuadernación o paginación de los libros.
 En el evento de que un libro carezca de paginación, se deberá realizar la foliación correspondiente.
 Para el caso de los libros institucionales que se encuentren preimpresos (libros que se adquieran
previamente con rayados especiales ej. minutas de servicio), la anotación de apertura o cierre, deberá ser
realizada de forma impresa y pegada en el primer o último folio útil según corresponda.
 En caso de omitir la apertura o cierre del libro, se dejará el registro de la novedad en el Formato Único de
Inventario Documental.
 En caso de que no se haya culminado el diligenciamiento total del libro y se evidencie la inexistencia de
apertura o cierre del mismo, se deberá realizar en el folio útil siguiente a la última anotación registrada al
momento de percatarse de la omisión.
 Los libros institucionales no deberán ser forrados, por cuanto este procedimiento afecta la conservación de
los documentos, debido a los componentes químicos de los materiales usados para esta actividad.
 En caso de correcciones de un folio, se escribe la palabra “ANULADO” trazando una línea con tinta negra
de un extremo al otro, asimismo, se deberá informar por escrito al superior inmediato el motivo por el cual
fue anulado dicho folio.
 Cuando se trate de errores ortográficos o de contexto en una anotación, se escribirá entre paréntesis la
palabra (corrección) y seguido de ella se escribirá nuevamente la palabra o la anotación debidamente
corregida.
 Queda prohibido el uso de resaltadores, correctores o cualquier otro medio que pueda alterar la
originalidad de los registros. En todos los libros institucionales la tinta a utilizar será negra e insoluble.
 La apertura de libros estará sujeta al cumplimiento de las funciones asignadas a cada oficina productora,
en todo caso se evitará aperturar libros innecesarios o que no apunten a la misionalidad de los grupos de
trabajo.
 Cada libro o minuta, se encuentra definida en los manuales y reglamentos para el servicio de policía, tanto
en ámbitos administrativos como operativos, en tal sentido, las posibles sugerencias respecto a
actualizaciones, modificaciones o propuestas de nuevas tipologías en soportes “libro”, deberán ser
presentadas a los dueños de proceso a los cuales se encuentre asociado cada libro o minuta; actividad
que se efectuará a través de los Grupos de Gestión Documental de la unidad, lo anterior conforme a lo
estipulado en el Manual de la Gestión de la Doctrina de la Policía Nacional 14.

Modelo de apertura y cierre de libros.

De conformidad con lo dispuesto en la Resolución nro. 05454 del 29 de noviembre de 2019 “Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” o acto administrativo que la modifique,
adicione o sustituya; la apertura y cierre de libros en la institución se realizará de la siguiente manera:

 Apertura.

Ciudad y fecha: Manizales, Caldas, 30 de septiembre de 2022.

14
Resolución 01785 del 02/05/2019 “Por la cual se expide el Manual de Gestión de la Doctrina de la Policía Nacional” Capítulo II. De los
Documentos Doctrinales y Tipos Documentales.
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-GU-0004
Fecha: 05/03/2023
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD. Departamento de Policía Caldas

DEPENDENCIA. Estación La Dorada

APERTURA: en la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución nro. 05454 del 29 de

noviembre de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”,
se apertura el presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual será utilizado como: LIBRO DE
POBLACIÓN (ejemplo).

_____________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia.

 Cierre.

Ciudad y fecha: Manizales, Caldas, 31 de diciembre de 2022.

UNIDAD: Departamento de Policía Caldas

DEPENDENCIA: Estación La Dorada

CIERRE: en la fecha y de conformidad con lo dispuesto en la Resolución nro. 05454 del 29 de noviembre de
2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” se cierra el
presente libro que consta de (200) folios útiles, el cual era utilizado como: LIBRO DE POBLACIÓN
(ejemplo).

