EL EFECTIVO.

CAJA Y BANCOS

CONCEPTO DEL EFECTIVO: Suma de dinero de curso legal, (billetes y monedas; cheques; depósitos) de fácil conversión y que se
encuentra disponible para efectuar pagos ante cualquier circunstancia.

Así, se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos
otros medios o instrumentos de cambio. El efectivo es un elemento del Balance de Situación y forma parte del activo corriente. Es el
elemento más líquido que posee la empresa, es decir, representado en el dinero. La empresa utiliza el efectivo para hacer frente a
sus obligaciones inmediatas.

Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la
adquisición de bienes y servicios. Se requiere quelas empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para
protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes, para ello, el control interno de estas partidas comprende la estructura, las políticas y
los procedimientos aplicables y necesarios a fin de proteger estos activos, asegurar la validez de la información y promover la
eficiencia en sus operaciones.

Entre las partidas que integran el efectivo están:

 Caja
 Caja Chica
 Bancos
 Depósitos a Plazo Fijo
 Documentos Equivalentes al efectivo

CAJA PRINCIPAL

Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, en las instalaciones de
la misma. Recibe todo el efectivo producto de las operaciones principales (ventas, cobros a los clientes), así como es utilizada para
el pago de proveedores, servicios, entre otros.

Control Interno de la Caja Principal: Normas que se recomiendan para el cumplimiento idóneo de esta partida.

 Separación de funciones del cajero, las cuales deben ser claramente definidas, para no interferir con las funciones de otros
cargos.
 El cajero no puede tener acceso a manejo de registros contables, facturación y entrega de mercancía, cobro de cuentas
por cobrar, autorización para otorgar descuentos y devoluciones.
 Los ingresos del efectivo en caja deben ser depositados diariamente.
 Los cheques recibidos en caja han de ser endosados para su depósito y no para su cobro.
 Los ingresos por cobranzas de los cobradores han de ser controlados a través de formatos para tal fin y depositados
separadamente de los ingresos por ventas habituales.
 En los ingresos por ventas en mostrador, sellar los documentos con la palabra “cancelado”

CAJA CHICA
Es la cuenta a través de la cual la empresa realiza pequeñas erogaciones de efectivo, de poco monto y que en la mayoría de los
casos, se hace imposible realizarlas con cheques. Se refiere a desembolsos para gastos menores de la empresa, tales como
transporte, gasolina, periódicos y refrigerios, entre otros.

Control Interno de la Caja Chica: Normas que se recomiendan para el cumplimiento idóneo de esta partida.

 Fijar un fondo fijo con el que funcionará la caja chica.

 Se responsabilizará a un custodio o persona que se hará cargo del manejo de la misma
 La creación del Fondo, así como su incremento, se realizará a través de la emisión de un cheque a nombre exclusivo del
custodio.
 Se determinará un monto máximo a pagar a través de este fondo para cada operación.
 Los pagos deben ser respaldados por los comprobantes legales respectivos.
 Los vales, préstamos y cambios de cheques, no deben ser permitidos
 La reposición del Fondo ha de realizarse cuándo éste llegue al mínimo establecido por la administración.
 Se deben realizar arqueos sorpresivos al custodio del Fondo, a fin de controlar el efectivo funcionamiento de esta partida.

Creación del Fondo de Caja Chica

La creación del Fondo de Caja Chica se realiza mediante emisión de cheque a nombre del custodio de la misma. Esta se realiza
basada en las estimaciones del efectivo necesario, de acuerdo a la experiencia de la administración y el custodio y que cubrirá los
desembolsos semanales o cualquier otro período acordado. El asiento de la creación será el siguiente:

CAJA CHICA XXXX

BANCOS XXXX

P/R Creación del Fondo Fijo de Caja Chica s/cheque del Banco ……..

Este se producirá con un cargo a la cuenta CAJA CHICA y un abono a la cuenta BANCOS.

Aumento del Fondo de Caja Chica

Éste, al igual que el de creación, se emitirá a nombre del custodio de la Caja Chica. Su monto, será la diferencia entre el valor
actual de la Caja Chica y el nuevo monto acordado para el total de la misma. El asiento del aumento será igual al de la creación.

CAJA CHICA XXXX

BANCOS XXXX

P/R Aumento del Fondo Fijo de Caja Chica s/cheque del Banco ……..

Reposición del Fondo de la Caja Chica

Se realiza mediante la emisión por parte de la administración, de un cheque a nombre de la persona encargada de hacer efectivo el
cheque en bancos (mensajero). El mismo tendrá un importe equivalente a los gastos realizados durante el período a reponer.
Contablemente, serán cargados los gastos realizados y cancelados con el fondo, a cada una de las cuentas contables respectivas.
Por Ejemplo:
 X

Gastos por Art. Oficina XXXX

Gastos por Art. Limpieza XXXX
Gastos por Refrigerios XXXX
Gastos por Transporte XXXX
Gastos por XXXXXXXXXXXX XXXX
BANCOS XXXX

P/R Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica s/cheque del Banco …….. y los comprobantes …….

