República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universidad Politécnica Territorial de los Valles del Tuy
Unidad Curricular: Logística de Mantenimiento
CONTROL DE INVENTARIO
Fundamentos necesarios para aplicar control de
inventarios
Estudiante: Facilitador:
Dirso Meneses José Suarez
C.I: 22567773
Introducción
La competencia empresarial a nivel internacional ha hecho comprender a las
organizaciones que deben realizar un trabajo enfocado a romper paradigmas, a
adaptarse a los cambios del entorno para alcanzar altos niveles de eficiencia y a
concebir relaciones seguras con proveedores y clientes. Es la administración de
los inventarios la que garantiza los niveles de suministro correctos para garantizar
la continuidad de la producción y la satisfacción del cliente. El objetivo del
presente artículo es analizar los fundamentos teóricos generales relacionados con
los sistemas de gestión de inventarios a partir de la revisión de diversos conceptos
asociados a la gestión de inventarios y la clasificación de estos, junto con los
métodos existentes para clasificarlos, así como los sistemas de gestión de
inventarios existentes y las vías mediante la cuales se evalúan y gestionan para el
cumplimiento de sus objetivos. Se diseña el hilo conductor de esta artículo, que
permite ver una representación gráfica como se muestra en la figura 1.1; los
contenidos se compilan demostrando que la gestión de inventarios es una
herramienta de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un
flujo de materiales continuo en la producción.
Gestión de inventario
El inventario constituye una reserva de materiales, materias primas, producción en
procesos o productos terminados, que no tiene un empleo sistemático y son
originados por la baja fiabilidad, para garantizar un determinado servicio al cliente
(Cespón Castro, 2012).
Para Schroeder (citado en Alemán Rodríguez, 2013) el inventario es una cantidad
almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la producción o para
satisfacer la demanda del consumidor.
Para Ballou (citado en Rodríguez Ortega, 2014) en todas las empresas, la
decisión acerca del inventario es una alternativa entre el servicio que se debe
prestar y los costos que él genera, por lo que toda decisión sobre los mismos tiene
una esencia económica y trata de establecer un balance adecuado entre esos dos
elementos.
El inventario es capital de trabajo inmovilizado convertido en productos,
conservado en los almacenes y sometido a riesgo Bajo esta premisa, el inventario
debe rendir un beneficio económico superior al que produciría el capital
equivalente depositado en un banco ganando interés o invertido en un negocio de
bajo riesgo (Ascencio González, 2015).
Para ampliar la información sobre los riesgos que amenazan al inventario, se
presenta a continuación una relación de los más significativos, según (Conejero
González, Hernández Avila, & Corzo Bacallao, 2003).
Catástrofes naturales: Las tormentas tropicales o ciclones, inundaciones,
descargas eléctricas, penetraciones del mar, terremotos y temblores de tierra, etc.
son algunos de los fenómenos naturales que afectan al inventario. En Cuba
existen lamentables ejemplos de afectaciones sufridas por el paso de huracanes.
Accidentes: Incendios, accidentes de tránsito y otros accidentes.
Mala manipulación: Una manipulación descuidada puede traer como consecuencia
la pérdida de productos (roturas, derrames, etc.).
Deterioro y mermas: El calor, la humedad, malos cierres, envasado deficiente,
provocan mermas o deterioro de algunos productos. También en cámaras frías, el
almacenamiento de productos con incompatibilidad organoléptica, produce
pérdidas de sus características iniciales, disminuyendo su valor final.
Pérdidas: Las pérdidas se producen por hurto, malos envíos, derrame,
vencimiento, entre otras causas.
Desarrollo de nuevas tecnologías: El cambio de tecnología de determinado
equipamiento puede convertir en obsoletos importantes cantidades de piezas y
agregados.
Cambios en gustos de los consumidores: El cambio de moda, de época del año u
otros factores, pueden amenazar seriamente la venta de una importante cantidad
de productos y artículos conservados en los almacenes.
Deficiencias en la transportación: En la transportación pueden producirse
afectaciones por mal tapado o mal acomodo de la carga en el medio de transporte,
lo que provoca daños a los inventarios en tránsito.
Plagamiento: Muchos productos alimenticios deben ser protegidos contra
diferentes tipos de plagas, ya sea con fumigaciones periódicas o asegurando
condiciones de almacenamiento con ambientes controlados, que ejerzan una
profilaxis efectiva contra el ataque de plagas y enfermedades.
