2.

1 Planificación preliminar

2.1.1 Metodología

La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la

información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de
identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la
auditoría.

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de

la orden de trabajo, continúa con la aplicación de un programa general de
auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento del
Director de la Unidad de Auditoría.

Para ejecutar la planificación preliminar principalmente debe disponerse de

personal de auditoría experimentado, esto es el supervisor y el jefe de
equipo. Eventualmente podrá participar un asistente del equipo.

Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación

preliminar son las entrevistas, la observación y la revisión selectiva dirigida
a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

La metodología para realizar la planificación preliminar debe estar detallada

en el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a
cualquier tipo de entidad, organismo, área, programa o actividad
importante sujeto a la auditoría.

2.1.2 Elementos

La planificación preliminar representa el fundamento sobre la que se

basarán todas las actividades de la planificación específica y la auditoría en
si mismos, de ahí la importancia del conocimiento de las actividades
desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluación de los
factores externos que pueden afectar directa e indirectamente sus
operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un
esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes:

 Conocimiento de la entidad o actividad a examinar;

 Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u
objetivos a cumplir;
 Identificación de las principales políticas y prácticas: contables,
presupuestarias, administrativas y de organización;
 Análisis general de la información financiera:
 Determinación de materialidad e identificación de cuentas
significativas de los estados financieros.
 Determinación del grado de confiabilidad de la información producida;
  Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia de los sistemas de información computarizados;
 Determinación de unidades operativas;
 Riesgos Inherentes y Ambiente de Control;
 Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas;
 Decisiones preliminares para los componentes; y,
 Enfoque preliminar de Auditoría

El apéndice “A” de la planificación preliminar, muestra un programa a

aplicarse para la recopilación de la información en esta etapa

2.1.3 Productos de la planificación preliminar

Los productos obtenidos en la planificación preliminar permiten calificarla

como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que
luego es aplicado y se logran resultados para utilización interna de la
unidad de auditoría, que están contenidos en el reporte preparado para
conocimiento del Director de la Unidad e incluye la definición del enfoque
global de la auditoría y los componentes principales sobre los cuales se
realizará la evaluación del control interno de la entidad.

El contenido básico del reporte es el siguiente:

 Antecedentes
 Motivo de la auditoría
 Objetivos de la auditoría
 Alcance de la auditoría
 Conocimiento de la entidad y su base legal
 Principales políticas contables
 Grado de confiabilidad de la información financiera
 Sistemas de información computarizados
 Puntos de interés para el examen
 Transacciones importantes identificadas
 Estado actual de los problemas observados en exámenes anteriores
 Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la
siguiente fase
 Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría
 Determinación de materialidad e identificación de cuentas
significativas
  Identificación específica de las actividades sustantivas no tomadas en
cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase.

La concisión es una característica fundamental del reporte de planificación

preliminar, tanto para su preparación oportuna como para el conocimiento
inmediato. En apéndice “B”, se señala la información que éste debe
contener.

Los papeles de trabajo de la planificación preliminar se dividen en dos

segmentos, uno referido a la administración de la auditoría y otro para
respaldar los resultados del trabajo. En cada caso deben estar organizados,
ordenados e indicados como un conjunto integrado.

2.1.4 Desarrollo de la planificación preliminar

La utilización de un programa general en esta fase, promueve el eficiente

manejo de los recursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de
sus objetivos, mediante la aplicación de una rutina eficaz de trabajo, la
misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias específicas
de cada examen.

La planificación preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado,

sino un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditoría que
posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conducción
global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su
desarrollo se basa en el conocimiento y análisis de los siguientes
conceptos:

Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica.

La evaluación de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la

piedra angular para realizar una planificación efectiva y una auditoría
eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensión tan
amplia como la que se requiere en la planificación específica.

Es importante contar con la suficiente información sobre la entidad que

se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual
desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores
que pueden influir para su éxito o fracaso. De esta manera el auditor
puede ir identificando de manera preliminar las áreas de mayor riesgo,
formular un plan preliminar de auditoría y proporcionar un asesoramiento
significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento
institucional.