______________________________________________________
Firma y Post firma Jefe o Comandante de unidad y/o dependencia.

19. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES – DATA NO ESTRUCTURADA:

En los casos que no se requiera copia impresa de la información en borradores en formato Word, Excel,
Power Point, entre otros, se recomienda almacenarla en los repositorios, servidores de archivo u otro medio
tecnológico controlado y supervisado por la Oficina de Telemática que permita conservar dicha información.
Es importante que las unidades apliquen lo establecido en la Resolución 02496 del 9 de agosto de 2022
“Por medio de la cual se modifica y corrige parcialmente la Resolución 05454 del 2019/11/29 “Por la cual se
actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía Nacional” y la Guía del Sistema Integrado de
Conservación -SIC “1GD-GU-0006”, con el fin de que se nombre, clasifique y almacenen los documentos
digitales, con el fin de preservarlos y garantizar su recuperación y acceso.

Referencia Documental

Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”.

Ley 2196 del 18 de enero de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto Disciplinario Policial”.

Decreto nro. 1080 del 26 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura".

Acuerdo nro. 038 del 20 de septiembre de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000”.
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Fecha: 05/03/2023
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Acuerdo nro. 042 del 31 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos, ley 594
de 2000”.

Acuerdo nro. 005 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas".

Acuerdo nro. 002 de 14 de marzo de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.

Acuerdo nro. 003 de 2015 "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en
cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de
conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley
594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

Resolución nro. 01785 del 02 de mayo de 2019 “Por la cual se expide el Manual de Gestión de la Doctrina de la
Policía Nacional” Capítulo II. De los Documentos Doctrinales y Tipos Documentales.

Resolución nro. 05454 del 29 de noviembre de 2019 “Por la cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional” o acto administrativo que la modifique, adicione o sustituya.

Cartilla de ordenación documental del Sistema Nacional de Archivos del año 2003.

Formatos y/o Anexos

1GD-FR-0007 Hoja de Control

1GD-FR-0008 Rotulo Identificación Carpeta
1GD-FR-0009 Rótulo Identificación Caja
1GD-FR-0010 Formato Único de Inventario Documental
1GD-FR-0014 Testigo Documental
1GD-FR-0019 Rótulo Identificación Caja Archivo Histórico

Glosario

Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o
cultural.

Agrupación documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.

Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios,

mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Análogo: refiere a documentos o archivos en soporte físico.

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Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.

Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.

Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico –
funcional de la entidad.

Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Descripción documental: fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.

Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la
legalidad y la perdurabilidad de la información.

Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de archivo analógico o digital: consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos
electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y
reconstruido a lenguaje natural o forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable
para poder hacerlo inteligible de nuevo.

Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones.

Documento original: fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
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Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Estantería: mueble con entrepaños para almacenar unidades de conservación.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

Folio: hoja.

Foliar: acción de numerar hojas.

Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.

Folio vuelto: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente establecido

Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de

los documentos de una institución.

Página: cara de una hoja... Lo escrito o impreso en una cara...

Paginar: acción de numerar páginas.

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Producción documental: generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Testigo documental: elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso
de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.

Tomo: unidad encuadernada, empastada o carpeta, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión. Aplica para las series documentales complejas o compuestas, las cuales
pueden extenderse en varias carpetas o legajos, relacionados entre sí dentro del mismo trámite como una
unidad documental, vinculados por la foliación continua y los rótulos de identificación carpeta.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
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Unidad documental: unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. La

unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la
constituyen varios formando un expediente.

Elaborado / Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Intendente WILLIAM FABIÁN

BERMÚDEZ DIMATÉ
Jefe Grupo Administración y Conservación
Documental (e)

Intendente LUIS ALBERTO ALDANA Brigadier general HERNÁN ALONSO

RAMOS Mayor TATIANA MARCELA LÓPEZ MENESES GELVES
Responsable Análisis Estadístico BELTRÁN Secretario General
Jefe Grupo Soporte y Apoyo

Teniente coronel HERNÁN MAURICIO

TORRES ROZO
Jefe Área Archivo General