Los criterios emitidos por los diferentes autores anteriores fundamentan el
significado de los inventarios, con los que la autora de la investigación coincide,
por lo que cree que los inventarios forman un eslabón principal en los recorridos
que transitan las mercancías, desde un origen a un destino, siendo importante
para el funcionamiento de la economía de las empresas. La incertidumbre que
provoca la inestabilidad de los proveedores, más la variación constante de la
demanda, obligan a las empresas a producir con almacenes tantos de materias
primas como de productos terminados. La responsabilidad que trae consigo la
existencia de almacenes, requiere de una organización y control de los mismos.
Las funciones del inventario deberán conducir a la compensación económica de
los riesgos a los que se enfrenta diariamente.
Funciones del inventario.
Puede atestiguarse que la logística establece un balance material entre el origen y
el destino, entre proveedores y clientes y en ese contexto el inventario debe
interpretar un papel estabilizador decisivo. Los productores desean producir en
grandes lotes, con pocos surtidos y pocas entregas, mientras que los
comerciantes, urgidos por los consumidores, desean cada vez más surtidos, en
lotes cada vez más pequeños, con entregas cada vez más frecuentes y confiables.
La gestión de inventarios contribuye en gran medida a resolver la satisfacción de
la demanda de un producto.
Según refiere Santos Norton (citado en Maceda Díaz, 2012), el inventario tiene,
entre otras funciones las siguientes:
Garantizar un determinado nivel de servicio al cliente. La jerarquía o
importancia del producto, justifica los costos de mantener inventarios que
aseguren la oferta correspondiente.
Es decir, para toda empresa las decisiones sobre el inventario se toman
comparando las alternativas entre el nivel de servicio y sus costos, revelando su
esencia económica a través del cotejo entre esos dos elementos.
Ajustar las curvas de oferta y demanda. Los requerimientos de demandas
fluctuantes con ofertas estables, pueden ser satisfechos de forma racional
con el inventario.
Evitar rupturas de inventario. La incertidumbre en el pronóstico de
demanda, en los períodos de entrega o en la calidad y cantidad de
productos recibidos, constituyen una amenaza que puede mitigarse con
reservas almacenadas que neutralicen esas contingencias.
Protección ante situaciones imprevistas. El inventario permite asegurar la
oferta en circunstancias inusuales que pueden conducir a un incremento de
la demanda o a la disminución de la oferta o ambos.
Protección contra los incrementos de precio. Las tendencias inflacionarias
de la economía global y los descuentos por volúmenes mayores del pedido
al proveedor, convierten al inventario en una alternativa para alcanzar una
mayor eficiencia.
Hacer frente a posibles errores en la gestión de compras. La existencia de
inventarios aumenta la tolerancia del sistema logístico a los errores de
estimación de indicadores de compra.
Asegurar el flujo logístico. Para garantizar la producción o el consumo, se
mueven artículos y materiales necesarios, entre diferentes puntos de una
red de distribución o entre los distintos puestos de trabajo de una fábrica.
Este inventario es conocido como inventario en tránsito.
Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es
determinar la estructura de los productos que comprenden los inventarios.
Conocer sus características y agruparlos según componentes comunes es un
punto primordial.
Clasificación de inventarios.
Los inventarios son trascendentales para realizar la producción o prestación del
servicio en general, y varían ampliamente entre los distintos grupos industriales.
La composición de esta parte del activo es de gran variedad de artículos, y es por
eso que se han clasificado en criterios según:
Su naturaleza
Su velocidad de rotación
Su nivel de acceso
Su posición en el proceso logístico
Su funcionalidad
De acuerdo con su naturaleza, pueden ser:
De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán
para formar parte del producto terminado. Por lo general, el comportamiento
de estos inventarios sigue un patrón regido por el ritmo de la producción y
sus correspondientes normas de consumo. Su reposición elevará los
volúmenes hasta una norma máxima de inventario previamente
determinada.
De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte
del producto final aún sin terminar.
De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a
veces también embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto
terminado estando listo para su posterior distribución y venta.
De acuerdo con la velocidad de rotación podrán clasificarse en:
Inventario corriente: Se refiere al inventario que se mueve dentro de
márgenes típicos de rotación.
Inventario de lento movimiento: Integrado por productos cuyos escasos
movimientos de salida conducen a su relativa inmovilización. Sus causas se
originan, fundamentalmente, en compras que no se ajustan al consumo real
por errores en el pronóstico o por obsolescencia, ante el cambio de
tecnología o de los patrones de la demanda.
Inventario ocioso: Constituido por productos sin salidas durante un período
de tiempo dado. Su origen más relevante está en las compras no
justificadas y en menor medida en la obsolescencia por cambio de
tecnología.
Inventario obsoleto: Integrado por productos que fundamentalmente por
cambio de tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo en ociosos.