El conocimiento adquirido en trabajos de auditoría anteriores a un ente

en particular, así como la evidencia obtenida en ellos, por lo general
continúa teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente;
de ahí que, para el auditor será muy útil reunir este conocimiento en todos
los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditoría.
En esta etapa el auditor debe concentrar su atención en aquellas partes,
transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o
presentar características inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas
reciban una especial atención.

Por Ejemplo:

 Hechos o transacciones individualmente significativos.

 Nuevas actividades
 Incertidumbres o contingencias importantes
 Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad.
 Base legal y sus modificaciones
 Plan operativo institucional
 Estructura del presupuesto específico de inversiones y operaciones

La acción más importante de la información a obtenerse en este punto, es

la preparación y aplicación del plan de entrevistas y reuniones con los
principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la
ejecución del trabajo e identificar, datos, hechos e información
relevante.

El producto final de determinar o actualizar la comprensión de la naturaleza

de la entidad deberá ser una descripción clara y concisa de aquellos factores
que ayudarán a apreciar sus actividades y operaciones y que deberán ser
incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditoría
subsiguiente.

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones,

metas u objetivos a cumplir.

Este conocimiento ayudará al auditor a identificar las áreas de riesgo

potencial que podrían existir en el ente. Para obtener este conocimiento,
se realizarán entre otras acciones:

 Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener

información general de las actividades y procesos observados con la
identificación de los más relevantes.
 Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la
entidad, identificando el sector al que corresponden.

Entre los temas que se pueden considerar están los siguientes:

 Características de los bienes o servicios que vende o presta la entidad.

 Filosofía y métodos de comercialización de los bienes o servicios.
 Plazos de crédito y contratación, garantías, etc.
 Procedimientos de producción
 Procedimientos de distribución y almacenamiento
 Naturaleza de compras de bienes y servicios
 Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos
de compensación.
 Existencia de proyectos de construcción o desarrollo a largo plazo.
 Naturaleza y alcance de las actividades de investigación y desarrollo.
 Evaluación de los presupuestos operativos, de inversiones y
financieros.
 Nuevas tecnologías.
 Reestructuraciones de la entidad.

Identificación de las principales políticas y prácticas contables,

presupuestarias, administrativas y de operación.

La identificación de las principales políticas y prácticas contables,

administrativas y de operación, contribuyen a señalar la existencia de
problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo, el uso
de técnicas sofisticadas de administración de fondos, pueden aumentar el
riesgo de que se estén realizando desembolsos indebidos y originen por
parte del auditor la reconsideración de la naturaleza y alcance de los
procedimientos de auditoría.

Las siguientes son las posibles áreas de investigación:

 Los manuales existentes relacionados con el sistema contable;

 Los cambios en las políticas contables;
 Procedimientos para definir el corte de compras y recepción de
bienes y materiales; adquiridos;
 Transferencias de fondos;
 Grado de autonomía o centralización de unidades operativas;

En esta parte, el auditor deberá conocer el funcionamiento del sistema de

registro de las actividades operativas, administrativas y financiero
contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales
que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los
registros existentes y el proceso de los reportes financieros

Análisis general de información financiera.

Como parte de la planificación se ejecutará un análisis general de la

información financiera y no financiera, complementada por indagaciones
con las direcciones operativa y financiera.

El análisis general permitirá identificar las áreas de alto riesgo que

pueden requerir mayor énfasis en auditoría, o áreas de bajo riesgo en que
podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditoría. Así, los
procedimientos analíticos generales se diseñarán para realizar cambios
importantes esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados,
en los rubros o cuentas claves de los estados financieros, indicadores,
tendencias de rentabilidad o relaciones financieras.

Dadas la gran variedad de información y la multitud de relaciones que

pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo
aquellas relaciones que sean claves para la comprensión de los riesgos de
la actividad y de estados financieros de la entidad.

Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir

para establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la
planificación preliminar deberá realizarse un análisis vertical cuyo
fundamento es la comparación porcentual de las cuentas respecto de
subgrupos, grupos y sectores financieros; así como un análisis comparativo
u horizontal entre los últimos estados, lo que permitirá visualizar la
significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como
cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual
de cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han
variado en los últimos años los rubros del balance general y el estado de
resultados.