Para realizar la reposición, el custodio podrá llevar un control de los gastos realizados a través de un Mayor Auxiliar de Caja Chica,
en donde a partir del Fondo Total asignado a esta cuenta, irá disminuyendo o descontando los gastos realizados durante un período
determinado, hasta llegar al monto mínimo requerido para la reposición.

MAYOR AUXILIAR DE CAJA CHICA

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO

01-01-XX Creación del Fondo XXXXX XXXXX

04-01-XX Operación 1 XXXX XXXXX

07-01-XX Operación 2 XXXX XXXXX

07-01-XX Operación 3 XXXX XXXXX

08-01-XX Operación 4 XXXX XXXXX

09-01-XX Reposición del Fondo XXXXX XXXXX

Sobrantes y Faltantes del Fondo de la Caja Chica

Faltantes: Los faltantes en caja se producen, cuando al cotejar el monto total asignado al fondo, éste es mayor a la suma de los
comprobantes y el efectivo existente en la caja chica, es decir, no coincide con el valor total, ya que es menor al mismo. Los
faltantes en caja pueden tener diversas razones, asociadas a errores en su manejo, conteo, negligencia, etc.

Cuando existen faltantes en caja chica, estos pueden ser asumidos por la empresa o por el custodio del fondo, lo cual dependerá
de las políticas de la empresa, responsabilidades de los faltantes, entre otros. Cuando esto sucede, el departamento de contabilidad
deberá realizar los asientos correspondientes, así:

Cuando existe un faltante y la responsabilidad la asumirá el custodio, el asiento es el siguiente:

X
GASTOS XXXX
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS XXXX
BANCOS XXXX

P/R Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica y faltante s/cheque del Banco ……..
Faltantes: Los faltantes en caja se producen, cuando al cotejar el monto total asignado al fondo, éste es mayor a la suma de los
comprobantes y el efectivo existente en la caja chica, es decir, no coincide con el valor total, ya que es menor al mismo. Los
faltantes en caja pueden tener diversas razones, asociadas a errores en su manejo, conteo, negligencia, etc.

X
GASTOS XXXX
FALTANTE EN CAJA (PÉRDIDA) XXXX
BANCOS XXXX
P/R Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica y faltante s/cheque del Banco ……..

Sobrantes: Los sobrantes en caja se producen, cuando al cotejar el monto total asignado al fondo, éste es menor a la suma de los
comprobantes y el efectivo existente en la caja chica. Los sobrantes en caja, al igual que los faltantes, también tienen su origen en
errores en su manejo, conteo, negligencia, etc.

Cuando existe un sobrante, el asiento que realizará el departamento contable es el siguiente:

GASTOS XXXX
SOBRANTE EN CAJA (INGRESO) XXXX
BANCOS XXXX

P/R Reposición del Fondo Fijo de Caja Chica y sobrante s/cheque del Banco ……..

ARQUEOS DE CAJA CHICA

Es una medida para el control interno del efectivo existente en caja chica. Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo
de la caja chica, a través del conteo físico de monedas, billetes y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del custodio
del Fondo, con el objeto de verificar que los recursos asignados a esta partida son utilizados de manera transparente y adecuada.

EMPRESA XXXXXXXXX
ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA __________________

EFECTIVO
Cantidades Monedas Denominación Sub-Total

500
100
50
20

Total Monedas Bs.........................................

Cantidades billetes Denominación Sub-total

5000
2000
1000
Total Billetes Bs.....................................................

TOTAL EFECTIVO Bs.............................................................................

COMPROBANTES
Fecha Documento Concepto Bs.

Total Comprobantes Bs...................................................................................

TOTAL ARQUEO (EFECTIVO Y COMPROBANTES

FONDO FIJO DE CAJA CHICA

FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA CHICA (DIFERENCIA)

OBSERVACIONES

Elaborado Por
Supervisado Por

BANCOS

La cuenta contable Bancos se utiliza para controlar y registrar las transacciones asociadas al efectivo y que es propiedad de la
empresa en una institución financiera. El efectivo de la cuenta bancos puede estar reflejada productos financieros como las cuentas
corrientes ó cuentas de ahorro, los cuales pueden estar representados tanto en cuentas bancarias nacionales (moneda nacional) o
cuentas en bancos extranjeros (moneda extranjera).

En las empresas, comúnmente se utilizan las cuentas corrientes para la movilización del efectivo, las cuales registrarán los ingresos
y extracciones que se realizarán a la misma a través de:

 Depósitos realizados y recibidos.

 Cheques emitidos y recibidos
 Transferencias.
 Notas de Débito
 Notas de Crédito
Notas de Débito: A través de las mismas se indica que ha sido extraída alguna cantidad de dinero de la cuenta de la empresa, la
cual se debe a diversas razones: comisiones bancarias, emisión de chequeras, transferencias, cheques devueltos, sobregiros,
intereses sobre préstamos, entre otras.

Notas de Crédito: A través de las mismas se indica que ha sido ingresada alguna cantidad de dinero de la cuenta de la empresa, la
cual se debe a diversas razones: intereses bancarios ganados, préstamos a cuenta de la empresa, transferencias de terceros,
efectos descontados aceptados por el banco, entre otras.