De acuerdo con el nivel de acceso se clasifican en:
Inventario estratégico: Son productos que se reservan de acuerdo a una
estrategia nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de repuesto
a un equipo vital para una determinada actividad o que su adquisición y
compra resulte muy compleja o lenta.
Inventario de reserva estatal: Son los inventarios que se tienen para
contingencias o catástrofes naturales. Deben rotarse para evitar
envejecimientos excesivos según su propia naturaleza.
Inventarios intocables: Son reservas de las fuerzas armadas para su uso
solo en casos militares y deben rotarse adecuadamente
De acuerdo con su posición en el proceso logístico:
Inventario en existencia: Son los productos que se encuentran en un
almacén equivale al inventario disponible.
Inventario en tránsito: Son los productos que se encuentran moviéndose
sobre un equipo de transporte entre dos nodos (almacenes) de la red
logística.
De acuerdo con su funcionalidad:
Inventario normal: El inventario normal asegura la demanda de un producto,
por ello cuando ésta excede lo previsto es preciso recurrir al inventario de
seguridad.
Inventario de seguridad: Es aquel que permite cubrir las fluctuaciones
aleatorias de la demanda y las de las condiciones de suministro (plazo de
suministro y calidad del producto).
Inventario disponible: El total de las existencias que se hallan físicamente
en el almacén, se denomina inventario disponible. Por lo tanto, el inventario
disponible es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad.
(Torres Gemeil, Daduna, & Mederos Cabrera, 2004).
De lo anterior, la autora de esta investigación, asume que el inventario surge como
una protección ante la variabilidad de la demanda y del tiempo de
reaprovisionamiento, que se entiende como la relación detallada y especificada de
un conglomerado de elementos valorados que se agrupan en una determinada
cuenta contable, indicando para cada uno de ellos una ubicación física dentro de
una estructura organizativa, por lo que es conveniente conocer los métodos más
usados para la clasificación de los artículos en el inventario.
Métodos para la clasificación de artículos del inventario
Dentro de los diferentes métodos para la clasificación de los artículos en el
inventario entre los más utilizados se encuentran según Torres Gemeil, Daduna,
& Mederos Cabrera( 2004):
Método de Costos ABC o Curva de Pareto
Matriz Impacto en el Beneficio / Riesgo en el Suministro
Uno de los métodos más utilizados para la clasificación de los inventarios es el
ABC (clásico) o Curva de Pareto, también conocido como Método o Ley de Pareto,
80 – 20 y pocos vitales – muchos triviales, se basa en clasificar los inventarios por
su uso-valor, para establecer niveles de importancia.
El uso-valor se refiere al número de unidades de un surtido específico en un
período de tiempo (por ejemplo: mensual o anual), multiplicado por su costo
unitario o precio de venta, según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las
entradas o salidas del inventario, según sea el punto de vista que se utilice. Se
establecen los grupos A, B y C a través de la estratificación del inventario de la
siguiente forma:
El método se basa en clasificar los inventarios por su uso-valor. El uso-valor se
refiere al número de unidades de un surtido específico en un período de tiempo
(por ejemplo: mensual o anual), multiplicado por su costo unitario o precio de
venta, según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las entradas o salidas del
inventario, según sea el punto de vista que se utilice. Como método general
consta de los pasos siguientes:
Cálculo del uso-valor para cada artículo.
Ordenar descendentemente según el uso-valor calculado.
Se calcula la suma acumulada del uso-valor y de la cantidad de artículos
Se calcula la frecuencia (%) de dichas sumas acumuladas. La última
frecuencia será 100% para cada caso (uso-valor y cantidad de artículos).
Se grafica la Curva de Pareto como % frecuencia acumulada uso-valor vs.
% frecuencia acumulada de cantidad de artículos.
Se seleccionan los puntos de corte en los puntos de inflexión de la curva, y
se establecen los grupos A, B y C.
Cuando es aplicada a la estratificación del inventario, la regularidad descrita por la
Ley de Pareto se ajusta al siguiente patrón teórico:
Artículos A: Es el 20% de los artículos totales, que representan el 80% del uso-
valor. Representan la menor cantidad más significativa, los llamados «pocos
vitales». Son los productos que se deben tener en el inventario y a los que,
consecuentemente, se les aplicará un control especial para prevenir fallas
injustificadas en su disponibilidad.
Artículos B: Es el 30% de los artículos que representan el 15% del uso-valor.
Representan los productos que no son los más importantes, pero su falta puede
causar afectaciones serias al funcionamiento de la empresa. En ocasiones, la falta
de homogeneidad en el grupo, hace aconsejable adoptar estrategias de gestión
diferentes para subconjuntos dentro de los productos B originales, identificados
por una nueva estratificación según Pareto. Con esta información, se pueden
discernir objetivamente la cobertura que se asignaría a cada subgrupo y
discriminar aquellos cuya permanencia en el inventario no se justificaría.