Aunque los procedimientos analíticos son un aspecto importante de la

auditoría, bien sea que se ejecuten durante la planeación o al tiempo con
los procedimientos sustantivos, éstos no aportan estimulaciones
razonables de los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos
procedimientos generalmente involucran análisis de detalles,
comparaciones de los saldos registrados con otras informaciones (ej., los
saldos del año anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso de
coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen
sentido. Las diferencias identificadas como resultado de estos
procedimientos se evalúan para ver si debemos extender los
procedimientos de auditoría a un área particular de la auditoría.

Determinación de materialidad e identificación de cuentas

significativas en los estados financieros

Se define la materialidad como la magnitud de una omisión o afirmación

equívoca que, individualmente o en conjunto, según las circunstancias del
caso, hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su
apreciación sobre la razonabilidad de los estados financieros. Por otra
parte, la planeación de auditoría requiere de una evaluación certera de la
probabilidad de que existan errores de importancia en auditoría en la
información sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se
identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos.

Al desarrollar la estrategia de auditoría, se considerará la materialidad a dos

niveles: a nivel general, con relación a los estados financieros en conjunto,
a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o
grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). El
Apéndice “C”, contiene orientación detallada sobre la determinación de la
materialidad y el error tolerable en la planeación.

Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera, la

organización y responsabilidades de las unidades financiera,
administrativa y de auditoría interna.

La estructura orgánica y funcional de las unidades de administración

financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y
confiabilidad de la información financiera producida y su relación directa
con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una
entidad. Para el efecto, será necesario considerar entre otros los siguientes
aspectos:

 Estructura y tamaño de las unidades de administración financiera de

la entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la
información financiera producida;

Organización y responsabilidades del jefe de la unidad financiera así
como de las áreas de competencia relacionadas con la planificación y
la administración financiera;

Grado de centralización o descentralización de las actividades
financieras y contables; y,


Responsabilidades de información financiera definidas para las

unidades operativas.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia

del sistema de información computarizado.

Una parte integrante de la planificación preliminar consiste en conocer el

ambiente del sistema de información de la entidad o área examinada.
Aunque no es necesario que la información obtenida durante esta fase sea
extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en
términos generales, hasta qué punto está computarizado el procesamiento
de transacciones y la información relacionada, la complejidad de los
sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los
sistemas computarizados. Esta información puede afectar las evaluaciones
preliminares del riesgo y del enfoque de la auditoría.

Entre los temas a considerar se incluyen:

 Organización del área informática institucional;

 Plataforma tecnológica (Equipos y programas base);
 Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la
auditoría;
 Para mayor información ver la Guía de Auditoría Informática.

Determinación de unidades operativas

A base de la comprensión de la actividad de la entidad que se está

auditando, debemos identificar las principales unidades operativas que
tienen importancia para la auditoría y tomar las decisiones que sean
necesarias respecto al alcance de nuestra auditoría en cada una de ellas.

Entre los temas que se pueden considerar para su identificación están los
siguientes:

 Divisiones importantes;
 Unidades en distintas áreas geográficas; y,
 Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser
identificadas por función.

Riesgos inherentes y ambiente de control.

La determinación del plan de auditoría para las unidades operativas

identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y
del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en
nuestros conocimientos acumulados y actualizados por la información
adicional obtenida durante el proceso de la planificación preliminar. En
apéndice “F”, de la Planificación Específica, se profundiza respecto de la
calificación de los riesgos de la auditoría.

Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los

siguientes:

 Naturaleza de cada actividad;

 Estado actual de los problemas observados en años anteriores;
 Si los hechos recientes produjeron una evaluación que indica mayor
riesgo en una unidad operativa en particular;
 Cambios recientes en la administración de una unidad operativa;
 Cambios en las actividades de la auditoría interna;
 Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los
problemas; y,
 Actitud de la administración en cada unidad operativa.