Control Interno de la cuenta Bancos: Normas que se recomiendan para el fortalecimiento y cumplimiento idóneo de esta partida.

 La apertura de las cuentas bancarias de la empresa deben ser aprobadas por la Junta Directiva de la misma.

 La emisión y firma de cheques debe ser autorizada por al menos dos personas simultáneamente, las cuales han de tener
la confianza de la Junta Directiva.

 Cada pago generado con la emisión de un cheque, debe encontrarse respaldado por su respectivo comprobante legal
(factura-orden de pago).

 La custodia y uso de las chequeras debe recaer sobre un responsable, así como deben establecerse los controles internos
adecuados para su utilización.

 Los cheques deben ser elaborados a nombre de los beneficiarios (titulares de las facturas por ejemplo), no al portador, así
como deben ser entregados a los mismos y no a terceros.

 Realización de Conciliaciones Bancarias

Conciliaciones Bancarias

Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados en los mayores de sus cuentas de banco, con
los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario y que suele recibirse cada mes. Es un proceso de control
interno que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con
los valores que el banco suministra por medio del estado de cuenta bancario. Este procedimiento sirve para aclarar las diferencias
existentes entre los saldos del mayor de Bancos de la empresa y el estado de cuenta bancario emitido por la institución financiera.

Las causas que originan las diferencias entre el mayor de bancos de la empresa y el Estado de cuentas bancario se deben a:

 Partidas emitidas por la empresa y que aún no han sido registradas por el Banco.

 Partidas emitidas por el Banco y que aún no han sido registradas por la empresa.

Métodos de Conciliación Bancaria

 Ajustado a Cuatro Columnas: Se parte de los saldos según el Banco y de la empresa, estableciendo las diferencias
correspondientes, obteniendo al final un saldo igual o encontrado, lo que determina la obtención de las diferencias.

 Saldos Encontrados: Partiendo del saldo del mayor de la empresa ó del Banco, se debe obtener , según sea, el saldo de
la empresa ó el Banco. Este método no determina que el saldo sea real o correcto en algunos casos.
FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA A CUATRO COLUMNAS

EMPRESA: XXXXXXXXXXXXX

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO: XXXXXXXX

CUENTA: XXXXXXXX MES: XXXXXXXXX

SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCOS

DESCRPCIÓN
DEBE HABER DEBE HABER

Saldos al 31-XX-XXXX XXXXX XXXXX

1) Partidas no Registradas por la Empresa

2) Partidas no Registradas por el Banco

3) Errores

De la Empresa

Del Banco

SUB-TOTALES XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

SALDO CORRECTO XXXXX XXXXX
TOTAL XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX
FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS ENCONTRADOS

EMPRESA: XXXXXXXXXXXXX

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO: XXXXXXXX

CUENTA: XXXXXXXX MES: XXXXXXXXX

DESCRIPCIÓN SALDOS

Saldos Según Bancos al 31-XX-XXXX XXXXXX

MÁS

1) Cargos de la empresa no registrados en Bancos

2) Cargos del Banco y que la empresa no ha registrado

3) Errores de la empresa

MENOS

1) Abonos de la Empresa y que el Banco no ha registrado

Saldo según la empresa 31-XX-XXXX XXXXXX

EJERCICIO

La empresa Diciembre 2016 CA tiene abierta una cuenta corriente en el Banco Nacional. El movimiento que tuvo esa cuenta en la
empresa durante el mes de Noviembre del 2016, es el que se muestra a continuación.

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO

01-11-2016 Depósito No. 2525 200.000 200.000

04-11-2016 Cheque No. 787 25.000 175.000

06-11-2016 NC No. 19. Transferencia Cliente 40.000 215.000

10-11-2016 ND No. 25. Transferencia Proveedor 23.100 191.900

15-11-2016 Depósito No. 390 100.000 91.900

18-11-2016 Cheque No. 789 20.000 71.900

21-11-2016 Cheque No. 790 7.000 64.900

25-11-2016 Depósito No. 7898 35.000 99.900

30-11-2016 Cheque No. 791 23.000 76.900

30-11-2016 Depósito No. 0987 122.500 199.400

Estado de Cuenta Banco Nacional. Mes Noviembre 2016

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO

01-11-2016 Depósito No. 2525 200.000 200.000

04-11-2016 Cheque No. 787 25.000 175.000

06-11-2016 NC No. 19. Transferencia Cliente 40.000 215.000

10-11-2016 ND No. 25. Transferencia Proveedor 23.100 191.900

15-11-2016 Depósito No. 390 100.000 291.900

18-11-2016 Cheque No. 789 2.000 289.900

25-11-2016 Depósito No. 7898 3.500 293.400

29-11-2016 Cheque No. 888 33.000 260.400

29-11-2016 NC No. 29. Transferencia 18.000 278.400

29-11-2016 ND No. 35. Transferencia 25.000 253.400

30-11-2016 ND No. 37. Transferencia 500 252,900