Artículos C: Constituyen el 50% de los artículos que representan el 5% del uso-
valor, por lo que son denominados como los «muchos triviales». Estos productos
deben ser constantemente analizados para decidir su permanencia en el
inventario, empleando como premisa general para justificar su exclusión, la
realización de compras circunscritas al momento en que se necesiten, aún a
expensas de prescindir de ellos durante el plazo de suministro. Esta estrategia
requiere de una previa caracterización y evaluación de los proveedores, con vistas
a acortar los períodos de desabastecimientos que incidentalmente pudieran
presentarse.
Los porcentajes indicados para cada estrato son solo indicativos y no deben
tomarse como raseros rígidos para la estratificación en cada caso particular. En
realidad, las proporciones informadas reflejan regularidades que solo se cumplen
en conjuntos suficientemente grandes y empleando indicadores, que no
distorsionen la naturaleza esencial de los presupuestos teóricos de la Ley de
Pareto.
Además del uso-valor, existen otros indicadores que pueden brindar informaciones
importantes para la toma de decisiones, como son la frecuencia de las ventas, el
valor de la utilidad que el producto aporta, entre otros. De hecho, lo correcto es
hacer una combinación de varias estratificaciones según diferentes criterios de
clasificación, para determinar los productos, que realmente deben incluirse en
cada grupo (Torres Gemeil, Daduna, & Mederos Cabrera, 2004).
Matriz Impacto en el Beneficio / Riesgo en el Suministro
Otro método para clasificar los artículos del inventario es a partir del empleo de
dos variables: impacto en el beneficio (IB) y riesgo en el suministro (RS), que
según Kraljic (1992), es una vía para tomar decisiones sobre fuentes de
suministro, horizontes de negociación y «hacer o comprar». Santos Norton (1998),
la emplea en su tesis doctoral con el fin de diferenciar los artículos en inventario,
con el objetivo de:
Analizar la naturaleza del inventario de seguridad que debe ser calculado en cada
caso.
Orientar la determinación de diferentes niveles de confiabilidad del inventario y por
lo tanto dimensionar la magnitud que debe tener el inventario de seguridad.
La matriz, al ser utilizada para la estratificación de la nomenclatura del inventario,
se basa en la clasificación de cada uno de los productos en uno de sus
cuadrantes, lo que, de hecho, califica su importancia relativa en el inventario total y
sustenta las decisiones sobre su tratamiento posterior. En la Figura No. 1.2 se
muestra esta matriz.
Cuadrante de los productos críticos: Son los productos más importantes de la
organización, los que pueden paralizar la producción, o los que representan mayor
utilidad y volumen de las ventas, o los que son fundamentales para dar un
adecuado nivel de servicio al cliente. Sin embargo, también son los productos que
tienen mayor probabilidad de sufrir rupturas de inventario (por variabilidad en su
demanda, o por lejanía, escasez o poca fiabilidad de los proveedores), y de que
sus parámetros fundamentales de calidad sean vulnerados, por lo que se
convierten en el grupo de productos más críticos de la organización. En la medida
que la ubicación de los mismos se acerque al extremo superior derecho, más
crítico será el producto. Deben tener un seguimiento intenso, día a día y se les
debe garantizar un adecuado inventario de seguridad, además se deben
establecer relaciones duraderas con los proveedores y buscar alternativas con
otros proveedores para disminuir riesgos, en caso posible.
Cuadrante de los productos de preocupación: Son productos que no tienen un
gran peso en la actividad empresarial, pero tienen un alto riesgo en el suministro.
Son los que originan preocupación, pero no al grado crítico del Cuadrante 1
porque estos productos no son decisivos para la empresa, por lo que se debe
disminuir el riesgo que se corre.
Cuadrante de los productos de indiferencia: Son productos que tienen poco peso
en la actividad de la empresa, sobre todo cuando se acercan al extremo inferior
del cuadrante y a su vez no representan un problema para su ubicación y compra,
quizás porque sean productos de uso difundido y que pueden ofertarse por varios
proveedores, o sea de fácil adquisición, por lo que su aprovisionamiento no
representa ninguna preocupación, especialmente cuando se aproximan al extremo
izquierdo del cuadrante. En ningún caso debe tener inventario de seguridad.
Cuadrante de los productos de tranquilidad: Es el grupo de productos que siendo
importantes para la empresa son fáciles de adquirir, por ello representan
productos quedan cierta «tranquilidad» a los empresarios. Pueden ser analizadas
para calcularles inventarios de seguridad aquellos productos, que estén más cerca
del extremo superior derecho, es decir, los de menos garantía en el suministro y
mayor repercusión en la actividad de la empresa.