En esta parte, se obtendrá comprensión de cada uno de los cinco

componentes de control interno e identificación de los factores de riesgo
de fraude, mediante la aplicación del cuestionario que se muestra en
Apéndice “D” . Para este efecto, en el punto referente a los Resultados
de la Evaluación de Control Interno de la Planificación Específica, se
amplían en detalle los conceptos en referencia.

Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas

Las decisiones incluyen la identificación en términos generales de la

naturaleza y alcance del trabajo que será realizado en cada unidad
operativa principal. Las decisiones en la planificación preliminar
constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditoría objetivo.
Entre los temas a considerar en la planificación, para las principales
unidades operativas son las siguientes:

 Información financiera y estructura operativa de la organización;

 Importancia relativa de cada unidad operativa;
 Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance
del trabajo de auditoría para manejar las áreas de mayor riesgo;
 Ambiente de control de cada unidad operativa;
 Confianza en la auditoría interna;
 Requerimientos especiales de los administradores con respecto al
trabajo de auditoría;
 Importancia y estado actual de los problemas identificados en
auditorías anteriores.

La preparación de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de

planificación para las unidades operativas, es útil para documentar
nuestro enfoque de la auditoría.

Decisiones preliminares para los componentes.

Una vez obtenida la información del examen anterior, corresponde tomar

decisiones que serán parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en
particular.

En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas

componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal
dimensión, diversificación de líneas productivas, unidades operativas o
divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un
segundo nivel.
Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de
transacciones y tiene relación directa con partidas presentadas en los
estados financieros. En el enfoque moderno de auditoría, la definición de
componente está vinculada con el ciclo de transacciones. De esa manera
existirá un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas,
otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costos de
Producción, etc.

En una auditoría a los estados financieros, estos pueden contener

elementos importantes y distintivos que son producto de sistemas
contables y de control completamente diferentes, los cuales estarán
sujetos a diferentes factores de riesgo. Un análisis más detallado de estas
partidas, dividiéndolas en componentes más manejables, podría ser
necesario.

Un componente, por lo general está constituido por los siguientes conceptos:

 Un rubro de los estados financieros;

 Una cuenta de los estados financieros;
 Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados
financieros; y
 Una transacción o evento expuesto en nota a los estados financieros.

Entre los factores que deben considerarse para determinar los

componentes se incluyen los siguientes:

 Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones;

 Valor monetario del ítem;
 Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos
de cuentas;
 Interés de los administradores

Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los

planes de auditoría a fin de evaluar el riesgo e identificar controles:

 Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas,

Cobranzas de Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas.
 Existencias y Costos de Producción: Costos de Producción, Costo de
Ventas, Existencias.
 Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios,
Desembolsos por Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar.
 Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciación, Reexpresión.
 Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos
 Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones
 Empréstitos y Patrimonio: Empréstitos, Patrimonio, Intereses.
 Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por
Adelantado, Otros Activos.
 Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Créditos Diferidos.
 Consolidaciones

Enfoque preliminar de auditoría.

Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para

cada uno cuál será la estrategia o enfoque de auditoría a aplicar. En la
definición de este enfoque concurren el análisis de dos elementos presentes
en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos
inherentes. El ambiente de control permitirá determinar qué grado de
confianza se puede depositar en los controles existentes en los sistemas de
información y contabilidad del ente.

Un ambiente de control fuerte permitirá confiar en los controles mientras

que un ambiente de control débil requerirá la realización de
procedimientos de auditoría no vinculados con pruebas de controles.

Un análisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitirá

concentrar la labor de auditoría total en aquellas áreas que presenten
mayor riesgo, si se recuerda la definición de riesgo de auditoría como la
susceptibilidad de que determinada partida esté expuesta a la presentación
de errores o irregularidades, aquellas áreas de riesgo bajo donde no se
esperan obtener errores o irregularidades, requerirán menor esfuerzo de
auditoría que las áreas consideradas con riesgo elevado.

La actividad de evaluación de los riesgos, se la encuentra tanto en la

planificación preliminar cuanto en

En la planificación preliminar se evalúa el riesgo global de la auditoría

relacionado con la información financiera, administrativa u operativa. Se
evalúa también en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de
control de cada componente.