Lo importante es chequear los productos que están dentro del círculo alrededor
del centro de la matriz, porque son aquellos que pueden cambiar más
drásticamente sus características y, por lo tanto, la atención que se le debe brindar
debe variar de la misma forma (Torres Gemeil, Daduna, & Mederos Cabrera,
2004).
Los sistemas de inventario son tan variados e implican tantas consideraciones que
sería imposible desarrollar modelos para todas las situaciones posibles. Tanto
Machuca (1999) como Heizer (2002) y Lieberman (2005); coinciden en plantear
que, los sistemas de inventario se clasifican en sistemas con demanda
determinística (sí la demanda es conocida), o en sistemas con demanda no
determinística o aleatoria (sí se trata de una variable aleatoria que tiene una
distribución de probabilidad conocida).
Sistemas de gestión de inventarios.
La Gestión de inventarios es el proceso de administración del inventario, de
manera que se logre reducir al máximo su cuantía, sin afectar el servicio al cliente,
mediante una adecuada planeación y control (Cespón Castro, 2012). El enfoque
tradicional, en lo que respecta a la gestión de inventarios, se basa en los
conceptos de punto de pedido y cantidad a pedir, como base para tomar las
decisiones de: ¿qué pedir?, ¿cuánto pedir?, ¿cuándo pedir? y ¿cómo pedir?
Para la gestión de inventarios, se aplica un sin número de técnicas, basadas en
métodos heurísticos y de la Investigación de Operaciones que responden a
diferentes situaciones de carácter práctico. Los sistemas de gestión de inventarios
más utilizados son:
1. Modelo básico de lote económico de pedido (Modelo EOQ).
2. Sistema de revisión continua o de cantidad fija o Sistema Q.
3. Sistema de revisión periódica o de frecuencia fija o sistema.
4. Sistema Min – Max.
5. Sistema para múltiples artículos.
Modelo básico de lote económico de pedido (EOQ)
El Modelo básico de lote económico de pedido (EOQ), también conocido como
Modelo de Wilson en honor a su creador, tiene el mérito de haber servido de base
a casi la totalidad de los modelos de administración de inventario existentes.
Aunque su aplicación práctica tiene limitaciones, derivadas del conjunto de
supuestos que requiere, bajo ciertas consideraciones puede y de hecho es
aplicado. Entre los mencionados supuestos, los más importantes son:
1. Solo se considera el costo de preparación del pedido y el costo de
inventario.
2. La demanda de productos es constante.
3. El plazo de entrega también es constante e inmediato.
4. Los pedidos se solicitan a intervalos constantes de tiempo.
5. No existirá ruptura de stock.
Dónde:
Q: Tamaño económico del pedido, en unidades /orden
S: Costo de preparación del pedido, en unidades monetarias
D: Demanda del producto, en unidades / unidad de tiempo
i: Tasa de inventario referida al mismo periodo de tiempo que la demanda
C: Costo de producción o de compra, en dependencia del pedido realizado
P: Frecuencia de suministro, en unidades de tiempo
H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad de tiempo – unidad
Q / 2: Inventario promedio, en unidades
Otras expresiones de cálculo relacionadas con parámetros del modelo EOQ son:
Dónde:
H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad – unidad de tiempo
P: Frecuencia en la solicitud de pedidos, en unidades de tiempo
CP: Cantidad de pedidos a realizar en el período considerado
CT: Costo total, en unidades monetarias.
El supuesto del EOQ que plantea la inexistencia de ruptura de stock, o sea que
siempre habrá disponibilidad en inventario, garantiza en teoría un nivel de servicio
al cliente del 100% (Cespón Castro, 2012).
Sistema de revisión continua o sistema de cantidad fija o sistema Q.
En este modelo, dada cierta cantidad (punto de reorden) de un producto en
inventario, se solicita el pedido de una cantidad fija de dicho producto, aunque el
tiempo entre un pedido y otro pasa a ser variable siendo esta la característica
principal de este sistema: cantidad fija y frecuencia fija.
Es conveniente utilizar este sistema cuando se trata de productos fáciles de
contabilizar; de costo elevado que quieren un estricto control, la variedad
desurtidos es pequeña y cuando existe cercanía con el proveedor o cliente.
Q: Cantidad solicitada.
L: Plazo de entrega.
R: Punto de pedido o de reorden.
S´: Stock de seguridad.
Figura 1.4. Sistema de gestión de inventarios de punto de pedido (Sistema Q).
Fuente (Cespón Castro, 2012).
Este modelo se puede gestionar teniendo en cuenta las cuatro combinaciones en
correspondencia con la aleatoriedad o el valor constante de la demanda y el plazo
de entrega:
1. Considerar la demanda y el plazo de entrega constantes.
2. Considerar el plazo de entrega aleatorio y la demanda constante.
3. Considerar la demanda aleatoria y el plazo de entrega constante.
4. Considerar aleatorios tanto la demanda como el plazo de entrega.
Procedimiento para el diseño del sistema de revisión continua, cuando el
plazo de entrega es constante y la demanda aleatoria (Cespón Castro, 2012).
1. Determinación del tamaño óptimo del lote (Q).
Se aplica la fórmula (1.1) antes descrita.
2. Determinación del inventario de seguridad (S’).
Dónde:
Z: Percentil de la distribución normal, obtenido para el nivel de servicio fijado.
: Desviación estándar en el plazo L.
: Desviación estándar de la demanda, referidas a las mismas unidades que el
plazo L.
3. Determinación del punto de reorden (R).
(1.8)
Dónde:
M’: Demanda promedio en el intervalo L.
4. Administración del sistema a partir de los parámetros calculados.
Se procede a solicitar una cantidad “Q” cada vez que el inventario llega al punto
de reorden “R”, debiéndose estar atentos a los cambios de demanda, pues una
variación muy pronunciada puede implicar que el sistema tenga que ser
rediseñado (Cespón Castro, 2012).
Sistema de revisión periódica o de frecuencia fija o sistema P:
Conocido también como sistema de frecuencia fija o sistema “P”, se caracteriza
porque en el mismo la frecuencia de suministro se mantiene fija, mientras que la
cantidad solicitada en cada pedido, constituye una magnitud variable. Este modelo
puede ser aplicado cuando se está ante unos productos muy difíciles de
contabilizar, de costos reducidos que no requieren de un control estricto, cuando
en una misma solicitud se incluyen más de un pedido y cuando existe lejanía con
los proveedores (Cespón Castro, 2012).
Figura 1.5: Sistema P.
Fuente: (Cespón Castro, 2012)
Qi: Cantidad solicitada.
T: Inventario objetivo.
L: Plazo de entrega.
S´: Stock de seguridad.
P: Frecuencia de revisión.
Procedimiento de aplicación del sistema de revisión periódica con plazo de
entrega constante y demanda aleatoria (Cespón Castro, 2012).
1. Determinación del intervalo periódico de revisión.
S: Costo de preparación del pedido, en unidades monetarias
D: Demanda del producto, en unidades / unidad de tiempo
P: Frecuencia de suministro, en unidades de tiempo
H: Costo de inventario, en unidades monetarias / unidad de tiempo – unidad
2. Determinación del inventario de seguridad.
Dónde:
Z: Percentil para el nivel de servicio fijado.
: Desviación estándar de la demanda referida al plazo P+L.
’: Desviación estándar en el plazo P+L.
3. Determinación del inventario objetivo.
M´: Demanda promedio del inventario en el intervalo P+L.
4. Cálculo de la cantidad a solicitar.
Q = T – Disponibilidad de inventario
Sistema min – Max.
Según Cespón Castro, (2012) constituye un híbrido de los Sistemas de Revisión
Continua y Revisión Periódica, al utilizar algunos de sus parámetros. Por su
sencillez y efectividad es uno de los más empleados en la práctica, además de
que utiliza los criterios del punto de reorden (R) e inventario objetivo (T).
Procedimiento de aplicación del Sistema Min – Máx.
1. Determinar el tamaño de lote óptimo (*Q ) Fórmula (1.1)
2. Determinar el stock de seguridad (S´) Fórmula (1.6)
3. Determinar del punto de reorden (R)
M´=d*L (1.14)
4. Determinar el inventario objetivo o máximo (T)
T= Q* + R (1.15)
Q= T-q (1.16)
Q= Q* +(R-q) (1.17)
Dónde:
Q: Cantidad a solicitar
q: Cantidad disponible en el momento de la revisión.
Sistema para múltiples artículos.
Este sistema se formula como un modelo de optimización restringido y se resuelve
utilizando multiplicadores de Lagrange (Zipper, 2002). Se aplica tantas veces
como materiales existan, permite determinar las cantidades a solicitar para varios
insumos conjuntamente, cuando existen restricciones de recursos. Normalmente
en la función de compras, los recursos que con mayor frecuencia se convierten en
restricciones son:
El presupuesto disponible para las compras.
El espacio disponible en el almacén para las cantidades que serán
compradas de los diferentes materiales (Cespón Castro, 2012).
Procedimiento de aplicación del sistema para múltiples artículos (Cespón
Castro, 2012).
1. Resolver el problema no restringido.
2. Verificar si se satisface la restricción del recurso (presupuesto o espacio).
3. Si la restricción no se satisface, calcular los multiplicadores de Lagrange.
4. Calcular los valores del multiplicador y las cantidades a comprar,
sustituyendo en la restricción.
5. Verificar si los nuevos valores obtenidos satisfacen la restricción de
recursos.
Procedimientos para el diseño de sistemas de gestión de inventarios
En la bibliografía consultada se encontró una gran diversidad de procedimientos
para el análisis de los sistemas de gestión de inventario. Se revisó el desarrollado
por Ortiz Torres (2004), en su tesis doctoral, el mismo propone un procedimiento
para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas
comerciales y de servicio, tomando como base la interrelación estrecha que existe
entre la gestión de compras y aprovisionamiento con la gestión de inventarios.
Agrupa a todos estos, como costos asociados a la Logística de Aprovisionamiento,
Alonso Bobes (2008) y aplica el anterior procedimiento en la Empresa de
Transporte y Aseguramiento del Sistema Empresarial.
Otros procedimientos encontrados son los expuestos por González Ruiz de Villa
(2009), Maceda Díaz (2012), Loja Guarango (2015) y Bofill Placeres, Sablón
Cossío, & Florido García (2016); estas investigaciones y sus procedimientos
tienen como elementos comunes desarrollar un SGI eficiente para eliminar los
problemas existentes en las empresas analizadas, la efectividad de las ventas y la
mejora del servicio al cliente.
De todos estos procedimientos no existe uno que se pueda seleccionar para la
aplicación en las empresas productoras de alimentos, pues no se adecuan a las
características propias de estas entidades por lo que se decide a criterio de la
autora la integración de estos procedimientos en uno nuevo para mejorar el
sistema de gestión de inventario en las empresas productoras de alimentos.
Cualquier procedimiento a aplicar, debe tener presente las normas, resoluciones y
metas organizacionales establecidas por las diferentes entidades de la dirección
central del país y que inciden de manera directa en la logística de almacenes.
Gestión de inventarios en Cuba.
La lejanía de los países suministradores –aparece la oreja peluda del bloqueo de
Estados Unidos– y los rejuegos de los costos mayoristas fuerzan muchas veces
compras de gran magnitud. Pero no son las causas únicas de almacenamientos
incómodos, sin salida. Identificados como ociosos o de lento movimiento, estos
inventarios castigan a la economía con valores que esas entidades recluyen en la
práctica lejos de las necesidades que tiene la sociedad. Y ponen en evidencia
fallas profundas de un modelo económico en el que la planificación debe constituir
más que un símbolo (Terrero, 2018).
En Cuba la gestión del inventario es una medida utilizada por cada empresa. De
existir una incorrecta gestión de inventario, se tendrán grandes pérdidas
financieras. Hay una serie de innovadoras soluciones de gestión de inventario de
negocios que se pueden utilizar para mantener el inventario bajo control. Las
inexistencias de inventarios pueden proporcionar en los clientes un descontento o
un pequeño tiempo de producción para las industrias. Una empresa que no cuenta
con todos los productos que necesita para completar la producción planificada y
que tenga que detener las líneas productivas para esperar que los productos que
faltan lleguen a su almacén, no puede realizar mucho trabajo y quienes ordenaron
el producto pueden estar completamente insatisfechos. Esto es uno de los casos a
los que se enfrentan las industrias cubanas a diario, pues las materias primas que
son importadas se deben acumular en exceso por el miedo a la demora en el
tiempo de llegada de un nuevo reaprovisionamiento.
Es posible calcular algunos indicadores que dan resultados cuantitativos y tomar
decisiones, como el balance de los inventarios, pero no es posible determinar con
un grado de exactitud aceptable las debilidades en la gestión organizacional que
deben ser mejoradas, e incluso las fortalezas es difícil determinarlas. (Lopes-
Martínez, Gómez-Acosta, & Acevedo-Suárez, 2012).
En el trabajo de López, Gómez & Acevedo (2012), se realiza un estudio de la
situación de la gestión de inventarios en Cuba, a partir de experiencias de trabajos
realizados en el Laboratorio de Logística y Gestión de la Producción del Instituto
Superior Politécnico José Antonio Echeverría (LOGESPRO), en el período
comprendido entre el año 2000 y el 2011 y enumera los siguientes resultados:
Altos niveles de inventario, sin respaldo en el consumo, resultando en una
baja rotación que contrasta con el problema anterior de baja disponibilidad,
pero que ha sido resultado de deficientes estudios de demanda e
inestabilidad en los suministros, causa alto nivel de productos obsoletos.
Falta de disponibilidad de productos en el mercado, afecta el servicio al
cliente.
Largos e inestables ciclos de gestión de los pedidos.
Subutilización de los sistemas informáticos instalados, problemas en el
registro de la información y uso de los clasificadores y codificadores.
Como resultado de los problemas anteriores, se ha generado una cadena
de impagos que afecta las operaciones y el flujo de caja en la cadena de
suministro.
En Cuba se han desarrollado diversos trabajos de gestión de inventarios, tanto
para demanda independiente como dependiente. Ortiz (2012) citado en Lopes-
Martínez, Gómez-Acosta, & Acevedo-Suárez (2012), plantea haber aplicado el
procedimiento GISERCOM en más de 60 empresas cubanas, ha obtenido
resultados favorables. Este procedimiento, parte de su tesis doctoral en el 2004,
plantea un grupo de etapas y pasos para realizar un estudio de gestión de
inventarios con demanda independiente, que abarca métodos para la estimación
de la demanda, determinación de los costos a utilizar en los modelos, selección de
los proveedores y resulta bastante completo.
5.1. Normas y regulaciones vigentes
Las normas ofrecen importantes beneficios, sobre todo a través de una mejor
conformidad de los productos, los procesos y los servicios con los fines que le son
asignados es por ellos que en Cuba para la gestión de inventario se tienen
establecidas entre las prácticas empresariales, el empleo de las regulaciones
establecidas por los organismos rectores en, de las que se encuentran las
siguientes:
1. En la Resolución No. 153 / 07 del MINCIN, se exige la conformación del
expediente logístico conocido por EXPELOG, este contiene un conjunto de
aspectos relacionados con la logística de almacenes, constituidos en una
carpeta o expediente y está compuesto por determinados documentos que
incluyen el control de inventario estos son:
2. a) Control de inventarios de equipos de manipulación e izaje, con el
inventario actualizado de la existencia, así como el estado técnico de estos
equipos, tales como: montacargas, esteras transportadoras, transpaletas y
carretillas.
3. b) Control de inventarios de medios de almacenamiento, existencia y
estado técnico de: paletas de intercambio, portuarias y otras, cajas paletas
y estanterías.
4. c) Control de inventarios de medios de medición, existencia y estado
técnico, todos con su certificación de apto para el uso y vencimiento de esta
condición de: básculas de plataformas para camiones, básculas mecánicas
y semiautomáticas y pesas para picos.
Dentro de la misma resolución se encuentra el artículo 9, en el mismo se refleja el
procedimiento mediante el cual se controla la rotación de los productos, que
garantice que salgan del almacén en el caso de los perecederos el que primero
venza y en los no perecederos el que primero entró.
2. En la resolución 11/07 del Ministerio de Finanzas y Precios de fecha 18 de
enero del 2007 se hace mención a varios modelos de inventarios, ellos son:
Modelo SC-2-13 – Submayor de Inventario: el cual controlar las existencias en
el almacén, de los productos adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor,
mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y saldo en existencia de
los mismos.
Modelo SC-2-15 – Hoja de Inventario Físico: Realizar la conciliación entre la
información física y la contable para identificar las diferencias o ajustes
necesarios.
Y por último tan bien hace referencia al Modelo SC-2-16 – Ajuste de
Inventario: Servir de base a los ajustes de Inventario, que surjan como
consecuencia de los conteos físicos o por cualquiera de las causas cuyos
conceptos se detallan en el modelo.
En los Lineamientos de la Política Económica y Social, versión del 2016, se
establece ejercer un efectivo control sobre la gestión de compras y la rotación de
inventarios en todas las entidades, tanto mayorista como minorista, con vista a
minimizar la inmovilización de recursos y las perdidas, por lo que resulta necesario
en la elaboración del plan y del presupuesto anual en materia de ingresos, analizar
las normas de inventarios y ciclos de rotación, los bienes de lento movimiento y
ociosos y así prevenir las causas de su aparición.
Sobre este tema se debe señalar que por el DECRETO No.315/2013 del MINCIN
se decreta: Reglamento para el tratamiento y la gestión de inventarios, en
particular de lento movimiento y ociosos y la RESOLUCIÓN No. 386/2013 del
MFP, aprueba el: Procedimiento financiero para la venta, en pesos cubanos (cup)
de los inventarios ociosos y de lento movimiento para las entidades estatales.
Conclusiones
La literatura presenta la existencia de varios sistemas de gestión de inventario,
que, en esencia, persiguen los mismos objetivos: minimizar los costos totales por
este concepto y mejorar el servicio al cliente, a través de la definición de qué,
cuánto y cuándo pedir, sin embargo, no se ajustan a las características de las
empresas productoras de alimentos.
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